Что необходимо сделать для улучшения работы отдела. Идеальная компания: преимущества хорошей корпоративной культуры

Совершенно все известно, что мотивация действительно способна повысить качество работы сотрудника, ведь на самом деле высокомотивированный сотрудник будет работать гораздо лучше, а также способна кардинально изменить его отношение к работе. В целом компании, чьи сотрудники работают хорошо и любят свою работу, показывают высокие результаты, а также имеют большую прибыльность.

Как правило, динамичные сотрудники очень увлечены спортом или другим видом хобби, совершенно не имеющим отношения к работе. Очень важно, чтобы они не шли в противоречие с работой. Поэтому, чтобы стимулировать их мотивацию, а также рост, вы можете использовать их стремления к преодолению новых планок в той области, в которой они увлечены. Каждый сотрудник – живой человек, поэтому любая неудача, а, следовательно, плохое настроение, неблагоприятно скажется на его работе, так что интересуйтесь достижениями сотрудников и стимулируйте их на успех, что в дальнейшем только благоприятно скажется на его работе.

Создайте таблицу оценки труда, по результатам которой в конце месяца будут вручены премии или другого вида призы. Это будет стимулировать сотрудников к постоянному росту профессионализма. Так же обязательно необходимо найти индивидуальный подход к каждому подчинённому, больше общайтесь, но старайтесь как можно меньше говорить о себе, лучше спрашивайте у сотрудников о результате работы, Делайте так, что подчинённые и начальство как можно чаще находились в одном место в одно и то же время. Ведь многие руководители упускают данный пункт, и в результате получают «серую мышку», которая без особого угрызения совести подбросит к вам в кабинет жучок. Поэтому на всякий случай приобретите детектор жучков Багхантер Мини, он маленький и незаметный. При помощи него вы сможете не только обнаружить жучки у себя в офисе, а также подстраховываться во время переговоров на чужой территории.

Также, чтобы вашим сотрудникам было комфортно работать стоит соблюдать «банк идей», при помощи него вы сможете создать благоприятную среду, которая будет способствовать развитию, а что самое главное увеличению качества работы. Проводите специальные психологические тесты, так же для эмоциональной разрядки стоит создать в компании живой уголок, а котором сотрудники во время перерывов смогут расслабиться и психологически отдохнуть от нагрузок. Чтобы вечные звонки не мешали работать, можно установить в офисах подавители жучков или сотовых телефонов.

Повышение квалификации и тренинги никто не отменял. Это также разовьёт дополнительные навыки и повысит квалификацию. Можно использовать обучение в качестве бонуса или награды. Пусть сотрудник сам выберет курс, на котором пройдет обучение за счет компании.

И вы увидите, совсем скоро ваш коллектив превратится в сплоченную целеустремленную команду.

Кризисные события в экономике дают толчок к повышению результативности и отдачи бизнеса для повышения эффективности работы предприятия. На сегодняшний день игроков на рынке не убавилось, а вот денег уменьшилось. Вместе с этим, ещё и конкуренция становится жёстче, а значит, победа будет за тем, кто более эффективно распоряжается своим предприятием или организацией. Ниже будет изложено, как повысить эффективность работы шестью способами.

Подбираем коллектив

Для высокой эффективности компании нужна слаженная группа людей. Сплочённый коллектив будет намного лучше выполнять цели компании и соответствовать критериям эффективности работы. Укрепить персонал помогут повышение квалификации, положительная мотивация работников, возможность взаимозаменяемости сотрудников и наличие определённого кадрового резерва.

Улучшаем и модернизируем

Данный способ достаточно распространённый, он подразумевает модернизацию, как программного обеспечения (далее - ПО), так и обновление оборудования, которое будет выдавать большую производительность. Распространена также установка специального корпоративного ПО, которое даёт возможность сделать более тесную связь между персоналом и автоматизировать некоторую часть процессов предприятия. Внедрение автоматизации показало вполне хорошее увеличение эффективности работы организации или предприятия.

Что касается обновления оборудования, то его нужно осуществлять постоянно. Помните только, что это довольно расходный процесс и потому требует высоких денежных вливаний, а для окупаемости потребуется несколько лет. В столь деликатном деле Вам нужно всё внимательно просчитать.

Понижаем затраты

Оценка эффективности работы предприятия даётся исходя из его увеличившейся прибыли. Для увеличения этой оценки существует огромное количество способов, начиная от закупки по низким ценам и заканчивая сокращением персонала организации. Но давайте не забывать, что свой бизнес мы открыли для заработка, а не для поиска дешёвых материалов, сокращение рабочих мест поможет только на небольшой срок, в долговременной перспективе с таким подходом предприятие исчезнет. Расходы, несомненно, обязаны быть под контролем, но этот способ поднятия эффективности работы предприятия довольно неспешный, а если принять во внимание современное положение дел, то и вовсе опасный.

Корректируем систему менеджмента

Этот способ подразумевает не выработку полностью своей системы на основе своего же опыта, а улучшение уже созданной системы на других предприятиях. На данный момент существуют шесть самых востребованных систем, это: Бережливое производство, TPS, Система менеджмента качества (СМК), 6 сигм и Теория ограничений систем.

Корректировка системы менеджмента характеризуется высокой сложностью выполнения, и, вместе с тем, увеличенными показателями эффективности работы Вашего предприятия. Профессионализм у руководителя организации или предприятия определяется, прежде всего, способностью скептически относиться и оценивать свою же систему управления бизнесом.

Со сменой хозяина предприятия или заменой команды топ-менеджеров система обычно меняется. Новый руководитель делает замену менеджеров, потому что не ожидает от них изменений по его системе управления предприятием и ему легче нанять новых, не связанных с предыдущим хозяином, людей. Известны и противоположные случаи, когда частые замены персонала так и не повышают эффективность.

Шевелим извилиной

По-другому ещё его можно назвать "Делай хоть что-нибудь". В способах указанных выше, этот, в том или ином виде, но используется. Данный способ происходит так: хозяин собирает своих заместителей и не отпускает их пока они не "надумают", как повысить эффективность работы компании. Чаще всего, после такого "мозгового штурма" меняется организационная структура предприятия: перетасовка руководителей отделов, объединение или наоборот, расчленение служб и прочие подобные мероприятия, которые призваны увеличить скорость принятия решений. Итогом являются изложенные выше способы - закупка по низким ценам, увольнение сотрудников, модернизация и смена системы управления, которая, к слову, может и спасти Ваше предприятие от закрытия.

Используем теорию ограничений

Теория заключается в том, чтобы отыскать ограничивающий Ваше предприятие элемент. Если Вы осознали главную проблему своей организации, к примеру, ПО с минимум функций, то Вам необходимо приобрести и установить новое, более функциональное ПО с переобучением персонала, которое будет его использовать. Это простой пример. Чаще всего, при "мозговом штурме", реальные проблемы неэффективности просто не видно под хламом других, менее важных. Наилучшими решениями для поиска главной проблемы компании служат инструменты ТОС: логическое дерево текущей реальности или "Грозовая туча".

Заключение

В современной обстановке достаточно много усилий тратиться государством на развитие и поддержание предпринимательства. Но и руководителям организаций и предприятий стоит также беспокоиться о повышении эффективности своего бизнеса. Надеюсь, данная статья помогла в решении увеличения эффективности Вашего предприятия.

Не каждый бизнесмен понимает, что его бизнес — это не только клиенты, но и его команда. Ведь если не будет команды, которая работает непосредственно с клиентами, то и клиентов не будет. К тому же часто люди приходят в компанию к какому-то определенному менеджеру. Итак, как организовать работу отдела продаж, чтобы вся команда работала слаженно на общий результат. Об этом расскажем в нашей статье!

Как организовать отдел продаж с нуля

1. Руководитель отдела продаж. Чтобы организовать работу отдела продаж с нуля, вам потребуется найти опытного руководителя или человека, который мог бы стать руководителем и наладить работу всего отдела. Именно руководитель будет осуществлять прием персонала на работу и контроль за работой своих подчиненных.

2. Материалы. Также руководитель займется подготовкой всех необходимых материалов для новых сотрудников: это информация о компании, типичные возражения клиентов, материалы о продукте компании и т.п.

3. Аналитика. Чтобы создать отдел продаж с нуля и организовать его работу, руководителю потребуется отслеживать KPI каждого сотрудника и отдела в целом, чтобы видеть динамику развития отдела продаж.

Так легко можно увидеть слабые стороны отдела, которые потребуется улучшить. Каждый сотрудник должен вести свой отчетный документ, в котором отражается количество звонков клиентам, количество продаж, конверсия работы менеджера.

А для того, чтобы показатели росли, используйте следующие инструменты управления отделом продаж и рекомендации.

Эффективное управление отделом продаж

1. Портфель новичка. Когда в компанию приходит новый человек, то важно, чтобы он органично влился в коллектив, как можно скорее вник в суть дела и начал продавать. Поэтому следует создать такой портфель новичка, в котором будут все необходимые для изучения материалы: информация о компании, о продукте компании, типичные возражения клиентов и ответы на эти возражения, примеры переговоров с клиентами, отчетный документ для менеджера, должностная инструкция, сюда также можно добавить миссию компании и ее цели.

2. Регулярные встречи. Если вы хотите создать мощный отдел продаж, то вам важно быть в курсе всего, что происходит. Поэтому проводите регулярные встречи с отделом продаж, хотя бы один раз в месяц, обсуждайте предстоящие события, запуски и слушайте менеджеров.

Возможно, у них есть какие-то локальные проблемы, которые требуют вашего участия. Ведь никто лучше вас не знает ваш продукт, услугу и никто лучше вас не сможет их продать. Научите менеджеров этому. Регулярные встречи усилят мотивацию менеджеров, что только положительно скажется на результате.

3. Утренние созвоны. Проводите утренние встречи, чтобы узнать, какие планы и цели на день менеджеры поставили себе и какие задачи им предстоит решить. Это поможет вам спланировать день и результаты.

4. Используйте CRM-систему. Чтобы отслеживать эффективность и активность каждого менеджера, заведите CRM-систему, в которой будут отражаться все действия по отделу, а также фиксироваться результаты по каждому клиенту.

Здесь можно проследить работу с каждым клиентом в отдельности, план созвона и встречи с клиентом, увидеть возражения клиентов и послушать звонки менеджеров. В качестве CRM-системы можно использовать Bitrix24, Trello, Megaplan. CRM-система поможет вам наладить правильную работу отдела продаж. Здесь вы будете ставить задачи менеджерам и отслеживать их выполнение.

5. Проводите мозговые штурмы. Когда вы выстроите эффективную работу отдела продаж, то однажды поймете, что ваши сотрудники знают больше о вашем бизнесе, чем вы сами, ведь они постоянно общаются с вашими клиентами! Поэтому проводите регулярные мозговые штурмы вместе с менеджерами, чтобы получить новые идеи по улучшению работы компании.

6. Создайте систему поощрения и мотивации менеджеров. Управление отделом продаж - непростое дело, ведь нужно уметь найти подход к каждому сотруднику и понять, какая мотивация для него особенно важна. Кому-то важно поощрение в виде похвалы, кто-то любит участвовать в конкурсах на определение лучшего менеджера месяца и получать бонусы, но деньги мотивируют всех!

Поэтому будет здорово создать такую систему мотивации, когда люди будут стремиться сделать больше продаж. И для этого вам не придется их постоянно пинать. Просто они будут знать, что выполнив определенный объем, они получат бонусы.

7. Изучайте звонки менеджеров. Записи звонков могут показать вам слабые места менеджеров, где-то менеджер неправильно понял клиента, где-то ему не хватило стрессоустойчивости, а где-то клиент вроде готов был купить, но менеджер оказался не настолько компетентным, чтобы довести клиента до сделки. Эти вещи можно обсуждать на планерках, на общих встречах и помогать менеджерам справляться с такими моментами.

8. Обучайте. Когда вы находите новую информацию по продажам или посетили какой-то курс, обязательно поделитесь такими фишками с менеджерами и обучайте их. Вы сами увидите, насколько сильнее станет ваша команда.

Попробуйте свои силы в 10-дневной бизнес-игре «Твой Старт», в которой Вы начнете зарабатывать на своем деле, используя свои таланты и сильные стороны!

9. Будьте всегда на связи с менеджерами отдела продаж. Чтобы организовать эффективный отдел продаж, вам потребуется немало усилий, но важно всегда быть рядом со своими сотрудниками, поэтому будьте на связи. Молодые менеджеры, не имеющие достаточного опыта в переговорах, наверняка будут задавать десятки вопросов, и для них главное - своевременно получить ответы и вашу помощь. Вы же заинтересованы в продажах? Тогда помогайте им! Ошибок станет намного меньше, вот увидите.

10. Создайте материалы «о компании» для отдела продаж. Отвечая на вопрос «Как правильно организовать отдел продаж?», следует подготовить материалы не только для новоиспеченных менеджеров, но и для тех, кто с вами уже давно в команде.

Сотрудники должны знать, что нового происходит в компании, какие новинки появляются, чем стали больше интересоваться клиенты. Поэтому в материалах для сотрудников должны быть ссылки на основные продукты компании, описание товаров, возражения клиентов и грамотные ответы на них. Материалы всегда должны пополняться, чтобы не повторялись ошибки в схожих ситуациях.

Отдел продаж должен быть в первую очередь в курсе того, что меняется в организации, ведь они - лицо компании!

Правильный отдел продаж - это не утопия, и зиждется он на 3-х китах: грамотная система мотивации сотрудников, обучение менеджеров и аналитика эффективности отдела.

________________________________________________________________________________
Хотите научить своих менеджеров эффективно работать с клиентами - выстраивать лояльные взаимоотношения и делать больше продаж?

Для этого вам потребуется внедрение такого инструмента как чек-лист для сотрудника отдела продаж. Поэтому прямо сейчас читайте статью «Чек-лист для менеджера по продажам».

Была ли наша статья сегодня полезна вам? Тогда дайте нам обратную связь, нажмите «Мне нравится»!

Среднестатистический взрослый человек большее количество времени проводит на работе. На самом деле, на протяжении всей жизни, человек может потратить время, эквивалентное 11 непрерывным годам за одним рабочим столом. Повысить производительность труда в таком случае по не воле снижается.

Сотрудники проводят очень много своего времени в одном здании. И не удивительно, что скучная и однообразная окружающая среда может оказывать влияние на их продуктивность и то, как они подходят к своей работе. Рабочее место, фактически, является для них вторым домом. И это логично, учитывая сколько времени они там провели. Поэтому дизайн и обустройство вашего офиса должны действительно отражать это. Ведь вы не хотите, чтобы ваша семья жила в тесной и неуютной комнате в течение нескольких часов подряд.

Когда дело доходит до архитектуры вашего офиса, вы должны думать о настроении, которое он должен создавать. Маленькие площади с искусственным освещением являются мгновенной утечкой производительности. Ваши сотрудники не будут в соответствующем настроении, чтобы полноценно выразить себя. Понимание того, что даже незначительные улучшения в обстановке офиса могут сыграть важную роль в производительности. А часто могут стать ключом к большинству из ваших сотрудников.

Позвольте вашей креативной команде дышать

Творчество не может существовать в переполненном офисе. Тем не менее, многие традиционные планировки кабинетов отделов, таких как маркетинговый и копирайтинговый отделы, предусматривают ограниченное пространство по центру. Еще и с руководителями, занимающими освещенное место у окна.

Одно из исследований показало, что сотрудники, которые работали офисах с окнами, уделяют своей работе на 15 процентов больше времени, чем те, кто находится в более закрытых помещениях с искусственным освещением. Эти заметные показатели улучшения производительности сигнализируют о необходимости идеи, чтобы люди были расположены поближе к внешнему миру.

Конечно, это не означает, что ваши руководители могут обойтись без естественного освещения. Установка внутренних окон, которые позволяют через них видеть наружные, может быть эффективным решением.

Выберите более мягкий подход

Доказано, что смелые, яркие, навязчивые цвета сильно раздражают работников, что в настоящее время вызвало тенденцию к использованию более мягких оттенков в интерьере офисных помещений. Красный цвет, безусловно, является одним из тех, которые необходимо избегать. Предполагают, что это связано с повышением уровня тревожности и неспособности сосредоточиться на умственных задачах. Но это не означает, что вы должны выбрать прямо противоположное цветовое решение. Сотрудник, окруженный со всех сторон безупречно белыми стенами еще более вероятней окажется в неработоспособном настроении. Такой интерьер вызывает ассоциации с больницей.

В общем, вам лучше выбрать теплые оттенки, например, светлый оттенок синего цвета. Синий считается не только как наиболее продуктивный цвет, а именно, в ненасыщенных оттенках он может оказывать заметное успокаивающее действие.

Не соглашайтесь на ограничения в офисной мебели

Комфорт ваших сотрудников имеет первостепенное значение в плане количества работы, которую они могут выполнить. Если сотруднику постоянно приходится регулировать свой стул или ограничиваться уединенным рабочим местом весь день, то он не сможет достичь успехов в своей деятельности. Расположите мебель таким образом, чтобы обеспечить свободу и передвижение сотрудников. Это может быть отличным способом мотивировать вашу команду для выполнения задания. Это может даже просто означать обновление стульев с фиксированными сидениями на регулируемые кресла, перестановкой мебели или же это может быть полное переоборудование офиса новой мебелью.

Долгая продолжительность сидения за рабочим не должна быть мерой производительности труда. Для того, чтобы ваш мозг мог выдать больше инноваций и идей, вы должны исследовать окружающий мир с более чем одной точки зрения. Исследования доказали, что, на самом деле, сидение в течение более чем трех часов подряд в течение дня может вызвать серьезные проблемы со здоровьем. Придумайте что-нибудь, чтобы работники могли избегать непрерывного сидения на одном месте и этим облегчите напряженность и повысите их настроение и производительность ваших сотрудников.

При разработке дизайна помещения офиса предусмотрите и создайте зоны, где сотрудники смогут ходить с планшетами, телефонами или даже просто чашкой кофе и вы увидите как будет развиваться их творчество.

Старайтесь уменьшить отвлекающие факторы при дизайне офиса

Если вы будете постоянно слышать шум принтера или болтовню около кулера, то вашей голове может быть очень трудно сосредоточиться на чем-нибудь еще. Располагайте рабочие места таким образом, чтобы избежать такого рода отвлекающих факторов. Это поможет вам создать гораздо более гармоничную и комфортную рабочую обстановку.

Попытайтесь отделить общие зоны от рабочих кабинетов, чтобы минимизировать шум, проникающих через дверь и стены. Если вы работаете в условиях ограниченного пространства, рассмотрите варианты, чтобы ослабить звук, примените звукоизолирующие материалы. Избегайте твердых, отражающих и пропускающих звук, поверхностей в пользу тканевых перегородок, это может быть одним вариантов решения вопроса, или же вы можете расставить в офисе больше комнатных горшечных растений. Оба этих материала являются эффективными акустическими губками и моментально поглощают излишний шум.

Создавайте благоприятную атмосферу

Это все конечно хорошо – передвигать столы и развивать креативность, но если у вас нет основы — самого главного, то все это не поможет. Следите, чтобы ваши кабинеты хорошо проветривались и поддерживайте постоянную комфортную температуру в помещении, чтобы ваши сотрудники чувствовали себя комфортно в течение всего дня.

Проекты, которые способствуют хорошему воздушному потоку и проветриванию рабочих мест сотрудников с оптимальной системой вентиляции, приведет к гораздо более комфортной рабочей среде. Проектируя здания с использованием кросс-вентиляции, которая активно рассеивает горячий воздух из стен можно сэкономить значительную сумму денег по сравнению с установкой системы кондиционирования воздуха. Другими важными факторами окружающей среды, которые нужно учитывать, являются интенсивность освещения и влажность.

Понимая и учитывая потребности ваших работников, вы можете начать создавать идеальные условия для их рабочих мест. Просто помните, если вы хотите, чтобы ваши сотрудники усердно работали, сделайте чтобы они оставались сосредоточенными на рабочем процессе максимально легко.

Оптимизация бизнеса - это модернизация алгоритма действий, направленная на достижение целей компании. Для того чтобы организация работала эффективно и соответствовала условиям современного бизнеса, необходимо выбрать лучший вариант обновленного пути, которым в дальнейшем пойдет компания.

Для чего нужна оптимизация бизнеса

Бизнес-процессы – это повторяющиеся, взаимосвязанные действия, выполняемые для достижения компанией определенных результатов.

Какую цель преследует организация, решившая провести оптимизацию бизнес-процессов?

увеличить рентабельность бизнеса;
повысить управляемость бизнеса;
добиться точного прогнозирования и повысить качество процессов планирования;
повысить ценность компании в глазах потребителей;
улучшить взаимоотношения сотрудников различных отделов компании;
оптимально распределить все ресурсы предприятия и сократить расходы;
повысить качество выполняемой сотрудниками работы;
улучшить качество адаптации вновь пришедших на работу сотрудников;
определить и закрепить за каждым из сотрудников компании зону ответственности.

Оптимизация бизнеса - это довольно длительная процедура, имеющая успех только в случае стабильной, беспрерывно проводимой работы в данном направлении. Фундаментом оптимизации бизнеса будет являться уже действующая система ведения бизнес-процессов, но требующая внесения дополнений, т. е. усовершенствований исходных данных. Именно в этом и состоит отличие оптимизации бизнес-процессов организации от реинжиниринга, где бизнес-деятельность начинают создавать с нуля.

Оптимизация бизнеса является менее рискованным мероприятием по сравнению с радикальными изменениями, происходящими во время реинжиниринга.

Основная задача оптимизации бизнеса - усовершенствовать действующие процессы на предприятии, ликвидировать всевозможные отклонения и неточности, повысить результативность введенных в работу принципов и бизнес-процессов, а также наладить между ними взаимосвязь.

Тем не менее в некоторых крупных предприятиях вводят оптимизацию бизнеса, и она со временем приобретает колоссальные размеры, чем напоминает реинжиниринг. Такое переходное состояние уместнее называть либо «глобальная оптимизация», либо «частичный реинжиниринг».

Оптимизация компании: максимум прибыли при минимуме усилий

Оптимизация бизнеса является одним из способов управления бизнес-процессами как в небольших, так и в крупных компаниях. Для того чтобы правильно провести процедуру, необходимо соблюдать определенные принципы , обеспечивающие наибольшую результативность применяемых действий, понятных любому из участников процесса:

важно соблюдать направление движения оптимизации бизнеса: от частного к общему, снизу вверх;
оптимизации подлежит только существующая бизнес-деятельность, являющаяся последовательной и прозрачной. Если вы не можете определить и описать бизнес-процессы компании, то нужно их создавать заново, т. к. отсутствует объект оптимизации;
учитывая все последствия оптимизации бизнеса, особое внимание обратите на то, как это отражается на конечном исполнителе, оцените сложность и объем выполняемой им работы;
оптимизация конкретного бизнес-процесса не должна приводить к дисбалансу другого. Тщательно выбирайте пути оптимизации бизнеса и анализируйте их вероятные последствия.

Оптимизация бизнеса - это кропотливый и продолжительный труд, при правильном подходе к которому можно оправдать издержки предприятия, связанные с ее введением.

Главная задача оптимизации - увеличить результативность бизнеса за счет устранения диссонанса между целями, миссией, а также внутренними и внешними обстоятельствами компании.

Вводя процедуру оптимизации бизнеса на предприятии, можно достичь следующих целей :

Прийти к полному взаимодействию между всеми отделами предприятия.
Повысить качество производимых товаров, работ, услуг.
Оптимизировать такие виды деятельности, как скорость поставки, быстрота обслуживания и т. п.
Ликвидировать недостатки, выявленные в изначально проводимой бизнес-деятельности.
Уменьшить затраты предприятия.
Достичь запланированных показателей.

Но мы дополнительно выделим еще одну цель, являющуюся широкомасштабной, но достижимой далеко не всеми организациями. Она заключается в создании инновационного, ранее неизвестного подхода к оптимизации бизнеса, наиболее подходящего именно для вашей компании.

Компания, целью которой является рост и развитие, должна постоянно заниматься оптимизацией бизнеса. Ликвидируя определенные производственные проблемы, можно столкнуться с иными сложностями. Это бизнес, а в нем не бывает все ровно и гладко, поэтому так важно непрерывно проводить работу по оптимизации бизнес-процессов. В противном случае ваше предприятие не будет развиваться.

Чек-лист и набор инструкций для оптимизации работы компании

Умный чек-лист и 18 инструкций, которые составили редакция журнала «Коммерческий директор», помогут разобраться, как срочно изменить работу отдела продаж, чтобы результаты вас порадовали, а не разочаровали.

Какие системы затрагивает оптимизация бизнеса

Чем учет отличается от системы учета? Существованием синергетического эффекта, т. е. тем, оказывают ли они помощь друг другу своими отдельными частями или препятствуют.

На основании вышесказанного, компании выгодно улучшать системы процессов , такие как:

оптимизация системы учета;
оптимизация системы контроля (по выполнению плана, по безопасности, по информации и др.);
оптимизация системы мотивации;
оптимизация движения информации;
оптимизация системы управления качеством.

Мнение эксперта

Оптимизация особенно актуальна для компаний с большим количеством филиалов и клиентов

Олег Меркулов,

руководитель компании «Росгосстрах-Столица», Москва

Я считаю, что особенно в оптимизации бизнеса нуждаются предприятия со множеством филиалов, обслуживающие большое количество клиентов, а именно: банки, страховые компании, сервисные организации, розничные сети, отраслевые дистрибьюторы. Для них крайне важно не снизить качество обслуживания, несмотря на открытие новых филиалов и на увеличение объема продаж. Но далеко не всем компаниям удается этого добиться. Приведу пример из жизни. Как часто с нами происходит разочарование в том или ином магазине, ресторане, кафе? В какой-то момент в этих заведениях мы замечаем ухудшение качества товаров, работ, услуг и, как следствие, перестаем туда ходить. И дело не столько в снижении уровня сервиса, причина кроется в том, что при развитии и росте компании происходит увеличение числа бизнес-процессов, отчего невозможно понять, от кого конкретно в организации зависит принятие того или иного решения. В итоге, клиент, не удовлетворенный вашей компанией, уйдет к конкуренту.

Проблемы неизбежны, если постоянно не устранять избыточные процессы и излишние элементы контроля. Т. е. оптимизация бизнеса – это не кратковременный проект, им нужно заниматься непрерывно.

Мнение эксперта

Оптимизировать следует часто повторяющиеся процессы

Александр Иванов,

исполнительный директор холдинга «СЗНК», Санкт-Петербург

Необходимо регламентировать и оптимизировать многократно повторяющиеся бизнес-процессы, но не нужно делать этого для одноразовых проектов.

Я не рекомендую описывать бизнес-процессы недавно созданным, стремительно развивающимся предприятиям. Регламентировать бизнес-процессы в компании нужно тогда, когда она переходит к стабильному постоянному менеджменту. Только в этом случае регламентация поможет компании зафиксировать действующие бизнес-процессы, опираясь на которые, предприятие будет продолжать развиваться.

Наиболее эффективные методы оптимизации бизнеса

Рассмотрим методы оптимизации бизнес-процессов предприятия:

фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений;
разработка или модернизация различных форм документов компании;
усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса;
изменение требований к итоговым показателям;
установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

Фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений.

В принципе, это четкий алгоритм действий по принятию управленческих решений на базе структурообразования условий. Они бывают стандартными, принимаемыми в процессе ведения бизнеса, например, поставка продукции по предоплате или с отсрочкой платежа и другие. Далее необходимо определить первоначальные данные: размер долга, период сотрудничества и т.п. Затем следует установить порядок принятия решений и распределить области ответственности по итоговым показателям, например: до 50 000 рублей решения принимаются менеджером, а более 50 000 рублей – руководителем отдела. Такой подход при оптимизации бизнеса поможет освободить руководителей от текущей деятельности, которой могут заниматься его подчиненные и, как следствие, данный факт благоприятно скажется на затратах компании.

Разработка или модернизация различных форм документов компании.

Зачастую информация в бизнесе передается в нефиксированном виде, т.е. устно, вследствие чего она, как правило, утрачивается или искажается при передаче данных. Работникам приходится затрачивать больше времени на их восстановление. Чтобы не терять информацию, нужно ее зафиксировать в определенной форме. Это необходимо как для структурообразования сведений, так и для формирования планов по выполнению бизнес-процессов, а также последующего учета. В формах документов компании лучше использовать различные классификаторы сведений с целью упрощения обработки информации, в т. ч. и компьютеризированной.

Усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса.

Важно ликвидировать из бизнес-процесса процедуры, не прибавляющие ценности итоговым показателям компании. При оптимизации бизнеса исключите лишние действия, ненужные элементы контроля и т.п. Так, например, нет смысла согласовывать типовой договор компании с юридическим отделом, т. к. они его и разрабатывали с учетом норм действующего законодательства. Нетрадиционные сценарии бизнес-процессов следует воспринимать как проекты.

Изменение требований к итоговым показателям.

Требования к итоговым показателям необходимо детализировать и разложить на измеримые компоненты. Если руководитель настаивает на качественном выполнении работы со стороны своих сотрудников, то ему следует указать пределы качества, например, размер выпускаемой детали должен быть не более и не менее конкретных показателей, период на обслуживание клиента не должен превышать конкретное время и т. п. То есть при введении оптимизации бизнеса в компании должны быть зафиксированы и при этом доведены до исполнителя нормы, которые касаются итогов проведения определенных процедур.

Установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

Нужно определить, кто является ответственным за ту или иную процедуру. Необходимо закрепить все обязанности сотрудников в локально-нормативных актах компании, таких как должностные инструкции работников, положения об отделах предприятия и т. п. Закрепленные в документах компании нормы ответственности имеют совсем другое значение для подчиненных, чем устные указания руководства.

Материальная ответственность работника: как сохранить имущество компании

Оптимизация вашего бизнеса: 7 работающих приемов

Вынесение ИКР (идеального конечного результата) за рамки процесса.

При оптимизации бизнеса нужно корректно описать ИКР. Кажется, что сформировать его при создании бизнес-процессов довольно просто. Искать же ИКР в рамках бизнес-процесса неправильно.

Пример:

Московская фирма занимается производством товаров, используемых клиентами России и СНГ. Отдел логистики данной компании поставляет своим заказчикам продукцию за счет собственного автотранспорта. В последнее время затраты на содержание этого отдела возросли. Поставка товара заказчикам посредством своего транспорта стала проблемой для компании. Ошибочный метод установления ИКР выглядит так: «Уменьшить расходы на доставку продукции компании собственным транспортом на 10%».

Но инициатор оптимизации бизнеса перекрывает для себя всевозможные ресурсы сложившейся ситуации. Лучше, если метод установления ИКР будет сформулирован так: «Принять соответствующие меры по доставке продукции, чтобы она не превышала определенного количества рублей на заданное расстояние».

Как использовать прием?

Создать ИКР, которого можно достичь за счет реализации бизнес-процесса и иными доступными методами.

Исключение лишних шагов из процесса .

Для реализации этого способа оптимизации бизнеса нужно внимательно проанализировать каждый этап процесса и рассмотреть возможность исключения или объединения некоторых из них.

Пример:

При приеме на должность менеджера по продажам в компанию «Техносила» соискатель обязан был пройти определенные этапы:

Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (оно ведется по телефону).
Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (лично в офисе компании).
Прохождение собеседования с руководителем торговой точки.
Подготовка и доставка пакета документов для приема на работу в офис компании.

Приступить к работе менеджера по продажам в определенный магазин возможно, только если соискатель пройдет все вышеперечисленные этапы.

Менеджер по подбору персонала не должен допустить, чтобы к директору магазина попали случайные люди, не подходящие ни по возрасту, ни по образованию, ни по опыту работы и т. д. Он фильтрует соискателей на должность менеджера по продажам, а директор магазина принимает окончательное решение о принятии на работу того или иного претендента. После проведения анализа всех четырех этапов приема на работу менеджера по продажам было принято решение упразднить 2-ой и 4-ый этапы в связи с тем, что отсеять лишних кандидатов возможно уже на этапе телефонного собеседования, а оформление на работу производить непосредственно в магазине, в который принимается будущий сотрудник.

Как использовать прием?

Имеются ли повторяющиеся этапы, которые можно исключить из процесса или объединить его с другим этапом?
Необходимы ли все этапы процесса, чтобы достичь его основной цели? Возможно ли обойтись без некоторых из них?

Изменение последовательности этапов исполнения процесса.

Пример:

Алгоритм действий выдачи кредита в одном из банков происходит следующим образом: менеджер банка оформляет все документы, тем самым выполняя около 90 % работы, а затем делает запрос в службу безопасности. В результате, если служба безопасности отказывает в выдаче кредита, то 90 % данной работы оказываются проделанными впустую, а это временные затраты сотрудников банка, амортизация оргтехники, расход материалов на подготовку и распечатку документации, а также упущенная выгода. В любой отрасли бизнеса есть определенные риски, но цель руководителя – минимизировать их. В рассматриваемом примере при введении процедуры оптимизации бизнеса необходимо поменять местами этап оформления кредита с этапом проверки службой безопасности, что позволит существенно сократить количество операций исполнения процесса.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

Какие этапы процесса считаются самыми важными для того, чтобы успешно его завершить?
Есть ли возможность сместить важные этапы в начало процесса?

Дробление операций

Считается, что при более усовершенствованных процессах к квалификации работников предъявляется меньше требований. Если грамотно использовать этот метод оптимизации бизнеса и раздробить все бизнес-процессы, то это, несомненно, приведет к упрощению бизнес-деятельности в целом. Такой способ распространен еще с древних времен.

Пример:

Англия, 17 век. Один из ремесленников производил булавки в собственной мастерской. Им были наняты подмастерья, ведущие процесс изготовления булавок от начала до конца. В определенный кризисный период ремесленник не смог оплачивать труд своих помощников, он был вынужден прекратить с ними сотрудничество и принял решение разбить процесс изготовления булавок на определенные операции, которые мог производить любой, даже необразованный человек. Ремесленник набрал на улице мальчиков 15-ти лет в качестве работников мастерской. Он смог сократить расходы на оплату труда и при этом увеличить производство булавок в 200 раз. Когда ремесленник использовал труд квалифицированных работников, мастерская производила примерно 80 булавок за рабочий день, а после разделения на мелкие операции и при использовании неквалифицированной рабочей силы производство булавок достигло 48 000 штук за тот же период.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

Какие этапы процесса нуждаются в высокой квалификации производителя?
Возможно ли разделить производственный процесс на мелкие операции с целью снижения требований к работнику?

Вынесение операций за рамки основного процесса

Зачастую в сверхсложных бизнес-процессах, переполненных операциями, один работник выполняет сразу все действия, чем затягивает процесс и ведет к снижению его качества. Универсальные работники встречаются нечасто. Например, работник собственной автомастерской на окраине города может самостоятельно починить хоть карбюратор, хоть двигатель, но в условиях профессионально оборудованной автомастерской такой вариант вряд ли возможен.

Пример:

Менеджеры по продажам компании «Столплит», занимающейся реализацией мебели, самостоятельно оформляли кредиты. Из-за такой загруженности продавцов возникло множество проблем, таких как:

затягивание процесса оформления кредита из-за неспособности продавцов быть профессионалами и в продажах, и в оформлении документов;
спад уровня продаж по причине временных трат на оформление кредитов;
ошибки в оформлении документов и, как следствие, снижение количества выданных кредитов.

В данном примере четко видно, что обязанность продавцов оформлять документы на кредит затягивает процедуру продаж в розницу, несмотря на то, что изначально кредитная линия создавалась с целью их увеличения. Несомненно, продажа мебели в кредит является плюсом для магазина, но только не за счет снижения качества обслуживания клиентов продавцами торговой точки.

Руководство компании нашло простой выход из сложившейся ситуации, а именно: был создан удаленный центр по оформлению кредитных договоров (УЦОК), который сотрудничал с различными банками- компаньонами «Столплит». Единственное, что должен был осуществить продавец, предлагая клиенту кредит, – это сделать ксерокопию страниц паспорта и направить их в УЦОК, предварительно указав размер и срок кредита.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

Какие операции занимают больше всего временных и материальных ресурсов?
Возможно ли поручить выполнение данных операций другим работникам, не принося при этом убыток бизнес-процессу? Руководитель должен понимать, что некоторые из них могут выполнить не только его сотрудники, но и компании-аутсорсеры.

Объединение операций во времени и (или) пространстве

Пример:

Рыбные консервы производятся на судне, которое занимается ловлей рыбы. В месте добычи полезных ископаемых зачастую занимаются их переработкой. В приведенных примерах компании использовали такой метод оптимизации бизнеса, как объединение добычи и производства.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенный вопрос:

Имеются ли в процессе операции, которые необходимо соединить во времени и (или) пространстве?

Автоматизация, передача выполнения части или всех функций машине

Данный способ применим тогда, когда можно в полном объеме автоматизировать производственный процесс, а сотрудник необходим лишь для обслуживания специализированных машин.

Пример:

В 1880 году в США появились первые торговые автоматы, которые заменили продавцов.

В 1946 году появились первые аппараты по производству зернового кофе, заменив тем самым не только продавцов, но и барменов.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, определенный вопрос: имеются ли специализированные машины, программы, которые смогут заместить и вытеснить операции бизнес-процесса, при этом не потерять в качестве.

Автоматизация процессов производства: основные этапы и трудности

Поэтапная оптимизация бизнес-процессов самостоятельно

Первыми шагами на пути оптимизации бизнес-процессов организации должно стать создание рабочей группы, которая была бы ответственна за проект, а также формирование точного плана действий. Советуем оптимизацию бизнеса проводить поэтапно, следуя плану :

проведите диагностику бизнес-процессов предприятия;
постарайтесь тщательно описать бизнес-процессы;
выделите опорные точки;
занимайтесь усовершенствованием бизнес-процессов;
управляйте введенными изменениями.

На этапе подготовки нужно сформировать рабочую группу проекта по оптимизации бизнеса, состав которой должен зависеть от целей проекта оптимизации. Обычно в комиссию включают представителей каждого отдела компании. Крайне важно донести до сотрудников информацию о целях проекта и сформировать детальный план намечающихся работ. На стадии окончания первого этапа оптимизации бизнеса необходимо издать приказ о запуске проекта и приложить его карточку, в которой будут прописаны основные этапы, сроки, конечные итоги каждого из них, ответственные сотрудники, необходимые ресурсы.

Диагностика бизнес-процессов компании.

Даже на небольших предприятиях число бизнес-процессов может достигать нескольких тысяч. Вот почему основополагающая цель диагностики – выявление тех из них, которые нуждаются в оптимизации.

Нужно понимать, что важнейшие изменения менее значимых процессов не приносят существенных положительных результатов, и даже небольшой прогресс основополагающих процессов может принести заметный результат, например, сокращение расходов, как материальных, так и временных. Поэтому, проводя диагностику бизнес-процессов, так важно определить, какие являются ключевыми, а какие второстепенными.

В виде вспомогательных факторов , которые характеризуют важность процесса, возможно применять следующие критерии:

продукция или услуга, производимая в результате выполненных бизнес-процессов, отличается немалым удельным весом в системе расходов предприятия;
многократно повторяющийся процесс в определенный промежуток времени;
значимость характеристик процесса, таких как расходы, сроки, ресурсы;
для отбора основополагающих процессов можно применять оценки экспертной группы, куда входят руководители всех отделов компании.

Описание существующих бизнес-процессов.

Задача этого этапа – описать процессы, выбранные для оптимизации бизнеса, по принципу «как оно есть» и создать конкретные условия для единообразного понимания их всеми сотрудниками предприятия. Для этого воспользуйтесь методологиями ARIS или IDEF.

Описание бизнес-процессов важно проводить «сверху вниз». В первую очередь описывают процессы, которые происходят на высшем уровне предприятия, а затем их детализируют.

Воспользуйтесь действующим на предприятии описанием бизнес-процессов. Даже в некрупных компаниях на период запуска процедуры оптимизации существует выборочное и фрагментарное описание процессов. Например, должностные инструкции работников, положения об отделах компании, регламенты и т. п. Используя данные документы, вы сэкономите время.

Описывая процессы, опирайтесь на опыт крупнейших консалтинговых предприятий, компаний- конкурентов, ведущих аналогичную бизнес-деятельность. Вы должны назначить лиц, ответственных за выполнение каждого бизнес-процесса. Такой менеджер должен быть не только ответственен за порученный ему процесс, но и иметь возможность им управлять. Нельзя оптимизировать процессы, за которые ты не несешь ответственности.

Выделение опорных точек.

Для осуществления контроля над выполняемой работой до введения процедуры оптимизации бизнеса определите и измерьте опорные точки процесса (важнейшие характеристики). Как правило, в качестве опорных точек используют такие характеристики процесса, как качество и скорость его выполнения.

Совершенствование бизнес-процессов.

Совокупность всех действий по усовершенствованию бизнес-процессов дает право провести многосторонний анализ, найти логические ошибки и осуществить определенные мероприятия по оптимизации бизнеса.

Поиск логических ошибок

Бизнес-процессы предприятия являются исключительными, но можно выявить самые популярные ошибки, допускаемые большинством компаний. Ликвидация их даст возможность увеличить результативность процессов.

Формирование никому ненужной информации.

Часто компании копируют документы, но содержащуюся в них информацию нигде не используют. Решите, нужна ли она вам? Если да, то пропишите, в каком конкретно бизнес-процессе. Если нет, то поменяйте процесс так, чтобы лишняя рабочая функция была из него исключена.

Отсутствие информации, которая нужна для исполнения процесса.

Необходимо пользоваться информационными данными в ходе выполнения процесса, но они не должны создаваться и передаваться из иных бизнес-процессов. Первое, что нужно сделать, – это определить источник данной информации. В крупных холдингах специалисты финансового отдела управляющей компании много времени тратят на связь с дочерними предприятиями для получения дополнительных сведений. От этого можно уберечься, если распоряжение о предоставлении информации будет зафиксировано в локально-нормативных документах.

Отсутствие регламентов компании, описывающих поступление информации по бизнес-процессу.

К примеру, на предприятии действует процесс «Анализ запросов, предложений и претензий от клиентов», но сведения частично поступают менеджерам по продажам. Если в положении об отделе продаж не прописать обязанность продавцов передавать информацию в претензионный отдел, то часть данных регулярно будет теряться. Чтобы этого избежать, нужно разработать понятные регламенты, где будут четко прописаны обязанности по передаче информации.

Применение в процессе документов, которые не имеют конкретного источника происхождения.

Например, отчет по движению дебиторской задолженности могут готовить как бухгалтерия, финансовый отдел, так и коммерческий отдел компании. Показатели отчета могут существенно отличаться друг от друга. Пользователь таких сведений о задолженности потратит массу времени на поиск недочетов и на выявление расхождений в показателях отчета. Необходимо определить всех сотрудников компании, нуждающихся в информации о дебиторской задолженности, разработать унифицированную форму отчета и жестко регламентировать принципы учета.

Отсутствие регламента того или иного бизнес-процесса.

Разработка регламентов всех процессов компании – важнейшая задача, которую необходимо решить во время проведения оптимизации бизнеса. Отсутствие таких регламентов может привести к тому, что в процессы не будут вовремя вноситься изменения и дополнения и, как следствие, работа будет сделана впустую.

Ошибки интерфейса.

Как входящие, так и исходящие информационные потоки поставляются в разных форматах. Например, в компании структура детализации статьи расходов и доходов не совпадает со структурой статей бухгалтерии. В такой ситуации 20% деятельности затрачивается на подготовку информации, а остальные 80% – на трансформацию полученных данных в необходимую форму. Детально опишите процессы и введите правила передачи информации – только так вы сможете решить данную проблему. Когда ошибки будут исправлены, можно непосредственно переходить к оптимизации бизнес-процессов предприятия.

Мероприятия по оптимизации

Проведите разработку нескольких версий оптимизации бизнеса, это поможет сделать процесс более гибким для применения того или иного варианта в зависимости от ситуации. Разработайте хотя бы 2 разновидности оптимизации процесса: сложную и более простую.

Горизонтальное и вертикальное сжатие процесса.

Усовершенствование бизнес-процессов позволит заменить сотрудников узкой квалификации на специалистов широкого профиля. Так изменения в крупнейшем банке могут привести к горизонтальному сжатию процесса.

Когда участник бизнес-процесса имеет возможность взять на себя принятие конкретных решений, тем самым сократив число этапов согласования, то совершается вертикальное сжатие процесса.

Уменьшение числа операций контроля.

В практической деятельности зачастую происходит так, что затраты на различные проверки и управление бизнес-процессами превышают потенциальные потери, имеющие место быть при их отсутствии.

Управление изменениями

Основные трудности, с которыми сталкивается компания на пути оптимизации бизнеса, – протест и сопротивление внедряемым изменениям сотрудниками предприятия. Успешно провести оптимизацию бизнеса можно только при условии тесного вовлечения в процедуру всех работников компании.

Ключевой фактор , который влияет на формирование благополучной среды для совершенствования процессов, – отсутствие страха перед преобразованиями. Именно в этот момент необходимо вводить систему мотивации, которая в основном будет содержать в себе поощрения и премирования. В период оптимизации бизнеса лучше воздержаться от дисциплинарных наказаний.

Оптимизация бизнеса необходима не только для сокращения временных и денежных потерь, но и для того, чтобы упростить труд работников предприятия. Доведите до персонала компании эту идею, тогда сложностей с введением преобразований у вас не возникнет.

После оптимизации

После выполнения работ необходимо распланировать, организовать и постоянно проводить проверку введенных процессов. Нужен контроль за правильным выполнением работниками преобразованной бизнес-деятельности и соотнесение ее с регламентами компании.

После проведения оптимизации бизнеса можно наиболее эффективно пользоваться информационными системами, которые регламентируют процессы предприятия.

Для обеспечения поддержки преобразованным процессам необходимо формирование нового отдела компании, который стал бы отслеживать работу и заниматься дальнейшим усовершенствованием процессов, а также их аудированием.

Оптимизация бизнес-процессов компании: типичные ошибки, которых следует избегать

Во время проведения оптимизации бизнеса компания сталкивается со множеством трудностей. К примеру, часто оптимизацией могут заниматься разные сотрудники в разные промежутки времени . В этом случае страдает не только стиль, но и регламент описания процессов. Необходимо дополнительно разработать план характеристики и стандарты процессов, при этом нужно согласовать структурные элементы таких документов.

Зачастую проблема заключается в том, что предприятия не уделяют серьезного внимания обсуждению того, «как надо» выполнять процесс . Автоматизировать непреобразованные процессы рискованно, можно получить «автоматизированный хаос». Уже во время первого этапа оптимизации бизнеса, создавая описание действующих процессов, необходимо искать варианты их оптимизации. Такие преобразования порой приводят к тому, что приходится менять организационную систему компании.

Разрабатывая процедуру усовершенствования бизнес-процессов, необходимо, прежде всего, делать акцент на описании процессов, т.е. на регламенте. Нельзя изменять какой-то процесс без изменения регламента , в противном случае это приведет к беспорядку. Крайне важно контролировать актуальность всех регламентов. Для преобразования любого процесса нужно прописать его на бумажном носителе, провести апробацию, а затем начинать автоматизацию.

Поспешное внедрение нового программного продукта может стать отрицательным фактором для оптимизации бизнеса, особенно если специалисты не следят должным образом за работой серверов, благодаря которым функционирует введенное программное обеспечение. Нестабильно работающие и медленные сервера, ненастроенное программное обеспечение приводят к тому, что сроки на ввод в эксплуатацию увеличиваются. Персонал компании настороженно относится к введению процедуры оптимизации бизнеса, они не хотят этих преобразований. Апробацию и настройку нового ПО можно проводить на медленно работающих серверах, но ввод в эксплуатацию преобразованного ПО требует мощно работающего сервера, функционирующего без ошибок.

Работа с персоналом – важнейшая задача при автоматизации бизнес-процессов. Чтобы провести правильную наладку деятельности после процедуры оптимизации бизнеса, необходимо сформировать компетентный центр, решающий любые проблемы и вопросы. Проведите инструктаж с каждым из сотрудников компании, чтобы они не только правильно понимали особенности выполнения процесса, но и свою роль в нем.

Расходы на персонал: управление, планирование и оптимизация

Какая программа по оптимизации бизнеса подойдет вашей компании

ARIS Expres s – это инструмент, моделирующий процессы, он прост в установке, настройке и управлении, поэтому рекомендован как пользователям-новичкам, так и студентам высших учебных заведений.

Эта продукция родом из семейства инструментов моделирования ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems ) фирмы IDS Scheer (в современное время продукт является элементом компании Software AG ), уже несколько лет довольно широко распространенных на рынке России и снабженных русскоязычной версией техподдержки.

Семейство продукции ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems), производимое фирмой IDS Scheer , состоит из инструментов, моделирующих бизнес-процессы, из методов разработки системы согласованных показателей, оценок и оптимизации ценности бизнес-процессов, инструментов, упрощающих введение ERP-систем, создание проектов приложений и ИТ-инфраструктуры, а также инструментов, контролирующих выполнение процессов. Такие крупнейшие компании-аналитики, как Gartner Group и Forrester Research причисляют фирму IDS Scheer к мировым лидерам инструментов моделирования и анализа процессов бизнес-деятельности.

Business Studio – это система моделирования бизнес-процессов российского производства, которая позволяет компаниям сделать проще и быстрее развитие системы управления. Данный продукт снабжен бесплатной версией и станет отличным помощником при введении процедуры оптимизации бизнеса.

Фундаментальные решаемые задачи :

Разработка проекта усовершенствования и оптимизация процессов.
Формализация стратегии с последующим контролем за ее достижением.
Разработка проекта организационной структуры компании и ее штатного расписания.
Разработка и распространение среди персонала компании различной регламентирующей документации.
Ввод в работу системы менеджмента качества согласно стандартам ISO.
Разработка техзаданий и поддержка ввода информационных систем.

AllFusion Process Modeler

Данная программа поможет компании при введении процедуры оптимизации бизнеса. Провести анализ, описание и моделирование модели данных - построитель мета-моделей данных. Она по заслугам лидирует среди аналогичных продуктов и состоит из трех методологий :

Методология IDEF3 (моделирование потоков работ).
Методология IDEF0 (функциональное моделирование).
Методология DFD (моделирование потоков данных).

IBM WebSphere Business Modeler – программа с очень удобным интерфейсом для пользователей предназначена для моделирования и создания коллективной деятельности как производственных сотрудников, так и ИТ-специалистов.

Происходит быстрая интеграция функции моделирования, а также создания рабочих бизнес-процессов и имитации. Имитация построена на базе сведений из хранилища, отчетов о преобразованиях и оценки производительности в режиме реального времени. Провести мониторинг действующих процессов возможно через сеть Интернет, опираясь на помощь простейшего браузера.

ELMA – программа российского производства.

Система управления процессами базируется на очень простом замысле: создание моделей бизнес-процессов вашего предприятия построено на демонстрации наглядных диаграмм, которые нужно загрузить в программу ELMA , и она самостоятельно отследит выполнение бизнес-процессов в практической действительности компании. Данный продукт снабжен бесплатной версией и окажет хорошую помощь при введении процедуры оптимизации бизнеса.

Кроме управления ступенчатыми задачами, которые взаимовыгодно автоматизировать, существует модуль управления проектами. Система контроля отчетов воссоздает наилучшие условия ведения командной деятельности. Команда может эффективно работать удаленно, что особенно ценно для имеющихся у компании филиалов.

Документооборот посредством электронных каналов связи тесно соединен с модулями системы, чем предусматривает осуществление классификации документов и их хранение. Все это ведет к экономии времени, а представление о существовании незаменимых работников сводится к нулю.

Повышение продуктивности: 10 стратегий, которые сэкономят время

Мнение эксперта

К оптимизации следует подходить системно и поэтапно

Алла Бедненко,

директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва

Если в вашей компании происходит резкий скачок роста, то ее руководитель обязательно столкнется с вопросом постепенного введения системы оптимизации бизнеса. Именно так произошло с компанией «Эконика-обувь». Заказчиком оптимизации бизнес-процессов организации стал наш генеральный директор, куратором – вице-президент корпорации «Эконика». Непосредственным руководителем проекта – директор по персоналу.

Проект состоит из определенных этапов:

разработка модели действующих процессов;
разработка модели оптимизированных процессов, где были бы отражены основные показатели эффективности различных отделов компании;
разработка программы преобразований, подготовка техзадания для ввода корпоративной информационной системы;
разработка положений автоматизации предприятия;
непосредственная оптимизация бизнеса, т. е. усовершенствование бизнес-процессов.

Как проводится финансовая оптимизация бизнеса

На первом этапе финансовой оптимизации бизнеса, проводят анализ оптимизации работы финансового отдела компании, нужно владеть актуальной моделью процессов, которая отражала бы структуру и все операции, производимые отделом, а также материальными средствами, временем и иными необходимыми ресурсами.

Результатом второго этапа финансовой оптимизации бизнеса служит наглядный материал для проведения анализа всего происходящего на предприятии, указывающего трудные моменты в работе, всевозможные риски, расходы, связанные с повторением обязанностей и ответственности. Для формирования такой модели нужно проанализировать организационную структуру и процессы компании. На этом первоначальном этапе происходит отбор процессов, нуждающихся в преобразовании. Руководитель компании может принять решение как о преобразовании бизнес-процессов, т. е. об их оптимизации, так и об их реинжиниринге.

Оптимизация бизнеса – некрупные преобразования, которые направлены на усовершенствование уже существующих процессов. Оптимизация бизнеса является необходимой процедурой в том случае, если процессы работают и не приносят особых проблем и большого урона для компании.

Реинжиниринг бизнеса – коренные преобразования основополагающих процессов компании. Данная процедура несет за собой полный отказ от существующих бизнес-процессов с целью их замены на абсолютно новые.

Цель реинжиниринга – резко уменьшить стоимость процессов, а также временных, человеческих и материальных затрат. Как правило, при реинжиниринге происходит замена организационной структуры предприятия и выполняемых задач. Прибегать к реинжинирингу нужно тогда, когда невозможно вести деятельность согласно действующим процессам, т.к. это сопровождается денежными потерями.

После разработки рекомендаций по оптимизации/реинжинирингу действующих процессов для стандартизации новых разрабатываются определенные шаблоны решений, каждое из которых состоит из процессной и технической части. Процессная часть – это совокупность схем и элементов бизнес-процессов (ее можно реализовать в ARIS). Техническая часть – это исполнение процессной части в конкретно выбранной информационной системе.

Последующая разработка регламентирующих документов содержит в себе формирование регламентов различных процедур и процессов, положений об отделах, должностных инструкций, а также иных унифицированных документов, которыми впоследствии будут пользоваться специалисты рабочей группы при вводе в эксплуатацию информационной системы. Обязательно нужно уделить достаточное внимание качеству разработанной документации и ее доступности, т. к. ей должны пользоваться все работники предприятия. Не рекомендуется использовать в документах слишком много технических терминов и намеренно усложнять описание процессов.

Этап представления результатов проекта финансовой оптимизации бизнеса и сравнение с важнейшими целями предприятия предполагает контролирование возможности достижения плановых показателей.

Непосредственное внедрение стандартного шаблона финансовых бизнес-процессов должно предполагать определенную дату, начиная с которой компания будет вести деятельность по разработанной схеме согласно введенной системе оптимизации бизнес-процессов.

Т. е. за счет введения проекта финансовой оптимизации бизнеса на предприятии сформируется целостное учетное пространство, а риски внутреннего контроля будут абсолютно предотвращены. В итоге функции учета и отчетности станут гибкими и универсальными, а компания получит нужный ей эффект от оптимизации бизнеса.

Управление расходами организации, или Как создать систему минимальных издержек

Оптимизация бизнеса для малых предприятий: 5 недорогих решений

Бесплатные CRM-системы

Если база клиентов компании увеличивается, то встает необходимость в ее автоматизации, цель которой – напоминать клиентам о товарах и услугах, а также об акциях компании. Помощниками в автоматизации базы клиентов могут выступить такие CRM-системы, как FreshOffice, «Мегаплан», AmoCRM, «Битрикс24». Эти системы помогают компании поддерживать тесные взаимоотношения с клиентами, регулировать продажи, проводить анализ статистических показателей, осуществлять удаленный контроль за загрузкой сотрудников предприятия.

Стоимость. В CRM-системы возможно загрузить безграничное число клиентов, но пользоваться системой необходимо непрерывно, в противном случае, при простое системы более 3-х месяцев ваш аккаунт будет заморожен. Есть возможность бесплатно загрузить до 7-ми пользователей в «Мегаплан» и до 5-ти в «Битрикс24». Заметим, что интерфейс «Мегаплана» выглядит более дружелюбно, чем у других систем.

Чат клиентской поддержки MyChat

Для общения с клиентами рекомендуем пользоваться таким недорогим решением для оптимизации бизнеса, как онлайн-чат. Для того чтобы его разработать, вовсе необязательно обращаться к профессиональным программистам. Например, MyChat (nsoft-s.com) допускает общение как через локальную сеть, так и через Интернет. Инструкцию по настройкам вы сможете найти на сайте. Через MyChat можно посылать уведомления всем пользователям. Программа предполагает разделение пользователей на клиентов и сотрудников компании.

Стоимость. Тариф Business, включающий 100 подключений, – примерно 21 000 рублей в год. Отметим, что, совершая всего 8 сделок купли-продажи в месяц, компания за 1-2 месяца окупит эти расходы. Для некрупных фирм существует бесплатная версия MyChat (до 20 пользователей в чате).

Обратные звонки клиентам Callbackhunter или CallBaska

Через Callbackhunter или CallBaska посетитель сайта компании может заказать звонок, чтобы получить ответ на интересующие его вопросы. С помощью данных сервисов организация получает сведения о клиенте, его контактные данные, а также может оценить эффективность деятельности администратора сайта. Администратор должен перезвонить клиенту, оставившему свои контакты, в течение 1-2 минут с момента получения заявки на звонок.

Стоимость. Тариф Light в CallBaska – 790 рублей в месяц. В него включено неограниченное количество звонков по оставленным заявкам, но с ограничением времени (50 минут общего разговора в месяц).

Дистанционная оплата ECommPay

Для того чтобы показать авторитетность компании своим клиентам, создайте для них возможность оплачивать услуги непосредственно через сайт. С помощью ECommPay.com настройте систему интернет-эквайринга. Данный сервис интегрирован с различными платежными системами (включая мобильные), банковскими картами, электронными кошельками, а также надежно защищен от риска спорных и несанкционированных платежей. Несомненный плюс – внесение клиентом предоплаты за товар, услугу.

Стоимость. 1,8-3,5 % с любой транзакции. Если клиент оплачивает услугу в полном объеме, рассмотрите возможность сделать ему скидку, учитывая сэкономленные денежные средства на указанные проценты с платежа.

Делегирование работ одной кнопкой

Если вам периодически необходимы финансовые и юридические консультации, воспользуйтесь сервисом «Кнопка» (knopka.com). Он поможет в юридическом сопровождении бизнеса и обеспечит безопасность взаимоотношений с контрагентами. Сервис решит вопросы взаимодействий с банками, сможет предложить альтернативы оптимизации бюджета компании. Также с помощью сервиса можно решить такие вопросы, как организация переговоров с партнерами по бизнесу, поиск специалистов, бронирование билетов на самолет и т.д. Сервис «Кнопка» поможет грамотно подойти к оптимизации бизнеса вашей компании.

Стоимость. Тариф с максимальным числом услуг – 24 000 рублей в месяц, 288 000 рублей в год. Но выгодны ли компании расходы на данный сервис? Нанятый приходящий бухгалтер обойдется компании в 10 000 рублей, юрисконсульт – 20 000 рублей, бизнес-ассистент – 40 000 рублей. Итого, включая налоги – 100 000 рублей в месяц. Сумма превышает в 5 раз ежемесячный тариф сервиса «Кнопка». Ведение бизнеса без бухгалтерских и юридических услуг чревато всевозможными штрафными санкциями и значительными издержками.

Штрафы ФАС за нарушение закона о рекламе и способы их избежать

Информация об экспертах

Олег Меркулов , генеральный директор компании «Росгосстрах-Столица», Москва. Организация входит в систему «Росгосстрах» и в пятерку крупных страховщиков Московского региона. В Москве работают порядка 30 страховых агентств, офисов продаж и 100 мини- и мобильных офисов, в Подмосковье – 68 филиалов. Клиентами являются: фармацевтические компании KRKA и «Байер», авиакомпания «Ист Лайн», аэропорт «Домодедово», АКБ «Русь-банк», ФК «Русь-Капитал», ООО «Эрманн», Посольство США в РФ, «Моссельпром», ТТЦ «Останкино», Фондовая биржа РТС, радиостанция «Серебряный дождь», большинство хлебозаводов Московской области и др. Всего компания насчитывает более 10 000 клиентов.

Александр Иванов , исполнительный директор холдинга «СЗНК», Санкт-Петербург. Северо-Западная нерудная компания - целый комплекс предприятий строительной индустрии, которые объединены в три отрасли: строительную, нерудную и бетонную. Ведут деятельность в Северо-Западном, Центральном, Приволжском федеральных округах. Головные предприятия располагаются в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде. СЗНК и «СЗНК-Бетон» лидируют в производстве и поставке нерудных материалов, таких как щебень, песок и т. д., а также товарных бетонов и растворов на Северо-Западе РФ.

Алла Бедненко , директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва. «Эконика-обувь» является одним из лидеров по производству модной обуви на рынке России, оператором розничной сети в РФ. В России, Украине, Казахстане открыто более 100 фирменных магазинов обуви «Эконика».