Одна из священных обязанностей секретаря - подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.
Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.
КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?
По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:
Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.
Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.
Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:
а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;
б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);
в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.
По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.
Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания - обсудить повестку дня и принять по ней решения.
ПОВЕСТКА ДНЯ
Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.
При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:
- Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.
Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.
- Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой . Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.
На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:
Приобретение новой поточной линии;
Технологическая подготовка производства;
Внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;
Модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;
Материально-техническое обеспечение производства.
В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.
Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.
- Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания . Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
- Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня . Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
- Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании , если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.
УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ
Общие требования к участникам мероприятия:
Компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;
Достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.
Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.
Как всех оповестить
Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия .
Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.
Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.
Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».
Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).
ПРИМЕР 1
Оповещение участников совещания
Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.
Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.
Рассадка участников совещания
Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:
Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);
Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;
Представители организаций-партнеров.
Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).
Пример 2
Схема рассадки
Именные карточки
На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант - это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)
Рис. 1. Именная карточка для участника совещания
Бейджи
В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:
Ф.И.О. участников;
Их должности;
Наименование организации, которую представляет каждый участник;
Населенный пункт, в котором находится указанная организация.
На бейдже также могут быть:
Логотип организации, которую представляет участник;
Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).
Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.
Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).
Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно
Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ
На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме - целый день.
Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.
Перерывы
Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).
На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).
Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.
Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, - тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.
Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.
Временные рамки
Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.
Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.
Уточните у председателя регламент каждого выступления.
Запланируйте перерывы, если это необходимо.
Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте
О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет - придется внести коррективы и вновь доложить председателю.
После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).
ПРИМЕР 3
Повестка дня с временными ограничениями
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ
Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов - различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.
Выделяют следующие виды протоколов:
. Краткий протокол - документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.
. Полный протокол , кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.
Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.
Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.
Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол - единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.
Шаг 1: готовим рабочее место
Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:
. Выберите для себя место в зале , где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).
. Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки . Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.
. Запаситесь канцелярскими принадлежностями . Возьмите с собой 2-3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.
. Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы : часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.
Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.
Шаг 2: фиксируем ход совещания
Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.
Как вести черновые записи?
1. Подготовьте листы для черновика протокола - их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).
ПРИМЕР 4
Черновик протокола совещания. Лист № 1
Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:
Лист № 2 : «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;
Лист № 3
Лист № 4 : «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;
Лист № 5 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 6 : «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;
Лист № 7 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 8 : «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;
Лист № 9 : … (заполняется в ходе совещания).
2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом - возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.
Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:
В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.
3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ» . На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты . Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.
4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:
Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.
В кратком протоколе
В современной практике управления составление протоколов заседаний необходимо, чтобы документировать работу совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров. Образец и все необходимые правила оформления протокола заседания – далее в нашей статье.
В этой статье вы прочитаете:
- Почему важен протокол заседания организации
- Какая форма протокола заседания наиболее предпочтительна
- Какие нюансы предполагает протокол заседания совета директоров
- Какой бланк протокола заседания необходимо использовать
- Как происходит оформление протоколов заседаний
- Где найти образец заполнения протоколов заседания
- Где рекомендуется хранение протоколов заседаний
Для чего нужен протокол заседания
Протокол по итогам коллегиального управленческого действия необходим, чтобы документально оформить прошедшее обсуждение вопросов и принятые решения.
Срочно проверьте своих партнеров!
Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте ? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня, Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное получить перечень выявленных нарушений!
Оформление протокола заседания в отечественном делопроизводстве практикуется с начала 18-го столетия. Тогда впервые начали обсуждать вопрос перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол представляет собой:
– информационный документ (с документацией хода обсуждения);
– распорядительный документ (с фиксацией решения, принятого по результатам обсуждения).
Составление протоколов в современной практике управления предусмотрено, чтобы документировать деятельность совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров.
Решение о необходимости оформления протокола принимается на совещаниях руководителем, который их назначает. Если во время совещания будет обсуждаться информирование сотрудников по определенной проблеме о разъяснении ранее принятого решения, то может оформление протокола заседания необязательно. Однако оформление протокола может потребоваться и на оперативном совещании. В таком случае фиксируются данные о составе присутствующих, предложения либо высказанные мнения.
Как добиться выполнения принятых на заседании договоренностей
Александр Шувалов, генеральный директор компании «Туле-центр», Москва
Даже при правильной организации заседания , соблюдая установленный регламент, повестку и конструктивные убеждения, не всегда обеспечивается необходимый результат – компании не удается осуществить кардинальные изменения, будто совещания и не было вовсе. Подобная проблема вызвана вовсе не ленью сотрудников. Необходимо помнить о серьезной проблеме отсутствия фиксации договоренности на совещании.
Так по итогас поручения и решения после совещания просто повисают в воздухе. Многие готовы возражать, утверждая – мы фиксируем всю информацию в ежедневниках. Но очень распространены ситуации, когда работник что-то «забыл», не зафиксировал либо перепутал. Человек после заседания забывает об обсуждаемой на встрече информации.
Поэтому оформление протокола совещания для меня уже давно стало привычным и обязательным правилом. Для этого секретарь прошел соответствующий курс. Храним в своем архиве протоколы по всем заседаниям.
После проведенного заседания нужно напомнить всем сотрудникам о поручениях – электронным письмом или записями в CRM-системе и других программах, используемых в компании.
Нужно ли вести протокол заседания на специальном бланке
В литературе по делопроизводству встречается утверждение, по которому оформление протоколов заседаний производится на общем бланке. Однако общий бланк для оформления протоколов и других документов применяется не всеми компаниями. В первую очередь, он используется органами государственной власти и органами местного самоуправления. Ведь согласно нормативным правовым актам – данные органы должны использовать бланки с изображением герба (Государственного, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования), выполненные типографским способом. У других организаций есть право самостоятельного выбора способа изготовления бланков для протокола совещания.
Если компания не работает с типографскими бланками протоколов заседания, то выбор делается в пользу компьютерных шаблонов бланков – более удобной оказывается работа с конкретными видами шаблонов бланков – письмами, распоряжениями, приказами, служебными записками, протоколами, прочими видами документов.
В данном случае общий бланк не требуется. Для разработки шаблонов бланков следует учитывать положения стандарта 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (раздел 4 «Требования к бланкам документов»).
Как оформить протокол заседания
1) Заголовочная часть протокола. В ней размещают следующие реквизиты:
– полное наименование организации;
– вид документа (ПРОТОКОЛ);
– номер и дату;
– место составления протокола;
– заголовок к тексту.
Наименование организации должно указываться вместе с организационно-правовой формой. Оно должно соответствовать официальному наименованию организации (указанному в положении организации либо уставе). Необходимо также указать организационно-правовую форму полностью, а не в виде аббревиатуры.
- Тренинги по продажам: что необходимо знать перед началом
При наличии в компании официально зарегистрированного сокращенного наименования, возможно его указание строкой ниже полного наименования – в скобках. При наличии у компании вышестоящей организации, наименование последней указывается выше названия организации, составляющей документ (рекомендуется в сокращенном виде).
Например:
Открытое акционерное общество
Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»
(ОАО Агентство «Роспечать»)
Закрытое акционерное общество «Новые технологии»
Дата протокола – день проведения заседания. Если длительность заседания составила несколько дней, то указываются в дате протокола даты с начала до окончания совещания (а не ограничиваясь лишь датой подписания протокола), который может быть оформлен и через несколько дней после самого совещания).
Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номер (индекс) протокола представлен порядковым номером заседания. Он присваивается отдельно по каждой группе протоколов, составляющих в компании – отдельно нумеруются протоколы заседаний дирекции, протоколы общих собраний акционеров, протоколы собраний трудового коллектива и протоколы заседаний технического совета.
Место составления – его указание важно в случаях, если заседание проводится в другом населенном пункте, а не в месте расположения компании.есто составления указывается с учетом административно-территориального деления, допускаются лишь общепринятые сокращения.
Заголовок к тексту содержится в протоколе указание вида коллегиальной деятельности (собрание, совещание, заседание и пр.) и наименования коллегиального органа в родительском падеже. К примеру, заседания собрания трудового коллектива или совещания начальников структурных подразделений.
Размещаться реквизиты заголовочной части могут угловым либо продольным способом. Право выбора подходящего варианта сохраняется за компанией.
2) Вводная часть текста. После заголовка вводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Необходимо учитывать – председатель в протоколе является должностным лицом, которое проводит совещание, по штатному расписанию его должность не указывается в тексте.
Секретарь отвечает за организацию совещания, документирование его деятельности, составляя и оформляя протокол. Не обязательно, чтобы секретарь совещания являлся секретарем по занимаемой должности. Ведь данная должностная обязанность для сотрудника может быть дополнительной. Если она выполняется постоянно, необходимо регулировать её должностной инструкцией. Данная работа поручается работнику руководителем, если выполняется как разовое поручение.
Председатель – Панков Ю.П.
Секретарь – Егорова Д.Л.
Присутствовали: Беспалов А.Д., Корнеев Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.
Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т.
После слова «Присутствовали» с новой строки пишем в алфавитном порядке инициалы и фамилии должностных лиц компании, принимающих участие в заседании. Если приглашены для участия в заседании должностные лица организации, необходимо их перечисление в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. При участии в рамках заседания представителей других организаций, необходимо также указывать должности и названия компаний.
Печатается перечень присутствующих участников совещания и приглашенных лиц через один межстрочный интервал. Затем оставляется пустая строка и через один межстрочный интервал печатается повестка дня. Принято печатать основную часть текста через 1.5 межстрочных интервала.
- Договор на оказание услуг: образец, типичные ошибки
Составление перечня участников относится к обязанностям секретаря. Список формируется заранее по указанию руководителя. Данный список в день проведения мероприятия корректируется в зависимости от фактического наличия должностных лиц.
Если производится оформление протокола заседания расширенного (при участии более 15 человек) либо постоянно действующего коллегиального органа, фамилии участников не перечисляются, а указывается цифра их общего количества. Определяется это количество по данным регистрации – в данном случае список регистрации входит в число приложений к протоколу. Протоколом заседания в таком случае отражаются следующие данные:
Присутствовали: 19 человек (список прилагается).
Во вводной части протокола указывается повестка дня. Содержание повестки дня определяется руководителем, назначающим совещание, который будет заниматься и его проведением. Если данный документ рассылался перед совещанием, то информация из него должна переноситься и в протокол.
- Оборотные активы предприятия: понятие, управление и анализ
В повестке дня содержатся вопросы, которые будут обсуждаться на мероприятии, закрепляя фамилии выступающих и последовательность обсуждения данных вопросов.
В протоколе по каждому пункту должны приводиться инициалы и фамилия докладчика.
Повестка дня:
1) Об утверждении правил информационной безопасности.
Доклад начальника информационного отдела Дорониной Ю. Р.
2) О внесении изменений в штатное расписание.
Выступление заместителя генерального директора Сергеева И. Н.
3) Основная часть текста
Протоколы заседания компании, в зависимости от формы изложения текста, могут быть полными и краткими. Формы протокола различаются между собой лишь по полноте освещения хода заседания. Данные формы не предполагают различия по оформлению:
Краткий протокол – данным документом фиксируются:
– вопросы, которые обсуждались на заседании;
– фамилии выступавших (докладчиков);
– принятые решения;
Обычно ведется данный протокол для следующих случаев:
– когда стенографируется заседание либо записывается на диктофон;
– при оперативном заседании, важное значение отводится фиксации решения без детализации хода обсуждения.
Краткий протокол заседания организации не позволяет определить ход обсуждения вопроса, высказанные замечания, мнения, процесс выработки распорядительной части – управленческого решения.
Полный протокол предназначен для документирования подробной картины происходящего, включая содержание докладов и выступлений участников заседания, всех высказанных мнений, озвученных вопросов, замечаний, реплик и позиций.
Следовательно, полный протокол предполагает наличие трех частей по каждому обсуждаемому вопросу – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).
В основной части текста содержится количество разделов, соответствующее числу пунктов, включенных в повестку дня. Разделы нумеруются в соответствии с ней. Каждый раздел содержит 3 части для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Краткий протокол содержит 2 части. Печатают данные слова от левого поля прописными буквами.
В тексте протокола после слова «СЛУШАЛИ» предстоит указать фамилии и инициативы основного докладчика в родительном падеже, с изложением через тире записи его речи. Как правило, изложение приводится от 3-го лица единственного числа в прошедшем времени. Если подготовлен письменный доклад со сдачей секретарю, можно обозначать протоколом лишь тему доклада, с припиской «текст доклада прилагается». Рассмотрим пример:
1. СЛУШАЛИ:
Петрова В. Ю. – о результатах выполнения плана работы отдела продаж на 4 квартал 2015 г. Отметил, что план выполнен на 100%.
1. СЛУШАЛИ:
Петрова В. Ю. – текст доклада прилагается.
После слова «ВЫСТУПИЛИ» в протоколе предстоит указать фамилии и инициалы участников обсуждения. Каждая фамилия и инициалы в тексте протокола печатаются с новой строки в именительном падеже.
Записи выступления указываются после фамилии через тире с изложением от третьего лица единственного числа. Приводятся в данной части и вопросы, которые были озвучены во время доклада либо после его окончания, с указанием ответов на них.
Если на совещании отсутствуют обсуждения либо вопросы, опускается часть «ВЫСТУПИЛИ», данный фрагмент состоит лишь из 2 частей «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Возможно это также для полного протокола при рассмотрении некоторых вопросов на повестке дня.
За словом «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ») указывается текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. При принятии по одному вопросу нескольких решений, предстоит пронумеровать их арабскими цифрами. Первой цифрой будет показываться номер пункта, второй цифрой – номер принятого решения.
В частности, если принимаются по первому пункту 3 решения, указываться они будут как 1.1, 1.2 и 1.3.
Если принято по 2-му вопросу лишь одно решение, будет указываться не 2, а 2.1.
1.1. Подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. к 03.03.2009. Ответственный – начальник кадровой службы Ушаков Л.Б.
1.1. Начальнику кадровой службы Ушакову Л.Б. подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. Срок – 03.03.2009.
По обычной практике оформления протокола заседания не предполагается фиксация результатов голосования. Хотя, если голосование проводилось, необходимо его отразить в пункте постановляющей части. Протоколы общих собраний предполагают множество специфики – в том числе при отражении данных голосования по решениям, с фиксацией данных решений в протоколе счетной комиссии, также протоколом общего собрания акционеров. Рассмотрим пример:
1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.
1.1. Утвердить годовой отчет, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках за 2014 год; План развития и перечень наиболее важных задач на 2015 год.
Результаты голосования: «ЗА» – 78 голосов (97,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании); «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 2 голоса (2,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании). Решение принято 78 голосами. Протокол № 2 счетной комиссии прилагается.
Имеет ли протокол заседания юридическую силу
Составление протоколов производится на основе стенографических, рукописных либо аудиозаписей, ведущихся на заседании. Секретарь после заседания перепечатывает записи, оформляя их согласно изложенным требованиям, и представляя на редактирование председателю совещания. Протокол, с учетом данного правила, подписывается и получает силу официального документа.
Юридическая сила протокола – его достоверность, официальность, бесспорность – зависят от правил оформления. Стандартное определение предполагает: «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Если указанные правила оформления соблюдаются, то протокол заседания организации наделяется юридической силой, когда будет подписан 2 лицами – председателем и секретарем.
Протокол заседания организации представляет собой внутренний документ, поэтому, как правило, на нем не указывается печать.
Если составляется протокол заседания организации на несколько страниц, необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Проставляются номера страниц арабскими цифрами без указания слова «страница» (стр.), не используя кавычки, дефисы и прочие знаки.
Каков срок подготовки протокола
Общее правило предполагает – срок подготовки протокола заседания не должен быть более пяти дней. Назначаться конкретная дата готовности протокола заседания может руководителем, который вел совещание, либо председатель постоянно действующего коллегиального органа. Устанавливаться срок оформления протокола может в регламенте работы коллегиального органа.
Однако для некоторых разновидностей устанавливаются четкие сроки согласно определенным документам.
Решения, которые были приняты в рамках совещания, должны доводиться работникам или рассылкой или копиями всего протокола, или как выписки постановляющей части. Ознакомление работников в небольших компаниях порой ведется под роспись, составив к протоколу лист для ознакомления.
Также практикуется подготовка, основанная на принятых решениях других распорядительных документов – к примеру, приказа руководителя компании либо решения коллегиального органа.
Для согласования протокола заседания использую iPad
Илья Алябушев , директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва
При согласовании протокола заседания с партнерами работаю с использованием iPad. Использую при комментировании каждого пункта документа приложения PDF Converter и PDF Expert. С помощью первого смог конвертировать по почте документ в PFD-формат, второе очень удобно для составления комментариев. Партнеры, конечно, были удивлены комментариями в файле PDF – пришлось читать предложения в одной программе, а вносить правки в документ уже в другой.
Как оформить выписку из протокола заседания
Распространенная практика документирования заседания – составление выписок из протокола. Выписка из протокола является точной копией части текста подлинного протокола, который относится к вопросу повестки дня, в отношении которого составляется выписка. Воспроизводятся при этом все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому выписка готовится, и текст, который обсуждает его обсуждение и решение.
Подписывается выписка из протокола лишь секретарем, он же занимается составлением заверительной надписи. В ней содержится слово «Верно», с указанием должности лица, которое выписку заверяет, его личной подписи, фамилии, даты и инициалов. Если выдается выписка из протокола, чтобы представить в другую организацию, необходимо заверить печатью.
Где и как хранить протоколы заседания
Хранение протоколов заседания осуществляется в зависимости от формы делопроизводства, принятой в конкретной компании. При централизованном ведении делопроизводства, то хранение протоколов заседания возможно у секретаря, в службе делопроизводства. Место хранения в рамках децентрализованного делопроизводства определяется по структуре компании – обычно используются секретариаты должностных лиц, проводящих совещания.
Протоколы формируются в дела согласно номенклатуре дел, однако в любом случае необходимо их формирование в раздельных делах – в зависимости от названия коллегиального органа либо вида проводимого совещания.
Проводятся совещания дирекции генеральным директором. В структуре компании создан экспертный совет с генеральным директором во главе. Протоколы совещаний и экспертного совета необходимо формировать в 2 разных дела.
Для протоколов разных видов характерен постоянный срок хранения. В их числе протоколы коллегиального исполнительного органа, контрольных, ревизионных органов, экспертных, научных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков.
Информация об авторе и компании
Александр Шувалов , генеральный директор компании «Туле-центр», Москва. В 1993 году окончил Московский государственный институт международных отношений. Карьеру начал в Великобритании в компании Boeing. Получил степень МВА в Кембриджском университете. В 1998 году, вернувшись в Россию, в качестве антикризисного менеджера возглавил Саратовский жировой комбинат. С 1999-го – глава группы компаний AnhelGmbH. С 2008-го – руководитель направления национальных продаж текстильного холдинга «Новотекс». В 2009–2010 годах – исполнительный директор инвестиционного фонда LloydsBankingGroup (Лондон).
Илья Алябушев , директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва. Окончил Южно-Уральский государственный университет. До прихода в компанию «АйДесайд» курировал развитие проектов в холдинге «Астра – системные технологии», участвовал в создании комплексных систем мониторинга безопасности в городах. Получил сертификат международной ассоциации ScrumAlliance.
Протокол совещания является информационно-распорядительным актом, где осуществляется фиксация процесса обсуждения хозяйственных вопросов на предприятии. Также данный бланк первичной документации содержит в себе решения, принятые участниками собрания. Ведение подобной документации – одна из необходимых составляющих любых собраний на предприятии .
Именно данный протокол отвечает за эффективность исполнения решений по каким-либо вопросам.
Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 181 пункт два в подробностях рассматривает порядок оформления данного документа. Существует ряд определенных требований, которые должен соблюдать человек ведущий записи. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как составить протокол заседаний и какую информацию в нем необходимо указывать.
Для решения жилищных вопросов законодатель требует обязательного ежегодного проведения собрания
Кто занимается ведением записей
Обязанности по ведению записи хода общего собрания входит в работу секретаря. В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия. Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия.
Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса. В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы. Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.
Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.
Структура бланка
Для письменной фиксации обсуждаемых вопросов используются специальные бланки, установленные администрацией предприятия. Бланк протокола рабочей встречи имеет определенную структуру и нормативы по его заполнению. Наиболее часто подобные бланки используются для ведения записей в муниципальных и государственных органах. Индивидуальные предприниматели и частные организации предпочитают обычные шаблоны, которые составляются на компьютере.
Несмотря на вышесказанное, данный акт обязан иметь в своей структуре такие необходимые поля:
- реквизиты предприятия, где ведутся переговоры;
- оглавление;
- дата проведения и регистрационный номер документа;
- город, где проводится совещание;
- перечисление рассматриваемых вопросов;
- ключевая часть;
- роспись слушателей, секретаря и руководителя собрания.
Пример составления рассматриваемого документа
Данный бланк составляется на основе видео и аудиоматериалов, которые делаются секретарем в ходе проведения совещания. Составление и заполнение протокола – длительный процесс, который может занимать около пяти дней. В отдельных случаях, которые прописываются законодательством или внутренним распоряжением администрации предприятия, для составления бланка могут быть установлены жесткие сроки. Ниже мы предлагаем рассмотреть пример оформления протокола совещания.
Протокол - документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях В данном поле указывается наименование акта . В конкретной ситуации пишется слово «Протокол». Далее нужно дать определение собранию и коллегиальному органу, ответственному за проведение собрания. В приведенном примере мы будем рассматривать «Протокол производственного совещания».
Место и дата проведения, порядковый номер
При составлении протокола необходимо указать регистрационный номер этого документа. В большинстве компаний, порядковый номер этого бланка идентичен номеру собрания. Отсчет ведется от начала календарного года. В учебных учреждениях при ведении нумерации документов, отсчет ведется с первого дня начала учебного года. В том случае, когда протокол общего собрания регистрирует решения временно действующей коллегии, акту присваивается номер идентичный сроку действия полномочий коллегии.
В графе дата – указывается день, в котором было проведено совещание. В том случае, если подобное собрание заняло несколько рабочих дней, следует указать дату начала переговоров и окончания обсуждения вопросов. На данный момент необходимо обратить особое внимание, так как наличие пропущенных полей может стать причиной потери юридической силы документа. Пример заполнения поля дата: «13.04.2009 – 15.04.2009» или «11 ноября 2015 – 13 ноября 2015».
Ниже представлен шаблон протокола совещаний:
ЗАО «Металлург»
Протокол
производственного собрания
Отдела маркетинга
04.11.2017 год. ____________№5
Город Москва.
Графа «Место составления» должна указываться в обязательном порядке. В этом поле указывается название точки местности, где проходило собрание. Допускается пропуск заполнения этой графы в том случае, когда название предприятия включает в себя название города. В виде примера можно привести такие названия, как «Рязанский Металлург» или «Омский деревообрабатывающий завод».
Вышеуказанная форма составления оглавления бланка, используется как частными предприятиями, так и муниципальными учреждениями.
Вводная часть
В первом абзаце вводной части рассматриваемого документа указывается фамилия и инициалы председателя собрания. Здесь следует указать фамилию и должность работника предприятия, в чьи полномочия входит проведение собраний. Однако, допускается указать в данном поле, только фамилию сотрудника. Также следует сказать о том, что председатель совещания не всегда является директором компании. Далее следует указать ФИО секретаря, что записывает ход собрания. Если производственное совещание проводится начальником компании, эти данные следует отобразить в протоколе.
Поле «Присутствующие» заполняется перечислением фамилий всех участников собрания. Для того чтобы правильно заполнить данную графу, следует помнить о следующих нюансах:
- В данном поле фамилии и инициалы работников компании, присутствующих во время общего собрания, указываются согласно алфавитному порядку. Нужно сделать акцент на том, что занимаемые ими должности в этой графе не указываются.
- Если в процессе заседания участвовало более пятнадцати человек, следует создать отдельное приложение, где будут перечислены их фамилии и инициалы. Данное приложение впоследствии прикрепляется к протоколу.
- При наличии на собрании представителей других компаний и лиц, приглашенных из других предприятий, нужно добавить в подготовленный бланк, графу «Приглашенные». В данном поле указываются данные приглашенных лиц. Основной нюанс, связанный с заполнением этой графы – обязательное указание должности и названия организации, которую представляет приглашенный.
- Каждый участник собрания должен подставить подпись в специальном разделе, подтверждая свое присутствие.
Протоколы документируют деятельность постояннодействующих коллегиальных органов После этого, следует сделать небольшое отступление, а после него внести «Повестку дня». В данном разделе следует указать вопросы, которые были рассмотрены в ходе собрания. Для нумерации каждого пункта этого поля используются арабские цифры. Допускается использование предлогов «о» и «об» при формулировке вопроса. Заполняя данные пункты, нужно указать лицо, выступившее с освещением этого вопроса. В качестве примера можно привести следующую формулировку:
«Об итогах работы за 2016-2017 год
Докладчик: Фадеев М.П»
Вышеуказанный образец протокола общего собрания наглядно демонстрирует структуру этого документа.
Различия кратного и полного протоколов
Существует два основных вида составления протокола: полная и краткая форма. В связи с этим, при оформлении подобного документа очень важно учитывать, какая форма используется для записи собрания. Заполняя краткую форму документа (данная форма используется при оформлении протокола оперативного собрания), в основной части акта указывается следующая информация:
- рассматриваемый вопрос;
- фамилия и инициалы докладчика;
- решение, утверждённое участниками обсуждения.
При написании полного протокола, в данном разделе указывается не только вышеперечисленная информация, но и основные моменты, которые наиболее четко характеризуют выступление докладчиков. Также здесь приводятся те сведения и прения, что возникли в процессе собрания. При заполнении полного протокола, следует сделать основной момент на высказанных мнениях участников коллегии, имеющихся замечаниях и возражениях.
Основной раздел
Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня. При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.
Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.
После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.
В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».
Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.
На предприятиях с развитой инфраструктурой, издаются специальные распорядительные документы (распоряжения, постановления или приказы) для организации исполнения требований, указанных в решении.
Методика хранения
Перед сдачей в архив для хранения, данный вид документов категорируется с учетом вида собрания. В качестве архива может выступить как секретариат, так и отдел, занимающийся делопроизводством. Длительность сроков хранения определяется на основе установленных на предприятии правил. Стандартный срок хранения документации составляет 3 года, после чего документы могут быть уничтожены.
Протокол совещаний – акт, упрощающий вынос решений касаемо вопросов, лежащих на повестке дня. С помощью данного документа создаются определенные рамки для выполнения различных поручений в хозяйственной деятельности каждого предприятия. В современных компаниях, для создания подобных бумаг используются специальные электронные ресурсы. Такой подход к делопроизводству значительно упрощает взаимодействие различных подразделений компании.
В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную .
Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.
|
Обычное протоколирование |
Идеальное протоколирование |
|
Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания |
Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование |
|
Все по-разному понимают итоги встречи |
Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата |
|
Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание |
Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах |
|
Необязательность выполнения принятых на совещании решений |
Обязательность выполнения принятых к выполнению задач - ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок |
|
Несоблюдение или отсутствие повестки совещания |
Следование визуальной повестке совещания |
|
Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще - еще позже |
Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания! |
|
На контроль принятых решений уходит много времени |
На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач |
Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.
В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.
2. Семь составляющих идеального протокола совещания
Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании. Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами. И это возможно! Давайте узнаем, как.Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.
Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования
Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.
2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:
Рис.2. Внесите организационные детали
Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.
2.2. Укажите и распределите роли участников совещании
Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.
Рис.3. Распределите роли участников
- Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
- Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
- Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
- Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
- Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
- Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
- Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
- Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.
2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания
У большинства совещаний обычно нет письменной повестки. Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников 
Рис.4. Зачем мы собираемся?
Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.
2.4. Зафиксируйте решения
Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше. Эти договоренности могут быть трех видов:- Решения, которые касаются всех
- Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
- Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.
Итак, решения.
Рис.5. Введите текст решений.
Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».
2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.
Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager
Рис.6. Введите задачи.
Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.
2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже
Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».
Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.
Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.
2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)
И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»
Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook
И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!
Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.
А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».
Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.
Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!
3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!
Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования! Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам!Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.
Отзывы:
С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.
Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,
Московский Банк Сбербанка России
Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!
В.В.САЛМИН
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА
Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!
Протоколируйте свои совещания результативно!
Новая страница 1
Подготовка к оформлению протокола начинается с назначения даты и времени проведения совещания, определения круга вопросов, которые будут рассмотрены на нем. Это решение обычно оформляется повесткой дня, которая при оформлении протокола будет составлять одну из его частей, а до проведения совещания является документом, с помощью которого оповещаются участники заседания. Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.
Протокол оформляется на общем бланке, который обычно включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), места для проставления номера и даты, место для текста протокола, место для заголовка к тексту.
Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21–24.01.2002.
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тесту протокола имеет отличия от оформления этого реквизита в других документах. Как правило, заголовок содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: протокол заседания коллегии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений.
Текст протокола включает вводную и основную части.
Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность в протоколе не указывается; секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. В постоянно действующих коллегиальных органах секретарь является должностным лицом (Секретарь Ученого совета, Секретарь коллегии и др.).
С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляют инициалы и фамилии постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на заседание из других организаций. Список участников совещания секретарь составляет в день его проведения, т.к. список может не совпадать с первоначально намеченным. С составления списка участников заседания начинается оформление протокола.
При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации. Списки регистрации передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. При этом в протоколе указывают: Присутствовали: 57 чел. (список прилагается) .
Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Повестка дня заседания, составленная заранее, должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Ее содержание определяется руководителем, который будет вести заседание. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабскими цифрами и начинается с предлога «О» или «Об» (отвечает на вопрос «О чем?»). По каждому пункту указываются инициалы и фамилия докладчика – должностного лица, который готовил сообщение по данному вопросу.
Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
В основной части текста должно содержаться столько же разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Разделы нумеруются той же нумерацией, что и повестка дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, которые печатаются от левого поля. После слова “СЛУШАЛИ” в тесте протокола излагают записи речи основного докладчика; после слова “ВЫСТУПИЛИ” – записи высказываний участников обсуждения вопроса; после слова “ПОСТАНОВИЛИ” – изложение постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения. Например:
Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования, однако в ряде протоколов (например, протоколах общего собрания акционеров) указывается общее количество лиц, принявших участие в голосовании, и распределение голосов «За», «Против», «Воздержались».
Решения, принятые на заседании, доводятся до сведения сотрудников посредством рассылки копий протокола либо выписок постановляющей части. Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.
В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в форме именительного падежа. Изложение записи выступления (обычно в форме третьего лица единственного числа) отделяют от фамилии дефисом.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола. Она может быть краткой, полной или стенографической. Формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания, отличий в оформлении они не имеют.
Краткий протокол – это документ, в котором фиксируются обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол, как правило, ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется или когда заседание носит оперативный характер. По такому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части протокола, т.е. управленческого решения.
В полном протоколе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и передается содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. После вводной части в таком протоколе делается запись «Заседание стенографировалось». Стенограмма является обязательным приложением к протоколу.
Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Рукописные записи ведет секретарь, именно от его квалификации зависит качество протокола. В данном случае требуется умение вникнуть в суть обсуждаемых вопросов и суметь их точно записать. Эти записи являются черновыми материалами для дальнейшего оформления протокола. В ряде случаев выступающие на заседании передают секретарю записи (тезисы) своих выступлений, которые затем и включаются в текст протокола. Однако чаще секретарь должен рассчитывать только на свои навыки скорописи, конспектирования и стенографирования. После заседания записи секретаря перепечатываются, редактируются и оформляются как официальный документ. Срок подготовки протокола в настоящее время определен в три дня.