Среднесписочная численность работников образец. Подаем сведения о среднесписочной численности работников

Сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год нужно сдать в январе 2017 года. Форма отчетности утверждена приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. В статье - сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год: сроки, бланк, образец.

Срок сдачи

Сведения о численности - это самый ранний отчет, который организации и индивидуальные предприниматели (в том числе на УСН), сдают в налоговую инспекцию по итогам 2016 года, - не позднее 20 января 2017 года .

Срочная новость для бухгалтерии по отчетности: . Читайте в журнале

Это требование пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Причем организации представляют отчет как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии, что подтверждают представители Минфина России в письме от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390. А вот индивидуальные предприниматели подают сведения о среднесписочной численности, только если привлекали персонал в прошедшем году (ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248‑ФЗ).

То есть ИП без работников отчет о средней численности не сдает .

Как считать

Среднесписочная численность определяется на основании ежедневного учета списочной численности работников. Источником информации о ней обычно служат формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Списочная численность за каждый день должна соответствовать табелю учета рабочего времени (формы и ), на основании которого определяется, кто пришел и не пришел на работу. Показатель уточняется по приказам о приеме на работу (), переводе работников на другую работу (), предоставлении отпуска (), расторжении трудового договора (). Сведения можно почерпнуть из личной карточки (), расчетно-платежной ведомости () и других документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. А так же вы можете ознакомиться с темой расчет лимита кассы образец .

Вычислить среднесписочную численность работников можно, следуя Указаниям, утвержденным (далее - ). Чтобы определить среднесписочную численность за год, используйте формулу:

В случаях, когда фирма вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована летом), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 ().

В свою очередь, чтобы вычислить среднесписочную численность за месяц, применяют формулу:

Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, считают так:

Среднесписочная численность сотрудников, отработавших полные рабочие дни		Списочная численность работников за 1-е число месяца		Списочная численность работников за 2-е число месяца				Списочная численность работников за последнее число месяца		Количество календарных дней месяца

Итак, среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. При этом в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу.

Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке, заключил трудовой договор и работает на дому (надомники) или принят на работу с испытательным сроком.

Какие работники учитываются

В списочной численности учитываются все работники, с которыми заключен трудовой договор и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу, за исключением внешних совместителей.

В списочной численности учитываются и отсутствующие на работе (командированные, заболевшие, направленные на обучение с отрывом от работы, находящиеся в отпуске, совершившие прогул и др.).

Категории тех, кто в списочную численность не включаются: внешние совместители, лица, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения, адвокаты.

При расчете среднесписочной численности не учитываются:

женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;

лица, находящиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка из родильного дома, а также в допотпуске по уходу за ребенком;

обучающиеся и поступающие в образовательные учреждения работники, находящиеся в допотпуске без сохранения зарплаты.

Кто не учитывается


	Внешние совместители
	Граждане, выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера
	Собственники самой организации, не получающие заработную плату
	Сотрудницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком
	Те, кто поступает учиться и находится в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов
	Те, кто переведены на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направлены на работу за границу
	Лица, направленные компанией на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы и получающие стипендию за ее счет
	Граждане, которые подали заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения или прекратили работу без предупреждения работодателя
	Лица, с которыми заключен ученический договор с выплатой в период ученичества только стипендии
	Работники, находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю. Это следует из пункта 81.3 Указаний. Для удобства мы привели показатели в табл. 2 ниже. К примеру, при пятидневной рабочей неделе общей продолжительностью 40 часов, человеко-часы нужно делить на 8.

Продолжительность рабочего дня в часах

После того как определено количество человеко-дней, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день:

Пример расчета

Компания ООО «Эклер» зарегистрирована 15 октября 2016 года и с момента создания применяет упрощенную систему налогообложения. В организации установлена 40-часовая пятидневная рабочая неделя (продолжительность рабочего дня составляет 8 часов). Списочная численность сотрудников, работающих по трудовому договору полный рабочий день, составила:

В октябре и ноябре 2016 года в компании ООО «Эклер» отсутствовали сотрудники, работавшие неполный рабочий день. А 1 декабря был принят на условиях сокращенного рабочего дня помощник бухгалтера. В декабре он отработал по 4 часа 23 дня.

Рассчитаем по итогам 2016 года среднесписочную численность работников ООО «Эклер» следующим образом.

1. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен полный рабочий день, равна:

В октябре - 9,87 чел. (18 чел. × 17 дн. : 31 дн.);

В ноябре - 19,66 чел. (18 чел. × 20 дн. + 23 чел. × 10 дн.) : 30 дн.;

В декабре - 23 чел. (23 чел. × 31 дн. : 31 дн.).

2. Месячная среднесписочная численность сотрудников, которым установлен неполный рабочий график, равна:

В декабре - 0,5 чел. (4 чел.-ч. × 23 дн. : 8 ч. : 23 дн.).

3. Месячная среднесписочная численность всех сотрудников равна:

В октябре – 9,87 чел.;

В ноябре - 19,66 чел.;

В декабре - 23,5 чел. (23 чел. + 0,5 чел.).

4. Среднесписочная численность сотрудников фирмы «Эклер» за 2016 год равна 4,42 чел. (9,87 чел. + 19,66 чел. + 23,5 чел.) : 12.

Как отчитаться

Сведения подают по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации, как ее заполнять, даны в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. Сама форма состоит из одного листа. Вверху указывают ИНН организации или индивидуального предпринимателя и КПП организации. Строка «Представляется в ____» предназначена для наименования и кода инспекции. Ниже следует привести полное название организации в соответствии с учредительными документами либо ФИО предпринимателя.

Среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1-4 отбрасывают. Форму подписывает руководитель компании, индивидуальный предприниматель или представитель, ставится печать и дата. При этом ФИО руководителя или представителя указывают полностью.

Срок подачи сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, как мы упомянули в начале статьи, - не позднее 20 января текущего года. То есть крайний срок подачи сведений по сотрудникам за 2016 год - 20 января 2017 года. Таковы требования пункта 3 статьи 80 НК РФ.

Обратите внимание: если фирма подаст сведения о среднесписочной численности с опозданием, налоговая инспекция может наложить одновременно два штрафа. На организацию - в размере 200 руб. и на ее руководителя - в размере от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ, п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179).

Предприниматель же, опоздавший сдать сведения по работникам, заплатит 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Пример заполнения

Среднесписочная численность работников (СЧР) – это, определяющееся специалистами, количество персонала, работающего в организации на определенный период. Точное количество сотрудников необходимо крупным организациям с целью точного определения суммы налоговых отчислений.

Отчет о среднесписочной численности работников находится в перечне первых сдающихся документов. Также он является очень важным из-за того, что содержит данные, влияющие как на все остальные отчетные документы, так и на размер уплачиваемых налогов. По этим причинам нужно обязательно знать все нюансы составления таких отчетов. Сдавать подобные отчетности должны все юридические лица, а также ИП, имеющие сотрудников.

Подобная отчетность имеет установленную законодательством форму КНД 1110018. Бланк для заполнения этого отчета может быть предоставлен любыми ресурсами, нужно только обязательно соблюдать актуальность найденной формы в 2019 году.

Также существует множество программ, способных рассчитать среднесписочное количество сотрудников автоматически. Такие программы значительно облегают работу сотрудникам кадровых служб. Как правило, сдается такая отчетность раз в год, но в некоторых ситуациях может появиться необходимость ее предоставления второй раз за год.

Многие руководители не хотят самостоятельно заниматься составлением отчетов. Они могут обратиться к специалистам, занимающимся ведением бухгалтерской документации или же найти специальную программу в интернете.

Общие требования в заполнении

Отчет о СЧР сдается в виде бланка. Этот бланк должен содержать всю информацию о предприятии и итоги подсчета среднего числа сотрудников за исследуемый период. Эти расчеты должны проводиться в соответствии с условиями, которые устанавливаются Налоговым Кодексом и Росстатом.

Расчет средней численности сотрудников за год происходит на основании среднесписочного количества работников за каждый месяц исследуемого года. Месячным показателям необходимо содержать в себе информацию о количестве всех сотрудников предприятия, работающие как неполный, так и полный рабочий день.

Отчеты о среднем количестве сотрудников подаются в налоговую в электронном виде при условии, что численность сотрудников более 100 человек. Если же количество сотрудников меньше 100 человек, то ИП и другие организации вправе сдавать отчетность на бумажном носителе.

Бланк отчетности имеет такие разделы, которые нужно обязательно заполнить:

идентификационный код организации;
количество страниц;
полное название организации, подающей отчетность;
дату отправки бланка;
полное имя составителя бланка;
печать организации.

Заполняется бланк обязательно только черной ручкой, поэтому при заполнении такой отчетности другим цветом, ее буду считать недействительной. При заполнении бланка нужно писать четко, без ошибок и поправок, и обязательно печатными буквами.

Такие отчетности предоставляются кроме Налоговых органов еще и в Пенсионный фонд. Единственным отличием является то, что в таких отчетах нужно учитывать персонал, который работает по внешнему совместительству.

При расчете численности сотрудников в выходные дни и праздники берется численность персонала, который работал в рабочий день до праздника.

Стандартные положения

Зачем, когда и как сдавать

При сдаче отчетности не имеет значения режим налогообложения, на котором работает организация.

Такую отчетность о СЧР должны сдавать:

все ООО, включая тех, у которых основатель является единственным сотрудников, и тех, которые не совершают хозяйственную деятельность;
ИП, не имеющие наемного персонала, до 2019 года ИП необходимо было предоставлять данные даже в случаях, если единственным сотрудником являлся учредитель, но в 2019 эта необходимость была отменена.

Как было сказано, бывают ситуации, когда нужно составлять отчетность второй раз за год. Чаще всего такая необходимость появляется у ООО (общество с ограниченной ответственностью), при условии, что эта организация была создана недавно.

Отчеты о СЧР нужно сдавать в налоговые органы, прикрепленные к месту регистрации ИП.

Существует несколько способов их сдачи:

в электронном виде отправляются через интернет;
в бумажном виде отправляются почтой, а днем сдачи будет считаться квитанция об оплате письма;
на бумажном носителе отправляется напрямую в налоговый орган.

В случае сдачи отчетности на бумажном носителе сотрудники налоговой службы могут попросить дополнительно представить такую же отчетность в электронном виде.

Уточнения по закону

Условия о сроках сдачи отчетности о среднесписочной численности персонала устанавливаются ст. 80 Налогового Кодекса. Форма ее заполнения была установлена ФНС РФ в 2007 году.

В законодательство указаны документы, которые являются необходимыми при расчете средней численности персонала:

и Т-13, характеризующие посещаемость каждого сотрудника;
документы о принятии на работу;
приказы о предоставлении персоналу отпусков;
постановления о перемещении сотрудников;
приказы о расторжении трудового соглашения.

В СЧР входят те, кто был отправлен в командировку, болеет или отсутствует по другой уважительной причине.

Также НК РФ регламентирует категории сотрудников, входящих в СЧР организации, а также объясняет, как нужно производить учет сотрудников в зависимости от того, сколько времени было ими отработано:

вычисляется количество отработанных каждым сотрудником человеко-дней;
после устанавливается количество персонала, который занят не полный рабочий день.

Всю информацию, которая может быть необходимой при составлении отчета о СЧР можно найти в Налоговом Кодексе и Указаниях по заполнению формы.

Правила подачи декларации

Как было сказано, в 2019 году было отменена необходимость подачи информации индивидуальными предпринимателями, если у них отсутствуют наемные сотрудники. Нужно учитывать, что такие отчеты за исследуемый год подаются не позднее 20 января следующего года. В случаях, если 20 число является выходным, то день сдачи может быть перенесен. При условии закрытия ИП информация представляется до его ликвидации.

Специалисты считают название такого отчета декларацией некорректным. Более приемлемое название для него — статистические данные.

При нарушении указанных сроков отправления отчетности ИП или юридические лица могут быть оштрафованы. Штраф для ИП составляет довольно не большую сумму в размере 200 рублей. Для других организаций к вышеуказанному штрафу может быть добавлено до 500 рублей. В случаях указания недостоверной информации, законодательством не предусмотрено привлечение составителя отчета к ответственности.

Также важной особенностью является то, что при подаче отчета на бумажных носителях нужно оформлять два экземпляра, один из которых оставляется отчетной организации. Это делается с целью подтверждения того, что все сведения были предоставлены вовремя.

Если организация состоит из нескольких филиалов, то, в соответствии с законодательством, нужно заполнять форму отдельно по каждому филиалу, а отчет предоставляться по целому предприятию.

Особенности и исключения

Существуют некоторые правила, согласно которым сотрудники организации могут быть включены или исключены из списочного и среднего списочного количества. Эти правила предусматриваются законодательством, и не могут быть нарушены.

В среднесписочную численность не входят такие категории сотрудников:

частные предприниматели, которые не получают зарплату;
женщины, которые находятся в декретном отпуске;
военные;
сотрудники, которые отсутствуют на работе из-за обучения в ВУЗе;
сотрудники, работающие по внешнему совмещению;
работники, которые уволились без отработки.

Несмотря на это, существуют некоторые группы сотрудников, которые не могут быть включены в списочную численность, но вносятся в среднесписочную.

Примером этим групп являются:

военные;
лица, которые находятся в местах лишения свободы;
работники, оказывающие свои услуги на основании специальных соглашений.

Кроме этого, некоторые сотрудники, входящие в списочную численность не могут быть внесены в среднесписочную численность.

Как рассчитать по формуле сотрудников

Большинство специалистов при составлении отчетов пользуются программой 1С.

Для расчета среднесписочной численности сотрудников (СЧС) за месяц нужно суммировать среднюю численность сотрудников, которые работают полный и неполный рабочий день:

СЧС=СЧС полн. д.+ СЧС неполн. д.

Для вычисления СЧС полн. д. используется такая формула:

СЧС полн.д. = Общ. СЧ/ кол-во календарных дней

Для вычисления СЧС неполн. д. сначала производится расчет человеко-дней, отработанных этими сотрудниками.

После этого применяется формула:

СЧС неполн. д. = ЧЧД / численность отработанных дней

Узнать количество человеко-дней, которые были отработаны сотрудниками (ЧЧД) можно с помощью такой формулы:

ЧЧД = Отраб. Часы / установленную норму длительности рабочего дня

Для вычисления нормированной длительности рабочего дня используется такая таблица:

Расчет среднесписочной численности сотрудников за квартал производится с помощью суммирования средней численности сотрудников за месяц и деления полученного показателя на 3.

Для такого способа применяется формула:

СЧР квартал = (СЧС1 мес.+СЧС2 мес. + СЧС3 мес.)/3

Расчет годовой среднесписочной численности имеет сходства с квартальным расчетом и производится по формуле:

СЧР год. = (СЧС1 мес.+ СЧС 2мес.+…+СЧС 12мес.) /12

Бывают случаи, когда компания работала не целый год. Несмотря на это, при расчете годовой численности сотрудников, сумма ежемесячной численности все равно будет делить на 12 месяцев.

Условия оформления отчета о среднесписочной численности работников

Многие специалисты считают идеальным вариантом заполнение такого отчета на компьютере. В таком случае он заполняться будет стандартным шрифтом 18 размера. Правильное заполнение документов может гарантировать отсутствие вероятности возникновения проблем. Количество сотрудников должно указываться целым числом.

В случаях, когда при расчетах получилось дробное число, то оно обязательно должно быть округлено. Округляются такие числа согласно стандартным правилам: если после запятой больше 5, то число должно округляться в большую часть, а если меньше 5 – то в меньшую сторону. Также специалистам нужно знать, что только годовую численность персонала можно округлить.

Следующей важной особенностью является то, что дата составления отчетности указывается 1 января года, идущего после исследуемого, вне зависимости от даты его составления в реальности.

Правильное оформление отчета состоит из таких этапов:

Составленная форма должна подписываться руководителем компании, на ней указывается дата составления и ставится печать. Инициалы руководства должны быть указаны полностью. Для наглядного примера при составлении отчета о СЧР можно найти в интернете уже заполненный образец, и по нему вписывать в бланк свои данные.

Часто задаваемые вопросы

Многие руководители организаций или владельцы ИП задаются такими вопросами:

Нужно ли сообщать о численности сотрудников, если она не изменяется?	Каждый год нужно подавать отчет, содержащий обновленную информацию о СЧР.
Что делать, если после сдачи информации была обнаружена ошибка?	В таких ситуациях нужно подавать отчет заново с уже исправленной информацией.
Где узнать перечень персонала, которого необходимо учитывать при вычислении среднесписочного количества?	Перечень таких сотрудников находится в Указаниях №428, который были утверждены Росстатом в 2013 году.
Куда сдавать информацию о сотрудниках, которые работают в изолированном подразделении организации?	Данные о таких сотрудниках подаются в туже инспекцию, в которой стоит сама компания.

Ответы на любой интересующие вопросы, и информацию о том, как правильно составить отчет о среднесписочной численности работников, владельцы ИП и других организаций могут найти в интернете, в свободном доступе, что значительно облегчает проблемы составления подобных отчетностей.

Для налогообложения и статистического учета на любой фирме требуется определение среднесписочной численности рабочих. В этой статье наши специалисты объясняют, как это сделать, на основании каких документов, какие категории рабочих для этого учитываются, и можно ли это сделать за различные периоды.

12.10.2015

Данные, касающиеся среднесписочной численности рабочих за прошедший год - за 2015, это один из первых отчетных документов, который должен сдаваться фирмами и ИП (работающие по «упрощенке») в налоговую службу. Это необходимо было сделать до 20 января текущего 2016 года. Данное условие предусмотрено НК - статья №80, пункт 3.

Фирмы должны это сделать в любом случае: и при наличии наемных рабочих, и если их нет - письмо №03-02-07/1/4390 Минфина от 04.02.2014 года. ИП - в том случае, когда нанимали рабочих для трудовой деятельности в прошлом году (ФЗ, закон №248, от 23.07.2013 года).

Чтобы разобраться в нюансах подобных расчетов среднесписочной численности рабочих, следует знать, какая формула для этого подходит, сроки и формы подачи данной информации.

Как в 2016 году нужно производить расчет сведений о среднесписочной численности рабочих?

Подобные сведения должны определяется на основании специального учета списочной численности рабочих, который проводится ежедневно. Для этого применяются формы, что были утверждены Госкомстатом нашего государства в постановлении №1 от 05.01.2004 года. Эта заполненная форма должна совпасть с информацией, внесенной в табель учета рабочего времени - Т-12 и Т-13. Он нужен для того, чтобы отмечать выход на работу рабочего. Еще есть следующие формы, для обязательного заполнения, которые содержат сведения о рабочем и его трудовой деятельности:

Т-1 - содержит информацию, которая уточняется приказом о приеме на работу;
Т-2 - личная карточка рабочего;
Т-5 - перевод рабочего на другую должность или рабочее место;
Т-6 - информация о предоставлении отпусков;
Т-8 - расторжение трудового договора;
Т-49 - расчетно-платежная ведомость.

Для проведения процедуры расчета среднесписочной численности рабочих разработаны специальные Указания. Они утверждены официально Росстатом - приказ №428 от 28.10.2013 года. Именно в этом документе можно найти нужную для этих математических расчетов формулу:

Среднесписочная численность рабочих (за год) = среднесписочная численность рабочих (за январь) +…+среднесписочная численность рабочих (за декабрь):12, где 12 количество месяцев в году.

Если фирма занималась предпринимательской деятельностью не весь года, а только его часть, в случае регистрации в средине этого года, то этот показатель рассчитывается по этой же формуле. Из Указаний (пункт 81.10) следует, что данные за все отработанные месяцы все равно нужно делить на 12.

Для того, чтобы произвести расчет среднесписочной численности только за один месяц, применяют следующую формулу:

Среднесписочная численность рабочих (за один месяц) =среднесписочная численность рабочих, которые отработали полные дни + среднесписочная численность рабочих, которые отработали неполное рабочее время.

Как видим, чтобы рассчитать данный показатель следует сначала произвести расчет по среднесписочной численности рабочих, которые отработали полные дни, то есть были заняты трудовой деятельностью весь день. Для этого применяют другую формулу:

Среднесписочная численность рабочих, которые отработали полный день = списочная численность рабочих за 1 число месяца+…+списочная численность рабочих за последнее число месяца: на С, где С - количество календарных дней этого месяца.

Таким образом, среднесписочную численность рабочих можно высчитать, взяв за основу показатели списочной численности, в которую необходимо включать всех рабочих:

работающих по трудовому договору;
надомников;
с испытательным сроком.

Кого из рабочих следует учитывать, рассчитывая показатель среднесписочной численности?

Специалисты утверждают, что в списочной численности ведется учет всех работников, кроме совместителей извне. Сюда обязательно причисляются рабочие, которые в данный момент не присутствуют на своем рабочем месте:

командированные;
на больничном;
на обучении с отрывом от производства;
в отпуске;
прогуливающие без уважительной причины.

внешние совместители;
работающие по гражданско-правовым договорам;
подавшие заявление об увольнении;
прекратившие трудовую деятельность без предупреждения;
адвокаты.

При расчетах показателя среднесписочной численности рабочих не следует учитывать:

женщин в декрете (по беременности и родам);
находящихся в отпуске по уходу за усыновленным ребенком и дополнительном отпуске по этой же причине;
учащихся и абитуриентов, которым предоставлен дополнительный отпускной период без сохранения заработной платы.

внешние совместители;
занимающиеся трудовой деятельностью согласно гражданско-правовым договорам;
владельцы фирмы, которые не получают заработную плату;
находящиеся в декрете (отпуск по беременности и родам, по уходу за малышом);
абитуриенты и студенты, сдающие экзамены (находятся в отпуске без сохранения заработной платы);
переведены в другие организации или направлены работать за рубеж (без сохранения заработной платы);
направленные на учебу с отрывом от производства, получающие стипендию от этой же фирмы;
подавшие заявление на увольнение, прекратившие трудовую деятельность до окончания договоренного срока или без предупреждения руководства фирмы;
работающие по ученическому договору с выплатой стипендии (только на период обучения);
находящиеся в учебном отпуске без оплаты.

При выполнении математических расчетов по определению показателя среднесписочной численности рабочих, которые отработали неполное рабочее время (день), следует знать общее число человеко-дней этих рабочих. Это можно рассчитать по такой формуле:

Количество человеко-дней, которые рабочий отработал за неполный трудовой день = количество часов, которые рабочий в этот день отработал: часовую продолжительность трудового дня (согласно нормативам).

Полученная в результате этих подсчетов цифра умножается на число, которое соответствует отработанным дням в интересующем месяце.

Специалисты напоминают: нормативы по продолжительности трудового дня напрямую зависят от установленного количества часов, отведенных для трудовой деятельности, за неделю - Указания, пункт 81.3. Об этом подробнее в следующей информационной таблице.

Таблица продолжительности трудового дня (в часах)

Кол-во трудового времени за неделю (в часах)
Продолжительность трудового дня (пятидневка)	8=40:5	7,2=36:5	4,8=24:5
Продолжительность трудового дня (шестидневка)	6,67=40:6	6=36:6	4=24:6

Следующим шагом при подсчетах среднесписочной численности рабочих, которые заняты неполный трудовой день, будет вычисление по формуле:

Среднесписочная численность рабочих, которые трудились неполный день = общее кол-во человеко-дней, отработанных всеми рабочими фирмы, которые трудились неполный день: число всех трудовых дней (за этот месяц).

Пример математических расчетов среднесписочной численности рабочих (с объяснениями и комментариями) за прошедший 2015 год

Нам известны следующие данные о фирме ООО «Восторг»:

1. Прошла процедуру регистрации в октябре 2015 года (15.10.2015 г.).

2. Применяет «упрощенку» для выплаты налогов.

3. Установлена пятидневка, состоящая из 40 трудовых часов.

4. Продолжительность одного трудового дня составляет 8 часов.

5. Списочная численность рабочих, которые работают согласно трудовому договору, полный трудовой день:

18 человек - с 15.10 по 20.11;
23 человека - с 20.11 по 31.12.

6. Списочная численность рабочих, которые трудились неполный трудовой день - 0.

7. Вновь принятые рабочие (условия сокращенного трудового дня) - помощник бухгалтера принят на работу с 01.12.2015 года, с этого времени он на свою трудовую деятельность затратил: 4 часа в день х 23 дня = 92 часа.

Проведем математические расчеты, воспользовавшись Указаниями и специальными формулами. Итак, по итогам прошлого 2015 года среднесписочная численность рабочих ООО «Восторг» рассчитывается следующим образом:

1. Среднесписочная численность рабочих, которые трудились полный день (за месяц):

за октябрь - 18х17:31=9,87 (человек);
за ноябрь - (18х20+23х10):30=19,66 (человек);
за декабрь - 23х31:31=23 (человека).

2. Среднесписочная численность рабочих, которые трудились неполный день (за месяц):

за декабрь - 4х23:8:23=0,5 (человека).

3. Среднесписочная численность всех рабочих (за каждый месяц):

за октябрь - 9,87 (человек);
за ноябрь - 19,66 (человек);
за декабрь - 23+0,5=23,5 (человек).

4. Общая среднесписочная численность рабочих ООО «Восторг» за прошлый 2015 год: (9,87+19,66+23,5):12=4,42 (человека).

Отчет о среднесписочной численности рабочих: оформление

Информацию, которая соответствует производимым расчетам среднесписочной численности рабочих фирмы за прошедший календарный год, следует вносить в форму, утвержденную ФНС - приказ №ММ-3-25/174@ от 29.03.2007 года. А вот как это сделать правильно, можно прочитать в специально разработанных рекомендациях - письмо №ЧД-6-25/353@ ФНС от 26.04.2007 года.

Данная форма представляет собой один лист, в котором указывают:

ИНН фирмы (или ИП);
КПП фирмы;
в строке «Представляется в ____» прописывают наименование и код инспекции;
полное название фирмы (согласно учредительной документации) или ФИО ИП.

Рассчитанные цифры вносятся только в целых единицах. Дробь нужно округлять, пользуясь общепринятыми математическими правилами: цифровые значения после запятой более 5 округляют до целого значения в большую сторону, а цифровые значения от 1 до 4 - отбрасывают вообще.

Заполненный документ должен заверить своей подписью (с полной расшифровкой ФИО) руководящий работник фирмы или ИП (его официальный представитель), поставить печать и дату заполнения.

Сроки подачи данного документа, содержащего сведения о среднесписочной численности рабочих, за прошлый год - до 20 января следующего года (который будет считаться текущим). То есть информацию за 2016 год нужно сдать в январе 2017 года - НК, статья №80, пункт 3.

Специалисты акцентируют внимание: при задержке сдачи этого документа в соответствующие органы (налоговую инспекцию) нарушителя ждут штрафные санкции:

для фирмы - 200 рублей (НК, статья №126, пункт 1; КоАП, статья №15.6, пункт 1; письмо №03-02-07/1-179 Минфина от 07.06.2011 года);
для руководящего работника - от 300 рублей до 500 рублей (НК, статья №126, пункт 1; КоАП, статья №15.6, пункт 1; письмо №03-02-07/1-179 Минфина от 07.06.2011 года);
для ИП - 200 рублей (НК, статья №126, пункт 1).

Деятельность хозяйствующего субъекта характеризуется по ряду критериев, среди которых особое место отдается такому показателю, как сведения о среднесписочной численности работников фирмы. Он используется при отнесении компании к той или иной группе в соответствии с размерами фирмы. Поэтому списочная численность записывается во многих отчетах, которые представляют организации.

Среднесписочная численность это данные о том, сколько сотрудников работают за определенный период в компании в среднем.

Она обязательно должна определяться на каждом субъекте, являющимся нанимателем трудовых ресурсов. При расчете данного показателя используются самые разнообразные отчетные промежутки - один месяц, три, двенадцать (год).

Независимо от времени, нормы закона установили единую методологию определения этого показателя.

Предоставление информации, куда входит и среднесписочная численность для вновь созданных организаций также обязательно, как и для работающих компаний. Законодательство требует, чтобы эти предприятия до двадцатого числа месяца, после регистрации в ЕГРЮЛ, направляли отчеты с данными показателями в налоговую.

В дальнейшем они сдают отчет о среднесписочной численности в обычном порядке. Таким образом, данная отчетность ими подается два раза при создании компании.

Внимание! Сведения о среднесписочной численности работников не обязательно представлять только субъектам бизнеса, которые работают в качестве индивидуальных предпринимателей без привлечения наемного труда. Это правило начало действовать только с 2014 года.

Значимость данных сведений определяется способом их использования при определении других важнейших показателей, например, средняя зарплата.

Разделение фирм по размеру предприятия происходит по среднесписочной численности. На базе этих данных устанавливается перечень деклараций и способ их представления.

Важно! Если на основании предоставляемых в налоговую сведений окажется, что в организации более 100 сотрудников, то она больше не сможет применять такие упрощенные налоговые режимы, как ЕНВД и УСН. А при у ИП не может быть более 15 сотрудников.

Куда сдается отчетность

Для предприятий предусмотрено нормами закона, что они должны отправлять данные отчеты в ИФНС по месту их расположения. Если в состав предприятия включаются филиалы и другие внешние подразделения, то по организации подается один общий отчет, содержащий эти сведения.

Форма КНД 1110018 предпринимателями, у которых есть трудовые контракты с сотрудниками, сдается по месту их прописки и постановки их на учет.

Важно! Предприниматель осуществляющий хозяйственную деятельность на другой территории, отличной от той, где он был поставлен на учет, должен отчет о среднесписочной численности отправлять по месту своей регистрации.

Способы сдачи сведений

Данная отчетность формируется либо вручную, путем заполнения соответствующих бланков, либо с использованием специальных программных комплексов.

Существует несколько способов сдать такой отчет в ИФНС:

Отнести его в налоговую самостоятельно или попросив представителя, в бумажном виде. Отчет при этом должен быть составлен в двух экземплярах, на втором из которых инспектор проставляет соответствующую отметку.
Почтовым отправлением с обязательной описью вложения.
С помощью спецоператора с использованием .

Внимание! В зависимости от региона инспектор, принимающий отчет на бумаге, может попросить предоставить еще и электронный его файл.

Сроки сдачи отчета среднесписочной численности

В зависимости от ситуации выделяют три срока подачи этого отчета:

До 20 января года после отчетного - сдают в общем порядке все организации и предприниматели, выступающие нанимателями работников. При выпадании этого времени на выходной, оно переносится на идущий далее ближайший рабочий день. Таким образом за 2017 год отчет предоставляется до 22 января 2018 года.
До 20 числа месяца, который следует за месяцем постановки на учет хозяйствующего субъекта - сдают как вновь созданные компании, так и индивидуальные предприниматели. Т.е. если или ИП были зарегистрированы в марте, то отчет необходимо сдать до 20 апреля.
Не позже дата исключения субъекта из реестра юрлиц и ИП - при закрытии бизнеса.

Скачать бланк и образец заполнения

Скачать , форма КНД 1110018 в формате Excel.

Скачать .

Как правильно заполнить отчет о среднесписочной численности

Заполнение отчета начинается с указания ИНН организации или индивидуального предпринимателя. При этом ИНН ООО состоит из 10 цифр, а ИНН предпринимателя – из 12. Далее для организаций указывает КПП, а для ИП – ставим прочерк, так как у них этого кода нет. Указываем номер заполняемого листа.

Ниже вносим данные о той налоговой инспекции, куда сдается отчет и ее четырехзначный код. Например, для 29 налоговой г. Москвы это 7729.

Следом ставим дату, на которую сдается отчетность:

Если отчет предоставляется по окончании года, то ставим 01.01 и соответствующий год.
Если вы только зарегистрировали компанию или ИП, то как указали ранее – крайний срок – это 20 число месяца, который следует за месяцев в котором была произведена регистрация.
Если отчет сдается по случаю или закрытия ИП, то дата сдачи должна быть до того, как вы подадите документы о закрытии бизнеса.

Ниже пишем количество сотрудников в соответствии с произведенным расчетом.

Далее заполняем только левую часть бланка. В соответствующем поле директор, ИП или представитель должен поставить свою роспись, и дату подписания отчетности.

Внимание! Если отчет подписывается представителем, то необходимо будет к отчетности приложить доверенность, на основании которой данное лицо действует.

Как рассчитать среднесписочную численность работников

Данная обязанность по определению среднесписочной численности может возлагаться на кадровика или на бухгалтера.

В связи со значимостью этого показателя, его расчету надо уделять большое внимание, с тем чтобы обеспечить точность произведенного вычисления. Тем более, что контролирующие инстанции могут его проверить.

Исходную информацию следует брать из кадровых документов по учету времени, а также распоряжений руководства о приеме, отпуске или увольнении.

Специальные программы для ПК позволяют формировать данный показатель автоматически, исключая ошибки при вычислении. При этом обязательно нужно проверять источники информации.

Работник, производящий определение этого показателя, должен знать весь алгоритм расчета, с тем чтобы в любой момент он мог проверить данные вычисления.

Шаг 1. Определение численности за каждый день месяца

Первым шагом нужно определить количество сотрудников, которые работали в компании в каждый из дней месяца. Для каждого из рабочих дней это число равно количеству сотрудников, с которыми имеются трудовые контракты, включая рабочих на больничных и в командировках.

В расчете не участвуют:

Совместители, у которых основное место - другая фирма;
Работающие на основании договоров подряда;
Работницы отпусках - декретном или по уходу за детьми;
Сотрудники, у которых по соглашению устанавливается сокращенный рабочий день. Если же снижение времени работы закреплено законодательно, то они в расчете участвуют.

Внимание! Численность в выходной или праздник принимается как численность в предыдущий день работы. Таким образом, сотрудник, который уволился в пятницу, будет «числиться» еще субботу и воскресенье.

Если у компании не подписано ни одного соглашения, то для расчета число работников равно «1», принимая во внимание директора, даже если ему не выплачивается зарплата.

Шаг 2. Расчет числа работников с полной занятостью за каждый месяц

Это число определяется сложением численности сотрудников по каждому дню в месяце и деления итогового значения на число дней за месяц.

ЧислП=(Д1+Д2+..+Д31)/Дни , где

Д1, Д2 - число работников по каждому дню месяца;

Дни - число дней за месяц.

Пример: с 1 по 16 число месяца работало 14 человек, с 17 по 18 число - 15 человек, с 19 по 31 число - 11 человек.

Численность за месяц будет составлять: (16*14+2*15+13*11)/31=12,81

С итоговым результатом нужно выполнить округление до сотого знака после запятой.

Шаг 3. Расчет средней численности работников с частичной занятостью

Сначала необходимо рассчитать - какое количество часов отработали сотрудники с не полной занятостью за весь месяц. При этом считается, что количество часов в день, если сотрудник находится на отдыхе или на больничном, принимается по его последнему рабочему дню.

Следующим этапом рассчитывается среднее число таких людей в компании. Для этого полученную сумму часов нужно разделить на объем рабочих часов за месяц (это результат произведения числа рабочих дней и числа рабочих часов в день).

ЧислЧ=ЧасНеп/(РабДни*РабЧасы) , где

ЧасНеп - количество часов, которые за месяц отработали работники с неполной занятостью;

РабДни - число рабочих дней в месяце;

РабЧасы - число рабочих часов в дне. Если установлен 40-часовой рабочий график, то здесь указывается 8 часов, если 32 часовой - 7,2 часа.

Пример: Работник работал в месяце 14 дней по 6 часов. Средняя численность получается:

(14*6)/(20*8)=84/160=0,53. Результат по правилам математики нужно округлить до сотых долей.

Шаг 4. Определение численности работников всех типов за месяц

Для того, чтобы рассчитать среднюю численность за месяц, нужно сложить полученные ранее значения численности работающих весь день и частично занятых. Итоговое число округляется по правилам математики - дробная часть до 0,5 не учитывается, а более 0,5 округляется до единицы вверх.

ЧислМ=ЧислП+ЧислЧ , где

ЧислП - полученное количество работников полностью занятых на предприятии;

ЧислЧ - количество работников частично занятых на предприятии.

Пример: По выполненных ранее расчетам численность за месяц равна:

12,81+0,53=13,34, нужно округлить до 13.

Шаг 5. Определение средней численности за весь год

После того, как был произведен расчет среднего числа людей по каждому из месяцев, то нужно теперь рассчитать показатель для целого года. Для этого нужно сложить значения за каждый месяц и полученный результат разделить на 12. Итог подлежит округлению по правилам математики.

ЧислГ=(ЧислМ1+ЧислМ2+..+ЧислМ12)/12 , где

ЧислМ1, ЧислМ2 - среднее число за каждый месяц.

Внимание! Если компания отработала не весь месяц, к примеру, была зарегистрирована в середине этого периода, то итоговый результат все равно подлежит делению на 12.

Штраф за не сдачу сведений о среднесписочной численности

Если данный отчет был сдан не вовремя, то согласно НК на компанию будет наложен штраф 200 руб.

Также на лицо, которое было ответственно за сдачу отчета, может быть согласно КОАП оштрафовано на 300-500 руб.

При этом наложение штрафа и его дальнейшая уплата не снимает ответственности за сдачу отчета форма КНД 1110018.

В случае, когда отчет не будет сдан повторно, ИФНС может применить уже штраф в 2-ом размере как за отягчающие обстоятельства.

Отчёт о среднесписочной численности работников - это один из самых первых отчётов только что зарегистрированной организации. И один из первых отчётов по истечении отчётного года. Давайте рассмотрим, кто должен его сдавать и в какие сроки.

Кто сдает отчёт по среднесписочной численности работников?

Сведения о среднесписочной численности сдают все организации, независимо от наличия сотрудников и формы собственности. Это:

организации, заключившие трудовые договоры;
индивидуальные предприниматели, имеющие сотрудников;
организации, не имеющие сотрудников;
только что зарегистрированные организации.

Отсутствие сотрудников не освобождает организацию от сдачи отчета, это закреплено в одном из писем Минфина от 04.02.2014 года.

Срок сдачи отчета по среднесписочной численности работников

Сведения о среднесписочной численности в ИФНС сдаются один раз в год, до 20 января. В этом году срок сдвигается на 22 число, поскольку 20 выпадает на субботу. Для вновь созданных организаций отчёт необходимо будет сдать впервые не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем регистрации.

Если ООО прошло регистрацию в ноябре, то отчёт не обходимо подать до 20 декабря. Наличие или отсутствие сотрудников также не имеет значения, отчёт нужно сдать. Далее отчёт сдается в общем порядке уже по истечении отчётного года. То есть до 22 января 2018 года за 2017.

Для безошибочной подготовки и сдачи отчета о среднесписочной численности работников воспользуйтесь онлайн-сервисом « Моё Дело ». Сервис автоматически формирует отчетность, проверяет ее и отправляет в электронном виде. Вам не надо будет лично посещать налоговую инспекцию, что, несомненно, сэкономит не только время, но и нервы. Кроме того, сервис всегда напомнит вам о приближающихся сроках сдачи всех необходимых отчетностей. Получить бесплатный доступ к сервису можно по ссылке .

Как заполнить отчёт о среднесписочной численности работников?

Алгоритм заполнения достаточно прост. Верхние поля предназначены для ИНН и КПП организации. Ниже указывается полное наименование налогового органа, куда подаётся форма, включая код. Далее нужно прописать полное наименование организации, например - Общество с ограниченной ответственностью «Организация». Если отчёт за 2017 год, то в поле даты указываем, что отчёт сдается на 1 января 2018 года.

Для вновь созданных организаций - на 1 число месяца, следующего после месяца регистрации.

Ниже самый главный и единственный показатель отчёта - сама среднесписочная численность.

Образец отчёта о среднесписочной численности работников

Как рассчитать среднесписочную численность работников?

По общему правилу, складывается количество сотрудников за каждый месяц года и полученная сумма делится на 12. Если год не полный, то сумма делится также на 12.

Подробнее о заполнении формы можно узнать в Указаниях N498.

Если форму подписывает сам руководитель, то подпись ставится в отведённом для его подписи поле.

Если подпись ставит представитель, то для его подписи поле находится ниже. Также нужно будет указать номер и дату доверенности или другого документа, на основании которого представитель может исполнять функции руководителя.

Кого включать при расчете среднесписочной численности?

Включают всех сотрудников, с которыми заключены трудовые договора. Если человек находится на больничном, в командировке, отпуске или по другой причине отсутствует на рабочем месте, но при этом место за ним сохраняется - обязательно включается в расчет.

Не включаются - индивидуальные предприниматели и физические лица, с которыми заключены договора гражданско-правового характера, собственники бизнеса, которые не получают заработную плату, сотрудники, принятые по ученическим договорам и т.д.

Список этот не полный, подробную информацию можно посмотреть в таблице ниже, а также Указаниях N498.

Включаются в списочный состав :	Не включаются в списочный состав :
фактически явившиеся , в том числе и в дни простоя	внешние совместители
находившиеся в командировках , если сохраняется зарплата	принятые по договорам гражданско -правового характера
не явившиеся по болезни (на весь период листка нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности )	подавшие заявление об увольнении и прекратившие деятельность до истечения срока предупреждения или без предупреждения администрации
находившиеся в отпусках по беременности и родам , а также по уходу за ребёнком	переведённые в другую организацию , если заработная плата на основном месте не сохраняется
находившиеся в отпусках (оплачиваемых и за свой счет )	направленные за границу
получившие день отдыха за выход в выходные или праздничные (нерабочие ) дни	собственники организаций , не получающие зарплату
имевшие выходной день по графику или за переработку рабочего времени	индивидуальные предприниматели , т .к . они не могут заключить с собой трудовой договор
принятые временно для замещения отсутствующих сотрудников	члены кооператива , не заключившие трудовых договоров со своей организацией
не явившиеся по причине выполнения государственных или общественных обязанностей	направленные на обучение с отрывом от производства , получающие стипендию за счет работодателя
принятые на неполный рабочий день /неделю или на полставки	принятые по ученическому договору на профессиональное обучение с выплатой стипендии
надомники	адвокаты
принятые с испытательным сроком	военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы
сотрудники , имеющие специальные звания	привлечённые по договорам с госорганизациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица , отбывающие наказание в виде лишения свободы )
повышающие квалификацию или приобретающие новую профессию с отрывом от производства , если сохраняется зарплата
направленные временно из других организаций , если на основном рабочем месте не сохраняется зарплата
студенты на практике , если они зачислены на рабочие места
находящиеся в учебном отпуске , если зарплата сохраняется частично или полностью