Гриф утверждения
Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).
Также легче читать титры или субтитры с нижним регистром. Написание всех слов заголовка или субтитров в верхнем регистре может быть запутанным для читателя. Если вы должны были написать документ из этого названия или перевести аналогичный документ, вы не сможете сказать, являются ли слова «форма» и «услуга» частью официального имени. Должны ли они взять начальную капитализацию в тексте? Когда заголовок или субтитр имеет строчные буквы, читатель не должен заканчиваться выводом, потому что видны начальные заглавные буквы: отправьте форму утверждения в отдел связи.
Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, организаций.
Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:
* утверждение документа руководителем;
* утверждение изданием специального распорядительного документа.
Заголовки нижнего регистра и субтитры сокращают время поиска и избегают ошибок. Оставьте пустым заголовок и субтитры. Не увеличивайте размер шрифта, чтобы заголовок или субтитры занимали целую строку. Оставьте много свободного места. Это поможет вашим читателям легко перемещаться по вашему документу и помешать вашему тексту быть слишком плотным.
Оставьте пустую строку между заголовком и текстом, который следует за ним, но не между субтитрами и текстом, который следует за ним. Оставьте больше белого пространства над заголовком или субтитром, чем ниже. . Создание эффективных документов. Планирование, проектирование и написание четких и эффективных документов требует большой работы. В конечном счете, ваши читатели извлекут выгоду из ваших усилий. Итак, если вы создаете документ высокого качества, используйте его в качестве шаблона в своих будущих проектах.
В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.
Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.
Если ваша команда включает графических дизайнеров или экспертов по настольному изданию, попросите их помочь вам. В конечном итоге у вас будут документы, которые являются едиными в презентации и сэкономят время и деньги. Написание инструментов - Язык Хроники Перевод Бюро продукта.
Мы решили купить грифон, и нам нужен совет о том, где купить щенка. Покупая щенка, мы можем видеть мать в питомнике, познакомиться с родословной матери и отца. Посмотрите на щенков. Щенок, взятый, сколы и должен иметь свидетельство о вакцинации. Мы выясним, была ли она вакцинирована и правильно красноватая. Хорошо, если заводчик выдает договор купли-продажи, где должно быть имя щенка, номер чипа и разнообразие грифона, который мы покупаем. Мы не должны забывать цену и способ оплаты. Также необходимо указать дефекты, известные заводчику.
Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Мы должны быть проинформированы о кормлении щенка от заводчика, и мы должны кормить образцы корма, чтобы переход к диете, которую мы хотим использовать, является постепенным. Щенок ждёт своего ветеринара как можно скорее, и мы согласны с ним в следующей вакцинации и проглатывании собаки. Мы заинтересованы не только в выставках, но и в сохранении нашей собаки или суки.
Немного, мы заставляем его показать свои зубы, чтобы он мог стоять на столе, позволить ему оглянуться на приятную прогулку на поводке. Наш Грифон достиг 14-летнего возраста и может быть сохранен. Если у нас есть сука и мы хотим разводить Грифон, и у нас нет ни одного питомника, тогда нам нужно попросить об этом. Принятие электронного документа еще не возможно. Есть 6 имен, потому что многие уже могут быть награждены. Желательно заранее спросить о размножающейся станции заранее, чтобы болеть, потому что мы должны рассчитывать на оборудование, продолжающееся не менее 3 месяцев.
Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек .
Подпись Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.
Поэтому для того, чтобы наш Грифон был сохранен, он должен иметь как минимум 3 выставки и получить хотя бы очень хороший рейтинг. Мы должны заполнить заявку на удержание и оплатить сбор за удержание, сообщить с оплатой пошлины. Протокол для проверки подтверждения выпадения коленной чашечки числа резцов. Мы решили вести себя, у нас есть размножающаяся женщина, и мы ищем подходящего партнера. Либо мы смотрим на выставки, и сами выбираем самих себя, либо просим совета у заводчика. Собака должна быть выбрана так, чтобы она не была близким родственником суки и не показывала те же недостатки с сукой.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.
Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц.
Мы выбрали собаку, и теперь нужно согласиться с его владельцем, согласен ли он с этим, если в то время мы намерены вернуться домой, и мы не забудем спросить об условиях обложки. Также хорошо договориться о том, какое время от рождения щенков составляет эта сумма. Если мы заплатим заранее, и сука не убивает, тогда мы имеем право на одно обложку, если сука не режет даже тогда, сумма падает на пользу владельца собаки.
Титульный лист, пункт 1. Обложка - основной документ для разведения, который подготовлен консультантом по разведению в двух экземплярах. Покровный лист запрашивается заводчиком заказным письмом соответствующего советника по разведению по крайней мере за 6 недель до ожидаемой охоты на суку в соответствующей форме.
Например: документы, в которых содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.
При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.
Советник по разведению отправляет титульный лист заводчику в течение 14 дней с момента получения заявки. На титульном листе должны быть указаны утвержденные племенные собаки. Срок действия титульного листа ограничен 1 годом с даты выпуска. Защитный лист должен быть выпущен, даже если два заводчика принадлежат одному владельцу.
При запросе титульного листа заявитель должен отправить копию доказательства оплаты пошлины за обработку в качестве возмещения за выдачу титульного листа. Мы отправим этот запрос ветеринару, преследуя щенков у ветеринара. врач подтверждает в заявке, что он выполнил чип.
Например: Документы, составленные совместно двумя (или более) организациями, подписывают руководители обеих (всех) организаций.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов - протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.
Мы заполним регистрационную форму для щенков и вместе с заполненным и подтвержденным запросом на номера татуировки со свободно вставленными татуировками и отмеченными щенками для этих номеров, мы отправим заводчиков как можно скорее. Если нам очень любопытно, действительно ли сука на самом деле синяки, мы можем поговорить с ветеринаром и посетить УЗИ после четвертой недели охвата. Однако это не обязательно означает, что это всегда является решающим фактором. В первый месяц нам не нужно спасать суку исключительно, она может пойти на тренировочную площадку, проворствовать и все, к чему она привыкла.
Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации - автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.
Мы стараемся не перегружать его до второго месяца, но сердечные прогулки - только на благо суки. Мы также кормим женщин в меньших дозах и чаще и лучше. Крупные щенки затрудняют рождение, и случилось так, что она пострадала. В частности, мы готовим ящик для дня рождения или комнату, где мы хотим, чтобы сука родила суку. Не забывайте, что новорожденным щенкам нужна тепла.
Женскому Гриффу обычно нужна наша помощь при родах, но бывают случаи, когда она счастливо переносила себя, ночью без помощи заводчика, который мог бы наслаждаться утром у ребенка. Но ни в коем случае не полагайтесь на суку, чтобы советовать. Иногда ей нужен щенок, чтобы вытащить, иногда щенок рожает, но она не может вытащить его из фетальной обертки и кусать пуповину. Грифон часто не делает этого в одиночку. Вот почему хорошо наблюдать за женщиной с 58-го дня охвата, но есть исключительные случаи, когда сука родила 56 даже 55 дней.
В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы «И. О. « или «зам» и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога «за” или сокращения «врио” не допускается.
Многие женщины предупреждают о приближающемся рождении, они беспокойны, они растут, они прячутся, они этого не делают, но это не всегда правило. Женщины Гриффина часто не следуют этим правилам и готовы к доставке очень быстро, так что мы не получаем достаточно, чтобы поймать или вызвать ветеринаров.
Щенки щенков гриффона относительно велики, поэтому рождение осложняется и часто может привести к кесаревому сечению. Мы были счастливы родить и что делать дальше. Мы подробно рассмотрим щенка, если есть какой-либо видимый дефект, мы рассмотрим его. Поскольку грифы страдают от когтей волка, мы подробно исследуем наши задние ноги, если нет так называемого паспарека.
В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога «за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: В практике документирования в настоящее время широкое распространение получило использование штампа факсимильной подписи. Факсимиле - аналог собственноручной подписи, который является ее механическим воспроизведением. Воспроизведение подписи этим способом допустимо для заверения приглашений, извещений, внутренних документов. Документы, направляемые в другие организации, должны иметь собственноручную подпись. Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 160) только при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта .
Кроме того, сразу после родов мы чистим щенка чистым носовым платком и видим, есть ли у него расщелиное небо. Осторожно переверните голову, если нет шрифта. Во время разработки родничка вы не будете создавать никаких проблем со здоровьем. При осмотре щенка мы выясним, есть ли на груди белый патч. Дома у меня есть собачье молоко, потому что иногда нужно заменить собачью маму и помочь щенкам пожирать.
Если дети довольны, они прячутся и пьют, и особенно они спокойны, но если они умирают, что-то не так, и вам нужно выяснить, чего им не хватает, если они холодные, они голодные и т.д. если сука отказывается заботиться о щенках, недостаточно кормить щенков каждый третий час дня, а также очищать их, потому что они не могут распоряжаться собой.
Продолжим рассмотрение главы 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция), которая посвящена порядку оформления реквизитов документов.
Гриф ограничения доступа
Хотя этот реквизит встречается редко, тем не менее, раз уже мы рассматриваем все по порядку, то не будем его пропускать. В п. 50 Инструкции говорится, что реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
Если мы все сделали правильно, мы позвоним хозяину собаки и проинформируем его о рождении щенков. Мы также заполняем отчет о пометах, а также отправляем его с красным титульным листом, заполненным датой рождения, и количеством советников по выращиванию щенков.
Щенки процветают, поэтому мы можем просить татуировки между четвертой и пятой неделями. Мы заполним запрос на имя щенков, в алфавитном порядке первую собаку, потом суки. В краткосрочной перспективе подтвержденный запрос вернется с указанными числами. В четвертую и пятую недели мы уже должны знать, есть ли у нас Брабант, Брюссель или бельгийский гриффон.
Реквизит «Адресат»
А вот что касается этого реквизита, то на нем стоит остановиться подробно. Как указано в п. 51 Инструкции, адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.
Обычно, на седьмой неделе, когда щенки поднимают настроение, мы делаем весь подстилку. Мы не забудем подписать запрос на татуировку и поставить штамп ветеринара. Все должно быть проверено немедленно, чтобы избежать путаницы щенков. Мы должны отправить скошенные карточки для продажи советникам породы вместе с заявлением на регистрацию щенка. Мы также отправляем запрос на номера татуировок. Регистрация для щенков - вот имена щенков в алфавитном порядке первых щенков, затем женщин, и в то же время в следующем разделе мы пишем цвет и структуру пальто, например, красное или черное с загарным оттенком.
При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
Это важно для выдачи доказательства происхождения для разнообразия, которое мы имеем в подстилке. Если у нас нет подтвержденной перерегистрации, мы также приложим оригинал свидетельства о рождении быка. Если наша женщина получила некоторые титулы или рейтинги, которые мы хотим иметь в наших щенках, мы также разместим копию на почте для советников по разведению.
Щенки сколы, готовы к подбору. Свидетельство о рождении будет проводиться консультантом по разведению, который отправит наши материалы с прилагаемым титульным листом в Книгу разведения. Затем мы снова получаем свидетельства о рождении по наличным деньгам. При принятии свидетельств о рождении не забывайте проверять все детали и подписывать карточки. Затем отправьте щенков хозяевам.
При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.
При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.
Что касается почтового адреса, то он, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту. При этом подчеркивается, что почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
А вот на документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. При этом оговорено, что для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
Стоит обратить внимание на порядок оформления реквизита «Адресат» при адресовании документа гражданину , в том числе индивидуальному предпринимателю. В этом случае в вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) получателя, затем - почтовый адрес.
Также следует обратить внимание на требование Инструкции о том, что реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. При этом слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. А вот при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2 к Инструкции. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов. Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
Следует иметь в виду, что при направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.
И недавно п. 51 Инструкции был дополнен нормой, согласно которой при направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.
Реквизит «Гриф утверждения»
Пунктом 52 Инструкции установлено, что утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: изданием дополнительного распорядительного документа (например, приказа) или должностным лицом путем проставления подписи и печати в реквизите «Гриф утверждения». Подчеркивается, что оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
|
Например: |
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
Также согласно последним изменениям в Инструкции для электронных документов ЭЦП лица, утвердившего документ, дата утверждения документа вносятся в особенную часть. В общей части указываются наименование должности лица, утвердившего документ, его инициалы и фамилия в порядке, указанном выше. При этом они должны соответствовать должности, имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ, а месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Что касается отдельного распорядительного акта, то он издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь. При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.
Пожалуй, все знают, что гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов. Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3 в Инструкции.
Реквизит «Резолюция»
Порядок оформления следующего реквизита вы должны объяснить своему шефу, конечно, если он этого порядка не знает и при проставлении резолюции делает что-то неправильно. Стесняться этого не надо, а если шеф умный, он вас еще и поблагодарит.
Согласно п. 53 Инструкции резолюция - это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. Подчеркивается, что на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
Что касается места размещения резолюции, то она располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
- для формата А6: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;
- для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;
- для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.
Такжесогласно последним дополнениям в Инструкцию для документов в электронном виде резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в автоматизированную систему документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ) либо текст резолюции переносится в РКК АС ДОУ уполномоченным лицом с учетом требований п. 229 Инструкции. Для электронных документов текст резолюции, значение ЭЦП автора резолюции, дата вносятся в особенную часть.
Реквизит «Заголовок к тексту»
Пунктом 54 Инструкции установлено, что документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
Например:
- приказ (о чем?) «О совершенствовании структуры аппарата управления»;
- положение (о чем?) «О канцелярии»;
- протокол (чего?) «собрания акционеров»;
- правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;
- должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;
- акт (о чем?) «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»;
- акт (чего?) «проверки»;
- письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
Реквизит «Отметка о контроле»
Согласно п. 55 Инструкции отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
Отметка о наличии приложения
Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.
Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «... представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.
Реквизит «Подпись»
Пунктом 57 Инструкции установлено, что проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен. Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
|
Например: |
||
|
Директор института |
Подпись |
А.Е.Рыбаков |
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.
В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).
|
Например: |
||
|
Директор института |
Подпись |
А.И.Новиков |
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
А вот при подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.
Обратите внимание, что при подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. При этом фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Что касается документов коллегиальных органов, то они подписываются председателем и секретарем этого органа.
При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается только первый экземпляр документа. То есть если вы куда-то отправляете письмо, то второй экземпляр, который остается у вас в папке, подписывать не нужно. При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.
Здесь же в Инструкции подчеркивается, что в реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Но не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности, как это много где еще можно встретить на практике.
Для электронных документов значение реквизита «Подпись» формируется с помощью сертифицированных средств ЭЦП и помещается в особенной части. В общей части указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.