Приказ о распределении должностных обязанностей. Разработка положения о подразделениях

В организациях различных отраслей с различным масштабом экономической деятельности и количественным составом коллективов, как правило, имеются несколько лиц, которым предоставлены полномочия по подписанию различных , в том числе исходящих от имени организации.

Не желая ограничивать полномочия подписантов, руководители предприятий зачастую сталкиваются с проблемой разграничения полномочий указанных лиц в периоды обоюдного присутствия указанных лиц на своих рабочих местах. Это становится нужно прежде всего для работников предприятия, готовящих к подписанию тот или иной документ: к кому идти его подписывать, если лица, обладающие правом подписи, равны в своих полномочиях на подписание?

Проще всего упорядочить полномочия подписантов в тех организациях, где правом первой подписи обладает лишь одно лицо, а финансовые документы вправе подписывать лишь , единолично осуществляющий на предприятии все бухгалтерские функции. Сложнее приходится тем предприятиям, где имеются несколько директоров, курирующих разные сферы деятельности предприятия, но обладающих равными правами первой подписи. Еще запутаннее ситуация в филиалах, где центральным офисом назначены несколько равнозначных руководителей с очень размытыми полномочиями. Нелегко приходится и тем, у кого в штате несколько первых заместителей директора, есть начальник финансовой службы, главный бухгалтер, директор по экономике и прочие должностные лица, полномочия которых нелегко разграничить.

Первый вопрос, который встает перед работодателем при решении проблемы разграничения полномочий по подписанию документов между равнозначными (равноуполномоченными) должностными лицами: в каком документе установить это разграничение?

Можно установить это в должностных инструкциях самих должностных лиц - подписантов. Однако о полномочиях на подписание конкретных документов должно быть известно всем сотрудникам предприятия или хотя бы тем структурным подразделениям (отделам), которые по долгу службы занимаются изготовлением того или иного документа и заинтересованы в его подписании полномочным руководителем. Учитывая, что с обязан быть ознакомлен только работник, занимающий саму должность, остальные обо всем объеме его полномочий могут так и не узнать. Таким образом, полномочия на подписание тех или иных документов могут быть зафиксированы в должностной инструкции должностного лица, но это не носит всеобщего информационного характера для всех заинтересованных лиц предприятия. Тем не менее в качестве примера указания разграничения полномочий в должностной инструкции соответствующего должностного лица, обладающего правом первой подписи, можно воспользоваться образцом N 1.

Образец N 1

Фрагмент должностной инструкции директора по экономике

4. Обязанности

Директор по экономике обязан от имени предприятия подписывать первой подписью следующие надлежаще оформленные и завизированные в установленном порядке должностными лицами соответствующих структурных подразделений Предприятия документы:

договоры банковского счета с кредитными организациями;
соглашения о списании денежных средств со счета Предприятия в пользу третьего лица с заранее данным акцептом;
соглашения с кредитными организациями (банками) об обслуживании по системе "Банк - Клиент";
договоры на инкассацию, пересчет и зачисление на счет Предприятия денежной наличности;
кредитные договоры с кредитными организациями на сумму не более 1 000 000 (одного миллиона) руб. или на любую сумму при наличии решения Совета директоров;
дополнительные соглашения ко всем, указанным договорам и соглашениям в том числе об их расторжении, а также акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений;

Теми же недостатками обладает и определение полномочий в доверенностях уполномоченных должностных лиц. Так, доверенности могут быть практически с одинаковыми полномочиями - на случай взаимозаменяемости. Кроме того, полномочия не всех работников удостоверяются доверенностью. Так, директор предприятия, являющийся единоличным исполнительным органом, в соответствии с законом, вообще действует без доверенности. Таким образом, несмотря на удобство определения полномочий по подписанию документов предприятия в доверенности, выдаваемой должностному лицу, такой способ разграничения полномочий подходит не для всех случаев. Если все же разграничение полномочий лиц-подписантов решено будет урегулировать в выдаваемых доверенностях, в качестве примера требуемой формулировки можно взять Образец N 2.

Образец N 2

Фрагмент доверенности должностного лица

Настоящей доверенностью уполномочивает... директора по административно-хозяйственной деятельности Предприятия Иванова Ивана Ивановича... от имени Предприятия заключать и исполнять договоры и соглашения в валюте Российской Федерации и иностранной валюте, совершать сделки в валюте Российской Федерации и иностранной валюте, а именно:

договоры складского хранения товаров;
договоры хранения имущества;
договоры страхования имущества Предприятия;
договоры возмездного оказания услуг по оценке имущества;
дополнительные соглашения ко всем указанным договорам и соглашениям, в том числе об их расторжении, а также акты приема-передачи и иные документы, связанные с исполнением, оформлением и регистрацией этих договоров и соглашений;

Оптимальным решением данного вопроса будет фиксация разграничения полномочий в локальном нормативном акте предприятия. Например, в инструкции по делопроизводству. Работодателю останется лишь знакомить с данным локальным актом каждого работника предприятия. Однако такой документ, как показывает практика, формируется далеко не во всех предприятиях, организациях и учреждениях. Поэтому такой вариант решения подходит не всем.
Вариантом решения рассматриваемого вопроса является издание соответствующего приказа о разграничении полномочий конкретных должностных лиц. В зависимости от целей разграничения полномочий и количества должностных лиц, чьи полномочия разграничиваются, в качестве примера могут быть использованы образцы 3 или 4. Минусом такого решения вопроса является необходимость постоянного мониторинга штатной расстановки на предприятии ответственных уполномоченных лиц и внесение изменений в указанный приказ (или издание нового с одновременным признанием предыдущего утратившим силу) в части замены указания на уполномоченное должностное лицо - подписанта (при увольнении одного и принятия на ту же должность нового).

Обратите внимание! В приказе поименованы должностные лица филиала, которые наделяются полномочиями на подписание документов предприятия выданной им руководителем предприятия доверенностью. Потребность в разграничении полномочий возникает в случае выдачи равноуполномоченных доверенностей указанным лицам на период присутствия обоих должностных лиц на своих рабочих местах. В случае же отсутствия одного из них оставшееся должностное лицо в силу полномочий, предоставленных доверенностью, обладает правом подписания всех исходящих от филиала документов.

Образец N 4

Приказ о разграничении полномочий различных подписантов,
обладающих правом первой, второй подписи
и правом визирования

ООО "БРИГАНТИНА"

ПРИКАЗ

г. Санкт-Петербург

Об упорядочении подписания
исходящих и внутренних документов
ООО "Бригантина"

В связи с увеличением документооборота и необходимостью урегулирования разграничения полномочий по подписанию исходящих внешних и внутренних документов ООО "Бригантина" (далее - Предприятие), а также в целях неукоснительного исполнения Инструкции по делопроизводству в ООО "Бригантина", утв. Приказом от 05.06.2010 N 78 (далее - Инструкция по делопроизводству),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В соответствии с п. 2.2.8 Инструкции по делопроизводству подписывать первой подписью строго только у исполнительного директора Шеянова Валерия Геннадьевича:

распорядительные документы Предприятия;
документы, издаваемые во исполнение постановлений, указов и распоряжений высших органов государственной власти и управления;
документы, адресованные в высшие органы государственной власти и управления;
счета;
платежные поручения Предприятия об оплате работ, услуг, материальных ценностей, приобретенных для Предприятия;
платежные поручения по выдаче заемщикам - работникам Предприятия займов по заключенным договорам займа с Предприятием;
иные платежные документы, не отнесенные для подписания к компетенции коммерческого директора;
договоры займа с физическими лицами - работниками Предприятия;
визировать служебные записки на согласование по бюджету Предприятия;
договоры банковского счета, банковского вклада, иные договоры на осуществление банковских операций с финансово-кредитными учреждениями;
платежные документы Предприятия в электронной базе данных (БД) электронно-цифровой подписью (ЭЦП);
договоры аренды;
договоры по хозяйственной деятельности, в том числе на выполнение услуг, подрядных работ;
акты выполненных работ по вышеуказанным договорам;
денежные чеки;
другие документы, подписание которых исполнительным директором является служебной необходимостью.

2. Делегировать коммерческому директору Наумову Виктору Андреевичу полномочия на подписание первой подписью в текущем режиме только следующих документов:

договоров по основной деятельности Предприятия на поставку производимой Предприятием продукции;
договоров на транспортное обслуживание поставок Предприятия, в том числе с ОАО "РЖД".

3. Установить взаимозаменяемость лиц, указанных в п. п. 1 - 2 настоящего приказа, на период официального отсутствия.

4. Документы, договоры, предусматривающие получение или обязанность оплаты Предприятием работ и услуг, в обязательном порядке визировать у главного бухгалтера Корнеевой Натальи Сергеевны.

5. В соответствии с утвержденными положениями о соответствующих подразделениях и должностными инструкциями предоставить начальникам структурных подразделений подписание исключительно только документов внутреннего использования, исходящих от подразделения.

6. Во исполнение п. 2.2.6 Инструкции по делопроизводству при подготовке документов до их подписания исполнительным директором или коммерческим директором в обязательном порядке визировать исполнителем и заинтересованными структурными подразделениями. Визы проставлять на экземплярах документов, остающихся в документах Предприятия, на лицевой стороне ниже первой подписи.

7. Секретарю-делопроизводителю Ткачевой Е.С. строго отслеживать наличие виз на представляемых на подписание документах.

8. Секретарю-делопроизводителю Ткачевой Е.С. ознакомить руководителей отделов (структурных подразделений) Предприятия с настоящим приказом согласно прилагаемому списку (лист ознакомления к настоящему приказу). Руководителям структурных подразделений довести настоящий приказ до сведения подчиненных сотрудников.

9. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Исполнительный директор
ООО "Бригантина" Шеянов В.Г. Шеянов
Согласовано:
Начальник юридического отдела Машкова Н.Н. Машкова
(виза ставится на обороте или отдельном листе)

С приказом об упорядочении подписания исходящих и внутренних документов ООО "Бригантина" ознакомлены:

Должность	Ф.И.О.	Подпись	Дата
Исполнительный директор	Шеянов Валерий Геннадьевич	Шеянов	15.01.2015
Коммерческий директор	Наумов Виктор Андреевич	Наумов	15.01.2015
Главный бухгалтер	Корнеева Наталья Сергеевна	Корнеева	15.01.2015
Секретарь-делопроизводитель	Ткачева Елена Сергеевна	Ткачева	15.01.2015

Следует учитывать, что должностное положение поименованных в приказе лиц предполагает в силу требований закона и устава предприятия предварительное получение соответствующего распорядительного акта от уполномоченного органа предприятия на совершение некоторых действий (например, на заключение кредитного договора). Приказ указанные аспекты не охватывает в силу их регулирования иными актами.

Из всех представленных вариантов фиксации разграничения полномочий равно- и разноуполномоченных подписантов каждое предприятие вправе выбрать для себя любой удобный для него способ или разработать свой, не указанный среди представленных способов.

Чтобы компания работала эффективно, обязательным условием является грамотное распределение должностных обязанностей между сотрудниками. Практический опыт организаций, которые осуществляют деятельность по подбору персонала, показывает, что многие бизнес-структуры не имеют четкого разделения труда между работниками и структурными подразделениями. В результате на вопрос, кто за что должен отвечать, нельзя получить четкий ответ.

При условии разделения труда можно расставить персонал на те участки работы, которые будут отвечать их личностным особенностям, соответствовать профессиональным и деловым качествам. Это в свою очередь не только поднимет работоспособность, но и увеличит трудовую отдачу сотрудников.

Оптимизация и рационализация разделения труда в компании возможна лишь при условии наличия соответствующих документов, которые будут регламентировать эту сферу взаимоотношений в трудовом коллективе. Одним из таких документов является приказ о распределении обязанностей между сотрудниками.

Разделение и кооперация труда

Разделение и кооперация труда – это те понятия, которые являются базисом для его организации. Именно с их помощью определяется место каждого сотрудника в трудовом процессе, распределяются функции и обязанности, устанавливаются требования к квалификации и качеству выполненной работы.

Разделение труда – это разграничение деятельности в ходе совместного производства или выполнения услуг. Если оно выполнено рационально, это значит, что трудящиеся расставлены по рабочим местам оптимально эффективно.

А это повышает не только результаты работы, но и их работоспособность, уровень удовлетворенности и заинтересованности, снижает утомляемость. Как результат – растет уровень профессионализма рабочих, снижаются затраты и улучшается качество работы.

На предприятии выделяют такие основные виды разделения труда:

Разделение труда и его кооперация – два неразрывно связанных понятия. Сложность кооперации определяется глубиной разделения труда. Под кооперацией понимается объединение разных работ и процессов для того, чтобы был достигнут конечный результат совместного труда. То есть это система отношений между исполнителями и подразделениями.

Отечественные предприятия применяют такие виды производственной кооперации:

межцеховая;
внутрицеховая;
внутриучастковая.

Оптимальный вариант разделения и кооперации может быть выбран после анализа производственного процесса и его специфики, содержания работ, которые выполняются, степени загрузки рабочих мест, требований к качеству работы и иных критериев. Цель его внедрения – повышение эффективности труда.

Образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками:

Положение об отделах

Перед любой организацией стоит сложная задача – сформировать оптимальную внутреннюю структуру.

Между отделами должна быть налажена система взаимодействия и четко распределены сферы деятельности и функции. Все отделы должны иметь свое положение, которое является важным документом для кадрового делопроизводства и относится к локальным нормативным бумагам организации.

В нем определяется порядок, по которому создается подразделение, его структура и внутренняя организация, специфика взаимодействия с другими отделами и т.д.

В типовом положении обычно имеются такие пункты:

общие положения;
ключевые задания;
ряд функций, которые выполняет конкретный отдел;
права, которыми наделен руководитель;
ответственность;
внешние связи с другими подразделениями организации.

Особенности в небольших предприятиях

Большинству небольших компаний свойственно строить работу по принципу семейности, это означает, что при том, что обязанности распределены на бумаге, каждый сотрудник выполняет определенный участок работ на конкретном этапе рабочего процесса.

Как следствие – появление бесхозных запущенных участков работы, которыми никто не интересуется. Это приводит к накладкам, неравномерной загруженности работой и прочим неприятным ситуациям, в итоге приводящим к получению низких результатов труда.

Чтобы правильно распределить обязанности, нужно составить список дел, которые каждый выполняет в определенный период времени. Если выделить схожие работы, которые требуют приблизительно одинаковых знаний, возможно понять, какое количество исполнителей должно трудиться на каждом участке работы. Это позволит оптимизировать штат работников.

Делегирование ответственности

Хороший руководитель – это тот, кто способен вести за собой сотрудников. Его опыт и знания позволяют принимать решения, создавать благоприятный микроклимат в коллективе, что в конечно итоге приводит к высоким результатам. Не каждый, кто наделен властными полномочиями, является талантливым руководителем, способным принимать правильные решения и грамотно распределять обязанности.

Верное делегирование отдельной задачи помогает добиться достижения общих целей компании. Неверно поставленная перед исполнителем задача приводит к тому, что руководитель вынужден выполнять ее лично, а это не всегда возможно в силу различных причин. Правильный управленец тот, кто может добиться выполнения работы другими особами, а не взваливает все на себя.

За деятельность подчиненных всегда отвечает руководитель. Чтобы механизм работал исправно, с самого начала должны быть оптимально распределены права и обязанности. Существует две системы, по которым можно распределять обязанности: «елочка» и «матрешка».

В первом случае вышестоящий руководитель может пользоваться лишь частью прав и полномочий руководителя, который ему подчиняется.

Матрешка же – это система с множественным подчинением. При этом вышестоящий управленец полностью поглощает права и полномочия руководителя, который находится на ступень ниже. При этом выполнение новых более сложных задач сотрудниками дает им возможность расти и получать дополнительные навыки.

Нюансы в отделе бухгалтерии

Каждый вид финансовой деятельности предполагает, что им будет заниматься и нести за него ответственность, конкретный специалист.

В связи с этим бухгалтерия должна иметь следующих сотрудников (приведенный перечень не является исчерпывающим):

главбух;
его заместитель;
бухгалтер по расчету заработной платы;
кассир;
ревизор;
бухгалтер по основным средствам.

Главбух подчиняется непосредственно руководителю. Его должностные обязанности состоят в контроле всех финпотоков, соблюдении рациональности при использовании ресурсов компании, обеспечении целостности собственности организации и разработке стратегий, которые повысят уровень доходов.

На подобную должность может претендовать человек с высшим экономическим образованием, имеющий более 10 лет работы в бухгалтерии. Когда главный бухгалтер уходит в отпуск или болеет, выполнение его обязанностей ложится на плечи заместителя, который не только получает полномочия своего непосредственного начальника, но и будет нести ответственность, если допустит в работе промах.

Просто так без проверки уйти с предприятия главный бухгалтер не может. Это позволяет не взвалить всю ответственность на нового сотрудника, устроившегося в организацию. Уволиться работник сможет только после того, как будет проведена полная проверка и подбиты все итоги, а директор поставит подпись под соответствующим документом, тем самым удостоверив его правильность и законность составления.

Остальные специалисты выполняют одинаковые обязанности в своей узкой отрасли, а именно:

Ведут и учет операций, связанных с . Это предполагает осуществление контроля основных средств и расходов, наблюдение за ходом продаж и производства, недопущение критических ситуаций в компании, которые будут связаны с .
Контролируют бумаги, которые приходят с производства и проводят их сверку с имеющимися данными.
Отражают информацию по проведенным операциям на соответствующих счетах учета.
Составляют отчетность и калькуляцию по продукции, которая производится, для выявления мест, где появляются излишние затраты.
Подготавливают и все необходимые для этого документы.

Дополнительно работниками этого отдела производится формирование базы, в которой хранится вся финансовая информация. Они отвечают за постоянное наблюдение за тем, как функционирует предприятие. Именно в их обязанности входит отслеживание того, чтобы параметры не выходили за пределы нормы в вопросах количество-качество, а также соблюдение плановых показателей.

Составление и образец приказа о распределении обязанностей между сотрудниками

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками имеет следующую структуру:

шапка, в которой указывается название компании, наименование документа, дата, когда он был составлен и его номер;
в преамбуле указывается, о чем будет идти речь в бумаге;
перечисляются нормативные документы, которые легли в основу издания приказа;
в основной части указывается, каким образом распределяются обязанности между сотрудниками: их полномочия, направления деятельности, ответственность и права;
документ подписывает руководитель компании;
перечисленные в приказе сотрудники ставят свои подписи под документом в знак того, что они ознакомлены с бумагой.

Образец приказа можно найти на специализированных сайтах в Интернете. Составление подобного документа является обязанностью кадровика предприятия. Все проекты приказов до подписания согласовываются с руководителем компании.

В статье рассмотрен приказ о распределении обязанностей. Какие документы понадобятся для для эффективного распределения обязанностей между сотрудниками организации: должностные инструкции, положения о подразделениях в организации и приказы.

Из этой статьи вы узнаете:

каковы основные регламентирующие документы для эффективного распределения обязанностей;
как оптимизировать должностные инструкции и положения о подразделениях в организации;
как составить приказ о распределении обязанностей.

Рациональное разделение труда позволяет повысить его эффективность и производительность. Разделение труда, в свою очередь, невозможно без его регламентации. К важным и основным регламентирующим документам в организации относятся положения о подразделениях и должностные инструкции. В условиях экономического кризиса их важность существенно возрастает. Об этом и пойдет речь в нашей статье.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Эффективное распределение обязанностей

Невозможно достичь результативного, производительного труда без эффективного распределения обязанностей между подразделениями организации и сотрудниками. В свою очередь, эффективное распределение обязанностей в организации должно быть регламентировано.

Основные регламентирующие документы: должностные инструкции, положения о подразделениях. Ведь слаженность и продуктивность рабочего процесса в организации зависят от того, насколько грамотно составлены эти два документа. В условиях кризиса важность регламентирующих документов значительно возрастает. В этот период изменяется организационная структура компании (оптимизация под новые условия), сокращается численность сотрудников. Все это требует пересмотра должностных обязанностей сотрудников и основных функций подразделений.

Пересмотр должностной инструкции

Пересмотр и разработка новой должностной инструкции - кропотливый труд, осложняющийся тем, что в нашей стране отсутствует какая-либо нормативная, методическая база для ее написания. Единственный нормативный документ, регламентирующий написание инструкций, это Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, им следует руководствоваться.

При пересмотре должностных инструкций рекомендуется использовать методы: индивидуальное собеседование, наблюдение, существующие записи. Составлять новые должностные инструкции сотрудников следует на основе анализа современной литературы, обобщающей матрицы распределения обязанностей.

При написании должностных инструкций стоит соблюдать определенные правила:

при описании обязанности лучше всего начинать предложение с глагола, обозначающего действия работника и употребляемого в настоящем времени;
описывать обязанности следует максимально точно, использовать при написании минимальное количество слов, избегать повторений;
всегда различать управленческую ответственность (контроль, надзор за исполнением другими) и непосредственное исполнение задач;

Новые должностные инструкции позволяют четко определить место и значение конкретной должности в структуре организации.

Разработка положения о подразделениях

Положение о структурном подразделении - не менее важный локальный, нормативный документ. Определяет порядок создания подразделения, его структуру, права, задачи, обязанности, ответственность, порядок его взаимодействия с другими подразделениями.

Нормативные и методические рекомендации по составлению данных положений также отсутствуют, как отсутствует и законодательная база. Поэтому каждое предприятие решает самостоятельно, что и как должно быть отражено в этих локальных нормативных актах.

Процесс составления положений о подразделениях состоит из нескольких этапов. На первом этапе собирается необходимая информация. Используются такие же методы, как при написании должностных инструкций: интервьюирование, наблюдение, анализ существующих документов, анализ современной литературы.

На втором этапе отобранная информация тщательно анализируется, определяется структура будущего положения. Целесообразно будет включить в состав положений такие разделы, как “Общие положения”, “Цели”, “Задачи”, “Функции”, “Права”, “Ответственность”, “Взаимодействие с другими подразделениями”.

На третьем этапе пишется сам текст положений. В заключении составляется лист согласования, в него, помимо фамилий руководителей, утверждающих документ, рекомендуется включить фамилии тех руководителей, с которыми подразделение взаимодействует. В будущем это позволит избежать дублирования функций.

Структура приказа о распределении обязанностей может выглядеть следующим образом:

шапка документа. Наименование организации, вид документа - приказ, дата, номер составления;
преамбула. Краткое содержание, о чем документ: “О распределении должностных обязанностей между…” Приводится перечень нормативных документов, законодательных актов, на основании которых издается приказ;
дело. В распорядительной части приказа содержится информация о распределении функциональных обязанностей между сотрудниками: указываются полномочия должностных лиц, основные направления деятельности, меры ответственности, должностные обязанности, права;
заключительная часть. Приказ подписывает руководитель организации, с документом знакомятся перечисленные в нем сотрудники (также его подписывают).