1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел
работников муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад комбинированного вида №53» г. Новомосковск
1.2. Положение разработано в соответствии с
Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
Федеральным законом от 27.07.04 №79 - ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
Трудовым кодексом РФ;
Коллективным договором ОО;
Уставом ОО.
1.3. Ведение личных дел работников ОО обеспечивает заведующий.
2. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ
ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
2.1 Формирование личного дела работников производится
непосредственно после приема в ОО.
2.2. Личное дело работника ДОУ формируется в следующем порядке:
Личная карточка № Т-2;
Заявление о приеме на работу;
Автобиография;
Копии документов об образовании;
Копии документов о повышении квалификации или наличии специальных знаний (при наличии);
Копии аттестационных листов (при наличии);
Выписка из приказа о приеме на работу;
Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
Копию идентификационного номера налогоплательщика;
Информация о судимости;
Заявление о переводе на иную должность (при наличии);
Приказ о переводе на иную должность (при наличии).
Согласие на обработку персональных данных работника.
Справка с места жительства о составе семьи.
Трудовой договор.
Должностная инструкция.
2.3. С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел
работников ДОУ и удобства в обращении с ними, при формировании все
документы помещаются в отдельную папку.
2.4. Каждое личное дело работника содержит титульный лист с
указанием его фамилии, имени, отчества и занимаемой должности
(должностей).
2.5. После титульного листа в личное дело включается
внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, работника.
Внутренняя опись документов содержит сведения о наименованиях
документов.
3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
3.1. Личное дело работника ДОУ ведется в течение всего периода
работы каждого работника.
3.2. Ведение личного дела предусматривает:
3.2.1.Включение документов в состав личного дела в
хронологическом порядке с соблюдением порядка формирования по
определенному выше перечню документов;
3.2.2. Ежемесячную проверку состояния личного дела каждого
работника на предмет сохранности и включения в него всех необходимых
документов и своевременного их заполнения.
4.ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
4.1. Хранение и учет личных дел работников ОО организуются с
целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их
сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений,
4.2. Личные дела работников хранятся у заведующего. Доступ к личным делам работников ОО имеет только: - заведующий ОО;
4.3. Систематизация личных дел работников производится в
алфавитном порядке.
4.4. Личные дела работников хранятся 75 лет с года увольнения
работника.
5. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного
дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами работников ОО
производится в кабинете заведующего, а время работы
ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня
заведующий обязан убедиться в том, что все личные дела, выданные во
временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли
необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Все работники ОО обязаны своевременно представлять
заведующему сведения об изменении в персональных данных, включенных в
состав личного дела.
6.2. Работодатель обеспечивает:
Сохранность личных дел работников ОО;
Конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников
7. ПРАВА
7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, имеющихся в
личных делах, все работники ОО имеют право:
Получать полную информацию о своих персональных данных и
обработке этих данных;
Получать свободный доступ к своим персональным данным;
Получать копии документов, хранящихся в личном деле и
Требовать исключения или исправления неверных или неполных
персональных данных.
7.2. Отдел образования как работодатель имеет право:
Обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на
Запрашивать от работников ОО всю необходимую информацию,
связанную с их трудовой деятельностью
УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
А.А.Коркин
Положение
о порядке ведения и хранения личных дел работников
МКОУ СОШ п. Лесной
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок ведения, учета и хранения личного дела работника образовательного учреждения (далее - личное дело), учет и хранение личных дел в образовательном учреждении.
1.2. Личное дело - основной документ персонального учета, содержащий наиболее полные сведения о работнике образовательного учреждения и его служебной деятельности. В личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением.
1.3.Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
1.4.Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.
1.5.Ведение нескольких личных дел одного работника образовательного учреждения не допускается.
2. Перечень документов, входящих в личное дело
2.1. В личное дело включаются документы, закрепляющие факты поступления гражданина на работу в образовательное учреждение, уровень профессионального образования, фиксирующие уровень дисциплины работника, и другие документы, отражающие результаты практической деятельности.
2.2. Личное дело содержит следующие документы:
· опись документов, находящихся в личном деле;
· личный листок по учету кадров;
· автобиография;
· копии документов об образовании;
· копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
· личная карточка (форма-Т2);
· личное заявление о поступлении на работу;
· копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
· копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
· копия идентификационного номера налогоплательщика;
· копия документа воинского учета (для военнообязанных лиц)
· копия свидетельства о прохождении курсовой подготовки;
· копия удостоверения (свидетельства) о прохождении курсов, экспертные заключения;
· копии аттестационных листов;
· копия свидетельства о браке;
· копия свидетельства о рождении детей;
· копии документов о награждении;
· справка о наличии судимости
· другие документы, отражающие результаты практической деятельности.
2.3. Все документы личного дела подшиваются в папку.
2.4. Все изменения в учетных данных работника образовательного учреждения отражаются в форме Т-2.
3. Порядок ознакомления работников образовательного учреждения
с личными делами
3.1. Работник образовательного учреждения знакомится со своим личным делом не реже одного раза в год. Материалы личного дела предоставляются для ознакомления также по его просьбе и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3.2. Круг лиц, допускаемых к работе с документами личных дел работников образовательного учреждения, определяется руководителем образовательного учреждения.
3.3. На лицо, получившее личное дело для ознакомления, возлагается персональная ответственность за его сохранность.
3.4.При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, а также разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
4. Учет и хранение личных дел
4.1. Личные дела учитываются и хранятся как документы для служебного пользования.
4.2. Личные дела хранятся в специально выделенном для этих целей металлическом сейфе.
4.3. Личные дела на работников образовательного учреждения хранятся отдельно от личных дел уволенных.
4.4. Личные дела педагогов и работников школы, имеющих государственные
звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся 75 лет с года увольнения работника.
Кадровое делопроизводство в ОУ зачастую ведет секретарь или лицо, назначенное приказом директора ОУ. В действительности ведение этого направления деятельности учреждения поручается одному их заместителей директора по УВР. Как правильно и эффективно организовать свою работу? Единственный правильный путь - это разработка документов, помогающих соблюдать нормы трудового права. Предлагаю один из таких документов - "Порядок ведения личного дела сотрудников МБОУгимназии № 2"
Скачать:
Предварительный просмотр:
Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников
МБОУ гимназии № 2
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Порядок определяет ведение личных дел педагогов и сотрудников учреждения.
1.2. Порядок разработан в соответствии с:
- Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
- Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- Трудовым кодексом РФ;
- Коллективным договором ОУ;
- Уставом гимназии.
1.3. Ведение личных дел педагогов и сотрудников возлагается на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства.
2. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ
2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников гимназии производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников гимназии вкладываются следующие документы:
- Заявление о приеме на работу;
- Автобиография;
- Копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- Копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
- Копия идентификационного номера налогоплательщика;
- Копии документов об образовании;
- Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
- Копия трудовой книжки;
- Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
- Копия свидетельства о заключении (расторжении) брака;
- Копии свидетельств о рождении детей;
- Копии документов о награждениях;
- Копии аттестационных листов;
- Копии удостоверений о прохождении курсов, экспертные заключения.
2.3. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ
3.1. Личное дело педагогов и сотрудников учреждения ведется в течение всего периода работы сотрудника.
3.2. Ведение личного дела предусматривает:
- Размещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:
Заявление;
Личный листок по учету кадров (обновляется каждые 10 лет работы);
Дополнение к личному листку по учету кадров (обновляется при существенных изменениях персональных данных);
Личная карточка;
Автобиография (обновляется каждые 10 лет работы);
Копии документов об образовании;
Копия приказа о приеме на работу;
Документы о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, экспертное заключение;
Копии документов о награждении, поощрении;
- Ксерокопии:
Паспорта (страницы с персональными данными, местом регистрации);
Военный билет (для военнообязанных лиц);
Свидетельство о браке, расторжении брака (если такое имеется);
Свидетельства о рождении детей;
Страхового свидетельства пенсионного фонда;
ИНН
- Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников учреждения на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
- Листы документов, подшитых в личное дело, подлежащему архивации, нумеруются.
- Личное дело регистрируется в журнале « Учет личных дел»
4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:
- Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
- Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.
- Личные дела сотрудников хранятся в сейфе.
- Доступ к личным делам педагогов и сотрудников ОУ имеют только лица, определенные приказом директора.
- Систематизация личных дел педагогов и сотрудников производится в алфавитном порядке.
- Личные дела педагогов и сотрудников школы хранятся 75 лет с года увольнения работника.
5.ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора ОУ. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за ведение и учет личных дел обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
5.2. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Педагоги и сотрудники ОУ обязаны своевременно представлять сведения об изменении персональных данных, включенных в состав личного дела.
6.2. Работодатель обеспечивает:
- сохранность личных дел педагогов и сотрудников ОУ;
- конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ.
7. ПРАВА
7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ,
педагоги и сотрудники ОУ имеют право:
- Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
- Получить доступ к своим персональным данным;
- Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
- Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных
работодатель имеет право:
- Обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников ОУ, в том числе и на электронных носителях;
- Запросить от педагогов и сотрудников ОУ всю необходимую информацию.
ПОЛОЖЕНИЕ
о ведении личных дел обучающихся
I. Общие положения
1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с целью регламентации работы с личными делами обучающихся и определяет порядок действий всех категорий работников гимназии, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
1.2. Положение утверждается и вводится в действие приказом директора и является обязательным для исполнения всеми категориями педагогических и административных работников гимназии. Нарушение настоящего порядка рассматривается в соответствии с ТК РФ.
1.3. Личное дело обучающегося – номенклатурный документ установленного образца, куда наряду с анкетными данными вносятся итоговые оценки успеваемости обучающегося по годам обучения.
1.4. Личное дело обучающегося представляет собой личную карту (типографский бланк личного дела) и вложенные в личную карту обучающегося иные документы.
1.5. Личное дело обучающегося является обязательным документом, которое оформляется классным руководителем на каждого обучающегося с момента поступления в гимназию и ведётся до её окончания.
II. Порядок формирования личных дел обучающихся при поступлении
в гимназию
2.1. Для оформления личного дела первоклассника должны быть представлены следующие документы:
для детей, проживающих на закрепленной территории :
Копия свидетельства о рождении
Свидетельство о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории или документ, содержащий сведения о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории
для детей, не проживающих на закрепленной территории :Заявление родителей (законных представителей) о приеме
Копия свидетельства о рождении (заверенная: «копия верна, подпись, расшифровка подписи, дата»).
для детей, р одители (законные представители) которых являю т ся иностранными гражданами или лицами без гражданства :Заявление родителей (законных представителей) о приеме
Копия свидетельства о рождении (заверенная: «копия верна, подпись, расшифровка подписи, дата»)
Копия документа, подтверждающего право заявителя на пребывание в Российской Федерации.
2.2. Родители (законные представители) детей имеют право по своему усмотрению представлять другие документы.
2.3. Копии предъявляемых при приеме документов хранятся в гимназии на время обучения ребенка.
2.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру алфавитной книги записи обучающихся (например, № К - 5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).
2.5. Классный руководитель заполняет титульную сторону личного дела и общие сведения об обучающемся и родителях (законных представителях).
2.6. На титульной стороне директор гимназии ставит свою подпись и печать.
2.7. При приеме в 1-ый класс в течение учебного года или во 2-ой и последующий классы родители (законные представители) обучающегося дополнительно представляют личное дело обучающегося, выданное учреждением, в котором он обучался ранее.
2.8. При приеме в гимназию для получения среднего общего образования (в 10-ый класс) представляется аттестат об основном общем образовании установленного образца : гимназия принимает аттестат об основном общем образовании (подлинник), или гимназия берет копии аттестата и аттестат (подлинник) остается у родителей (законных представителей). На каждого ребенка, зачисленного в гимназию, заводится личное дело, в котором хранятся все сданные при приеме и иные документы.
III. Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся
3.1. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле обучающегося на всём протяжении учёбы ученика.
3.2. С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел и удобства в обращении с ними личные дела помещаются в алфавитном порядке в отдельную подписанную папку и хранятся в канцелярии директора в строго отведённом месте.
3.3. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием в алфавитном порядке фамилии, имени, отчества, номера личных дел, домашний адрес (адрес фактического проживания) и номер контактного телефона, а также Ф.И.О. классного руководителя. Список обновляется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указываются дата и номер приказа.
3.4. Записи в личном деле ведутся чётко, аккуратно и только чернилами.
3.5. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
3.6. По окончании каждого учебного года в личное дело ученика заносятся: итоговые отметки успеваемости, количество пропущенных уроков, заверенные подписью классного руководителя. Под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать гимназии.
3.7. При исправлении отметки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.
3.8. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
IV. Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из ОУ
4.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится делопроизводителем (секретарем учебной части) гимназии на основании письменного заявления родителя (законного представителя) при наличии подтверждающего документа, выданного другим ОУ, куда выбывает обучающийся.
4.2. При выдаче личного дела делопроизводитель (секретарь учебной части) вносит запись в алфавитную книгу о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период. Выписка заверяется печатью гимназии.
4.4. При выбытии обучающихся 10-ых, 11-ых классов родителям (законным представителям) выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.
4.5. Директор делает отметку на обложке личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет свою подпись печатью. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл обучающийся.
4.6. Личные дела, не затребованные родителями (законными представителями), передаются в архив гимназии, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия обучающегося из гимназии.
V. Контроль за состоянием личных дел
5.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется делопроизводителем (секретарем учебной части), заместителем директора по учебной работе и директором гимназии.
5.2. Заместитель директора не реже двух раз в год (в начале учебного года и в конце) проверяет состояние включенных в личные дела документов и своевременное заполнение. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно. Цели и объект контроля – правильность и своевременность оформления личных дел обучающихся. По итогам проверки заместитель директора, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием ФИО классного руководителя, замечаний.
5.3. По итогам проверки классный руководитель обязан предоставить объяснительную о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся и исправлении замечаний.
5.4. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами обучающихся директор гимназии вправе объявить классному руководителю замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.
1.Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения и хранения личных дел педагогов и сотрудников муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 17 «Незнайка» (далее ДОУ) на основании ТК РФ от 30 декабря 2001 года №197-ФЗ (в редакции от 13 июля 2015 г., на основании Перечня типовых управленческих документов).
1.2 Личные дела оформляются на всех сотрудников ДОУ.
1.3. Настоящее положение утверждается приказом заведующего ДОУ и является обязательным для всех категорий педагогических и других сотрудников ДОУ.
1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников ДОУ возлагается на начальника и специалиста отдела кадров ДОУ.
1.5. Не допускается ведение нескольких личных дел работников, за исключением, если работник принят по внутреннему совместительству.
2. Порядок формирования личных дел педагогов и сотрудников
2.1. Оформление личных дел осуществляется в течение 5 дней со дня приема работника на работу.
2.2. Формирование личного дела педагогов и сотрудников ДОУ производится непосредственно после приема в ДОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.
2.3. При поступлении на работу гражданин представляет:
2.3.1. Личное заявление, написанное собственноручно.
2.3.2. Документ, удостоверяющий личность.
2.3.3. Трудовую книжку.
2.3.4. Документ об образовании.
2.3.5. Санитарную книжку.
2.3.6. Справку о наличии судимости или отсутствии судимости из МВД.
2.3.7. Другие документы, предусмотренные Федеральным законодательством.
2.4. Личному делу присваивается номер, согласно книги учета личного состава педагогов и сотрудников ДОУ.
2.4.1. На титульном листе личного дела отражаются следующие реквизиты: личное дело № согласно книги учета личного состава педагогов и сотрудников ДОУ, Ф.И.О. работника, наименование должности, наименование учреждения, принят (№, дата приказа), уволен (№, дата приказа), ответственный за оформление личного дела Ф.И.О..
2.5. Документы в личном деле педагогов и сотрудников ДОУ располагаются в следующем порядке:
1) опись документов, имеющихся в личном деле;
2) личный листок по учету кадров с фотографией (заполняется работником);
3) личное заявление о приеме на работу;
4) приказ о приеме на работу;
5) трудовой договор
6) заявление-согласие работника в письменном виде на обработку персональных данных;
7) соглашение о неразглашении персональных данных (субъекта) ДОУ.
8) ксерокопия паспорта;
9) ксерокопия свидетельства ИНН, СНИЛС;
10) ксерокопия (ии) документа (ов) об образовании;
11) ксерокопия военного билета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
12) справка о наличии судимости или об отсутствии судимости из МВД или выписка из информационного письма МВД;
13) ксерокопия трудовой книжки, если работник принят по внешнему совместительству;
14) иные документы, которые должны быть предъявлены работником с учетом специфики работы;
15) приказы о назначениях, переводах, увольнении и др.;
16) документы о прохождении работником аттестации, собеседования, повышения квалификации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и сотрудников ДОУ и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку.
2.7. Трудовые книжки хранятся отдельно в сейфе отдела кадров.
3. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников
3.1. В дальнейшем в личное дело педагогов и сотрудников ДОУ включаются:
ü приказы или выписки из приказов о назначении, освобождении или перемещении по должности;
ü документы об итогах аттестации (заявление, аттестационный лист; приказы или ксерокопии приказов по итогам аттестации или выписка из приказа);
ü лист поощрений и взысканий;
ü ксерокопии почетных грамот и благодарственных писем, заверенные печатью и подписью ответственного лица;
ü ксерокопии документов о повышении квалификации, о переподготовке, заверенные печатью и подписью ответственного лица;
ü ксерокопии документов об изменении данных работника (например: копия свидетельства о рождении детей, копия свидетельства о браке, изменении фамилии и т. д.).
3.2. Личное дело педагогов и сотрудников ДОУ ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в образовательном учреждении.
3.3. Ведение личного дела предусматривает:
ü помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке;
ü ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников ДОУ на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
3.4. Документы в личном деле подлежат описи, которая хранится в составе личного дела.
4. Порядок учета и хранения личных дел педагогов и сотрудников ДОУ
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ДОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:
- Личные дела педагогов и сотрудников хранятся в сейфе в папках по алфавиту.
- Доступ к личным делам педагогов и сотрудников ДОУ имеют только руководитель ДОУ, начальник и специалист отдела кадров.
- Личные дела педагогов и сотрудников ДОУ, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).
4.2.В личные дела не должны входить документы второстепенного характера, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.
4.4.Начальник или специалист отдела кадров, принимая от работника ксерокопии документов, личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и достоверность указанных сведений в соответствии с предъявленными оригиналами документов.
4.5.Сбор и внесение в личные дела педагогов и сотрудников ДОУ сведений о политической и религиозной принадлежности запрещается.
4.6.Личное дело может быть выдано в следующих случаях:
ü по требованию работника для ознакомления (без права выноса);
ü непосредственно руководителю для ознакомления с материалами личного дела;
4.7.Снятие копий на бумажные носители и скан копии документов, хранящихся в личном деле, производится только с разрешения работника.
5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего, начальника отдела кадров ДОУ по заявлению работника.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников ДОУ производится в здании дошкольного образовательного учреждения в присутствии заведующего или начальника отдела кадров. В конце рабочего дня заведующий или начальник отдела кадров обязан убедиться в том, что все личные дела или документы из личных дел, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
6. Ответственность
6.1. Педагоги и сотрудники ДОУ обязаны своевременно представлять начальнику или специалисту отдела кадров сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
6.2. Отдел кадров обеспечивает:
ü сохранность личных дел педагогов и сотрудников ДОУ;
ü конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ДОУ.
7. Права
7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ДОУ,
педагоги и сотрудники ДОУ имеют право:
ü получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
ü получить свободный доступ к своим персональным данным;
ü получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
ü требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных
работодатель имеет право:
ü обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников ДОУ, в том числе и на электронных носителях;
ü запросить от педагогов и сотрудников ДОУ всю необходимую информацию.