Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.
При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.
В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.
Зачем необходим учет времени?
Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы.
Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.
Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.
В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.
И, разумеется, в документе отмечаются прогулы. Возвращаясь к Трудовому Кодексу РФ, увольнение работника может произойти после прогула целого рабочего дня без уважительных причин, либо вследствие отсутствия сотрудника, длящегося больше 4 часов.
О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.
Кто ведет и как заполнить?
Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий. Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом. Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.
Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.
Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.
Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.
Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.
Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.
Подведем итоги
Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела. Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.
Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.
Резюмируя все вышесказанное в статье, стоит отметить, что ведение журнала учета рабочего времени – личное дело каждого работодателя.
В отличие от Табеля учета рабочего времени, который предназначен исключительно для фиксации отработанных часов, этот документ не является обязательным по закону. Но ведение дел он облегчает значительно, улучшая качество рабочих ресурсов и существенно экономя ваше время. А ведь время – деньги, не так ли?
Кадровая работа на любом предприятии немыслима без ведения регистрационных форм. Виды и специфика их диктуются особенностями данного предприятия и обычно определяются по усмотрению руководителя (кроме обязательных форм, например, по учету трудовых книжек и т. п.). Ведение прочих форм не является строго обязательным, но на крупных предприятиях существенно облегчает и оптимизирует работу кадровой службы.
К регистрационным формам относятся журналы учета и регистрационные книги. Обычно оформление их производится сотрудниками кадровой службы согласно тематике регистрируемых документов с учетом удобства и целесообразности. Это может быть книжное либо альбомное расположение страниц, наличие граф и колонок, необходимых именно для данного вида учета. Регистрационные формы могут существовать в виде специальных бланков, отпечатанных типографским способом (такие бланки, как правило, приобретаются предприятием) либо заполняться от руки.
Обязательными реквизитами любой регистрационной формы являются название предприятия и самой начала ее ведения, дата окончания ведения, подпись лица, назначенного ответственным за ведение. Все страницы такой книги или журнала разграфляются, нумеруются, сшиваются и заверяются печатью и подписью руководителя. Заполняются страницы ручкой черного, фиолетового либо синего цвета аккуратным почерком, без подчисток и замазываний. В случае внесения неверной записи она должна быть перечеркнута одной тонкой чертой, а ниже вносятся верные сведения. Каждое исправление должно быть заверено подписью ответственного лица с проставлением даты. При наличии графы "Примечания" сведения об исправлении вносятся туда.
Журнал учета относится к документам внутреннего пользования и не передается в другие подразделения. Хранится он у лица, которое приказом руководителя назначается ответственным за его ведение. После заполнения всех страниц журнал учета сдается в архив предприятия и хранится от 3 до 75 лет, в зависимости от принятых для различных
Примером регистрационной формы может служить журнал учета рабочего времени, который ведется на многих предприятиях, хотя его ведение по закону не является обязательным. Согласно внутреннему распорядку работники в течение рабочего дня имеют право покидать только с разрешения руководителя с указанием цели и времени отсутствия. Данный журнал учета служит средством фиксирования фактически отработанных часов. Состоит он, как правило, из нескольких граф (номер записи и ее дата, время прихода и ухода, место убытия, подпись работника).
Другим примером учетной формы является журнал учета проверок юридического лица или Он относится к типовым формам, утвержденным пр. № 141 от 30.04.2009 г. Минэкономразвития РФ и служит для внесения сведений о проверках со стороны государственных контролирующих органов. Такой журнал учета очень желательно иметь любому ИП или юридическому лицу для соблюдения законности и защиты от несанкционированных проверок. Но отсутствие данного журнала не является нарушением, проверяющие лишь зафиксируют факт отсутствия в акте проверки.
Данный журнал хранится у проверяемого лица и заполняется представителями проверяющей инстанции. Работникам проверяемой организации вносить в него записи запрещается. Лица, проводящие проверку, обязаны внести в журнал запись о ее цели, объеме и сроках и указать реквизиты того распоряжения, на основании которого производится проверка. При отказе проверяющих заполнить данные графы журнала их действия могут быть обжалованы. Записи в журнале при необходимости могут быть использованы для уточнения правомерности очередной проверки, а в случае возникновения конфликта могут служить основанием обращения в вышестоящие инстанции, вплоть до
Журнал должен быть в обязательном порядке прошит, пронумерован, скреплен печатью юридического лица и должен содержать следующие графы:
Наименование контролирующего органа;;
Даты начала проверки, ее окончания, время проведения;
Ее правовое основание;
Цель и предмет данной проверки;
Выявленные при проверке нарушения и предписания по их устранению;
ФИО, должность, подпись лица, проводящего проверку.
Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение .
Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.
Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги : в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.
Что это за журнал?
Тетрадь, в которой регистрируется время прибытия и ухода трудящихся, называется журналом учета рабочего времени.
Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов. В каждом учреждении оно определяется и договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает .
В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели. В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов. В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.
Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д. вносят в журнал учета рабочего времени.
Законодательное регулирование ведения данного документа
Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ
. Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в для дальнейшего использования и начисления зарплаты.
Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.
Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:
- прибыть на рабочее место в точно установленный срок к началу трудовой смены;
- в полной мере использовать отведенную в графике продолжительность рабочего периода на выполнение своих должностных обязанностей.
При этом наниматель должен обеспечить следующее:
- предпринять действия к созданию условий для максимально эффективного использования рабочего времени.
Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.
Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие. При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода. Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
В какой форме составляется?
Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени
:
- Ежедневная фиксация прибытия и убытия сотрудников. Это традиционный метод учета, при котором трудящиеся приходят на работу каждый день с одинаковым количеством рабочих часов. Страницы журнала нужно заполнять ежедневно по-отдельности для членов трудового коллектива.
- Еженедельный учет. Этот способ адаптирован под случаи, когда сотрудники не принимают ежедневного участия в производственной деятельности, но в течение недели выполняют норму, указанную в договоре. Информация о рабочем времени в журнал заноситься по окончании каждой недели.
- Суммированный учет. Отличный метод ведения периода работы при гибком графике выходов. Его считают оптимальным для учреждений с безостановочным производством. Данные по учету рабочего времени вносят по окончании месяца.
Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.
Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:
Издание приказа о введении журнала рабочего времени
На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя
.
Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:
- контролирует фактическое время присутствия сотрудников на рабочем месте;
- заносит данные в книгу учета;
- своевременно предоставляет заполненный журнал для расчетов и проверок.
Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.
Ответственность за ведение
Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание , которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.
В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.
Требования к оформлению
Нормативных требований по оформлению журнала в законодательных актах нет.
Но порядок оформления такого реестра может быть описан в правилах внутреннего трудового распорядка.
Если в них указано, что страницы журнала должны быть , пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.
В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице
:
- ФИО сотрудника;
- дата;
- время прибытия в учреждение;
- время ухода;
- причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня;
- подпись трудящегося.
В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.
Порядок заполнения
Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.
При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.
В ходе производственной деятельности у наемного работника фиксируются все события , относящиеся к приходу и уходу с работы. Всю нужную информацию для учета рабочего времени отражают в журнале. Это способствует определению фактически отработанных часов.
Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:
Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:
- конкретное место, куда ушел сослуживец;
- суммарное количество часов присутствия труженика на рабочем месте за конкретный отрезок времени.
Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.
Исправление ошибок
Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.
Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.
Сроки хранения
В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет
.
Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет .
Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок
Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время , то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.
Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина , что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.
О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике:
Правила ведения журнала учета рабочего времени
Ст. 91 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ регламентирует обязанность работодателя осуществлять учет времени, фактически отработанного сотрудником. Названное время должно быть отражено в специальном табеле (см. форму Т-12, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Наличие же журнала учета рабочего времени не является предписанной законом обязанностью работодателя. Однако указанный документ служит для оптимизации и упрощения работы соответствующей службы по учету отработанного времени. На основании информации, содержащейся в упомянутом журнале, могут быть внесены сведения в табель учета рабочего времени.
Лицо, ответственное за ведение такого журнала, назначается каждой организацией самостоятельно:
- посредством издания специального приказа или
- на основании локальных нормативных актов — положения о делопроизводстве внутри организации; в этом случае функционал по ведению такой документации сразу указывается в трудовом договоре сотрудника или его должностной инструкции.
Периодичность внесения сведений в журнал учета рабочего времени, а также срок его хранения зависят от вида учета трудового времени:
- Ежедневный учет — когда работники должны приходить на работу каждый день в течение рабочей недели. В этом случае и журнал заполняется ежедневно.
- Еженедельный — когда работники в неделю отрабатывают установленное соглашением время, но приходят на работу не ежедневно. Журнал в этой ситуации заполняется раз в неделю.
- Суммированный — когда работники трудятся по гибкому графику или посменно. Сведения в журнал в таком случае могут вноситься с установленной локальными нормативными актами периодичностью: ежедневно, еженедельно, ежеквартально, раз в полгода и т. д.
Форма ведения журнала учета рабочего времени
Работодатель правомочен самостоятельно определить форму ведения журнала, т. к. законодатель не ограничивает его в этом выборе. Журнал может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном формате.
При этом второй вариант может реализовываться даже без использования специальных автоматизированных баз данных для кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно создать подходящую электронную таблицу, поскольку п. 1.11 ст. 2 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ называет электронным документом любую документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в форме, пригодной для восприятия посредством ЭВМ и передачи через электронные телекоммуникационные сети.
Ведение журнала в электронном виде должно соответствовать требованиям внутренних инструкций организации по делопроизводству.
Содержание журнала: учет прихода и ухода работников
Законодательством не установлено требований к оформлению и содержанию названного документа. Согласно сложившейся практике в таком журнале информация обычно представлена в табличной форме. Названная таблица стандартно содержит следующие столбцы:
- порядковый номер записи;
- Ф.И.О. работника;
- дата внесения записи;
- время появления сотрудника на рабочем месте;
- время отбытия работника с места работы домой;
- примечания (фиксируются комментарии относительно опоздания сотрудника на работу, причины его отсутствия на рабочее месте и т. д.);
- подпись ответственного за ведение журнала лица.
Титульный лист такого журнала, оформляемого на бумажном носителе, обычно содержит такие реквизиты:
- организационно-правовая форма и наименование организации;
- наименование самого журнала;
- дата начала и окончания ведения журнала;
- должность, Ф.И.О. ответственного за ведение названного документа лица.
Пример заполнения журнала учета прихода и ухода сотрудников можно скачать по ссылке:
Итак, журнал учета прихода и ухода работников не относится к обязательной кадровой документации, а потому требования к его ведению не регламентированы законом. Вместе с тем на основании такого журнала можно быстро заполнить табель учета рабочего времени, зафиксировать необходимые комментарии, касающиеся причин опоздания или отсутствия сотрудников.
Форма ведения журнала может быть любой, как и его содержание — требования к ним устанавливаются внутренними нормативными актами организации.
Трудовое законодательство рекомендует всем работодателям вести учет рабочего времени сотрудников. Обязательной формой такого учета является форма Т-12. Иногда руководители по собственной инициативе заводят журнал учета рабочего времени. Рекомендации по ведению такого журнала вы найдете в данной статье.
Из статьи вы узнаете:
Учет рабочего времени: законодательная база
При условии строгого следования положениям ТК РФ вероятность возникновения проблем и споров по поводу рабочего времени и его оплаты исключительно низка. Рабочее время, в общем виде, - это период времени, в течение которого сотрудник занят выполнением своих трудовых обязанностей, прописанных в условиях трудового соглашения и правилах внутреннего трудового распорядка .
Любая компания, не зависимо от формы собственности и юридического статуса, должна вести учет времени, отработанного сотрудниками. В этом заинтересован и работодатель, и сами сотрудники.
Для сотрудника такой учет является гарантией того, что его не заставят работать сверх установленной нормы (40 часов в неделю), а вся сверхурочная работа будет надлежащим образом оплачена. При этом объем такой дополнительной работы не будет превышать 4 часа в течение двух дней подряд или 120 часов в год.
Для работодателя такой учет дает возможность контролировать фактически отработанное его сотрудниками время, отслеживать опоздания и прогулы, распределять время для командировок, отпусков и больничных. При этом трудолюбивые и дисциплинированные сотрудники будут материально стимулированы, а нарушители получат соотвествующие взыскания и штрафы.
Еще большее значение для обеих сторон имеет учет рабочего времени в случае почасовой системы оплаты труда.
Обратите внимание
Если сотрудник отсутствует на работе в течение всего дня без уважительных причин, то такой проступок квалифицируется законом как прогул. Однократное нарушение может привести к замечанию или выговору, повторное - к увольнению по статье. Такое право дает работодателю ст. 81 Трудового кодекса РФ.
Основные способы учета рабочего времени
Строгого определения способов, которыми должен осуществляться учет отработанных часов, в трудовом кодексе нет. Обычно для выполнения данной процедуры назначают ответственного. Он контролирует время прихода и ухода сотрудников, порядок назначения сверхурочной работы, соблюдение графика работы . Назначение ответственного происходит либо приказом руководства, либо указанием в трудовом соглашении с этим работником дополнительной обязанности по учету.
В настоящее время в нашей стране принято осуществлять учет отработанных часов тремя способами:
- ежедневно
- еженедельно
- суммарно за год.
Следует отметить, что это наиболее распространенные учетные периоды, на практике руководство предприятия может установить для контроля любой другой отрезок времени.
Однако нужно иметь в виду, что по закону максимальный учетный период равен одному году, а для работ с вредными условиями труда - три месяца. Обычно руководство определяет учетный период в соответствии с графиком работы каждый конкретной штатной единицы.
Оформление журнала учета рабочего времени
Ведение табеля учета рабочего времени (форма Т-12) обязательно для любой организации. В отличие от него, журнал учета рабочего времени сотрудников заводится исключительно по инициативе руководителя. Для этого есть две причины.
Журнал учета рабочего времени является источником данных для табеля, который ведется в бухгалтерии и отделе кадров.
Такой журнал помогает руководителю следить за трудовой дисциплиной и получать достоверные сведения о том, сколько времени проводят его сотрудники на своих рабочих местах.
Для дисциплинированных и добросовестных работников наличие такого журнала является дополнительной гарантией, что все отработанные сверхурочно часы будут надлежащим образом оплачены.
Читайте также:
Кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников
Сотрудник, ответственный за ведение данного учетного документа, определяется руководством самостоятельно. Назначение осуществляется одним из двух способов:
В последнем случае в трудовом соглашении или должностной инструкции ответственного за ведение журнала следует добавить эту дополнительную обязанность.
Ведение журнала учета рабочего времени
Выше уже шла речь о разных способах учета отработанных часов. Каждое предприятие в соответствии с графиками работ своего персонала может установить любую периодичность внесения записей в журнал. Как правило, она бывает следующей:
ежедневной (в случае стандартной рабочей недели);
еженедельной (в случае, если сотрудники приходят на работу не каждый день, например, при сменном режиме работы);
с периодичностью, установленной Положением о делопроизводстве компании (в случае суммированного учета при гибком или сменном графике).
Поскольку ведение журнала не является обязательным, то законодательством не установлено стандартной формы этого документа. Каждая фирма может разработать собственный вариант журнала и вносить в него все необходимые для учета данные. Практика показывает, что форма таблицы является наиболее удобным вариантом (это может быть печатная или электронная таблица) со следующим минимально необходимым набором граф:
В магазинах, торгующими специализированной канцелярской продукцией, можно приобрести подобный журнал. Он уже будет прошит, иметь титульный лист и содержать все необходимые графы для заполнения.
Часто руководство требует добавления дополнительных граф. Например, это может быть графа с информацией об обеденных перерывах или с данными о сверхурочных часах. Все эти дополнительные столбцы можно добавить в самостоятельно созданные электронные таблицы, которые потом распечатать. На многих современных предприятиях существует практика ведения электронных журналов учета.
Журнал обычно ведется в течение года, потом заводят новый. После окончания документа, его положено хранить в течение одного года.
Довольно часто в некоторых организациях можно наблюдать следующую картину - журнал находится на столе секретаря или вахтера, а сотрудники во время прихода или ухода самостоятельно делают в нем записи. Ценность таких сведений не высока.
Гораздо эффективнее вести такой журнал в электронном в виде.
Это может быть обычная таблица приложения Microsoft Excel, открывающая огромные возможности по учету рабочего времени - автоматический расчет отработанного времени, возможность составления отчетов по каждом сотруднику, сортировку и поиск по дате, фамилии и т.д.
