Если вы часто отправляете одинаковые электронные письма, в которых меняются только некоторые данные (например, имя клиента, сумма сделки и пр.), создайте шаблон письма с помощью удобного конструктора.
В нужный момент система быстро сгенерирует тему и тело письма на основе шаблона, автоматически подставив переменные значения из карточки контакта, компании заявки или сделки. Вам останется только отправить e-mail.
Чтобы добавить новый шаблон письма, перейдите в «Настройки» - «Шаблоны документов». Создайте новую группу документов (например, «Электронная почта» или «Шаблоны писем») и убедитесь, что напротив поля «Использовать для шаблонов писем» стоит галочка.
Нажмите «Добавить шаблон», введите его название, вставьте тему и текст письма. Затем подставьте в тему и письмо поля для пользовательских значений, которые система будет заполнять самостоятельно. Для этого поставьте курсор на место, куда необходимо подставить значение. Нажмите звездочку на панели инструментов и из списка выберите нужное поле. В тексте появится специальная метка.
Если необходимо, оформите текст, используя панель инструментов над рабочей областью: выберите шрифт и размер, задайте отступы и выравнивание абзацев и заголовков, добавьте списки, таблицы и изображения. Работа с конструктором похожа на работу в любом текстовом редакторе.
Сохраните изменения.
Кроме стандартных полей вы можете использовать собственные поля, которые добавили ранее.
Отправить письмо , сгенерированное по шаблону, можно из карточки объекта или модуля «Почта». В окне отправки письма выберите нужный шаблон и объекты, из которых система должна «подтянуть» данные.
Не нашли ответа на свой вопрос?. Мы ответим на вопрос и дополним справку недостающей информацией.
Повинуясь правилу, я не выбираю.
Правилу я следую слепо.
Людвиг Витгенштейн
Как вы уже знаете, с 1 июля 2017 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016). Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта. Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений.
УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ НОВОГО ГОСТА
Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016 .
Вспомним те из них, которые важно учитывать при разработке шаблона документа.
Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис. 1).
На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма.
Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку Разметка страницы (рис. 2).
Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016:
■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14. Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера.
■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
■ Коды организации ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП теперь включены в состав реквизита «Справочные данные об организации».
■ ГОСТ выделяет реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак» (раньше был один реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»). Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации - автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации - автора документа».
■ Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем набран шрифтом меньшего размера.
СОЗДАЕМ ШАБЛОН ПИСЬМА
Попробуем создать шаблон для продольного бланка исходящего письма организацции. Приведем пошаговый алгоритм.
■ Шаг 1. Задаем размеры полей:
Левое поле - 20 мм;
Правое поле - 10 мм;
Верхнее поле - 20 мм;
Нижнее поле - 20 мм.
■ Шаг 2. Вносим сведения в реквизит «Справочные данные об организации» (реквизит 08) и вставляем изображение эмблемы. Используем шрифт Arial, № 12.
В реквизите указываем полное и краткое наименование организации (в соответствии с уставом), почтовый адрес организации (дополнительно можно указать местонахождение юридического лица, если оно не совпадает с почтовым адресом), номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Над реквизитом «Справочные данные об организации» размещаем реквизит «Эмблема» (реквизит 02) (в нашем примере - изображение солнца).
Итак, мы заполнили реквизит «Справочные данные об организации» и вставили изображение эмблемы организации. В нашем примере это выглядит так, как показано на рис. 3.
■ Шаг 3. Защищаем реквизит «Справочные данные об организации» от редактирования. Самый простой способ запретить пользователям вносить любые изменения - вставить его в шаблон письма как рисунок.
Для этого с помощью штатного средства MS Word «Ножницы» вырежем нужную нам картинку.
Найти этот инструмент просто: кликаем по значку Windows в левом нижнем углу экрана или нажимаем клавишу Windows на клавиатуре - откроется окно, где в строке поиска пишем «ножницы» (рис. 4).
Открываем эту программу щелчком мыши и в появившемся окне нажимаем кнопку Создать (рис. 5).
Теперь вставляем рисунок в будущий шаблон согласно расположению реквизитов, указанных на схеме (рис. 1).
■ Шаг 4. Вставляем поля для заполнения реквизитов «Дата документа» (10), «Регистрационный номер документа» (11), «Ссылка на регистрационный номер документа (12) - все согласно нашей схеме (рис. 1).
Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис. 7.
Начнем с поля для реквизита «Дата документа». Сначала нужно активировать вкладку Разработчик . В MS Word 2013 для этого нужно совершить следующие действия: нажимаем Файл , далее - Параметры . В открывшемся окне выбираем опцию Настроить ленту . Настраиваем ленту Основные вкладки , а точнее, ставим галочку рядом с вкладкой Разработчик и нажимаем ОК (рис. 8).
Теперь переносим курсор на строку, где должен проставляться реквизит «Дата документа». Далее во вкладке Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис. 9).
Добавленное поле будет выглядеть так: 
Аналогичным образом добавляем поля для других реквизитов шаблона: «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка об исполнителе» и т.д.
■ Шаг 5. Задаем параметры текстовых полей. Если дважды кликнуть по любому из добавленных полей, откроется диалоговое окно Параметры текстового поля . В нем задаем нужные параметры для текстов реквизитов (рис. 10).
Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис. 10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» - размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне. Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.). Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста.
Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа». Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис. 11).
Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» - указанная дата будет автоматически подставляться в поле. Также выбираем формат даты (традиционный - dd.MM.уууу).
■ Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона. В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников. Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена. Иными словами, необходимо эти поля подписать. Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу Enter ).
В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис. 12.
■ Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки. Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям. Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка . Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис. 13).
В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис. 14).
Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой. Для этого нажимаем сочетание клавиш CTRL+K . Откроется новое диалоговое окно Вставка гиперссылки , в котором в разделе Связать с: выбираем Место в документе и указываем нашу закладку. Далее в этом же окне жмем на кнопку Подсказка (рис. 15).
Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки . Вводим текст подсказки. В нашем случае это фраза «Введите дату документа». Нажимаем ОК (рис. 16).
После этого внешний вид поля немного изменится. Теперь при наведении на него курсора будет всплывать подсказка (рис. 17).
Таким же образом добавляем подсказки к остальным полям.
ОГРАНИЧИВАЕМ РЕДАКТИРОВАНИЕ ШАБЛОНА
Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы.
Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона - разрешить пользователям только вводить данные в поля форм.
Чтобы ограничить редактирование, во вкладке Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование . Справа откроется одноименная панель (рис. 18).
Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном.
Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис. 19).
Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.
Рутинную работу с однотипными документами можно свести к минимуму, если формировать их на основе шаблонов Word. О том, что они из себя представляют, и как их создавать, наш сегодняшний материал.
Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договоры, курсовые работы и т.п. Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы - заголовки, реквизиты, логотипы, текстовые блоки, повторяющиеся из документа в документ.
Обычный пользователь текстового редактора Word, создавая очередной документ, вынужден использовать и править уже кем-то созданный и содержащий в себе все эти элементы документ либо просто копировать в новый документ необходимые элементы, опять же, из старого файла, притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.
Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначенные сочетания клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. (Из справки Word)
Эта рутину можно свести к минимуму, если создавать документ на основе шаблона. Иногда еще шаблоны называют "рыбами". Впрочем, как ни называй, а шаблоны действительно позволяют в разы повысить эффективность работы.
Шаблон можно создать двумя способами, взяв за основу какой-либо документ со всеми присутствующими элементами, или начав с чистого листа, самостоятельно включая в него необходимые элементы.
Я расскажу, как создавать шаблон с чистого листа, и, таким образом, будет легче понять весь процесс, нежели модифицировать имеющийся файл. Для примера мы создадим простой шаблон официального письма. Ничего сложного в этом нет, если следовать моим пошаговым указаниям.
Итак, приступим.
1. Создадим пустой документ.
2. Сразу сохраним его. Зайдем в меню "Файл" (File) и выберем команду "Сохранить как..." (Save as...). Откроется диалоговое окно "Сохранение документа", в котором нам надо выбрать в поле "Тип файла" (Save as type) тип "Шаблон документа" (*.dot) (Document Template (*.dot).
Будет открыта папка "Шаблоны", в которой по умолчанию сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку "Сохранить".
3. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе.
Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью. Возьмем и мы за основу подобную структуру письма.
4. Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого напечатаем название нашей организации прописными буквами, например, ООО "БЕЛЫЕ НОЧИ". Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку.
5. Ниже можем вставить разделительную линию. Для этого нужно кликнуть мышкой на кнопке "Рисование" (Drawing). В нижней части экрана появится панель рисования с управляющими кнопками. Нас интересуют линии, поэтому выбираем соответствующую кнопку "Линия" (Line). Курсор мыши превращается в крестик.
Обратите внимание: возможно, у вас будет вставлено так называемое полотно - пунктирная область вставки фигур/рисунков. Чтобы предусмотрительно избавиться от вставки полотна, зайдите в меню "Сервис" (Tools) и выберите команду "Параметры" (Options). Щелкните вкладку "Общие" (General) и снимите галочку с опции автоматического создания полотна при вставке автофигур (Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes). Щелкаем "OK" и закрываем окно "Параметров" (Options).
6. Подводим курсор в форме крестика к названию организации и чуть ниже проводим линию от мигающего курсора до правого края поля, нажимая и удерживая левую кнопку мыши. Линия нарисована.
7. Можно оставить линию как есть, а можно придать ей более элегантный вид. Для этого на панели рисования есть соответствующая кнопка "Тип линии" (Line Style). Щелкаете на ней и выбираете любой тип.
8. После того как вы остановитесь на каком-либо типе линии, дважды щелкните ниже этой линии - в этом месте будут напечатаны адрес и реквизиты организации. Впечатайте те данные, которые считаете необходимыми: юридический и фактический адрес, телефон, факс, URL сайта, E-mail, банковские реквизиты.
9. Теперь отформатируйте набранный текст в соответствии с вашими представлениями. Название организации, например, я выделил и присвоил ему стиль "Заголовок 1" (Heading 1). Я также выровнял заголовок по центру и сделал между буквами разреженный интервал в пять пунктов.
Размер шрифта текста под линией я уменьшил до девяти пунктов и выровнял по центру. Образец вы можете наблюдать ниже на скриншоте.
Таким образом, мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую "шапку". Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.
В левой части шаблона под "шапкой" дважды щелкаем мышкой и печатаем название города, например, Москвы. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:
1. В меню "Вставка" (Insert) выбираем команду "Дата и время" (Date and Time). Откроется окно, в котором вы выбираете необходимый формат отображения даты, например 18 июля 2006 г.
2. Отмечаем галочкой поле "Обновлять автоматически" (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет проставлена в соответствии с текущим временем на вашем компьютере.
3. В правой части шаблона ниже даты - с отступом от левого края примерно на 10 см по горизонтальной линейке - дважды щелкаем мышкой. Замигает курсор, и в этом месте мы вставим поле для подстановки данных получателя письма.
4. В меню "Вставка" (Insert) выбираем команду "Поле" (Field). Откроется окно как на скриншоте ниже:
5. В области "Категории" (Categories) выберите "Автоматизация" (Document Automation). В области "Поля" (Field names) выберите команду MacroButton. В области "Сообщение" (Display text) наберите текст "Вставить ФИО получателя" и нажмите OK.
Строго говоря, в области "Имя макроса" следовало было бы указать NoMacro (то есть команда без макроса), но такового в списке не оказалось. Поэтому оставляем как есть, по крайней мере, я никогда не встречал никаких ошибок.
6. Получаем поле с нашим текстом.
Если у вас это поле отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода данных. Для этого зайдите в меню "Сервис" (Tools) и выберите команду "Параметры" (Options) и на вкладке "Вид" (View) в группе "Показывать" (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).
Ниже можно дополнительно вставить аналогичное поле адреса получателя и его должности.
У нас осталось вставить приветственное обращение к получателю данного письма, сам текст обращения и подпись отправителя внизу. Попробуйте самостоятельно вставить в ваш шаблон эти поля, опираясь на те указания, которые приведены выше, и не забудьте сохранить получившийся шаблон.
Для примера вы можете взглянуть на скриншот шаблона, который получился у меня:
Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню "Файл" (File) и выбрать команду "Создать" (New). Справа появится область задач, в которой нужно выбрать опцию "Общие шаблоны" (On my computer). Откроется окно со всеми доступными шаблонами. Выбираете созданный вами шаблон и нажимаете "OK". Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в соответствующие поля и наслаждайтесь автоматизацией.
Здравствуйте дорогие читатели – сайт!
Сегодня я покажу, как сделать красивый для E-mail рассылки.
Уже давно ни для кого не секрет, что весь бизнес в Интернете построен на E-mail маркетинге.
Каждый день с помощью информационных рассылок инфо-бизнесмены, блоггеры и контактируют со своими подписчиками, предлагая им различные товары и услуги.
Но, что бы на такое предложение обратили внимание, а не сразу отправили в папку «спам», нужно привлечь к нему внимание.
Для этого будет уместным сделать красиво оформленный HTML шаблон письма.
Специально для Вас я подобрал тестовый шаблон, который будет наглядным пособием.
Что и как мы будем делать?
Мы будем создавать самый простой HTML шаблон письма (), который будет состоять из основного диалогового окна и двух вторичных колонок.
Создание каркаса и таблицы-контейнера
Для начала нам нужно сделать HTML каркас нашего письма. Выглядеть это будет так:
Обратите внимание, что ширину таблицы я задал 99% , оставив вокруг небольшое расстояние. Это не моё личное желание, а требование некоторых почтовых Веб-клиентов таких, как Gmail и Yahoo . Остальная часть нашей электронной почты будет находиться в этой одной ячейке таблицы, которая расположена по центру.
Следующий шаг заключается в создании обёртки таблицы фактического содержания письма. Сохраняйте максимальный размер конструкции не более 600 пикселей:
|
|
Вместе с тенью света на белом фоне наш шаблон письма был растянут до 640px , но его рабочая зона по-прежнему осталась равной 600px .
Создание шапки
Теперь, когда основная таблица создана, пришло время браться за её наполнением необходимым содержимым. Я начну с самого верха шаблона письма и потихоньку, буду опускаться вниз.
Верхняя строка
Начиная с этого момента, я буду исключать ранее написанный код (рамки таблицы).
Таким образом, первая строка электронной таблицы имеет синий фон с белым шрифтом и ссылку на веб-версию письма. Очень важно снарядить Ваше письмо такой ссылкой, так как не все почтовые клиенты выводят его содержимое одинаково правильно.
| Возникли проблемы при просмотре этого письма? Щелкните здесь для просмотра. |
|
А за её внешний вид отвечает CSS стиль:
/* Fonts and Typography */ .footer { font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 11px; color: #fff; padding-right: 20px; }
Логотип и иконки социальных сетей
Опускаясь ниже, мы видим логотип и , которые расположены на одном уровне.
За их вывод отвечает вот такой код:
 |
 |
 |
 |
 |
Вдобавок, ко всем нашим изображения в HTML шаблоне письма добавляются следующие стили:
/* Backgrounds */ .email_background { width: 640px; background: url("email_images/email_bg.jpg") repeat-y; } /* Images */ img { display: block; border: none; }
Таким образом, социальные иконки сидят на своих местах в собственных вложенных ячейках таблицы и не имеют отношения к другим разделам письма. Это позволяет их менять по мере появления соответствующей необходимости.
Добавление содержания
Сначала мы начнём с добавления первого изображения, которое в данном дизайне имеет размер 560px на 210px . Вы также можете увидеть милую деформированную тень под изображением, которая была сделана отдельно, что позволяет быстро менять изображения, не теряя тень. Давайте перейдем к коду:
Здесь мы создали новую строку для показа больших изображений, установив ширину до 560px с добавление 20px отступов с обеих сторон. Те же действия мы проделали и с тенью.
Добавление заголовка и содержания
Перемещаясь ниже, мы видим заголовок основного материала и непосредственно само содержимое. Здесь за вывод контента отвечает вот такой код:
This is your featured story
Существует мнение, что Паттайя стала популярным курортом благодаря тому, что тут часто отдыхали американские моряки, которых впрочем, тут и сейчас большое количество и они всегда в окружении нескольких таек. Естественно среди наших соотечественников он менее популярен, чем Египет и Турция. Но родную речь тут слышно повсеместно)) и в торговых комплексах во время шоппинга и во множестве здешних баров)). Паттайя в основном знаменита своей ночной жизнью, морем и текстилем. Конечно, кроме всего прочего тут можно найти множество других интересностей.
Здесь можно брать в прокат любой транспорт, в том числе и джипы и скутеры. Для любителей мототехники тут вообще райский уголок. Чтобы взять в аренду мотобайк права могут даже и не потребовать, всего за 100-500 бат (плюс залог в размере 2 000 бат) можно арендовать приличный скутер и погонять в свое удовольствие!
Чтобы изменить внешний вид заголовка и текста шаблона письма, достаточно воспользоваться следующими стилями:
H1 { color: #e95f03; font-family: Futura, Verdana, Sans-Serif; padding: 0; margin: 0; font-size: 24px; font-weight: normal; } .content { padding: 0; margin: 0; } p { font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 13px; line-height: 20px; }
Дополнительное содержимое
Теперь мы переходим к дополнительному содержимому нашего шаблона. Как Вы уже заметили оно разбито на две колонки. В каждой из колонок присутствует фото, заголовок и небольшое превью. Всё это создаётся при помощи вот такого кода:
|
|
|
|
This is a secondary headline |
This is a secondary headline |
|
Несмотря на погубленную репутацию Паттаи, здесь можно узнать, что пресловутый тайский массаж - не только прикрытие для борделей. В Таиланде действительно делают неплохой массаж, а лучшими специалистами в этом искусстве считаются слепые мастера. Их секрет заключается в повышенной чувствительности пальцев.
|
Центральная улица и сердце Паттайи, которая никого не оставляет равнодушным. Местный Арбат, Таймс-Сквер и Содом с Гоморрой в одном стакане, «Уокинг Стрит» – настоящий источник любви и ненависти как для местных жителей, так и для приезжих. Говорим «Паттайя», подразумеваем Walking Street.
|
Здесь нам ещё потребуется добавить дополнительный стиль. Вот он:
H2 { color: #e95f03; font-family: Futura, Verdana, Sans-Serif; padding: 0; margin: 0; font-size: 18px; font-weight: normal; }
Закрытие HTML шаблона письма
Итак, мы приближаемся к концу нашего шаблона. Здесь нам нужно закрыть основное окно, используя изображение и следующий код:
Одним из наиболее важных аспектов, является добавлением в конце шаблона письма ссылки для отписки от получения подобных писем (). Да, да, я знаю, Вы не хотите терять абонентов. Но и раздражать их тоже нельзя. Вы должны предоставить клиентам возможность отказаться от получения, возможно давно надоевшей им рассылки. Ну и заодно напомнить кто автор.
Здесь Вам необходим такой код:
Автор блога: Ivan.ru
Хотите отказаться от подписки? Нажмите здесь