В данном пособии будут рассмотрены основные традиционные и «новейшие» статистические методы контроля качества, принятые и разработанные для практического использования TQM (Total Quality Manager) в разных странах (Япония, Великобритания, Америка и Дальний Восток).
Наиболее известными из этих методов стали «семь инструментов контроля качества», которые сначала широко применялись в «кружках качества» в Японии, а затем и в других странах благодаря своей высокой эффективности и доступности для рядовых работников предприятий, В состав этих «семи инструментов» входят: блок-схемы, контрольные листки, диаграмма разброса, диаграмма Парето, причинно-следственная диаграмма, контрольные карты, гистограммы.
Наряду с уже известными ранее «семи инструментами контроля качества» в данном пособии будут рассматриваться «новейшие» инструменты, получившие практическое применение в настоящее время.
Основоположником создания «кружков качества» был Каору Ишикава (1915 - 1989 гг.). Кружки качества развились из первоначальной идеи создания групп взаимного обмена опытом, нацеливаемых на изучение методов статистического управления в своей области.
1. Основные инструменты всеобщего качества
Данные инструменты используются как системные подходы к совершенствованию качества, каждый из которых имеет важное значение, и их роль при этом выражается в следующем:
1) Блок-схема ( block diagram ) - используется для схематического описания этапов выполнения процесса.
2) Диаграмма рассеяния -разброса ( Scatter diagram ) - используется для определения формы связи между параметрами.
3) Диаграмма Парето (Ра reto diagram ) - используется для выявления наиболее существенных проблем.
4) Причинно-следственная диаграмма ( Cause and effect diagramm ) - используется для выявления причин возникающих проблем,
5) Гистограмма ( Histogram ) - используется для наглядного изображения общего разброса параметров.
6) Контрольные карты управляемости (Соп trol chart ) - используются для того, чтобы выяснить, насколько управляем процесс и каков разброс параметров.
7) Контрольные листки (Соп tr о l leaf ) - используются для выявления частоты возникновения отклонений (ошибок).
Сущность и содержание каждого из этих инструментов изложены в Британском стандарте В8 7850: Часть 2.
Блок-схема процесса
Блок-схема - это схематическое представление этапов выполнения любого процесса; порядок, в котором следуют отдельные операции, с использованием специальных символов, отражающих природу этих операций, как это показано на рисунке 1.1.
Процесс создания и анализа блок-схемы позволяет выявить источник проблемы.
Рис. 1.1. Символы, используемые на блок-схемах
(Источник: В5 7850: часть 2:1992): 1 - описание документа, 2 - начало и конец этапа,3 - описание деятельности, 4 - принятие решения, 5 -указание направления потока от одного этапа работы к другому, 6 - описание базы данных.
Пример построения блок-схемы разработки документа.
Рис. 1.2. Блок - схема (для разработки документа) (Источник: 35 7850: Часть 2:1992)
Контрольное задание № 1
Разработать блок-схему для цикла совершенствования процесса и идентифицировать инструменты и методы, которые могут быть использованы.
Диаграмма рассеяния-разброса
Диаграмма рассеяния-разброса строится как график зависимости между двумя параметрами, что позволяет определить, есть ли взаимосвязь между данными параметрами. Если такая взаимосвязь существует, можно устранить отклонение одного параметра, воздействуя на другой. При этом возможны три вида взаимосвязи - положительная, отрицательная взаимосвязь, а также отсутствие взаимосвязи.
Диаграмма рассеяния - разброса представлена на рис. 1.3.
Рис. 1.3. Диаграмма рассеяния-разброса
Контрольное задание № 2
Привести пример, где будет представлена корреляция между двумя параметрами исследуемого объекта.
Корреляция - понятие, отражающее наличие связи между явлениями, процессами и характеризующими их величинами.
Диаграмма Парето
Диаграмма Парето, названная так по имени ее автора, итальянского ученого-экономиста Парето (1845-1923), позволяет наглядно представить величину потерь в зависимости от различных дефектов. Благодаря этому можно сначала сосредоточить внимание на устранении тех дефектов, которые приводят к наибольшим потерям.
Для учета совокупного процента потерь от нескольких дефектов строится кумулятивная кривая.
Пример диаграммы Парето представлен на рис. 1.4. и отражает вероятность определенного типа неисправностей телефона.
Рис. 1.4. Диаграмма Парето:1 - шум наличии. 2- разрыв линии, 3 - тревога, 4 - не отвечает, 5 - нет звонка
Диаграмма Парето является производственным документом и отвечает логике систем качества в стандартах ИСО.
Диаграмму Парето желательно строить в течение каждого месяца, чтобы служба качества немедленно определяла причину брака и намечала оперативные мероприятия по ее устранению.
Контрольное задание № 3
Выявить причины брака в производственном процессе и на основании построенной диаграммы Парето установить максимальные потери от брака, чтобы предпринять оперативные действия по их устранению.
Причинно-следственные диаграммы и мозговая атака
Причинно-следственная диаграмма Ишикавы в виде рыбьего скелета (рис. 1.5) впервые появилась и стала использоваться в Японии для выявления причин сбоя технологических процессов, когда очевидные нарушения обнаружить трудно. При построении диаграммы используют, так называемый, «метод мозговой атаки», рекомендуемый для идентификации возможных причин.
Для этого руководствуются следующими правилами:
а) формируется группа работников (порядка шести специалистов), из которой устраняется руководство,
б) сохраняется анонимность высказываний,
в) работники низшего ранга высказываются первыми,
г) ограниченность времени проведения экспертиз.
д) строится диаграмма Ишикавы и начинается обсуждение
Причинно-следственная диаграмма применяется, как правило, при анализе дефектов, приводящих к наибольшим потерям.
Она позволяет выявить причины таких дефектов и сосредоточиться на их устранении. При этом анализируются пять основных причинных факторов: информация, человек, машина (оборудование), материал и метод работ.
Рис.1.5. Причинно-следственная диаграмма Ишикавы
Пример полностью развернутой причинно-следственной диаграммы (для анализа низкого качества фотокопий) показан на рис. 1.6.
Схема бизнес-процесса (Business Process D iagram) - это представление пошаговых процессов, где схемы обычно создаются как блок-схемы, в которых фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.
Многие российские компании используют в своей деятельности текстовое описание бизнес-процессов в документах, которые являются процессными регламентами. Но для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не идеален. Описание бизнес-процесса в текстовом виде сложно представить и анализировать системно. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия.
Виды схем бизнес-процессов
Схемы разрабатываются с помощью целого ряда различных методик: без символов и диаграмм; с использованием символов и диаграмм; построения в зависимости от приоритетов; графически-описательное представление процессов.
Рисунок 1. Простая блок-схема бизнес-процесса изготовления электромотора.
Рисунок 2. Символы в схемах бизнес-процессов.
Рисунок 3. Простая блок-схема бизнес-процесса с использованием символов.
Схемы могут быть построены с использованием графов приоритетов. Графы приоритетов - это представление с помощью сетевого плана частичных заданий монтажа, причем частичные задания представляются в качестве узлов, а взаимоотношения между ними как связывающие линии (см. рисунки 4 и 5).
Рисунок 4. Схема построения бизнес-процесса с помощью графов приоритетов
Рисунок 5. Описание рабочего задания на примере одного графов
Схемы на основе графически-описательного представления является более удобным для реализации.
Пример. Схема графически-описательного представления «изготовление заказа 1000 единиц металлических уголков изделий из листовой стали»
При сравнении нотаций основное внимание уделяется вопросам создания простых и понятных сотрудникам организации схем процессов.
Для бизнес-аналитиков компаний тезисы, обсуждаемые в статье, - это серьезный повод задуматься, насколько эффективны используемые ими подходы к разработке графических схем процессов организации.
Введение
Одной из важнейших целей формирования графических схем процессов является последующее их использование в регламентирующих документах организации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т.п. Для них очень важна простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие много различных условных обозначений, плохо воспринимаются людьми, что затрудняет их практическое использование. Поэтому для практических целей важным является корректный выбор и использование нотации (методики) описания процессов. По каким критериям следует выбирать такую нотацию? Как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим несколько популярных нотаций и попытаемся ответить на эти вопросы.
Сравнение нотаций
Для сравнения были выбраны следующие нотации описания процессов:
- «Простая блок-схема» (с отображением движения документов, с использованием блока «Решение»);
- «Простая блока-схема» (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);
- «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);
- ARIS eEPC.
В качестве тестового примера был выбран простой и интуитивно понятный процесс. Результаты описания этого процесса представлены на рис. 1-4.
Рис. 1. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»).
На схеме рис. 1. Последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов - при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки «Решение» использованы классическим образом. Они отображают информацию (вопросы), от которых «зависит» последующий ход процесса. Такой подход к использованию «ромбиков» является весьма распространенным. Но фактически, вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса. Если задуматься, то ценность (смысл) рисования этих «ромбиков» не является очевидным. Что это за объекты: операции процесса, события? Вроде бы ни то, и не другое. Это скорее операторы принятия решения по какому-либо условию. Но ведь мы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе «ромбик» был бы полноценной операцией сравнения условий и т.п. Но на схеме процесса нужно показывать реальные объекты - процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы и т.п. Задумайтесь, корректно ли показывать «ромбики» отдельно от операции процесса на схеме? Вместо этого можно:
а) описать логику принятия решения в виде последовательность операций на схеме рассматриваемого процесса;
б) описать логику в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже;
в) описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем вывести в регламент выполнения процесса.
Сформулируем «плюсы» и «минусы» рассмотренного выше (рис. 1.) способа использования «ромбиков».
| «Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение») | |
| «Плюсы» | «Минусы» |
|
|
На рис. 2. показан пример того же самого процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на схеме рис. 1. Схема рис. 2. выглядит гораздо проще. От графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности, эта схема вполне понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению текстом, то комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании.
Рис. 2. Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (без движения документов, без использования блока «Решение»).
«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на рис. 2., показаны ниже.
В целом, применение схем в формате, подобном представленному на рис. 2, является удобным как для разработчиков, так и для сотрудников, работающих по этим схемам.
На рис. 3. представлена схема процесса, сформированная в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio. Схема имеет несколько особенностей. Во-первых, блоки «Решение» использованы не стандартным образом - не как графический элемент для отображения вопроса и ветвления, а как полноценная операция процесса, связанная с принятием решений. В Business Studio «ромбик» обладает почти всеми атрибутами полноценного процесса, но не может быть декомпозирован (возможно, разработчики системы со временем сделают такую возможность). Использование «ромбика» (вместо четырехугольника) делает схему нагляднее. При этом в атрибуты «ромбика» можно внести любую текстовую информацию: описание, начало, завершение, требование к срокам и т.п.
Второй особенностью схемы процесса, представленной на рис. 3., является применение стрелок. Для отображения последовательности операций можно использовать стрелку с одним наконечником - стрелку «предшествования». Для отображения движения документов можно использовать стрелку с двумя наконечниками. Но именно в Business Studio можно пользоваться только одним типом стрелок - стрелками «предшествования». При этом к именованным стрелкам можно привязывать необходимое количество документов, которые определены в справочнике объектов деятельности. Такой подход дает возможность:
- существенно сократить количество графических элементов на схеме процесса, и при этом:
- вывести в регламент процесса необходимую информацию о входящих и исходящих документах.
Таким образом, не загромождая схему лишними элементами, мы можем, тем не менее, полно описать процесс и выгрузить в регламент всю необходимую информацию.
«Плюсы» и «минусы» графического представления процесса в форме, представленной на рис. 3., показаны ниже.
Рис. 3. «Процедура» системы Business Studio (вариант с нетрадиционным использованием блоков «Решение»).
В случае применения Business Studio, нотация «Процедура» может быть использована несколько по-разному. Автор статьи склоняется к подходу, представленному на рис. 3.
На рис. 4 представлена схема рассматриваемого процесса, разработанная в нотации ARIS eEPC. Заметим, что на схему не поместились некоторые операции процесса. Эта неполная схема простейшего процесса, выполненная в нотации ARIS eEPC, содержит четыре оператора логики и восемь событий! Сотрудник, читающий схему, должен уметь правильно интерпретировать все эти логические операторы. Без специального обучения и наличия некоторых навыков чтения подобных схем, рядовой сотрудник вряд ли сможет понять логику рассматриваемого процесса без подробного текстового описания или помощи квалифицированного бизнес-аналитика.
Заметим, что схема процесса в нотации ARIS eEPC занимает существенно больше места, чем схемы, представленные на рис. 1-3. Трудоемкость формирования такой схемы так же существенно выше.
В целом, если Вы не собираетесь покупать SAP R/3, то выбор и использование нотации ARIS eEPC не является, с точки зрения автора статьи, оптимальным решением. Стоит обратить внимание на более наглядные и интуитивно понятные исполнителям нотации описания процессов. Впрочем, кому-то нотация ARIS eEPC может показаться более наглядной и понятной. До определенной степени, это вопрос вкуса.
Рис. 4. Схема процесса в нотации ARIS eEPC (построена в Business Studio).
Описание процесса для целей последующей автоматизации
Интересно посмотреть на рассматриваемую схему процесса в случае, если она описана в нотации BPMN 2.0. Это нотация предназначена для описания «исполняемых» процессов, т.е. процессов которые поддерживает система BPM.
Своим мнением об использовании BPMN 2.0. делится А.А. Белайчук - Генеральный директор компании «Бизнес-консоль»:
На рис. 5 изображен тот же процесс в нотации BPMN. Как мы видим, этот рисунок похож на рис.1: в нотации BPMN задачи изображаются прямоугольниками, развилки - ромбами, данные - пиктограммой, похожей на документ. Потоки управления - сплошные линии, потоки данных - пунктирные. Надо учитывать, что на этой диаграмме задействована только малая часть нотации BPMN: только один вид развилок из 5 имеющихся в палитре, один вид задач из 8. Помимо более широкой палитры, эту нотацию отличает возможность моделировать не только изолированный поток работ, но также несколько процессов, взаимодействующих друг с другом через сообщения или данные. Кроме того, эта нотация более строгая: в ней определены не только значки, но и правила, по которым они могут сочетаться друг с другом. Необходимость таких правил диктуется тем, что нотация BPMN ориентирована не только на то, что ее будут читать люди, но и на непосредственное исполнение специальным программным обеспечением - «движком» BPM-системы. В то же время, как показывает данный пример, при использовании ограниченного подмножества палитры BPMN оказывается не сложнее привычной блок-схемы. Ну а тем, кто хочет освоить BPMN профессионально, мы рекомендуем специализированные тренинги . |
Рис. 5. Схема процесса в нотации BPMN 2.0.
Практика жизни
На рис. 6 показан фрагмент схемы процесса, разработанный бизнес-аналитиками вполне конкретной компании в придуманной ими нотации. Схема построена с применением принципов «Простой блок-схемы» - применяется блок «Решение» в своем классическом варианте. Кроме этого, на схеме представлено множество других условных обозначений, использованных не совсем стандартным образом.
При формировании схемы рис. 6, бизнес-аналитики очевидно, «боролись» за наглядность и максимальную понятность для рядового пользователя. Они стремились свести к минимуму, или вообще отказаться от текстового комментария к схемам процессов. Исполнителям просто печаталась схема формата А3, при чтении которой все сразу становилось понятно: что делать, как, какие документы использовать и т.п.
Рассматриваемая схема не является, конечно, образцом простоты и наглядности. Но она была сформирована, чтобы донести максимум полезной информации для исполнителей процесса.
Выводы
Итак, очевидно, что при описании процессов нужно стремиться к простоте и понятности для сотрудников.
Использование сложных, формализованных нотаций при описании процессов приводит к:
- трудностям при использовании (интерпретации) схем рядовыми сотрудниками;
- невозможности (сложности) организации работ по описанию процессов силами сотрудников подразделений, не прошедших специальное обучение;
- значительному увеличению трудозатрат бизнес-аналитиков на формирование схем;
- дополнительным сложностям при документировании схем (большой объем и т.п.);
Поэтому не стоит загромождать схему процесса различными графическими элементами. Но уже если их использовать, то лучше, чтобы они несли полезную информацию для сотрудников, а не были просто следствием формального применения нотаций моделирования.
, к.т.н., доцент, Исполнительный директор ООО « », зав. кафедрой Управления бизнес-процессами НОУ ВПО «ИЭФ «Синергия», основатель портала www.FineXpert.ru
- среда общения профессионалов
Графики и схемы
Блок схемы процесса
Что такое блок-схема процесса?
Блок-схема - это графическое отображение процесса, которое четко показывает нам, как протекает процесс. Блок-схема показывает систематическую последовательность этапов выполнения работы и то, какие группы вовлечены в процесс.
Для чего используют блок-схемы?
- Документировать и описывать текущий процесс.
- Разрабатывать модификации к текущему процессу или исследовать то, где могут возникнуть проблемы.
- Разрабатывать совершенно новый процесс.
- Определять как, когда и где, измерять текущий процесс, чтобы убедиться, соответствует ли он устойчивым требованиям.
Типы блок-схем
Блок схема макро уровня:
Блок-схема микроуровня:
"Идем в кино"
|
|
Как построить блок-схему?
Блок-схема процесса представляет собой планирование этапов по завершению работы. Для того, чтобы показать определенные виды деятельности, используются особые символы
Можно использовать символы в виде точек, чтобы показать второстепенное направление процесса (пример: копия используемого бланка возвращается к создателю).
Первый ряд используется для того, чтобы разделить процесс на сферы ответственности.
Первая колонка используется для того, чтобы определить общие этапы и их продолжительность.
Этапы должны быть организованы так, чтобы каждый этап попадал в нужную сферу ответственности.
Когда использовать блок-схемы?
Блок-схема процесса требуется в этапах "Текущая ситуация" и "Стандартизация"; однако, блок-схемы также можно использовать в этапах "Основания для улучшения", "Анализ", "Контрмеры"