Каждый гражданин при оформлении официального трудоустройства сталкивается с необходимостью сбора огромного пакета документов, среди которых есть и трудовая книжка. Это документ, в котором отображаются данные обо всех местах официальной работы, сроках, занимаемых должностях, а также датах и причинах увольнений. Преуменьшать значение данного документа не стоит, поскольку это единственный бланк с официальными записями о трудовом стаже, который имеется на руках у самого рабочего.
Основы
История использования документа началась еще 80 лет назад. С годами трудовые книжки стали более модернизированными, а последние изменения, которые коснулись формуляра и правил его оформления, направлены на увеличение защитных свойств документа от внесения лживых данных или несанкционированного использования.
Важно! Согласно действующему законодательству, ТК относится к числу бумаг, которые требуются при трудоустройстве, поэтому при порче или утере документа необходимо узнать, как восстановить трудовую книжку.
В зависимости от того, кем была допущена утеря трудовой, тот и должен понести финансовые затраты, направленные на повторное получение. Если же нарушение было допущено в результате оплошности самого работника, то наниматель имеет право требовать возмещение финансовых убытков, с которыми столкнулась фирма во время восстановления бумаг.
Целесообразность использования подобных отчетов вызывает массу споров. Это связано с тем, что изначально такая форма фиксации рабочих правоотношений была предусмотрена для того, чтобы систематизировать количество отработанных лет, занимаемых должностей и получаемых окладов, что влияло на начисление пенсионных отчислений. То есть владелец персонального отчета отправлялся в пенсионный фонд, где сдавал трудовую книжку.
Сегодня все происходит гораздо проще: Пенсионный фонд самостоятельно фиксирует и систематизирует данные о трудоднях каждого гражданина. Аналогично работают и сервисы обязательного государственного страхования, поэтому в сохранности экземпляра нет необходимости.
С другой стороны, может возникнуть масса проблем, связанных с использованием трудовых. Эти бумаги требуются при оформлении кредитных займов как подтверждение официального трудоустройства. Внесение ложных сведений может стать результатом мошеннического завладения кредитными средствами.
Открытие
Как оформить вкладыш в трудовую книжку , должен знать каждый работник кадрового подразделения. Согласно требованиям законодательства, работодатель, который привлекает соискателя к работе впервые, обязан оформить и предоставить трудовую книжку, которая должна быть организована в течение одной календарной недели с момента принятия гражданина в штат .
Если же соискатель приходит со своим формуляром, где уже значатся данные о прежних местах работы, то руководителю предстоит разобраться, верный ли документ, правдивы ли внесенные в него данные. Сделать это можно несколькими способами:
- личное обращение к руководству с предыдущего места работы, где был трудоустроен гражданин, чтобы уточнить верность отображенной информации;
- проверка бланка, который должен содержать личный номер (анализ серийного номера позволит узнать, совпадает ли год изготовления формуляра с присвоенными номерными знаками);
- проверка реквизитов, которые значатся у каждой из записей, а именно подписей и печатей.
В 2003 году был выпущен новый бланк, который имеет дополнительные меры безопасности – например, водяные знаки, расположенные на каждой странице, подлежащей заполнению. Требования, как правильно заполнить трудовую книжку, не изменились.
Применение
При поступлении на работу соискатель передает администрации фирмы обширный пакет документов, среди которых есть и трудовая книжка. На протяжении периода выполнения труда указанные бумаги хранятся в кадровом отделе работодателя. В обязанности кадрового работника входят учет документов и использование их по назначению.
В отношении трудовых формуляров сотрудник кадровой службы предприятия выполняет следующие действия:
- сохранность всех формуляров, которые переданы работодателю при поступлении на работу всеми участниками правоотношений;
- установление гарантий сохранности подведомственных документов;
- оформление специального Журнала, в котором будут отображаться все передвижения трудовых, а также их действующее нахождение;
- заполнение бланка при увольнении.
Если место работы является в трудовой практике первым, то необходимо заполнение чистой трудовой. Также кадровым сотрудником отображаются все исправления в трудовой книжке, которые связаны с трудоустройством, выполнением служебных обязанностей, прекращением рабочего контракта с конкретным предприятием. Внесение данных не может производиться только по инициативе ответственного лица. Возле каждой записи требуется утверждение информации личной подписью руководства и юридической печатью организации.
Особенности
Нередки факты привлечения к официальному труду лиц, которые являются иностранными подданными. Такая возможность устанавливается внутренними нормативными актами и международными соглашениями, но на практике могут возникнуть сложности с ведением рабочей документации. Первый вопрос – это трудовая книжка и необходимость ее использования.
Во многих странах (особенно бывшего СНГ) практикуется ведение аналогичных формуляров, но на территории России они юридической силой не обладают, то есть будет считаться, что соискатель не имеет трудовой книжки. Тогда нужно ли заполнять в отношении иностранного служащего федеральный формуляр?
В нормах отечественного законодательства отсутствуют требования и разъяснения касательно данного факта, но руководители предприятий предпочитают заводить новый формуляр на вновь прибывших служащих, поскольку правовая норма, в которой указывается необходимость ведения трудовых, не предусматривает исключений в отношении иностранных граждан.
Восстановление
Указанный документ подлежит строгому учету и сохранности, но нередки ситуации, когда в силу утери или порчи возникает вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки. Каждому трудящемуся гарантировано право оформления нового документа, который после подписания собственником получает юридическую силу, равную изначальному экземпляру.
Независимо от того, по чьей вине возникла необходимость повторного получения бланка, в его повторной выдаче принимают участие в равной степени и работодатель, и сотрудник. Служащий кадрового отдела обязуется подготовить, оформить и полностью заполнить документ. Работник должен собрать официальные выписки с предыдущих мест работы, на основании которых в документы будет вноситься информация.
Чтобы получить новый формуляр, сотруднику необходимо подать заявление администрации фирмы, после чего начинается процесс сбора выписок об имеющемся стаже. Данные вносятся в бланк, и затем происходит его утверждение начальником. Процедура бесплатна, но служащему придется оплатить стоимость нового бланка трудовой, цена которого варьируется в пределах 200 рублей. После изготовления документа трудовая книжка вручается владельцу под подпись, чтобы исключить вину фирмы в возможной дальнейшей утере или порче.
Ответ редакцииУтверждённая в 1938 году форма трудовой книжки просуществовала 35 лет. И лишь в сентябре 1973 года Советом министров было принято новое постановление «О трудовых книжках рабочих и служащих», где утверждалось, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности граждан. После этого форма трудовой книжки не менялась в течение ещё 30 лет.
На сегодняшний день в Российской Федерации существуют трудовые книжки трёх образцов: 1938, 1973 и 2003 годов. Все три вида трудовых книжек действительны и не требуют замены.
История трудовой книжки
Впервые трудовые книжки были введены советским правительством в 1919 году. После Гражданской войны трудовые стали удостоверением личности, так как паспортов в СССР до 1932 года не было. В книжку должны были регулярно вноситься данные об участии трудящихся в общественных работах и исполнении трудовых повинностей. Тем, кто уклонялся от получения книжки, грозило полугодовое тюремное заключение, а за утерю книжки — штраф 25 рублей (в 1938 году). Стоит отметить, что в конце 1930-х годов среднемесячная пенсия советского гражданина составляла как раз 25 рублей, на которые можно было купить приблизительно 40 килограммов хлеба.
Трудовая книжка на то время была основанием для получения продовольственного пайка и основным удостоверением личности. В неё, помимо записей о местах работы, заработке, пособиях и страховых взносах, вносились данные о браке, прописке и воинской повинности — а также об уплате взносов на соцобеспечение и охрану труда.
В 1922 году начал действовать новый КЗОТ, который трудовых книжек уже не предусматривал. Они были заменены на «расчётные книжки», которые по месту работы получали все рабочие и служащие.
В 1926 году был введён новый документ — «Трудовой список», в который работодатель должен был вносить общие данные о сотруднике: дату приёма на работу, должность, размер зарплаты и т. д. При переходе служащих из одного учреждения или предприятия в другое трудовые списки выдались им на руки. При приёме на новую работу от сотрудников требовались трудовые списки с мест прежней службы.
20 декабря 1938 года Совет народных комиссаров СССР принял постановление «О введении трудовых книжек». Иметь или не иметь этот документ, каждый советский трудящийся мог определять сам. Но те, у кого книжек не было, лишались права получить карточки на продукты. Заводить книжку полагалось на всякого трудящегося, занятого на предприятии более пяти дней. За получение книжки с работника взимался сбор — 50 копеек.
Трудовые книжки образца 1938 года оставались неизменными до 1973 года, а последняя форма менялась в 2003 году.
Российская трудовая книжка
Российская трудовая книжка появилась в январе 2004 года. На ней герб СССР заменили на герб России, а саму обложку сделали не зелёной, а серой. Кроме этого, уменьшили формат документа и добавили страниц — взамен прежних 40 страниц в новой трудовой книжке стало 44. Документ также имеет дополнительные средства защиты от подделок: светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка», специальный шов, которым скреплены листы бланков, и специальная бумага с водяным знаком.
Трудовая книжка. Фото: Официальный сайт ФГУП «ГОЗНАК»
Кому выдаётся трудовая книжка?
Трудовые книжки сегодня оформляются на всех работников, проработавших в организации более 5 дней, для которых данная работа является основной (ст. 66 ТК РФ).
При поступлении на работу для заключения трудового договора работник должен предоставить трудовую книжку вместе со всеми остальными необходимыми документами, такими как паспорт, документы об образовании и прочее. А если человек принимается на работу впервые, то трудовую книжку должен предоставить работодатель. После увольнения книжку обязаны вернуть её владельцу. Если вы совместитель и хотите добавить в трудовую книжку строчку о работе по совместительству, то имеете законное право получить такую запись. Для этого вам нужно принести на основное место вашей работы документ, подтверждающий, что вы работаете по совместительству, и «основной» работодатель внесёт соответствующую отметку в документ.
Какую роль выполняет трудовая книжка сегодня?
До сих пор трудовая книжка, согласно статье 66 ТК РФ, «является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника», однако многие функции этого документа уже давно взял на себя трудовой договор и система персонифицированного учёта в ПФР.
Так, с 1 января 1997 года учёт стажа и работы россиян ведут ФСС и Пенсионный фонд — так что оформление пенсии, прежде невозможное без трудовой книжки, уже от неё не зависит. Сейчас любой желающий может бесплатно получить выписку о своём стаже из данных ПФР. Кроме того, доказательством работы служат копии приказов о принятии на работу и об увольнении. Тогда как ранее трудовая книжка являлась основным документом, подтверждающим стаж работы. Она обеспечивала оформление пенсионного дела, и оформить пенсию без её предъявления было практически невозможно.
Фото: РИА Новости / Михаил Мордасов
Утратила трудовая книжка и функцию записи в ней различных квалификаций. Раньше, если человек поступил на работу слесарем 3-го разряда, и ему присваивалась квалификация слесаря 4-го разряда, то при новом трудоустройстве единственным документом, подтверждающим это, была трудовая книжка. Теперь система присвоения квалификации в таком виде исчезла. О смене квалификации и карьерном росте можно прочитать в резюме, а не в трудовой книжке.
Среди других утраченных функций — получение больничного листа. С 1 января 2007 года вступил в силу закон о временной трудоспособности, который отменил норму о непрерывном стаже (который фиксируется трудовой книжкой) для получения больничного листа.
До 2007 года оплата больничного рассчитывалась в зависимости от стажа сотрудников. Для работников, имеющих непрерывный трудовой стаж до 5 лет, выплаты составляли 60 процентов заработка, от 5 до 8 лет — 80 процентов. А сотрудники, имеющие непрерывный стаж более 8 лет, могли рассчитывать, что совокупный доход не уменьшится из-за болезни. С 2007 года непрерывность стажа в расчёт больничного больше не берётся.
Кроме этого, перерыв трудового стажа, согласно , уже не оказывает никакого влияния на величину будущей пенсии, поскольку её размер зависит не от стажа, а от величины взносов в пенсионный фонд. Минимальный стаж для получения трудовой пенсии по старости к 2025 году достигнет 15 лет, сейчас он составляет пять лет. Кроме того, для начисления пенсии необходимо будет набрать минимум 30 баллов. А для граждан, родившихся до 1967 года, будет действовать только страховая часть пенсии. Молодые россияне смогут участвовать в страховой системе либо выбрать негосударственный пенсионный фонд.
Почему трудовую книжку хотят отменить?
Трудовые книжки хотели отменить неоднократно. Об очередной отмене трудовых книжек заговорили в связи с подготовкой законопроекта Минэкономразвития России об отмене печатей для коммерческих компаний. Вместе с отменой печати представители деловых организаций считают уместным отменить и трудовые книжки.
Минздравсоцразвития не исключает 10-летнего переходного периода, чтобы не шокировать людей, для которых запись в трудовой — необходимый элемент взаимоотношений с работодателем. Однако многие работодатели уже давно перешли на контрактную схему работы, и для них трудовые книжки выглядят анахронизмом. Заключив с сотрудником трудовой договор, работодатель и наёмный работник оговаривают в нём все важные для себя позиции. В случае с трудовым договором работодатель не знает о неприятных записях в трудовой книжке, например об увольнении по статье за нарушение трудовой дисциплины и т. п.
Поскольку трудовые книжки не нужны ни работнику, ни работодателю, ни государству, можно полагать, что их со временем и отменят.
Е. Майорова
Недавно мне позвонила коллега - директор по персоналу по производству и продаже торгового оборудования, и задала вопрос: что делать с трудовой книжкой уволившегося сотрудника, но не пришедшего забрать ее из отдела персонала? Вопрос весьма актуальный ввиду того, что в отделах персонала и подразделениях, отвечающих за ведение кадровой документации, периодически по разным причинам скапливается определенное количество трудовых книжек. Почему сотрудники не забирают трудовые книжки из отделов персонала? Где и сколько возможно хранить трудовую книжку уволившегося или "исчезнувшего» сотрудника? Какие действия отделу персонала нужно предпринять для передачи трудовой книжки ее истинному владельцу? И, наконец, какие последствия могут ожидать компанию за фактически незаконное задержание трудовой книжки в отделе персонала? К сожалению, перечисленные вопросы решаются директорами по персоналу коммерческих компаний каждый раз по своему собственному усмотрению. Хотя действовать им необходимо по заранее разработанному алгоритму и в соответствии с трудовым законодательством.
«ОБИЖЕННЫЕ» РАБОТНИКИ
Почему сотрудники оставляют собственные трудовые книжки в отделах персонала компаний? Что заставляет их совершать столь неординарные поступки, несмотря на то, что трудовая книжка является обязательным документом при устройстве на любую работу.
Приведем некоторую «условную» классификацию таких работников.
- «Неосведомленные».
- «Убегающие» от наказания.
- Имеющие вторую трудовую книжку.
- «Наказанные» работодателем.
«НЕОСВЕДОМЛЕННЫЕ»
Обычно это молодые люди от 18 - 25 лет, для которых трудовая книжка пока не стала основополагающим документом, имеющим решающее значение в жизни. Фактически, данная категория включает всех тех, кто только начинает трудовой путь. Частично их «забывчивость» объясняется неполной осведомленностью в области трудовых отношений. Так, например, многие абсолютно ничего не знают о том, что трудовая книжка должна быть в обязательном порядке заведена на их первом месте работы. Способствуют этому неведению инспектора отделов кадров, которые не осведомляют новых сотрудников о записи приема на работу, сделанной в трудовой книжке. Таким образом, становится понятным, почему работник так никогда и не сможет узнать о существовании личной трудовой книжки.
«УБЕГАЮЩИЕ» ОТ НАКАЗАНИЯ
К данной категории можно отнести практически всех материально ответственных сотрудников. Именно их можно «наказать», да и «провиниться « перед компанией им не составляет особого труда. Другие сотрудники все же в большей степени не подвержены каким-либо существенным «карам» со стороны компании. В качестве примера разберем следующий случай. У менеджера по продажам, заключившего договор об индивидуальной материальной ответственности и занимающегося развозом товара по розничным точкам или по магазинам, не принадлежащим компании, в определенный момент времени может возникнуть множество непредвиденных вариантов, в дальнейшем имеющим негативные последствия для его личной карьеры: частичная потеря товара, внезапное закрытие розничной точки без возможности какой-либо связи с ее руководителем, ошибки в просчетах товарных единиц при получении их со склада или при передаче их в магазин и т.д. Когда такому менеджеру становится известно, что он попал в сложную и трудноразрешимую ситуацию, он, решая уйти от денежного наказания, оставляет трудовую книжку в отделе кадров.
ИМЕЮЩИЕ ВТОРУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
В связи с поправками в трудовой кодекс от 6 октября 2006 года о возможности заведения новой трудовой книжки, в случае если сотрудник, устраивающийся на новую работу, заявляет письменно о ее пропаже или отсутствии, сотрудники отделов кадров могут совершить данный акт, не опасаясь никаких штрафных санкций со стороны внешних инстанций.
Практика показывает, что работники активно пользуются этим обстоятельством и иногда идут на подлог - не работая и имея на руках трудовые книжки, они устраиваются работать в компании с просьбой завести трудовую книжку по причине утери первой.
В частности, это касается молодых мам, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Получая пособие на ребенка от государства,
согласно Постановлению Правительства РФ N 865 от 30. 12. 2006 г., и находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, они реально
идут на обман государства.
Надо сказать, что, в конце концов, «обман» будет раскрыт путем проведения проверки фонда социального страхования и принято решение о взыскании неправомерно выплаченных сумм у таких «изобретателей». Кстати, положительный ответ работодателя на просьбу нового работника оформить новую трудовую книжку возникает не из хорошего отношения к новичку, а из-за боязни штрафа по причине осуществления приема на работу без оформления трудовой книжки (нарушение положения статьи 65 Трудового кодекса (ст. 5.27 КоАП). Получается, полагаясь лишь на слова работника, инспектора отделов персонала способствуют возникновению у работника второй, а иногда и третьей трудовой книжки. Следовательно, - N-я трудовая книжка после увольнения может спокойно
храниться сколь угодно долго в отделе персонала очередной коммерческой компании, невостребованная сотрудником. Кроме того, многие инспектора оформляют дубликаты трудовых книжек с обозначением и подробным описанием всего трудового стажа со слов работника, что является нарушением трудового законодательства. В этом случае отделы кадров нарушают пункт 31 Правил
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 г.). Хотя статьей 66 ТК РФ предусмотрено наличие одной трудовой книжки установленного образца, которая является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, на сегодняшний момент «обладание» работником двумя и более трудовыми книжками - распространенное явление на рынке труда, которое к тому же никак не наказуемо. Конечно, работнику впоследствии придется доказывать свой «параллельный стаж», подтвержденный несколькими трудовыми книжками, но этот момент в жизни работника приходится на более отдаленный период, а именно - лишь при начислении пенсии.
«НАКАЗАННЫЕ» КОМПАНИЕЙ
К сожалению, на рынке труда до сих пор встречаются компании, не гнушающиеся незаконной «экспроприацией» трудовой книжки. «Трудовую книжку не отдавать этому сотруднику» - гласит вердикт руководства. Директора по персоналу вынуждены подчиниться. Обстоятельства, «вынуждающие» к совершению таких воздействий на сотрудника, например, может быть воровство сотрудника (обычно в связи с невозможностью подать в суд на сотрудника из-за отсутствия прямых улик и письменных доказательств). В данном случае работодатель несет ответственность за то, что работник из-за отсутствия трудовой книжки будет какое-то время лишен возможности трудиться, и, соответственно, должен оплатить ему среднюю заработную плату до момента передачи ему трудовой книжки.
Письмо с уведомлением или звонок «как другу» - что выбрать? Трудовая инспекция, осуществляющая проверку кадровых документов, в первую очередь, обращается к содержимому сейфа на предмет наличия «лишних» трудовых книжек, хранящихся без законных на то оснований. Необходимо помнить, что законным основанием для хранения трудовой книжки давно уволившегося сотрудника можно считать наличие определенного пакета документов, в комплекте с «забытой» трудовой книжкой. Опираясь на данные практики, можно отметить, что первое, что совершают кадровики, когда забытая трудовая книжка находится в сейфе, это звонят бывшему сотруднику в попытке обратиться к нему с просьбой забрать ее из отдела персонала. Видимо, предпочитая указанный вариант как более быстродействующий. На практике вышеупомянутые действия, как правило, позитивных результатов не дают. Трудовая книжка продолжает «дамокловым мечом висеть» в качестве глобальной проблемы отдела персонала, реально ставя
работодателя впоследствии в позицию обвиняемого - ведь телефонный звонок не может служить в дальнейшем каким-либо доказательством для трудовой инспекции о том, что обращение к сотруднику состоялось. Предпочтительнее службе персонала выслать на адрес, указанный в трудовом контракте «исчезнувшего» сотрудника определенный перечень документов, обязательных к предъявлению трудовой инспекции в случае наличия «лишних» трудовых книжек в сейфе уже не работающих в компании сотрудников.
При этом рассмотрим два наиболее часто встречающихся варианта.
Вариант 1. Сотрудник оформил увольнение: написал заявление, подписал обходной лист и ознакомился с приказом об увольнении. Но по каким-то причинам не приходит за трудовой книжкой. В этом случае компании-работодателю нужно уже на второй день после увольнения послать извещение, текст которого приводится ниже (Табл.1).
Вариант 2. Рассмотрим популярный на рынке труда пример: прогул сотрудника. Другими словами, в отделе персонала нет в наличии ни одного документа от сотрудника о его желании уволиться - ни заявления, ни приказа об увольнении. В этом случае необходимо сформировать пакет следующих документов.
Служебные записки от руководителя о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте.
- Акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте, подписанные не менее чем тремя сотрудниками компании.
- Письмо с уведомлением с просьбой явиться за трудовой книжкой.
- Форма объяснительной записки.
- Акт об отказе - написать объяснительную записку.
Все документы находятся в следующей Таблице 2:
Все копии отосланных документов компания обязана хранить в сейфе вместе с описью документов с печатью почтового отделения, осуществлявшего почтовое отправление пакета документов сотруднику, и кассовым чеком на оплату почтовых услуг вместе с «забытой» трудовой книжкой до момента ее передачи сотруднику.
Из правил от ведении трудовых книжек…
По закону компания-работодатель, а также лица, отвечающие за трудовые книжки, могут понести наказания в виде административных взысканий и штрафов. Из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Пункт 35. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).
При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку.
Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами. Пункт 36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно, в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.
Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
Пункт 45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя.
За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
МЕСЯЦ НА РАЗДУМЬЕ
Не так давно Государственная дума рассматривала дальнейшую «судьбу» трудовой книжки, планируя ее изъять вообще из обращения, мотивируя это в частности тем, что необходимость трудовых книжек была вызвана в эпоху военного коммунизма, как документов, дающих право на полноценный продовольственный паек. Отсутствие трудовой книжки автоматически снижало продовольственный паек в два раза. Нужна ли сейчас так остро трудовая книжка, кроме отдаленного во времени оформления пенсии - данный вопрос обсуждали депутаты - ведь «при наличии свидетельства пенсионного страхования, рекомендательных документов, которые может подавать за себя сам работник, требовать наличие трудовой книжки не столь обязательно и не столь существенно». Тем не менее, несмотря на аргументацию противников трудовой книжки, она пока продолжает оставаться документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Получается, когда трудовая книжка становится не нужна ее владельцу, он оставляет ее на «хранение» в компании, из которой уволился. Но отделам персонала чужая трудовая книжка тоже не нужна. Наоборот, за ее незаконное хранение компании-работодателю надлежит будет выплатить немалые штрафы. Фактически новые поправки в Трудовой кодекс относительно несложной кадровой процедуры оформления новой трудовой книжки по любому запросу сотрудника приводят к тому, что в скором времени в отделах персонала будут храниться полные сейфы трудовых книжек, забытых или оставленных умышленно своими «хозяевами». И тогда таким компаниям штрафов не миновать. Дабы избежать этого, отделу персонала необходимо предпринять все вышеуказанные шаги в течение месяца, и затем, если владелец трудовой книжки не откликнулся, его вполне можно уволить.
Приводя подробно примеры подобных документов, автор намеревался дать полную рекомендацию относительно конкретных действий и их документального подтверждения по реализации задачи законной передачи трудовой книжки ее владельцу. Компании работодателю вполне достаточно иметь на руках копии отосланных компанией документов, их опись и кассовые чеки за почтовые услуги с датой отправки, чтобы проверяющая трудовая инспекция однозначно интерпретировала сложившуюся ситуацию и не наложила штрафов.
Но если в подготовке этого документа были допущены нарушения – проблема вскроется и захватит как работника, которому придётся восстанавливать трудовой стаж или бегать по инстанциям, так и работодателя, которому это может быть вменено.
В некоторых случаях неправомерно оформленная трудовая станет причиной судебных разбирательств , штрафов и многих неприятностей.
Чтобы подобного не произошло, за надлежащим оформлением ТК надлежит следить как работодателю, так и работнику.
Как завести трудовую книжку работнику
Если вы устраиваетесь на работу, и у вас ещё нет трудовой книжки – беспокоиться по этому поводу не стоит. Естественно, что вас могут взять на работу только в такое место, где не требуется опыта работы по вашей специальности. Ваша специальность будет указана в документах об образовании, к которым могут относиться:
- диплом о высшем образовании;
- диплом о среднем специальном образовании;
- справки об окончании курсов;
- удостоверения о присвоении специальности;
- аналогичные документы;
- копия школьного аттестата.
На основании этих документов, а также гражданского паспорта, вы имеете право искать работу по указанной в ваших документах специальности, но без стажа работы. Стаж работы вы приобретёте после того, как вам заполнят трудовую книжку, и вы проработаете определённое время на первом в своей трудовой жизни предприятии.
Поработав некоторое время, вы будете иметь стаж работы по специальности, который сможет определить любой работодатель или кадровик. Для вас это будет определённым преимуществом, которое позволит искать более благополучные условия работы.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые — образец заполнения титульного листа:
Сведений о работе:
Куда обращаться?
На первых порах вы приходите к работодателю без трудовой книжки . Сообщаете ему о том, что стажа не имеете, нигде не работали. Нет смысла заводить разговор о том, что вам нужна трудовая книжка, что у вас её ещё нет. Это может характеризовать вас как некомпетентного человека.
Вам нужно знать, что бланк трудовой для заполнения должен выдать работодатель. После того как он примет вас на работу, ему нужно будет завести на вас ТК.
Даже если вы проработаете неделю, вы имеете право потребовать книжку. Отказать вам не имеют права.
Однако имейте в виду, что для лиц, впервые устраивающихся на работу предусмотрено присутствие при заполнении книжки. На этом основании через неделю после устройства на работу поинтересуйтесь судьбой своей трудовой.
С вашей стороны необходимо представить подтверждения
того, чем вы занимались до прихода в эту организацию. Например:
- учились в школе;
- в техникуме, колледже или лицее;
- в институте или университете;
- посещали курсы;
- служили в рядах ВС РФ.
Предъявите документы, которые у вас имеются после окончания этих заведений, а также военный билет, если вы только что демобилизовались. В принципе, военнообязанные граждане всегда при устройстве на работу должны предъявлять его.
Если вы не получили документ об образовании, например:
- не сдали экзамены;
- были отчислены,
вам придётся представить справку.
Если испорчена
Если книжка подверглась порче, нужно установить источник ответственности. Конечно, её необходимо будет заменить, но сделать это должно ответственное за ненадлежащее хранение документов, лицо. Восстанавливается трудовая из ресурсов виновного.
Если виновны вы, то при поступлении на работу вам нужно будет представить справку с последнего места работы (или без таковой) и запросить в соответствии со статьёй 65 ТК РФ .
Конечно, в нём не будет учтён трудовой стаж за предшествующий период, но вы сможете продолжать трудиться, а постепенно соберёте весь утраченный стаж.
Трудовой кодекс РФ, Глава 11, Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.
В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Чтобы завести трудовую потребуются документы. К ним относятся:
- Паспорт.
- Документ об образовании.
- Справки, удостоверения, свидетельства, сертификаты, подтверждающие квалификацию или разряд.
- Если вы меняли фамилию, принесите документ, подтверждающий этот факт.
В некоторых случаях после предоставления документов и их ксерокопий, работодатель приступает к заполнению трудового договора и не заводит разговора о заполнении трудовой – это очень хороший знак, который означает, что на данном предприятии проявляют повышенную заботу о сотрудниках.
В частности, некоторые акции, в том числе и устройство на работу, оплачивает предприятие (организация) из собственных средств . Не стоит проявлять нетерпение и беспокоиться о том, не забыл ли кадровик завести вам ТК.
За такую забывчивость ему вменят серьёзный штраф, а трудовая вам в любом случае будет заведена. Книжка, по инструкции, должна заполняться в вашем присутствии.
Как оформить и сделать трудовую книжку: заявление
Некоторые кадровики предлагают написать заявление для того чтобы завести новую книжку для вновь устроившихся лиц. Это необходимо для того чтобы вычесть с вашей зарплаты стоимость трудовой. В этом случае оно пишется в свободной форме
, на имя работодателя, с обязательным указанием факта того что вам требуется ТК.
А также с выражением просьбы о том, чтобы стоимость бланка была высчитана из заработной платы. Если вы выплачиваете её стоимость в кассе наличными, заявление может не потребоваться.
Стоимость ТК может значительно различаться. Всё зависит от того, какими партиями закупаются бланки трудовых и в какие сроки были закуплены. Сколько стоит трудовая книжка? В настоящее время цена на них:
- За партию от 5 до 99 штук – по 190 рублей.
- За партию свыше 100 штук – по 110 рублей.
Если цена бланка значительно отличается от указанной – работодатель её завышает. Он не имеет юридического права продавать её по завышенной стоимости, в сравнении с той, по которой приобретал.
При приобретении бланков книжек, они оформляются в специальных перечнях ведомостей, с указанием номера вашего бланка и закупочной стоимости.
Её легко проверить и при первой же проверке инспекторов ГИТ, такой предприимчивый кадровик (работодатель) будет оштрафован. Если сумма значительно занижена:
- Бланки закупались до изменения цен и стоили дешевле.
- Предприятие компенсирует часть стоимости бланка.
Правильно оформленная трудовая книжка — образец и примеры:
Пошаговая инструкция для работодателя
Если вы работодатель или , вам нужно подходить к вопросу оформления книжек очень внимательно. Малейшее нарушение может быть чревато развитием проблем. Поэтому имейте в виду, что заполнять бланк необходимо очень аккуратно, а если по случайности вы допустили помарку или ошибку – бланк нужно заменить.
Для впервые устраивающегося на работу лица, трудовую книжку потребуется заполнять в его присутствии. Для этого он должен предоставить вам паспорт и документ об образовании . Трудовая должна соответствовать паспортным данным.
А если в документе об образовании (квалификации) вписана другая фамилия – потребуйте документ, подтверждающий её смену. Например, если женщина вышла замуж, она должна представить свидетельство о браке и его копию. Копию нужно заверить и положить в её личное дело наряду с копиями других документов.
Заполнение титульного листа не составит сложностей, так как на нём указано, какие сведения нужно вписывать. Но нужно соблюдать нормативы, которые установлены законодательными документами . В частности:
- Заполнять бланк разборчиво, аккуратно, без помарок.
- Использовать шариковую ручку синего или фиолетового цвета, можно писать чернилами.
- Даты указывать только арабскими цифрами.
Они должны храниться в сейфе бухгалтерии, вместе с приходно-расходной книгой учёта. Взять бланк можно только под расписку, в которой указано, какому работнику заводится трудовая книжка, в соответствии с требованиями Минтруда за № 69.
Если бланк испорчен, его нужно списать актом и уничтожить, а для заполнения взять следующий. Не запрещено храниться бланкам у уполномоченного на ведение ТК лица, а также – у работодателя.
Если вы начинающий предприниматель и не знаете, как приобрести бланки – обратитесь на сайт и закажите бланки у посредников. Они имеют специализированную доверенность от Гознака и лицензию на распространение бланков ТК и .
Приобретите сразу нужную партию и храните в организации, чтобы они всегда были в наличии, так как предоставление трудовой работнику должно укладываться в 5 дней от дня заключения трудового договора.
Если эти сроки будут нарушены или будут допущены другие нарушения, то инспекторы ГИТ вменят штрафы, которые как минимум, укладываются в сумму от 300 до 5 000 рублей.
Прежде чем начать заполнять ТК, необходимы правовые основания. К ним относятся:
- заявление о приёме на работу;
- приказ о приёме на работу;
- приказ о выдаче и заполнении бланка трудовой.
После того как титульный лист заполнен, владелец трудовой ставит внизу подпись. Ниже подписывается:
- начальник отдела кадров;
- или работодатель;
- или уполномоченное лицо.
Если предприятие небольшое, на котором отсутствует штат ответственных за делопроизводство лиц, а также кадровый отдел или подобный ему, работодатель имеет право предоставить право заполнения трудовых главному бухгалтеру, в соответствии с законодательно утверждёнными Правилами от 16.04.03 г. за № 225.
Однако если он без приказа заполнил трудовую вместо руководителя, используя факсимильную печать с его подписью – это будет считаться нарушением.
При подписи обязательно нужно соблюдать последовательность, и ставить:
- должность;
- подпись (росчерк);
- её расшифровку с инициалами.
При устройстве на работу иностранного гражданина заводить ТК не обязательно, если его можно трудоустроить по договору подряда или иным образом.
Однако по его желанию и требованию, ТК придётся завести . Более того, в соответствии со статьёй 65 ТК РФ, работодатель не имеет права отказывать лицу в официальном трудоустройстве. Недопустимо принимать трудовые иностранных государств или учитывать стаж, внесённый в книжку иностранного гражданина, выработанный за пределами РФ.
При этом необходимо уточнить в соответствии с перечнем, его профпригодность. Для лиц с документами об образовании советского образца – право на образование сохраняется. Для иных – предусмотрено подтверждение квалификации, если учебное заведение не входит в перечень общезначимых.
Без этого условия кадровик заполняет ТК по аналогии с работником без образования . Исключение составляют приглашённые специалисты высокого профессионального уровня по коллегиально согласованному официальному решению.
Важным моментом будет заполнение фамилии, имени и отчества на русском языке. Для того чтобы оно были вписаны правильно потребуется отдельное заявление от работника, в котором он лично подтвердит правильность внесённых данных, соответствующих паспортным данным на его родном языке.
Если кадровик – владелец трудовой
При устройстве на работу в отдел кадров, лицо не должно заполнять собственную ТК, так как у него всегда существуют альтернативные возможности. Кроме кадровика, работодатель может заполнить любую книжку. Не будет исключением и трудовая кадровика.
Соответственно он может поставить подпись только в том месте, где подписывается владелец трудовой, а ниже:
- расписывается работодатель;
- или работающий (другой) кадровик;
- или специальное уполномоченное лицо.
Уполномоченное лицо должно быть определено специальным приказом.
К числу отрицательных причин в этом плане относится та, что не считает лицо без наличия трудовой (см. ) – полноправным работником даже при наличии приказа и трудового договора. Если речь будет идти об увольнении – вопрос можно поставить несколько иначе.
Заключение
Заполнение ТК при первичном оформлении работника – важный шаг. В этом случае нет смысла предпринимать действия, не регламентированные законодательно и относиться к этому вопросу произвольно. После надлежащего оформления книжки, её нужно зарегистрировать в книге учёта и убрать на хранение в соответствующее правилам место, например, в сейф.
Ведение трудовых книжек является важнейшей обязанностью каждого законопослушного работодателя. Если работник осуществляет свою профессиональную деятельность более пяти дней, то этот документ остается на соответствующем предприятии. Многих граждан интересует вопрос о том, когда отменят трудовые книжки в России. Все-таки цифровая эра должна значительно повлиять на развитие процессов автоматизации. Отменят ли трудовые книжки в нашей стране? Ответ на этот вопрос будет представлен в статье.
История трудовой книжки
Первый официальный документ, свидетельствующий о трудоустройстве гражданина, появился в 1918 году в соответствии с Кодексом законов о труде Советской Республики. Именно с этого момента каждый работник должен был подтверждать свое положение трудовой книжкой. Система выдачи и оформления документа век назад практически ничем не отличалась от системы сегодняшней.
Чуть позже появился декрет СНК о необходимости иметь трудовые книжки безработным лицам. При этом документ мог вполне заменить собой паспорт. Положения неоднократно менялись. В последний раз трудовая книжка претерпела изменения в 2004 году. И вот сегодня, в век цифровых технологий и всеобщей информатизации, поднимается вполне себе серьезный вопрос: когда отменят трудовые книжки в России?
Перспективы отмены
Проблема отмены трудовых книжек поднималась и в 2004, и в 2006 году. Совсем недавно в правительстве вновь встал вопрос об отмене рассматриваемых документов. Как утверждали некоторые постановления 2014 и 2015 годов, процесс перехода трудовых книжек в электронный формат должен был начаться в январе 2017 года. Но, как видно сегодня, ничего подобного пока не наблюдается.
На данный момент вся информация о трудовом стаже работников поступает в российский Пенсионный Фонд. Ведется строгий персонифицированный учет каждого сотрудника. Соответственно, подтверждение рабочего стажа путем предъявления трудовой книжки является совсем не обязательным. Так что же мешает нынешней власти полностью отменить бумажные версии документов? Все-таки присоединение к мировому стандарту совсем не помешало бы российскому государству.
Есть ли альтернатива трудовой книжке?
Безусловно, отмена трудовых книжек должна повлечь за собой полное сохранение гарантий подтверждения рабочего стажа. Это понимают как работодатель с работником, так и само государство.
Какая альтернатива здесь может присутствовать? Многие эксперты говорят о трудовом договоре. Но требования к этому документу должны значительно измениться. Содержание договора должно быть защищено от возможного фальсифицирования. Только внесение определенных дополнений, благодаря которым стаж работы не нужно будет подтверждать, оптимизирует работу как трудовых организаций, так и ПФР.
Как только все нюансы будут доработаны, в Госдуму будет внесен достойный законопроект.
К чему приведет отмена?
Таким образом, вопрос о том, отменят ли трудовые книжки в России, пока остается немного неясным. А вот к каким последствиям приведет отмена? Эксперты говорят о резком сокращении расходов на кадровое делопроизводство. Будут немедленно оптимизированы все кадровые ресурсы. Учет, хранение трудовых книжек, выдача зарплат кадровикам - все это значительно упростится. Снимется, помимо всего прочего, ответственность за передачу или хранение трудовых книжек при увольнении: стоит напомнить, что кадровики могут быть наказаны за небрежное отношение с бумагами.
Но есть у отмены трудовых книжек и некоторые недостатки. В частности, стоит выделить возможность сокрытия работником истинных причин увольнения с прошлой работы, ведь они нигде не будут отображаться. Нельзя забывать и о возможном фальсифицировании резюме и рекомендаций. Безусловно, все названные недостатки можно легко устранить, введение определенных дополнений поможет исправить ситуацию.
Будет ли легче работникам?
Выше были названы плюсы и минусы рассматриваемого процесса со стороны работодателей и кадровиков. А изменится ли что-то для самих работников? Тот факт, что ведение трудовых книжек более не нужно, как-то отразится на простых трудящихся лицах? Об этом будет рассказано далее.
Первый недостаток, который стоит выделить, - это незащищенность цифровой системы. Любой сбой в программе, и весь процесс работы с электронными версиями трудовых книжек прекратится. Если же данные и вовсе потеряются, то работнику придется обращаться к прежним нанимателям за подтверждением стажа (и не факт, что у них подобные сведения сохранятся). Второй недостаток - возможная недобросовестность работодателя. Постоянно следить за тем, как руководство отчисляет нужные суммы в Пенсионный Фонд, будет не так уж и просто. Вполне возможно, что работник элементарно потеряет стаж из-за недобросовестности начальства.
Но есть здесь и преимущества. Все-таки вопрос о том, когда отменят трудовые книжки в России, не зря поднимается столь часто. Так, при переходе рассматриваемого документа в цифровой формат будущий пенсионер избавится от бумажной волокиты, которой так много присутствует сегодня. Стоит вспомнить и о том, сколько стоит трудовая книжка. Так, в киоске "Роспечати" ее можно приобрести от пятисот рублей. Сумма небольшая, но для многих жителей страны, можно сказать, "неудобная". Безусловно, отмена трудовых книжек повлечет за собой и отмену необходимости в их покупке.
Отменят ли трудовые книжки в РФ?
Как уже было сказано выше, некоторые постановления правительства гласили о том, что оформление и хранение трудовых книжек в России прекратится в начале 2017 года. Но 3 июля 2016 года в России выходит Федеральный закон о внесении изменений в ТК РФ. Началом действия законопроекта обозначили как раз 1 января 2017 года. О чем гласит представленный закон?
Если вкратце, то работодателям указывают на необходимость действовать по установленным ранее правилам. То есть никакого нового порядка ведения трудовых книжек снова не устанавливается. Записи в документах как обычно фиксируются при работе свыше пяти дней на одном предприятии. Ни о каких электронных версиях речь пока не идет.
Таким образом, в 2017 году не стоит ждать значительных изменений.
Почему не отменяют?
Так почему же государство так медлит с отменой бумажный документов, подтверждающих рабочий стаж? Зачем нужна трудовая книжка в устаревшем нецифровом виде? Точные ответы на эти вопросы, как обычно, получить пока нельзя. Но догадаться о причинах консерватизма властей не так уж и сложно.
В первую очередь причиной сохранения трудовых книжек является ценность имеющейся в них информации. Стоит упомянуть и о возможных проблемах с пенсионными начислениями, увольнениями, переходами на новые рабочие места и т.д. Перевод книжек в цифровой формат стоит немалых денег. А правительство, как известно, не сильно любит тратиться на социальные нужды.
Мнения юристов
Что думают эксперты по поводу сложившейся ситуации? Когда отменят трудовые книжки в России по мнению юристов?
По словам большей части специалистов, отмена трудовых книжек в России должна нести только пользу. Для государства, по мнению экспертов, не имеет никакого значения существование бумажных трудовых книжек. Уже много лет работодатели производят отчисления в ПФР, а потому сведения о "бумажном" трудовом стаже попросту становятся ненужными. Для работников же отпадет вопрос о том, сколько стоит трудовая книжка, а также исчезнут проблемы бумажной волокиты. Российские власти же должны стремиться к мировым стандартам. Достоинства отмены книжек, как уверяют специалисты в сфере трудового права, коснутся всех заинтересованных групп.
А некоторые эксперты считают иначе. По их мнению, отмена трудовых книжек сильно повлияет на россиян, причем негативно. Учитывая консерватизм многих граждан, отмена бумажных версий документа повлечет за собой только волну недовольств. Если же книжки и отменят, то ненадолго, считают специалисты, скорее всего, многие граждане сами потребует вернуть их обратно.