Научитесь адекватно воспринимать себя. Самообладание невозможно без уверенности в себе; это две стороны одной медали. Принятие себя повышает самооценку, а также помогает укрепить уверенность в себе и развивать самообладание.
Поверьте в себя. Представление о себе влияет на ваши действия и способность к самообладанию. Вы должны поверить в себя, чтобы развивать уверенность в своих силах. Нужно считать, что вы – позитивный человек, с которым интересно поговорить. Также необходимо совершать поступки, которые укрепят вашу уверенность в себе.
Сосредоточьтесь на своих сильных сторонах. Если обращать внимание на свои положительные качества, то вы сможете укрепить уверенность в своих силах и сохранять самообладание в социальных ситуациях, благодаря чему окружающие также начнут принимать вас и ваши качества.
- Составьте список своих достижений. Вы получили высший балл за контрольную работу? Умеете хорошо плавать и выигрывали соревнования?
- Подумайте о том, как ваши сильные стороны могут положительно сказаться на самообладании.
Поверьте, что все получится. В какой бы ситуации вы не оказались, ваше представление о ней всегда влияет на конечный результат (в лучшую или худшую сторону). Люди, которые ожидают неприятных событий, оказывают аналогичное воздействие на исход ситуации. Например, если вы боитесь сказать глупость или сделать ошибку на собрании, то начинаете нервничать и можете запутаться в собственных словах. Следовательно, вы сами создаете нежелательное последствие.
- Вместо представления возможных последствий или худшего сценария сосредоточьтесь на том, чего вы хотите от ситуации. Замените мысли вроде "О нет, надеюсь, что я не скажу глупость" на сознательный положительный настрой "Я буду говорить четко и уверенно. Я сохраню уверенность в себе и самообладание. Я справлюсь". Такие положительные мысли помогут вам избавиться от нервозности и повысят вероятность желаемого исхода.
Заручитесь социальной поддержкой. Надежные взаимоотношения придают сил и повышают вашу уверенность в себе. Благодаря людям вы сможете почувствовать связь с ними, принадлежность к группе и принять себя.
- Если вы подавлены или не уверены в себе, то поговорите об этом с другом или родственником. Весьма вероятно, что они помогут вам поверить в себя и поднять настроение. Поддержка со стороны всегда поможет вам в трудной ситуации и повысит уверенность в своих силах.
- Оцените свои отношения с окружающими и подумайте, насколько люди поддерживают вас. Мы черпаем позитив и ощущаем поддержку в трудных ситуациях от самых близких людей. Если они вас подводят или занижают вашу самооценку, то такие отношения не помогут вам укрепить уверенность в себе. Постарайтесь отстраниться от пагубных отношений и уделяйте все внимание тем людям, которые поддерживают в трудную минуту.
Самообладание - это умение владеть собой; это внутренняя сила, позволяющая контролировать наши действия, эмоции, желания и привычки. Самообладание связано с самоконтролем и является собирательной характеристикой, которая включает в себя смелость, выдержку и .
Самообладание и развитие характера
У человека умеющего сдерживать чувства, контролируя эмоции и поведение, владеть настроением, сохраняя хладнокровие и не совершая необдуманных действий, определяется выдержка и самообладание.
Одним из основополагающих и важнейших черт человека, стремящегося стать лидером и просто , является умение оставаться хладнокровным в экстремальной ситуации и справляться с внешними эмоциями, не реагируя на раздражители и сохранять спокойствие.
Личность умеющая владеть собой, как правило, становится успешной и популярной. И наоборот люди с низким самообладанием подвержены пагубным привычкам. К сожалению, мы частенько теряем самообладание и проблема в том, что переоцениваем способность не поддастся искушению. Однако самообладание и самоконтроль можно тренировать. Как показала практика, самообладание ограничено. Тренировка самообладания на организм оказывает физиологическое влияние. И первый шаг к самообладанию, осознание момента слабости.
- Чтоб усилить самообладание, поощряйте себя.
- Ставьте строгие крайние сроки, а именно принимайте решения до того, как окажитесь в искушающей ситуации.
- Так же используйте метод кнута, штрафуйте себя за искушение.
- Не искушайте себя ни мысленно, ни физически.
- Будьте оптимистами для достижения поставленной цели.
- Старайтесь высоко оценить свою цель, тогда вы будите стремиться к ней.
- Используйте эмоции для увеличения самообладания.
Тренировки самообладания, как правило, подразумевается как искоренение вредной привычки. Совершенно невероятное самообладание и есть характер.
Как сохранить самообладание?
К большому сожалению, среди нас много скандальных людей, а жизнь полна конфликтов. Поэтому в данных ситуациях следует знать, как решить конфликт, сохранив самообладание.
- Старайтесь не драматизировать ситуацию, а взглянуть на нее с другой стороны.
- Подумайте, перед тем как обсуждать проблему с подругами, сначала переварите ее сами.
- Постарайтесь быть невозмутимой, как способ остаться спокойной.
- Определите факторы, которые заставляют вас терять контроль над собой.
- Вспомните ситуацию, когда вы контролировали свои эмоции.
- Создайте такую обстановку, которая вас расслабляет (музыка, тишина и так далее).
- Научитесь отвлекаться, расслабляться.
Как не терять самообладание?
Самообладание – очень важная характеристика в жизни человека. Потеряв самообладание, вы можем совершить серьезные ошибки. Для этого следует контролировать себя, не обращая внимания на внутренние и внешние раздражители. Также следует помнить, что когда вы теряете самообладание, то за вас начинает говорить тело, а именно: бледнеет или краснеет лицо, сердцебиение учащается, сужаются или расширяются сосуды и во рту пересыхает. В связи с чем, не тратьте силы, и здоровье на проблемах, контролируйте свои эмоции и думайте только о хорошем.
Для того чтобы не терять самообладание, необходимо следовать ряду правил:
- Улыбайтесь, ничто так не бесит противника, как улыбка врага.
- Если противник перешёл на повышенный тон или крик, то вам следует сохранить спокойный тон.
- Не поддавайтесь на провокацию и не собирать все обиды в кучу.
И так сделаем вывод, какие преимущества у людей умеющих владеть собой. Самообладание дает людям возможность поступать рационально, а не эмоционально и способствует принятию верных решений.
Самообладание – это психологическое качество личности, которое выражается в умении человека сдерживать свои эмоции и контролировать свои мысли и свое поведение в нестандартных и экстремальных ситуациях. Это одно из важнейших качеств, развитие которых поощряется большинством религиозных конфессий, особенно буддизмом. Так, Будда называл невозмутимый ум, как "обильный, возвышенный, неизмеримый, лишенный враждебности и злой воли". Пожалуй, самообладание - это главное качество для мужчины, необходимое для выживания в современном мире, также оно очень важно для достижения целей из самых разных областей жизни.
Самообладание – это умение оставаться спокойным, словно скала посреди океана житейских бурь и ураганов. Его еще называют защитой от "восьми мирских ветров": славы и репутации, похвалы и порицания, радости и боли, успеха и неудачи. Человек, у которого хорошо развито самообладание, умеет удерживать свой ум в стороне от происходящего, он наблюдает за всем, что его окружает, но не позволяет своему уму устремиться вдаль, где контроль над ним мог бы стать более трудным. Высокий уровень самообладания позволяет человеку придерживаться своей линии поведения в условиях, когда кто-то пытается повлиять на его настроение или вывести его из себя, вызвав предсказуемую для данной ситуации реакцию.
Особенно важно самообладание для школьников и студентов, и более всего тем из них, кому часто приходится пребывать в недружелюбной обстановке. Ведь все мы знаем, что детям более всех присуще стадное чувство и стремление выявлять сильнейших и слабейших в группе, и среди них нередко возникают конфликты. Ну а выйти победителем из конфликта проще всего тем, у кого хорошо развито самообладание. Ну и, таким же важным качеством самообладание является для тех, кто служит в армии, работникам полиции и МЧС. Ну и, безусловно, самообладание также важно для тех, кто отбывает наказание в местах лишения свободы, хотя, те, у кого развито самообладание гораздо проще находят выход из разных жизненных ситуаций, не прибегая к преступным способам.
Примеры наличия у человека самообладания:
- Начальник делает строгий, но несправедливый выговор своему работнику за ошибку, которую он не совершал. Работник внимательно слушает начальника, не пытаясь его перебить, после чего спокойно выражает свою точку зрения.
- Между мужем и женой происходит ссора, жена недовольна поведением мужа, ругает его и повышает на него голос. Выслушав свою жену, вместо того, чтобы начать предъявлять свои претензии к ее поведению, мужчина спокойно рассказывает о своем видении причин происходящего.
- В здании торгового центра случилось задымление, вокруг бегают паникующие люди, человек с развитым самообладанием, следуя указателям на стенах, пробирается к схеме здания, изучает план эвакуации и спокойно направляется наружу, попутно останавливая и увлекая за собой паникёров.
Примеры можно приводить сколь угодно долго, но практически во всех примерах участвует человек, способный сохранять спокойствие и принимать взвешенные решения в ситуациях, где другие люди обычно теряются или выходят из себя. Предлагаю вам рассмотреть несколько преимуществ развития самообладания.
Преимущества самообладания:
- Контроль над своей жизнью. Самообладание дает вам контроль над вашей жизнью, не позволяя другим людям, обстоятельствам или ситуациям помешать вашему движению к цели.
- Высокий уровень мотивации. Коль скоро никто и ничто не может отвлечь вас от того, что для вас действительно важно, то поставив перед собой цель, вы сможете сохранять высокий уровень мотивации вплоть до ее достижения.
- Высокая эффективность действий. Мысли и эмоции не имеют над вами большой власти, а потому вы можете полностью сосредоточиться на текущих задачах, что позволит вам решать их с максимальной эффективностью.
- Устойчивость к конфликтам. Поскольку у вас есть самообладание, ничто не может вывести вас из себя, а значит, в любой конфликтной ситуации вы сохраняете возможность мыслить здраво и находить из нее разумный выход.
- Выживание в экстремальных условиях. Многие люди, попадая в экстремальные условия, в которых риску подвергается их жизни, теряют контроль над собой и начинают паниковать, чем только усугубляют ситуацию. Самообладание же позволит вам максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы.
- Стойкость перед трудностями. Все мы сталкиваемся с трудностями в жизни, многие из которых просто выбивают нас из колеи, а иногда даже лишают нас сил. Самообладание же делает нас стойкими перед любыми трудностями, позволяя переносить их и справляться с ними с большей легкостью.
Согласитесь, перечисленных преимуществ развития самообладания должно быть достаточно, чтобы тот, у кого оно развито плохо, принял решение начать развивать его прямо сейчас. Но как это сделать, об этом узнаете дальше.
Как развить самообладание?
В течение жизни каждый из нас осознанно или неосознанно развивает своё самообладание – мы учимся контролировать себя, поскольку этого требует от нас культура современного общества. Никто не желает терпеть неумение других людей контролировать свои эмоции, и если ты один из таких людей и взрываешься без особых на то причин, то с тобой никто не захочет общаться. Впрочем, меньше всего мы умеем контролировать себя, пока мы дети, а когда становимся старше, это получается у нас намного лучше. Но не всегда того уровня развития самообладания, которого мы достигаем в процессе взросления, достаточно, чтобы в полной мере контролировать свою жизнь, поэтому нам нужна помощь.
Способы развития самообладания:
- 1. Медитация. Практика любых форм медитации может помочь в развитии самообладания, поскольку, медитируя, мы учимся расслаблять свое тело, останавливать внутренний диалог и направлять своё внимание в нужном нам направлении. Медитация также помогает нам игнорировать отвлекающие мысли, что является главным условием самообладания.
- 2. Глубокое дыхание. В принципе, это одна из фор медитации, в которой вам следует сосредотачивать свое внимание на процессе дыхания и ощущениях, которые вы испытываете во время этого процесса. Кроме того, глубокое дыхание можно использовать как способ переключения ваших мыслей в момент, когда вы начинаете испытывать нежелательные эмоции.
- 3. Мастерство абстрагирования. Этот прием потребует от вас некоторой тренировки, суть которой заключается в том, что вы вместо того, чтобы испытывать ощущения в своем теле в ответ на внешние раздражители, перемещаете ваше сознание вовне и смотрите на себя и на ситуацию со стороны.
- 4. Как с гуся вода. Используйте это абстрактное понятие себе на пользу и представляйте, как всё плохое, что сказано или сделано другими людьми, словно капли скатываются по вашему телу вниз, а вы продолжаете сохранять совершенное спокойствие. Сохраняйте улыбку в своей душе и смотрите на ситуацию трезво.
- 5. Попытайтесь понять. Прежде чем вспыхнуть гневом от оскорбления или попытки оскорбить вас, попытайтесь понять, что их желание задеть вас вызвано проблемами не в вас, а в них самих, поэтому они не должны нарушать ваше спокойствие. Даже просто пытаясь понять, что стало причиной такого поведения со стороны других людей, вы уже оградите себя от ненужных огорчений.
- 6. Умейте вовремя останавливаться. Скажите себе "Стоп", когда вы чувствуете, что гнев или раздражение начинают нарастать в вашем теле. Вместо того, чтобы испытывать эти эмоции, переключите свое внимание на то, что происходит вокруг вас, сделайте несколько глубоких вдохов, сосчитайте до 10 или другим способом отвлекитесь от своих эмоций.
- 7. Визуализация блуждающего нерва. В поисках методов развития и сохранения самообладания я наткнулся на эту интересную технику. Чтобы воспользоваться техникой, вам необходимо узнать больше о самом блуждающем нерве. Суть техники заключается в том, чтобы, когда вы испытываете сильные эмоции, представить, что блуждающий нерв высвобождает вещество ацетилхолин, которое сокращает частоту сердечных сокращений. Регулярная мысленная стимуляция блуждающего нерва способна повысить ваше самообладание.
- 8. Физическая активность. Вы получаете пользу не только от регулярной физической активности, но и от самого процесса выполнения физических упражнений. Дело в том, что физическая активность, а особенно аэробные упражнения, снижает уровень гормонов стресса в крови, и уменьшают общий уровень тревожности.
- 9. Упражняйтесь играючи. Всякий раз, когда вы сталкиваетесь со сложной ситуацией, рассматривайте её как возможность для вашего развития. Подходите к ситуации так: "А смогу ли я сохранить спокойствие?", и проверьте это на практике.
- 10. Отмечайте прогресс. Также как обстоят дела с развитием других качеств личности, развитие самообладания требует измерения прогресса. Ну а изменить прогресс можно только в том случае, если вы попадаете в ситуации, в которых раньше испытывали стресс или выходили из себя. Отмечайте, становится ли вам легче сохранять спокойствие в данных ситуациях, и записывайте это в своём журнале развития.
- 11. Вдохновляющие истории. Читайте истории людей с огромным самообладанием, людей, сумевших выстоять перед великими трудностями, не сломавшись и даже не надломившись. И позвольте этим историям стать вашим дополнительным мотивом для развития вашего самообладания.
- 12. Аффирмации на самообладание. Аффирмации, или позитивные утверждения повторяются с целью изменения убеждений о самих себе и окружающем мире. Ну а наравне с другими методами развития невозмутимости станут отличным подспорьем на вашем пути.
Важно понимать, что самообладание, или, невозмутимость отлична от безразличия. Вас никто не заставляет перестать заботиться о других людях или ситуациях – вы просто больше не изводите себя бессмысленными эмоциями и мыслями. Вам нет необходимости отключаться от своих эмоций и переживаний, напротив, вы по-прежнему можете испытывать эмоции, но вы не позволяете эмоциям брать над вами верх. Вы открыты всему, что происходит вокруг вас, вы присутствуете здесь и сейчас.
Простые медитативные практики для самообладания.
1. Скала посреди бушующего океана: Закройте глаза, сделайте несколько глубоких вдохов и выдохов. Представьте, что вы скала, и находитесь посреди бушующего океана. Шторм выбрасывает на ваши берега волны, но волны разбиваются о них, пенятся и теряют свою силу. Вы стоите посреди бушующего океана, спокойно, невозмутимо, и, несмотря на шторм, чувствуете себя совершенно спокойно и безопасно. Шторм утихает, море становится спокойным. Вы победили. Постепенно выходите из состояния медитации и открывайте глаза.
2. Могучий дуб против урагана. Закройте глаза, дышите глубоко и спокойно. Представьте, что находитесь посреди открытого поля, вы могучий дуб с толстыми и крепкими ветвями. Но вот начался ураган. Он пытается вырвать вас с корнем, но, сколько бы ни было порывов сильнейшего ветра, все ваши листочки крепко держатся за ваши ветви. Ураган набрасывается на вас с новой и новой силой, но вы совершенно спокойны, вы чувствуете свою силу, вы наслаждаетесь зрелищем, но не позволяете происходящему задеть вас. Ураган утихает. А вы все тот же спокойный и могучий дуб и все ваши листья крепко держатся за ваши ветки. Завершайте сеанс медитации и открывайте глаза.
Эти простые примеры медитации вы можете также использовать в качестве напоминания в трудную минуту. Так, попав в сложную ситуацию, просто вспомните то состояние спокойствия, которое вы создали во время медитации и постарайтесь полностью в него погрузиться.
На этом всё, я надеюсь, тех советов для развития самообладания, которые я привел в данной статье, будет достаточно, чтобы, применив их в своей жизни, вы почувствовали разницу. Будьте спокойными, как скала посреди бушующего океана, успехов вам!
Чем выше положение руководителя, тем больше времени ему приходится уделять заседаниям, переговорам, деловым встречам и другим формам межличностного общения. Время руководителей зачастую теряется попусту.
Совещание определяется толковым словарем как производное от глагола совещаться, т. е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь, как «заседание, посвященное обсуждению каких-либо вопросов, действий, мер», которое проводится обычно по оперативным вопросам. У слова «совещание» есть синонимы - пятиминутка, летучка, оперативка, планерка.
Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.
Вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивается столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний.
Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно- технических мероприятий как по организации, так и по его проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены. Вспомните стихотворение В. Маяковского «Прозаседавшиеся».
Рассмотрим основные принципы, позволяющие сделать совещание или собрание максимально результативным.
Подготовка к совещанию проводится в три этапа:
1. Разработка организационных вопросов.
2. Обсуждение всех вопросов, которые будут рассматриваться.
3. Проведение служебного совещания.
Цель совещания является «началом всех начал», так как чем конкретнее сформулированы цели совещания, тем больше надежды на продуктивный результат, и наоборот, расплывчатая формулировка «обсудить состояние вопроса» ни на что определенное не нацеливает. На многих совещаниях участники никак не могут договориться, так как говорят фактически о разных вещах.
Работа по подготовке совещания начинается с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения.
Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Не стоит проводить собрания (совещания) накануне выходных дней и тем более праздников, ведь участники мероприятия не должны никуда спешить. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания.
Помещение надо выбирать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2–3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств.
Повестка дня - это первый документ, который составляется при подготовке совещания.
При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.
В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих по каждому вопросу.
Список участников - это второй документ, который надо подготовить.
Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем. Количество участников совещания желательно ограничить (не более 15 человек), иначе процесс становится неуправляемым.
Весьма важным моментом при подготовке результативного совещания является приглашение. Если на совещании предполагается выработать важное решение, руководитель не должен приглашать участников через секретаря по телефону. В данном случае приглашение должно быть отправлено всем участникам в письменной форме. В приглашении указывается дата, повестка дня, выступающие, может быть указан состав приглашенных.
Это позволяет приглашенным продумать состояние проблематичной ситуации, дает возможность выработать позицию и собрать факты для обоснования своего решения, устанавливает продолжительность совещания и т. п.
Итак, имея повестку дня, список участников, зная место и время проведения совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они смогли спланировать свой рабочий день.
Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно (с посылкой приглашения) или устно (по телефону).
Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.
Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов, размножены и разосланы за 24 часа до совещания.
Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т. д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расходов.
На подготовительном этапе определяется общий объем работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнять, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.
В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников.
Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением.
Наилучшим местом для проведения совещания является специально оборудованное помещение с круглым столом, настенными часами, без телефона и селектора (телефон и селектор желательно иметь в соседнем помещении, чтобы можно было, не отвлекая остальных, выйти и получить справку или пригласить понадобившегося специалиста). Помещение, где проводится совещание, должно иметь хорошую вентиляцию.
Совсем не безразлично, в каком порядке сидят участники совещания. Порядок размещения, начиная с 6 участников, должен устанавливаться с помощью специальных карточек до того, как появятся участники совещания. Представители конкурирующих групп не должны сидеть напротив друг друга, иначе каждый край стола превратится в окоп, и конфликты будут возникать сами по себе. Людей, испытывающих неприязнь, рассаживают как можно дальше друг от друга.
Руководитель должен сидеть в центре. Желательно, чтобы он имел возможность смотреть в глаза наибольшему числу участников совещания.
Начинать совещание необходимо вовремя. Не стоит наказывать тех, кто пришел вовремя, заставляя их ждать опоздавших. Руководитель, который ждет на первом совещании одного участника, на втором - будет ожидать всех.
Председателю следует предельно четко сформулировать цель совещания. Начинать совещение следует с позитивного. Решаемую проблему нужно представлять интересно, образно, с воодушевлением. Открытие совещания должно длиться не более двух минут.
Участники совещания высказываются в порядке поименного вызова. Всегда должен говорить только один человек. Говорить много так же неприлично, как все время молчать. Следует нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и отклонениям от темы, которые допускают отдельные участники. Совещание должно последовательно, шаг за шагом приближаться к решению поставленной проблемы.
Нельзя комментировать слова выступающего на трибуне подчиненного, прерывать его в ходе выступления, грубо обрывать его на полуслове, если мнение по обсуждаемому вопросу не совпадает с мнением руководителя.
Важным моментом является документирование совещания, т. е. запись процесса обсуждения вынесенных на повестку дня вопросов. В ходе совещания и после его окончания необходимо собрать тексты выступлений, не представленные заранее. Ход совещания можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.
Наиболее оптимальным вариантом для оперативных совещаний является их протоколирование. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол ведется, как правило, кратко и сжато.
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части:
СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. В протоколе указывается список лиц, ответственных за выполнение принятых решений, а также лиц, которые должны ознакомиться с протоколом.
Достигнутый на совещании результат должен быть сформулирован коротко и определенно.
Необходимо сразу же установить, какие шаги должны последовать за принятием решения, у кого какие обязанности, кто несет ответственность за выполнение решения, кто контролирует его выполнение.