Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – это письмо информационного характера, которое устанавливает для получателя суть коммерческого предложения, а так же выявляет основные его моменты и определяет четкий порядок работы с ним.
Отправить коммерческое предложение можно конкретному лицу либо шаблонно распространяться среди возможных партнеров (клиентов). Если письмо, сопровождающее коммерческое предложение составлено грамотно, то это принесет Вам успех в выборе Вас потенциальным партнером.
Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению?
В сопроводительном письме необходимо указать следующее:
- реквизиты получателя (указываем, если отправляем конкретному лицу);
- проставить дату составления;
- написать обращение (указываем, если знаем полное имя и отчество получателя).
Сопроводительное письмо должно быть сформулировано в такой форме, чтобы смысл был понятен получателю, и ему захотелось бы ознакомиться с коммерческим предложением. Если получателю известен факт отправки коммерческого предложения, то ситуация упрощается – указываем в отправляемом письме, что направляем документ на рассмотрение либо направляем коммерческое предложение по Вашему запросу. Отправитель просит адресата изучить данное предложение и предоставить ответ о готовности сотрудничать.
Однако, чаще получатель не ждет Вашего предложения, поэтому необходимо привлечь его внимание парой строк. Как правило, текст начнем со слов – направляем Вам на рассмотрение коммерческое предложение. Затем кратко описываете чем конкретно Вы занимаетесь: какую продукцию (товары) предлагаете, оказываемый вид услуги (работы) и т.д. Так же указываем название организации (фирмы, компании), ее сфера деятельности.
Добро пожаловать на журнал о бизнесе и финансах «Rabota-Tam».
Сопроводительное письмо – дополнение к коммерческому предложению, в котором в краткой форме изложены принципы потенциального сотрудничества. Оно необходимо для того, чтобы:
- не обременять коммерческое предложение большими объемами информации;
- ознакомить с содержанием основного документа.
Также к сопроводительному письму могут прилагаться дополнительные файлы: расценки на товары и услуги, календарный график акционных мероприятий, официальные приглашения на торговые выставки или конференции.
Руководство по написанию сопроводительного письма
Хоть и сопроводительное письмо к коммерческому предложению составляется на усмотрение отправителя, все же оно должно иметь четкую структуру и соответствовать устоявшимся канонам современного деловодства.
Поприветствуйте адресата.
Если письмо было выслано после предварительных договоренностей с ответственным лицом организации обязательно поприветствуйте получателя по имени и отчеству. В противном случае замените имя местоимением и переходите ко второму пункту.
Например:
- «Здравствуйте, уважаемая Элеонора Валентиновна!»;
- «Добрый день, Вас приветствует/беспокоит… ».
Представьтесь.
Сразу после приветствия, представьтесь от своего имени или от лица компании, указав должность или деятельность организации, которую представляете. К тому же напомните дату и обстоятельства вашего предыдущего контакта с адресатом. Если же предварительного общения не происходило, пропустите это предложение.
Например:
- «Меня зовут Элеонора Валентиновна. Я директор отдела продаж компании «Суперлеггинс», мы беседовали с Вами посредством видеосвязи в субботу в 13:30»;
- «Вас приветствует компания «Суперлеггинс» – ведущий производитель леггинсов на российском рынке».
Вкратце предоставьте информацию об оказываемых услугах или реализуемых товарах.
При этом не упустите возможность повториться насчет выгоды вашего коммерческого предложения.
Например:
«Компания «Суперлеггинс» предлагает Вам:
- широчайший выбор леггинсов премиум класса по доступным ценам;
- бесплатную доставку в любой населенный пункт РФ;
- 15% скидки на весь модельный ряд».
Проинформируйте адресата о документах, которые могут прилагаться к письму.
Например:
- «В дополнении к письму для Вас предусмотрено официальное приглашение… »;
- «Во вложении ознакомьтесь с условиями получения дополнительных скидок… ».
Мотивируйте адресата к действию.
Например:
- «Возникли вопросы? Обратитесь к нам по адресу… »;
- «Вы бы хотели сотрудничать с нами? Позвоните по номеру … ».
Поблагодарите за оказанное внимание от имени ответственного лица или организации.
Что подразумевает эта схема отправки коммерческого предложения? У вас есть определенная база почтовых адресов потенциальных клиентов. Вы не хотите им звонить, а хотите просто разослать коммерческое предложение по этой базе и получить результат.
Эффективность этого метода, конечно, в разы ниже, чем при со звонком. Но он имеет право на жизнь. И, чтобы получить отдачу, рекомендую здесь работать по следующему алгоритму.
Таким образом вы хотя бы будете знать, дошли и ваши письма и открыты ли они. В противном случае посылаете их в полную неизвестность.
- Во-первых, используйте для отправки писем специальные сервисы, например, Unisender, MailChimp, GetResponse. Зачем? Потому что в этом случае вы хотя бы будете знать следующую статистику: сколько ваших писем доставлено, сколько из них открыто, сколько человек перешло по ссылкам в письмах.
- Во-вторых, не надо отправлять письмо сразу по всей базе из нескольких тысяч адресов. Почему? Причин несколько:
Поэтому делайте вот что:
- Первая: сам сервис для рассылок это вам сделать не позволит (ну или ваша попытка проспамить на пару тысяч адресов вызовет ненужные вопросы к вам и блокировку аккаунта до их решения).
- Вторая: при подобной рассылке важную роль играют тема письма, сам текст и другие мелочи, и если здесь вы не угадаете с первого раза, то весь труд на смарку, так как многотысячная аудитория просто не откроет ваше письмо
В результате такого подхода вы опытным путем найдете тот вариант темы письма, который дает максимальное число открытий. Зафиксируйте его и работайте с ним дальше.
- Добавляйте адреса в сервис рассылок небольшими партиями - по несколько десятков.
- По каждой партии рассылайте разные письма (как минимум с различными версиями темы письма) и оценивайте результаты. Объективную статистику вы получите через 1-2 дня после отправки. Ну это в идеале)
Это краткая выжимка с главными «вкусностями» из вашего коммерческого предложения, которая разжигает в клиенте интерес и побуждает его открыть ссылку или выйти на контакт.
- В-третьих, само коммерческое предложение не нужно отправлять в виде вложения. Выложите его в облако и дайте ссылку в письме. При этом в письме должен быть сопроводительный текст. Что это за текст?
- В-четвертых, огромное внимание уделите теме письма. В ней ни в коем случае нельзя писать «Коммерческое предложение», «Потенциальному партнеру» и так далее. Тема письма должны быть яркой, привлекательной, такой, чтобы при прочтении письмо захотелось открыть. Так что используйте следующие приемы:
Вопрос по поводу <род деятельности компании>.
- Ставьте в тему письма любой заголовок из тех, что мы вам предлагали, тестируйте и выбирайте лучший вариант
- Пользуйтесь этой отличной фишкой, которая нам дает при рассылке КП чуть ли не 80% открытий писем: Составляйте тему письма по следующей формуле:
Например, это могут быть такие темы писем «Вопрос по поводу дизайна интерьера», «Вопрос про поставки ваших овощей в магазин», «Вопрос относительно закупа мебельной фурнитуры» и так далее.А еще добавьте перед темой "Re:" - процент открытий сильно повышается.
Но лучше поступите еще эффективнее - запускайте после первого письма
- В-пятых, всегда подписывайте письмо, оставляйте свои реальные контакты и отправляйте письма с реального адреса, на который клиент может ответить.
- В-естых, не бросайте клиента после первого письма. Через 4-5 дней отправьте ему напоминание о вашем предложении, спрашивайте, рассмотрел ли он его, принято ли решение, есть ли вопросы.
Алексей Наумов
Шрифт A A
Зачем нужно составлять сопроводительное письмо к коммерческому предложению? Его основная задача — вызвать интерес адресата к самому предложению. В противном случае существует высокий риск того, что высланное письмо останется непрочитанным и окажется в мусорной корзине.
Существует ошибочное мнение, что длинные коммерческие предложения (КП) не читают, их сразу выбрасывают. Такой вывод сделан на основании того, что рассылка писем по «холодным» контактам практически не приводит клиентов. Но только почему в этом случае виноват именно материал, который изложен в самом предложении?
Чтобы продать услугу или товар, особенно если они недешевые, нужно провести тщательную предпродажную подготовку, в которую входит:
- составление портрета клиента;
- изучение деятельности потенциальных клиентов;
- грамотное составление КП, которые должны быть индивидуальны;
- правильная рассылка писем (предварительный звонок, проведенные переговоры и т.п.);
- правильно составленное сопроводительное письмо.
Мало просто послать письмо: его прочтение нужно обеспечить рядом действий. Если их нет, невелик шанс, что с КП ознакомятся.
Если предварительная работа проведена грамотно, то читают не только короткие, но и длинные КП при условии, что длина текста оправдана, а не раздута за счет ненужного описания самой фирмы или всем известных фактов.
Письмо как промежуточное звено
В этой цепи сопроводительное письмо к коммерческому предложению является промежуточным звеном, в задачу которого входит усиление воздействия на потенциального клиента с целью побудить его ознакомиться с КП.
Может возникнуть соблазн не писать сопроводительное письмо или отнестись к его подготовке формально, если само КП высылается по достигнутой договоренности во время телефонного звонка или в ходе переговоров. Учтите, что уже через полчаса-час, а тем более через несколько часов или дней у потенциального заказчика вылетит из головы, что он ожидает письмо. Его займут другие вопросы и заботы, и на полученный конверт без сопроводительного письма он даже не обратит внимание. В некоторых случаях потенциальный клиент обратит на него внимание, но отложит в долгий ящик. И даже телефонный звонок с напоминанием не повлияет на ситуацию.
Как раз сопроводительное письмо к коммерческому предложению и служит тем толчком, который побуждает потенциального заказчика срочно открыть КП и прочитать его. То есть открываемость писем, будь они в электронном виде или в бумажном варианте, зависит от конверсионных составляющих:
- открытие электронного письма или получение руководителем предприятия корреспонденции;
- скачивание файла;
- ознакомление с содержимым;
- совершение действия, например звонок отправителю.
Каждое из этих действий должно обеспечивать последующее. Например, к открытию письма побуждает предварительный звонок и тема сообщения. К прочтению КП подталкивает сопроводительное письмо. И от того, как составлено само КП, зависит его прочтение и обратная связь.
Наличие какого-то сбоя в этой цепи приводит к нулевой конверсии. При этом в 9 из 10 случаев именно отсутствие сопроводительного письма является тем самым сбоем, из-за которого рассылка предложений не дает никакого положительного эффекта.
Требования к документу
Можно сделать вывод, что сопроводительное письмо представляет собой не менее важный документ, чем само КП. А значит, к его подготовке нужно подходит очень серьезно.
Требования, которые предъявляются к такому документу:
- краткость;
- напоминание о предшествующем звонке или переговорном процессе;
- адресность;
- основное спецпредложение (оффер);
- дополнительные выгоды;
- УТП (уникальное торговое предложение), которое составляется коротко;
- призыв к совершению действия;
- подпись отправителя, его контакты.
Образец документа
Поскольку и в самом КП нет нужды писать диссертацию, на ознакомление с которой потенциальному заказчику потребуется потратить целый день, для рассматриваемого документа это требование еще более актуально. Все детали, какие-то преимущества уже изложены в самом предложении, а этот документ не должен долго и много убеждать. На его ознакомление должно уходить не более 15 секунд, в течение которых адресат должен принять решение о дальнейших действиях.
Важно знать! Сильно портят эти документы попытки выполнить их в эпистолярном жанре, с применением специального делового языка. Это создает впечатление, что такие же письма рассылаются всем подряд, устраняется индивидуальность и персонификация. Как раз сегмент рынка B2B испытывает недостаток простого человеческого языка и сердечности.
Как уже выше указывалось, упоминание в документе предыдущего контакта: телефонного звонка или очных переговоров — увеличивает конверсию прочтения самого КП. Ошибкой будет, если ссылаться на контакт, которого не было. Некоторые отправители этим грешат, надеясь на то, что за большим объемом дел адресат все не упомнит и просто вскроет письмо. Даже если это произойдет, то по ходу ознакомления с предложением до него дойдет, что его просто обманули. Результат: документ окажется скомканным в мусорной корзине, а отправитель будет занесен в черный список.
Основное специальное предложение уже изложено в КП, расписано в нем подробно и с разными опциями. В сопроводительном документе его нужно указать, но другими словами и саму суть. При этом упоминание о нем может быть в самом заголовке предложения или во вводном абзаце. Как именно поступить, зависит от формы документа. Но в любом случае о специальном предложении нужно указать в начале письма.
Усиливайте эффект наличием дополнительных выгод. Это подходит не только для самого КП, но и для сопроводительных документов. Но, как и в предыдущем случае, их упоминание должно быть кратким, в виде акцентированного списка. Про уникальное торговое предложение полностью написано в КП, а здесь нужно указать его всего в одном или двух предложениях.
Поскольку адресата нужно побудить к конкретному действию: прочитать КП, призыв об этом должен быть в самом сопроводительном письме.
Как раз этот момент отсутствует в подавляющем большинстве писем. Отправитель считает, что и так все понятно. Конечно, понятно. Но, как показывает практика, наличие этого призыва увеличивает вероятность открытия письма в несколько раз. В противном случае решение, что делать с полученной бумагой, адресат принимает самостоятельно и далеко не всегда в пользу отправителя.
Напишите, что должен сделать потенциальный клиент: ознакомиться с документом, скачать файл или кликнуть по ссылке. Важно не перестараться с призывом к действию. Зависит это от целевой аудитории, к которой обращается отправитель. С кем-то следует быть поделикатнее, а кто-то допускает агрессивное изложение. Не будет умным поступком обращаться к мэру или директору крупной компании с призывом связаться с отправителем прямо сейчас. Поэтому очень важно, чтобы был правильно составленный портрет клиента. Он позволяет избегать таких нелепых, но фатальных для конверсии и бизнеса ошибок, уменьшает расходы на продвижение.
Виды коммерческих писем могут быть разными: предложение, запрос, просьба и ответ на запрос. В статье рассказывается, как написать коммерческие письма всех перечисленных видов и приводятся примеры коммерческих писем.
Из статьи вы узнаете:
В коммерческой деятельности послание, направляемое продавцом покупателю с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий, называется коммерческим предложением.
Как оформляется коммерческое письмо-предложение
Согласно общепринятому стандарту письмо о коммерческом предложении о сотрудничестве составляется на фирменном бланке компании.
В состав реквизитов, обязательных для коммерческого послания, входят:
- название компании;
- справочные данные о компании;
- код предприятия;
- ОГРН юридического лица;
- ИНН налогоплательщика;
- дата создания письма;
- регистрационный номер отправления;
- адресат;
- заголовок коммерческого письма;
- подпись;
- отметка об исполнителе.
Коммерческое письмо может быть отправлено одному конкретному адресату или сразу нескольким. Некоторые компании используют массовую рассылку таких писем максимально широкому кругу адресатов.
Как составить письмо-просьбу
Письма-просьбы составляются для того, чтобы адресат выполнил действия, необходимые автору сообщения. В простой ситуации не требуется излагать сложную информацию, приводить аргументы, убеждать адресата. Тогда письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы.
Например:
Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2018 г.
Запрос - письмо-просьба, которое составляют для получения официальных сведений (документов, материалов, информации).
Сравните тексты двух писем.
Письмо-просьба :
Письмо-запрос :
Структура текста писем
Текст письма-запроса состоит из двух частей: обоснование (изложение причин просьбы) и заключение (просьба).
В отличие от запроса просьба может иметь разную структуру. Такое письмо может состоять из:
Одной части. Например:
Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок цитрусовых в первом квартале 2018 г. и при положительном решении направить нам оферту.
Просьба состоит из одной части, так как ситуация не требует обоснования.
Двух частей. Например:
В связи с ремонтом дорожного покрытия по ул. Молодцова, в районе домов 15–27 в период с 15 по 20 мая 2018 г. просим обеспечить прекращение движения на указанном участке в ночное время.
Если текст просьбы состоит из двух частей, сначала следует изложить причины написания послания, а затем просьбу.
Трех частей. Например:
В соответствии с договором от 12.02.2017 № 22/56 Ваша компания взяла на себя обязательства по поставке металлических передвижных стеллажей для оборудования архивохранилища равными партиями в сентябре, октябре и ноябре 2017 г. Однако Вами была задержана поставка последней партии оборудования на две недели без объяснения причин задержки.
Задержка поставки последней партии стеллажей ставит под угрозу сдачу архивохранилища в эксплуатацию в установленные государственным контрактом сроки. Просим Вас принять меры по отгрузке последней партии стеллажей в количестве 40 шт. в срок не позднее 10 марта 2018 г.
В качестве обоснования в просьбах или запросах может выступать ссылка на законодательный или иной нормативный правовой акт, изложение фактов или событий.
Правила оформления писем
Письма-просьбы и письма-запросы оформляются на бланках.
При оформлении этих разновидностей посланий используются реквизиты:
- адресат;
- заголовок к тексту (если текст письма составляет более 4–5 строк);
- подпись;
- отметка об исполнителе.
В процессе подготовки послания проходят согласование. Отметки о согласовании (визы) проставляются на копии письма. Копия остается в организации - автора письма . Располагаются отметки на оборотной стороне подлинника, если сообщение отправляют по факсу или электронной почте. Если есть система электронного документооборота, отметки фиксируются в ней.
Дополнительную информацию о классификации коммерческих писем можно найти в статье «Письма информационного характера».
Как составляются коммерческие запросы
Особая разновидность писем-запросов - письмо-запрос коммерческого предложения. Это обращение покупателя к продавцу с просьбой:
- предоставить информацию о товаре (работах, услугах);
- направить предложение на поставку товара (выполнение работ, оказание услуг).
Коммерческие запросы используются до заключения контракта.
В тексте коммерческого запроса, как правило, указывают:
- наименование товаров (услуг);
- условия, на которых автор письма хотел бы их получить;
- количество и/или качество;
- сроки поставки товара или оказания услуг;
- цену;
- др. сведения.
В коммерческом запросе используются следующие выражения:
Просим Вас сообщить о возможности поставки…
Просим сделать предложение на поставки…
Просим Вас сообщить подробную информацию о…
Пример полного запроса:
Просим Вас сообщить о возможности поставки планшетных сканеров моделей SKAN-200 и SKAN-320 в количестве 2 и 3 шт. соответственно в течение марта 2018 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.
