Табель учета рабочего времени - это документ, который содержит информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и начисление заработной платы.
В случае если ведение табеля учета рабочего времени ведется ручным методом, применяют типовую форму Т-12, если контроль явок-неявок осуществляется автоматически (турникет) - используют форму Т-13.
Заполнение табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.
Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в бухгалтерию.
Предоставим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда на примере формы Т-12 (форма Т-12 и форма Т-13 практически идентичны по составу реквизитов).
- В верхней части указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами и наименование структурного подразделения, если таковое имеется в компании.
- Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» (обычно это последний день отчетного месяца).
- В ячейке «Отчетный период» указываем период с первого числа по последнее отчетного месяца.
- В первом столбце первого раздела табеля учета рабочего времени (1. Учет рабочего времени) указываем порядковый номер работника.
- 2-й и 3-й столбцы заполняем на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- В 4-ю и 6-ю графы заносим код затрат рабочего времени (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени) и информацию о количестве отработанных часов за каждый день месяца.
- В 5-м и 7-м столбце отмечаем промежуточные результаты за I/II половину месяца: в верхнюю ячейку заносим количество отработанных дней, в нижнюю - количество отработанных часов за учетный период.
- 8-17 столбцы бланка табеля учета рабочего времени заполняем в конце отчетного месяца.
В итоговые отработанные дни не включаются те, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (выходные, больничные, командировки, прогулы и т.п.). Значение в столбце 8 образуется при суммировании значений из верхних ячеек столбцов 5 и 7, значение 9-го столбца - при суммировании значений из нижних ячеек 5-го и 7-го столбцов. - В 14-й и 16-й столбцы заносим количество дней и часов.
- В 15-м столбце указываем код причины неявки (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени).
- В 17-й столбец заносим общее количество выходных и праздничных дней каждого работника за отчетный месяц.
Второй раздел табеля учета рабочего времени (2. Расчет с персоналом по оплате труда, 18-55 столбцы) ведет бухгалтерия.
Подписывается данный документ лицом, ответственным за заполнение табеля рабочего времени , а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.
Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.
ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.
Табель - это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:
- Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
- Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.
На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность , выполнение обязанностей в выходные дни.
Законодательством установлена при пятидневной работе - 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке - 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.
Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.
Порядок применения табеля
Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.
Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.
Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.
Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.
При этом используются специальные обозначения в табеле. Они бывают буквенные и цифровые. Например, работа сотрудника в пределах нормы отражается буквой Я или кодом 01. В документе проставляется сначала код, а потом продолжительность работы. Просто так шифры использовать нельзя, они должны заполняться на основе подтверждающих документов или иным образом.
В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2000, для гражданско-правовых договоров - 2010, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов - 2300 и т. д.
Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.
При этом стоит учитывать, что табель должен предоставляться двумя частями, из которых первая половина месяца предоставляется для начисления аванса по заработной плате, а вторая половина для начисления полной зарплаты по итогам отработанного месяца.
Отработанный документ подшивается в специальные папки, и по окончании года его отдают в архив, где он может храниться до пяти лет. Если в компании в соответствии со специальной оценкой существуют вредные и опасные условия труда, такой бланк нужно сохранять до 75 лет.
Табель учета рабочего времени образец заполнения
Обращаем ваше внимание, что для удобства и лучшей информативности примера мы немного видоизменили табель – некоторые строки удалены, а некоторые добавлены, общий смысл при этом не изменен. В конце страницы вы можете скачать образцы табелей в формате Excel.
Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке - для какого структурного подразделения составляется этот табель.
Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).
После этого заполняется основная часть документа.
Графа 1 - номер по порядку строки в данном табеле
Графы 2 и 3 - Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.
Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой - в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.
Основные коды для заполнения посещаемости:
- Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
- К – если сотрудник находится в служебной командировке.
- В – данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
- ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
- Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
- ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
- Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
- ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
- НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.
В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца - дни сверху, часы снизу.
В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.
Графы 7-9
используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.
Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.
Основные коды по оплате труда:
- 2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
- 2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
- 2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
- 2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.
В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте - здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.
В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.
Нюансы
К основному табелю может заводиться дополнительный лист, который нужно заполнить на работника при его увольнении. В конце месяца он прикладывается к общему табелю, в котором делается запись на выбывшего работника «Уволен».
Неявка сотрудника на работу
Если сотрудник не появился на работе по неизвестной причине, то в табеле в графе 4 нужно проставлять код «НН» или «30» – «Неявки по невыясненным причинам». После того как работник подтверждает причину отсутствия - больничный лист, прогул и т. д., в табель вносятся исправления и код «НН» меняется на соответствующий причине неявки.
Болезнь во время отпуска
Если работник, заболел находясь в ежегодном отпуск и по возвращению из него принес больничный, в таком случае указанные дни болезни в табеле отмечаются кодом (Б) вместо проставленных дней отпуска (ОТ). При этом отпуск будет продлен на время болезни сотрудника.
Праздник во течении отпуска
Если в соответствии с производственным календарем на период отпуска выпадают праздничные дни, например майские праздник, то эти дни не входят в отпуск – вместо них следует внести код (В). Остальные дни также отмечаются соответствующим кодом (ОТ). Так, например, отпуск может попасть на день России, если он берется с 11 по 18 июня. В таком случае 13 июня отмечается кодом (В).
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
ФАЙЛЫ
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я
— (явка) рабочий день,
В
— выходной,
ОТ
— отпуск,
РП
— явка в выходной день (отработка),
К
— командировка,
ПК
— повышение квалификации,
У
— учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б
— больничный с больничным листом,
Т
— неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
- 2000 — обычный рабочий день,
- 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
- 2012 — отпуск.
Альтернативное решение
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи
- Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
- Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
- В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Основным документом на основании которого фирма начисляет зарплату своим работникам является табель учета рабочего времени. Как правило, используют унифицированный бланк (можно скачать здесь). Рассмотрим образец его заполнения.
Какие формы можно использовать
В качестве основного документа по учету рабочего времени и начислению заработной платы фирма может использовать:
- унифицированные формы табеля, которые утвердил Госкомстат;
- самостоятельно разработанные формы, которые содержат все реквизиты, предусмотренные законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и утвержденные в качестве элемента учетной политики.
Воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервис по формирования табеля:
Унифицированная форма табеля учета рабочего времени
Унифицированный бланк табеля учета рабочего времени бывает двух видов:
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
- Табель учета рабочего времени (форма № Т-13).
Фирма вправе выбрать любую форму. Никаких ограничений закон не содержит. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Бланк табеля учета рабочего времени
Незаполненные бланки указанных выше форм выглядят следующим образом:
- Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
- Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени
Способы составления табеля учета рабочего времени
Трудовой кодекс возлагает на компании обязанность по ведению учета рабочего времени своего персонала (ст. 91 ТК РФ). При этом есть два способа составления табеля:
- Регистрация всех явок и неявок на работу.
- Регистрация только отклонений: отпусков, болезней, неявок по другим причинам, работа сверх нормы установленного времени и т. п.
Выбор любого варианта остается на усмотрение работодателя. Он не зависит от продолжительности рабочего времени, который установлен в компании.
Как правило, выбирают тот способ, который удобен специалистам кадровой службы. Например, первый целесообразен при суммированном учете рабочего времени, когда недоработка в одни дни компенсируется переработкой в другие.
Такой порядок регистрации отработанного времени позволяет выявить все переработки или недоработки за учетный период.
Второй способ (регистрация отклонений) удобен при постоянной и известной продолжительности рабочего дня. В этом случае лицо, которое заполняет документ, точно знает количество рабочих часов в каждом рабочем дне. Поэтому удобнее регистрировать только отклонения.
Табель учета рабочего времени заполняет либо бухгалтер либо работник кадровой службы (табельщик). Обычно лицо, ответственное за его оформление, назначает директор компании. Для этого издают приказ, подписанный директором.
Как заполнить табель учёта рабочего времени
При заполнении руководствуются Указаниями по применению и заполнению форм документации по учету труда, которые Госкомстата утвердил постановлением № 1 от 05.01.2004 года. Для учета отработанного времени формы имеют несколько граф и строк:
- Т-12 (графы 4, 6) - две строчки;
- Т-13 (графа 4) - четыре строчки (по 2 на половину одного месяца) и графы 15 и 16.
Верхняя строка любой из этих двух форм нужна для условных обозначений (кодов) рабочего времени. В нижней приводят продолжительность времени, которое было отработано или не отработано (в часах, минутах) по соответствующим кодам. Работодатель вправе увеличить количество граф в табеле для фиксации дополнительных данных по режиму работы. Например, проставить время начала и окончания смены. Это целесообразно, если персонал трудится в условиях, которые отличаются от обычных.
В графах 5 и 7 формы Т-12 в верхних строках указывают количество дней, которые были отработаны. Нижние строки служат для отработанных часов.
При регистрации в табеле неявок (отклонений), которые учитывают в днях (например, дни болезни или отпуска) в верхней строке ставят буквенный код условного обозначения неявки. Нижние графы оставляют пустыми.
В форме Т-12 (раздел 2) указывают сумму оплаты. Кроме того, здесь отражают корреспондирующий счет на который начисляют заработную плату за отработанное время. В большинстве случаев эта счета по учету расходов (20, 26, 44, 91). Аналогичные данные указывают в графе 8 бланка Т-13.
Подготовить табель онлайн бесплатно
Образцы заполнения табеля
Рассмотрим, как заполняют табель учета использования рабочего времени по двум представленным выше формам.
Заполнение формы Т-12:
Заполнение формы Т-13:
Условные обозначения в табеле
Информация в табеле согласно требованиям Госкомстата должна быть закодирована. В таблице ниже представлены коды и их расшифровка.
|
Расшифровка |
Код-буква |
Код-цифра |
|
Продолжительность работы |
||
|
Работа в дневное время |
||
|
Работа в ночное время |
||
|
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
||
|
Сверхурочная работа |
||
|
Работа вахтовым методом |
||
|
Сокращенная продолжительность времени для обучающихся |
||
|
Сокращенная продолжительность времени против нормальной продолжительности |
||
|
Неполное рабочее временя |
||
|
Командировки |
||
|
Командировка |
||
|
Повышение квалификации |
||
|
Повышение квалификации |
||
|
Повышение квалификации с отрывом от производства |
||
|
Отпуск |
||
|
Ежегодный отпуск (основной) |
||
|
Ежегодный отпуск (дополнительный) |
||
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением (с сохранением зарплаты) |
||
|
Дополнительный отпуск в связи с обучением (без сохранения зарплаты) |
||
|
Декретный отпуск |
||
|
Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет |
||
|
Отпуск за свой счет |
||
|
Отпуск без сохранения зараплаты |
||
|
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты |
||
|
Время болезни |
||
|
Болезнь при назначении пособия |
||
|
Болезнь без назначения пособия |
||
|
Прогулы, неявки |
||
|
Вынужденный прогул |
||
|
Невыходы на время исполнения гос. обязанностей |
||
|
Неявки по неизвестным причинам |
||
|
Выходные дни |
||
|
Выходные дни и праздники |
||
|
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
||
|
Дополнительные выходные дни (без зарплаты) |
||
|
Забастовка |
||
|
Забастовка |
||
|
Простой |
||
|
Простой по вине работодателя |
||
|
Простой по причинам, не зависящим от организации и сотрудника |
||
|
Простой по вине работника |
||
|
Приостановка работы при задержке зарплаты |
||
|
Отстранение от работы |
||
|
Отстранение от работы с выплатой пособия |
||
|
Отстранение от работы без выплаты пособия |
||
|
Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно |
||
|
Прохождение медико-социальной экспертизы |
||
|
Диспансерное обследование |
||
|
Перерывы для кормления ребенка |
||
Например, кодировка рабочего времени при сдельной оплате труда:
и проставление кодов при предоставлении женщине перерывов на кормление ребенка
Особенности заполнения табеля
На практике встречаются ситуации, когда заполнение табеля имеет особенности. Так, предпраздничный день сокращается на один час. Например, 7 марта по закону 7-часовой рабочий день. Если в табеле стоит 8 часов, то сотрудники последний час работали сверхурочно. Восьмой час должен быть оплачен не менее чем в полуторном размере (ст. 152 ТК РФ). Иначе компанию могут оштрафовать на 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Такой же штраф грозит фирме, если в табеле у отдельных работников в предпраздничный день стоит 8 часов. Например, несовершеннолетних и беременных женщин. Их нельзя привлекать к работе сверхурочно.
Правило про сокращенный предпраздничный день касается всех сотрудников. Даже тех из них, которые работают неполное время. Если работник трудится по 7 часов, то в предпраздничный день в табеле ставят 6.
В табеле по совместителям указывают время, которое отработано фактически. Следует учитывать ограничения, установленные для совместителей. Когда человек занят на основном месте, ежедневная продолжительность его труда по совместительству не может превышать 4 часов. Более 4 часов он может трудиться в те дни, когда не занят по основному месту. Ежемесячная продолжительность рабочего времени совместителей не должна быть больше половины месячной нормы рабочего времени.
Продолжительность отработанного времени совместителей (в часах и минутах) отражают в нижней строке (графы 4 и 6) формы № Т-12 или во второй и четвертой строках (графа 4) формы № Т-13. Указывать дробные числа не запрещено. Например, если совместитель работает по 3 часа 12 минут, то в табеле можно проставить дробное число – 3,2 часа (3 ч + 12 мин: 60 мин/ч).
в 1С и похожих по функционалу программах можно заполнить табель автоматически.
Практический пример заполнения табеля
Рассмотрим на примере порядок заполнения табеля при суммированном учете рабочего времени.
Пример
Человеку установлен суммированный учет рабочего времени (месяц является учетным периодом) и график 2 через 2 по десять часов в день. В июне график выглядит так:
01-02, 05-06, 09-10… 29-30.06.
Согласно производственному календарю, норма рабочего времени в июне равна 159 часов. График должен быть составлен без превышения данного количества часов. Для этого время работы в некоторые дни сократили до 8-ми 9-ти часов.
С 01 по 07.06 работник находился в командировке. При это не был издан приказ о привлечении к работе в выходной. В командировке человек трудится по графику компании, в которую был направлен. Но при расчете среднего заработка за дни командировки бухгалтер возьмет количество часов согласно плановому графику.
Работник находился в пути к месту командировки и обратно 01 и 07.06. Причем 07 число является для него выходным. Дни нахождения в пути в выходной для целей расчета зарплаты приравнивают к дням работы в выходной. При этом время определяется от момента отправления транспорта, на котором сотрудник выехал, до окончания дня выезда. Согласно примеру - 9 часов.
Остальные дни графика (с 08 по 30.06 включительно) были отработаны в плановом порядке.
Таблица отработанного времени
Норму рабочего времени в июне определили следующим образом. Из 159 рабочих часов (согласно производственному календарю) исключили время, время работы запланированное на период командировки:
159 ч – (10 ч × 4 дн.) = 119 ч.
Количество времени, фактически отработанного после командировки (с 08 по 30.06 включительно) равно 128 часов. Оно меньше 159 часов. Поэтому доплата за сверхурочные часы не полагается. 128 часов оплатят согласно окладу.
Время, которое человек пропусти, находясь в командировке (в том числе дни прибытия и отъезда) равно 49 часов. Из них:
- 40 ч оплатят исходя из среднего заработка;
- 9 ч оплатят как работу в выходной.
Отработанного каждым работником компании. Данная форма табеля нужна при автоматизированной обработке учетных данных (например, с помощью специальных турникетов). В табеле нужно отразить продолжительность отработанного и неотработанного работниками времени (в часах и минутах).
Заполнять унифицированную форму Т-13 необходимо в соответствии с Указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г. Применение унифицированной формы не является обязательным, вы имеете право разработать бланк самостоятельно.
Образец заполнения унифицированной формы Т-13
В отличие от формы № Т-12 бланк формы Т-13 не подразделяется на отдельные разделы, а содержит только ячейки. Если вы решили заполнять табель по унифицированной форме Т-13, то заполнить табель можно одним из следующих способов.
- Методом сплошного заполнения явок и неявок на работу. При этом в графе 4 в день, когда работник, например, работал сверхурочно (ночью, в выходные дни), нужно указывать нормальную длительность рабочего времени и время сверхурочной работы в одной ячейке через косую черту или в скобках. Например, в верхней ячейке вы заполняете – «Я/С», а в нижней ячейке – «8/2», где «8» – это нормальная длительность работы, установленная работнику и отработанная им, а «2» – отработанное сверхурочно.
Кроме того, в графу 4 можно внести дополнительные строки напротив фамилии и инициалов работника специально для отображения там сверхурочной работы. Чтобы внести в бланк дополнительные строки, не нужно издавать приказ об изменении реквизитов форм.
- Методом регистрации только отклонений от нормы (неявок, сверхурочных часов и т.п.). При этом в день, когда работник, например, работал сверхурочно, в верхних строках графы 4 нужно проставлять буквенный код «С». В нижних строках данной графы следует указывать продолжительность рабочего дня в режиме сверхурочной работы.
В конце месяца следует заполнить:
- графы 5 и 6, в которых необходимо указать общее количество дней и часов, которые работник отработал за полмесяца и месяц;
- графы 7, 8, 9 – в них вносятся данные для начисления заработной платы;
- графы 10, 11, 12 и 13, в которых указываются, соответственно, код причины неявки и количество дней (часов) неявок работника.
Табель учета рабочего времени составляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам. Составляет его уполномоченное на это лицо (например, менеджер по персоналу). Табель необходимо подписать в последний день месяца, за который он составляется. Табель подписывают руководитель подразделения или организации и работник отдела кадров. После того как табель заполнен и подписан, он передается в бухгалтерию.
Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-13, чтобы корректно заполнить бланк и не допустить ошибок. Образец заполнения унифицированной формы Т-13 приводим ниже.