Кажется, что чем больше мы трудимся, тем больше должны успевать. Но почему-то эта формула редко срабатывает. Просто дело в том, что взрослый человек не может заниматься одной и той же работой больше полутора часов. Через 90 минут, а то и раньше, его мозг устанет, работоспособность упадет, а еще через пару часов он с раздражением заметит: «Выбился из сил, а ничего не успел»…
Такое состояние хорошо знакомо тем, кто за один выходной пытается переделать все домашние дела. При этом совершенно неважно, чем именно мы занимаемся: молодые мамы, отдающие силы семье, устают не меньше, чем генеральные директора крупных компаний. А времени и тем, и другим не хватает одинаково. Как считает бизнес-тренер Александр Белановский, у проблемы под названием «делал, делал, и ничего не сделал» есть очень простое решение.
Меняйте вид деятельности каждые полтора часа
Первый шаг к успеху - разбивать трудовой день (неважно, где он проходит - в офисе или в собственной квартире) на двухчасовые «блоки». Полтора часа - работа, полчаса - перерыв. Главное, полностью переключиться, чтобы мозг не перепутал отдых с дополнительной порцией дел.
К примеру, если вы 90 минут просидели за компьютером и собираетесь «восстанавливать силы», общаясь в соцсетях, эффекта не будет. Мозг просто-напросто не поймет, чем «отдых» отличается от ударного труда. Нервной системе нужно переключение с одного вида деятельности на другой.
Отдыхайте правильно
Второе заблуждение: «Не работаешь - значит, отдыхаешь». Если бы этот миф был правдой, не было бы шуток о том, что после выходных нам требуются еще одни выходные, а понедельник - самый трудный день недели. Если мы «отдыхаем» за компьютером, в магазинах или делая домашние дела, организм продолжает накапливать усталость. И в один прекрасный момент наступает «эмоциональное выгорание» - состояние, когда нет ни времени, ни сил, ни настроения.
Александр Белановский считает, что избежать этого можно, устраивая себя время от времени необычный отдых. К примеру, уехать на один день на экскурсию в другой город и отключить телефон. Скорее всего, после часа, проведенного в уединении, у вас наверняка возникнет сильнейшее желание зайти в интернет или позвонить… кому угодно. Перетерпите этот порыв: он говорит лишь о том, что организму действительно нужен отдых. К вечеру вы почувствуете, что всего за день набрались сил и стали более спокойными.
Не пытайтесь сделать несколько дел одновременно
Другие распространенные заблуждения: «Чтобы все успеть, надо делать все и сразу» или «Все нужно делать на «отлично». Что происходит с нашим мозгом, когда мы пытаемся решить несколько задач одновременно? Вспомните, что происходит с компьютером, когда вы одновременно скачиваете фильм и ищете информацию в интернете: они начинают «тормозить» или «зависают».
Что касается перфекционизма, с таким подходом ни одну задачу нельзя выполнить на отлично, а растратив себя на мелочи, вы вряд ли успеете сделать что-то важное.
На что на самом деле уходит время?
Но перейдем от мифов к реальности. «Проследить, куда убегают ваши драгоценные минуты, не так сложно, - считает Александр Белановский. - Возьмите листок бумаги и напишите на нем все свои дела за день. Даже те, которые не считаете важными. Уточните и время, которое посвятили каждому из дел». Список будет выглядеть примерно так: сон - 7 часов, завтрак - 20 минут, совещание - 2 часа.
Теперь поделите свои занятия на шесть групп:
- работа;
- жизненно необходимое: приготовление пищи, сон, душ, гимнастика, покупка продуктов;
- «ничего»: блуждание в соцсетях, ожидание транспорта, дорога на работу, очереди в государственных учреждениях;
- рутина: проверка электронной почты, оформление документов, мытье посуды, уборка, стирка;
- приятное: отдых и развлечения;
- получение новых знаний: любое занятие, когда вы чему-то учитесь.
Сгруппировав дела таким способом, вы поймете, на что в действительности тратите время. Обычно нас не хватает на самое главное из-за «ничего» и рутины. Один живет в соцсетях, другой добирается на работу через весь город, у третьего слишком много домашних обязанностей.
«Под маской нехватки времени слишком часто скрывается нехватка сил и здоровья: кто-то играет на компьютере, потому что перенервничал - а кто-то «валяется» на диване, чтобы не заболеть от перенапряжения, - подводит итог Александр Белановский. - Чтобы устранить подлинную причину «проблем со временем», потребуются настойчивость и сообразительность. Но если решение не найдется - времени и сил по-прежнему не будет».
Эффективность рабочего дня оценивается полученными результатами, то есть тем, что человек успел сделать. Не всегда получается успевать все – проблема может заключаться как в том, что вы слишком много от себя требуете, так и в нерациональном использовании временного ресурса. Чтобы успевать больше, научитесь действовать в соответствии с несколькими советами.
Планирование
Грамотное планирование – даже не половина, это почти 100% успеха. Максимум, которым ограничиваются обычно люди – составление списка дел на день или на неделю. Однако при этом важно учитывать еще и время, которые вы будете затрачивать. Если с делами, которые вы выполняете редко, указать точное время получается не всегда, то ежедневная рутина вполне поддается измерению. Засекайте, сколько времени у вас уходит на выполнение регулярных задач, и ищите, каким образом вы сможете сократить его.
Часто происходит, что некоторые дни недели забиты настолько, что некогда передохнуть, а другие – практически свободны. На этом этапе необходимо распределить нагрузку, чтобы все дни были заняты равномерно.
Списки дел на день и на неделю с указанием времени всегда должны быть у вас перед глазами – чтобы не было соблазна отвлечься.
Пожиратели времени
Можно сильно удивиться, если хоть раз проанализировать на что уходит время в течение дня: поиск завалившихся за тумбу ключей, просмотр ненужной информации в сети, перебирание в голове фраз из вчерашнего диалога с начальником… Вариантов, чтобы отвлечься – миллион, и все они с успехом используются, чтобы не делать то, что нужно. Поэтому, зафиксировав однажды на бумаге все, на что бессмысленно уходят минуты и часы, и оценив потенциальную выгоду от этого времени, вы сможете ликвидировать существенные пробелы в планировании.
Делать заранее
Проанализировав, какие из дел могут отнять больше времени, чем вы планировали или в выполнении которых можно столкнуться с трудностями, приступайте именно к ним. Это повышает вероятность того, что вы справитесь в срок и без лишней нервотрепки.
Потом будет некогда
Откладывать на потом – распространенная привычка. И крайне вредная. Ведь всегда можно найти “отмазку”, чтобы не делать ничего. Когда же у вас перед глазами четкий план, по которому расписан и завтрашний, и послезавтрашний день, переносить невыполненные задачи будет просто некуда.
Делегирование
Чтобы успевать все, необходимо правильно распределять обязанности между членами коллектива (как на работе, так и дома). Старайтесь максимально разгрузить себя, оставив решение только самых важных вопросов.
Добавляйте все новые занятия
Странный совет человеку, который и так ничего не успевает? Нет. Чем больше вам нужно сделать, тем больше вы успеете.
В рамках жесткого ограничения времени человек начинается действовать быстро и не отвлекается.
Всем известны написанные за одну ночь дипломы, идеальный порядок, наведенный за 15 минут до прихода и гостей и т.д. Поэтому, если вы давно хотели заняться новым хобби – просто включите его в план, и вы увидите, что у вас есть на него время.
Порядок
Когда все вещи лежат на своем месте, эффективность труда значительно повышается. Это связано не только с тем, что не нужно искать потерявшуюся папку, но и с тем, что мозг лучше работает, когда вокруг не царит хаос.
Не нужно быть перфекционистом
Этот пункт связан с предыдущим. Порядок – это порядок, но ежедневно полировать паркет не обязательно. Экономьте время там, где это можно сделать. Однако утверждение не касается рабочих моментов, тех, где действительно нужно быть лучшим, профессионалом. Ведь в этом случае вы будете терять потенциальных клиентов и возможную прибыль.
Отдых не менее важен, чем работа
Причем отдых также необходимо вносить в план – планируйте не только сам вечер, но и расписывайте все, что нужно сделать для его подготовки. После хорошего отдыха и с удовольствием проведенного времени силы на работу преумножатся. Внимательно выбирайте способы отдохнуть. Если перед вами стоит глобальная рабочая цель, то отдых должен быть спокойным расслабляющим. Алкогольные посиделки – не ваш вариант, это не только не даст расслабиться, но и вычеркнет из работы весь следующий день.
Самый важный совет – понять, ради чего нужно все успевать. Сформулируйте цель, которая перед вами стоит, то, что будет двигать вас вперед. Запишите ее на первой странице своего ежедневника.
Это может быть цель всей жизни или цель на период времени. Но это – ваш главный мотиватор, который не позволит остановиться. Этот пункт – самый важный. Он позволяет расставить приоритеты и понять, на что стоит тратить время, а что вообще не заслуживает вашего внимания.
Чтобы выработать привычку, необходимо повторять одно и то же действие на протяжении 21 дня. Если в самом начале четко придерживаться плана будет затруднительно для вас, то через 3 недели это станет второй натурой.
Алёна, г. Ростов Великий
Привет, друзья!
Есть множество способов убить время - и ни одного, чтобы его воскресить.
На данный момент я веду в интернете 3 проекта и дел у меня довольно много, а успевать выполнять их мне помогает грамотный подход к данному вопросу. Но не всегда было так. Грамотно распределять свое время я научилась на курсе Анны Всехсвятской «Успеваю все» . Этот курс разработан специально для женщин. Он мне очень помог, поэтому теперь я его рекомендую всем женщинам, которые имеют проблемы с управлением свои временем. А если вы введете промо-код mir, то получите 10% скидку при заказе курса.
В этой статье я поделюсь базовыми правилами, которые помогут вам успевать гораздо больше.
А теперь спросите себя: грамотно ли вы используете свое время, достигаете ли поставленных целей и четко знаете чего хотите или постоянно откладываете дела на завтра, не ставите перед собой целей и просто плывете по течению жизни!?
Не задумывались об этом! Как же так? Это же ваша жизнь и она у вас одна!
Либо вы управляете своим временем, либо другие начинают управлять вашим временем.
И для того, чтобы стать хозяином своего времени, нужно знать азы личной эффективности и следовать им. В видео я рассказываю, каким образом я управляю своим временем и что мне помогает все успевать.
1. Определите свои цели.
Для этого выделите время, чтобы разобраться в себе и понять, чего вы хотите от жизни: кем стать, чем заниматься и что иметь. Ведь в мире нет ничего невозможного и только от нас зависит, насколько интересной и счастливой она будет. Поэтому разберитесь в себе и составьте список целей, чтобы иметь чёткое понимание, в каком направлении развиваться и на что тратить своё время.
2. Организуйте свой день.
Учёными было доказано, что если ложиться спать в 22.00 и вставать в 06.00, то организм гораздо больше отдохнёт, и утром вы будете чувствовать себя бодро и энергично. Рекомендую взять это себе на заметку. Я стараюсь придерживаться такого распорядка, но если у вас не получается ложиться спать в 22.00, то по крайней мере тратьте на сон не более 8 часов сутки. Этого времени вполне достаточно, чтобы выспаться.
3. Планируйте заранее.
Выберите время и распишите все свои дела на неделю. Я, например, делаю это в воскресенье. Пишите на день не более 5 – 6 дел, чтобы не перегружать себя. Выберите для себя оптимальную нагрузку. Так как достигает цели не тот, кто делает много дел за раз, а тот, кто делает дела, ведущие к цели, регулярно.
4. Разбивайте крупное дело на маленькие шаги.
Таким образом вы будете поэтапно и регулярно двигаться к достижению своей цели. Ведь если не разбивать крупное дело на шаги, то оно может откладываться изо дня в день, и вы не будете знать, как к нему подойти.
Как видите, это дело состоит из маленьких шагов. Когда вы эти шаги распишете, дело уже не будет казаться таким страшным и вы гораздо быстрее его выполните. Поэтому обязательно все дела, которые состоят из множества шагов, нужно расписать для себя, это позволит вам выполнить их гораздо быстрее.
5. Отключите отвлекающие сигналы.
6. Уделяйте не более одного часа в день на соц. сети и почту.
Выделите для этого определённое время. Лучше всего делать это вечером, когда большая часть важных дел будет сделана.
7. Научитесь говорить «нет».
В мире, в котором мы живём, очень много отвлекающих факторов. Рано утром вам может позвонить друг и попросить помочь ему в чём-то либо сходить куда-нибудь. Подобное вмешательство может отнять у вас уйму времени, а если это происходит регулярно, то вы вообще можете не сдвинуться с мёртвой точки. Да, помогать нужно, но не нужно это делать во вред себе.
Когда я жила на острове Самуи, каждый день получала предложения куда-то сходить, посмотреть какое-то новое место либо заняться чем-то интересным. Да, это всё, конечно, здорово, но в то же время я понимала, что у меня есть неотложные дела, свой составленный план, и я говорила «нет». Я для себя решила: два дня работаю, один день отдыхаю. Таким образом я успевала и новые места посмотреть, и на пляж сходить, и выполнить все необходимые дела.
Поэтому прежде, чем начать менять свои планы, подумайте, что для вас важнее и можно ли чужую просьбу или предложение перенести на другой день.
8. Если дело занимает не более 5 минут , выполняйте его сразу.
Не нужно записывать в ежедневник такое дело, как, например, звонок и запись к парикмахеру. Лучше сразу позвоните и запишитесь, чтобы больше не тратить на это время.
9. Делегируйте.
Не нужно выполнять все дела самостоятельно. Можно их поручить другим людям, машинам или сервисам, которые выполнят ваши дела более быстро и качественнее. Конечно, за то, чтобы перепоручить какие-то свои обязанности, необходимо платить. Но это небольшие деньги. Многие заблуждаются в том, что делегирование доступно только состоятельным людям. На самое деле это не так. Вы можете обратиться к фрилансеру, который возьмёт на себя выполнение какой-либо задачи по вашему проекту и сделает это гораздо быстрее и качественнее, так как он специалист в данном вопросе. Это может быть написание продающегося текста, программирование, создание баннера или логотопа и многое другое. Таких фрилансеров вы можете найти на сайте work — zilla . com . Выполнение таких мелких дел у фрилансера стоит совсем недорого.
Аутсорсинг
необходим в тех случаях, когда вы хотите передать какое-то дело на длительный срок. Например, вы можете передать таким компаниям ведение бухгалтерии либо оказание услуг по уборке дома. Также вы можете нанять личного помощника, если у вас много мелких дел, которые не требуют профессиональных знаний. Такого помощника вы можете нанять себе на длительный срок.
Помимо людей вы можете обратиться за помощью к сервисам, которые упростят вашу работу. Например, вместо того, чтобы вручную писать посты во ВКонтакте, вы можете обратиться к такому сервису, который будет автоматически публиковать посты в вашей группе.
Также вы можете обратиться за помощью к различным машинам. Сейчас их большое количество. Особенно хорошо они помогают в ведении домашнего хозяйства. Это могут быть мультиварки, посудомоечные, стиральные машины, всё, что угодно. Также вместо того, чтобы тратить время на поход по магазинам, вы можете заказывать необходимые товары через Интернет, что тоже сэкономит ваше время.
10 Анализируйте.
По истечении недели посмотрите, выполнили ли вы все дела, которые планировали. Если нет, то постарайтесь понять, где вы сбились с пути и что именно вам помешало.
В случае если вы чувствуете, что несмотря на планирование вы всё равно используете своё время недостаточно эффективно, проведите хронометраж времени. Для этого каждый день в течение недели записывайте все дела, которые вы делаете, а также указывайте время, в течение которого вы делаете какое-то дело. Благодаря этому вы поймёте, что вас отвлекает и отнимает необходимое время. Иногда вы берёте на себя слишком большую нагрузку, и на следующий день вам вообще не хочется браться за работу.
Анализируя свой опыт, вы разработаете для себя идеальную систему по управлению своего времени и будете использовать его эффективно, а значит, достигать своих целей. Следовательно, в ближайшие пару лет ваша жизнь изменится кардинально.
До новых встреч!
Вконтакте