Порядок оформления распорядительных документов. Распорядительные документы

К наиболее распространённым видам распорядительных докумен­тов, издаваемых в организациях различных форм собственности, отно­сятся постановления, решения, приказы, указания.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Подготовка основных видов распорядительных документов в основ­ном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отра­жающих результат коллегиальной деятельности (постановления и ре­шения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседа­нии коллегиального органа.

Процедуру составления и оформления распорядительного докумен­та желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней изла­гаются последовательность работ над проектом документа и те требова­ния, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть пору­чена одному или нескольким структурным подразделениям или отдель­ным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (ко­миссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее ка­чество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъяв­ляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопро­са, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкрет­ное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное под­разделение может выступить с инициативой разработки распорядитель­ного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направлен­ность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издавав­шихся по данному вопросу распорядительных документов позволит по­ставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную яс­ность по предмету изучения, четко определив цель издания распоряди­тельного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных по­ложений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимоза­висимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Конста­тирующая часть является введением в существо рассматриваемого воп­роса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка, Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, но­мер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссы­лочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и от­сутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распоря­дительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ("по­становил") - в постановлении; "решает" ("решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распоряди­тельного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) орга­низаций, действующих на принципах единоначалия, а также докумен­тах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "решает" ("РЕШИЛ"), "предлагаю", "ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Рас­полагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постанов­лениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указы­вается название коллегиального органа.

Правительство Российской Федерации постановляет

Коллегия решает

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жес­ткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, яс­ными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "уси­лить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются испол­нитель (организация, структурное подразделение, конкретное должност­ное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок ис­полнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководите­лям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в нео­пределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения дол­жен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных ис­полнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанав­ливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распоря­дительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распоряди­тельные документы могут иметь приложения, указания на которые дают­ся в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагае­мую инструкцию по делопроизводству). Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Пример оформления приказа:

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в кото­ром чётко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отгла­гольных существительных (например, "О назначении...", "Об утвержде­нии...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, ре­организации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о рас­пределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное распи­сание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы докумен­тов, в которых предопределен не только состав, но и порядок располо­жения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предостав­лении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти фор­мы являются унифицированными формами первичной учётной докумен­тации, утверждёнными Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71 а. При оформлении таких приказов фактически только заполня­ются предложенные формы.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наи­менование учреждения - автора, название вида документа, дата, ин­декс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных доку­ментов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями или должностными лицами, которых он касает­ся. Согласование осуществляется путем визирования или проставле­ния грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подраз­деления, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителя­ми, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых тре­бует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финан­совыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа за­конодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдель­ных формулировок специальным требованиям некоторых органов (на­пример, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядитель­ных документов.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, гото­вившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласо­вания, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием про­ект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание сле­дует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиаль­ными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принима­ются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на сле­дующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - пред­седателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на блан­ке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписа­ния не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подпи­сания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в са­мом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы ти­ражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовлен­ным составителями проекта документа.

В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида доку­мента, предназначенного для документирования распорядитель­ной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначалию или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Органы представительной и исполнительной власти субъек­тов Федерации, а также органы представительной и исполни­тельной власти городов и районов - постановления, решения, распоряжения.

Администрация учреждений, организаций и предприятий - приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Прави­тельства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руко­водителей в пределах их полномочий и компетенции для осу­ществления исполнительной и распорядительной деятельно­сти в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).

Подготовка распорядительных документов может быть по­ручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки слож­ных и ответственных распорядительных документов практику­ется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широ­кого круга специалистов из числа практиков и ученых. Ос­новное требование к исполнителям - компетентность, высо­кий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

Изучение управленческого вопроса;

Подготовка проекта распорядительного документа;

Согласование документа;

Подписание документа.

Изучение управленческого вопроса начинается с обеспече­ния правовой основы подготавливаемого документа - с изуче­ния действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходи­мые документальные материалы. В это время определяется не­обходимость отмены ранее действующих распорядительных до­кументов или их отдельных пунктов.

Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распоряди­тельных действий, которые должны быть конкретны, не допус­кать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает воз­можные сроки исполнения и контролирующие инстанции (долж­ностные лица). Заканчивается подготовка проекта распоряди­тельного документа его перепечаткой и оформлением, соответст­вующим действующим правилам.

Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по дело­производству) обычно закреплена процедура согласования - по составу участников этой процедуры и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (струк­турное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные за­мечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию. Постанов­ления и решения проходят согласование на заседании колле­гиального органа. В ходе заседания в проект документа могут быть внесены незначительные замечания, поправки и допол­нения. Если проект требует серьезной доработки, он выно­сится на утверждение на следующем заседании.

Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен - особое внимание обращает­ся на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, на­звания структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допустимо*.

Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действую­щим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Прика­зы издаются и по административным вопросам, требующим пра­вового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа, вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух час­тей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут изда­ваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управле­ния. В инициативных приказах в констатирующей части излагают­ся цели и задачи предписываемых приказом управленческих дей­ствий, дается объяснение необходимости издания приказа. В при­казах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит на­звание вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого до­кумента. Если предписываемое действие не нуждается в разъясне­нии, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, струк­турное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В от­дельном пункте приказа называются лица, на которых возло­жен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указы­вается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяют­ся соответствующие пункты.

Пример оформления приказа см. на с. 90.

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регист­рации, которая проводится отдельно от других документов. Ре­гистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание

Указание - правовой акт, издаваемый органом государствен­ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с ор­ганизацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан­ного или вышестоящего органа управления. Право издания указа­ний принадлежит также руководителям организаций, учрежде­ний и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению рек­визитов. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей), а его распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ».

Указание как вид документа введено в действие с 1970-х го­дов вместо применявшихся с той же целью служебных записок, служебных писем, служебных распоряжений.

Пример оформления указания см. на с. 91.

Распоряжение

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый ру­ководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов.

Распоряжения издают также заместители первого руково­дителя, главные специалисты, руководители структурных под­разделений по оперативным вопросам хозяйственной, произ­водственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распро­страняется на узкий круг исполнителей (структурных подраз­делений).

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит конста­тирующей части. В таком случае текст распоряжения начина­ется непосредственно с пунктов, формулирующих распоряди­тельные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядитель­ной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯ­ЗЫВАЮ».

Пример оформления распоряжения см. на с. 92.

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (му­ниципальные органы управления, ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, вклю­чающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, ин­декса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе дан­ного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распоря­дительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пи­шется прописными буквами. Распорядительная часть, как пра­вило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается кон­троль за исполнением.

Юридическую силу решение обретает после его подписа­ния председателем и секретарем коллегиального органа, при­своения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Порядок оформления распорядительных документов

Использование бланков.

Проекты распорядительных документов префектуры оформляются на бланках установленного образца с пометкой в правом верхнем углу «ПРОЕКТ».

Для каждого вида распорядительного документа префектуры утвержден образец бланка документа.

Текст распорядительного документа

Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования.

Текст документа оформляется на бумажном носителе (лист формата А4).

Заголовок к тексту

1. Заголовок к тексту должен быть кратким, пояснять необходимость, цель, причины издания распорядительного документа.

   Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» (о чем распоряжение, приказ, поручение)

   Заголовок распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее принятый (изданный) распорядительный документ оформляется следующим образом:

«О внесении изменений и дополнений в _______ от ____ №____ ».

В случае внесения изменений и дополнений в нормативный документ, имеющий собственное наименование и утвержденный распорядительным документом, заголовок оформляется следующим образом:

«О внесении изменений в____»,

«О внесении изменений и дополнений в Регламент префектуры Северного административного округа, утвержденный распоряжением префектуры №___ от____ ».

Заголовок к тексту печатается на 12 строке первого листа проекта через 1 интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков.

При оформлении поручений префекта необходимо указывать заголовок.

Структура текста

1. Текст распорядительного документа должен иметь две части: мотивировочную и распорядительную. Не допускается смешивание распорядительной и мотивировочной частей.

   Текст распоряжений, приказов и поручений начинается, как правило, словами: «Во исполнение...», «В целях...», «В связи...», «В соответствии...» и т.д.

   Мотивировочная часть не должна превышать 1/3 объема документа.

   В мотивировочной части распорядительного документа обосновывается необходимость и целесообразность подготовки проекта распорядительного документа, дается ссылка на распорядительные документы вышестоящих организаций или префектуры указываются достигнутые итоги и допущенные недостатки. При необходимости, анализируется состояния дел по рассматриваемому вопросу.

   В случае необходимости более подробного обоснования целесообразности принятия распорядительного документа к проекту прилагается служебная записка.

   Мотивировочная часть распоряжения не имеет специальных завершающих слов, однако должна быть увязана с распорядительной частью.

   Мотивировочная часть приказа (кроме приказов по кадровым вопросам) заканчивается словом «приказываю» и двоеточием (выделяется жирным шрифтом).

   Разделы распорядительной части документа необходимо излагать в повелительной форме и начинать с указания предписывающего действия, например: «Принять к сведению..., утвердить, установить, обязать, поручить, указать, рекомендовать» и т.д.

Постановляющая (распорядительная) часть может состоять из пунктов. Для детализации предписываемых действий пункты могут делиться на подпункты и абзацы, абзац может включать в себя дефисы. Номера пунктов обозначаются арабскими цифрами по порядку, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера подпункта через точку, абзац печатается с красной строки с прописной буквы, других обозначений не имеет, дефис печатается с красной строки и начинается с графического знака "дефис" (-) и строчной буквы. Например: «2.3. В соответствии с условиями инвестиционного контракта 100% машиномест и площадей общего пользования гаража-стоянки подлежит передаче в собственность инвестора.». В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 26 декабря 2000 г. N 1013 "О дополнительных мерах по совершенствованию гаражного строительства в городе Москве на 2001-2004 гг." распределение встроенно-пристроенных нежилых помещений, включенных в здание многоэтажного гаража-стоянки, осуществляется в следующем соотношении: -...%- в собственность инвестора; -...%- в собственность города Москвы в лице Департамента имущества города Москвы". Оформлять пункты в пределах документа, подпункты в пределах одного пункта, дефисы в пределах одного абзаца следует, если их количество не менее двух. В конце каждого пункта, подпункта, абзаца ставится точка, в конце дефиса - точка с запятой, в конце последнего дефиса - точка.

Обязательные пункты в тексте

Проект распорядительного документа должен содержать:

точные наименования структурных подразделений префектуры, управ районов, отраслевых территориальных подразделений и служб округа, предприятий и организаций, находящихся на территории округа (фамилии руководителей промышленных и отраслевых предприятий и организаций, как правило, не указываются) в соответствии с их учредительными документами, должности и фамилии должностных лиц (вначале указывается должность, наименование организации, фамилия, инициалы), на которых возлагается выполнение поручения; сроки исполнения поручений; поручение о возложении контроля выполнения данного распорядительного документа; указание на обязательное доведение информации до должностных лиц и граждан, чьи интересы и права затрагивают принимаемые распорядительные документы; текст документа с заголовком «О внесении изменений и дополнений в...» должен содержать пункт: «...внести изменения (или дополнения) в...(пункт, приложение, абзац и т.п.) к распоряжению префекта от 15.01.1999 г. № 111 «О...» и читать его в следующей редакции: «_____» . При этом каждое изменение и дополнение должно быть оформлено отдельными пунктами; указание об отмене или признании утратившими силу распорядительного(ых) документа(ов), либо отдельного(ых) пункта(ов), если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятого(ых); указание о снятии с контроля распорядительного документа в случае его выполнения либо принятии нового документа взамен ранее принятого;

Реквизит «подпись» в тексте

1. В реквизите "подпись" при оформлении на соответствующем бланке указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица:

Префект И.О.Фамилия

В случае если распорядительный документ подписан исполняющим обязанности префекта, реквизит "подпись" оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности префекта И.О.Фамилия

Не допускается подпись распорядительных документов с предлогом «за» и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Особые отметки в тексте

В тексте распорядительного документа жирным шрифтом выделяются: заголовок к тексту;

наименование организаций, инициалы и фамилии, должности лиц, которым даются поручения; сроки исполнения; цифры по тексту (сумма выделяемых средств, площадь земельного участка, площадь выделяемого жилья и т.д.); инициалы и фамилия должностного лица, на которого возложен контроль исполнения распорядительного документа; должность, инициалы и фамилия лица, подписывающего документ.

Нумерация страниц текста

1. Нумерация страниц текста распорядительного документа осуществляется со второго листа при наличии двух и более страниц.

   Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

Оформление приложений

Приложение к распорядительному документу является неотъемлемой частью распорядительного документа, если эти приложения не содержат секретную информацию, либо не имеют гриф «Для служебного пользования» и подписывается исполнителем. Приложениями к распорядительным документам могут быть тексты положений, регламентов, концепций, проектов законов, перечней, таблицы, образцы документов, схемы и т.п. Реквизит приложение оформляется в правом верхнем углу первого листа приложения с указанием номера распорядительного документа, к которому оно прилагается. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера (N) перед порядковыми номерами приложений не ставится. Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста проекта распорядительного документа. Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста). Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте документа и подписываться исполнителем. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблица занимает более одной страницы, шапка таблицы должна иметь строку с цифровым обозначением каждой графы, эта строка должна повторяться далее вверху каждой страницы. Рубрикация структурных элементов в приложении к распорядительному документу предпочтительна та же, что и в тексте распорядительного документа (пункты, подпункты, абзацы, дефисы). В приложениях больших объемов, сложных по структуре (концепции, программы и т.п.), допускается иная нумерация структурных элементов. В случае если приложение оформлено в виде таблицы, нумерация структурных элементов (пункты, строки) обязательна. В больших, сложных по структуре таблицах предпочтительна самостоятельная нумерация структурных элементов каждого раздела.

Наименования органов исполнительной власти города Москвы

1. Наименования органов исполнительной власти города Москвы указываются в строгом соответствии с их учредительными документами.

   Официальные наименования органов городской администрации пишутся с прописной буквы.

   Сокращенные наименования органов исполнительной власти города Москвы применяются только в случае их приведения в учредительных документах, т.е. официально утвержденных.

   Виды городских правовых актов

Все виды правовых актов, кроме Закона города Москвы и их проектов пишутся со строчной буквы: указ Мэра Москвы; распоряжение Мэра Москвы; постановление Правительства Москвы; распоряжение Правительства Москвы; распоряжение первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы; распоряжение заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы; распоряжение руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы; приказ руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

Наименования организаций, подразделений и служб округа, структурных подразделений префектуры, должностных лиц пишется:

с прописной буквы, если наименование организации является частью официального наименования, например: Московское государственное унитарное предприятие «Мосводоканал», Департамент земельных ресурсов города Москвы, Управление внутренних дел по Северному административному округу города Москвы и т.п.;

сокращенные названия, например: МГУП «Мосводоканал»;

со строчной буквы, если оно состоит из родового наименования и наименования, ставшего именем собственным и заключенного в кавычки, например: «ГУ г. Москвы «СЗ ЖКХ и Б САО»;

с прописной буквы пишутся должности руководителей вышестоящих организаций: Мэр Москвы, Правительство Москвы, Аппарат Мэра и Правительства Москвы Президент Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и т.п.;

со строчной буквы пишутся наименование должностей при упоминании во множественном числе, и должности руководителей органов окружной администрации, организаций, структурных подразделений аппарата префектуры, должностных лиц например,

«главам управ районов, руководителям управляющих организаций, директорам образовательных учреждений и т.п.».

При повторном использовании в тексте только организационно-правовой формы органа (организации) употребляется строчная буква, например: «...комитет... (при первоначальном упоминании в тексте: «Контрольный комитет города Москвы»).

Названия органов и организаций во множественном числе и используемые не в качестве имени собственного пишутся со строчной буквы, например: управления и службы Северного административного округа.

С прописной буквы пишутся:

Северный административный округ города Москвы;

наименование управлений, входящих в структуру аппарата префектуры, например: «Управление социального развития»;

наименование постоянно действующих комиссий, например: «Финансовая комиссия, Межведомственная комиссия»;

наименование отделов, секторов и групп, входящих в структуру аппарата префектуры, и приравненных к ним структурных подразделений, например: «Приемная префектуры, Отдел пригородного хозяйства»;

наименования временно действующих комиссий;

наименования организационных комитетов, рабочих групп и т.д.

Применение сокращений.

1. В текстах распорядительных документов префектуры следует избегать сокращений. Использование сокращений должно быть оправданным.

   Применяются только общепринятые или официально установленные сокращения.

   При первом упоминании организации, не входящей в структуру городского управления, должно быть приведено ее полное название (с сокращением, указанным в скобках). Далее по тексту, как правило, может быть использовано ее сокращенное название.

   При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.

Применение кавычек («...»)

1. В кавычках пишутся:

названия организаций с условным наименованием, например: Фабрика «Свобода»;

названия распорядительных документов, например: распоряжение Мэра Москвы от 15 марта 2000 г. № Ш-РМ «О мерах ...»;

новая редакция старого пункта или абзаца, если в ранее принятый документ вносятся изменения или дополнения, например: «п.4. распоряжения префекта от 12 июня 2000 г. № 111 «О...» изложить в следующей редакции: «...».

Без кавычек пишутся названия служебных документов, например: Типовое положение о...;

Кавычки применяются в соответствии с сокращёнными наименованиями организаций, например: МГУП «Мосводоканал».

Оформление листа согласования

1. К каждому проекту распорядительного документа исполнитель заполняет лист согласования (приложение 6 к Регламенту), в котором печатаются соответствующие реквизиты. Лист согласования печатается на оборотной стороне последнего листа документа.

   К реквизитам листа согласования относятся:

ВОПРОС ВНЕСЕН (1);

ПРОЕКТ ПРЕДСТАВЛЕН (2);

ИСПОЛНИТЕЛЬ (3);

ПРОЕКТ СОГЛАСОВАН (4);

Разослать (5).

Все реквизиты (кроме «Разослать») печатаются прописными буквами.

Реквизиты 1, 2, 3,4: печатаются в именительном падеже.

Реквизит 5: печатается в дательном падеже.

При оформлении поручений указываются только 2, 3 и 5 реквизиты. При оформлении приказов проект визируется исполнителем и согласовывается в Правовом управлении префектуры.

В реквизите «ИСПОЛНИТЕЛЬ» указывается должность, инициалы, фамилия и номер телефона специалиста готовившего проект.

В реквизите «ПРОЕКТ СОГЛАСОВАН» указываются должности, инициалы и фамилии:

руководителей (заместителей руководителей) согласующих подразделений и служб округа, первых заместителей, заместителей префектов;

руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений аппарата префектуры, глав управ районов, а также лиц, их официально замещающих;

руководителей управлений и служб округа, руководителей структурных подразделений аппарата префектуры, главы управ районов, а также лица, их официально замещающие.

Подпись согласующего лица и дата согласования, проставляется только синими чернилами (для отличия подлинника от копий).

Использование факсимильной подписи при согласовании документа не допускается.

При необходимости, согласующий орган или должностное лицо может поставить подписи на всех листах проекта и приложений к нему.

В случае необходимости согласования проекта с большим количеством согласующих органов, лист согласования может иметь продолжение, в левом верхнем углу которого, указывается: «Продолжение листа согласований к распоряжению от ___ № __» .

Реквизит «РАЗОСЛАТЬ» содержит перечень рассылки, в который включаются:

организации и должностные лица, указанные в распорядительном документе в качестве исполнителей поручений должностные лица, на которых возложен контроль исполнения;

согласующие организации;

организации окружного подчинения, на которые распространяется действие данного документа.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки несет исполнитель.

Если действие документа распространяется на целый ряд однородных органов или подразделений, то в реквизите "Разослать" они называются обобщенно, например, управлениям и службам округа, управам районов т.п.

Конкретные фамилии могут указываться только при рассылке документов первым заместителям префекта, заместителям префекта, а также должностному лицу, на которого возложен контроль исполнения документа.

В случае указания в реквизите «разослать» неподведомственных префекту организаций, ответственный исполнитель указывает их почтовый индекс и адрес.

При направлении адресатам более одного экземпляра, указывается их количество.

В случае наличия приложений к распорядительному документу, направляемых не всем адресатам, следует сделать пометку: «без приложения», либо указать какое из приложений направляется.

Порядок и сроки согласования распорядительных документов

1. Общие положения

   1. Проекты распоряжений префектуры в обязательном порядке согласовываются исполнителем:

с первыми заместителями, заместителями префекта, в компетенции которых находится вносимый вопрос;

с главами управ районов, в компетенции которых находится вносимый вопрос;

с организациями и должностными лицами - по указанию префекта;

с начальником Правового управления префектуры;

с руководителем аппарата префектуры в ранге заместителя префекта.

Должностные лица и государственные гражданские служащие префектуры Северного административного округа города Москвы, осуществляющие согласование проектов распорядительных документов, при наличии замечаний о признаках коррупционности излагают их в письменной форме на имя префекта Северного административного округа или руководителя структурного подразделения, подготовившего проект распорядительного документа. Разногласия, возникшие при согласовании проекта распорядительного документа по вопросам, связанным с противодействием коррупции, разрешаются в порядке, установленном настоящим Регламентом.

Процедура согласования

1. Согласование проектов распоряжений префектуры с первыми заместителями, заместителями префекта, вносящими вопрос, осуществляется перед получением всех иных согласований, в том числе, перед направлением проекта на согласование в Правовое управление префектуры.

   Документ

   Во исполнение постановления Правительства Москвы от 2 февраля 2011 г. N 23-ПП "Об утверждении перечня первоочередных государственных программ города Москвы",

2. Решение

   Решение проблем инвалидов является приоритетным направлением социальной политики органов государственной власти города Москвы и осуществляется в соответствии с городскими целевыми программами.

3. Конкурсная документация по проведению открытого конкурса по отбору производителей программ окружной и районной тематики в административных округах города москвы на период с 01. 10. 2011 года по 31. 12. 2011 года Москва

   Конкурс

4. Конкурсная документация по проведению открытого конкурса по отбору производителей программ окружной и районной тематики в административных округах города москвы на период с 01. 07. 2011 года по 30. 09. 2011 года Москва

   Конкурс

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Системы документации в организациях. Классификация распорядительных документов. Этапы подготовки, процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального или единоличного принятия решений. Правила оформления распорядительных документов.

контрольная работа , добавлен 09.01.2009


Организация управления, состав документов и правила их составления. Организация движения документов и порядок их рассмотрения. Особенности оформления реквизитов. Регистрация и контроль за исполнением. Систематизация документов и организация их хранения.

курсовая работа , добавлен 06.12.2010


Регистрация, учет документов. Порядок обработки поступающих и отправляемых документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов. Правила регистрации и индексирования документов. Организация контроля за исполнением документов.

контрольная работа , добавлен 29.09.2008


Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.

контрольная работа , добавлен 27.07.2008


Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.

контрольная работа , добавлен 26.10.2010


Особенности оформления факсов и их виды. Назначение и правила составления приказов по организационным вопросам и основной деятельности. Порядок прохождения внутренних документов на этапах их подготовки, оформления и исполнения. Пример составления резюме.

контрольная работа , добавлен 12.09.2010


Состав и признаки деловых документов, их содержание, реквизиты и правила оформления. Основания классификации деловых документов. Особенности составления документов коллегиального органа, информационных, распорядительных и организационных документов.

реферат , добавлен 18.05.2011


Правила оформления документов. Система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам документов. Реквизиты и их предназначение. Единые требования и правила оформления документов управления. Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97.

контрольная работа , добавлен 27.03.2009