И снова здравствуйте мои дорогие подписчики и гости блога. Как вы относитесь к официальным документам? Любите ли их заполнять? Смею предположить, что большинство из вас ответит отрицательно.
Письмо должно быть прочитано
Понятно, что официальные письма – документы, составленные с использованием некого образца, порой на специальном бланке. Хоть раз в жизни такие документы составлял каждый из вас. Это может быть объяснительная, заявление, благодарственное письмо, гарантийное послание, жалоба и тд. Следовательно, вам знакома процедура оформления такого рода сообщения.
Главная цель делового письма – донесение информации в неизменном виде до адресата. Если вы пишите благодарственное письмо, то обязательно укажите причину, в решении которой вам помог тот или иной человек. Не забудьте указать его фамилию и инициалы. Письмо, направленное в пустоту никогда не будет прочитанным, следовательно, не забывайте указывать адреса получателя, а в идеале и отправителя.
Обратите внимание, как происходит отправка писем по средствам электронной почты:
- вы нажимаете клавишу «Написать письмо»;
- составляете послание;
- заполняете строку адрес получателя;
- кликаете мышкой на кнопку «Отправить».
Конечно, последовательность действий можно менять (сначала заполнить строку адрес, потом создать письмо), но последним действием всегда будет отправка. Вы согласны? А теперь скажите мне: «Возможно ли послать сообщение, если нет электронного адреса?». Естественно, нет. Следовательно, обязательно узнавайте, запоминайте, записывайте данные, благодаря которым вы можете в любой момент связаться с важным для вас человеком.
Не забывайте ставить себя на место получателя вашего послания. Так вы можете заметить те ошибки, которые допустили при создании, скорректировать само послание, удалить слова, имеющие двойственное значение и тд. Как вы думаете, адресату приятно открывать конверт, распечатывать письмо и видеть, что это послание для него лично. Как он понимает это? Довольно просто: любой письмо должно начинаться с обращения и приветствия (это то, что позволяет отправителю расположить в себе получателя).
Если по какой-то причине вы не смогли узнать имя и фамилию человека, то замените их другими: господин, директор, уважаемый и тд. Ни в коем случае нельзя сокращать эти слова. В противном случае, автор послания раскрывает свое недовольство, злобу и другие негативные черты характера. Следовательно, говорить о предрасположенности получателя к общению и восприятию информации не стоит.
Скажу сразу, что даже мне приходит на электронную почту море писем сомнительного характера, следовательно, я тщательно слежу за их содержанием. Открыв полученное письмо, я стараюсь бегло прочитать его, чтобы оценить степень важности. А вы делаете так же? Ожидая особое письмо, вы можете часами изучать полученные сообщения, тогда почему бы не научиться их быстро просматривать?
Отправлено послание должно содержать заголовок (в электронном варианте, нужно обозначить тему). Столь простая формальность позволяет получателю оценить важность сообщения. А если, таковое попало в распределительный центр крупной организации, то оно может быть спокойно, без лишних заморочек, отправлено получателю. Вы ведь хотите, чтобы ваше послание как можно скорее достигло получателя?
Оформление письма и его содержание
Теперь вы знаете, как сделать так, чтобы ваше письмо достигло адресата кротчайшие сроки:
- знать его адрес;
- указать тему послания;
- начать письмо с приветствия читателя.
Однако, это не все особенности создания деловых писем. Немало важную роль играют: стиль изложения, способ подачи информации, оформление такого рода документов и тд. Давайте далее разбираться, как же сделать так, чтобы получатель не отправил письмо в папку «Спам» на просторах электронной почты и не выкинул ваше послание в мусорное ведро.
Первое что должно быть – приветствие и обращение к адресату. Заметьте, что неплохо было бы раскрепостить читателя. Для этого достаточно начать с комплиментов, заметить его загруженность и тд. Составляйте свое послание так, чтобы получатель соглашался с каждым его словом, ведь в таком случае подвести его к заключению сделки будет довольно просто.
Последний комментарий – чуть ли не самый важный. Это касается использования слов, фраз и выражений, которые имеют двойственный характер. Все дело в том, что отправитель не может залезть в голову к адресату и узнать уровень его осведомленности. Вот именно поэтому, перед отправкой послания, его нужно прочитать несколько раз и, при необходимости, подкорректировать, удалив двойной смыл высказываний.
Структура официального письма
Официальные письма выполняются на специальных бланках, в которых уже есть некие нанесения. В верхней части бланка (правый угол) обязательно располагается «шапка», содержащая в себе полный набор реквизитов (фамилия и инициалы получателя, адрес фирмы, телефон, название отдела, герб или символика компании тд.). Обратите внимание, что чем четче заполнены все графы, тем большая вероятность доставки послания и его прочтения.
Если адресатов несколько, то их фамилии нужно перечислять в порядке иерархии от вышестоящей должности к подчиненным. Это правило, нарушать которое не желательно. Так как в левой верхней части остается место, там ставится отметка отправителем (свои инициалы и дата) и получателем (те же самые).
Как известно, письмо делового образца, как и школьное сочинение, должно иметь 3 раздела : вступление, основная часть и заключение. Вот именно, прочитав первую часть, адресат сможет сделать вывод о том, срочное это послание, или с его изучением можно немного повременить. Обратите внимание, что вступление пишется для электронного варианта, как дополнение к приложению. Поэтому, чтобы правильно составить таковое, нужно:
- оставить обращение и приветствие;
- выделить порцию комплиментов;
- кратко объяснить причину обращения.
Важным фактором при изложении материала является манера изложения, полнота и честность при подаче информации (ни в коем случае не обманывайте адресата). Запомните, читая ваше обращение, получатель должен представить описанное, поэтому подробности будут необходимы, но не забывайте подкреплять их дополнительными фактами, датами, и тд.
Обратите внимание на речь и стиль подачи материала. Если это официальный документ, то и письмо пишется в деловом стиле. Стоит догадаться, что адресат получает немало таких писем, и знакомиться подробно с каждым ему не хватит времени. Следовательно, излагать материл нужно кратко, компактно, без лишних преувеличений и красок. Только в таком случае можно рассчитывать на быстрый ответ адресата.
В заключении нужно указать собственное пожелание (иногда с просьбой), подвести некий итог всего изложенного. Получается, что прочитав данную часть официального письма, адресат должен увидеть ваше предложение выхода из сложившейся ситуации (проблемы). Ему остается только согласиться с таковым, или выбрать свой вариант.
Заканчивается официальное письмо обязательной подписью и датой составления. Это вы можете заметить, изучив несколько образцов официальных писем.
Перед отправкой обязательно перечитайте составленный документ, проверьте соответствие реквизитов, правильность оформления послания. Не забудьте оценить грамотность изложения, каким шрифтом напечатан текст (удобно ли читать) и тд.
На этом все. Оказывается, что составить официальный документ не так то и сложно. Для этого достаточно взять нужный бланк, где уже нанесены определенные характеристики, заполнить его в соответствии с правилами, описанными выше и отослать адресату. Если у вас остались вопросы, то вы можете получить на них ответы, путем размещения таковых в разделе «комментарии».
А вы уже рассказали своим друзьям и знакомым о том, как правильно нужно оформлять официальные документы? Если нет, то поделитесь с ними ссылкой на данный обзор. Для этого нужно кликнуть по клавишам социальных сетей, в которых вы зарегистрированы, и согласиться на добавление информации на вашей личной странице. Проведя данные манипуляции, вы позволите людям, увидеть данный обзор, ознакомиться с ним и научиться правильно, заполнять всевозможные документы.
Я не прощаюсь с вами, а говорю: «До свидания». Буду рада вновь видеть вас читателями моих творений по информационному бизнесу. Надеюсь, что мои обзоры вдохновляют вас на подвиги и помогают получить полезную информацию.
С уважением, Елена Изотова.
Сегодня практически все активно пользуются интернетом. Но деловая переписка не перестала быть актуальной и важной. Ее просто перенесли на другие носители. Как правильно составлять и оформлять деловое письмо, расскажет публикация.
Что может содержать деловое послание?
Прежде всего, деловая переписка предоставляет возможность обменяться какими-либо мнениями или предложениями с сотрудниками и партнерами по бизнесу. В письме можно излагать просьбы, претензии и прочие мысли для устранения недопонимания между компаниями. В целом деловая переписка представляет собой разновидность официальной корреспонденции.
Отличия от других писем
Основные различия можно свести к следующему.
- Стилистика изложения.
- Наличие служебной субординации.
- Лексика без сильного выражения эмоций.
- Как правило, письмо занимает не больше одной страницы.
- Шрифт по всему тексту одинаковый (не мелкий и не крупный).
- Обычно составляется на официальном бланке организации.
Виды деловых писем
Письма, на которые нужно дать ответ:
- Запрос.
- Прошение.
- Требование.
- Предложение.
- Обращение.
Письма, на которые ответ давать не нужно:
- Информационное.
- Уведомительное.
- Сопроводительное.
- Гарантийное.
- Предупреждение.
- Напоминание.
Письма коммерческого характера. Они обычно нужны в период действия договора или для заключения соглашения:
- Просьба.
- Ответ на запрос.
- Напоминание.
- Претензия.
- Оферта. Это предложение заключить договор или совершить сделку.
- Предупреждение о необходимости выполнения обязанностей, о прекращении договоренностей и так далее.
Некоммерческие письма:
- Приглашение.
- Информирование о чем-либо.
- Выражение благодарности.
- Рекомендации.
- Просьба.
- Инструкции.
- Сопроводительное письмо.
- Выражение соболезнования.
- Поздравление по какому-либо поводу.
- Гарантийное письмо.
- Подтверждение о получении товара, оказании услуги и так далее.
Классификация деловых писем по структуре:
- Составленное по строгому образцу.
- Написанное в свободной форме.
Виды в зависимости от адресата:
- Обычное. Направляется одному адресату.
- Коллективное. Отправляется одному человеку, но от нескольких лиц.
- Циркуляр. Посылается нескольким адресатам.
По форме письма бывают следующие:
- Отправленные в обычных почтовых конвертах.
- Врученные лично.
- Отосланные в виде факса.
- Направленные по электронной почте.
Как видно, деловое сообщение может быть оформлено по-разному и с различными намерениями. Но стоит отметить, что в некоторых случаях по этическим соображениям его необходимо писать от руки, а не печатать на компьютере. Это касается поздравлений и соболезнований.
Части письма
Правильное деловое письмо всегда поделено на несколько частей. Это вводная, основная и заключительная. Причем они связаны друг с другом логически.
Как правило, вводная часть содержит в себе информацию о тех обстоятельствах, которые привели к написанию письма. Основной текст – это непосредственно само содержание, суть сообщения. В заключительной части подводят итоги, которые могут выражать отказ, согласие, просьбу и так далее.
Принципы написания
Любое деловое сообщение должно быть написано следующим образом.
- Беспристрастно.
- Адресно (то есть предназначено конкретному лицу).
- Аргументировано.
- Достоверно.
- Максимально полно.
- Вся информация в тексте должна быть актуальной на момент написания.
Особенности стилистики
Правила оформления делового письма гласят, что необходимо придерживаться строгой стилистики. Нужно использовать только те средства речи, которые характерны для служебных документов. То есть, уместен будет официально-деловой стиль. Язык должен отличаться следующими чертами.
- Официальностью.
- Точностью подачи информации.
- Объективностью.
- Структурированностью.
- Содержательным, но кратким изложением.
Суть дела следует излагать простыми короткими предложениями, делая упор на глаголы. Не нужно перегружать текст прилагательными, применять малоизвестные и узкоспециализированные термины, которые может не понять адресат. Это вызовет только негатив и отторжение. Лучше постараться объяснить простыми, понятными словами, побольше фактов и конкретики. Наличие малоинформативных и «водянистых» текстов деловой стиль не допускает.
К заключительной части не стоит подводить ненужными и длинными речевыми оборотами. Также не подойдут нелогичные и несогласованные предложения. Поэтому деепричастные и причастные обороты лучше исключить. В каждом абзаце должна быть отражена только одна определенная мысль. После завершения текста лучше несколько раз проверить его на ошибки, прочитав письмо вслух.
Требования к бланку
Согласно правилам делового письма, его лучше оформлять на фирменном бланке компании. К нему выдвигаются следующие основные требования.
- Посередине бланка нужно вставить Герб РФ, если предприятие является государственным.
- Письмо размещать на листе формата А4.
- Слева оставлять поле пустым (хотя бы 3 сантиметра). Это необходимо, потому что через какое-то время материалы будут подшиты к остальным документам.
- Самым оптимальным шрифтом считается стандартный «Таймс Нью Роман», размера 12 и с междустрочным интервалом 1,5-2. Он лучше всего воспринимается при чтении.
- В шапке письма нужно указать название организации, ее фактический и юридический адрес, телефон и электронную почту.
Особенности оформления
Если на оформление делового письма потребовалось несколько страниц, то нумеровать нужно, начиная со второй. Для этого рекомендуется использовать арабские цифры. Точки рядом с номерами ставить не нужно.
Письмо обязательно следует делить на абзацы и при необходимости на подзаголовки. Текст не должен иметь вид сплошного потока, поскольку будет плохо восприниматься. Абзацы покажут, где заканчиваются и начинаются другие мысли.
Важно отметить, что для деловой переписки неприемлемы опечатки, подчистки и какие-либо исправления. Они будут свидетельствовать о неграмотности и несерьезности оппонента.
Используемые реквизиты
В письме, как правило, указывают следующую информацию.
- Полное название компании, а не только аббревиатуру.
- Номер телефона, факса, банковского счета и электронную почту.
- Адресата. Причем название компании стоит употреблять в дательном падеже. Если нужно указать фамилию и должность, то рекомендуется использовать дательный падеж. Если у получателя имеется звание или ученая степень, то это нужно указывать перед именем человека.
Важно заметить, что каждый реквизит следует писать с заглавной буквы и с новой строки.
Обращения в деловом письме
Официальное сообщение всегда должно оформляться в нейтральном тоне. Такой же вид должны иметь и обращения к адресату. Фразы по типу «Добрый день» будут неуместны. Если хочется поприветствовать, то лучше использовать формальное «Здравствуйте». Но самым грамотным вариантом считается обращение по имени-отчеству. Причем неважно, сколько длится знакомство с адресатом. В письме нельзя применять короткую форму имени (например, Петя, Аня и так далее).
Сохранить межличностную дистанцию, проявить уважение к человеку старше по возрасту или выше по должности поможет обращение на «вы». Однако стоит отметить, что в некоторых компаниях, наоборот, принято употребление «ты» при общении даже в письме.
Стоит заметить, что обращение «Уважаемый господин» нельзя использовать без последующего указания имени этого человека. Также нужно избегать сокращений «г-н», «г-жа». Если нужно обратиться к группе лиц, то допускается не указывать имена. Тогда можно коротко написать: «Уважаемые господа!» По правилам после обращения по имени нужно всегда ставить восклицательный знак. Например, подобная фраза в деловом письме будет иметь следующий вид. «Уважаемый Александр Сергеевич!»
В заключительной части можно использовать различные варианты. «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» и прочее. Здесь обращения должны носить официальный, но дружелюбный тон.
Оформление заключительной части
Правильно закончить письмо тоже очень важно. В заключительной части нужно подвести итог того, о чем говорилось ранее. Однако не стоит растягивать умозаключения на 10 предложений. Следует помнить, что в деловом стиле ценится лаконичность и краткость. Лучше ограничиться простыми фразами. Для примера будет приведено несколько конструкций, уместных в заключительной части деловой переписки. Деловые письма нужно завершать максимально корректно и вежливо.
- Благодарность за помощь или внимание. «Позвольте выразить признательность за…». «Благодарим Вас!»
- Уверение адресата в чем-либо. «Были бы рады сотрудничать с Вами».
- Выражение надежд на будущее. «Надеемся получить от Вас ответ в ближайшее время».
- Просьба о чем-либо. «Будем признательны, если сообщите о результатах».
- Извинения за причиненные неудобства. «Просим прощения за задержку оплаты».
Как попрощаться с адресатом
Несмотря на то что переписка деловая, в деловом письме можно попрощаться по-разному. Для этого следует использовать так называемые закрывающие фразы.
В качестве примера можно привести следующие варианты:
- Искренне Ваш.
- С уважением.
- С наилучшими пожеланиями.
- Желаю успехов в работе.
- Надеемся продолжить сотрудничество.
- Рады были оказать услугу.
Могут быть и другие варианты. Здесь выбор завершающей фразы – это исключительно дело вкуса.
Проставление подписи
В самом низу листа отправитель должен поставить свою подпись. Но чрезвычайно важно сделать это правильно, чтобы документ имел официальный вид.
Нужно указать должность, инициалы, фамилию, а напротив поставить подпись. Дополнительно можно указать контактные данные (личный электронный адрес или телефон). Это продемонстрирует получателю готовность общаться и сотрудничать.
Особенности отказа
Также важно знать, как составить деловое письмо, если нужно дать отказ в чем-либо. Ведь даже завуалированный негатив или отказ не останется незамеченным и повлечет за собой неприятные последствия. После такого нельзя будет рассчитывать на положительное или хотя бы нейтральное к себе отношение. При составлении письма не нужно поддаваться эмоциям. Лучше держать себя в рамках, если даже адресат очень раздражает. Письма-отказы всегда следует перечитывать несколько раз, особое внимание обращая на тон послания.
Сообщение не следует начинать с категорического «нет», в какой бы форме оно не выражалось. В противном случае у адресата создастся впечатление, что он неинтересен и не имеет никакого значения. Сначала лучше изложить ненадуманные убедительные объяснения. Когда причины отказа будут кратко перечислены, можно плавно перейти к констатации факта. При этом, согласно этикету делового письма, рекомендуется использовать формулировки следующего типа.
- К сожалению, у нас нет возможности исполнить вашу просьбу.
- Нам искренне жаль, но мы вынуждены отказаться от вашего предложения.
- Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить вашу просьбу по следующим причинам.
В идеале в начале письма стоит вкратце изложить просьбу адресата. Так он поймет, что с его предложением действительно ознакомились, и наверняка это оценит.
Особенности составления электронного письма
Сегодня люди все чаще интересуются, как пишется деловое письмо, если его нужно отправить по электронной почте. Для такой корреспонденции действуют все те же правила, о которых говорилось ранее. Однако у электронных деловых сообщений есть свои особенности.
- Логин должен быть солидным и адекватным. Например, [email protected] – плохой вариант, а [email protected] – хороший.
- Поле «тема» всегда важно заполнять. Оно даст понять, о чем пойдет речь в сообщении. Если письмо предназначено незнакомому лицу, то заголовок должен быть интересным. Но важно не переусердствовать. Темы в духе «Уникальное предложение только сейчас», «Срочно» только вызовут отторжение. Заголовок нужно составить из 3-5 слов, вложив в них суть послания.
- Если переписка ведется с незнакомым человеком, то сначала нужно ему рассказать, как о нем узнали и чем занимается компания. Без такого вступления сообщение могут посчитать спамом и сразу же удалить.
- Важные моменты в тексте лучше выделить полужирным шрифтом. При этом недопустимо использовать разные цвета.
- В электронном деловом письме нельзя применять «капс». Даже в подзаголовках и названии темы не должно быть сплошных заглавных букв. То же касается дублированных знаков препинания.
- Текст лучше разделять на абзацы, оставив между ними пустую строку.
- Чем короче будет сообщение, тем быстрее на него отреагируют.
- Подпись ставить нужно обязательно. Она в электронных письмах обычно состоит из нескольких строк, включает в себя имя и должность отправителя, название компании, телефон и адрес сайта.
- К письму можно приложить текстовые файлы и изображения. Это очень удобно, ведь дополнительные материалы, комментарии, разъяснения и развернутые описания отвлекают от сути. Поэтому их лучше размещать не в тексте письма, а во вложенных файлах.
- Если деловая переписка идет давно и установились теплые доверительные отношения, то в электронном письме допускается использование смайликов. Они помогут немного «оживить» и разрядить общение. Но злоупотреблять ими не стоит, а в бумажных письмах они вообще недопустимы.
Инструкция по написанию письма
Составление делового письма можно разделить на несколько этапов.
1. Сначала нужно указать адресата. Для этого в верхнем правом углу бланка нужно написать инициалы, фамилию и должность получателя. Если адресат – это организация, то следует указать ее юридический адрес.
2. Обращение к получателю. Его следует размещать ниже посередине бланка. Ранее уже говорилось, какие фразы можно использовать. Обычно обращение имеет вид: «Уважаемый Игорь Петрович!»
3. Изложение цели. Ниже с новой строки нужно написать главные мысли, всю суть, упоминая причины обращения. Если речь идет о каких-то проблемах, то стоит предложить варианты ее решения. Если это предложение о сотрудничестве, то нужно объяснить, как оно будет происходить. Если же в письме отражена жалоба, то стоит попросить о принятии конкретных мер. Словом, получатель из текста должен понять, что конкретно от него хотят.
4. Заключительная часть. И, наконец, с новой строки нужно вставить завершающую фразу и подпись.
Благодарственное письмо
Этот образец демонстрирует, какой вид может иметь письмо-благодарность. Однако в данном примере есть один недочет. Вместо строчки «В компанию «Флагман»» можно было вставить приветственную фразу и имена тех, кому письмо предназначалось.
Письмо-запрос
Это образец делового письма-запроса. В нем никаких недочетов нет. Были соблюдены все правила составления официального письма. Из текста становится все понятно, какая проблема возникла и что необходимо сделать для ее решения. Также в сообщении содержатся все контактные данные, приветственное обращение, завершающая фраза и подпись.
Итак, публикация продемонстрировала, как нужно составлять письма, предназначенные для деловых партнеров. Это следует делать правильно и грамотно, чтобы не ударить в грязь лицом. Ведь от этого зависит будущее компании. Также важно вовремя ответить на деловое сообщение. Это допускается сделать в течение трех-семи дней с момента получения письма.
В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.
Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.
Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:
- Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
- Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
- Грамотное и логичное оперирование фактами
Образцы деловых писем.
(установка – партнерство, стиль — официально-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.
Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.
С уважением,
Коллектив Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль — доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)
Уважаемые коллеги!
Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.
Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.
Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.
Будем признательны вам за ответ.
С уважением,
Иван Иванов
Руководитель Технического бюро
Институт «Оптика»
Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.
|
Письмо – просьба (установка – партнерство; стиль — доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами) |
Письмо – претензия (установка – партнерство; стиль — официально-деловой; убедительное оперирование фактами) |
| Уважаемый Андрей Иванович!
Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать. Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов. Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта. С уважением, |
Уважаемый Андрей Иванович!
От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС. Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность. Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки. Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов. В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010. Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010. проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции. С уважением, |
Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.
Тамара Воротынцева
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке :
В деловом документообороте формат письма-просьбы используется очень часто, когда возникает необходимость получить согласие второй стороны или определенную услугу от нее. Готовые образцы и примеры по разным ситуациям, а также правила составления подобных писем вы найдете в этой статье.
Традиция и правила составления письма-просьбы сложились исключительно в практическом документообороте – т.е. на законодательном уровне не утверждено каких-либо бланков или инструкций. Тем не менее, в общем виде следует придерживаться такой структуры:
- Как обычно, сначала заполняется «шапка», в которой указывается полное название организации-отправителя с соответствующими контактными данными, а также имя конкретного сотрудника (обычно директора компании) и название организации-получателя.
- Далее следует сам текст, который состоит из описания ситуации и обоснования просьбы. Текст должен быть по возможности кратким – обычно достаточно 1-2 абзацев. Важно конкретно и однозначно изложить свою просьбу, чтобы собеседник хорошо понимал суть вашего обращения.
- Затем следует подпись, расшифровка подписи и дата составления.
Таким образом, оформляется оно по стандартному для таких документов варианту – бланк приводится ниже.
Готовый образец можно использовать на примере такого.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Решение указывать или не указывать название документа (т.е. прописать посередине «Письмо-просьба») принимает сам отправитель. Как правило, это необходимо в тех случаях, если уместно подчеркнуть характер документа и цель, которую одна компания пытается добиться от другой.
Поскольку в данном случае речь идет о том, что одна компания рассчитывает на некоторую услугу или даже уступку со стороны своего партнера, разумеется, к написанию письма, его оформлению и даже к отправке следует отнестись очень серьезно. Впечатление может произвести любая деталь, поэтому лучше учесть даже малозначащие на первый взгляд нюансы:
- Прежде всего, лучше отправить его с помощью физической почты – обычной Почты России или еще лучше частной организации, которая доставляет корреспонденцию от двери до двери и намного быстрее. Сообщение в электронном виде или тем более переданное с помощью факса часто воспринимается более безлико, как спам.
- К тому же физический способ оформления документа (т.е. как обычное почтовое отправление) позволяет произвести благоприятное впечатление за счет более дорогой бумаги, конверта, марки и других средств оформления.
- Для написания текста всегда выбирается фирменный бланк – это позволяет придать просьбе больше официальности.
- В тексте лучше избегать явных канцеляризмов – т.е. устойчивых слов и выражений, которые принято использовать в деловой среде. Они буквально «сушат» повествование и производят в целом негативное впечатление. Их легко заменить более оригинальными вариантами – например, «Прошу Вас рассмотреть» на «Надеюсь на Ваше понимание и содействие в разрешении этого вопроса».
- Наконец, стоит в целом придерживаться традиций деловой переписки, т.е. текст преимущественно пишется в официально-деловом стиле. Лирических отступлений, слишком сложных синтаксических конструкций, двояких (по смыслу) фраз быть не должно. Следует позаботиться о том, чтобы собеседнику было очень легко воспринимать сообщение – как в плане понимания, так и психологически.
СОВЕТ. Если есть возможность написать текст от руки, лучше воспользоваться именно таким способом. Рукописное письмо позволяет выделить его на фоне всех остальных. Однако лучше доверить написание специалисту, владеющему приемами каллиграфии.
Разновидности
В зависимости от конкретной ситуации существуют свои варианты писем. В основном просьбы касаются финансовых вопросов – например, предоставление скидки, снижение оплаты за услугу или отсрочка. Меньшая часть писем-просьб посвящена содействию в решении каких-либо других вопросов. Наиболее распространенные случаи и готовые примеры писем рассмотрены далее.
О выделении денежных средств
Просьба о выделении денег даже на благотворительные цели – довольно серьезный запрос. Поэтому при составлении важно предельно конкретно описать ситуацию и к тому же понятно указать, на что именно требуются деньги, и по какой причине их невозможно взять из другого источника.
При составлении можно взять за основу такой образец.
От НКО «Радуга»
Депутату Законодательного Собрания
г. Санкт-Петербурга Милошникову И.Н.
Уважаемый Илья Николаевич! Вас приветствует директор некоммерческой организации Радуга». Наша организация была основана в 2012 году и на протяжении всех этих лет беспрерывно занимается оказанием финансовой помощи детям, страдающими острыми формами лейкемии. Основное направление нашей деятельности – закупка соответствующих лекарственных средств и проведение сложных операций.
Все эти годы основным источником финансирования нашей деятельности было предприятие ООО «…». Однако в апреле текущего 2017 года объемы финансирования резко сократились, и в данный момент мы не можем осуществлять благотворительные акции в том же объеме.
По нашим данным, ежегодный бюджет фонда с учетом частных пожертвований должен составлять 10 млн руб. Таким образом, в связи с прекращением финансирования необходимо покрыть разницу в сумме 8 млн руб. ежегодно. Мы надеемся на ваше содействие, поскольку найти спонсоров в настоящий момент не представляется возможным.
С уважением, Cветозаров В.К.
О поставке товара
Здесь важно продемонстрировать свою заинтересованность и желание сотрудничать. Поэтому нужно найти правильные слова, чтобы собеседник проникся доверием и принял соответствующее решение. За основу можно взять такой образец.
Генеральному директору ООО «…»
Некрасову Н.К.
От директора компании ООО «…»
Елизарова В.М.
Приветствую Вас, Николай Константинович! На региональной выставке по сельскому хозяйству, которая проходила в мае этого года, наша компания заинтересовалась образцами техники и оборудования, которые были предложены с вашей стороны.
Мы бы хотели начать сотрудничество с Вами с поставки пробной партии товара (полный список прилагаем отдельным документом к этому письму). Гарантируем своевременное проведение платежей за товары и услуги. Выражаем надежду на длительное и взаимовыгодное сотрудничество.
Наши контактные данные:
С уважением, Елизаров В.М.
О предоставлении скидки
В настоящее время Это довольно распространенный тип, поскольку экономические условия по многим показателем ухудшились. Как показывает опыт, убедить контрагента в предоставлении скидки получается Особенно хорошо в таких случаях:
- если компании сотрудничают достаточно давно, например, более года;
- если приобретается сразу большое количество товара.
Генеральному директору
ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.
От директора ООО «Верес»
Александрова К.Н.
Здравствуйте, Геннадий Викторович. Мы рады отметить тот факт, что наши компании сотрудничают уже более 2 лет. Выражаем Вам признательность за неизменно высокое качество ваших услуг, а также за содействие в решении ряда текущих вопросов.
Полагаем, для Вас не секрет, что за последний год экономическая ситуация в нашей рыночной нише значительно ухудшилось. К сожалению, в данный момент мы испытываем определённую нехватку доходов, что связано со снижением квартальной прибыли.
В связи с этими обстоятельствами Мы надеемся на Ваше понимание и согласие в предоставлении скидки в размере 10% на услуги, которые будут оказаны в следующем 2018 календарном году. Разумеется, что такая мера имеет временный характер, и мы настроены на полноценное сотрудничество на взаимовыгодных условиях в случае стабилизации экономической ситуации.
С уважением, Александров К.Н.
О снижении арендной платы
В данном случае обоснование своей просьбы в письме будет примерно таким же, как было рассмотрено в предыдущем примере.
Генеральному директору
ООО «Авантаж» Филиппову Г.В.
От директора ООО «Верес»
Александрова К.Н.
Здравствуйте, Геннадий Викторович. В завершившемся в 2016 финансовом году наша компания понесла убытки, которые превысили ожидавшиеся на 10%. Вынуждены констатировать, что нашу компанию коснулся финансовый кризис. Это выражается в снижение клиентского потока на 15-20% собственников.
В связи с этим мы надеемся на Ваше согласие предоставить скидку на арендную плату на 10%. Обращаю внимание, что мы являемся довольно крупными арендаторами и вместе с тем за все время нашего пятилетнего сотрудничества не допустили ни одной задержки платежа, а также заполняли все остальные условия договора. Мы исходим из того, данная мера временная, поэтому готовы продолжать вносить плату в полном объёме, как только ситуация на рынке стабилизируется.
С уважением, Александров К.Н.
Об отсрочке платежа
В данном случае важно признать, что вы действительно не совершили оплату вовремя и подробно пояснить причину. Разумеется, нужно точно указать сроки погашения всей суммы.
Директору ООО «Грузодар»
Вакулову Н.Ю.
От директора ООО «Параболия»
Аксакова Т.Г.
Здравствуйте, уважаемый Николай Юрьевич. В сентябре 2017 года мы не внесли очередную за ваши услуги в сумме 100000 руб. О невозможности совершения платежа мы официально уведомляли вас за месяц. В настоящий момент поясняем, что компания нашла средства для выплаты. Мы просим вас предоставить рассрочку на два месяца: октябрь и ноябрь (по 50000 рублей).
От своих финансовых обязательств и задолженности мы не уклоняемся и обращаем ваше внимание на то, за все 3 года нашего сотрудничества мы ни разу не нарушали договора. Надеемся на Ваше понимание и рассчитываем на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.
С уважением, Аксаков Т.Г.
Просьба оплатить за другую компанию
Такие просьбы могут возникнуть в тех случаях, когда одна компания возьмется за выполнение финансовых обязательств другой фирмы на определенных условиях. В качестве примера можно использовать такой шаблон.
ИП Благодарову А.К.
от ИП Инина А.А.
Здравствуйте, уважаемый Анатолий Константинович. Как известно у вас существует задолженность передо мной в сумме 100000 руб. За истекший финансовый год у меня также появился долг перед 3 компании в сумме 50000 руб. Предлагаю вам оплатить мою задолженность в полном объеме. Со своей стороны гарантирую предоставление рассрочки на весь остаток вашего долга на срок 6 месяцев.
Письма писали испокон веков и продолжают писать по сей день. Они служат инструментом общения между людьми, помогающим доходчиво изложить суть собеседнику, которая и явилась поводом его написания. В этой статье мы будем рассматривать несколько видов деловой переписки и узнаем, как грамотно составлять деловые письма .
Чтобы правильно составить любое деловое письмо, нужно уметь четко излагать его суть и правильно структурировать . Деловая переписка ведется на утвержденных фирмой бланках с собственным логотипом и адресом. В правом верхнем углу заполняется шапка, состоящая из должности и имени руководителя фирмы-получателя. В конце шапки пишется краткая информация об отправителе. Следующим этапом составления письма идет написание обращения. Оно может звучать по-разному, в зависимости от степени знакомства с адресатом. Если вы знакомы с ним лично, то можно к нему обратиться так: “Уважаемый Сергей Юрьевич!”. Если адресат незнакомый человек, обращение может выглядеть следующим образом: “Уважаемый господин Иванов!”. Нужно иметь в виду, что в этих случаях неприемлемо сокращать слово господин или вместо фамилии и имени ставить инициалы. Сообщать суть письма в краткой форме – задача преамбулы. Чаще всего она состоит из одного абзаца. Прочтя преамбулу, получатель уже должен вкратце понять содержание письма. После нее начинается основной текст, заключающий в себя несколько абзацев. Текст должен лаконично излагать ваши мысли по поводу ситуации. Желательно, чтобы основной текст не превышал четырех абзацев. Завершать письмо должно заключение, где вкратце подводятся итоги письма, ставится дата и подпись с указанием ФИО и должности отправителя. В зависимости от повода написания обращения, иногда его уместно закончить словами: “Искренне Ваш!”, “С надеждой на дальнейшее сотрудничество” и т.п. Одним из распространенных видов деловых писем является гарантийное письмо. В его основном тексте автор гарантирует выполнение того или иного обещания, оглашает конечную дату исполнения гарантий и устанавливает сумму неустойки, которую ему придется выплатить в случае нарушения гарантийных обязательств.Можно скачать здесь.
Благодарственные письма также являются одним из видов деловых, но уже из разряда личных. Они могут оформляться на бланке предприятия или поздравительной открытке. Основной текст должен включать в себя поздравление адресата, с указанием события, послужившего поводом составления письма и перечисления выдающихся заслуг получателя.На нашем сайте.
Скачать здесь.
