2-НДФЛ - справка о доходах физического лица, которая применяется как для налоговой отчетности, так и для личных целей налогоплательщиков. В ней отражается величина доходов и сумма удержанного НДФЛ за отчетный период. В ИФНС эту форму подают организации и предприниматели, выплачивающие доходы физическим лицам. Справка заполняется по каждому человеку отдельно. Форма справки и порядок её заполнения утвержден Приказом ФНС от 30.11.2015 г. № ММВ-7-11/485@ (последняя редакция по ).
Когда нужна форма 2-НДФЛ
Основное назначение 2-НДФЛ - отчетность в ИФНС . Она нужна инспекторам, чтобы проверить, правильно ли налоговый агент (чаще всего работодатель) рассчитал сумму НДФЛ.
Справка подается налоговым агентом в таких случаях:
- Если он выплачивал доход, подлежащий обложению НДФЛ.
- Если он выплачивал доход, с которого невозможно удержать НДФЛ. В этом случае в течение двух месяцев после конца налогового периода об этом нужно сообщить в ИФНС и по итогам налогового периода подать рассматриваемую справку.
Другое назначение 2-НДФЛ - выдача физическим лицам , которым производились выплаты доходов, по их заявлению. Обычно это требуется:
- для заполнения декларации 3-НДФЛ (нужны сведения из 2-НДФЛ);
- для оформления кредита;
- для предоставления на новое место работы с целью получить налоговый вычет (при этом учитываются доходы с начала года, в том числе с прежнего места работы, если оно менялось);
- для других целей.
Работник не обязан указывать в заявлении, зачем ему понадобилась 2-НДФЛ. В любом случае налоговый агент обязан эту справку выдать.
Форма отчета 2-НДФЛ изменена приказом от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@. В нашей статье мы даем пример заполнения новой формы.
На кого составляется справка
2-НДФЛ должна быть составлена на каждое физическое лицо , которому в отчетном периоде налоговый агент производил выплату дохода. Но есть исключения :
- лица, которым выплачивались доходы по договорам купли-продажи ;
- предприниматели , с которыми заключались договоры гражданско-правового характера;
- лица, которым выплачивались дивиденды (если налоговый агент - акционерное общество).
Сроки подачи
Все что касается порядка заполнения формы, прописано в приказе ФНС от 30.10.2015 № ММВ‑7–11/485@. Также этим документом утвержден формат для направления 2-НДФЛ в электронном виде.
Подписывается справка непосредственно руководителем организации (ИП) либо лицом, которое уполномочено ставить подпись приказом или иным внутренним документом. Таким образом, 2-НДФЛ может подписать главбух или его зам, бухгалтер, ответственный за расчет заработной платы, и так далее.
Сроки подачи справки в общем случае такие:
- 2-НДФЛ с признаком 1 - не позднее 1 апреля,
- 2-НДФЛ с признаком 2 - не позднее 1 марта .
Справка 2-НДФЛ за 2017 год с признаком 1 подается до 2 апреля 2018 года , поскольку 1 апреля приходится на воскресенье.
Порядок заполнения формы 2-НДФЛ
Справка состоит из заголовка и пяти разделов:
- Заголовок
- Раздела 1 «Данные о налоговом агенте»
- Раздела 2 «Данные о физическом лице — получателе дохода»
- Раздела 3 «Доходы, облагаемые по ставке __%»
- Раздела 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»
- Раздела 5 «Общие суммы дохода и налога»
Заголовок
Пример заполнения заголовка
В заголовке указываются:
Год за которые подается справка, например 2017.
Номер справки — нумерация сквозная и последовательная, без разрывов и повторений. Номера начинаются с 1 и далее в пределах отчетного года. Со следующего года нумерация снова с 1. Для корректирующей или аннулирующей справки ставится номер первичной справки (то есть ранее представленной).
От — дата справки в формате ДД.ММ.ГГГГ, например 09.02.2018. Для корректирующей или аннулирующей справки также текущая дата.
Признак проставляется код:
- Справка представляется в отношении лиц за которых удержан НДФЛ полностью, в том числе по просьбе физлица
- Справка представляется в отношении лиц за которых НДФЛ не удержан
- Справка представляется в отношении лиц за которых удержан НДФЛ полностью правопреемником налогового агента
- Справка представляется в отношении лиц за которых НДФЛ не удержан правопреемником налогового агента
Чаще всего используется код 1 .
Номер корректировки — указывается 00 для первичной справки, 01 и т.д. — для корректирующей, 99 — для аннулирующей.
в ИФНС — код налоговой инспекции по учету.
Раздел 1. Данные о налоговом агенте
Код по ОКТМО — указываются параметры того подразделения, которое выплачивало доходы (если головное - коды головного, если обособленное - коды обособленного подразделения) согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований ОК 033-2013, утв. приказом Росстандарта от 14.06.13 № 159-ст. Поле состоит из 11 знакомест. Если код имеет 8 знаков, справа никакие символы не проставляются.
Если в течение отчетного года сотрудник работал в нескольких подразделениях, расположенных на территориях с разными кодами ОКТМО, то по каждому подразделению нужно оформить свою справку и указать в ней свой код.
Предприниматели на ЕНВД или ПСН ставят код по месту осуществления деятельности.
ИП на других системах налогообложения, а также нотариусы, адвокаты и прочие ставят код по месту жительства.
Правопреемник налогового агента указывает код по ОКТМО по месту нахождения реорганизованной организации или обособленного подразделения реорганизованной организации.
ИНН — 10 знаков для юрлиц, 12 знаков для ИП.
КПП — заполняют только юрлица. Если у организации есть обособленное подразделение, ставится КПП по месту нахождения обособленного подразделения.
Если в течение отчетного года сотрудник работал в нескольких подразделениях, то по каждому подразделению нужно оформить свою справку и указать в ней свой КПП.
Налоговый агент — указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия — полное) организации согласно ее учредительным документам. При этом содержательная часть (аббревиатура или название) располагается в начале строки. Примеры: «школа № 25», «ОКБ «Вымпел».
В случае представления Справки правопреемником реорганизованной организации указывается наименование реорганизованной организации либо обособленного подразделения реорганизованной организации.
Предприниматели вписывают фамилию, имя, отчество согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения не допускаются. Двойная фамилия пишется через дефис. Пример: Немирович-Данченко Владимир Иванович.
Форма реорганизации (ликвидации) указывается код:
- Ликвидация
- Преобразование
- Слияние
- Разделение
- Присоединение
- Разделение с одновременным присоединением
Если организация не ликвидируется, не преобразуется и т.п., то поле остается пустым.
Поля «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» обязательны для заполнения при заполнении поля «Признак» значением «3» или «4»
ИНН/КПП реорганизованной организации — указывается для реорганизованной организации или обособленного подразделения реорганизованной организации.
Раздел 2. Данные о физическом лице-получателе дохода
ИНН в Российской Федерации - ИНН физического лица, подтверждающий постановку на учет в ИФНС. При отсутствии ИНН данное поле не заполняется.
ИНН в стране гражданства — указывается при наличии ИНН или его аналог у иностранца. Для граждан РФ поле не заполняется.
Фамилия, Имя, Отчество — указывается согласно документу удостоверяющего личность, указанному ниже. Отчество при наличии. Не допускается сокращений. Для указания ФИО иностранцев можно использовать латинский алфавит.
Статус налогоплательщика - указывается код:
- для резидента РФ
- для нерезидента РФ
- для нерезидента РФ, признаваемого высококвалифицированным специалистом
- для участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Россию соотечественников, проживающих за рубежом, не являющихся резидентами РФ
- для беженцев и лиц, получивших временное убежище на территории России, не являющихся резидентами РФ
- для иностранных граждан, работающих в России по найму на основании патента
Если в течение года физическое лицо меняло гражданство и в определенный период являлось резидентом РФ — ставится 1. Для иностранцев, работающих на основании патента в любом случае ставится 6.
Дата рождения - дата в формате ДД.ММ.ГГГГ, например 01.04.1992.
Гражданство - указывается код по Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ). Для граждан России - код 643 . При отсутствии у физического лица гражданства ставится код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность.
Код документа, удостоверяющего личность - указывается согласно справочнику «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика» приложения 1 Приказа ФНС № ММВ-7-11/485@. Пример: 21 — паспорт РФ, 07 — военный билет.
Серия и номер - указываются реквизиты документа: серия и номер документа, знак «№» не ставится.
Адрес места жительства, индекс, район, город и т.д. - заполнение всех полей адреса отменено приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@.
Раздел 3. Доходы, облагаемые по ставке __%
В разделе 3 указываются сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной или натуральной форме, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и соответствующих профессиональных вычетов.
Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты отражаются в разделе 4.
Доходы за предыдущий год, выплаченные в следующем году, отражаются в справке за предыдущий год. Если доходы выплачены после представления справки за предыдущий год (например, в апреле следующего года), необходимо оформить корректирующую справку.
При оформлении справки с признаком 1 и 3 в данном разделе указываются все доходы: как те, с которых НДФЛ удержан, так и те, с которых НДФЛ не удержан.
При оформлении справки с признаком 2 и 4 в данном разделе указываются доходы, с которых налоговый агент не удержал НДФЛ.
При составлении аннулирующей справки раздел 3 не заполняется.
В заголовке указывается по какой ставке __% исчислены суммы налога. Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.
Какие могут быть ставки НДФЛ :
- 13% — основная ставка для налоговым резидентом РФ. По этой ставке облагаются: заработная плата, вознаграждения по гражданско-правовым договорам, доходы от продажи имущества, дивиденды и т.п. В некоторых случаях по ставке 13% облагаются доходы нерезидентов: от осуществления трудовой деятельности; от осуществления трудовой деятельности в качестве высококвалифицированного специалиста; от осуществления трудовой деятельности участниками Госпрограммы содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом; от исполнения трудовых обязанностей членами экипажей судов, плавающих под Российским флагом
- 15% — ставка для нерезидентов РФ получающих дивиденды от российских организаций
- 30% — ставка для прочих доходов физических лиц-нерезидентов
- 35% — ставка налогообложения доходов от выигрышей, призов, процентных доходов по вкладам и в некоторых других случаях
Месяц — указывается в хронологическом порядке номер месяца за который был начислен доход.
Код дохода - указывается соответствующий код доходов, выбираемый из « ».
Сумма дохода — по указанному коду дохода отражается сумма начисленного и фактически полученного дохода.
При оформлении справки с признаком 2 или 4 указывается сумма дохода, с которой не был удержан НДФЛ.
Код вычета — напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты, или которые подлежат налогообложению не в полном размере указывается соответствующий код вычета, выбираемый из « ».
По доходам, о которых говорится в статьях 214.1, 214.2 и 214.3 НК РФ (доходы по ценным бумагам, вкладам, РЕПО), для одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычета. Тогда первый код отражается напротив кода дохода, а остальные - строками ниже без заполнения полей «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода».
Сумма вычета — заполняется только для доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные вычеты, и в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно статье 217 НК РФ. Сумма вычета не должна превышать сумму дохода.
Раздел 4. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты
Указанные вычеты предоставляются только с доходов, облагаемых НДФЛ по ставке 13%, и только резидентам России. При составлении аннулирующей справки раздел 4 не заполняется.
Код вычета - указывается соответствующий код стандартного вычета из справочника «Коды видов вычетов налогоплательщика» (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@). Если вид вычета в справочнике отсутствует, следует указывать код 620 (письмо ФНС России от 11.02.14 № БС-4-11/2189).
Сумма вычета — по указанному коду.
Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет; Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет - заполняется в случае предоставления социального/имущественного вычета. Указывается номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление. При наличии нескольких уведомлений, заполняется несколько строк для отражения реквизитов всех уведомлений.
Раздел 5. Общие суммы дохода и налога
В разделе 5 отражаются суммы начисленного и фактически полученного дохода, а также суммы начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по ставке, указанной в разделе 3.
Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.
Данные о начисленных суммах НДФЛ нужно округлять до полных рублей согласно пункту 6 статьи 52 Кодекса — сумма налога менее 50 копеек отбрасывается, а сумма налога 50 копеек и более округляется до полного рубля...
При составлении аннулирующей справки раздел 5 не заполняется.
Общая сумма дохода - сумма начисленного и фактически полученного дохода без учета вычетов, отраженных в разделах 3 и 4.
При оформлении справки с признаком 2 и 4 в данном пункте указывается общая сумма доходов, с которых налоговый агент не удержал НДФЛ и которые отражены в разделе 3 справки.
Налоговая база - база, с которой был начислен НДФЛ. Равняется разнице между «Общей суммой дохода», и общей суммы вычетов, отраженных в разделах 3 и 4 справки.
Сумма налога исчисленная - Общая сумма начисленного НДФЛ.
Сумма фиксированных авансовых платежей - на эту сумму уменьшается начисленный НДФЛ.
Сумма налога удержанная — общая сумма удержанного НДФЛ. Для справки с признаком 2 или 4 ставится ноль.
Сумма налога перечисленная — общая сумма перечисленного НДФЛ. Для справки с признаком 2 или 4 ставится ноль.
Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом — не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма НДФЛ, а также сумма переплаты по налогу, образовавшаяся из-за того, что налоговый статус физического лица в отчетном году изменился. Для справки с признаком 2 или 4 ставится ноль.
Сумма налога, не удержанная налоговым агентом — сумма начисленного НДФЛ, которую налоговый агент не удержал в отчетном периоде.
Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи — заполняется при наличии соответствующего уведомления. Указываются номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление.
Заключительная часть
Налоговый агент — указывается код:
- если Справку представляет налоговый агент (правопреемник налогового агента)
- если Справку представляет представитель налогового агента (правопреемника налогового агента)
ФИО — указывается полностью фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, представившего справку.
Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя — указывается в случае, когда справку сдает представитель.
Образец заполнения справки 2-НДФЛ в 2018 году
2-НДФЛ — новая форма с 17.01.2018 года
Скачать бланк и пример заполнения 2-НДФЛ
Коды доходов и коды вычетов
В прошлом году в коды доходов были внесены изменения . Некоторые из них были уточнены, а также исчезли старые коды (например, 1543 и 2791).
Популярные коды доходов для 2-НДФЛ
В конце декабря 2016 года список кодов вычетов изменился . В частности, ранее существовали общие коды для родителей, в том числе приемных, а также опекунов, усыновителей и попечителей. Поскольку для разных категорий были установлены новые суммы вычетов, эти коды разделили.
Наиболее популярные коды вычетов - в следующей таблице.
Популярные коды вычетов для 2-НДФЛ
|
Описание |
|
|---|---|
|
стандартный вычет на первого ребенка родителю (в одинарном размере) — 1400 р. |
|
|
стандартный вычет на второго ребенка родителю (в одинарном размере) — 1400 р. |
|
|
стандартный вычет на третьего и следующего ребенка родителю (в одинарном размере) |
|
|
имущественный вычет в размере суммы, потраченной на приобретение (строительство) жилья |
|
|
социальный вычет по расходам работника на негосударственное пенсионное обеспечение, добровольное пенсионное страхование, добровольное страхование жизни |
|
|
профессиональный вычет по ГПД на выполнение работ (оказание услуг) |
|
|
вычет из стоимости подарков (до 4000 руб. в год) |
|
|
вычет из суммы матпомощи (до 4000 руб. в год). |
Штрафные санкции
За несвоевременную подачу 2-НДФЛ применяются такие штрафы:
- штраф для организации по пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса - 200 рублей за каждую неподанную вовремя справку ;
- штраф для должностного лица по части 1 статьи 15.6 КоАП РФ - 300-500 рублей .
За недостоверную информацию, содержащуюся в 2-НДФЛ, например, за указание ИНН другого лица, полагается штраф в размере 500 рублей за каждую ошибочную справку .
Избежать санкций за недостоверные сведения можно стандартным способом: если ошибка выявлена самостоятельно, то до того, как ее обнаружит ИФНС, нужно успеть подать уточненную форму 2-НДФЛ.
Стоит ли подать справку заранее, чтобы осталось время на исправление? Из письма Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424 следует, что это не имеет смысла.
Пояснение . Организация подала 2-НДФЛ досрочно, например, в начале февраля. Налоговый орган при проверке формы нашел ошибки. Бухгалтер все исправил и представил уточненную справку до конца срока, но на организацию все равно наложили штраф, поскольку ошибки были обнаружены налоговым органом .
Нормативно-правовые акты
- Приказ ФНС РФ от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме»
- Приказ ФНС РФ от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов»
- Приказ ФНС РФ от 17.01.2018 N ММВ-7-11/19@ «О внесении изменений в приложения к приказу Федеральной налоговой службы от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@»
- Письмо ФНС РФ от 11.02.2014 N БС-4-11/2189@ «О заполнении 2-НДФЛ»
Справка по форме 2 НДФЛ представляет собой документ бухгалтерской отчетности, который подается работодателем ежегодно в налоговую службу и содержит информацию о заработанных гражданином средствах и подоходном налоге, который был с этого заработка удержан. Выдают форму 2 НДФЛ работодатели, поскольку именно они вычитают из зарплаты подоходный налог. Есть несколько вариантов использования данного документа:
- предоставление в налоговые органы ежегодно налоговым агентом (бухгалтером нанимающей организации);
- предоставление в , где вы хотите взять для демонстрации финансового состояния и платежеспособности;
- предоставление самим человеком в налоговые органы наряду с другими документами для получения налогового вычета.
Как получить справку 2 НДФЛ?
Если речь идет о физическом лице, которому понадобился данный документ для предоставления в банке (при запросе кредита на большую сумму обычно обязательна) или налоговом органе, он должен обратиться в бухгалтерию организации-нанимателя.
В интернете много предложений по продаже справки 2 НДФЛ, однако пользоваться ими небезопасно, поскольку проверить достоверность справки не так сложно и у банковских работников есть несколько возможностей это сделать. С другой стороны, проверять справку банк, вероятнее всего станет только в случае невыплаты или просрочки по выплате кредита, либо если у вас есть или были проблемы с кредитной историей.
Что касается первого варианта, то он максимально прост для тех, кто не имеет проблем с работой. Достаточно лишь обратиться в бухгалтерию, предоставить письменное заявление, где указать срок, за который нужна справка, дату составления и поставить личную подпись.
Сотрудник не обязан сообщать,для чего ему нужен документ, тогда как в обязанности работодателя входит его предоставление. Хотя законом не предусмотрена какая-либо ответственность за непредоставление информации. Справка 2 НДФЛ должна быть выдана не позднее 3 рабочих дней после подачи письменной заявки.
Если справка запрашивается не по окончании или началу периода, а в его середине, то информация предоставляется на основе имеющихся данных.
C 8 декабря 2015 года в силу вступил новый закон в соответствии с которым изменились бланки для выдачи данной справки.
Как заполнять 2 НДФЛ справку?
При оформлении справки важно соблюсти все условности, в противном случае, у налоговых инспекторов могут возникнуть подозрения в пунктах, которые неправильно оформлены. Они запросят пояснения, что увеличит срок рассмотрения документа. Поэтому нужно иметь представление, .
Организация не несет никакой ответственности за ошибки в оформлении справки, то есть платить штраф, если была сделана ошибка не придется.
Однако важно, что за каждую несданную справку работодатель может быть оштрафован на 200 рублей. Это значит, если ошибка в оформлении не будет исправлена вовремя, то справка будет не принята и организация будет оштрафована за несвоевременное предоставление информации.
Справка состоит из 5 разделов:
- В первом содержится информация о налоговом агенте, который должен составлять документ.
- Следующий содержит данные получателя дохода (различаются резиденты, нерезиденты и высококвалифицированные специалисты и также есть дополнительные коды налогоплательщиков).
- Затем описывается та часть доходов, с которых взыскивается подоходный налог.
- Далее указаны сведения о предоставленных получателю дохода вычетах.
- В конце пишется сумма налогов, взысканных с лица, а также итоговый доход сотрудника.
Также в справке есть графа «признак», где указывается единица, если подоходный налог был взыскан и двойка, если удержать НДФЛ не удалось.
В зависимости от признака справки, отличаются сроки сдачи:
- До 1 марта, если налог не был удержан;
- До 1 апреля, если средства были взысканы.
В приложениях к Приказу об утверждении определенной формы подачи справки указаны все необходимые коды для правильного ее оформления.
Необходимо помнить, что сейчас действуют новые справки 2 НДФЛ 2016. Образец заполнения ниже:
Изменения в новой форме справки 2 НДФЛ
Когда можно не предоставлять справку по форме 2 НДФЛ?
В редких ситуациях организации имеют право не предоставлять в налоговые органы справки об удержанных налогах. Это возможно, если организация не удерживает налогов со своих работников. Тогда она не является налоговым агентом. Это возможно если:
- Организация выплачивает средства лицам, которые вносят подоходный налог в казну самостоятельно.
- Сотрудники получают вознаграждения, а не доход, и обязаны самостоятельно уплачивать налоговый сбор.
- Доход, который выплачивает организация не является налогооблагаемым.
Налоговая инспекция хочет знать все. И не только о том, все ли налоги заплатила за себя ваша организация. Кроме своих налогов любая организация или ИП, имеющий в штате сотрудников или заключивший гражданско-правовые договоры на выполнение работ, оказание услуг, должны удерживать и уплачивать в бюджет налоги с доходов, полученных физическими лицами.
Связано это с тем, что работодатель по отношению к своим работникам является налоговым агентом. Как можно проверить, выполнил он свои обязанности или нет, и все ли заплатил работник, что должен был? Только посмотрев отчетность.
Уже много лет такие сведения подаются в виде справок по форме 2-НДФЛ. На каждого сотрудника составляется отдельная справка. А значит, бухгалтер должен знать, как заполнить справку 2-НДФЛ.
1. Правила заполнения справки 2-ндфл
3. Как заполнить справку 2-НДФЛ
5. Сведения о налоговой базе и налоге
6. Куда сдавать справки 2-НДФЛ
7. Справка 2-ндфл в 1с 8.3
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.
1. Правила заполнения справки 2-ндфл
Форма 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица», по которой сдается отчетность в настоящее время, утверждена приказом ФНС России от 30.10.15г. №ММВ-7-11-485@. Этим же нормативным документов утверждены и правила заполнения справки 2-НДФЛ.
Справки предоставляются:
- По физическим лицам, получившем доход, с которого организация удержала налог – в налоговую не позднее 1 апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ).
- По физическим лицам, получившем доход, с которого организация не имела возможности удержать налог – в налоговую не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Также информация о том, как заполнить справку 2-НДФЛ, пригодится не только для отчета в налоговую. Справку также нужно выдавать по просьбе работников, например, для банка (п.3 ст.230 НК).
Все показатели в справке (кроме суммы НДФЛ) отражаются в рублях и копейках. Сумма налога показывается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются в большую сторону).
Давайте рассмотрим практическую ситуацию из жизни организации, и на ее основе составим пример заполнения справки 2-НДФЛ. Параллельно будем обсуждать и важные теоретические моменты.
Рассчитаем величину НДФЛ за каждый месяц работы и за год в целом Осетрову Олегу Алексеевичу, менеджеру ООО «Премудрый пескарь». Оклад работника 35 000 руб. в месяц.
Кроме оплаты за отработанное время, выплачено:
- Отпускные – 10000 руб.
- Пособие по временной нетрудоспособности – 7500 руб.
У Осетрова есть дети:
- Дочь 1994 г.р., учащаяся ВУЗа по очной форме обучения;
- Сын 2002 г.р., учащийся школы.
Заявление на предоставление детских вычетов Осетров написал. Подтверждающие документы на получение вычетов есть.
5 июля 2016 года дочь Осетрова закончила ВУЗ, следовательно, с августа 2016 года налоговый вычет на нее уже не предоставляется. Дальше вычет Осетров получает только на младшего ребенка – школьника.
В мае 2016 года Осетров приобрел квартиру. Поскольку имущественный вычет он до этого не использовал, то 18 июня 2016 года он принес в бухгалтерию заявление на предоставление имущественного вычета за 2016 год на сумму 1 500 000 руб. и уведомление из налоговой инспекции о праве на вычет. Вычет будет предоставляться с июня 2016 года.
Доходы, облагаемые по ставке 13% для дивидендов и 35%, в 2016 году Осетров не получал.
Все доходы, вычеты и начисленный НДФЛ по данному работнику представлены в таблице.
Кроме оплаты по окладу сотрудник получал материальную помощь: 2000 руб. в январе, 6000 руб. в июне.
В ноябре налогооблагаемые доходы нарастающим итогом с начала года превысили 350 тыс. руб., поэтому начиная с ноября, детские вычеты предоставляться не будут. Для расчета данного лимита используются только налогооблагаемые доходы.
Обратите внимание по внесению данных о выплаченной материальной помощи в справку 2-НДФЛ. Если у сотрудника была в году материальная помощь, полностью не облагаемая НДФЛ независимо от суммы, то вносить ее в справку не нужно.
Если была обычная матпомощь, которая не облагается только в пределах 4000 руб., то в справке она отражается.
3. Как заполнить справку 2-НДФЛ
Теперь, когда все исходные данные для примера у нас есть, будем по шагам смотреть, как заполнить справку 2-НДФЛ.
В графе признак справки нужно указать:
1 – если сообщаются сведения о доходах физического лица и начисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ;
2 – если удержать НДФЛ невозможно (не позже 1 месяца по окончании года);
«Номер корректировки» — поле заполняется и при сдаче первичной справки, и при сдаче уточненных сведений. Если справка первичная, то надо поставить номер 00, для уточненных - 01, 02 и т. д.
Есть возможность аннулировать справку 2-НДФЛ, которую компания сдала ошибочно. Для этого в поле «Номер корректировки» надо поставить значение 99, а в справке заполнить только разделы 1 и 2 со сведениями об организации и физлице. Такая аннулирующая справка будет иметь новую дату составления, но старый номер (т.е. номер той старой ошибочной справки).
В каких случаях это может потребоваться? Например, если вы по ошибке сдали на одного работника несколько справок, сдали справку на работника, который у вас уже давно не работает и др.
Заполнение справки начинается с внесения сведений о налоговом агенте в Раздел 1: ИНН/КПП, наименование организации или ФИО физического лица – индивидуального предпринимателя, код по ОКТМО, телефон.
В Разделе 2 отражаются сведения о физическом лице, которое получало доходы: ИНН, ФИО, гражданство, дата рождения, паспортные данные, место жительства. Для иностранцев есть и свои поля: ИНН в стране гражданства, адрес места жительства в РФ, код страны проживания и адрес в стране постоянного проживания (указывается один из адресов).
В поле «Статус налогоплательщика» указывается один из следующих:
- 1 - резиденты
- 2 - нерезиденты
- 3 - высококвалифицированные специалисты
- 4 - переселенцы, которые живут за рубежом (т.е. это участники государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению соотечественников, проживающих за рубежом, не являющиеся налоговыми резидентами)
- 5 - беженцы-нерезиденты и получившие временное убежище в РФ
- 6 - иностранцы, которые работают на основании патента.
По данным об организации и физическом лице мы заполнили разделы 1 и 2.
Далее справка НДФЛ представляет детальную информацию о доходах и вычетах. Раздел 3 содержит сведения о доходах, которые получены работниками в денежной или натуральной форме, за каждый месяц налогового периода (года). В заголовке данного раздела отражаются ставки НДФЛ, на которые заполняется раздел. В нашем примере будет один раздел, потому что все доходы, которые получил работник, облагаются по ставке 13%.
За каждый месяц в графе Сумма дохода указывается общая величина дохода, полученная работником за месяц. Если в каком-то месяце работник имел право на получение профессионального налогового вычета, а также вычета по доходу, облагаемому НДФЛ не в полном размере, то указывается код вычета и его сумма.
Полностью освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включают, например, пособие по уходу за ребенком, пособие по беременности и родам.
Коды заполнения справки 2-НДФЛ берутся из приказа ФНС от 10.09.15 № ММВ-7-11/387@. Нам для заполнения формы в нашем примере потребуются:
Коды доходов:
- 2000 – заработная плата
- 2760 — материальная помощь
- 2012 — отпускные
- 2300 — пособие по временной нетрудоспособности
Коды вычетов:
- 503 — необлагаемый лимит по матпомощи
- 114 — на первого ребенка
- 115 — на второго ребенка
- 311 — имущественный
В Разделе 4 обобщаются данные о вычетах в соответствии с их кодами, указывается суммарная величина каждого вычета. Здесь приводятся вычеты, которые не связаны с конкретной выплаченной суммой (в отличие от вычетов, указываемых в разделе 3 – по материальной помощи, профессиональные вычеты).
В разделе 4 мы запишем вычеты на детей – по первому и второму ребенку отдельно, и имущественный вычет. Здесь же могут быть указаны вычеты на самого работника, а также социальные и инвестиционные.
Для занесения данных об имущественном вычете необходимо иметь Уведомление из налогового органа, которое подтверждает право работника на его применение.
5. Сведения о налоговой базе и налоге
В Разделе 5 подводятся итоги доходов, определяется налоговая база и делается расчет НДФЛ. Отражается общая сумма доходов – итоговая величина столбца Сумма дохода из Раздела 3. По следующей строке записывается налоговая база, которую можно найти как разность между общей суммой доходов и величиной налоговых вычетов (сумма вычетов по Разделам 3 и 4).
По строке Сумма налога исчисленная записывается исчисленная сумма налога, т.е. произведение налоговой базы на налоговую ставку. Далее заполняются строки с данными о сумме удержанного, перечисленного налога, излишне удержанной и не удержанной.
Для Осетрова:
Общая сумма полученных доходов – 423 500 руб.
Сумма вычетов – 9800 (первый ребенок) + 14 000 (второй ребенок) + 238 200 (имущественный) + 4000 (необлагаемая матпомощь) = 266 000 руб.
Налоговая база – 157 500 руб.
Сумма налога – 20 475 руб.
Если в отношении доходов работника в течение года использовались разные ставки, то и разделов 3-5 будет несколько. Число разделов 3-5 будет равно количеству использованных ставок.
Тем компаниям, где работают иностранные сотрудники из «безвизовых» стран, пригодится строка с данными по фиксированным авансовым платежам.
6. Куда сдавать справки 2-НДФЛ
Налоговые агенты сдают справки по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета. Такое требование прописано в пункте 2 статьи 230 НК РФ. То есть по местонахождению организации (или подразделения) либо по месту жительства физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.
Справки сдавайте в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. На бумаге составлять справки разрешено только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, менее 25 человек.
С 1 января 2016 года для налоговых агентов введен штраф за представление документов, содержащих недостоверные сведения. Штраф выпишут, если налоговики выявят ошибки в форме 2-НДФЛ. Сумма штрафа — 500 рублей за каждую справку с недостоверными сведениями.
Поэтому внимательнее изучайте, как заполнить справку 2-НДФЛ и не допускайте ошибок. А если вдруг заметили ошибку, то бегом исправлять ее, пока налоговики не нашли ее раньше вас.
7. Справка 2-ндфл в 1с 8.3
Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как заполнить справку 2-НДФЛ в 1С: Бухгалтерия в видео-формате.
Какие проблемные вопросы по заполнению справок 2-НДФЛ возникают у вас? Задавайте их в комментариях!
Как заполнить справку 2-НДФЛ на практическом примере
Ежегодно налоговые агенты подают сведения о полученных физическими лицами прибыли и исчисленных и удержанных с нее сумм налога на доходы (НДФЛ) за прошедший период. Так за 2015 год данные необходимо предоставить до 1 апреля 2016 года по тем сотрудникам, с дохода которых можно удержать налог и до 1 марта по тем лицам, по которым нельзя удержать налог. Также обращаем ваше внимание, то с 2016 года необходимо применять новую справку 2-НДФЛ, которая была утверждена Приказом ФНС РФ N ММВ-7-11/485@ от 30 октября 2015 года.
Заголовок – добавлено поле корректировки:
- 00 – в случает заполнения справки первично.
- 01, 02… – номер корректировки.
- 99 – код указывается при необходимости предоставить аннулирующую справку.
Раздел 2, появилась возможность указывать ИНН сотрудников-иностранцев, так введены дополнительные коды к ранее действующим:
- 4 – Если сотрудник является участником гос. программы добровольного переселения соотечественников, которые проживают за рубежом.
- 5 – Если сотрудник-иностранец получил временное убежище в РФ или является беженцем.
- 6 – для иностранных сотрудников, работающих на основе патента.
Внесли дополнение для иностранных работников – теперь в поле Адреса места его жительства в РФ указывается адрес места регистрации или его местопребывания.
Раздел 4 по вычетам внесены следующие изменения:
- Предусмотрели поле для указания реквизитов уведомления на получение социальных вычетов.
- В разделе теперь отражаются и инвестиционные вычеты, а не только социальные и имущественные удержания.
Раздел 5 теперь может отражать информацию о фиксированных авансовых платежах, а также присутствует поле для указания реквизитов уведомления, которое подтверждает право уменьшить налог на сумму фиксированных платежей.
В справочнике коды документов вместо кода 18 будет указываться код 19 для свидетельства о предоставлении временного убежища.
В кодах регионов теперь внесен Севастополь (92) и Крым (91).
При исчислении и выплате доходов физическому лицу, которые облагаются по разным ставкам, по каждому из них необходимо заполнять разделы 3-5. Т.е. все виды доходов должны быть в одной справке и разделы 3-5 заполняются по разным ставкам.
С 1 января 2016 год в соответствии с НК РФ ст. 226 п.6 НДФЛ, который был удержан с отпускных и больничных перечисляется в бюджет не позже дня месяца их выплаты.
Примечание: Допускается указываться латинскими буквами ФИО иностранных граждан.
Обращаем ваше внимание, что с 2016 года вводятся новая , которая сдается поквартально в отличие от 2-НДФЛ. С порядком ее заполнения можно ознакомиться по ссылке, а также скачать необходимый бланк.
Срок сдачи 2-НДФЛ и порядок предоставления формы. Скачать бланк.
Налоговый агент по прошествии года должен отдать сведения о полученных доходах и произведенных по ним выплат, предоставив справку 2-НДФЛ в следующие сроки:
- Если справка заполняется с признаком “1”, в случае исчисления общей суммы дохода, указанием налоговой базы и исчисленным подоходным налогом по физическому лицу, срок подачи справки – не позже 1 апреля.
- При заполнении справки с признаком “2”, если налог удержать с физического лица не возможно (например, гражданам, которые не являются сотрудниками были вручены подарки стоимостью более 4 тыс. рублей, в соответствии с НК РФ ст.226, п.5) – срок подачи – не позже 1 марта.
Если численность сотрудников в организации не превышает 25 человек, то отчетность можно предоставить в соответствующую ФНС на бумажном носителе, если более, то ее необходимо отправить только в электронном виде (НК РФ ст. 230, п.2, абз.2).
Что означает признак “1”и “2” в справке
- Признак 1 в справке 2 НДФЛ необходимо ставить во всех справках, в случае предоставления отчета по полученному и исчисленному налогу по сотруднику за прошедший год.
- Признак 2 в справке 2 НДФЛ ставится лишь в тех случаях, когда налоговый агент не может удержать подоходный налог. И главное не перепутать при составлении формы.
Обращаем внимание, что если вы ошибочно укажите признак “2”, хотя должен быть указан признак “1”, в таком случае инспекция может посчитать, то вы не предоставили справки в установленные сроки, поскольку при “1” срок предоставления до 1 апреля, а при “2”-ке – до 1 марта.
Инструкция заполнения справки 2-НДФЛ в 2017 году, требования
Заголовок
Для каждой справки необходимо указать период, за который предоставляются сведения в графе “За___” год, и ее порядковый номер, исчисляемый в хронологическом порядке в текущем году. Далее необходимо указать дату формирования справки, в формате число, месяц и год.
Если вы предоставляете аннулирующую справку (код 99) или корректирующую (код 01,02,03 и т.д.), то в графе номера ставится номер ранее предоставленной справки, а в графе даты ставится дата составления нового документа.
В графе признака чаще в большинстве случаев ставится “1”, при подаче сведений о полученных доходах и исчисленном подоходном налоге (согласно НК РФ ст. 230, п.2), “2”, если налоговый агент не может удержать НДФЛ (в соответствии с НК РФ ст. 226 п.5). При подаче первичного отчет необходимо проставить “00” в поле номера корректировки или указать соответственно ее номер, если предоставляется корректирующий отчет или “99” при аннулировании справки.
Раздел №1 (данные о налоговом агенте)
В соответствующем поле необходимо указать по классификатору, если вы забыли его или не знаете, в статье по ссылке описано, как его узнать. Далее указывается контактный номер телефона налогового агента (или бухгалтерии), ИНН организации. Если отчет оформляется организацией, то необходимо далее в графе написать КПП, в соответствии с документами о регистрации, в случае заполнения формы индивидуальным предпринимателем поле остается пустым, так как КПП у него отсутствует.
Далее указывается сокращенное наименование налогового агента, если таковое отсутствует, то полное наименование в соответствии с учредительными документами, например, ООО “Информатика”. Для индивидуального предпринимателя его данные указываются полностью, например, ИП Васильев Николай Иванович.
Раздел №2 (Данные о получателе дохода)
В поле ИНН для РФ заполняется идентификационный номер плательщика для граждан РФ, если номер у него отсутствует, то поле не заполняется. Для иностранного гражданина при наличии информации указывается ИНН в стране гражданство в соответствующем поле, если он неизвестен, то поле не заполняется.
Важно! Ранее в письме №11-2-06/0733@, которое вышло 23.11.15 работники налогового органа сделали предупреждение, что при отсутствии ИНН сотрудника справка будет считаться не достоверной и на организацию будет наложен штраф в размере 500 рублей за каждую справку без данных об ИНН. В данный момент налоговики подправили программу, которая не позволяла сдать сведения без указания ИНН, поэтому это поле может быть не заполнено.
Далее в соответствующих полях указывается полностью без сокращений фамилия, имя и отчество налогоплательщика (физического лица) по удостоверяющими его личность документами, как правило, таковым является паспорт гражданина РФ. Если отчества нет, то графа остается пустой. Для иностранцев допускается заполнение данных полей буквами латинского алфавита.
- “1”, если гражданин является резидентом РФ (указывается в большинстве случаев).
- “2” – гражданин не является резидентом РФ.
- “3”, если налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, при этом он высококвалифицированный специалист.
- “4” – не является налоговым резидентом, при этом он участвует в Гос. программы добровольного переселения соотечественников в РФ, которые проживают за рубежом.
- “5” для иностранных лиц, не являющихся налоговыми резидентами, при этом получивших статус беженца и временное убежище в РФ.
- “6”, для иностранных граждан, которые осуществляют свою трудовую деятельность на основании патента.
Далее указывается число, месяц и год рождения налогоплательщика, после код страны гражданства, для граждан РФ – это “643”, для остальных можно или по общероссийскому классификатору ОКСМ. Далее необходимо указать код документа, который удостоверяет личность, в соответствии со справочником, указанном в Приложении №1, посмотреть его можно в конце статьи.
После заполняется данные документа – серия и номер, при этом знак номера “№” не проставляется. После указывается адрес его места жительства, как записано в документе удостоверяющем личность. Для иностранцев указывается адрес по месту пребывания или жительства. Допускается, если отсутствует какой-либо элемент адреса.
В полях указывается почтовый индекс – номер почтового отделения которое относится к указанному адресу в справке. Далее вносится код субъекта в соответствии с приложением №2, посмотреть его можно в конце статьи. При указании дома могут применяться знак “/” или буквы, например, 5/3 или 5А. В поле “Корпус” указывается номер строение, если есть такие данные.
Допускается отсутствие в полях показатели “Адрес” и “Код страны проживания”, которые следуют после адреса. Его необходимо заполнять в отношении нерезидентов и иностранцев – указываются адрес и коды страны по его постоянному месту проживания. Допускается применение букв латинского алфавита.
Раздел №3 (Данные о доходах)
В этом разделе указываются данные о ежемесячном доходе налогоплательщика. В начале необходимо указать данные о налоговой ставке:
- Для резидентов РФ указывается 13%.
- Для не резидентов РФ – 30%.
Если в течение года доход был получен по разным ставкам у одного и того же гражданина, то раздел 3 необходимо заполнять по каждой ставке в отдельности.
Сумма дохода по каждому месяцу должна отображаться в соответствии с Кодом доходов, указанных в , а вычеты в соответствии с Приложением №2 к приказу ФНС № ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 года, ознакомиться с ними можно перейдя по указанным ссылкам.
Наиболее часто применяются следующие коды:
- 2000 – доход полученный в виде зарплаты.
- 2010 – доход полученный по договору гражданско-правового характера.
- 2012 – отпускные.
- 2400 – доход от сдачи в аренду транспортных средств, для другого имущества 1400.
- 2300 – пособия по временной нетрудоспособности.
Также в данном разделе напротив доходов необходимо отразить профессиональные налоговые вычеты (в соответствии с НК РФ ст. 221), в размерах в соответствии со ст. 217 НК РФ, а также суммы, которые уменьшают налоговую базу на основании статей НК РФ – 213, 214.1, 214.
Примечание: Имущественные налоговые вычеты, социальные, стандартные и инвестиционные отражаются в следующем разделе данной справки.
Не зарплатные доходы и отпускные
Если сотрудник уехал в отпуск в декабре, вернулся уже 2016 году в январе, то в состав доходов за декабрь необходимо включить расчет отпускных, так как фактически доход от них возник в день их получения. При этом данная сумма не распределяется между январем и декабрем, как и сам отпуск. Любой другой доход будет считаться полученным в день его выдачи. Если сотрудник был отозван из отпуска, а его отпускные пересчитали и удержали, то эти суммы в справку не включаются.
Код доходов
Как уже сказали, каждому доходу сотрудника должен соответствовать свой код, например отпускные учитываются по коду 2012, а зарплата, по коду 2000 и т.п. Причем некоторые доходы не имеют своего отдельного кода, например, к ним относится компенсация за неиспользованный отпуск, которая может быть начислена как при увольнении, так и без него. Ее указывают по коду 4800, однако написав код 2000 серьезной ошибки не возникнет.
Премии к юбилеям и праздникам необходимо отражать в качестве иных доходов. Порой довольно сложно указать принадлежность из к какому-то определенному коду. Руководствоваться необходимо следующим принципом: если премия полагается по результатам труда, то ее приписывать следует к коду 2000, а если это юбилей, то к коду 4800.
Раздел №4 (Имущественные, социальные, стандартные и инвестиционные вычеты)
В разделе необходимо заполнять лишь те вычеты, которые были фактически предоставлены сотруднику налоговым агентом. Указываются следующие вычеты:
- Социальные (НК РФ ст. 219).
- Стандартные (НК РФ ст. 218).
- Имущественные вычеты (НК РФ ст. 220 п.1, п.п. 2).
При отражении данных вычетов в разделе 3 произойдет раздвоение и итоговые суммы будут рассчитаны не верно. . Для стандартных вычетов необходимо применять следующие коды Приложения – 104,105, 114-125. Если коды в приложении не указаны, то следует писать код 620, применяемый для иных сумм, которые уменьшаю налоговую базу. В графе сведений об уведомлении необходимо указать его дату, номер и код инспекции.
Раздел №5 (Итоговые суммы доходов и исчисленного налога)
Данный раздел отражает общую сумму начисленного дохода и фактически полученного, а также величину удержанного подоходного налога и перечисленного в бюджет РФ по указанной в заголовке 3-го Раздела ставке. В случае выплаты физическому лицу доходов облагаемых по разным ставкам, то раздела 3-5 заполняются для каждой из этих ставок.
Необходимо учитывать особенности, которые могут возникнуть при уплате налога в последнем месяце года. Если начисление заработной платы было в декабре, а выплата в январе, то эти суммы необходимо включить в перечисленную сумму налога справки 2-НДФЛ. При начислении и выплате зарплаты после того, как сведения были уже отданы в ФНС, необходимо предоставить корректирующие справки.
Заключительные моменты
Суммы показателей в справке отражаются в рублях и копейках (кроме суммы НДФЛ). Сумму налога необходимо показывать в полных рублях, при этом суммы в 50 копеек и больше округляются в большую сторону, а меньше 50 копеек отбрасываются.
При наличии печати на заполненную справку необходимо поставить печать организации, документ подписывает руководитель.
Если справка не помещается на 1-й странице, то следует заполнять требуемое количество страниц, при этом вверху на последующей странице указывается ее порядковый номер, а также дублирующий заголовок: “Справка о доходах… за___год,” с указанием номера и даты составления. Поле налоговый агент заполняется на каждой странице справки.
Справочники, необходимые при заполнении
Штраф за просрочку и не сдачу справки 2-НДФЛ
За не предоставления справки по форме 2-НДФЛ в соответствии с НК РФ ст. 126 налоговый агент может быть оштрафован в сумме 200 рублей за каждый вовремя не сданный документ.
Кроме того, по решению суда может применяться и административная ответственность:
- Для должностных лиц в размере 300-500 рублей.
- Для граждан сумма составляет от 100 до 300 рублей.
Обращаем ваше внимание, что налоговые агенты начиная с 1 января 2016 года могут привлекаться к новому виду ответственности – в случае предоставления недостоверных сведений. Такой штраф может составлять 500 рублей в отношении каждого недостоверно заполненного документа (НК РФ ст. 126.1). Тем не менее в случае, если налоговый агент самостоятельно найдет ошибку в документе и предоставят корректирую справку, то данный штраф применяться не будет.