Акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью и тем более индивидуальные предприниматели не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ ). В то же время, документ, скрепленный печатью, в глазах большинства пользователей вызывает большее доверие, а потому использование печати до сих пор достаточно распространено.
Если организация решает использовать печать, сведения о ее наличии должны содержаться в уставе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ , п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ). В общем случае правом использования печати в организации обладает единоличный исполнительный орган. Обычно это генеральный директор. Особенно это касается основной, так называемой «гербовой» печати организации. Но поскольку организации, в которых предусмотрено применение печати, используют ее на многих учетных и кадровых документах (например, на товарных накладных или трудовых договорах), то обычно изготавливаются несколько печатей (например, «для договоров» или «для накладных»), которые затем передается для использования в соответствующие структурные подразделения с назначением лиц, ответственных за сохранность печатей. А как составить акт приема-передачи печати?
Обеспечиваем контроль за движением печати в организации
В целях избежания использования печати не по назначению, в организации необходимо обеспечить контроль за ее наличием и движением. Особенно это актуально в тех случаях, когда печатей несколько. Для этого в организации может вестись журнал учета печатей, в котором регистрируется каждый изготовленный экземпляр печати, приводится образец его оттиска, указываются назначение печати и место ее хранения, а также обстоятельства выбытия печати. В этом же журнале можно предусмотреть место для подписи лиц, которым изготовленная печать была первоначально выдана.
Факт использования печати и обязанность по обеспечению ее сохранности могут предусматриваться в трудовом договоре с работником или его должностной инструкции.
В том случае, когда печать, используемую руководителем организации или иным ответственным лицом, необходимо передать другому сотруднику, целесообразно составить акт приема-передачи печати. Пример акта приема-передачи печати (образец) скачать можно по приведенной ниже ссылке.
Составляем акт приема-передачи печати
Акт приема-передачи печати или штампов организации составляется в произвольной форме. В нем указывается основание, в связи с которым печать передается (например, увольнение ответственного за печать работника или его очередной отпуск), сведения о сотруднике, который печать передает, и сотруднике, ее принимающем. Можно указать также реквизиты приказа или иного распорядительного документа, на основании которого был составлен акт приема-передачи печати. Оттиск передаваемой печати нужно тоже привести в акте. Для подтверждения права нового работника использовать печать руководитель может выдать ему соответствующую доверенность, реквизиты которой можно также дополнительно отразить в акте.
Составляется акт приема-передачи печати обычно в двух экземплярах - для сдатчика печати и ее получателя. Скрепляется приемо-сдаточный акт подписями указанных в нем лиц.
Приведем для акта приема-передачи печатей и штампов образец его заполнения.
На любом из коммерческих либо государственных предприятий, а также в любой организации печати и штампы нужно особо контролировать. Их необходимо доверять одному лицу, которое в состоянии нести ответственность за хранение и использование этих важных инструментов, отслеживать их перемещение, а также осуществлять контроль за соблюдением формальностей, касающихся надлежащего их применения.
Одним из документов, на основании которых осуществляется перемещение материальных ценностей, служит акт приёма-передачи печатей и штампов. Находящиеся в распоряжении одного должностного лица, печати и штампы могут переходить во временное пользование другого должностного лица, работающего в данной организации.
Как составить акт
Акт создаётся для того, чтобы задокументировать процесс приёма-передачи этих инструментов делового оборота. Каждая организация обеспечивает составление акта приёма-передачи в произвольной форме, а, точнее, она уже разработана и регулярно применяется. Однако хотя акт составляется, учитывая основные требования, у него имеются специфические особенности, являющиеся следствием того, что этот внутренний документ необходим, чтобы соблюдать общеустановленные правила.
Образец и пример акта приема-передачи печати
При составлении акта очень важно соблюдать все формальности. К одному из главных пунктов этого документа относится внесение фамилии, имени и отчества, а также должности сотрудника, у которого передающиеся материальные ценности были на ответственном хранении. Дальше указывается причина, послужившая основанием для передачи ТМЦ (это может быть отпуск, командировка или снятие должностного лица с занимаемой должности).
Кроме того, в акте должны содержаться сведения о должностном лице, которому передают штампы и печати на период отсутствия их основного держателя. Очень важно также точно указать период времени, в течение которого этими ценностями будет распоряжаться другое должностное лицо.
После завершения оформления акта приёма-передачи этот документ необходимо заверить передаваемой печатью. Обязательный атрибут составленного документа – подпись руководителя предприятия (организации), которая подтверждает передачу имущества.
Должностное лицо, на которое возложили ответственность за распоряжение штампами и печатями, отвечает за надлежащее их использование. Во избежание спорных ситуаций, хранение акта приёма-передачи осуществляется в течение трех лет.
(Размер: 25,0 KiB | Скачиваний: 7 178)
С 2016 года не требуется коммерческим компаниям, которые могут работать в любом направлении деятельности, пользоваться какими-либо штампами или печатями. Необходимость в этом может быть указана только в учредительных документах данной организации, но это решение принимается добровольно учредителями.
ИП вовсе не должны применять эти элементы в работе, поэтому оформление печати всегда осуществлялось добровольно, причем обычно это требовалось в ситуации, когда печать должна была ставиться на других документах контрагентов.
Если же печать сделана, то она должна правильно храниться, чтобы ею не могли воспользоваться мошенники. Поэтому при передаче или приемке печатей или штампов составляется специальный акт.
Важно! Если компания или ИП принимает решение о применении печати во время работы, то важно грамотно охранять этот элемент, поэтому его содержание и хранение должны осуществляться по определенным правилам.
Обычно назначается определенный работник компании, на которого возложена ответственность за сохранность и использование печатей или штампов. Часто для этого выбирается директор фирмы или иной специалист, занимающий высокую должность в организации, причем назначается он ответственным специальным приказом руководства.
В каком порядке осуществляется изготовление печати для ИП и что для этого нужно вы узнаете .
Нередко для печати и штампов компанией приобретается специальный сейф, доступ к которому имеет только ограниченное количество сотрудников.
Если требуется передать печать другому лицу для использования, то непременно формируется специальный акт приема-передачи. В нем указывается дата и время передачи данного элемента, а также прописывается, кому именно он передается.
Важно! Печать предоставляет возможность визировать разные документы компании, причем без оттиска, на котором указываются реквизиты организации, многие бумаги легко признаются недействительными, поэтому каждая компания должна заботиться о сохранности печати, а также о том, чтобы к ней был ограничен доступ.
Юридические тонкости составления акта приема-передачи рассмотрены в этом видео:
Кто и когда формирует этот акт
Акт, на основании которого принимается или передается печать или штампы, составляется в разных ситуациях:
- ответственное лицо, которое обязано содержать и хранить эти элементы, временно отсутствует на рабочем месте, так как может быть в отпуске, на больничном или в командировке, поэтому перед уходом с работы он передает их другому лицу;
- назначается новый сотрудник компании, на которого возлагается ответственность по хранению и содержанию этих предметов, так как прежний специалист мог уволиться или вовсе руководство потеряло к нему доверию;
- при определенных ситуациях разрешается передавать печать для применения иной организации для заверения различной документации.
Составлением этого документа занимается две стороны, одна из которых является лицом, владеющим печатью, а другая представлена человеком, получающим ее. Каждый сотрудник должен подписаться в акте, а также проверить, что в него внесены только достоверные и актуальные данные.
Правила и этапы передачи печати или штампа
Допускается передача этих элементов в разных ситуациях, но чтобы это было законно и безопасно, должны учитываться основные правила и нюансы этого процесса. К ним относится:
- обычно передача этих ценностей осуществляется между учредителями предприятия и юристами, заместителями и ответственными лицами. Как составить другому лицу – читайте по ссылке;
- допускается передать документ сотруднику, который отправляется в командировку, а при этом требуется во время поездки заверять какие-либо бумаги, но в этом случае составляется не только акт, но и доверенность;
- при составлении акта указывается, когда осуществляется этот процесс, от кого и кому передаются ценности, а также цель процедуры;
- храниться этот документ в компании должен не меньше трех лет, чтобы не возникало в будущем каких-либо споров относительно того, что печать тем или иным лицом применялась незаконно.
Важно! Перед составлением данного акта должно быть получено разрешение на передачу печати от руководства компании, так как ответственное лицо, назначенное для хранения и содержания ценностей, должно выполнять все необходимые меры для их защиты.
Образец акта приема-передачи печати. Форма акта приема-передачи печати и штампа
Отсутствует строго определенная и унифицированная форма, по которой создается этот документ, но желательно пользоваться образцами, чтобы он содержал все необходимые сведения. Каждая компания обладает возможностью самостоятельно разработать оптимальный внешний вид акта.
Независимо от формы документа, в нем должна иметься оптимальная структура:
- в самом начале и посередине указывается наименование документации;
- приводится суть акта;
- фиксируется факт того, что печать была принята и передана, причем прописывается в этом случае название компании, основание для процесса, а также ФИО и должности лиц, участвующих в процедуре;
- далее приводятся основания для составления акта и ссылка на соответствующий приказ, который может быть заменен распоряжением;
- ниже ставится оттиск передаваемой печати и указывается срок, на который она передается другому лицу;
- в конце заверяется документ подписями сторон, причем с обязательной расшифровкой.
При использовании такой структуры не возникнет ситуации, при которой документ может быть оспорен.
Правила и этапы составления документа
При формировании акта выполняются действия:
- вписывается наименование компании, на которую оформлена печать. вы узнаете, может ли ИП работать без печати;
- указывается должность и ФИО сотрудника, который хранит ценность и передает ее другому лицу;
- отражается, по какой причине она отдаетс;
- указывается дата передачи печати;
- ставится ее оттиск;
- внизу расписываются оба сотрудника, участвующие в передаче.
Важно! После подписания акта вся ответственность за печать или штамп переходит другому лицу.
Бланк акта приема-передачи печати и штампа. Как избежать ошибок
Чтобы акт был составлен грамотно, учитываются основные правила его формирования:
- допускается пользоваться для этих целей не только фирменным бланком, но и стандартным листом формы А4;
- разрешено заполнять документ вручную или в печатном виде;
- делается он в трех экземплярах, так как один остается у бывшего ответственного лица, другой передается новому владельцу, а третий остается в архиве предприятия;
- после передачи печати или штампа обязательно регистрируется документ в журнале;
- хранится акт не меньше трех лет;
- особенно много внимания при заполнении документа уделяется причине, по которой производится передача ценностей, так как она должна быть уважительной и одобренной руководством;
- процесс должен осуществляться с разрешения руководителя фирмы, поэтому в акте должна быть ссылка на соответствующий приказ или распоряжение.
Заключение
Таким образом, если печать передается от одного сотрудника другому, данный процесс непременно должен фиксироваться специальным документом.
Акт приема-передачи печати составляется тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.
Кто обязан пользоваться печатями
Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.
С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.
В каких случаях используется акт приема-передачи
Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.
Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.
Кто составляет акт
Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.
Правила составления акта
На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.
В акте обязательно должно быть указано:
наименование компании - владельца печати,
должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
и того, которому она передается,
нужно отразить причину передачи,
дату, до которой печать переходит в другие руки,
поставить оттиск печати,
подписи обоих сотрудников.
С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.
Правила оформления акта
Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.
Документ создается в трех экземплярах:
один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
третий передается в компанию.
После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).
Образец акта приёма-передачи печати
В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.
В этом же абзаце нужно вписать,
на основании каких документов действуют сотрудники
Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.
Акт приема-передачи печати
г. Энгельс
В связи с отбытием в длительную командировку директор ООО «СтройЛес» Новиков А.И., действующий на основании Устава и приказа № 23/А от "12" марта 2017 г. передал, а заместитель директора по общим вопросам Суриков П.Р., действующий на основании приказа № 24/А от "12" марта 2017 г. и доверенности от "01" декабря 2016 г. N 1534267916, принял печать ООО «СтройЛес» со следующим оттиском:
Печать переходит в распоряжение Сурикова П.Р. вплоть до возвращения директора Новикова А.И. из командировки.
_________________ /Новиков А.И./
_________________ /Суриков П.Р./
Любая организация должна следить за сохранностью своих печатей. Для этих целей руководитель назначает лицо, ответственное за их надлежащее хранение, правомерное использование, применение для заверения только подлинных документов.
Сотрудник в ходе своей деятельности использует ряд официальных бумаг. Одним из документов, служащих основанием для перемещения штампов, служит специальный акт приёма-передачи.
Что это такое?
Это специальный документ свободной формы, подтверждающий факт перемещения печати от одного лица к другому .
Для обеспечения сохранности и правомерности использования штампы хранятся у ответственного сотрудника, назначенного руководителем предприятия. Однако в процессе деятельности организации иногда возникают ситуации, когда необходимо передать право владения другому человеку. К таким случаям относятся:
- штамп передан во временное распоряжение другому должностному лицу компании, например, при необходимости заключения договора, подписания документов от имени директора;
- назначено новое ответственное лицо, и печать должна перейти под его контроль, например, ситуация возникает в случае увольнения, отпуска, длительной болезни, командировки сотрудника;
- печать отдана во временное использование стороннему юридическому лицу, например, для заверения документов от имени фирмы.
Факт передачи оформляется особым актом, в котором содержатся сведения:
- об участвующих в процессе сторонах;
- о причинах смены ответственного лица;
- о сроках временного использования.
Кто его заполняет?
Акт приёма-передачи должен оформляться во всех организациях, доверяющих использование штампа другому предприятию или сотруднику. Документ составляется несколькими лицами:
- Сотрудник, у которого печать находилась на хранении . Им может быть и непосредственно руководитель предприятия, и работник, назначенный ответственным.
- Лицо, которому передаётся штамп
. Исходя из причины перехода печати в распоряжение другого человека в акте содержатся данные:
- доверенного лица компании, которой передаётся право на использование;
- нового ответственного сотрудника, временно или постоянно замещающего предшествующего специалиста;
- работника предприятия, которому поручается заверить штампом определённые документы, чаще всего к этой категории относятся заместители директора, главные бухгалтеры и прочие высококвалифицированные специалисты, занимающие руководящую должность.
Для регистрации факта передачи необходимо указать в документе фамилию, имя и отчество, а также должность каждого участвующего в процессе лица.
Инструкция составления
Акт является внутренним документом фирмы, он предназначен для учёта передвижений печатей с целью предупреждения случаев их неправомерного использования, например, для заверения подложных платёжных поручений или заведомо неправильных отчётов.
Законодательством не установлена унифицированная форма документа. Это значит, что предприятие может разработать и утвердить ее самостоятельно.
Однако существуют определённые требования к оформлению. В документе обязательно должны содержаться следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество и должность передающего сотрудника;
- данные получающего лица;
- причина передачи;
- реквизиты приказа о передачи печати;
- период времени, в течение которого штамп может находиться у получающего лица.
Также должен быть проставлен оттиск печати . Документ заверяется подписью руководителя предприятия.
Оформленный акт должен храниться в организации три года . Это позволяет при выявлении злоупотреблений или ошибок, в результате которых были заверены незаконные или неправильно оформленные документы, установить, кто во время подписания этих бумаг владел печатью фирмы.