Главная Оформление

Уведомление об изменении в номенклатуре. Внесение изменений в номенклатуру дел

03.08.2019

Что такое номенклатура дел отдела кадров?

Чем больше компания, тем выше документооборот в отделе кадров. Но и в небольших организациях уже на этапе приема нового сотрудника на работу от него требуется определенный набор документов, формирующий личное дело. Опять же чем дольше работает компания, тем больше скапливается документов, подлежащих длительному хранению.

Весь этот массив документации может быть просто разобран на папки (и это уже система, хоть и пока неформальная). А вот для облегчения ориентирования составляются оглавление, перечень, краткое описание. Квалифицированный кадровый служащий составляет номенклатуру дел. Такой подход, с одной стороны, характеризует сотрудника как профессионала, с другой — облегчает документооборот в компании, а значит, и работу этого сотрудника.

В законодательстве дается следующее определение номенклатуры дел — это систематизированный перечень наименований дел, имеющий утвержденную форму. Номенклатура дел в отделе кадров — это, соответственно, перечень дел, проходящих через отдел.

Систематизация облегчает процесс сбора документов, оформления их для хранения и, естественно, поиск нужных бумаг. Наличие номенклатуры делает проще ввод в курс дела нового сотрудника отдела кадров. После закрытия компании благодаря наличию номенклатуры можно достаточно быстро отделить документы, которые необходимо сдать на хранение, от остальной массы и произвести саму передачу.

Такое количество плюсов у ведения номенклатуры дел в отделе кадров позволило распространиться этой практике среди частных компаний, для которых не предусмотрена эта обязанность на законодательном уровне. Что касается минусов, они проявляются только в тех случаях, когда в компании уже успело накопиться множество документов, и их необходимо систематизировать, а на это может потребоваться большое количество трудочасов, а иногда и трудодней.

Структура номенклатуры дел (образец)

Предусмотрено 3 типа номенклатуры:

  • типовая;
  • примерная;
  • индивидуальная.

Типовая номенклатура составляется для нескольких однотипных организаций. В примерной номенклатуре указывается примерный состав дел, которые могут в нее попасть. А индивидуальная номенклатура учитывает специфику деятельности конкретной организации и составляется под реальный документооборот.

Такая классификация применяется к номенклатуре государственных и муниципальных организаций, где она является обязательным инструментом в работе отдела кадров. Но кадровые работники частных компаний часто перенимают все наработки в делопроизводстве, которые уже унифицированы и проверены, в том числе и структуру номенклатуры.

Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения

Примечание

Приказы по личному составу

Должностные инструкции

Личные дела работников

Личные дела руководителей

Постоянно

Трудовые договоры

Трудовые книжки

До востребования

Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы.

Графа «Индекс дела»

Почему не номер? Потому что чаще всего содержит в себе 2 блока:

  • номер отдела, как он представлен в структуре компании;
  • номер группы документов, которые в него входят.

Если в компании разрабатывается номенклатура дел только для отдела кадров, то в первой колонке нет смысла отображать нумерацию отделов, только номер группы документов.

Графа «Заголовок дела»

Здесь отображается состав документов, входящих в дело.

Графа «Количество дел»

Эта графа остается незаполненной на момент утверждения номенклатуры на год, и уже по окончании календарного года, после подведения итогов, сюда вносится число заведенных в год дел.

Графа «Срок хранения»

Тут содержится информация о том, сколько лет должны храниться документы, попавшие в номенклатуру.

Графа «Примечание»

Эта графа оставляется для пометок, например, нужно указать, что в деле содержатся только копии документов или оно вообще есть лишь в электронном виде.

Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Составление номенклатуры дел — это часть архивной работы. Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.

Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу. А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел.

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Раздел 3.4 Основных правил работы архивов посвящен номенклатуре дел. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать. А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях. Приложение 7 — это сводная номенклатура организации, а приложение 8 — номенклатура отдельного структурного подразделения.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Составление номенклатуры — это действие, которое сотрудник отдела кадров выполняет единожды. Впоследствии уже разработанная номенклатура уточняется либо в нее вносятся изменения. Но для этого изначально номенклатура должна быть разработана с учетом возможности внесения правок.

Поэтапно процесс разработки выглядит следующим образом:

  • анализ массива документов, проходящих через отдел кадров;
  • выделение групп документов, которые должны войти в номенклатуру;
  • заполнение формы номенклатуры.

Разработкой номенклатуры обычно занимаются в конце года. Так, для 2018 года номенклатура разрабатывается в декабре 2017-го.

После того как сотрудник отдела кадров подготовил проект номенклатуры, он должен быть утвержден. Процесс согласования и утверждения зависит от типичной для компании схемы принятия локальных нормативных актов. Например, на проекте может понадобиться собрать визы начальника отдела кадров и специалиста из юридического отдела. И только после этого документ попадает на утверждение к руководителю компании.

Утверждение номенклатуры может быть связано не только с проставлением подписи руководителя на форме, но и с выдачей отдельного приказа. Чаще такой способ используют, если нужно утвердить сводную номенклатуру, вмещающую в себя номенклатуры всех структурных подразделений.

Внесение изменений в утвержденную номенклатуру дел

Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.

Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.

Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.

Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.

Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.

Уточнение номенклатуры дел на следующий год

Каждый год номенклатура дел пересматривается. Это необходимо, чтобы список дел всегда был актуальным. Сотрудником отдела кадров анализируется действующая номенклатура и направления документооборота, после чего в нее вносятся новые группы и удаляются более не используемые.

Изменяться могут и названия самих групп. Это может быть связано, например, с переименованием ведомства, с которым ведется переписка. Тогда такое изменение должно быть отображено и в номенклатуре.

И уже с учетом всех изменений номенклатура дел утверждается на новый календарный год. Опять же если для этого нужен отдельный приказ, то он издается в обязательном порядке.

Разработанная и утвержденная номенклатура дел в отделе кадров компании является признаком того, что документооборот был систематизирован, а сотрудники отдела имеют под рукой перечень документов, разбитых на группы для удобства хранения и работы с ними. Для разработки номенклатуры используются способы и методы, применяемые в архивном деле. Ежегодно номенклатура подлежит пересмотру и переутверждению, чтобы сохранялась актуальность в ведении дел. Используется номенклатура как для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, так и для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.

Стандартные корректировки, которые вносятся в номенклатуру дел в течение года, это новые дела. Для них предусмотрены резервные строки, индексы, и ситуация эта вполне штатная. Все прочие изменения без особых проблем могли бы потерпеть и до следующей номенклатуры на будущий год. Но изредка бывают и такие, которые не могут. Весна-2016 ознаменовалась в архивном деле сокращением срока хранения документов по личному составу и теперь предстоит внести соответствующие изменения в номенклатуру дел.

Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об архивном деле в Российской Федерации“» дополнил последний статьей 22.1:

Статья 22.1. Сроки временного хранения документов по личному составу

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях - не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях - не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, - в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, - с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Изменения касаются всех организаций, в которых есть наемные работники, а значит, и документы по личному составу. А тем организациям, в которых принято регулярно создавать номенклатуру дел на ближайший год, теперь придется внести изменения в действующую номенклатуру. Насколько быстро это нужно сделать? В рабочем порядке. Срок хранения документов, напомним, начинает исчисляться с 1 января года, следующего за тем, когда документ был закрыт делопроизводством. Таким образом, вносить изменения в номенклатуру дел можно вплоть до декабря. Однако тянуть не стоит: большинство документов по личному составу, завершенных делопроизводством в 2016 г., уже имеют срок хранения 50 лет, а не 75, и это должно быть отражено в номенклатуре дел за 2016 г.

Кто и как может внести изменения?

Номенклатура дел - локальный нормативный акт организации, утвержденный руководителем, зарегистрированный и внесенный в электронные системы в общем для всех локальных нормативных актов (ЛНА) порядке. А значит, делопроизводитель, архивариус или секретарь не может просто «внести изменения» в оригинальный экземпляр номенклатуры, пусть даже эти изменения и продиктованы федеральным законодательством. Изменение ЛНА требует особой процедуры, общей для всех, которая придумана довольно давно, так что ничего нового изобретать не придется.

Приведем алгоритм работы над внесением срочных изменений в номенклатуру дел (см. схему).

Алгоритм работы над внесением срочных изменений в номенклатуру дел

Инициируется заседание экспертной комиссии организации. На повестку дня выносятся два вопроса:

1) необходимость изменить сроки хранения документов в номенклатуре дел в связи с вступлением в силу нового закона;

2) проект приказа об изменении номенклатуры дел: рекомендуется вынести его на обсуждение комиссии сразу, чтобы не собирать потом для этого специальное заседание

Экспертная комиссия принимает решение внести изменения в номенклатуру и согласует проект приказа.

Примечание: если в организации нет экспертной комиссии, то инициатором изменений становится работник, ответственный за хранение документов, при поддержке начальника отдела кадров и, желательно, главного юриста компании. Они же и согласуют приказ

Приказ подписывают и регистрируют в должном порядке

Отдел кадров получает свою измененную номенклатуру

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Разработка номенклатуры дел представляет собой первый этап проводимой в делопроизводстве экспертизы ценности документов, которые создаются в организации и поступают в нее. Номенклатура дел составляется на предстоящий год, поэтому она является своего рода планом группировки документов в дела. В номенклатуре определяются заголовки дел, которые будут сформированы в делопроизводстве, и сроки их хранения.

Необходимые согласования

В большинстве организаций номенклатура дел строится по структурному принципу: в каждом подразделении составляется номенклатура дел, отражающая документы данного подразделения. Из номенклатур дел подразделений формируется сводная номенклатура дел организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в организации и поступающие в нее из других организаций.

Если документы организации в дальнейшем передаются на хранение в архив, номенклатура дел подлежит согласованию сначала с экспертной комиссией организации, затем – с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. После согласования с архивным учреждением номенклатура дел утверждается руководителем организации (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ). Номенклатура дел, согласованная с архивным учреждением, в дальнейшем может использоваться в течение пяти лет, если в организации не происходит серьезных структурных или функциональных изменений. Если такие изменения происходят, переработанная номенклатура дел заново согласовывается с архивом.

Если документы организации в архив не передаются и в течение всего установленного для них срока хранения хранятся в организации (в архиве организации), согласование с архивным учреждением не проводится, и номенклатура дел после ее согласования с экспертной комиссией организации утверждается руководителем.

Зачем нужна корректировка?

Поскольку в течение года в деятельности организации могут произойти различного рода изменения, как структурного, так и функционального характера (могут быть созданы новые подразделения или ликвидированы ранее существовавшие, может произойти объединение нескольких подразделений или, наоборот, разделение одного подразделения на два, могут возникнуть новые направления деятельности и т.д.), в конце года службой делопроизводства проводится работа по корректировке номенклатуры дел.

Корректировка номенклатуры дел означает уточнение заголовков дел, включение новых заголовков дел, отражающих новые направления деятельности, исключение заголовков дел, которые в новом году формироваться не будут. Если в организации было создано новое подразделение, следует разработать новый раздел и включить его в номенклатуру дел предстоящего года. Если в организации произошло разделение одного подразделения на два, следует произвести разделение соответствующего раздела номенклатуры дел.

Работа по корректировке номенклатуры дел проводится в последнем квартале текущего года всеми организациями. Исключение оставляют организации, деятельность которых носит сезонный характер (экспедиции, театры и др.) и которые проводят работу по корректировке номенклатуры дел в конце текущего сезона. В любом случае работа по корректировке номенклатуры дел должна быть завершена к наступлению нового года (сезона). В большинстве организаций к 1 января наступающего года номенклатура дел должна быть перепечатана, в копиях или в электронном виде разослана по подразделениям, чтобы в первый рабочий день нового года сотрудники могли начать формирование дел по обновленной номенклатуре дел.

Как организовать работу по корректировке номенклатуры дел?

Прежде всего должен быть издан приказ руководителя организации, в котором будут даны соответствующие поручения службе делопроизводства и руководителям подразделений о проведении корректировки номенклатуры дел.

Второй важный в организационном плане шаг – проведение службой делопроизводства рабочего совещания с работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. На этом совещании необходимо обсудить вопросы методического характера, в частности проанализировать содержание разделов номенклатуры, определить разделы, подлежащие корректировке, проанализировать правильность определения сроков хранения и рассмотреть другие вопросы, связанные с номенклатурой дел. Хорошо, если до проведения такого совещания служба делопроизводства проведет проверку правильности формирования дел в структурных подразделениях, в этом случае на совещании одновременно нужно будет обсудить и вопросы формирования дел. Дела должны формироваться в строгом соответствии с номенклатурой дел, и если выявляются какие-либо нарушения, то это тоже повод для обсуждения на совещании. Причиной неправильного формирования дел может быть неправильная формулировка их заголовков. Естественно, что для исключения таких ситуаций нужно скорректировать заголовки дел.

При корректировке номенклатуры дел необходимо обратить внимание на полноту отражения в номенклатуре документов подразделения и на правильность определения сроков хранения документов . В номенклатуру дел включаются все документы организации, как создаваемые, так и поступающие, на любых носителях (бумажных, магнитных и иных). Подлежат включению в номенклатуру дел документы с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.), документы временно действующих органов, справочные, учетные, регистрационные и иные картотеки, журналы и базы данных. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации.

Важно помнить, что сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003), а также отраслевыми перечнями документов со сроками хранения, если они имеются, не могут быть сокращены, но по желанию организации могут быть увеличены. Кроме того, нужно иметь в виду, что при отсутствии в перечнях сроков хранения отдельных категорий документов их срок хранения может быть установлен экспертной комиссией организации. С такого рода ситуациями сталкиваются многие организации. Экспертная комиссия организации наделяется этим правом в соответствии с положением, на основании которого она действует. Это положение, в свою очередь, разрабатывается на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).

При работе с номенклатурой дел в течение года в нее могут вноситься разного рода дополнения и изменения. В частности, если в течение года возникли новые документируемые участки деятельности и, соответственно, новые дела, то эти дела включаются в действующую номенклатуру дел . Для того чтобы в течение года можно было дополнять номенклатуру дел новыми делами, в ней предусматриваются так называемые резервные (свободные) номера (индексы дел). При проведении корректировки номенклатуры дел особое внимание обращается на заголовки дел, внесенные под резервными индексами. Если создание новых дел признается целесообразным, они включаются в номенклатуру дел на предстоящий год на общих основаниях. Поскольку заголовки дел располагаются в номенклатуре дел в определенной последовательности (сначала законодательные и иные нормативные правовые акты, распорядительные документы, затем организационно-правовые документы, плановые, отчетные и др.), заголовки дел, включенные в номенклатуру под резервными индексами, в номенклатуре дел на предстоящий год следует расположить в соответствии с установленной схемой. Неизменными должны оставаться только индексы «переходящих» дел, то есть дел, которые не завершаются в течение одного года.

В течение года в заголовки дел действующей номенклатуры дел могли быть внесены исправления или дополнения. Если эти исправления и дополнения при корректировке номенклатуры признаются правильными, в новую номенклатуру дел заголовки дел вносятся в уточненной редакции.

Скорректированная в каждом структурном подразделении номенклатура дел подписывается руководителем подразделения и передается в службу делопроизводства, где формируется сводная номенклатура дел на предстоящий год.

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового года.

В.Ф. Янковая, зав. отделом ДОУ ВНИИДАД, профессор Московского государственного университета сервиса