Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.
На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.
Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.
1. Общие положения
1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.
3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.
4. Офис-менеджер должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;
— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;
— принципы построения организационной структуры офиса;
— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;
— порядок ведения деловой документации;
— порядок заключения договоров;
— правила пользования оргтехникой;
— основы экономики, организации труда и управления;
— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;
— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;
— все бизнес-процессы, проходящие в организации.
законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:
— действующим законодательством;
— внутренними нормативными актами работодателя;
— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.
7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.
2. Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер:
1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:
— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;
— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.
2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,
— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,
— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,
— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,
— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,
— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,
— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,
— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,
— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,
— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,
— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
3. Ведет делопроизводство.
4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.
5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.
6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.
8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.
12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.
13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.
14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.
3. Права офис-менеджера
Офис-менеджер имеет право:
1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.
2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.
3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.
4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.
4. Ответственность офис-менеджера
Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.
Должностная инструкция офис-менеджера - образец 2019 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.
Каждое предприятие, организация или компания требует иметь в своём штате специалиста, способного заниматься управленческой деятельностью в сфере обеспечения документации, делопроизводства и решения различных организационных вопросов. Специалистом, удовлетворяющим данные требования предприятия, является офис-менеджер с функциями секретаря.
Полномочия по поводу назначения на должность офис-менеджера и освобождения с занимаемой должности, как правило, имеет Генеральный директор предприятия, который одновременно становится его непосредственным начальником и руководителем.
Требования к кандидатам
Требования, которые предприятие предъявляет кандидату на соискание должности офис-менеджера с функциями секретаря, состоят в следующем:
Обязанности офис-мененджера
Исходя из названия должности, становится понятным, какие функциональные обязанности выполняет офис-менеджер: он должен отвечать за жизнедеятельность офиса и быть управляющим по административным и хозяйственным вопросам.
Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.
Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер , на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства. И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.
В процессе своей работы офис-менеджер должен уметь пользоваться и применять различные нормативные акты, законы, методики, приказы, положения, распоряжения, включая внутренние по предприятию, которые регулируют его деятельность. Также он должен придерживаться правил своей должностной инструкции и знать Устав предприятия.
Опираясь на знания из вышеуказанных источников, офис-менеджер должен ответственно подходить к исполнению свои функциональных обязанностей. Выполнять их нужно чётко, своевременно и правильно, согласно требованиям начальства. Кроме того, необходимо знать внутренний режим рабочего дня, структуру предприятия и штата сотрудников, владеть информацией о функциональных задачах департаментов предприятия, должностных обязанностях сотрудников подразделения администрации . В случае чрезвычайных или аварийных ситуаций, офис-менеджер, как и любой сотрудник, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции.
Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря прежде всего включает в себя обеспечение документооборота по управлению и администрации предприятия. Но стоит помнить, что этим функции офис-менеджера не ограничиваются.
При поиске подходящей кандидатуры предприятие указывает обязанности офис-менеджера для резюме, которые составляют соискатели для получения вакантной должности. Офис-менеджеру ставятся следующие задачи, которые он обязан выполнять :
- принимать от сотрудников личные заявления, прочую документацию для сдачи на подпись Генеральному директору предприятия;
- ставить печати на приказах, договорах, бухгалтерских документах;
- работать с приказами и распоряжениями: подготавливать, печатать тексты, подписывать, согласовывать, проводить ознакомление с ними сотрудников предприятия, регистрировать, вести учёт, обеспечивать сохранность, заниматься формированием производственных дел;
- работать с различного вида корреспонденцией, входящей и исходящей (письмами, факсимильными сообщениями, электронной почтой): принимать, передавать (пересылать) адресату, регистрировать, вести учёт (реестр), обеспечивать хранение в бумажном и электронном виде;
- оформлять письма Генерального директора, администрации, начальников департаментов, отправлять письма высокой срочности;
- оформлять доверенности, в том числе и генеральные, для получения важной документации, корреспонденции, посылок;
- исполнять необходимые задания, поручения, распоряжения Генерального директора и начальников департаментов;
- работать с копиром (МФУ): осуществлять копирование, сканирование, печать документов;
- подготавливать, печатать тексты писем, запросов и прочих документов, регулирующих деятельность предприятия;
- вводить информацию, обеспечивать систематизированное её хранение, осуществлять поиск данных;
- формировать производственные дела, следить за их хранением, вовремя сдавать в архив;
- принимать факсимильные и телефонные звонки и отвечать на них;
- если необходимо, переводить телефонные звонки на сотрудников, кому они предназначены либо компетентных в данном вопросе;
- в отсутствие Генерального директора предприятия принимать информацию по телефону, факсу или в электронном виде и впоследствии доводить до его сведения;
- участвовать в подготовке и проведении собраний, совещаний предприятия;
- оповещать участников о цели собрания, когда и где оно будет проведено, протоколировать данные в ходе выступлений участников;
- организовывать встречу посетителей и гостей предприятия: предлагать, подавать чай, кофе, воду и прочее;
- для обеспечения командировок сотрудников, заказывать авиационные, железнодорожные билеты, бронировать гостиничные номера;
- своевременно обеспечивать нормальное функционирование офиса: заказывать питьевую очищенную воду, если это необходимо; каждый квартал заказывать канцелярские принадлежности; каждые полгода подписываться на периодические издания, оставлять заявки арендодателям на получение счетов;
- организовывать и контролировать сотрудников предприятия по соблюдению ими инструкций и распорядка трудового дня;
- заниматься координацией и контролировать работу хозяйственного подразделения: заведующего хозяйством, водителя, уборщицы, а также курьера;
- принимать заявки на пользование автомобилями предприятия и разрабатывать соответствующий график для поездок сотрудников.
Офис-менеджер, как и все сотрудники, является членом трудового коллектива предприятия.
Соответствующие требования всегда выдвигаются предприятием с целью поддержания порядка, чистоты как на своём рабочем месте, так и в служебных помещениях, сохранности документов и материальных ценностей, соблюдения трудовой дисциплины. Кроме того, предприятие требует от сотрудников:
- в целях усовершенствования производительности труда рационально расходовать своё рабочее время;
- эффективно пользоваться возможностями компьютера, оргтехники и производственного оборудования;
- экономно тратить материалы, используемые в работе, энергоносители;
- соблюдать инструкции по охране труда, правила противопожарной безопасности и нормы производственной санитарии;
- не распространять коммерческую тайну, содержащуюся в особых документах предприятия, что может привести к нанесению ущерба имиджа предприятия и его сотрудников.
В управленческой деятельности, в рамках своей компетенции, офис-менеджер наделён правами, которыми он может пользоваться в ходе выполнения работы :
- в полном объёме получать доступ к служебной информации (включая конфиденциальную);
- требовать от подчиненных и исполнителей доработки или переоформления документов, если они составлены с нарушением;
- принимать решения и подписывать документы, связанные с управленческой деятельностью;
- предлагать начальству планы по усовершенствованию своей работы, а также работы предприятия;
- требовать от начальства создания производственных условий, установленных санитарными нормами;
- устанавливать поощрения либо взыскания на сотрудников, подчиняющихся офис-менеджеру, предварительно согласуя такое решение с Генеральным директором.
Кроме того, офис-менеджер несёт ответственность перед предприятием , порядок которой зафиксирован в его должностной инструкции. Он будет отвечать за свои действия, в случае если.
Кто такой офис-менеджер, основные отличия от сходных должностей
Должность офис-менеджера отсутствует в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года. При этом с развитием рынка труда эта должность стала очень часто использоваться во многих компаниях, в связи с чем вопрос составления должностной инструкции для данного сотрудника стал актуальным для кадровых работников.
Офис-менеджер организует работу офиса, обеспечивает документооборот между сотрудниками и внешними контрагентами, занимается закупками канцелярии и других расходных материалов, поэтому часто ставиться на одну ступень с секретарем. Однако круг должностных обязанностей офис-менеджера более широк, т. к. не сводиться только к документообороту. К тому же офис-менеджер обеспечивает работу всех сотрудников офиса, а секретарь чаще всего помогает в работе лишь руководителю.
Зачастую в компаниях должность со сходными обязанностями называют еще и администратором офиса. Связано это с тем, что работодатель сам решает, как именно назвать должность. Важно при этом правильно составить должностную инструкцию и указать в ней все права и обязанности — тогда у сотрудника не будет вопросов о том, чем он должен заниматься на рабочем месте, а чем не должен. Для того же, чтобы правильно ее составить, нужно прежде разобраться с основными характеристиками данной должности.
Кто может быть принят на должность офис-менеджера
Поскольку должности офис-менеджера нет в Квалификационном справочнике, то и квалификационные требования к ней брать неоткуда. То есть в этом случае полностью все решает работодатель — именно он выставляет требования к кандидатам, которые могут быть закреплены в должностной инструкции.
В связи с этим должностная инструкция офис-менеджера может содержать, например, требование, согласно которому кандидат на должность должен иметь высшее образование. Логично также, что от офис-менеджера обычно требуют знания ПК и иностранного языка. Особенно это важно для компаний, которые сотрудничают с иностранными партнерами. Если работодатель не желает брать на себя обучение сотрудника, то он может выставить и ограничение по стажу работы.
Чем руководствуется в своей работе офис-менеджер и что он должен знать
В должностной инструкции может быть отдельный раздел, определяющий необходимый уровень знаний сотрудника на этой должности и те нормы и стандарты, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности. Обычно от офис-менеджера требуют знания локальных нормативных актов и инструкций, основ делопроизводства, систем первичного кадрового учета, правил эксплуатации компьютерной техники, делового этикета и правил ведения телефонных переговоров. В своей деятельности офис-менеджер должен опираться на нормы законодательства, локальные акты предприятия, указы руководства и должностную инструкцию.
Какими правами обладает офис-менеджер
Офис-менеджер наделяется определенным объемом прав. Частью этих прав обладают все сотрудники организации, но есть и специфические права, которые используются сугубо на этой должности. Чтобы сотрудник знал, какими правами он может воспользоваться, они отображаются в должностной инструкции.
Так, офис-менеджер наделен правом требования от других сотрудников доработки определенных документов, например отчетов о командировках. Если офис-менеджер ведет прием клиентов, то он наделяется правом принимать решение о приеме незапланированных посетителей (т. е. без предварительной записи). Но при этом он должен уметь правильно оценивать важность такого визита, а также возможный вред от задержки решения отдельных вопросов, вызванной отказом посетителю во встрече с сотрудником или руководством компании.
Должностные обязанности офис-менеджера
Больше всего внимания при составлении должностной инструкции кадровые работники уделяют разделу, посвященному должностным обязанностям. Ведь для работодателя важно детально расписать, что обязан делать сотрудник в рамках выполнения своих трудовых функций.
К примеру, офис-менеджеру часто вменяют документооборот (как внутренний, так и внешний), прием клиентов, партнеров и других посетителей — не для решения конкретных вопросов, а для дальнейшей их связи с уполномоченными сотрудниками. В небольших компаниях офис-менеджер может быть ответственен за прием телефонных звонков, хотя при большом потоке звонков могут нанять для этого и отдельного сотрудника.
Если офис-менеджер обязан следить за обеспечением сотрудников канцелярией, то это тоже должно указываться в должностной инструкции, чтобы потом не было споров по поводу того, должен ли он этим заниматься. Также отдельно можно прописать обязанность оформления командировочных документов, если эта обязанность не относится к компетенции бухгалтера.
Офис-менеджер может включать в себя и другие обязанности. Главное, так прописать их в должностной инструкции, чтобы не было дублирования обязанностей других сотрудников.
Примерная структура должностной инструкции офис-менеджера
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что в должностной инструкции офис-менеджера должны быть следующие разделы:
- Общие положения
В этом разделе обычно описываются:- название должности (офис-менеджер);
- непосредственная подчиненность (здесь же указывается, кто отвечает за прием и увольнение сотрудника);
- категория должности (специалист);
- квалификационные требования, к которым обычно относят уровень образования, опыт работы, а также описание навыков и знаний, которые хотелось бы видеть у кандидата на должность;
- наличие подчиненных;
- порядок замещения;
- перечень нормативных актов, инструкций и правил, которые должен знать сотрудник и которыми он должен руководствоваться в своей деятельности.
- Права
В этот раздел включаются права, которыми наделяется офис-менеджер. Например, он может:- запрашивать информацию у других сотрудников;
- знакомиться с решениями руководителя;
- передавать руководителю свои предложения по улучшению рабочего процесса;
- требовать от руководителя оказывать содействие в выполнении своих должностных обязанностей;
- самостоятельно решать вопросы приема незапланированных посетителей;
- требовать от сотрудников представления отчетности в установленной форме.
- Должностные обязанности
Данный раздел определяет перечень обязанностей, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей трудовой деятельности. Обычно на офис-менеджера возлагаются:- выполнение заданий руководителя в рамках должностной компетенции;
- организация приема посетителей;
- ведение учета рабочего времени сотрудников офиса;
- оформление командировочных документов и прием отчетов о командировке;
- прием входящей корреспонденции и распределение ее между сотрудниками;
- организация документооборота между сотрудниками офиса, а также с контрагентами;
- учет договоров с контрагентами;
- снабжение офисных работников канцелярскими и другими расходными материалами.
- Ответственность
В этом разделе перечисляются виды ответственности, к которой может быть привлечен офис-менеджер (однако здесь не принято указывать конкретные санкции). Так, офис-менеджер может быть привлечен:- к дисциплинарной ответственности — за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей;
- административной или уголовной ответственности — за совершение соответствующих проступков;
- материальной ответственности — за нанесенный им ущерб (в пределах, установленных гражданским и трудовым законодательством).
Таким образом, должностная инструкция офис-менеджера отображает все те права и обязанности, которые отводит сотруднику работодатель, т. к. отношении этой должности именно работодатель решает, что должен делать сотрудник. Пока должность офис-менеджера не включена в квалификационный справочник, по ней нет каких-либо рекомендованных квалификационных требований или унифицированных должностных обязанностей. Это означает, что при составлении инструкции можно использовать практически любой из образцов, размещенных в Сети — в том числе и тот, что имеется на нашем сайте.