На этой странице:
Форма КМ-6, также известная как справка-отчет кассира-операциониста – это отчетный документ, включающий в себя суммарный доход за день или смену, а также данные счетчиков ККТ (контрольно-кассовой техники). Кассир-операционист должен заполнять эту справку ежедневно, прикладывая к ней форму, кассовые и расходные документы в качестве сопровождения.
Бланк формы КМ 6 и образец заполнения. Файлы
Для чего необходима форма КМ-6
Справка формы КМ-6 – это главный отчетный документ кассира. Она свидетельствует о полученной выручке и сдается руководителю вместе с выручкой. Если вырученные деньги отдаются инкассаторам, то обязательно нужна соответствующая пометка в справке-отчете.
При работе проверяющих органов такие справки играют очень важную роль. Именно на их основании делается вывод о полноте отражения выручки. Кроме того, информация справки КМ-6 используется для заполнения сводного отчета. Этот отчет включает в себя данные о состоянии счетчиков ККТ и доходе предприятия.
Особенности справки-отчета
У справки-отчета кассира-операциониста есть несколько характерных особенностей:
- форма КМ-6, утвержденная Госкомстатом РФ в 1998 году, является унифицированной;
- ошибки при заполнении, как и отхождение от общепринятого формата, могут повлечь за собой штраф при работе проверяющих органов;
- заполнять КМ-6 необходимо ежедневно (или в конце каждой смены), а одновременное заполнение справок за 2 и более дней/смен не допускается;
- сдавать документ нужно одновременно с выручкой – либо главному кассиру компании, либо в банк;
- хранить справку требуется ровно 5 лет, после чего она теряет ценность.
Важно! Столбец 4 заполняется только при использовании устаревшей кассовой техники. Если за последние 12 лет в организации были установлены современные аппараты, то этот раздел нужно оставить пустым.
Общие правила заполнения
Чтобы не допускать ошибок при вводе информации в форму КМ-6, необходимо следовать общим правилам:
Первая строчка отчета должна содержать наименование, адрес (юридический или фактический – неважно, главное, чтобы он был одинаковым во всех отчетах) и номер телефона предприятия. Если есть отдельное подразделение, то его название тоже должно быть указано.
Если форму КМ-6 заполняет ИП, то он должен указывать всю необходимую информацию в том же порядке. Это распространенная ошибка – многие ИП считают, что могут отойти от унифицированной формы, ведь работают на себя.
В документе обязательно должны быть указаны название, номер регистрации и номер производителя ККТ.
Нужно указывать точную дату заполнения и номер справки.
Выручку нужно указывать в числовой форме и прописью.
Подпись составителя справки-отчета – обязательный элемент.
Важно! Если выручка сдается не главному кассиру компании, а в банк, то об этом нужно делать отметку в отчете.
Образец справки. Пример заполнения
Чтобы подробно ознакомиться с формой КМ-6, скачайте бесплатный образец. Он имеет формат *.doc и содержит правильную форму справки без фактических ошибок и неточностей. Этим образцом можно пользоваться не только для изучения особенностей справки-отчета, но и для конкретной работы кассира.
Справка-отчет кассира-операциониста разделена на 3 части – строчную, табличную и заверщающую. Для удобства мы разделим на 3 части и пример заполнения, чтобы читатель мог быстро найти именно то, что его интересует.
Итак, пример ввода информации в строчную часть КМ-6:
- В поле «Организация» вписывается наименование предприятия, его адрес, контактный телефон.
- В поле ИНН вписывается идентификационный номер предприятия, где работает кассир.
- Поле «Структурное подразделение» не нужно трогать, если этого подразделения в компании нет.
- В поле «Контрольно-кассовая техника» вводится информация о моделях ККТ.
- В поле «Номер» – номер кассовой техники. Эту информацию, как и информацию для пункта 3, можно узнать у старшего кассира или прочесть в документации ККТ.
- Поле «Прикладная программа» остается пустым, если такая программа не используется.
- В поле «Кассир» вписывается фамилия кассира, его инициалы. Если справка создается по 2 и более секторам, имеющим нескольких кассиров, то поле остается пустым.
- В поле «Смена» вписывается номер актуального Z-отчета. В образце это не показано, но, как правило, он начинается с буквы «Z». Например, «Z 0040».
Табличную часть справки нужно заполнять так:
- Столбец 4 тоже нужно оставить пустой, если используется современная кассовая техника (с 2004 года).
- В столбец 5 вписывают сумму на начало дня или смены. Эту сумму можно найти в журнале кассира-операциониста, в графе 9. Там ее оставил кассир, который работал в прошлую смену. Также эта сумма есть в утреннем X-отчете, в строке ГРОСС-ИТОГ.
- В столбец 6 вписывают сумму из строки ГРОСС-ИТОГ Z-отчета.
- В столбец 7 – сумму из строки «Сменный Итог» Z-отчета. Если в течение дня/смены происходили возвраты, то нужно вписать сменный итог с вычетом возвратов.
- Столбец 8 нужно оставить пустой, если возвратов не было. Если они были, то нужно вписать сумму из строки «Возвраты» Z-отчета.
- В столбец 9 кассир вписывает свою фамилию.
- В столбец 10 кассир ставит подпись.
В поле «Итого» вписываются суммы столбцов 7 и 8.
Важно! Пустые столбцы можно зачеркивать. Кассиры часто зачеркивают их, чтобы проверяющие органы точно знали, что документ заполнен до конца, и кассир ничего не забыл.
Завершающая часть справки заполняется так:
- Строчка «Итого…» требует вписывать вырученную сумму прописью.
- Строчку «Принята…» следует оставлять пустой. Она необходима, когда на отчет выписывается приходной ордер. На практике это случается редко.
- Строчка «Сдана в банк» содержит информацию о банке только в том случае, если отчет будет вручен инкассатору. Если выручка и справка отдаются главному кассиру, то эту строку нужно оставлять пустой.
- Строчку «Квитанция №» тоже нет особого смысла заполнять, ведь она относится к строке «Принята…».
Что делать с формой КМ-6 после заполнения
Заполненный документ нужно отдать главному кассиру, если он есть на предприятии. Главный кассир передает справку-отчет гендиректору или бухгалтеру. Если такого кассира нет, то кассир-операционист отдает документ напрямую бухгалтеру или директору. Справка должна храниться 5 лет.
Важно! Индивидуальные предприниматели, как правило, триедины. ИП – сам себе кассир-операционист, бухгалтер и руководитель. Поэтому он отдает документ напрямую в банк.
Можно ли не заполнять форму КМ-6
Этот вопрос неоднозначен. С одной стороны, за отсутствие справки-отчета никого не штрафуют. На многих предприятиях ее просто не требуют, а ИП чаще всего обходятся без нее. Но если при проверке будет обнаружено отсутствие таких справок, то это будет сочтено «отягчающим обстоятельством». Руководитель будет иметь проблемы, и естественно, что он возложит вину на кассира-операциониста, который не заполнял форму КМ-6.
Распространенные ошибки при заполнении
Кассиры-новички иногда допускают нелепую ошибку, вписывая вместо ИНН предприятия свой собственный ИНН. Разумеется, это неправильно. Идентификационный номер всегда должен принадлежать предприятию.
Графу 5 и 6 основной таблицы нельзя путать. В графу 5 вписывается ГРОСС-ИТОГ X-отчета, а в графу 6 – ГРОСС-ИТОГ Z-отчета. Наоборот быть не может. Эту ошибку часто допускают из-за невнимательности.
Остальные ошибки связаны с невнимательностью при вводе числовых значений. Например, можно перепутать дату или ошибиться, вписывая сумму. Такие ошибки недопустимы, поэтому кассиру следует проверять всё как следует.
Важно! Если в самом бланке КМ-6 есть опечатки, то кассира за них никто не накажет. Штраф может быть выписан только за ошибки в информации, которую лично вписывал кассир-операционист.
Российское законодательство нигде не прописало правила заполнения КМ-6 при работе с пластиковыми банковскими карточками и с наличными деньгами. Получается, что такую справку следует заполнять в общем порядке. Отчет кассира-операциониста необходим для того, чтобы зафиксировать показания, которые записало за день считывающее устройство. То есть должна быть подсчитана дневная выручка фирмы.
Отчет кассира-операциониста необходим для того, чтобы зафиксировать показания, которые записало за день считывающее устройство.
Задаваясь вопросом,как заполнить документ, учтите следующее:
- Вначале пишется адрес компании и ее название.
- Далее указываются реквизиты ККМ, дата составления документа и его номер.
- В таблицу заносятся показания счетчика, которые соответствуют началу и концу рабочей смены. Выручка высчитывается следующим образом: сначала берется выручка, полученная в конце рабочего дня, и из нее вычитаются те показания, которые были в самом начале дня.
- Кассир указывает сумму прописью и ставит рядом с цифрой свою подпись.
Учет денежных средств населения ведется по форме № КМ- 6 . Образец заполнения справки можно увидеть . Этот пример поможет научить кассиров готовить документацию правильно.
Расчеты по пластиковым картам
Если расчеты ведутся с использованием современных банковских пластиковых карт, здесь есть свои нюансы, которые требуют соблюдения. В конце рабочего дня кассир записывает данные о безналичной выручке в свой журнал. Указывается, какое количество пластиковых карт прошло через аппарат считывания и точная сумма денег. Причем в своем журнале кассир всегда отдельно указывает прибыль наличными и прибыль от пластиковых карт. Ведь те денежные средства, которые поступили безналичным путем, в кассовый аппарат не попадают.
В своем журнале кассир всегда отдельно указывает прибыль наличными и прибыль от пластиковых карт.
Нужно обратить внимание, что такая справка кассира заполняется ежедневно, в конце дня. Если деньги возвращались покупателям, то этот факт тоже указывается в справке. Возвращаются человеку деньги только в том случае, если он отдал чек. Причем чек должен быть приобретен только в этот же день. После этого должен быть составлен акт возврата, который прилагается к форме № КМ-6.
В заключение
В 2017 году многие фирмы и индивидуальные предприниматели стали переходить на эквайринг как наиболее удобную систему для клиентов и самой организации. Но, используя данную систему, не стоит забывать об . Они проверяются контролирующими органами, и, если бумаги не в порядке, штрафных мер не избежать.
УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
С ПРИМЕНЕНИЕМ КОНТРОЛЬНО - КАССОВЫХ МАШИН
Утверждены Постановлением
Госкомстата России
от 25.12.98 N 132
АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
КОНТРОЛЬНО - КАССОВЫХ МАШИН
Альбом унифицированных разработан НИПИстатинформ Госкомстата России на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года N 835. Формы первичной учетной документации данного альбома утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года N 132.
Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется "Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации", утвержденным Министерством финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 года N 34н.
Общие положения
В настоящий альбом включены унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно кассовых машин. К формам даны краткие указания по их применению и заполнению.
В формах предусмотрены зоны кодирования информации. Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.
ПЕРЕЧЕНЬ
ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ПО УЧЕТУ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ
ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С ПРИМЕНЕНИЕМ
КОНТРОЛЬНО - КАССОВЫХ МАШИН
|
Номер формы |
Наименование формы |
|
| Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно - кассовой машины |
||
| Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию |
||
|
Акт |
||
|
Журнал кассира-операциониста |
||
|
Журнал |
||
|
Справка-отчет |
||
|
Сведения |
||
|
Журнал |
||
|
Акт |
УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ
ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ПО УЧЕТУ ДЕНЕЖНЫХ РАСЧЕТОВ С НАСЕЛЕНИЕМ
ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ С ПРИМЕНЕНИЕМ
КОНТРОЛЬНО - КАССОВЫХ МАШИН
При осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин (далее ККМ) следует руководствоваться следующими документами:
Законом Российской Федерации от 18 июня 1993 года N 5215-1 "О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением";
- "Положением по применению контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 года N 745 в редакции последующих изменений и дополнений, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 августа 1998 года N 904;
- "Типовыми правилами эксплуатации контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденными письмом Министерства финансов Российской Федерации от 30 августа 1993 года N 104.
При учете денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин применяются формы первичной учетной документации N N КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года N 132. Перечисленные формы введены взамен представленных форм в "Типовых правилах эксплуатации контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденных письмом Министерства финансов РФ от 30 августа 1993 года N 104 (соответственно N N 26, 27, 54, 24, 24а, 25, 30).
При заполнении данных по контрольно - кассовым машинам в графе "номер регистрационный" проставляется номер, под которым ККМ зарегистрирована в Государственной налоговой инспекции.
АКТ
О ПЕРЕВОДЕ ПОКАЗАНИЙ СУММИРУЮЩИХ ДЕНЕЖНЫХ СЧЕТЧИКОВ НА НУЛИ И РЕГИСТРАЦИИ
КОНТРОЛЬНЫХ СЧЕТЧИКОВ
КОНТРОЛЬНО - КАССОВОЙ МАШИНЫ
(
Акт форма
КМ-1
(52,00kb)
Применяется при вводе в эксплуатацию новой контрольно - кассовой машины и при инвентаризации в организациях для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули. Акт оформляется в двух экземплярах членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовые машины (ЦТО ККМ), второй - при регистрации ККМ в ИФНС подписывается заказчиком и остается у инспектора ИФНС. На руках у заказчика остается только форма КМ-2.
Акт фиксирует показания следующих счетчиков: контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули, главного суммирующего счетчика, секционных суммирующих денежных счетчиков.
Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе представителя контролирующей организации, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации.
АКТ
О СНЯТИИ ПОКАЗАНИЙ КОНТРОЛЬНЫХ И СУММИРУЮЩИХ ДЕНЕЖНЫХ СЧЕТЧИКОВ ПРИ СДАЧЕ (ОТПРАВКЕ)
КОНТРОЛЬНО - КАССОВОЙ МАШИНЫ В РЕМОНТ И ПРИ ВОЗВРАЩЕНИИ ЕЕ В ОРГАНИЗАЦИЮ
( Акт форма КМ-2
(79,50kb)
Применяется для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно - кассовой машины специалистом центра технического обслуживания контрольно - кассовых машин или при передаче для работы в другую организацию.
Акт составляется и подписывается членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), руководителя, старшего кассира, кассира организации и специалиста центра технического обслуживания ККМ.
Акт с накладной, оформленной на передачу ККМ в другую организацию или в центр технического обслуживания ККМ для ремонта, сдаются в бухгалтерию организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом делаются в Журнале кассира - операциониста (форма N КМ-4) в конце записей за рабочий день.
Ремонт контрольно - кассовых машин производится с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно - кассовой машины пломбируется.
АКТ
О ВОЗВРАТЕ ДЕНЕЖНЫХ СУММ ПОКУПАТЕЛЯМ (КЛИЕНТАМ) ПО НЕИСПОЛЬЗОВАННЫМ КАССОВЫМ ЧЕКАМ
(в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)
(Акт форма КМ-3 (53,00kb)
Применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.
Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдаются в бухгалтерию организации и хранятся в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира - операциониста (форма N КМ-4). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира - операциониста организации.
ЖУРНАЛ КАССИРА - ОПЕРАЦИОНИСТА
(бланки формы КМ-4 (112,50kb)
Применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно - кассовой машине организации, а также является контрольно - регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.
Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).
В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных "Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам" (форма N КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.
После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира - операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира - операциониста.
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ПОКАЗАНИЙ СУММИРУЮЩИХ ДЕНЕЖНЫХ И КОНТРОЛЬНЫХ СЧЕТЧИКОВ
КОНТРОЛЬНО - КАССОВЫХ МАШИН,
РАБОТАЮЩИХ БЕЗ КАССИРА - ОПЕРАЦИОНИСТА
(бланки формы КМ-5 (67,00kb)
Применяется в организациях, работающих без кассира - операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно - кассовой машине, а также является контрольно - регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера - кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием - сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера - кассира, продавца, официанта и др. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.
Рекомендации по заполнению формы КМ-5
«Журнал регистрации показаний суммирующих денежных
и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин,
работающих без кассира-операциониста»
Форма КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков ККМ и применяется в организациях, в которых согласно штатному расписанию не предусмотрена должность кассира-операциониста.
В отличие от формы КМ-4 «Журнала кассира-операциониста», форма КМ-5 имеет меньшее количество граф (12 вместо 18). При этом оставшиеся графы в журнале КМ-5 дублируют соответствующие графы КМ-4 «Журнала кассира-операциониста».
Графы следует заполнять следующим образом:
Порядок заполнения формы КМ-5.
Графа 1 - указывается текущая дата.
Графа 2 - номер отдела (секции). Заполнять эту графу необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
Графа 3 - фамилия, и., о. продавца, официанта, приемщика заказов.
Графа 4 - указывается номер Z-отчета, соответствующего текущей дате, который обязательно печатается на самом отчете и имеет сквозную нумерацию от 1 и далее.
Графа 5 - необходимо поставить прочерк. Показатели в столбце 5 заполняют налоговые инспекторы только при перерегистрации ККТ. Однако, как правило, они этого не делают.
Графа 6 - показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на начало смены, которые указываются в Z-отчете. Показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.
Графа 7 - показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены. Называется этот счетчик по-разному для различных контрольно-кассовых машин, например: «главный суммирующий денежный счетчик», «нарастающий итог», «итого», «итоговый счетчик», «гросс-итог».
Графа 8 - сумма выручки за смену, согласно показаниям счетчика ККМ в Z-отчете. Определяется как разность между графами № 7 и № 6.
Графа 9 - сумма выручки, сдаваемая в кассу организации, за вычетом денег, возвращенных покупателю.
Графы 10, 11 - подписи соответствующих должностных лиц организации.
Графа 12 - можете поставить прочерк.
Таким образом, если у Вас были возвраты, суммы в графах №8 и №9 совпадать не могут, а графа №9 уменьшается на сумму возврата. Чтобы обосновать расхождения в суммах между графами №8 и №9, обязательно должен быть заполнен акт КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам».
СПРАВКА - ОТЧЕТ КАССИРА - ОПЕРАЦИОНИСТА
(бланк формы КМ-6 (57,00kb))
Применяется для составления отчета кассира - операциониста о показаниях счетчиков одной контрольно - кассовой машины и выручке за рабочий день (смену). Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир - операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной - двумя кассами кассир - операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке организации" (форма N КМ-7).
Порядок заполнения формы КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»
а) ИНН
в) модель кассового аппарата
г) номер производителя - заводской номер машины
д) номер регистрационный - номер карточки регистрации по которой зарегистрирован ККМ в налоговых органах.
ж) наименование прикладной программы (при работе ККМ в составе с компьютером)
з) номер документа - порядковый номер: для каждого аппарата свой номер
и) дата и время составления берется с вечернего Z-отчета, по которому заполняется справка
Графа 1 - порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены), то есть номер Z-отчета на конец рабочего дня. Если с одного кассового аппарата в течение дня снимается более одного показания (снимаются вечерние отчеты), можно делать запись по порядку (сначала показания по одному вечернему отчету, на другой строке по другому вечернему отчету).
Графа 2 - номер отдела.
Графа 3 - номер секции.
Графа 4 - показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов суммирующих счетчиков на нули.
Графа 5
Графа 6 - показания суммирующего денежного счетчика на конец рабочего дня (смены). Соответствует графе № 9 Журнала кассира-операциониста КМ-4.
Графа 7 - сумма (руб., коп.) выручка за рабочий день (смену) по счетчику. Соответствует графе №10 Журнала кассира-операциониста КМ-4. В графе 7 пишется сумма без возврата.
Графа 8 - сумма (руб., коп.) денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Соответствует графе № 15 Журнала кассира-операциониста КМ-4. В графу 8 вносится сумма возврата, если он был. Если не используется, ставится прочерк. Все возвращенные авансы покупателя оформляет бухгалтер-кассир через расходный кассовый ордер (приходный кассовый ордер).
Графа 9 - заведующий отделом (секцией): Ф.И.О., подпись. Если, к примеру, в штате фирмы нет кассира, то в форме КМ-6 должны расписываться продавец, сдающий выручку.
Ниже, в графе «Итого» дублируется вышесказанная информация, а в строке «Итого выручка в сумме» прописью записывается сумма выручки за минусом суммы возврата. Если в этот день снято больше одного Z-отчета, сумма выручки по этим отчетам суммируется.
Далее указывается номер приходного кассового ордера, который был выдан кассиру бухгалтерией в день сдачи выручки, указываются банковские реквизиты предприятия. По строке «Квитанция» проставляются номер и дата квитанции (препроводительной ведомости), которая заполняется при сдаче денег в банк.
В приеме денег и их оприходовании по кассе в отчете подписываются кассир-операционист, старший кассир и руководитель организации.
Обязанность оформления форм КМ-6, КМ-7 и ответственность за их незаполнение.
Формы КМ-6 и КМ-7 относятся к документации, связанной с применением ККТ, и в соответствии с ФЗ № 54 от 22 мая 2003 года «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (Статья 5) подлежат обязательному заполнению. Это правило действительно, даже если у Вас всего одна касса.
Одна форма КМ-6 = один Z-отчет.
Одна форма КМ-6 должна соответствовать только одному Z-отчету. Однако в ситуации, когда, к примеру, кассир по ошибке снял Z-отчет с нулевой выручкой, ему вовсе не обязательно и к этому ошибочно снятому Z-отчету оформлять отдельную справку КМ-6. В этом случае можно просто вписать данные ошибочного Z-отчета и отчета верного в одну КМ-6.
Если же у Вас, к примеру, супермаркет или круглосуточное кафе, и за рабочий день снимается несколько Z-отчетов разными кассирами, то тогда обязательно каждому из них должна соответствовать своя КМ-6. Ведь форма КМ-6 нужна, в том числе, и для того, чтобы снять материальную ответственность с кассира: в каждой справке-отчете кассира-операциониста есть его личная подпись.
Заполнение КМ-6 в случае, если в течение смены производилась замена ЭКЛЗ
При заполнении формы КМ-6 в конце рабочей смены, если замена ЭКЛЗ была произведена в течение этой смены, нужно сделать две записи: данные Z-отчета до и после замены ЭКЛЗ (заполнить две строки). А на третьей строке написать «Итого за смену» и зафиксировать общую сумму выручки за эту смену.
Имейте в виду, в Z-отчете, снятом после замены блока ЭКЛЗ, появится «лишние» 1.11 руб. Это не страшно, это нормально. Данная сумма никаким образом нигде не учитывается в бухгалтерском и налоговом учете, в частности на нее не заполняются формы КМ-6 и КМ-7.
Единственный документ, в котором нужно обязательно единожды отразить данную сумму - это форма КМ-4 «Журнал кассира-операциониста». Как это правильно сделать, Вы можете увидеть в нашей методичке, специально разработанной для Вас здесь (подраздел: «Начало работы: первая запись в журнале»).
Обратите внимание: сумма 1.11 руб. - лишь технологическая и пробивается при вводе контрольно-кассовой машины в эксплуатацию для проверки корректности ее работы, что указывается в соответствующем акте КМ-2 «О снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию». Именно этот документ и является объяснением появления этой суммы в фискальной памяти контрольно-кассовой машины.
Заполнение формы КМ-6 по нескольким отделам.
Если Ваша контрольно-кассовая машина работает на несколько отделов в связи с теми или иными признаками налогового учета (акцизный товар, другой НДС, безналичные расчеты по банковским картам и прочее), мы считаем целесообразным заполнение в КМ-6 данных отдельно по отделам. Если у Вас отделы заведены лично только для Вашего удобства, то отражать их разбивку в КМ-6 не видим особого смысла.
Заполнение формы КМ-6 при осуществлении оплат банковскими картами.
При осуществлении оплат банковскими картами, Ваш кассовый аппарат должен иметь две секции, предназначенные для разделения выручки наличной и полученной при оплате банковскими картами (безналичный расчет). То есть, в форме КМ-6 нужно отражать и то и другое. Ведь согласно Положению по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 32н, с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.) выручка организации розничной торговли при продаже товаров за безналичный расчет - признается аналогично выручке от продажи за наличные, а именно в момент передачи товара покупателю, и учитывается в составе доходов от обычных видов деятельности.
Изначально форма КМ-6 имеет(ла) отношение только к наличному обороту и является прямым продолжением информации, берущейся из журнала кассира-операциониста КМ-4. Но вынуждены отметить, что она разрабатывалась в 98 году и является по сей день несовершенной. Поэтому, в устных рекомендациях ИФНС предлагает делать два варианта:
1. Два экземпляра КМ-6 за один Z-отчет (смену), в одной будет фигурировать только наличный оборот, в другой только безналичный с банковской пластиковой карты. Первая отправляется бухгалтеру-кассиру, вторая бухгалтеру, ведущему расчетный счет.
2. При работе на контрольно кассовой машине безналичные расчеты следует обязательно оформлять на отдельную секцию, а в КМ-6 предусмотрено деление выручки по секциям. То соответственно в КМ-6 вы разбиваете выручку по двум секциям (заполнив две строки), а ниже пишете общую сумму цифрами.
В строке "Итого выручка в сумме" прописью указываете сумму наличной выручки, принятой и оприходованной по кассе.
Так как нигде четко не прописано, как следует отражать в форме КМ-6 безналичные расчеты, то решать какой из вариантов Вам выбрать, придется самостоятельно.
Снятие с кассира материальной ответственности при пересмене.
Как правильно организовать передачу денег, если в организации два кассира работают посменно, и какими документами это надо оформить?
Если в организации кассиры работают посменно, что закреплено приказами, штатным расписанием и инструкциями, и нет возможности не передавать деньги от одного кассира другому, а сразу инкассировать в кассу (бухгалтерию) предприятия или в банк через инкассаторов, то тогда при пересмене желательно снимать Z-отчет. Таким образом, у Вас их будет 2 за один календарный день и, соответственно, две записи-строки в журнале кассира-операциониста КМ-4 за одни календарные сутки, и это нормально. По идее можно было обойтись простым информационным Х-отчетом при пересмене, но там, где материальная ответственность, там должно быть все четко. Так как в случае конфликта, основным документом при расхождении выручки будет только фискальный Z-отчет. Дополнительно при пересмене Вам нужно разработать и использовать свой внутренний акт «Приема-передачи наличных средств в течение календарной смены в ККМ» в трех экземплярах (по одному для всех участников). Это нормально, так как подобной унифицированной формы, именно для этой специфики, не существует. Данная процедура и документ должны быть отражены отдельным приказом и в учетной политике предприятия.
Также второй кассир при сдаче выручки в кассу бухгалтерии должен заполнить формы КМ-6 и КМ-7 на основании данных за полный рабочий календарный день.
Хранение форм КМ-6 и КМ-7
СВЕДЕНИЯ
О ПОКАЗАНИЯХ СЧЕТЧИКОВ КОНТРОЛЬНО - КАССОВЫХ МАШИН И ВЫРУЧКЕ ОРГАНИЗАЦИИ
(бланк формы КМ-7 (57,00kb)
Применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков всего парка контрольно - кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к Справке - отчету кассира - операциониста за текущую дату.
Составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками - отчетами кассиров - операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены. В форме согласно показаниям счетчиков на начало и на конец работы по каждой контрольно - кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно - кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям). Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.
Порядок заполнения формы КМ-7.
Сначала заполняются реквизиты предприятия:
а) ИНН
б) структурное подразделение - адрес торговой точки (магазина)
в) номер документа - порядковый номер: для каждого аппарата свой номер
г) дата и время составления берется с вечернего Z-отчета, по которому заполняется документ
Графа 1 - номер кассы.
Графа 2 - номер ККМ от производителя - заводской номер машины.
Графа 3 - номер ККМ регистрационный - номер карточки регистрации по которой зарегистрирована ККМ в налоговых органах.
Графа 4 - порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены), то есть номер Z-отчета на конец рабочего дня. Если с одного кассового аппарата в течение дня снимается более одного показания (снимаются вечерние отчеты), можно делать запись по порядку (сначала показания по одному вечернему отчету, на другой строке по другому вечернему отчету).
Графа 5 - показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти). Соответствует графе № 5 Журнала кассира-операциониста КМ-4.
Графа 6 - показания суммирующего денежного счетчика на начало рабочего дня (смены). Соответствует графе № 6 Журнала кассира-операциониста КМ-4.
Графа 7 - показания суммирующего денежного счетчика на конец рабочего дня (смены). Соответствует графе № 9 Журнала кассира-операциониста КМ-4.
Графа 8 - выручка согласно показаниям счетчика в сумме (руб., коп.). В этой графе пишется сумма с возвратом. Соответствует графе №10 Журнала кассира-операциониста КМ-4.
Графа 9, 11 и 13 - выручка в сумме (руб., коп.) по соответствующим отделам, указать номер отдела.
Графа 10, 12 и 14 - подпись заведующего отделом (секцией), подтверждающего выручку за соответствующий отдел.
В графу «Итого» записывается общая выручка согласно счетчика и суммы выручки по отделам.
Ниже, прописью указывают сумму, выданную покупателям по возвращенным ими чекам (ошибочно пробитым) согласно акту.
Обязанность оформления форм КМ-7, КМ-6 и ответственность за их незаполнение.
Формы КМ-7 и КМ-6 относятся к документации, связанной с применением ККТ, и в соответствии с ФЗ № 54 от 22 мая 2003 года «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (Статья 5) подлежат обязательному заполнению. Это правило действительно, даже если у Вас всего одна касса.
Учтите, что нельзя заполнять только форму КМ-6 и при этом не заполнять КМ-7, поскольку, как указано выше, форма КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» - «… применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к КМ-6 «Справке-отчету кассира-операциониста» за текущую дату».
Естественно у предпринимателей, имеющих только одну контрольно-кассовую машину, возникает правомерный вопрос: зачем им заполнять форму КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»? Ведь эта форма применяется для составления сводного отчета по всем кассовым аппаратам организации, а у них всего одна. При этом предприниматели исходят из того, что фактически в законодательстве и в названии формы КМ-7, в ее характеристике и в «Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации» - слово «контрольно-кассовые машины» употреблено только во множественном числе...
Однако здесь решать уже Вам: если Вы готовы идти в суд, доказывать, тратить свои деньги, время и нервы, да еще и с непредсказуемым результатом, то это Ваше право. На наш взгляд гораздо проще все-таки заполнять КМ-7 во избежание придирок со стороны контролирующих органов.
С учетом вышеизложенного непредоставление организацией в налоговый орган (должностному лицу) справки-отчета кассира-операциониста по форме КМ-6 или КМ-7 может повлечь административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ в виде наложения штрафа в размере:
- на должностных лиц - от 300 до 500 руб.;
- на юридических лиц - от 3.000 до 5.000 руб.
Заполнение формы КМ-7 по нескольким отделам.
Если Ваша контрольно-кассовая машина работает на несколько отделов в связи с теми или иными признаками налогового учета (акцизный товар, другой НДС и прочее) и принимает в оплату наличные денежные средства, то сумму выручки, полученную по разным отделам заносят в соответствующие графы.
Заполнение формы КМ-7 при осуществлении оплат банковскими картами.
Изначально форма КМ-7 имеет(ла) отношение только к наличному обороту и является прямым продолжением информации, берущейся из журнала кассира-операциониста КМ-4. Но вынуждены отметить, что она разрабатывалась в 98 году и является по сей день несовершенной.
При осуществлении оплат банковскими картами, Ваш кассовый аппарат должен иметь две секции, предназначенные для разделения выручки наличной и полученной при оплате банковскими картами (безналичный расчет). То есть, в форме КМ-7 нужно отражать и то и другое. Ведь согласно Положению по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99 (утв. приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 г. N 32н, с изменениями от 30 декабря 1999 г., 30 марта 2001 г.) выручка организации розничной торговли при продаже товаров за безналичный расчет - признается аналогично выручке от продажи за наличные, а именно в момент передачи товара покупателю, и учитывается в составе доходов от обычных видов деятельности.
При работе на контрольно кассовой машине безналичные расчеты следует обязательно оформлять на отдельную секцию, а в КМ-7 такая возможность предусмотрена, значит, необходимо разбить выручку по двум секциям (заполнив две строки). А ниже указать общую сумму цифрами, сумму, полученную наличностью по одному отделу и сумму, пробитую по безналичному отделу.
Так как нигде четко не прописано, как следует отражать в форме КМ-7 безналичные расчеты, то мы считаем целесообразным заполнять данным способом.
Хранение форм КМ-6 и КМ-7.
Форму КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» кассир вместе с выручкой сдает по приходному ордеру в кассу бухгалтерии предприятия. Форма КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» - является приложением к форме КМ-6 «Справке-отчету кассира-операциониста» и хранится вместе с ней в архиве предприятия в ЛЮБОМ удобном для Вас виде. Можете подшивать их помесячно (квартально) и хранить вместе со всеми кассовыми документами. Сам способ хранения никакими законодательными актами и внутренними инструкциями ИФНС нигде не регламентируется.
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ВЫЗОВОВ ТЕХНИЧЕСКИХ СПЕЦИАЛИСТОВ
И РЕГИСТРАЦИИ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ
(бланки формы КМ-8 (103,50kb)
Применяется в организациях в следующих случаях:
При невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно - кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);
- проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно - кассовой машины, устранения мелких неисправностей.
Журнал ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах, и находится у руководителя организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно - кассовой машины делается соответствующая запись и указывается руководству организации о необходимости направления контрольно - кассовой машины в ремонт в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККМ.
Журнал находится у ответственного за его ведение сотрудника организации, на балансе которой находится ККМ. На лицевой стороне журнала ставится полное название организации, её адрес и номер телефона, модель ККМ и ее заводской номер, дата начала и окончания ведения журнала, фамилия, имя, отчество и должность лица, ответственного за ведение журнала.
Порядок заполнения формы КМ-8.
Графа 1 - порядковый номер.
Графа 2 - дата и время вызова специалиста центра технического обслуживания.
Графа 3 - номер заявки.
Графа 4 - заводской номер ККМ.
Графа 5 - регистрационный номер ККМ.
Графа 6 - причина вызова специалиста.
Графа 7 - фамилия, имя и отчество специалиста ЦТО.
Графа 8 - фамилия, имя и отчество представителя налоговой службы.
Графа 9 - отметка об опломбировании кожуха ККМ и оттиске клейма.
Графа 10 - краткое содержание выполненных работ.
Графа 11 и 12 - ставятся подписи о выполненных работах специалиста ЦТО и ответственного за прием работ, выполненных по вызову.
Запись в графы 1-6 журнала заполняет пользователь в случае вызова представителя ЦТО для устранения неисправности в ККМ и в случае планового технического обслуживания ККМ.
Графы 7, 9-11 журнала заполняются специалистом ЦТО, который провел технический осмотр, обследование или ремонт KKM.
АКТ
О ПРОВЕРКЕ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ КАССЫ
(бланк формы КМ-9 (69,50kb)
Применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя - физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).
Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.
Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир - операционист (продавец, официант, приемщик заказов), - в двух экземплярах.
Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, третий - остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.