1. Гарантийное письмо обязательно должно быть подписано:
а) руководителем предприятия и главным бухгалтером;
б) руководителем предприятия и ответственным исполнителем письма;
в) главным бухгалтером и ответственным исполнителем письма;
г) исключительно главным бухгалтером предприятия.
2. Какой должна быть подпись на документе, если он составлен на фирменном бланке компании:
а) Генеральный директор (подпись) Ф. Е. Петров;
б) Генеральный директор ОАО «Лилия» (подпись) Петров Ф. Е.;
в) Петров Ф. Е. (подпись).
3. Оттиск печати на служебном документе ставят таким образом, чтобы он захватывал:
а) первые несколько букв названия должности лица, подписавшего документ;
б) последние несколько букв названия должности лица, подписавшего документ;
в) последние несколько букв фамилии лица, подписавшего документ;
г) последнюю строчку текста служебного документа.
4. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?
а) машинописным способом;
б) проставляется от руки секретарем после утверждения документа руководителем;
в) проставляется самим руководителем в момент утверждения документа;
г) проставляется любым способом.
5. Какой из указанных видов приказов является ошибочным:
а) приказ по основной деятельности;
б) приказ по административно-хозяйственной деятельности;
в) приказ по финансово-хозяйственной деятельности;
г) приказ по личному составу.
6. Порядковый номер бланка следует располагать:
а) в верхней части лицевой стороны бланка;
б) в нижней части лицевой стороны бланка;
в) в верхней части обратной стороны бланка;
г) в нижней части обратной стороны бланка.
7. Какие из приведенных ниже входящих документов не подлежат регистрации:
а) поздравительные письма;
б) гарантийные письма;
в) письма-запросы;
г) сопроводительные письма.
8. В личную карточку сотрудника не заносят сведения:
а) о воинском учете;
б) о принадлежности к политическим партиям и общественным организациям;
в) об общем стаже работы;
г) о семейном положении.
9. Служебный документ, который содержит предложение о назначении на должность, переводе на другую должность (работу) или поощрении (награде, премировании) сотрудника организации называется:
а) приказ по личному составу;
б) докладная записка;
в) приказ по административно-хозяйственным вопросам;
г) представление.
10. Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона» в служебном документе, оформленном на нескольких листах, указывают:
а) в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа;
б) в левом верхнем углу обратной стороны последнего листа документа;
в) в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа;
г) в левом нижнем углу обратной стороны последнего листа документа;
Ключ к тесту на знание делопроизводства Украины:
1
— а
2
— а
3
— б
4
— в
5
— в
6
— г
7
— а
8
— б
9
— г
10
— а
Чем престижнее должность, тем, как правило, больше человек претендует на то, чтобы занять ее. Работодатели в таких случаях часто прибегают к тестовым заданиям и испытаниям: тот, кто выполнит задание лучше, и получит работу. Какие испытания приходится выдерживать секретарям и офис-менеджерам?
Чем престижнее должность, тем, как правило, больше человек претендует на то, чтобы занять ее. Работодатели в таких случаях часто прибегают к тестовым заданиям и испытаниям: тот, кто выполнит задание лучше, и получит работу. Какие испытания приходится выдерживать секретарям и офис-менеджерам?
Главная и единственная цель испытания – выявление уровня профессионализма и деловых качеств кандидатов. Вот один из невыдуманных примеров.. Участница сообщества претендует на вакансию секретаря. На эту должность пытаются устроиться еще трое человек, и чтобы выбрать лучшего кандидата, работодатель предложил всем четверым написать сочинение на тему «Каким должен быть идеальный секретарь». Участница сообщества попросила помощи в написании сочинения. Тема идеального секретаря уже поднималась в сообществе – к примеру, здесь перечислены деловые качества идеального секретаря, а здесь описан его внешний вид. Статьи на сайте и сообщения на форуме помогут написать отличное сочинение! А работодатель сможет оценить по нему, насколько вы грамотны, умеете ли излагать свои мысли на бумаге, и конечно, представляете ли себе образ секретаря, к которому нужно стремиться.
Однако сочинение – достаточно экзотичный вид тестового испытания. Для секретарей, личных помощников и офис-менеджеров испытание часто имеет вид психологического или профессионального тестирования, интервью (возможно, на иностранном языке) и даже стрессового собеседования.
Психологическое тестирование – наиболее распространенное испытание для кандидатов. Соглашаясь на него, важно выяснить цели и продолжительность тестирования, а также квалификацию того, кто будет вами заниматься: все-таки серьезную психодиагностику может провести только психолог. В любом случае, от психологического тестирования можно отказаться.
Профессиональные тесты также должны проводиться компетентным специалистом и не выходить за рамки ваших предполагаемых должностных обязанностей. Странно, если будущего секретаря проверяют на знание бухчета или продажные навыки. Не свидетельствует ли это о том, что должностные обязанности в будущем будут несколько… расширены?
Если в объявлении о вакансии есть упоминание о том, что соискатель должен владеть иностранным языком, следует быть готовым к тому, что собеседование будет проведено на нем. Заранее продумайте ответы, набросайте рассказ о себе и своих достижениях, несколько отрепетируйте интервью с близкими, захватите с собой версию резюме на иностранном языке… Однако может случиться, что знание иностранного языка в работе не потребуется. Такое происходит, когда работодатели «перестраховываются» и предъявляют соискателям заведомо завышенные требования.
Наконец, стрессовое собеседование HR-менеджеры используют для того, чтобы проверить стрессоустойчивость секретаря, узнать, как он будет действовать в сложной рабочей ситуации, требующей выдержки и терпения. Соискатель вправе отказатьcя от проведения такого испытания, однако в реальной жизни от стрессов не уйдешь, да и никакой секретарь не станет идеальным без умения противостоять стрессам!
Дорогие участники сообщества PRO-Секретариат! А какие испытания при приеме на работу пришлось проходить вам?
Екатерина Карнаева
Поздравления секретарю
Секретарь всегда всем нужен, без него - проблемы.
Всех найдет и все узнает, и решит дилеммы!
И помощник, и советчик, всё - без нарекания!
И сегодня для тебя эти все признания:
Пусть все сбудутся мечты и твои желания!
Счастья, солнца и любви для лица компании!
Поздравление секретарю от коллег в стихах
Поздравить Вас хотим, наш секретарь,
И даже, если будет на дворе январь,
Способны растопить Вы холода,
И настроение повысится всегда!
У Вас обязанностей много – это знаем,
Но выполняете достойно – замечаем!
Позвольте от души Вам пожелать,
И пожеланий Вам сказать, хотя бы пять!
Во-первых, чувствуйте себя всегда счастливой,
И будьте, во-вторых, любимой!
А в-третьих, нежной, самой милой,
В-четвертых, ласковой, неповторимой!
А в пятом пожелании пусть сбудутся мечты,
Все то, что сами захотите Вы!
Поздравление секретарю короткое в стихах
Секретарша наша хороша,
Как увижу – так поет душа!
И работать сразу мне охота,
Даже, если вдруг – суббота!
Вежлива, учтива и мила,
Пригласит к директору она,
Улыбается тебе она красиво,
Будь ты в жизни только лишь счастлива!
Шуточные поздравления секретарю с Днем рождения
С Днем рожденья, мудрый секретарь,
Все секреты шефа точно знающий,
У его дверей ты, как вратарь,
Никаких голов не пропускающий.
С Днем рожденья, славный секретарь,
Слава шефа на тебя прольется:
Грудь его вся будет в орденах,
Звон их слуха твоего коснется.
Поздравление ко Дню секретаря
Секретарь – незаменимый,
Потрясающий сотрудник,
Сварит кофе, примет факс,
Подготовит документы и ответит на звонки.
Уйму дел он выполняет
И все это за минуту.
Так поздравим секретаря
С этим чудным днем.
Пусть сегодня, хоть чуток
От работы отдохнет!
Поздравление молоденькой сотруднице секретарю с Днем рождения
Ты, как юная роза в саду,
Пышным цветом у всех на виду
Расцвела, радость в души вселив,
И надежду в сердцах возродив.
Поздравлять с Днем рожденья тебя –
Эта радость нам небом дана.
Так пускай же живет среди нас
Этот чудный и светлый алмаз!
Вас мы поздравляем с Днём секретаря.
Желаем, чтоб работа делалась, не зря.
Много информации можете хранить,
Секреты вы знаете, как руководить.
Быть всегда вам в тонусе, мысли все читать.
Вопросы деликатные, умело решать.
Желаем, чтоб работу всегда вашу ценили,
И при поощрении про вас не забыли.
Поздравление для Нади, секретаря директора
Дорогая Наденька. Позволь выразить свое восхищение твоей сноровкой и умением, порой нам кажется, что у тебя сто рук. Ты все умеешь и везде успеваешь, а главное тобой доволен наш директор, а это многое значит. Будь всегда на высоте своего мастерства.
Поздравление для секретаря
Мой помощник боевой -
Правая рука,
Вот какая твоя роль –
Роль секретаря!
Поздравление секретарю
Сегодня все спешат поздравить самого главного человека фирмы - это же, конечно же, секретаря. Ты с любой работой справишься, и сноровка у тебя и красота Ты как верный страж своего начальника и мы знаем, что нет в мире лучшего секретаря. С праздником!
Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.
Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.
Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.
Основные функции секретаря
В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи :
- приём и отправка корреспонденции;
- ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
- организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
- проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
- создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
- контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
- введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.
Исходя из данных функций, секретарь должен знать :
- основы современного делопроизводства и архивного дела;
- основы трудового законодательства и административного права;
- правила делового общения и составления деловых бумаг;
- правила организации труда руководителя.
Личностные характеристики
Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.
С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.
Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации .
Умение быстро перестраиваться в нестандартных ситуациях, проявлять инициативу в организации работы компании, действовать в некоторых случаях без особых указаний особенно ценятся руководителям.
Рассматриваем резюме секретаря
Вопросы на собеседовании для секретаря — это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.
Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.
Правильно составленное резюме — это самореклама, призванная заинтересовать работодателя .
Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.
Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.
Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им
Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.
Одним из требований резюме является предоставление фотографии . Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.
Оформление резюме – особый вопрос . Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.
Перечитайте текст несколько раз и проверьте на наличие ошибок. Их не должно быть в резюме ни в коем случае, поскольку секретарь должен быть грамотным. В процессе работы ему придётся исправлять ошибки сотрудников и даже руководителя, а как он будет это делать, если не может грамотно построить собственный документ.
Подготовка к собеседованию
Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность. 
В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.
Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.
Зайдешь в приемную - и видишь ноги.
Над ними взгляд, исполненный величья.
Ксерокопируют, пожалуй, боги
Секретарей прекрасное обличье.
Звучит «алло» порой так эротично,
Что забывает напрочь абонент
О том, что был вопрос его не личный,
Что был вопрос про важный документ...
Ну, а сегодня ты и вовсе центр
Всеобщего вниманья и заботы!
И от начальника горячий комплимент
Получишь не за ноги, - за работу!
А мы поддержим праздничную ноту,
И, поздравляя с секретарским днем,
Желаем, чтоб судьбы водовороты
Тебя несли в счастливый водоем!
Кто рвется на престижную работу,
Тот думает: пойду в секретари,
Не знает, что там пахота до пота
И будни - от зари и до зари.
Порою босс капризен, как ребенок,
Порою беспардонен визитёр,
Пусть секретарши стан красив и тонок,
Но пашет она, братцы, как бобёр.
Сотрудники ее подозревают,
Что спит она с начальником своим,
Что чай в короткой юбке разливает
И рада всем чиновникам крутым.
Брехня и ложь! Она на телефоне
От частоты звонков сошла с ума,
На каблуках, как на автопилоте,
Носить бумаги, кофе, чай должна.
Ее легко, конечно же, уволить,
Унизить, нагрубить и накричать,
Но кто другой потянет эту долю -
Бурлацкую по сути, вашу мать!
Поэтому не будем фантазировать,
А рюмки лишь торжественно сомкнем,
Потребуем секретаря премировать,
А если нет, то боссом изберём!
Без вас, дорогие секретари, все дела шли бы гораздо медленнее. Ведь кто, кроме вас за считанные секунды найдет нужные бумаги, сделает правильные звонки? Без вас - как без рук. Поэтому желаем вам терпения в вашей нелегкой работе, и чтобы эта работа не забывала приносить удовольствие. С праздником!
С днем секретаря поздравить
Я сегодня вас хочу,
Вам бумаг поток, вопросов
И решений по плечу.
Нервов крепких вам желаю,
Чтоб начальство уважало,
И за классную работу
Чаще бонусы давало.
Сегодня День секретаря,
С чем я тебя и поздравляю!
Пусть сбудется мечта твоя,
Всех благ сейчас тебе желаю!
Пусть все рабочие дела
Легко решаются и просто,
Чтоб ввысь зарплата возросла,
Желаю я в карьере роста!
Поздравляю с Днем секретаря
От души и искренне тебя!
Пусть всё будет в жизни классно,
Каждый день пусть будет ясным.
Не свирепствует пусть шеф,
Защищает пусть успех, как лев.
Дома ждут пускай всегда родные
И печали не тревожат никакие.
В средних числах сентября
Вовсе не случайно
Отметим День секретаря -
Вот наши пожеланья:
Все дела творить легко,
Поднимаясь высоко!
Стать сотрудником бесценным,
И, возможно, совершенным!
И на службу чтоб хотелось,
Чтоб работалось, как пелось!
Кто всех лучше секретарит?
И дела нам не запарит?
Документы все разложит,
На звонки все отвечает?
Поздравляем от души,
Шеф прибавить поспешит
Сумму крупную к зарплате.
Все старания оплатит!
Чтоб в уме все удержать,
Нужно много всего знать.
Быть успешной вам по жизни -
Мы хотели б пожелать!
Вы первые помощники,
Вы правая рука,
Вы так необходимы..
Вас с днём секретаря!
Приказ один сегодня,
Расписан яркой краской,
Почаще улыбайтесь,
И верьте в свою сказку.
Чтоб вас всегда ценили,
И вам навстречу шли,
Чтоб все желанья сбылись,
Лишь руку протяни.
С днем секретаря вас поздравляем,
Столько слов нам хочется сказать:
Первым делом счастья пожелаем
Оптимизмом каждый день сиять.
Разобраться в делопроизводстве,
Документы упорядочить,
Вам легко и быстро удается,
В то же время чаем напоить.
В доме вам желаем полной чаши,
И здоровья крепкого всем вам,
Исполняются мечты пусть ваши,
Труд ваш несомненно важен нам.
Чтобы назначить встречу шефу
Мы все идем к секретарю...
Так пожелаем же успеха,
Работу знаешь ты свою.
Всегда все держишь на контроле,
Не забываешь ничего.
Пусть будет шеф всегда доволен
И ценит очень высоко.
Пусть дома будет тыл надежный,
Любовь, душевное тепло.
И невозможное возможно,
И жизнь, как доброе кино!