Сотрудница организации вышла замуж. Срочно нужен приказ о смене фамилии. Ведь теперь она должна проходить по бухгалтерии под новой фамилией. Помимо этого нужно внести изменения в документы кадрового учета. Расскажем об этом в статье и приведем образец приказа.
Требуем заявление и подтверждающие документы
Чтобы издать приказ, понадобится заявление сотрудницы и копии документов, подтверждающие изменения, произошедшие в ее жизни. Причем подтверждающие документы нужны обязательно, слова сотрудницы не могут служить основанием для издания приказа.
Предоставить подтверждающие документы работодателю для сотрудницы не составит труда. Ведь все корректировки в ФИО проходят через ЗАГСы (органы записи актов гражданского состояния) и оформляются документально (Федеральный закон от 15.11.1997 №143-ФЗ). По итогам оформления изменений на руки человеку выдается подтверждающий документ.
В описанной ситуации после замужества от сотрудницы потребуются паспорт и свидетельство о заключении брака. Если же фамилия изменена после развода, то работница должна принести в отдел кадров свидетельство о расторжении брака и новый паспорт.
Приказ о смене фамилии: пример 2017 года
Форма приказа о смене фамилии работником не утверждена. Поэтому его можно составить в произвольной форме. При этом нужно обязательно указать обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные законодательством (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Чтобы не забыть включить все необходимые реквизиты в бланк приказа, лучше использовать готовый образец приказа о смене фамилии. Понятно, что составить нужный документ удобнее, используя бланк, разработанный специалистами:
Также вы можете заполненный образец приказа в формате Word и использовать его в отделе кадров, когда работник поменяет фамилию в связи с вступлением в брак.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии? Не грозит ли штраф за неправильное составление дополнительного соглашения? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?»
Ответим на все вопросы по порядку.
«персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».
Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.
Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления - не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.
Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.
Неправильной является и другая распространенная формулировка - «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.
На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.
По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон - работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.
Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.
На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.
С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.
Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.
Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;
Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;
Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.
На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.
Изменение сведений о работнике в личной карточке.
Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.
Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая - «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.
Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».
Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, - это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.
Каждый человек в нашей стране, согласно законодательству, может воспользоваться своим правом и поменять фамилию или имя. Чаще всего это делают женщины, которые либо выходят замуж, либо расторгают брак. На фирме все персональные данные сотрудника отражаются во многих документах организации, которые в обязательном порядке необходимо, при предъявлении подтверждения, откорректировать.
Если работник внес изменения в свои персональные данные, он должен представить в отдел кадров заявление о смене фамилии, копию нового паспорта и подтверждающие документы, являющиеся основанием для изменения (например, свидетельство о браке). Заявление создается в свободной форме согласно установленным правилам, на бумаге от руки или в печатном варианте. Его можно написать до получения нового паспорта на основании подтверждающих документов, а позже представить его копию.
Чтобы оформить новые персональные данные в компании, руководителю нужно выпустить приказ об изменении фамилии . Его проект подготавливается работником кадровой службы и передается на утверждение директору организации. После этого приказ фиксируется в . С данным распоряжением необходимо ознакомить под роспись сотрудника. Приказ о смене фамилии копируется, и его экземпляры передаются всем должностным лицам, которым необходима данная информация.
Порядок внесения изменений в документы
На основании данного приказа инспектор по кадрам производит внесение изменений в документы компании. Прежде всего, это трудовая книжка работника, журнал учета трудовых книжек, или лицевой счет, . Смену фамилии необходимо отразить и в , для этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором прописывается это изменение. Однако нужно помнить, что новое соглашение можно составить только на основании паспорта с уже измененными персональными данными.
Также корректировки вносятся в электронные базы по кадровому учету, начислению и выплате заработной платы. Конкретно что менять при смене фамилии, можно узнать, отследив, чем именно на предприятии занимается работник, посмотрев его должностную инструкцию (например, он может быть назначен ответственным за какой-то участок работы). Иногда данное событие требует изменение или издание , или, вообще, оформление нового распоряжения.
Помимо создаваемых документов в кадровом учете организации у него присутствуют и выданные отделением ФНС и ПФР, поэтому возникает вопрос: «Нужно ли менять ИНН при смене фамилии и номер СНИЛС?» . Многие сотрудники забывают об этом, и тогда проблемы возникают у предприятия в отчетный период при сдаче сведений, содержащих эти номера (2-НДФЛ, сведения на работников в ПФР). Отметим, что номера СНИЛС и ИНН при смене фамилии не изменяются, но в соответствующих органах нужно откорректировать персональные данные, чтобы они соответствовали друг другу.
Надо также напомнить сотруднику о получении новой банковской карты, если заработная плата перечисляется в безналичном порядке. Вносить изменения в аттестаты и дипломы о получении образования необязательно. Они действительны при предъявлении подтверждающих смену фамилии документов, например, свидетельства о браке.
Как правильно составить приказ о смене фамилии
Ниже заполняется заголовок распоряжения, который должен отражать суть данного события.
В преамбуле приказа желательно указывать основания для его издания.
В распорядительной части записываются должность и личные данные работника, сменившего фамилию, перечень документов, в которые нужно внести исправления. А также дата, до которой необходимо это сделать.
Здесь же должна быть предусмотрена запись об обязательном уведомлении работника о необходимости изменения ИНН, СНИЛС, банковской карточки.
В приказе нужно обозначить ответственное лицо, которое должно контролировать его исполнение.
Документ подписывается директором компании с расшифровкой его должности и личных данных. После ознакомления его визируют работник, сменивший фамилию, и ответственное лицо с указанием их должностей и Ф.И.О.
Нюансы
В случае когда работник, сменивший персональные данные, работает на основании
СОТРУДНИК СМЕНИЛ ФАМИЛИЮ или ДРУГИЕ ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ
Заявление о смене фамилии
(или исправл в ТД - из др. источника)
НЕ ЗАБЫТЬ ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ в ЖУРНАЛ УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
2. Заявление о смене фамилии
Для чего нужен документ
Если у сотрудника меняется фамилия или другие паспортные данные (имя, отчество, дата рождения и т. п.), сведения об этом нужно внести в документы по учету кадров во избежание путаницы и ошибок. Попросите работника написать заявление о смене фамилии в учетных документах. Заявление – документ необязательный, но оно служит дополнительным основанием для изменения персональных данных работника в целях правильности кадрового учета в компании.
В каком виде составляется
Заявление составляется в свободной форме
К заявлению должен быть приложен документ загса, на основании которого у работника изменяются персональные данные. В случае со сменой фамилии это свидетельство о заключении брака
Генеральному директору
ООО «Компания» Иванову И. И.
От переводчика
отдела переводов с английского языка
Маркеловой М. И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить в учетных документах фамилию Маркелова на Дьякову в связи с вступлением в брак. Копию свидетельства о браке от 05.06.2010 № 345611099 прилагаю
Маркелова
14.07.2010
2.
Дополнительное соглашение к трудовому договору
или исправления в ТД
Для чего нужен документ
Среди юристов и кадровиков нет единого мнения о том, нужно ли в случае смены фамилии работника или других его паспортных данных, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Одни специалисты говорят, что не нужно, ссылаясь при этом на статью 57 Трудового кодекса. В части третьей указанной статьи говорится о том, что недостающие сведения вносятся прямо в текст трудового договора, а недостающие условия включаются в договор в виде приложения к нему или дополнительного соглашения. Поскольку фамилия относится не к условиям, а к сведениям, изменить фамилию нужно прямо в тексте договора.
Другая позиция основана на том, что в статье 57 Трудового кодекса говорится о сведениях недостающих, но не о измененных. Поэтому при смене фамилии нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Вы можете придерживаться как первой, так и второй позиции, но вторая представляется нам более логичной и обоснованной.
В каком виде составляется
Дополнительное соглашение составляется в свободной форме. Обычно для его составления используют форму договора (преамбула, текст, подписи сторон).
Что обязательно должно быть в документе
В документе выражается волеизъявление сторон на изменение сведений о работнике в трудовом договоре.
ПОЗИЦИЯ № 1
образец
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 25.01.2010 № 11-ТД.
15 августа 2010 г. Москва
Общество с ограниченной ответственностью «Компания» (ООО «Компания») в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель» с одной стороны и Маркелова Мария Ивановна, именуемая в дальнейшем «Работник» с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. Изменить в трудовом договоре фамилию Маркелова на фамилию Дьякова на основании свидетельства о браке № 345611099, выданное 05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы.
3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя и вступает в силу с момента подписания его обеими Сторонами. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.
ПОЗИЦИЯ № 2
3. Изменение фамилии в личной карточке формы № Т-2
Д ля чего нужен документ Личная карточка формы № Т-2 – основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные работника. Личные карточки на сотрудников должны вести все организации.
В каком виде составляется Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Что обязательно должно быть в документе
Чтобы изменить фамилию и паспортные данные работника в личной карточке формы № Т-2, нужно просто зачеркнуть устаревшие сведения тонкой чертой (чтобы прежние данные читались), а рядом написать новые данные. Не забудьте о заверяющей подписи того, кто вносил изменения и дате внесения изменений
(наименование организации)
Д
Юдина
16.07.2010
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
| Код |
||||||||||
| 2. Дата рождения | 12 июля 1975 г. | 12.08.1975 |
||||||||
| (день, месяц, год) | 66401 |
|||||||||
| 3. Место рождения | г. Смоленск | по ОКАТО |
||||||||
| 4. Гражданство | гражданка Российской Федерации | по ОКИН | 1 |
|||||||
| 5. Знание иностранного языка | английский | владею свободно | по ОКИН | 213 3 |
||||||
| (наименование) | (степень знания) | 014 2 |
||||||||
| французский читаю и могу объясниться | по ОКИН |
|||||||||
| 6. Образование | высшее профессиональное | по ОКИН | 18 |
|||||||
| (среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное) | ||||||||||
| | | Год окончания | ||||
| Смоленский государственный университет | наименование | серия | номер | 1994 | ||
| диплом | ННД | 7765598 | ||||
| | | |||||
| переводчик | Перевод и переводоведение Код по ОКСО | 031202 |
||||
| Наименование образовательного учреждения | Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний | Год окончания | |||||
| наименование | серия | номер | |||||
| Квалификация по документу об образовании | Направление или специальность по документу | ||||||
| Код по ОКСО | |||||||
| Послевузовское профессиональное образование | Код по ОКИН | ||||||
| (аспирантура, адъюнктура, докторантура) | |||||||
| Наименование образовательного, научного учреждения | Документ об образовании, номер, дата выдачи | Год окончания | |||
| Направление или специальность по документу | |||||
| Код по ОКСО | |||||
| Код |
|||||
| 7. Профессия | переводчик | по ОКПДТР | 25531 |
||
| (основная) | по ОКПДТР | ||||
| (другая) | |||||
2-я страница формы № Т-2
| 8. Стаж работы (по состоянию на | “ | 25 | ” | января | 20 | 10 | г.): |
10. Состав семьи:
| Степень родства (ближайшие родственники) | Фамилия, имя, отчество | Год рождения |
| 1 | 2 | 3 |
| Муж | Дьяков Андрей Петрович | 1975 |
| 11. Паспорт: | № | 87 90 546678 | Дата выдачи | “ | 15 | ” | мая | 2003 | г. | |||
| Выдан | ОВД р-на Котловка УВД ЮЗАО г. Москвы, код подразделения 887-443 |
|||||||||||
| (наименование органа, выдавшего паспорт) |
||||||||||||
Паспорт серия 1234 номер 980776, выданный 05.07.2010 УВД Ленинского района г. Пензы
Юдина 16.07.2010
…..............................................
Изменение фамилии в трудовой книжке
Для чего нужен документ
Если у работника изменились сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, то работодатель по последнему месту работы должен внести соответствующие исправления в трудовую книжку. Такое правило предусмотрено пунктом 26 «Правил ведения и хранения трудовых книжек…», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
В каком виде составляется
Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Что обязательно должно быть в документе
Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Такой порядок предусмотрен в пункте 2.3 «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:
- паспорт,
- свидетельство о рождении,
- свидетельство о браке,
- свидетельство о расторжении брака,
- свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества
- другие документы.
Текст пояснения заверяется подписью сотрудника, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.
Внимание !
При изменении фамилии в связи с вступлением в брак на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на свидетельство о браке. Дополнительно можно сделать и ссылку на паспорт работницы с новыми реквизитами.
| Ф  амилия Маркелова изменена на фамилию Дьякова на основании свидетельства о браке № 345611099 от 05.06.2010
Инспектор отдела кадров Юдина я еще указывала кем выдан
| Трудовая книжка ТК № 1240091 Фамилия __ Маркелова ____Дьякова Имя ______Мария ______________________ Отчество _Ивановна ___________________ Дата рождения 12.08.1975 ______________ (число, месяц, год) Образование ______________высшее __________________ _______________________________________ Профессия, Специальность _переводчик Дата заполнения __ « 12» октября 20 09 г. _ (число, месяц, год) П Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек Колесова_____ (разборчиво) |
одпись владельца книжки ___________________________Маркелова
_Приказ об изменении фамилии в учетных документах
Для чего нужен документ
После того, как будет получено заявление от работника, руководитель организации издает приказ, в котором дает указание кадровой службе внести необходимые коррективы в учетные документы и трудовую книжку работника.
В каком виде составляется
Приказ составляется в свободной форме
Что обязательно должно быть в документе
Приказ должен содержать стандартные реквизиты: наименование организации, дату, номер, место составления, подписи руководителя организации и заинтересованных лиц. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
Об изменении фамилии в учетных документах
(О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные Маркеловой М.И.)
В связи со сменой фамилии переводчика отдела переводов с английского языка Маркеловой М. И.,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Изменить в учетных документах ООО «Компания», трудовой книжке, личной карточке Маркеловой Марии Ивановны фамилию Маркелова на фамилию Дьякова в связи с вступлением в брак.
Основания:
Заявление Маркеловой М. И. от 14.07.2010, свидетельство о браке № 345611099, выданное 05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы, паспорт серия 1234 номер 980776, выданный 05.07.2010 УВД Ленинского района г. Пензы.
Генеральный директор Иванов
И. И. Иванов
С приказом ознакомлена:
Маркелова
М. И. Маркелова