П р а к т и ч е с к о е з а н я т и е 8
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ПРОТОКОЛ, АКТ
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные записки, акты, письма и др. Они носят вспомогательный характер и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них может быть принята к сведению.
Протокол
Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительной документации. Его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а так как он содержит постановляющую часть. может рассматриваться как распорядительный документ.
Протокол - , документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов (коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических и методических советов).
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).
Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол – фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступления участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.
Стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей.
Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, место для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Заголовок к тексту отражает вид заседания или коллегиальной деятельности (Протокол - заседания коллегии) .
Текст протокола включает вводную и основную части.
В водной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова присутствовали перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке (в краткой форме протокола эти данные опускают), а также фамилии, инициалы и должности приглашенных. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» пишут с большой буквы от начала левого края. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.
В водную часть протокола включается повестка дня., В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов.
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются прописными буквами для того, чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение вопроса. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа, пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут –« Доклад прилагается».
Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после – двоеточие.
Ход обсуждения доклада отражается в разделе «ВЫСТУПИЛИ» Вопросы и ответы фиксируются в разделе «ВЫСТУПИЛИ». Слова – вопрос и ответ не пишутся.
Например:
А.В.Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации…?
Принятые решения содержатся в разделе «ПОСТАНОВИЛИ». Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения, например:
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Подготовить проект нового Положения о персонале. Ответственный – менеджер по персоналу Родионова Н.П. Срок – 18.11.2001 .
Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.
При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.
Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступающего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собрания для ведения, которого выбирают президиум, подписывают председатель, секретарь и все члены президиума.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Образец оформления протокола
(с продольным расположением реквизитов)
Герб РФ
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
____________________ № _________________
Дата
_______________________________
Место издания
Заголовок:
Заседания комиссии по...
Председатель - Смирнов С.С.
Секретарь - Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
(если до 15 человек, то в протоколе
указываются фамилии с инициалами
в алфавитном порядке через запятую)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции.
Доклад заведующего...
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель Подпись С.С. Смирнов
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.
Акты составляться в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:
· акт приема работ по договору;
· акт приема-передачи документов;
· акт списания материалов;
· коммерческий акт;
· акт проверки и т.д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон.
Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документов, то он должен содержать справочные данные об организации.
Акт должен иметь:
· наименование организации (структурного подразделения);
· наименование вида документа;
· заголовок к тексту;
· подписи;
· печать;
· приложения; (при наличии копий подтверждающих документов).
Текс акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В водной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.
Акт может иметь заголовок, например: «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».
В основной части акта излагаются:
· цели и задачи;
· сроки проведенной комиссией работы;
· результаты (выводы, заключения, предложения).
После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.
С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».
Например:
Составлен:
Председатель_____________________________________________
Члены комиссии:
Члены комиссии: 1. _____________________________________
Должность, фамилия, инициалы
Присутствовали: 1. _____________________________________
Должность, фамилия, инициалы
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экз. направлен в Минэкономики России
2-й экз. направлен в МПС России
3-й экз. - в дело 05-24.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:
Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин
Члены комиссии: ______________ В.Н. Кириллов
Подпись
______________ И.Н. Потапов
Подпись
Н.Н. Ламшйна
Подпись
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
Приведем пример оформления акта:
Министерство культуры России УТВЕРЖДАЮ
Комитет по культуре председатель комитета
Администрации Подпись Н.И. Петров
___________________________ ___________________
Наименование области Дата
18.05.2000 № 12
г. Новосибирск
О проверке сохранности документов в комитете
Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.
Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.
2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.
3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.
4. Референт Прокудина М.В.
В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.
Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й - в дело № 1-23
2-й - в областной архив.
Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров
Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева
Подпись ГГ. Михайлова
Подпись С.И. Мышкина
Подпись М.В. Прокудина
Вариант 2
Оформите актом результат ревизии, работы предприятия ОАО «Сибтехмаш», которая проводилась с 01.02.2000 по 01.03.2000 г. В итоге ревизии были выявлены следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Остальные данные определите по своему усмотрению.
Секретарь Подпись М.А. Антонова
16. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.
17. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение,6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн руб.
18. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 1998 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.
Похожая информация.
По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.
По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:
- Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
- Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
- Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.
В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).
Обычно в документе отражаются такие сведения:
- Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
- Состав присутствующих:
- председатель комиссии;
- ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
- остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
- Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
- Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
- Решения, которые были приняты в результате совещания.
- Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
- Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.
Бланк и образец 2019
В наиболее простом случае бланк выглядит так.
А в качестве образца можно выбрать такую форму:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.
Краткая и полная разновидности
В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:
Выписка из протокола
В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.
Особенности ведения
В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.
Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:
- Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
- Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
- Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
- Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
- Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.
Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.
Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать протокол - инструкции и примеры. Советы по составлению, структура, шаблоны (10+)
Протокол совещания. Пример, шаблон, образец
Структура, шаблон протокола совещания
- Дата, время и место проведения мероприятия
- Инициатор
- Лицо, организующее мероприятие, (с контактной информацией)
- Список участников (с указанием должностей и контактной информацией)
- Состав секретариата / ФИО секретаря (с контактной информацией)
Перечень материалов, которые направлялись к совещанию
Стенограмма выступления первого докладчика
- Первый вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
- Ответ на первый вопрос (Стенограмма)
- Второй вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
- Ответ на второй вопрос (Стенограмма)
- Последний вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
- Ответ на последний вопрос (Стенограмма)
Стенограмма выступления второго докладчика
Принятые решения
- Первое внесенное предложение (формулировка, кем внесено)
- Результаты голосования (обобщенные - при тайном, подробные - при поименном)
- Второе внесенное предложение
- Итоговая формулировка с учетом внесенных и принятых корректив и поправок
- Результаты голосования
- Принято / отклонено / направлено на доработку
Подпись секретаря (председателя секретариата)
Материалы к совещанию
Перед совещанием участникам направляются материалы, необходимые для подготовки собрания и принятия решения, например, информационные записки, предварительные версии документов (планов, договоров, бюджетов и т. д.), которые нужно утвердить на совещании. Всем участникам совещания направляется информация о дате, времени и месте проведения, о том, кто выступил инициатором проведения, о контактном лице, которое занимается организацией мероприятия. Контактному лицу можно задавать вопросы организационного характера (как добраться, как заказать пропуск, где парковать машину). Вопросы по существу задаются контактным лицам, которые обязательно должны быть указаны в материалах. По разным материалам могут быть указаны разные контактные лица.
Пример, образец протокола
Дата, время и место проведения совещания: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Центральный офис. Переговорная N34.
Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна
Лицо, организующее собрание: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич ([email protected], вн. т. 07703)
Список участников
- Свистунова Ольга Васильевна (генеральный директор)
- Иванов Сергей Семенович (начальник службы безопасности) ([email protected], вн. т. 02345)
- Ерохин Андрей Анатольевич (начальник службы информационных технологий) ([email protected], вн. т. 02455)
- Трифонов Геннадий Петрович (начальник финансового департамента) ([email protected], вн. т. 01003)
Секретарь собрания: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич
К совещанию направлялись:
- Служебная записка начальника службы безопасности о правилах формирования электронных адресов сотрудников
- Предложения начальника службы информационных технологий о мерах по борьбе со спамом
Доклад начальника службы безопасности
В компании приняты правила кодирования электронных адресов сотрудников (инициалы и первые две буквы фамилии), которые позволяют сторонним лицам легко узнать e-mail любого сотрудника. Это приводит к потокам несанкционированных писем с разнородными коммерческими предложениями и другой бесполезной информацией.
Вопросов по выступлению задано не было.
Доклад начальника службы информационных технологий
Возможности отказаться от имеющихся адресов нет, так как они известны ключевым контрагентам и регулирующим органам. Вношу предложение завести всем сотрудникам еще один ящик электронной почты - для активной переписки. Кодировку разработать такую, чтобы не было возможности идентифицировать по ФИО сотрудника его адрес. Настроить фильтры почты так, чтобы почта на старые адреса подвергалась жесткой фильтрации. Фильтрацию почты на новые адреса сделать более мягкой. По возможности уведомлять контрагентов об изменении адресов. Работы выполнить силами управления информационных технологий.
Вопрос к докладчику задан начальником финансового департамента: Прорабатывались ли затраты на организацию предложенной системы силами управления информационных технологий? Может быть, более эффективно отдать эти работы на аутсорсинг?
Ответ . Нет, вопрос не прорабатывался.
Комментарий начальника финансового департамента: Предлагаю утвердить решение в такой редакции: Управлению информационных технологий разработать меры по исправлению ситуации с адресами электронной почты и проработать вопрос с затратами на их реализацию своими силами и силами аутсорсеров. Принять наименее затратный вариант.
Ответ . Возражений нет.
Принятые решения
Изменить порядок кодирования электронных адресов. Электронные адреса в старой кодировке сохранить, но письма, приходящие на них, подвергать строгой фильтрации.
Для выполнения поставленной задачи управлению информационных технологий в течение пяти рабочих дней разработать задание на выполнение работ. В течение еще пяти рабочих дней определиться с затратами на выполнение работ своими силами и затратами на аутсорсинг. Определиться с тем, как будут выполняться работы, на основе расчета затрат. Провести работы своими силами или силами аутсорсеров за 15 рабочих дней. Контроль за исполнением решения возложить на начальника службы безопасности.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые.
В чем отличия делового формата текста и речи? Формальная лексика...
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...
Управленческие компетенции. Хороший, успешный руководитель, начальник,...
Навыки руководителя. Что должен уметь руководитель, чтобы быть успешным, уважаем...
Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, стру...
Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, поя...
План-график выполнения работ, оказания услуг, поставки. Составить. Вып...
План-график. Образец, советы по составлению....
Инструкция
Подготовка. Зарегистрируйте всех участников заседания , укажите по возможности в алфавитном порядке их имена, должности. Вы должны максимально точно, без привычных сокращений отразить подобную информацию в протоколе.
Способы составления протокола. Тут все зависит от того, каким образом принято фиксировать информацию о заседания х комиссии в данной организации или компании: либо это стенография, либо звукозапись, либо записи от руки. В зависимости от этого вам придется составлять , расшифровывая стенограмму или звукозапись, плюс тезисное содержание докладов, которые были дня.
Обратите внимание на то, что все же в протокольном тексте есть вводная и основная части. Вводная часть одинакова для полного и краткого , и указываются в ней фамилии секретаря, ведущего протокол, и председателя комиссии , а также общее число участников заседания . Люди, которые не официальными членами комиссии , но присутствующие, тем не менее, на , отмечаются в проколе как «приглашенные».
Ни один протокол не имеет документальной силы, пока его не подпишут секретарь и председатель. Это обязательное условие.
Совершение очень многих хозяйственных и юридических действий сопровождается составлением . Характер содержащихся в нем сведений различается в зависимости от вида протокола , однако некоторые общие закономерности в написании данного документа выявить можно.
Инструкция
Сфера применения протоколов крайне широка: составляются протоколы об административных правонарушениях и о совершении отдельных следственных действий, ведутся протоколы разбирательств и собраний акционеров и т.д. Как же следует составлять протокол? Какие сведения в нем необходимо отразить?
В первую очередь протокол должен содержать наименование организации, которая его составляет: ООО «Рога и копыта», Н-ский районный суд и т.д. Далее следует наименование документа – собственно протокол и указание, какое событие протоколируется. Например, протокол собрания акционеров или протокол допроса свидетеля.
В обязательно указывают дату проведения протоколируемого действия (собрания, допроса и т.д.), его номер (или номер дела, по которому он ), а также время начала и окончания протоколируемого события.
После указанной информации необходимо перечислить лиц, участвующих в протоколируемом действии, с указанием роли, которую они выполняют. Например:«Судья Иванов И.И., при ведении
Организация встреч, заседаний, собраний, совещаний, необходима для того, чтобы решить возникшие вопросы.
Для того чтобы фиксировать весь ход встречи и обозначить принятые решения используется протокол.
Протокол встречи
Перед проведением встречи необходимо собрать нужную информацию о поставленном вопросе, определить круг субъектов, которые должны присутствовать. Данных лиц необходимо оповестить о месте и времени встречи, а так же ознакомить с поставленным вопросом всех присутствующих на собрании лиц.
Для того чтобы протокол велся правильно, необходимо заранее назначить лицо, ответственное за его составление. При этом необходимо, чтобы назначенное лицо обладало грамотной письменной речью и быстрой скоростью фиксирования информации. Фиксировать информацию можно как с помощью электронных машин, так и с помощью отражения информации на печатном носителе. Если протокол составляется в электронном виде, то в конце встречи его необходимо распечатать и предоставить всем присутствующим для ознакомления и подписания.
До начала собрания необходимо предоставить секретарю, который ведет протокол, список присутствующих лиц, их должности, проекты решений вопроса от каждого участника или тезисы по вопросу встречи. Данный документ поможет секретарю внести в протокол более точные и полные сведения.
Содержание протокола
По общему правилу протокол должен состоять из трех частей: заголовочной, вводной и основной.
- наименование организации (полное и сокращенное);
- название документа;
- номер, дату и место составления данного протокола. Датой составления всегда должна быть дата проведения встречи.
Во вводной части указывается секретарь встречи и председатель, выбранный из числа членов встречи и повестка дня. Председателем обычно является руководитель организации или начальник структурного подразделения. Далее, в алфавитном порядке, отражаются все присутствующие на встрече лица с указанием их должностей.
В случае если на встрече присутствует большое количество лиц, то они не перечисляются в самом протоколе, а указываются в приложении к нему, которое именуется явочным листом. Рядом с каждой фамилией рекомендуется проставлять подписи каждого пришедшего на встречу лица. В общем протоколе указывается только общее число лиц, явившихся на встречу.
В основной части излагаются:
- вопросы, которые обсуждались на встрече;
- выступающие лица с сообщениями, предложениями, докладами (указывается ФИО докладчика, название доклада, короткое изложение основных положений доклада в случае, если ведется полная форма протокола);
- решения, принятые по поставленному вопросу.