На что чиновники разрешают тратить наличную выручку, а на что - нет? По каким правилам сдавать сверхлимитную выручку в банк? Читайте об этом в статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера»
13.05.2014«Главбух»
В кассе организации можно хранить наличные деньги только до определенной суммы. Размер лимита каждая компания устанавливает самостоятельно, исходя из объема наличной выручки, полученной в расчетном периоде. Причем для расчета можно взять любой отрезок времени - предыдущие месяцы, время пика продаж или какой-нибудь период прошлого года. Главное, чтобы длительность этого периода не превышала 92 рабочих дней.
Затем нужно определить, с какой периодичностью вы будете сдавать излишки наличных в банк. Общее правило гласит: сдавать деньги надо не реже одного раза за семь рабочих дней.
Сосредоточимся на том, что можно делать с наличной выручкой. Коротко говоря, у организации есть два варианта: потратить деньги на что-то и сдать в банк. А теперь - детали.
На что можно потратить наличную выручку
Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать только на цели, прописанные в пункте 2 Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У. А это:
Любые выплаты сотрудникам;
Оплата товаров и услуг, командировочных расходов (через подотчетных лиц);
Выплата денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
Возмещения по договорам страхования граждан.
Будьте внимательны: на эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров. А если компания получает наличные от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц?
Например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле. Такие поступления наличности обязательно нужно сдать в банк в полном объеме.
Формально за нарушение этого правила не предусмотрено административной ответственности. Однако налоговики в ходе проверок кассовой дисциплины выписывают штрафы по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ.
Есть еще несколько спорных ситуаций, когда неясно, можно расходовать наличную выручку или нет. Все эти случаи посмотрите в таблице (см. ниже). Здесь налоговые инспекторы также штрафуют компании и ответственных сотрудников по статье 15.1 КоАП РФ.
На какие цели опасно расходовать наличную выручку
| Ситуация | Комментарий |
|---|---|
| Выдали заем работнику, другому гражданину и сторонней организации | В перечне операций, на которые можно расходовать наличную выручку, выдача займов не прописана (п. 2 Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Данный перечень является закрытым. Поэтому предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе. Такой же вывод следует из письма Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т. За такие действия налоговики оштрафуют организацию. Причем судьи поддерживают инспекторов. Посмотрите, например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 мая 2010 г. по делу № А03-14966/2009 |
| Вернули ранее полученный заем. Например, учредитель предоставил компании заем наличными деньгами. Компания хочет вернуть долг из наличной выручки | Такая операция, как возврат займов, не поименована в закрытом перечне операций, на которые организация может расходовать наличную выручку. Поэтому если налоговики в ходе проверки кассовой дисциплины обнаружат, что компания вернула заем из наличной выручки, то оштрафуют организацию или ее работников (ст. 15.1 КоАП РФ). Причем судьи часто поддерживают инспекторов. Один из примеров - решение Московского городского суда от 14 декабря 2012 г. по делу № 7-2207/2012 |
| Выплатили дивиденды | Направлять наличную выручку на выплату дивидендов рискованно. Причина проста - это не предусмотрено Указанием Банка России № 1843-У. Так что в случае проверки вероятны штрафы по статье 15.1 КоАП РФ. Между тем официальных разъяснений Банка России по данному вопросу не было. Да и арбитражной практики насчет подобных споров с налоговиками нет. Кроме того, штрафные санкции за нецелевое расходование наличных могут быть прописаны в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком (п. 4 ст. 421 ГК РФ) |
| Покупатель вернул товар, ранее оплаченный банковской картой. При этом компания возвращает деньги из наличной выручки | Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте, не входит в перечень из Указания Банка России № 1843-У. Значит, выдать покупателю деньги за возвращенный товар из кассы нельзя (официальное разъяснение Банка России от 28 сентября 2009 г. № 34-ОР). Если товар оплачен банковской картой, то при его возврате деньги нужно также вернуть на банковский счет покупателя. Возврат денег из кассы не допускается. В противном случае инспекторы предъявят штраф за нарушение кассовой дисциплины. Однако такие претензии на практике случаются редко |
Добавлю, что срок давности для таких нарушений - два месяца. То есть, если налоговики не пришли с проверкой в течение двух месяцев с даты, когда компания потратила наличную выручку, претензии предъявить они не смогут. А если и начислят штраф, то вы без труда его оспорите.
Как сдать остаток наличных в банк
Есть несколько способов, как сдать в банк сверхлимитную наличность. Вы можете отвезти деньги в операционную кассу банка или договориться с инкассаторской службой. Есть еще вариант - сдать деньги через почту. Но это актуально, только если в вашем городе нет отделения нужного банка. В законе нет четкого перечня должностей тех сотрудников, которые вправе сдавать наличные деньги в банк. Логичнее всего поручить это кассиру.
Какой бы способ вы ни выбрали, надо оформить расходный кассовый ордер и внести запись в кассовую книгу. Если сотрудник компании сдает наличные непосредственно в кассу банка, заполняется объявление на взнос наличными.
Организация решила сдавать деньги через инкассаторскую службу? Тогда к приезду инкассаторов кассир должен подготовить наличную выручку, сложить ее в специальную сумку и составить несколько документов.
К ним относятся препроводительная ведомость, накладная и квитанция. Кассир вкладывает ведомость в сумку с денежной наличностью. Затем сумку нужно запломбировать так, чтобы при перевозке ее нельзя было незаметно вскрыть. А после накладную и сумку с наличными деньгами необходимо передать инкассатору.
Кроме того, кассир заполняет явочную карточку. При приеме сумки инкассатор подпишет квитанцию и проставит на ней оттиск штампа. Эта квитанция должна остаться у вас.
Кстати, формы всех нужных документов приведены в Положении Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П.
Независимо от того, самостоятельно ли вы отвезли деньги в банк или передали инкассатору, в бухгалтерском учете сделайте такие проводки:
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50
Сданы в банк денежные средства;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57
Зачислены деньги на расчетный счет.
ВОПРОС УЧАСТНИКА - Как в бухгалтерском учете при расчете налога на прибыль и НДС отражать потраченные на инкассацию деньги?
Затраты, связанные с оплатой инкассаторских услуг, в бухучете относятся к прочим расходам. То есть их отражают по дебету счета 91.
При расчете налога на прибыль стоимость услуг по инкассации компания может учесть в составе внереализационных расходов. Основание для этого - подпункт 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ.
Что касается НДС, то банковские услуги освобождены от данного налога. Однако инкассация является исключением из данного правила (подп. 3 п. 3 ст. 149 кодекса). Таким образом, предъявленный банком налог вы можете поставить к вычету. Само собой, должны быть соблюдены правила статей 171 и 172 НК РФ. То есть услуги оказаны и используются в деятельности, облагаемой НДС, и в наличии есть счет-фактура.
Теперь предположим, что сотрудники банка обнаружили одну или две фальшивые купюры. В этом случае деньги отправят на экспертизу и составят:
Акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег (код ОКУД - 0402300);
Мемориальный ордер (код ОКУД - 0401108);
Справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков в двух экземплярах (код ОКУД - 0402159).
Если экспертиза подтвердит, что купюра фальшивая, организация должна получить акт экспертизы (код ОКУД - 0402156). Затем учтите номинальную стоимость фальшивых банкнот как недостачу. Проводка такая:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 57
Отражена недостача наличных, выявленная при инкассации.
Эту недостачу вы можете взыскать с ответственного работника (кассира). Тут важно, заключили вы с ним договор о материальной ответственности или нет. Напомню, что оформлять этот документ действующее законодательство не требует.
Будьте внимательны: с кассира нельзя взыскать недостачу, возникшую из-за того, что его рабочее место не было оборудовано техническими средствами для контроля подлинности банкнот или эти средства оказались неисправными.
Это правило действует, даже если с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности. Данный вывод следует из статьи 239 ТК РФ.
В любом случае в бухгалтерском учете надо сделать такие проводки:
ДЕБЕТ 73 субсчет »Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
Отражена сумма недостачи, которая будет взыскана с материально ответственного работника;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет »Расчеты по возмещению материального ущерба»
Удержан ущерб из зарплаты кассира.
В налоговом учете взысканные суммы отразите как внереализационный доход. Сделайте это на ту дату, когда человек распишется в том, что ознакомился с приказом о взыскании с него ущерба (см. образец приказа ниже). Если деньги пришлось взыскивать через суд, дождитесь, пока решение суда вступит в силу.
В конце апреля Минюст России зарегистрировал указание Центробанка от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». В данном документе уточнен список целей, на которые допустимо расходовать наличную выручку, и названы случаи, когда лимит расчетов наличными можно не соблюдать. В частности, предпринимателям разрешили тратить любые суммы на личные цели, а кассирам позволили не соблюдать лимит при выдаче денег под отчет. Документ вступает в силу с 1 июня.
Цели, на которые можно расходовать наличную выручку
Прежний порядок
До вступления в силу комментируемого документа перечень целей, на которые разрешено расходовать наличную выручку, следует искать в указании Центробанка от 20.06.07 № 1843-У (далее - Указание № 1843-У). Данный перечень является закрытым и в него входят:
●
зарплата и иные выплаты работникам (в том числе социального характера);
●
командировочные расходы;
●
оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ и услуг;
●
возврат полученной ранее наличной оплаты в случае возврата товара, неоказания услуг или невыполнения работ;
●
выплаты страховых возмещений по договорам страхования физических лиц.
Что изменилось для организаций
Комментируемое указание Центробанка корректирует список целей, на которые можно тратить наличную выручку. Вместо «зарплаты и иных выплат работникам» в списке теперь значатся «выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера». А на смену командировочным расходам пришло более широкое понятие - «выдача подотчетных сумм работникам». Все прочие пункты остались неизменными.
Отдельно оговорено, как нужно поступать, если организации понадобилось рассчитаться наличными за ценные бумаги, оплатить аренду недвижимости, выдать или вернуть займы и проценты по ним, либо внести плату за организацию и проведение азартных игр. Из пункта 4 комментируемого указания следует, что в этом случае бухгалтерия должна сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее и направить на перечисленные цели.
Что изменилось для предпринимателей
Все вышеперечисленные новшества, установленные для юридических лиц, распространятся и на индивидуальных предпринимателей. Плюс к этому для ИП предусмотрена еще одна цель расходования наличной выручки. Комментируемое указание Центробанка предоставляет ИП полное право тратить наличные деньги на личные (потребительские) нужды, не связанные с предпринимательской деятельностью.
Заметим, что ранее вопрос о расходовании наличности на личные нужды ИП не был полностью урегулирован. Многие специалисты полагали, что предприниматель и прежде мог беспрепятственно забрать из кассы любую сумму и потратить ее на любые цели, в том числе на домашние, семейные и проч. При этом ни заявление на выдачу денег под отчет, ни авансовый отчет не требовался. Единственное, что нужно было сделать, это оформить расходный ордер и создать запись в кассовой книге (подробнее об этом читайте в статье «ИП берет деньги в кассе: вопросы кассовой дисциплины»).
Центробанк в письме от 02.08.12 № 29-1-2/5603 подтверждал, что ИП не запрещено расходовать наличность на потребительские нужды. Но этот вывод относился только к деньгам, снятым с банковского счета (см. «Центробанк напомнил, что индивидуальные предприниматели должны соблюдать кассовую дисциплину»). Что же касается кассовой выручки, то о ней авторы письма умалчивали.
Теперь все неясности остались в прошлом, и предприниматели смогут без тени сомнения тратить наличную выручку по собственному усмотрению.
Ответственность за нецелевое использование наличной выручки
В общем случае за нарушение порядка работы с денежной наличностью налоговики могут оштрафовать компанию или предпринимателя на основании статьи 15.1 КоАП РФ. Но под санкцию подпадают не любые нарушения, а лишь те, что упомянуты в данной статье Кодекса. Нецелевое расходование наличной выручки там не упомянуто. Следовательно, привлекать к административной ответственности за такую провинность инспекторы не станут. Наказание в рамках иных законов также не предусмотрено.
Лимит наличных расчетов по одной сделке
Прежний порядок
До начала действия комментируемого документа лимит наличных расчетов будет регламентироваться Указанием № 1843-У. В нем говорится, что наличные расчеты между двумя юридическими лицами, двумя ИП, либо между юридическим лицом и ИП, не могут превышать 100 000 рублей по одному договору. При этом из текста Указания № 1843-У нельзя сделать однозначного вывода, распространяется ли аналогичное ограничение на выплату заработной платы и на выдачу подотчетных сумм.
Специалисты Центробанка в письме от 04.12.07 № 190-т пояснили, что при выдаче зарплаты, стипендий и иных выплат сотрудникам лимит применять не нужно. На вопрос, можно ли выдать под отчет сумму, превышающую 100 000 рублей, авторы письма не ответили. Но рассказали, как правильно тратить подотчетные деньги. Так, во время командировки сотрудник вправе оплачивать любые услуги от своего имени без соблюдения лимита. Но если речь идет о расчетах по договорам, заключенным от имени работодателя, то соблюдение лимита становится непременным условием.
Что изменилось
Как вы знаете, совсем не обязательно все деньги сдавать в банк и хранить на расчетном счете. В июне изменился порядок ведения кассовых операций, и теперь ИП и небольшим организациям можно не соблюдать лимит наличных денег в кассе и хранить их в неограниченной сумме.
Безусловно, расчетный счет использовать удобнее, но вот если у вас есть наличная выручка, которую вы не сдали в банк, на что её можно потратить? Оказывается не на всё. Существует указание Центробанка , которое регулирует наличные расчеты.
Правило № 1. Выручку от продажи товаров и услуг разрешается тратить на:
- выплаты сотрудникам по зарплате и различных пособий;
- выплаты страховых сумм, если имеются договоры страхования с физ.лицами;
- оплату товаров, работ и услуг;
- выдачу денег сотрудникам под отчет;
- возврат денег покупателю за неоказанные услуги и возвращенные товары, если покупатель платил вам наличными;
- личные нужды ИП.
Обратите внимание, взять любую сумму денег на личные нужды может только индивидуальный предприниматель. ИП = физ.лицо, поэтому с момента попадания денег в кассу, они уже становятся личными. Директор и учредитель ООО так делать не имеют права, потому что денежные средства принадлежат организации, а это отдельное юридическое лицо.
Этот список на что можно тратить наличную выручку является закрытым, т.е. на практике его нельзя добавлять новыми пунктами. Поэтому если вы решите заплатить наличкой за аренду помещения, вернуть заём или наоборот выдать заём сотруднику или учредителю — этого нельзя делать из торговой выручки, а нужно пойти в банк и специально снять деньги со счета для таких целей.
Кроме того, есть еще одно важное замечание. Все эти правила по расходованию наличных денег относятся только к выручке от продажи собственных товаров или услуг. Если вы работаете как платежный агент по посредническому договору и в интересах другой компании принимаете оплату от покупателей, такую выручку нужно в полном объеме сдать в банк.
Правило № 2. Нужно соблюдать лимит при расчетах наличными
Наличными деньгами можно рассчитываться не только с физическими лицами, но и с другими организациями и предпринимателями. Но при этом в расчетах наличкой с другими юридическими лицами и ИП нужно соблюдать лимит 100 тысяч рублей по одному договору.
Предел 100 тысяч рублей нужно соблюдать и по долгосрочным договорам и если выплаты будут периодическими. Ограничение действует в целом на весь договор.
Не нужно соблюдать лимит на таможенные платежи, если вы выдаете заработную плату работникам или деньги под отчет. Однако, в случае, если сотрудник на подотчетные суммы будет производить оплату от имени организации, то за лимитом придётся следить.
От населения (обычных граждан) можно принимать оплату наличными без ограничений.
Что грозит за нарушение
За несоблюдение этих правил расчета наличными при проверке кассовой дисциплины налоговая может вас оштрафовать по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Размер штрафа для ИП установлен 4 — 5 тысяч рублей, а для организаций гораздо существеннее — от 40 до 50 тысяч рублей. Но при этом на такие нарушения распространяется срок давности 2 месяца. Это значит, что если налоговая не поймает вас за это время, то потом оштрафовать уже не сможет.