Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30–2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов.

Реквизиты, определяющие наименование вида документа

Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.

Например: только руководитель может издавать приказы; коллективное обсуждение каких-либо вопросов отражается в протоколе; рядовой специалист от своего имени вправе готовить только докладные записки, заявления.

Пример бланка распоряжения структурного подразделения с угловым расположением реквизитов

Дата документа

Дата документа является важнейшим реквизитом, т. к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т. к. создание документа “задним числом”, равно как и издание документа с “опережением”, например следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т. к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.

Например, в случае обращения в суд одной из сторон указанная в документе дата будет рассматриваться судом как документированное доказательство.

Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации – арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: 01.06.2004.
Встречается оформление даты с расположением ее элементов в другой последовательности: год, месяц, день месяца.
Например: 2003.09.01.
Последний вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО 8601–88.

Допускается словесно.цифровой способ оформления даты;
например: 01 июня 2004 г.

Регистрационный номер

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации – авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

Регистрация документов – это прежде всего их учет, кроме того, это придание документу официальности и установление ответственности организации.автора за содержание документа (для исходящих и внутренних документов), его прохождение через управленческую систему (для входящих документов).

Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа.

Гриф утверждения

Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).
Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, орга. низаций.

Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:

– утверждение документа руководителем;
– утверждение изданием специального распорядительного документа.

В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения. Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом:

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.

В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:

Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите “Гриф утверждения” центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Подпись

Подпись – это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц.

Например: документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.

При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
Например:

Документы, составленные совместно двумя (или более) организациями, подписывают руководители обеих (всех) организаций.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации – автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2–3 межстрочных интервала.
В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы “И.О.” или “зам” и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога “за” или сокращения “врио” не допускается.

Допускается в реквизите “Подпись” центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

В практике документирования в настоящее время широкое распространение получило использование штампа факсимильной подписи.

Воспроизведение подписи этим способом допустимо для заверения приглашений, извещений, внутренних документов. Документы, направляемые в другие организации, должны иметь собственноручную подпись. Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 160) только при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта.

Гриф согласования

Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т. е. в других организациях) согласования.

Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.
Например:

В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.
Например:

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Нормативная база

Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно.распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30–2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст

Помощь: Реквизит документа «гриф утверждения»

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ»

Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания. В отличие от реквизитов, обозначающих автора документа (реквизитов бланка), подписи, даты и индекса, которые применяются при оформлении всех организационно-распорядительных документов, гриф утверждения является дополнительным удостоверяющим реквизитом и применяется для придания юридической силы лишь отдельным видам и разновидностям документов. Как правило, перечень таких документов отражается в инструкциях и иных локальных нормативных правовых актах об организации делопроизводства. При этом может быть использован Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, являющийся приложением к Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (см. приложение).

В обязательном порядке утверждению подлежат все организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и др.).

Утверждение документа осуществляется должностным лицом, в компетенцию которого входит круг вопросов, излагаемых в документе, и имеющим на это соответствующие полномочия.

Утверждение документа осуществляется двумя способами: посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица, или путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу и находят отражение в грифе утверждения, который оформляется на утверждаемом документе. Распорядительный документ рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа (например, связанные с его внедрением, размножением, доведением до сведения и т.п.).

Особый порядок утверждения установлен для нормативных правовых актов Республики Беларусь (инструкций, правил, положений и др.), которые утверждаются только путем издания другого документа (постановления, приказа, решения). Это обусловлено нормами Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», согласно которым юридическая сила уставов, положений, инструкций, регламентов и правил определяется юридической силой нормативного правового акта, которым они утверждаются.

Документы с аналогичным названием, но имеющие статус локальных нормативных правовых актов, т.е. действующие в рамках одной организации, могут утверждаться любым из двух способов.

При утверждении документа посредством оформления грифа утверждения, содержащего личную подпись уполномоченного должностного лица, этот реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты утверждения. При этом в наименование должности входит видовое наименование организации.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (к примеру, акта, договора и др.), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже (с указанием должности лица, его издавшего), даты и индекса документа.

При утверждении документа коллегиальным органом в грифе утверждения указывается название вида документа, которым утвержден документ (постановление, решение, протокол) и наименование коллегиального органа, принявшего решение об утверждении.

Некоторые отличия имеет оформление грифа утверждения при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь приказом - вместо должности лица, издавшего распорядительный документ, указывается наименование соответствующего государственного органа. Это требование вытекает из содержания Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», согласно которому постановления и приказы как нормативные правовые акты Республики Беларусь принимаются (издаются) министерствами и иными республиканскими органами государственного управления, а не их руководителями.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа перед текстом и печатается после 100 мм при оформлении документа на компьютере (после 40 печатных знаков от границы левого поля при оформлении документа на пишущей машинке).

Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (как правило, совместные документы организаций). В этом случае документ оформляется не на бланке, а грифы утверждения располагают на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита «наименование организации - автора документа». Наименования организаций включаются в наименования должностей лиц, утверждающих документ. Подписи лиц, утвердивших документ, должны располагаться на одном уровне.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

15.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института

документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций и т.д.).

2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

4. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т.д.).

9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т.д.).

10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т.д.).

11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

12. Расценки на производство работ.

13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т.д.).

14. Стандарты.

15. Структура и штатная численность.

16. Тарифные ставки.

17. Формы унифицированных документов.

18. Штатные расписания и изменения к ним.

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

В Закон РБ от 10.01.2000 № 361-з «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» на основании Закона РБ от 15.07.2008 № 410-З внесены изменения и дополнения.

Реквизиты, определяющие наименование вида документа

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.

Пример бланка распоряжения структурного подразделения с угловым расположением реквизитов

Дата документа

Допускается словесно.цифровой способ оформления даты;
например: 01 июня 2004 г.

Регистрационный номер

Гриф утверждения

– утверждение документа руководителем;
– утверждение изданием специального распорядительного документа.

Подпись

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Гриф согласования

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Нормативная база

Реквизит "Гриф утверждения документа"

Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и других документах. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

1. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор (название учреждения)

Личная подпись

И. В. Иванов 12.07.2014

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

2. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом – гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

решением общего собрания акционеров от 15.08.2014 № 14

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом председателя правления банка "Москва "

от 30.08.2014 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Реквизит "Резолюция"

Резолюция – это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию.

1. Резолюция проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом. Резолюция должна быть конкретной по содержанию и краткой по форме.

2. Если документ требует конкретного действия, то в резолюции указываются исполнитель (один или несколько), содержание поручения, срок исполнения.

3. Если документ прислан в организацию для сведения, то резолюция может выглядеть следующим образом: "В дело".

4. Резолюция подписывается должностным лицом, в конце резолюции ставится дата.

5. В резолюции указывается фамилия исполнителя в дательном падеже.

6. Инициалы в резолюции пишутся после фамилии исполнителя.

7. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А. В.

Никитину П. С.

Прошу подготовить проект договора с фирмой "ХИТЭК " к 21.12.2014

Личная подпись

05.08.2014

8. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

9. Текст резолюции часто строится на утверждении через отрицание, в котором адресат санкционирует административное действие, например: "не возражаю" вместо "согласен".

Реквизит "Заголовок к тексту"

Заголовок – краткое изложение основного содержания документа. При составлении заголовка необходимо помнить следующее:

а) заголовок должны иметь все документы формата А4, так как заголовки облегчают и ускоряют регистрацию документов;

б) сопроводительные письма заголовка могут не иметь;

в) в заголовке к тексту дается указание на содержание документа, поэтому заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем", "о ком", например в приказе: "Приказ (о чем) о реорганизации Академии"; "Приказ (о чем ) о создании аттестационной комиссии".

Заголовок может отвечать на вопросы: "чего", "кого", например в должностной инструкции: "Должностная инструкция (кого) секретаря-референта".

Реквизит "Подпись"

Обязательный реквизит любого документа, обеспечивающий его юридическую силу.

Подпись на разных видах документов имеет некоторые особенности. Оформляя реквизит "Подпись", необходимо помнить следующее.

1. Подписывают управленческие документы руководители организации или замещающие их должностные лица.

2. Несколько подписей ставят на документах в том случае, когда за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Например, совместные документы нескольких организаций подписывают руководители этих организаций, а документы денежного, материального, кредитного характера подписывают руководители организаций и главные бухгалтеры.

3. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии.

4. Протоколы подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.

5. Документы, утверждаемые руководителем организации (инструкции, положения и др.), некоторые справочно-информационные документы (докладные записки, справки и др.) подписывают должностные лица, составившие документ, ответственные за их подготовку.

6. В состав реквизита "Подпись" входят:

Наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

Личная подпись;

Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

7. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

8. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

9. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

10. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии – в соответствии с распределением, например:

11. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными" .

Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов .

Реквизиты, определяющие наименование вида документа

Дата документа

Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа "задним числом”, равно как и издание документа с "опережением”, например, следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т.к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.

Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) - дата утверждения; для актов и протоколов - дата события .

Регистрационный номер

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации - авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

Гриф утверждения

утверждение документа руководителем;

утверждение изданием специального распорядительного документа.

Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек .

Подпись Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации - автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы "И. О." или "зам" и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога "за” или сокращения "врио” не допускается.

В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога "за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.

Гриф согласования

Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.

Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.

Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек .

Печать

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Какие положения нужно утверждать приказом. Гриф утверждения

Какие положения нужно утверждать приказом. Гриф утверждения

Нормативная база

Помощь: Реквизит документа «гриф утверждения»

Нормативная база

Реквизит "Резолюция"

Реквизит "Заголовок к тексту"

Реквизит "Подпись"