Проблемы, которые чаще всего возникают у любого бухгалтера: на что можно списать подотчетные суммы и как списать деньги с подотчета без документов.
Процедура списания подотчета
Согласно ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, расходы на хозяйственные нужды должны подтверждаться документально. В противном случае, если подтверждающие бумаги утрачены, списание средств с подотчетного лица становится невозможным. работником представляется не позднее трех дней с момента срока, когда должны быть возвращены деньги.
Особенно непросто бухгалтеру в ситуации, когда деньги из кассы берет руководитель предприятия, и долг вырастает. Полностью погасить его необходимо не позднее чем в трехлетний срок. Поэтому нужно убедить директора помочь разобраться с накопившимися суммами и обнулить подотчет. Можно, конечно, записать расходы руководства как хозяйственные расходы компании, но сложно будет доказать их обоснованность. К тому же представить при проверке авансовый отчет с накладными и чеками также доведется в обязательном порядке.
Способы списания
Если суммы не подтверждены и чеков об оплате не существует, в законном порядке списать средства можно рядом способов. Обычно используют такие методы работы при составлении авансового отчета:
- Представить отчет вместе с объяснением ситуации и причин утраты бумаг, приложив восстановленные документы или их копии, все найденные косвенные доказательства целесообразности расходов, запросить дубликаты чеков и квитанций.
- Вычесть из заработной платы работающего нужную сумму. Если работник не может представить никаких ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат, издается приказ об удержании денег из его заработной платы. При этом от подотчетного лица нужна расписка о том, что он ознакомлен с изданным приказом и согласен с решением об удержании. Максимальные дивиденды, которые можно вычесть за один раз, – одна пятая заработка. Это добровольная акция, в противном случае потребуется судебное разбирательство.
- Оформить выдачу материальной помощи, денежного поощрения или подарка. Таким образом по закону возможно погасить средства в сумме, не превышающей четырех тысяч рублей. Если это бо́льшая сумма, придется дополнительно составлять договор дарения и заверять его у нотариуса. Списать на расходы денежную помощь не получится.
В итоге
Если кредиторы не востребовали задолженность в течение трех лет, срок давности истекает, и списание средств с забалансового счета происходит по решению инвентаризационной комиссии данного учреждения. В рамках учета составляется акт, на основании которого руководитель издает приказ о списании средств с подотчетного лица.
Некоторые компании, накопив несписанные подотчетные средства на балансе, выдают их временно работающему лицу, чтобы оттянуть момент полного расчета.
Накапливать задолженность годами – не выход, наступает момент, когда подотчет все же нужно обнулить. Во избежание изматывающих проверок лучше успеть провести операции законного списания средств заблаговременно.
Но не все знают, как такие операции должны проводиться, что стоит учитывать. Обратимся к законодательным положениям.
Необходимые сведения
Наверняка вы слышали выражение «сумма под отчет». Что же это такое и когда она может выдаваться?
Что это такое?
Руководителям компаний необходимо выдавать денежные средства работникам:
- на командировку;
- на представительские затраты;
- на закупку канцелярии;
- хозпринадлежностей;
- покупку ГСМ и т. д.
На такие расходы выдаются деньги подотчет. Правила выдачи наличности подотчет установлены на базе действующих нормативных документов.
Цель – упорядочить выдачу денежных средств работникам из кассы фирмы. Это предусмотрено локальными актами, что должны исполняться в обязательном порядке.
Ответственность соответствующего сотрудника
Разберемся, какая ожидает ответственность работника, получившего подотчетные средства, если имеется долг. Существует 2 варианта.
1 Вариант
Признается полученная и невозвращенная подотчетная сумма. Работник налогового органа начислит налог на доход физического лица и страховые взносы.
Есть также мнение, что полученные средства являются подотчетными, и права собственности на них не переходит. Деньги такого плана считаются прибылью работника, пока есть возможность вернуть их в кассу добровольно.
2 Вариант
Налоговики могут оформить нарушения правил ведения кассовых операций. Об ответственности говорится в . Сумма штрафа составляет 4 – 5 тыс. для должностного лица, 40 – 50 тыс. – для ООО.
Действующая нормативная база
Правила ведения кассовых операций с банкнотой и монетой российского банка в пределах страны корректировался несколько раз. Новый порядок утвержден .
Упрощен порядок ведения кассовых операций ИП, юрлицами. Получатели средств из бюджета должны руководствоваться вышеуказанным нормативным документом.
Особенности проведения операций
Средства выдаются под отчет или путем возмещения перерасходованных сумм по из кассы. Сумма не должна превышать лимит по бюджетным обязательствам по решению руководства.
Условие – подотчетное лицо должно представить отчет по полученному авансу. Передавать подотчетные средства одно лицо другому не может.
Назначение платежа:
- аванс на хозяйственно-операционные затраты;
- аванс на оплату командировки;
- возмещение затрат, понесенных в командировке.
На хозяйственно-операционные затраты лицо может получить средства под отчет в крайнем случае:
- когда нельзя произвести оплату безналичными;
- если задержанные средства влияют на непрерывное ведение хоздеятельности;
- если нужно провести расчеты, находясь за пределами компании (на стажировке, в командировке).
В качестве суммы возмещения затрат, понесенных из дохода работника, подотчетные средства выдаются, если отсутствовала возможность выдать деньги на такие расходы:
- если осуществляется ликвидация последствий аварийной ситуации;
- для предотвращения аварийных ситуаций;
- если лицо отправляется в срочную ;
- при иных экстренных обстоятельствах, если можно признать целесообразность затрат.
Можно получить подотчетные деньги на период до 3 дней с момента выдачи. Выдаются средства после подготовки разрешения руководства или другого должностного лица в письменном виде.
Аванс выдается уполномоченным лицам для перечисления денежного довольствия, заработка, иных выплат, если нет возможности их обеспечить безналичными.
Основание для перечисления работникам перерасхода по авансовой отчетности или передачи в кассу неиспользованных авансов – авансовая отчетность, что утверждается руководством предприятия.
Прилагаются документы, что подтвердят затраты, в такой срок:
Сроки выдачи денег под отчет могут быть различными. К примеру, от 3 до 300 дней. Ограничения устанавливает руководитель. Но стоит помнить, что новые суммы не могут выдаваться. Пока лицо не отчитается по выданным деньгам.
Нельзя включать в авансовые отчеты затраты по первичной документации, что оформлены в соответствии с правилами 3 раздела.
Бухгалтер проверит авансовые отчеты с представленной документацией, и определит:
- законны ли произведенные затраты;
- по назначению ли использованы средства;
- правильно ли оформлены документы, которые являются обоснованием произведенных затрат;
- есть ли отметка об оприходованной материальной ценности;
- правильно ли подсчитаны итоги.
Когда проверка отчета завершится, он будет визирован должностными лицами и передан на утверждение руководству.
Если авансовый отчет не будет представлен, невозвращенные подотчетные средства будут удерживаться в соответствии с положениями законодательства.
Правила выдачи:
- Работнику необходимо написать .
- Руководством отражается сумма, сроки на заявлении. Необходимо подписаться и поставить дату.
- Бухгалтером выписываются расходно-кассовые ордера, выдаются деньги.
- После того, как окончатся установленные сроки, представляется авансовый отчет.
Размер подотчетных средств ничем не ограничивается. В говорится, что сумма по одному договору не может превысить 100 000.
Подотчетные деньги можно перечислить на счет, куда перечисляется зарплата. Но стоит делать отметку о назначении (на командировку, на хозяйственные нужды).
Как списать деньги?
Представим пошаговую инструкцию, как списать подотчет директора или работника:
- Выдаются деньги подотчетным лицам в соответствии с расходным кассовым ордером при представлении удостоверения личности.
- Расходные кассовые ордера регистрируются в .
- Делают проводку Дт 71 Кт 50.
- Средства списываются на базе поданного отчета по авансу в единственном варианте. Используется проводка Дт 41 Кт 71, а при покупке материальных ценностей – Дт 10, представительские затраты и суммы на командировку – Дт 26
- Проверяется, по назначению ли использованы средства. Если сотрудник брал средства для оплаты услуг поставщика или подрядчика – Дт 60.
- Неиспользованные суммы принимаются в кассу на базе приходного кассового ордера.
- Делают проводку Дт 50 Кт 71. Если деньги не возвращены своевременно – Дт 94 Кт 71.
Подотчет наоборот
При аудите кассовых операций могут быть выявляться нарушения по учету операции с подотчетным лицом. Неприятные последствия могут быть при расчетах с работниками, что имеют затраты за свои средства, а потом получают от компании компенсации.
На многих предприятиях подотчетное лицо не является таковым. По факту деньги не выдаются под отчет. Производится оплата ценностей из личных средств.
А после подачи авансовых отчетов производится компенсация затрат. Такая операция не может называться подотчетом, ведь нет операции, по которой стоит отчитаться. Здесь имеет место кредитование компании.
То есть, осуществляется подотчет «наоборот». Но такие операции не запрещаются законом. Но считается, что это будет противоречить нормам Трудового кодекса.
Инспекторы считают, что подотчет «наоборот» — это займы или (составляется на подотчет продавцу), так как осуществляется кредитование компании работником.
При этом могут возникнуть трудности с уплатой (если документы оформляются на компанию).
Если же документация оформляется на работника, то считается, что он приобретает ценность для личного пользования, а затем ее перепродает фирме. В таком случае возникнет необходимость уплатить .
Придется также сдавать декларацию по итогам года, даже если будет иметь место налоговый вычет по имуществу ().
Избегайте проведения операций подотчет «наоборот». Если же это не удается, проверьте, чтобы все документы были оформлены без ошибок. В документах должны отражаться реквизиты фирмы.
Осуществление возврата
К примеру, не было в срок возвращено неиспользованные суммы, что выдавались подотчет. Иных нарушений не зафиксировано. Какая ответственность ожидает руководителя и бухгалтера?
Нарушитель в такой ситуации – подотчетное лицо. Обычно устанавливается срок возврата – 3 дня после того, как выполнено поручения. В должны отражаться правила удержания сумм, что не возвращены.
Если такое правило нарушено, то подотчетные средства будут включены в совокупную годовую прибыль сотрудника осуществляется налогообложение.
Если возврат не осуществлен, должностные лицо должны будут ответить по закону. Может также возвращаться вся выданная сумма в день выдачи. Лицо должно представить отчет независимо от того, использовались ли средства.
Если такого отчета не будет, компания получит штраф. Если работник не отчитался по расходам, но возникает необходимость в выдаче новой подотчетной сумме, оформляются на возврат неизрасходованной суммы и расходные ордера на новые суммы.
Это можно сделать в один день. Тогда сверхлимитные остатки не образуются
Возникающие нюансы
Есть некоторые правила выдачи подотчетных сумм, о которых не все знают, и из-за этого возникают проблемы. Разберемся, на что стоит обратить внимание.
Возможна ли выдача денег не сотруднику?
С сотрудником, что принят на работу, руководство заключает о том, какая материальная ответственность ожидает такое лицо.
Либо включается соответствующее положение в , либо составляется приложение к нему.
Если человек не трудоустроен в компании, а работает в соответствии с , такие соглашения о материальной ответственности не заключаются.
То есть, подотчетные средства могут выдаваться только тем лицам, что работают в организации.
Что делать при умершем сотруднике?
Обязанность представить отчет по подотчетным деньгам – обязанность, что связана с личностью умершего человека.
А значит, не может удерживаться дебиторская задолженность. Нельзя также требовать родственников умершего требовать возвратить средства.
Долг списывается после того, как истечет срок давности по искам (3 года). Но списание – это не аннулирование. Она отражается на счете 04.
Есть и другая позиция, согласно которой у работодателя есть право обратиться к близким умершего работника и потребовать возврата подотчетных средств.
Можно ли переквалифицировать в займ?
Как уже говорилось выше, подотчетные средства учредителю будут переквалифицированы в при подотчете «наоборот», если лицо оформит документы на компанию.
Какие правила при этом стоит учитывать? Проще проводить удержание невозвращенных средств из заработка. Так у руководства не возникнет дополнительного обязательства.
Выдать подотчетные средства работнику вы имеете право. Но вот при этом стоит придерживаться определенного порядка.
Ведь при наличии ошибок в составленной документации или неправильном отражении кассовой операции вас ожидает ответственность. Учитывайте рекомендации, описанные выше, и тогда не возникнет неприятных последствий.
Нужно ли писать заявление о выдаче денег под отчет и чем грозят предприятию различные нарушения процедуры? Выдача подотчетных средств – уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Многие бухгалтеры допускают различные ошибки, которые потом дорого обходятся предприятию. Споры о...
Сегодня на предприятиях, где выдаются деньги на руки лицам для погашения каких-либо расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей, в обязательном порядке должен формироваться специальный приказ о подотчетных лицах. При этом денежные средства из кассы какой-либо организации в большинстве случаев выдаются именно...
Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица. По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании...
Сегодня нередко возникают ситуации, когда по различным причинам организации необходимо осуществлять выдачу средств своему сотруднику на реализацию всевозможных доходов, связанных с обязанностями. Но следует помнить, что данная процедура имеет достаточно большое количество самых разных нюансов. В первую очередь...
Советы Эксперта - Консультанта по финансовым вопросам
Фото по теме
В ходе финансово-хозяйственной деятельности предприятие нередко сталкивается с необходимостью приобретения материальных ценностей или оплаты различных работ как по безналичному расчету, так и посредством наличных денег. В этом случае работник получает подотчетные деньги на выполнение действий по поручению компании, которые списываются в бухгалтерии на основании нормативных положений бухучета. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших финансовых вопросов.
Что необходимо иметь
- расходный и приходный кассовый ордер;
- авансовый отчет по форме №АО-1 .
Краткое пошаговое руководство
Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять.Шаг -
1
Выдайте наличные средства в подотчет по правилам, установленным Порядком ведения кассовых операций. Выдача подотчетных денег осуществляется через кассу предприятия с оформлением соответствующего расходного кассового ордера, в котором указывается полная сумма и назначение средств. Данная операция отражается бухгалтером как дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с корреспонденцией в счете 50 «Касса». Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
2
Оформите авансовый отчет по форме №АО-1, в котором отражается вся информация о растрате подотчетных денег. Приложите к отчету квитанции, счета и прочие документы, которые подтверждают указанные суммы расходов. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
3
Спишите израсходованные подотчетные деньги. Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы». Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками». Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
4
Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71. В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей». Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.
Шаг -
5
В последствие данную сумму спишите с заработной платы работника посредством открытия дебета счета 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате» с обращением к кредиту счета 94. Если же недостачу возместить невозможно, то остаток подотчетных денег списывается на дебет счета 91.2 «Прочие расходы» .
Надеемся ответ на вопрос - Как списать подотчетные деньги - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -
В школе учителя нам постоянно говорили: «Не смейте списывать!». Мы кивали в знак согласия, но всё равно списывали. То же самое - в институте. Нас предупреждают, увещевают, мы киваем и делаем своё дело. Почти все, кроме откровенных «ботаников», конечно. А теперь мы выросли. Но привычка к списыванию, видимо, осталась.
Приходят ко мне, взрослому налоговому консультанту с 20-летним стажем, такие же взрослые и главные бухгалтеры, заглядывают просительно в глаза и вопрошают: «Как списать? А что потом делать?». Возможно, кто-то бы: «Сухари сушить». Но не всё так плохо. Ведь речь идёт не о списывании на ЕГЭ, а о безопасном списывании подотчётных денег. Безопасном с налоговой точки зрения. А вообще такое возможно? Что ж, давайте разбираться.
Разговор по понятиям
Вначале нужно определиться с понятиями. О чём мы, собственно, говорим. Подотчетные суммы - это наличные денежные средства, выданные на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, работнику (далее - подотчётному лицу) под отчет. Сегодня допускается перечисление подотчетных сумм на зарплатную или корпоративную пластиковую карту, если это прописано в локальном нормативном акте.
Вся официальная информация о работе с подотчётными суммами - в Правилах выдачи и по использованию подотчетных сумм, которые Положением о порядке ведения кассовых операций с и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, далее по тексту Положение).
Как выдают деньги
Для того чтобы получить деньги, подотчетное лицо пишет заявление о выдаче наличных под отчет. Такое заявление составляется в произвольной форме, но при этом оно должно содержать: собственноручную надпись (резолюцию) о сумме наличных денег и срок, на который они выдаются; подпись руководителя; дату (п.4.4. Положения). Первая проблема, с которой сталкивается бухгалтер - это запрет на выдачу денег, если подотчетное лицо имеет задолженности по ранее полученной под отчет сумме (п. 4.4 Положения).
Этот запрет мы обходим легко и изящно: сотрудник возвращает задолженность в кассу и тут же получает те же деньги плюс новую подотчётную сумму. А можно просто понадеяться на русский авось: а вдруг Налоговая не обнаружит нарушение в течение 2-х месяцев? Если вам не повезёт, и в течение этого срока проверкой будет выявлено нарушение, вам грозит штраф. Вернее два штрафа. В соответствии с ч. 1 ст. 15.1, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ организацию накажут на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя организации от 4000 до 5000 руб.
Информацию о том, как оформляются расходные кассовые ордера, кем подписываются, я для краткости опускаю.