Изучая кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции 2019 помогут сориентироваться с чего начать. Каких ГОСТов придерживаться, что делать кадровику - читайте в статье.
Из статьи узнаете:
Как организовать кадровое делопроизводство с нуля: выбор ответственного лица
Кадровое делопроизводство ведут в любой организации, в которой применяют наемный труд. На только что созданном предприятии документами чаще всего занимается руководитель. По мере развития фирмы обязанности возлагают на кадровика или структурное подразделение.
Чтобы упростить работу с документами, составьте инструкцию по кадровому делопроизводству. Пропишите в ней правила заполнения кадровых документов по новому ГОСТу. Редакция журнала «Кадровое дело» разобрала для вас, . Перенесите эти правила в свою инструкцию, и вы никогда не допустите ошибок в делопроизводстве.
Справка: на начальном этапе, когда компания только начинает свое существование, а в ее штате нет сотрудников или их немного, не нужно создавать отдел или структурное подразделение. С организацией кадрового делопроизводства справится один человек.
Принимая на работу сотрудника, выбирайте людей, которые имеют опыт работы. Только они могут организовать кадровое делопроизводство с нуля, не прибегая к помощи сторонних экспертов. При укомплектовании штата начинающих кадровиков прикрепляйте к более опытным наставникам.
Высокая квалификация, опыт влияют на эффективность работы специалиста, число ошибок. Но так как законы периодически пересматриваются, в них вносят существенные поправки, отправляйте кадровиков, независимо от их стажа, . Если сотрудника нельзя подменить на некоторое время, выбирайте дистанционный вид обучения.
Организуя кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции помогут сориентироваться, как подготовить приказы и должностные инструкции, локальные акты компании. Придерживайтесь основных правил.
Алгоритм организации ведения кадрового делопроизводства с нуля
Для того, чтобы организовать с нуля пользуйтесь утвержденными стандартами.
Чтобы разобраться в особенностях учета и кадрового документооборота в организации, нужно пройти обучение. Дистанционные курсы подойдут как опытным, так и начинающим кадровикам.
Кадровое делопроизводство с нуля: инструкция
Обратите внимание! предлагает пройти ускоренные дистанционные курсы, включающие основы кадрового делопроизводства. По факту их завершения выдается официальный сертификат, подтверждающий квалификацию. Полученная в ходе обучения информация позволяет систематизировать знания, узнать обо всех изменениях в нормативной базе, избежать ошибок при последующей работе.
После изучения основной информации, регламентируйте кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции. Так как единого поэтапного плана, обозначающего работу кадровика, нет, составьте индивидуальный алгоритм действий. Учитывайте, что он не должен перечить пунктам , с которой знакомили сотрудника при трудоустройстве.
Практический случай
Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству?
Законодательством не установлена обязанность работодателя составлять инструкцию, если кадровое делопроизводство начинаем с нуля. Однако на практике организации и ведомства используют ее в своей деятельности. Типовой инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому компания может составить ее в произвольной форме (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). При подготовке документа за основу можно взять типовые инструкции . Наименования и количество тематических разделов документа зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Обычно каждый раздел посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством…
Шаг №1. Создание нормативной базы
Определите, какие нормативные акты востребованы в работе. Опирайтесь на сферу деятельности, условия труда, прочие факторы. Чаще всего кадровики используют следующие документы:
- Трудовой кодекс - содержит основные моменты по нормированию рабочего времени сотрудников (гл. 15–16, 22). В нем указана продолжительность, периодичность отпусков (гл. 19), особенности начисления заработной платы (гл. 21). Помимо этого расписаны права, обязанности сторон трудовых отношений.
- Постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 года под № 1 - в нем представлены унифицированные формы первичных документов, нужных в кадровом учете. Их использование не является обязательным. Но в формах учтены графы и реквизиты, облегчающие разработку индивидуальных шаблонов.
- Правительственное постановление от 16.04.2003 года под № 225, которое помогает в работе с трудовыми книжками.
- Методичку по ведению воинского учета, утвержденную Генштабом ВС РФ от 11.04.2008 года. Рекомендации позволяют освоиться с ведением воинского учета сотрудников.
- Приказ Росстандарта от 17.10.2013 года под № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 года под № 65-ст, приказ Минкультуры от 25.08.2010 года под № 558 и постановление от 15.06.2009 года под № 477. В них отражены стандарты делопроизводства, облегчающие повседневную работу.
Сотруднику, который проходит обучение с нуля, обеспечьте доступ к этим и другим нормативным актам. Объясните кадровику, что он обязан следить за изменениями, обновлениями и выходом новых законов. Не забывайте самостоятельно пополнять свои знания.
Обратите внимание! Ручной мониторинг законодательства затруднителен. На него уходит много времени и сил. Чтобы облегчить задачу, оформите подписку на информационные порталы. Электронный журнал «» и «» постоянно пополняются информативными статьями, инструкциями, файлами и формами для скачивания и многим другим.
Шаг №2. Составление кадровых документов, участвующих в делопроизводстве
Подготовьте документы или поручите это сделать кадровику. Необходимо составить правила внутреннего трудового распорядка, , график отпусков и другие акты, регулирующие работу организации и деятельность сотрудников.
В число обязательных документов, которые заводят по мере укомплектования штата, входят следующие документы
- трудовые договоры;
- книга учета движения трудовых, которые предоставляют сотрудники;
- книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
- ;
- личные карточки работников;
- приказы и документы-основания для их издания;
- должностные инструкции.
В ряде случаев требуется подготовка коллективного договора, положения о премировании, коммерческой тайне, аттестации и других актов. Своевременно пересматривайте документы, вносите корректировки, исправляйте выявленные недочеты. Пропишите .
Совет от редакции: , соблюдая все условия. Это позволит избежать штрафов. Учитывайте, что даже непреднамеренная порча бумаг приводит к проблемам при проверках.
Шаг №3. Утверждение документов, их бланков
Если есть замечания по содержанию или форме документов, бланков кадровик устраняет их и согласует с руководителем заново. После чего документы, влияющие на кадровый и бухгалтерский учет, отражают в учетной политике организации.
Если вы организуете кадровое делопроизводство, поможет избежать ошибок, которые влекут за собой наложение штрафов. Без прохождения курсов сложно разобраться в основах, законах. Не забывайте отправлять кадровиков компании на повышение квалификации. Своевременно предоставляйте им журналы, в которых говорится об изменениях в трудовом законодательстве.
С 1 января 2017 года всем микропредприятиям не нужно издавать кадровые локально-нормативные акты. Вступили в силу изменения, предусмотренные Федеральным законом от 03.07.2016 № 348-ФЗ.
Если вы работаете в микропредприятии, нет необходимости в вашей фирме разрабатывать, например, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, премировании, аттестации и другие документы.
Микропредприятие – это?
У микропредприятия годовая выручка за прошедший год и балансовая стоимость активов не должна быть более 120 млн руб., а численность работников не может быть более 15 сотрудников за прошедший год. Федеральный закон № 209-ФЗ от 24.07.2007 с изменениями и дополнениями.
Все условия работы сотрудника можно предусмотреть в трудовом договоре. Трудовые договоры нужно заключать на основе типовой формы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 г. № 858. Эта форма является обязательной к применению, если вы перейдете на «упрощенный» кадровый учет.
Если вы потеряете статус микропредприятия, у вас будет 4 (четыре) месяца, чтобы подготовить весь пакет необходимых кадровых документов. Именно такой срок дан предприятию по законодательству.
Печать в трудовой книжке можно не ставить
Организация может не ставить печать в трудовую книжку, если печати у неё нет. Приказ Минтруда РФ от 31.10.2016 № 588н о внесении изменений в инструкцию по заполнению трудовых книжек.
Оценку «под профстандарт» регламентировали
С 2017 года вступили в силу Правила проведения оценки, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.11.16 № 1204.
Если ранее центры оценки квалификации работников функционировали каждый сам по себе, теперь они стали частью единой системы. Федеральный закон от 03.07.16 № 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации».
Оценка - это экзамен для работника или кандидата на соответствие профессиональным стандартам. Сдать его можно в центре независимой оценки. Оплачивать услуги центра должна организация, если она направила работника на оценку.
Не только организация может быть инициатором профоценки. Работник имеет право самостоятельно обратить в центр за независимой оценкой своей квалификации. В этом случае оплачивать оценку будет он сам. Независимая оценка не является обязательной. Ее можно заменить аттестацией и проводить в организации, без обращения в центры квалификации.
Для увольнения работника не достаточно оценки из Центра оценки квалификации. Если сотрудник хорошо выполняет свои обязанности, позиция «независимого оценщика», не основание для увольнения. Организации все равно нужно доказать несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации. Пункт 3 статьи 81 Трудового Кодекса РФ.
А вот отказать в приеме на работу при отрицательной оценки квалификации можно. Провал профэкзамена является законной причиной для отказа в приеме на работу.
На сегодня используются 17 стандартизированных форм документов, предназначенных для ведения отчетности в кадровых службах организаций и предприятий.
— Приказ о приеме на работу
Для оформления этого документа применяется форма Т-1 (для приема одного сотрудника) и Т-1а (если принимают нескольких). При этом организация имеет право разработать собственную форму – главное, чтобы в ней были указаны все нужные реквизиты.
Заполняется бланк приказа кадровой службой, либо руководителем организации, бухгалтером или индивидуальным предпринимателем.
Для его составления пригодна форма Т-3, но допускается и разработка собственного бланка. Штатное расписание – это сведения о структуре организации с указанием работников по классификатору профессий и должностей. Здесь же указываются тарифные ставки для оплаты труда и рассчитывается сумма расходов на заработную плату. Составляется либо в начале функционирования организации, либо на определенный срок. Утверждается и подписывается руководителем.
Индивидуальным предпринимателям желательно иметь такой же документ, если они заключают трудовой договор с наемным работником, поскольку эта норма предусмотрена российским Трудовым кодексом.
— Приказ о предоставлении отпуска
Составляется всякий раз, когда работник отправляется в отпуск – оплачиваемый, дополнительный отпуск с оплатой, отпуск без сохранения зарплаты, отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком. Основание для приказа – заявление сотрудника. Документ составляется по форме Т-6 (для одного работника) и Т-6а (для нескольких). Допустимо применять свой вариант формы приказа.
— График отпусков
Определяет очередность, с которой работники получат ежегодный отпуск с содержанием. Документ должен быть готов за две недели до начала нового года и учитывать пожелания сотрудников.
Составляется график по форме Т-7. Сюда вносят данные штатного расписания по каждому работнику, даты и продолжительность отпусков. При необходимости график может изменяться – тогда издается соответствующий приказ.
— Приказ об увольнении
Составляется по поводу прекращения или расторжения трудового договора. При увольнении одного работника применяют форму Т-8, для нескольких – Т-8а. Документ оформляют в последний день работы сотрудника, тогда же в трудовую книжку вносят нужную запись, а бухгалтерия готовит расчет.
— Приказ о направлении в командировку
В настоящее время этот документ издается по форме Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких). Вернувшись из командировки, работник сдает заполненный авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы в служебной поездке. Также он сдает командировочное удостоверение, если оно было оформлено.
— Командировочное удостоверение
Документ подтверждает, что сотрудник действительно находился в поездке по служебным делам. По прибытии в командировку сотрудник подает это удостоверение, где каждая организация ставит свое наименование, а также дату прибытия и отбытия сотрудника, заверяя их подписью руководителя и печатью.
Заполняется командировочное удостоверение по форме Т-10. Однако этот документ не является на сегодняшний день обязательным.
— Служебное задание на командировку
Этот документ также не является обязательным, но при необходимости его можно заполнить по форме Т-10а. Здесь указывается цель командировки, данные сотрудника, организации, которую он посетит по служебным делам и т.д.
— Приказ о премировании работников
Издается в случае необходимости вознаградить сотрудников за определенные заслуги и достижения, причем в качестве премии может выступать не только деньги или материальные подарки, но другие формы поощрения, например, грамоты.
Для такого приказа используется форма Т-11 (для одного работника) и Т-11а (для нескольких). Допускается составление документа в произвольной форме.
— Табель учета рабочего времени
В этом документе отражаются сведения о присутствии (отсутствии) сотрудников на рабочих местах. При неявке сотрудника указывается причина его невыхода на работу. Сюда же вносятся сведения об отработанных днях и часах за месяц. Документ оформляется на бланке Т-12 или Т-13.
— Расчетно-платежная ведомость
Оформляется для начисления зарплаты через кассу. Для документа нужен бланк Т-49, а также расходный ордер (РКО). Заполнение формы Т-49 происходит на основании сведений из табеля учета рабочего времени. Для каждого сотрудника определяются все начисления и удержания, указывается сумма зарплаты к выдаче.
Расчетная ведомость
Ведется по форме Т-51, используется для начисления заработной платы, но не для ее выдачи. При этом допустимо использовать вместо нее расчетно-платежную ведомость (форма Т-49).
Для документа используется бланк Т-53. По этой ведомости происходит выплата зарплаты. Допустимо использование универсальной формы Т-49 (расчетно-платежная ведомость).
Журнал регистрации платежных ведомостей
Предназначен для отображения сведений о всех платежных ведомостях. Учет этих документов ведется в хронологическом порядке. Журнал обязателен для каждой организации, он должен храниться в течение 5 лет.
— Лицевой счет работника
Этот документ отображает все данные о сотруднике организации (отработанное время, начисления и удержания из зарплаты). Если организация большая, то лицевой счет открывает бухгалтер при приеме сотрудника на работу, используя форму Т-54. В небольших организациях допустимо использовать формы Т-49)расчетно-платежная ведомость) и Т-51 (расчетная ведомость).
Расскажем, как грамотно организовать работу с документами компании, а также их учет и хранение. Вам поможет пошаговая инструкция 2019 года.
Из статьи вы узнаете:
Нормативные основы
Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.
Эксперт журнала "Справочник секретаря" расскажет об основных видах писем в организации.
С делопроизводством в официальных учреждениях проще – там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами:
- Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
- Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
- Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
- Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как стоит организовать делопроизводство в определенных организациях, например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода образованиях.
В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решаются собственниками. Вернее, разработать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2019 поручается конкретным исполнителям – иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.
Как организовать делопроизводство
Делопроизводство: пошаговая инструкция 2019 года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.
Шаг 1.
Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.
Шаг 2.
Написание инструкции (ее разделов). Отдельно предусмотреть по локальным актам: как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей – аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.
Шаг 3.
В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ.
Шаг 4.
Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции. Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.
Шаг 5.
Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.
Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.
Шаг 6.
Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.
Как организовать кадровое делопроизводство
Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство , пошаговые инструкции 2019 помогут в этом.
Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.
Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании (например, утвержденной формы трудового договора, приказов), а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др.
Следует учесть также, что для организации делопроизводства , в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции.
Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.
Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.
Применение унифицированных форм
При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а , если приказ оформляется на группу работников.
На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».
При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а , если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.
Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:
- График отпусков (форма № Т-7);
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
- Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).
Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .
Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:
- Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
- Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а);
- Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
- Расчетная ведомость (форма Т-51);
- Лицевой счет (форма Т-54);
- Платежная ведомость (форма Т-53);
- Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а);
- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).
При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73).
Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:
- Министерством финансов;
- Министерством экономического развития и торговли;
- Министерством труда и социального развития.
Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.