В конце каждого календарного года номенклатура дел подлежит уточнению. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января очередного календарного года.
Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общем случае разработка номенклатуры дел предусматривает: Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
Изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;
Изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях -- его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т. п.;
Предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);
Предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;
Уточнение заголовков дел, включение резервных индексов, предназначенных для дел, заводимых по тем или иным причинам в течение календарного года;
Составление и оформление проекта номенклатуры дел;
Согласование проекта номенклатуры дел с заинтересованными сторонами, в необходимых случаях -- его уточнение и дооформление;
Утверждение проекта номенклатуры дел руководителем предприятия.
Разработку проекта номенклатуры дел целесообразно производить на основе формы установленного образца. Образцы форм номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел представлены на рисунках 1 и 2.
Рисунок 1 - Вариант оформления номенклатуры дел структурного подразделения
Рисунок 2 - Вариант оформления сводной номенклатуры дел
При определении перечней документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроков их хранения следует руководствоваться:
Учредительными документами предприятия;
Положениями о структурных подразделениях предприятия; » перечнями документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;
Номенклатурами дел за предшествующие 3-5 лет;
Описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
Документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.
Необходимые сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов фиксируются в виде выписок, справок и т. п. и в дальнейшем используются при подготовке проекта номенклатуры дел. При этом особое внимание следует обратить на содержание Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения1.
В Указаниях по применению Перечня последний рассматривается в качестве «...основного нормативного документа при определении сроков хранения... управленческих типовых документов, ...при подготовке номенклатур дел». Перечень построен по функциональному признаку и состоит из двух частей.
Первая из них -- «Документы, образующиеся в управленческой деятельности». Она включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).
Документы в составе Перечня расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в Перечне, являются едиными для соответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:
Сведения об объеме, интенсивности и составе документооборота;
Сведения об организационной структуре и штатной численности предприятия;
Сведения о распределении полномочий по работе с документами между должностными лицами предприятия.
При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, -- в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.
Отметим в этой связи, что в номенклатуру дел должны быть включены заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки (вопросы, направления) деятельности предприятия. Заголовки дел подразделений (органов), действующих на временной основе, также включаются в номенклатуру дел. В то же время в номенклатуру дел не включаются периодические издания и некоторые другие виды документов, в отношении которых нет такой необходимости. Определение примерных формулировок заголовков дел производится согласно нижеследующим общим правилам.
1. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную и видовую принадлежность.
2. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
Название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);
Название предприятия или структурного подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа);
Название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);
Название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;
Дата (период), к которому относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.
Для конкретизации заголовков дел целесообразно воспользоваться нижеследующими рекомендациями.
1. В заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но при этом не связанные последовательностью исполнения, включается термин «документы», а в конце заголовка -- в скобках -- указываются основные разновидности документов, которые подлежат помещению в дело, как то: планы, списки, доклады и т. д. Например: «Документы о проведении тематических семинаров по организации архивного дела на предприятии (планы, списки, доклады, перечни рекомендуемой учебно-методической литературы и др.)». Термин «документы», кроме того, может применяться в заголовках дел, содержащих документы, являющиеся приложениями к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам испытаний стендового оборудования».
2. В заголовки дел, содержащих переписку, включается термин «переписка», после которого указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, наименования последних не перечисляются -- вместо этого указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с филиалами предприятия по вопросам ежегодного планирования и отчетности».
В свою очередь, в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние также не перечисляются -- вместо них указывается только предмет переписки. Например: «Переписка по вопросам адаптации персонала».
Наименование конкретного корреспондента указывается в заголовке дела лишь в том случае, если переписка (документы, составляющие ее и помещаемые в данное дело) ведется только с ним. Например: «Переписка с ОАО «Прогресс» по вопросам обмена коммерческой информацией».
3. В заголовки дел, содержащих документы, относящиеся к определенным административно-территориальным единицам (местностям, населенным пунктам и т. п.), включаются наименования соответствующих единиц (местностей). При этом:
4. В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, включаются сведения о периоде (квартале, полугодии, годе), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: «Годовые и квартальные планы работы МГУП «Синегорская районная поликлиника».
5. В заголовки дел, предназначенных для однородных (по своему функциональному назначению, виду и др.) документов, наименование документов (группы документов) включается во множественном числе. Например: «Приказы о поощрении работников предприятия».
Если предполагается, что дело -- например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, -- будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем -- при необходимости -- заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года» (заголовок тома).
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.
После того как для дел сформулированы заголовки, необходимо произвести их упорядочение. Делать это следует в одним из двух способов:
При формировании номенклатуры дел предприятия в целом в начало документа выносятся заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, а затем, в порядке уменьшения значимости соответствующих документов (в том числе организационных, договорных, планово-отчетных и др.), -- заголовки остальных дел, при этом объединение дел в составе разделов и присвоение последним названий производится с учетом функциональной и видовой взаимосвязи документов в составе этих дел; при формировании номенклатуры дел на основе номенклатур дел структурных подразделений в качестве названий разделов сводной номенклатуры дел используются названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии со штатным расписанием, а содержание разделов образуют номенклатуры дел этих подразделений.
Предварительное определение сроков хранения дел производится с целью обеспечения регулярного контроля за их соблюдением и своевременного изменения режима хранения дел (документов), например, с временного на постоянный -- при наличии на то соответствующих оснований. Определение сроков хранения производится на основании сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в ходе деятельности предприятий, а в отсутствие такового -- по типовой (примерной) номенклатуре дел или по согласованию с органами Федеральной архивной службы РФ.
Присвоение делам индексов производится с целью безошибочной и оперативной идентификации дел и включенных в их состав документов. Индекс дела представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, например, состоящее из условного номера структурного подразделения (раздела) с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения (этого раздела). К примеру, бухгалтерии (и соответствующему разделу в составе сводной номенклатуры дел) присвоен условный номер 05, а открывает этот раздел годовой бухгалтерский отчет. Следовательно, в составе сводной номенклатуры делу с годовым бухгалтерским отчетом будет присвоен индекс 05-01.
Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом.
После выполнения перечисленных действий производится проверка составленного проекта номенклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению. С этой целью производится:
Уточнение состава дел в составе каждого раздела и по номенклатуре дел в целом;
Уточнение заголовков дел, их индексов;
Включение в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость в формировании которых по тем или иным причинам возникает в течение календарного года (например, при формировании на предприятии новых участков работы, требующих документирования); » уточнение сроков хранения дел.
Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составе табличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом: » в графе 1 указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (так называемые резервные индексы;
В графе 2 указываются заголовки дел;
В графе 3 («Количество дел (единиц хранения)») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года2;
В графе 4 указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения3;
В графе 5 («Примечание») при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем -- в течение всего срока действия номенклатуры дел -- в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») -- о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;
Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;
Отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделении дел к уничтожению;
Сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
Отметки о передаче дел другим предприятиям (организациям, учреждениям) для продолжения работы с ними.
Полностью оформленный проект документа подписывается его разработчиком, а также организатором этой работы -- например, руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется на согласование. При этом внутреннее согласование производится с:
Руководителем архива предприятия;
Руководителем экспертной комиссии (ЭК) предприятия -- только проектов сводных номенклатур дел;
Службой ДОУ (делопроизводством) -- только проектов номенклатур дел структурных подразделений.
Внешнее согласование проекта сводной номенклатуры дел производится с экспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела (документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласования в необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатуры дел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждается руководителем предприятия).
Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Формы номенклатур дел организации и структурного подразделения приведены в приложениях 4 и 5.
Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.
В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.
Вторая графа - названия заголовков дел.
Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел (томов, частей) - заполняется именно тогда.
В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.
В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.
В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.
Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.
Смотрите также:
Индексы подразделений нужны в разных рабочих ситуациях. Например, при составлении номенклатуры дел в строке «Раздел» указывается код структурного подразделения, который также станет первой частью индексов всех его дел. При внедрении СЭД, когда для каждого отдела заводится специальная папка в системе, также используют его индекс. Наконец, отдел кадров и бухгалтерия в некоторых документах заполняют поле «Код структурного подразделения». В статье мы расскажем, как правильно присваивать индексы структурным подразделениям и филиалам организации.
ГЛАВНОЕ - СОГЛАСОВАННОСТЬ
Казалось бы, придумать коды для подразделений несложно. Но именно в этой простоте и заключается главная проблема индексации. Случается, что одно подразделение, например отдел кадров, индексирует все отделы организации, но не считает нужным информировать об этом коллег из других отделов и руководство.
Через некоторое время делопроизводители берутся за составление номенклатуры дел, в результате чего у подразделений оказывается уже по два разных индекса.
А затем ИТ-специалисты составляют большой телефонный справочник внутренних номеров и присваивают всем отделам индексы уже по собственному усмотрению…
Так может продолжаться сколько угодно долго, пока не настанет день, когда окажется, что номеров существует множество, но официального индекса нет ни у одного из подразделений, при этом никто не хочет отказываться от своих разработок.
Таким образом, чтобы не повторять сюжет классической басни про лебедя, щуку и рака, нужно сделать простую вещь: утвердить коды структурных подразделений на уровне решения первого лица, то есть издать соответствующий приказ. А предварительно выяснить, не проводилась ли индексация подразделений ранее.
Как показала описанная ситуация, для этого нужно не только проанализировать изданные распорядительные документы, но и опросить руководителей структурных подразделений.
ЧТО ТАКОЕ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ?
Индекс подразделения организации - как структурного, так и обособленного - это уникальный код, в котором зашифрована информация об этом подразделении.
Состав зашифрованной в коде информации может быть каким угодно. Например:
Порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;
Наименование подразделения;
Подчиненность подразделения;
Местонахождение подразделения;
Функционал подразделения и др.
Части индексов могут отделяться друг от друга любыми знаками, но наиболее распространены косая черта, дефис и точка. Например:
12 - простой порядковый номер подразделения в соответствии с организационной структурой;
ТД/2 - второе подразделение в технической дирекции;
УП/ОТиЗ - отдел труда и заработной платы в управлении по персоналу;
ДП.V-Сиб - дирекция по продажам в пятом филиале организации по Сибирскому федеральному округу.
ИНДЕКСАЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ С ПРОСТОЙ СТРУКТУРОЙ
Первый уровень индексов. Самый простой способ проиндексировать подразделения - присвоить им порядковые номера (01, 02, 03 и т.д.). Таких индексов будет более чем достаточно для номенклатуры дел и заполнения форм документов в кадровом делопроизводстве, а также для сокращенного наименования подразделений во внутренних документах.
Без особой необходимости усложнять их нет смысла.
Этот способ подходит для индексации подразделений организации, имеющей простую структуру, - довольно крупной, но без филиалов (Схема 1).
Из Схемы 1 видно, что генеральному директору напрямую подчинены помощник генерального директора, а также руководители следующих подразделений:
Дирекция по продажам;
Производство;
Техническая дирекция;
Дирекция по экономике и финансам;
Управление по логистике;
Юридический отдел;
ИТ-отдел.
Помощник генерального директора руководит канцелярией и архивом - он отвечает за все делопроизводство организации и аккумулирует у себя все организационно-правовые и распорядительные документы, а также часть информационно-справочных документов топ-менеджеров. Поэтому условное подразделение, за которое он отвечает, принято обозначать как «Руководство».
Таким образом, индексы первого уровня будут выглядеть так:
Второй уровень индексов. В ряде случаев на этом индексацию можно завершить. Но если дирекция и управления делятся на отделы (см. Схему 1), индексацию продолжают - вводят индексы второго уровня (Пример 1).
Между частями индекса мы ставим косую черту. Все дополнения к этим обозначениям, например порядковые номера дел по номенклатуре, будут указываться через дефис: 06/02-01.
Буквенный индекс. На наш взгляд, более информативным является другой способ индексации: подразделения первого уровня обозначаются буквами, благодаря чему идентифицируются легче, а отделы второго уровня получают дополнительные числовые обозначения (Пример 2).
ИНДЕКСАЦИЯ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ СО СЛОЖНОЙ СТРУКТУРОЙ
Необходимость составлять сложные индексы для подразделений возникает в случае, если организация имеет сложную структуру, например у нее есть сеть филиалов, или вовсе является холдингом (группой компаний).
«Простыми» индексами здесь не обойтись. Индекс будет состоять как минимум из двух, а скорее всего, трех или четырех частей.
На Схеме 2 показана структура организации с центральным офисом и четырьмя филиалами, каждый из которых имеет по четыре подразделения.
И в этом случае общий принцип индексации остается неизменным: подразделения получают уникальные числовые или буквенные коды.
Если ваша организация имеет разветвленную структуру, используйте буквенные индексы уже на первом уровне индексации - буквы воспринимаются легче, чем числа.
Индексы первого уровня в организации из нашего примера могут выглядеть так:
Разные буквы для подразделений первого уровня исключают повторение индексов. В нашем упрощенном примере не составило труда обозначить четыре филиала разными буквами. Но на практике филиалов может быть и несколько десятков. Однако в любом случае трудности здесь вполне преодолимы.
Индексы второго уровня. Вернемся к нашему примеру и проставим индексы второго уровня, причем начнем с филиалов.
В каждом из них по 4 отдела: отделы продаж, логистики, кадров и административный отдел. Выберем для них числовые обозначения (Пример 3).
Индексация подразделений Центрального офиса.
Что касается индексов для центрального офиса и его подразделений, то кажется логичным пойти по тому же принципу и связать индекс первого уровня ЦО с буквенными индексами второго уровня Р, ДП и др. и получить ЦО-Р и ЦО-Д П. Но здесь нужно остановиться и вспомнить о правилах индексации: соблюдать уникальность и не помещать в индекс ненужной информации.
Обозначение ЦО , равно как и буквенные обозначения подразделений центрального офиса первого уровня в нашей организации, больше не встречается ни в одном из филиалов или подразделений. Поэтому мы оставим ЦО для обозначения центрального офиса, а его подразделения обозначим индексами, состоящими из двух частей.
Мы делаем это, чтобы не помещать в индексы лишней информации: и так понятно, что, например, ДЭиФ существует только в главном офисе организации, не нужно сообщать об этом лишний раз (Пример 4).
ИНДЕКСЫ НА ПРАКТИКЕ
■ Индексы в номенклатуре дел. Приведем пример обозначения разделов и индексов дел по номенклатуре: очевидно, что индексы дел будут отличаться от стандартных 01/02 и других (Пример 5).
Однако это вполне допустимо, ведь наша цель - создать читаемые, а не формальные индексы, и к документам это относится тоже.
■ Приказ об индексации подразделений организации. Какой бы способ индексации ни был избран, его нужно закрепить на самом высоком уровне - издать приказ по основной деятельности.
В констатирующую часть приказа принято выносить основание для его издания.
Поскольку индексация подразделений используется во многих процессах, нет необходимости перечислять их все. Лучше обойтись общей формулировкой (Пример 6).
РЕЗЮМЕ
1. Прежде чем индексировать подразделения организации по собственной инициативе, нужно выяснить, не проводилась ли индексация ранее.
3. Простейший индекс - числовой (01, 02, 03 и т.д.). Кроме того, индексы могут быть буквенными, а также комбинированными. Буквы в индексах воспринимаются легче, чем числа, и являются более информативными.
4. Любое усложнение индекса должно быть оправдано. Если можно остановиться на простых числовых обозначениях, то лучше так и сделать.