Главная В помощь малому бизнесу

Разработка компьютерной программы в idef0. Построение диаграмм idef3 (и idef0) - в какой программе сделать? Преимущества использования IDEF0

31.07.2019

Министерство образования и науки РФ

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Курсовая работа

«Моделирование систем»

«Разработка модели предприятия тепличного хозяйства, используя методологии проектирования IDEF0, DFD и IDEF3»

1. Цель работы

2. Теоретическое введение

3. Описание предметной области

4. Описание BPwin

4.1 Принцип построения модели IDEF0

4.2 Принцип построения модели DFD

4.3 Принцип построения модели IDEF3

5. Моделирование

5.1 Модель тепличного хозяйства

5.2 Математическая модель

6. Сравнительный анализ

6.1 Методологии

6.2 Сравнение инструментальных средств

Литература

1. Цель работы

Целями данной курсовой работы были:

применение методов предпроектного обследования предприятия;

анализ полученных материалов для последующего моделирования;

разработка модели процесса в стандарте IDEF0;

описание документооборота и обработки информации в стандарте DFD;

описания процессов в стандарте IDEF3;

разработка смешанной модели описания процесса на основе стандартов IDEFO, DFD и IDEF3.

создание сценариев работы предприятия;

построение структурной схемы предприятия;

создание математической модели данного предприятия.

сравнительный анализ

2. Теоретическое введение

При разработке автоматизированных систем управления на этапах кодирования и тестирования выявляется большое количество ошибок, исправление которых влечет за собой кардинальное изменение всей разрабатываемой системы. Такие ошибки учитываются при моделировании и глубоком, детальном анализе создаваемых проектов. Моделирование позволяет «увидеть» проект в процессе разработки и создать предпосылки для анализа поведения системы в зависимости от начальных условий.

Для правильного координирования процессов протекающих в моделированной системе управления необходимо создать структуру, т.е. упорядочить процессы. Моделирование работы информационной системы особенно важно на первых этапах её создания. Так как исправление допущенных на этом этапе ошибок обходится наиболее дорого, то и польза на этапе анализа задачи и разработки логической модели её решения значительна.

В связи с этим, необходимо изучить и разработать предметную область, а именно работу тепличного хозяйства. Для этого требуется разобраться с терминологией данной области, собрать необходимые нормативные и правовые документы, изучить образцы документов данного предприятия и проследить их перемещение как внутри предприятия, так и за его пределами.

Следующим этапом разработки является этап проектирования. Перед началом проектирования и реализации нужно иметь точное и детальное понимание требований на высоком уровне. Кроме того, очень полезно иметь структуру требований, которая может быть использована как исходные данные для формирования системы. Все это достигается посредством анализа и моделирования.

В процессе работы на этапах моделирования и проектирования необходимо получить проект системы, содержащий достаточно информации для её реализации. Также необходимо произвести анализ работы тепличного хозяйства, в результате которого можно судить о степени загруженности каждого отдела, о том, что необходимо автоматизировать в первую очередь и какими средствами.

Основными целями моделирования при разработке проектов являются:

представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм, обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;

формирование на основании анализа предложений по реорганизации организационно-управленческой структуры;

упорядочивание информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия;

анализ требований и проектирование спецификаций корпоративных информационных систем.

3. Описание предметной области

Для рассмотрения в данной курсовой работе было взято за основу работа тепличного хозяйства. Это предприятие специализируется на выращивании сельскохозяйственных культур. Реализация продукции производится по заявке заказчика.

Организация работы осуществляется по следующей схеме:

В данной схеме указаны отделы предприятия, их функции и взаимосвязь. Некоторые из отделов могут быть автоматизированы.

Во главе всего предприятия стоит руководство, в лице начальника и его заместителя. Их основной функцией является контроль деятельности предприятия.

Служба охраны труда, основная функция которого подготовка персонала;

Бухгалтерский отдел занимается документооборотом;

Служба контроля за производством, осуществляет полноценный контроль на всех стадия производства;

Сектор технического обслуживания, занимается ремонтными работами.

Отделы, службы и рабочие места данного предприятия представлены в таблице №1:

таблица №1

Задачи и функции нашего тепличного хозяйства показаны в таблице №2:

Таблица №2

Документация представлена в таблицах №3:

таблица №3

Справочник организаций представлен в таблице №4:

таблица №4

Далее приведена схема, описывающая сценарий работы предприятия с соответствующими выводами по каждому из этапов: от заказчика поступает заявка на поставку определенной продукции тепличного хозяйства менеджеру по продажам. Он по продажам обрабатывает эту заявку и принимает решение. Параллельно этому бухгалтер производит расчет стоимости оказания услуг. Как только все эти этапы пройдены, начинается процесс заключения контракта. Менеджер по продажам обсуждает с заказчиком условия контракта и производит его заключение. После этого заказчик вносит платеж. Контроль над внесением платежа входит в обязанность бухгалтерии. Бухгалтер получает выписку из банка, и формирует приказ о начале выполнения заказа, который передается технологу. Технолог в свою очередь составляет план – график проводимых работ и ведет учет необходимых средств. После составления плана – графика работ, отдается приказ садовнику об осуществлении земельных работ. Садовник проводит земельные работы и собирает урожай. Собранный урожай отправляется заказчику. По ходу всего производственного цикла к начальнику предприятия поступают отчеты о деятельности менеджера по продажам, бухгалтера и технолога. Начальник контролирует весь процесс деятельности предприятия, и если необходимо, делает замечания по работе его персонала с целью улучшения процесса производства и работы всего предприятия в целом.

Схема сценария работы предприятия

4. Описание BPwin

BPwin относится к малым интегрированным средствам моделирования, которые поддерживают несколько типов моделей и методов.

Для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов Logic Works предлагает CASE-средство верхнего уровня - BPwin, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram). Основной из трех методологий, является IDEF0. BPwin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя, дающий возможность аналитику создавать сложные модели при минимальных усилиях.

BPwin автоматизирует задачи, связанные с построением моделей развития, обеспечивая семантическую строгость, необходимую для гарантирования правильности и непротиворечивости результатов. Это достигается применением в BPwin следующих методологий: IDEF0, DFD и IDEF3.

Но прежде чем заниматься этой, более сложной, задачей, необходимо, действительно, по крайней мере "пересчитать" все элементы бизнеса, то есть создать оргштатную структуру компании. Следующий этап - попытаться графически изобразить взаимосвязи между различными элементами ранее определенной структуры.

В BPwin возможно построение смешанных моделей, т. е. модель может содержать одновременно как диаграммы IDEFO, так и IDEF3 и DFD. Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные – в виде стрелок.

Все работы модели нумеруются. Номер состоит из префикса и числа. Может быть использован префикс любой длины, но обычно используют префикс А. Контекстная (корневая) работа дерева имеет номер А0. Работа декомпозиции А0 имеет номера Al, A2, A3 и т.д. Работы декомпозиции нижнего уровня имеют номер родительской работы и очередной порядковый номер, например работы декомпозиции A3 будут иметь номера А3.1 А3.2, АЗ.З, А3.4 и т. д.

В результате дополнения диаграмм, IDEFO диаграммами DFD и IDEF3 может быть создана смешанная модель, которая наилучшим образом описывает все стороны деятельности предприятия. Иерархию работ смешанной модели можно увидеть в окне Model Explorer. Работы в нотации IDEFO изображаются зеленым цветом, DFD – синим.

BPwin так же как и локальные интегрированные системы, практически не позволяют выполнить комплексный анализ систем, который в большей или меньшей степени необходим для создания малых, средних и крупных ИСУП. С их помощью можно разрабатывать локальные ИС или небольшие подсистемы, предназначенные для автоматизации отдельных бизнес-цепочек, т. е. когда нет необходимости в комплексном анализе предприятия. Типичная сфера использования малых интегрированных средств - решение задач так называемой “кусочной” автоматизации предприятия.

4.1 Принцип построения модели IDEFO

Основу методологии IDEFO составляет графический язык описания бизнес-процессов. Модель в нотации IDEFO представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является единицей описания системы и располагается на отдельном листе.

IDEFO-модель предполагает наличие четко сформулированной цели единственного субъекта моделирования и одной точки зрения.

Модель может содержать четыре типа диаграмм:

контекстную диаграмму (в каждой модели может быть только одна контекстная диаграмма);

диаграммы декомпозиции;

диаграммы дерева узлов;

диаграммы только для экспозиции (FEO).

Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой.

Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции.

В основе нотации и методологии IDEF0 лежит понятие "блока", то есть прямоугольника, который выражает некоторую функцию бизнеса. Как известно, прямоугольник имеет четыре стороны. В IDEF0 роли (функциональные значения) всех сторон различны:

верхняя сторона имеет значение "управления";

левая - "входа";

правая - "выхода";

нижняя - "механизма".

Вторым элементом методологии и нотации является "поток" (в стандарте называемый - "интерфейсная дуга") - элемент, описывающий данные, неформальное управление, или что-либо другое "оказывающее влияние" на функцию, изображенную блоком. В зависимости от того, к какой стороне блока направлен поток, он, соответственно, носит название "входной", "выходной", "управляющий".

Изобразительным элементом, представляющим "поток", является стрелка.

Управление - это что управляет деятельностью бюро, в данной разрабатываемой модели - это законы об индивидуальном ПУ.

Стрелки "входа" вносят функции входных данных, в контекстной диаграмме – это персональные данные работника.

Стрелки "выхода" – выходные данные. В контекстной диаграмме – это различные сведения, которые подаются в Пенсионный фонд РФ.

Стрелка "механизма" - это влияющие на процессы данные. В диаграмме – это персонал и ПК.

После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие, при этом каждому фрагменту задается имя и так далее, до достижения нужного уровня подробности описания.

После каждого сеанса декомпозиции проводятся сеансы экспертизы - эксперты предметной области указывают на соответствие реальных бизнес-процессов созданным диаграммам.

Найденные несоответствия исправляются, и только после прохождения экспертизы без замечаний можно приступать к следующему сеансу декомпозиции. Так достигается соответствие.

Все перекрестки на диаграмме нумеруются, каждый номер имеет префикс J. Можно редактировать свойства перекрестка при помощи диалога Definition Editor.

4.2 Принцип построения модели DFD

Диаграммы потоков данных (DFD) являются основным средством моделирования функциональных требований проектируемой системы. С их помощью эти требования разбиваются на функциональные компоненты (процессы) и представляются в виде сети, связанной потоками данных. Главная цель таких средств - продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами.

Для изображения DFD традиционно используются две различные нотации: Йодана (Yourdon) и Гейна-Сарсона (Gane-Sarson). Далее при построении примеров будет использоваться нотация Йодана, все исключения будут предварительно оговариваться.

В основе данной методологии (методологии Gane/Sarson) лежит построение модели анализируемой ИС - проектируемой или реально существующей. В соответствии с методологией модель системы определяется как иерархия диаграмм потоков данных (ДПД или DFD), описывающих асинхронный процесс преобразования информации от ее ввода в систему до выдачи пользователю. Диаграммы верхних уровней иерархии (контекстные диаграммы) определяют основные процессы или подсистемы ИС с внешними входами и выходами. Они детализируются при помощи диаграмм нижнего уровня. Такая декомпозиция продолжается, создавая многоуровневую иерархию диаграмм, до тех пор, пока не будет достигнут такой уровень декомпозиции, на котором процесс становятся элементарными и детализировать их далее невозможно.

Источники информации (внешние сущности) порождают информационные потоки (потоки данных), переносящие информацию к подсистемам или процессам. Те в свою очередь преобразуют информацию и порождают новые потоки, которые переносят информацию к другим процессам или подсистемам, накопителям данных или внешним сущностям - потребителям информации. Таким образом, основными компонентами диаграмм потоков данных являются:

внешние сущности;

системы/подсистемы;

процессы;

накопители данных;

потоки данных.

4.3 Принцип построения модели IDEF3

IDEF3 может быть также использован как метод создания процессов. IDEF3 дополняет IDEFO и содержит все необходимое для построения моделей, которые в дальнейшем могут быть использованы для имитационного анализа.

Каждая работа в IDEF3 описывает какой-либо сценарий бизнес-процесса и может являться составляющей другой работы. Поскольку сценарий описывает цель и рамки модели, важно, чтобы работы именовались отглагольным существительным, обозначающим процесс действия, или фразой, содержащей такое существительное.

Точка зрения на модель должна быть задокументирована. Обычно это точка зрения человека, ответственного за работу в целом. Также необходимо задокументировать цель модели – те вопросы, на которые призвана ответить модель.

Перекрестки (Junction). Окончание одной работы может служить сигналом к началу нескольких работ или же одна работа для своего запуска может ожидать окончания нескольких работ. Перекрестки используются для отображения логики взаимодействия стрелок при слиянии и разветвлении или для отображения множества событий, которые могут или должны быть завершены перед началом следующей работы. Типы перекрёстков представлены в табл.:

Типы перекрестков

Обозначение Наименование Смысл в случае слияния стрелок (Fan-in Junction)

Смысл в случае

разветвления стрелок (Fan-out Junction)
||& Asynchronous AND Все предшествующие процессы должны быть завершены Все следующие процессы должны быть запущены
||&|| Synchronous AND Все предшествующие процессы завершены одновременно Все следующие процессы запускаются одновременно
||O Asynchronous OR Один или несколько предшествующих процессов должны быть завершены Один или несколько следующих процессов должны быть запущены
||O|| Synchronous OR Один или несколько предшествующих процессов завершены одновременно Один или несколько следующих процессов запускаются одновременно
||X Только один предшествующий процесс завершен Только один следующий процесс запускается

Все перекрестки на диаграмме нумеруются, каждый номер имеет префикс J. Можно редактировать свойства перекрестка при помощи диалога Definition Editor. В отличие от IDEFO и DFD в IDEF3 стрелки могут сливаться и разветвляться только через перекрестки.

Объект ссылки. Объект ссылки в IDEF3 выражает некую идею, концепцию или данные, которые нельзя связать со стрелкой, перекрестком или работой. Для внесения объекта ссылки служит кнопка |R| – (добавить в диаграмму объект ссылки - Referent) в палитре инструментов. Объект ссылки изображается в виде прямоугольника, похожего на прямоугольник работы. Имя объекта ссылки задается в диалоге Referent (пункт всплывающего меню Name Editor), в качестве имени можно использовать имя какой-либо стрелки с других диаграмм или имя сущности из модели данных. Объекты ссылки должны быть связаны с единицами работ или перекрестками пунктирными линиями. Официальная спецификация IDEF3 различает три стиля объектов ссылок – безусловные (unconditional), синхронные (synchronous) и асинхронные (asynchronous). BPwin поддерживает только безусловные объекты ссылок. Синхронные и асинхронные объекты ссылок, используемые в диаграммах переходов состояний объектов, не поддерживаются.

5. Моделирование

5.1 Модель тепличного хозяйства

Навигатор модели – Model Explorer

Контекстная диаграмма:

Диаграмма декомпозиции А0:

Диаграмма декомпозиции А1:

Диаграмма IDEF3 A11.1:

Диаграмма потоков данных А12:

Диаграмма декомпозиции А2:

Диаграмма IDEF3 A21.1:

Диаграмма декомпозиции А3:

Диаграмма декомпозиции А4:

Диаграмма декомпозиции А5:

Диаграмма декомпозиции А6:

Диаграмма потоков данных А63:

5.2 Математическая модель

Для более подробного описания работы тепличного хозяйства необходимо составить математическую модель для продукта деятельности предприятия.

Данная математическая модель будет описывать расчет цены за единицу товара в разных условиях.

e - себестоимость единицы товара, определяется производителем, в нее входят все издержки связанные с производством единицы товара, основную часть этой цифры составляет цена закупки семян;

v - цена закупки семян, это цена по которой предприятие закупило семена у поставщика (раздел «закупка семян»);

а - расход на труд (заработная плата и прочие расходы внутри предприятия);

g – ГСМ (горюче-смазочные материалы);

n – налоги (потребительская часть) устанавливаются государством и имеют фиксированную ставку;

k – НДС, налог на добавочную стоимость, так же имеет фиксированную ставку;

r – розничная цена, это сумма денег за которую производитель продает единицу своего товара на рынка, как правило розничная цена определяется себестоимостью с определенным процентом наценки;

s – наценка предприятия на единицу товара, как правило её количество определяет каждый предприниматель индивидуально, в данном случае она составляет 40% от себестоимости, т. е. (e*40)/100

о – оптовая цена, это сума денег предлагаемой за единицу товара, при покупке от 100 единиц, в этом случае действует скидка 10% от розничной цены;

os – скидка при оптовой покупке (os

Математическая модель расчета себестоимости за единицу произведенного товара:

Математическая модель расчета розничной цены за единицу произведенного товара:

Математическая модель расчета оптовой цены за единицу произведенного товара:

o= v+a+g+n+k+s - os

o=r - (r*10)/100

Расчетом стоимости продукции на предприятии «Тепличное хозяйство» занимается бухгалтерский отдел, который производит контроль над документооборотом, учитывает доходы и расходы предприятия, ведет учетные книги, выдает справки. На основании данных формул, полученных в математической модели предприятия, бухгалтер может рассчитать цену товара, как розничного, так и оптового.

6. Сравнительный анализ

Для моделирования нашего предприятия нами было использовано 5 методологий: Дракон, UML, IDEF0, IDEF3, DFD. На наш взгляд наилучшим вариантом представления модели нашего предприятия является методология UML, так как она более наглядно и точно отображает основные аспекты работы тепличного хозяйства.

Диаграммы UML сравнительно просты для чтения.

Например, диаграмма «Вариантов использования», которая была использована в результате проектирования системы реализации Тепличного хозяйства, дает, возможность заказчику, конечному пользователю и разработчику совместно обсуждать функциональность и поведение системы. «Диаграмма классов» позволяет описывать структуру системы, она демонстрирует классы системы, их атрибуты, методы и зависимости между классами, что подробно может раскрыть сценарий и организацию работы предприятия.

Методология Дракон так же имеет очень понятную структуру, но не имеет таких широких возможностей по моделированию различных систем.

Visio - наиболее простое и доступное средство моделирования процессов. Этот продукт имеет стандартные, привычные всем панели управлении в стиле MS Office и легко интегрируется с любыми приложениями этого пакета, что упрощает работу с ним для неопытных пользователей. Однако для временного или стоимостного анализа требуется разработка отчетов, что значительно усложняет использование этого продукта. Типовые отчеты явно не достаточны для анализа бизнес-процессов. Несмотря на это, Visio является распространенным средством для описания бизнес-процессов как в России, так и за рубежом. Visio поддерживает IDEF и UML форматы для описания бизнес-процессов. Возможна также самостоятельная разработка форматов.

BPWIN - занимает промежуточное место, отличаясь достаточной простотой и большими возможностями анализа. Функциональность BPWIN заключается не только в рисовании диаграмм, но и в проверке целостности и согласованности модели. BPWIN обеспечивает логическую четкость в определении и описании элементов диаграмм, а также проверку целостности связей между диаграммами. Инструмент обеспечивает коррекцию наиболее часто встречающихся ошибок при моделировании. Кроме того, BPWIN поддерживает пользовательские свойства, которые применяются к элементам диаграммы для описания специфических свойств, присущих данному элементу. Основным ограничением этой системы является положенный в ее основу стандарт IDEF, в котором существуют жесткие ограничения при построении моделей. Это упрощает задачу при описании простых процедур, но усложняет описание больших процессов. Схемы 1DEF при описании сложных процессов начинают представлять бесчисленное множество взаимосвязанных схем, внешне очень похожих, что затрудняет понимание процесса в целом.

7. Вывод:

В ходе выполнения данной курсовой работы были достигнуты все поставленные нами цели.

В связи с этим, нами была изучена разрабатываемая предметная область, а именно работа тепличного хозяйства. Для этого потребовалось разобраться с терминологией данной области, собрать необходимые нормативные и правовые документы, изучить образцы документов нашего предприятия и проследить их перемещение как внутри предприятия, так и за его пределами.

В результате проведения этих мероприятии была получена информация, на основе которой проведен первоначальный анализ и составлены наброски проектируемой модели.

Следующим этапом разработки является этап проектирования. Перед началом проектирования и реализации нужно иметь точное и детальное понимание требований на высоком уровне. Кроме того, очень полезно иметь структуру требований, которая может быть использована как исходные данные для формирования системы. Все это достигается посредством анализа и моделирования. Выполняя анализ и моделирования, мы добились разделения задач, которые в предпроектном состоянии мы готовили и упрощали для последующей деятельности по проектированию и реализации. Разграничиваем проблемы, которые должны быть решены, и решения, которые должны быть приняты для того, чтобы справиться с ними.

В результате работы на этапах моделирования и проектирования мы получили проект системы, содержащий достаточно информации для её реализации.

После анализа работы тепличного хозяйства мы можем судить о степени загруженности каждого отдела, о том, что необходимо автоматизировать в первую очередь и какими средствами.

Для облегчения работы можно внедрить новые технологии, которые облегчат работу в нашем хозяйстве.

Литература:

Рогозов Ю.И., Стукотий Л.Н., Свиридов А.С. «Моделирование систем» ТРТУ, 2004.

С.В. Маклаков «CASE-средства разработки информационных систем. BPwin и Erwin» –М.: ДиалогМифи, 2001.

Маклаков С. «Объединение структурного и объектного подхода в новом поколении CASE-средств Computer Associates» // Учебно-консалтинговый центр. 2002.

IDEF0: что такое и как используется

Зачастую к разработчикам обращаются с просьбой не просто выявить и решить какую-либо проблему в работе компании, но и определить, какую роль она играет в структуре компании. Потому как куда важнее понять, каким образом неправильно функционирующее подразделение взаимодействует с другими, чем просто понять, почему она работает неправильно. Поэтому выявление любой проблемы начинается с изучения работы компании и составления её функциональной модели.

Вы скажете, что функциональная модель компании должна быть у руководителя вне зависимости от того, о какой компании идет речь. Но, как показывает практика, в большинстве случаев эта модель отсутствует.

Преимущество графики

Что представляет собой модели IDEF0? Графические схемы со своими особенностями и правила их построения. Почему именно графика? Потому что она эффективна. В этом можно убедиться на нескольких примерах.

Давайте представим себе, что военные план боевых действий объясняли словами, а не с помощью карт, с нанесенными на них графическими обозначениями. Сейчас это кажется невозможным, а ведь до второй половины 19 века именно так и было. Графика помогает понять то, что объяснить и, соответственно, разобраться в чем достаточно трудно.

Так же и с бизнес-процессами: многие технические задания можно оформить в виде графических нотаций, что существенно упростит выполнения задания разработчикам, а клиентам сэкономит денежные средства.

Преимущества IDEF0 для IT -специалистов

Деятельность разработчиков, будь то, к примеру, установка CRM или создание эффективной ERP, связана с внесением изменений в уже сложившуюся систему. А чтобы сделать это правильно, нужно в первую очередь изучить, как устроена эта система. После ее изучения разработчик пишет коммерческое предложение, в котором излагает свое видение ситуации, действия, необходимые для решения поставленной задачи, а также предполагаемый результат. Такой документ может занимать не один десяток страниц. Это, с одной стороны, хорошо, ведь клиент получает максимум интересующей его информации. С другой стороны, на изучение объемного текста нужно время, которого у успешного бизнесмена зачастую нет.

Так как же доступно донести суть, не прибегая к объемным текстам? Графика! Именно она позволяет сократить написанное, наглядно демонстрируя нужную информацию. Ведь одно изображение способно заменить сотни слов. И применительно к использованию графики при описании бизнес-процессов – это на 100% верно.

Давайте для начала разберемся, что такое нотация и IDEF0 и для чего они нужны.

Нотация описания бизнес-процессов: что это такое

Нотация – формат, в котором бизнес-процессы представлены в виде графических объектов, использующихся при моделировании, и непосредственно правила моделирования. Нотация – своеобразный графический язык, позволяющий представить функционирование компании, демонстрирующий связь между отделами и подразделениями. То есть, нотацию можно считать своеобразным языком программирования в бизнес-аналитике.

IDEF0 – это…

IDEF0 – метод функционального моделирования, а также графическая нотация, которая используется для описания и формализации бизнес-процессов. Особенность IDEF0 заключается в том, что эта методология ориентирована на соподчиненность объектов. IDEF0 была разработана для автоматизации предприятий еще в 1981 году в США.

Функциональная модель компании

Функциональная модель IDEF0 – это блоки, каждый из которых имеет несколько входов и выходов. В каждом блоке есть управление и механизмы, детализирующиеся до необходимого уровня. В левом верхнем углу расположена самая важная функция. Она соединяется с остальными стрелками и описаниями функциональных блоков. У каждой стрелки или активности есть свое значение. Благодаря этому такая модель используется для описания любых административных и организационных процессов.

Типы стрелок

Входящими ставятся задачи.

Исходящими выводят результат деятельности.

Управляющие (стрелки сверху вниз) – это механизмы управления.

Механизмы (стрелки снизу вверх) используются для проведения необходимых работ.

При работе с функциональной моделью приняты следующие правила. К примеру, стрелки получают названия именами существительными (правила, план и т.д.), блоки – глаголами (провести учет, заключить договор).

IDEF0 позволяет обмениваться информацией, при этом благодаря универсальности и наглядности участники обмена легко поймут друг друга. IDEF0 тщательно разрабатывался и совершенствовался, работать с IDEF0 можно с помощью различных инструментов, к примеру, ERWIN, VISIO, Bussines studio.

У IDEF0 есть еще оно неоспоримое преимущество. Эта методика была разработана сравнительно давно, и за три десятилетия она прошла тщательную шлифовку и корректировку. Поэтому создать функциональную модель компании можно быстро и минимальной вероятностью ошибки.

Естественно, есть и другие методологии, так почему мы рекомендуем именно IDEF0? Отпилить кусок металлической трубы можно и ножовкой, но, согласитесь, сделать это гораздо проще с помощью болгарки. Так и с IDEF0: нет более функционального инструмента для моделирования, с ним получить вы легко и быстро получите нужный вам результат.

Как создается функциональная модель

Разберем создание функциональной модели на примере написания статьи.

Основной блок будет так и называться «Написание статьи».

То, что необходимо для написания статьи, отражается на входящих стрелках – «Опыт», «Дополнительная литература».

Управляющие стрелки для написания статьи – «План статьи», «Требования к оформлению», «Правила русского языка».

Механизмы – это непосредственно сам автор, копирайтер, редактор, программное обеспечение. Как организуется работа этих механизмов? Автор создает текст, записывая его аудиоверсию. Копирайтер переносит текст в текстовый формат, ориентируясь на план публикации, соблюдая требования издателя и правила русского языка. Затем к работе подключается редактор, который проверяет статью, исправляя речевые, орфографические и пунктуационные ошибки. Программное обеспечение – это те программы и инструменты, которыми пользовались участники процесса при создании статьи.

Все вышеописанное – только общая схема работы, поэтому ее нужно детализировать.

Вернемся к нашей модели и декомпозируем общий блок на несколько связанных между собой элементов.

Так, весь процесс написания статьи можно разделить на 4 этапа:

  1. Подготовить аудиоверсию.
  2. Подготовить текст в печатном виде.
  3. Редактирование и подготовка текста к печати.
  4. Публикация статьи.

На схеме отражается информация о том,какие управляющие элементы и механизмы участвуют на каком этапе. К примеру, для того чтобы создать качественный текст, автор пользуется собственным опытом и знаниями, в качестве руководства использует план публикации и требования, предъявляемые издателем. Копирайтер, создавая печатный вариант текста, и редактор при его корректировке пользуются правилами русского языка. Для публикации статьи, например, в интернет-издании, требуется специальное программное обеспечение.

При подготовке функциональной модели исполнитель ориентируется на цель ее создания и свою точку зрения.

Функциональное моделирование эффективно используется при принятии различных управленческих решений. В приведенном нами примере процесса написания статьи два специалиста – копирайтер и редактор. И при необходимой оптимизации финансирования проекта по схеме несложно определить, как это сделать. У копирайтера и корректора схожие методы работы, поэтому всю работу можно предложить выполнить копирайтеру, так как он работает непосредственно с аудиотекстом, чего редактор делать не умеет. При этом копирайтеру можно предложить выполнить эту работу за половину той суммы, которая предназначалась редактору. Да, от этого, возможно, потеряется качество текста, но задача оптимизации была выполнена успешно. А сделать это без наглядной схемы было бы сложнее.

Процесс создания нотации IDEF0

Для создания нотаций существует много программ. Одни предназначены для создания функциональных моделей, другие же позволяют работать с любыми графическими объектами. А кому-то на первом этап достаточно листа бумаги, карандаша и ластика.

Прежде чем приступать к описанию работы компании, то есть непосредственно к созданию нотации бизнес-процессов, следует изучить принципы функционирования компании. Для этого сторонним специалистом проводится интервью. В первую очередь на вопрос отвечает руководитель компании, потом специалисты, которые курируют другие этапы работы.

Результатом первого этапа работы становятся две нотации. В одной будут отражаться бизнес-процессы в их первозданном виде. Эта нотация будет создана по результатам интервью, причем каждая деталь должна согласовываться с руководителем компании и ее сотрудниками. Крайне важно, чтобы ваше представление о существующих в компании бизнес-процессах совпадало с действительностью, для этого требуется подтверждение на всех уровнях.

Вторую нотацию можно назвать «Как должно быть». Она создается на основе первой с изменениями, внесенными в соответствии с поставленной задачей.

Стандарт IDEF0 и его требования

О базовых требованиях IDEF0 мы говорили чуть выше.

  1. Главный элемент – в верхнем левом углу.
  2. Каждый элемент должен иметь входящие и исходящие стрелки. Причем входящие стрелки находятся слева, справа – исходящие.
  3. Сверху располагаются управляющие элементы, снизу – механизмы.
  4. При расположении нескольких блоков на одном листе или экране последующие размещаются справа внизу от предыдущего.
  5. Схемы следует создавать так, чтобы стрелки пересекались минимальное количество раз.
Естественно, в стандарте IDEF0 есть общепринятые нормы, требования и обозначения. Подробно на них останавливаться не будем, при желании эту информацию несложно найти.

Ошибки при работе с IDEF0

Как и в любой другой деятельности, при выполнении функционального моделирования случаются ошибки. Разберем наиболее типичные из них.

Использование нескольких цветов

Важно запомнить, что в функциональном моделировании важны все элементы, нет более важных или менее важных. При моделировании на бумаге или в одной из компьютерных программ пользователи пытаются сделать схему более наглядной, раскрашивая блоки и стрелки разным цветом. Однако на практике это не только не делает схему более наглядной, а наоборот, приводит к путанице и к тому, что искажается восприятие изображенного.

Поэтому идеальный вариант – черно-белая схема без использования дополнительных цветовых вариантов. Это не только поможет исключить недоразумения, но и дисциплинирует непосредственно создателя модели, что благоприятно сказывается на читабельности и наглядности модели.

Большое количество блоков

Составляя функциональную модель работы компании, зачастую ее авторы стараются отразить все, даже мельчайшие подробности. Получается схема с огромным количеством блоков и стрелок. В результате снижается ее читабельность и наглядность.

Чтобы избежать этой ошибки, воспользуйтесь детализацией, которой будет остаточно для понимания вопроса. Подробная детализация готовится лишь в том случае, если она действительно нужна для решения важного вопроса.

Изменение структуры при исправлении ошибок

При создании схемы важно, чтобы не один процесс не остался без входящих, исходящих или иных важных элементов. К примеру, если нужно удалить из схемы автора, то нужно удалять все элементы и стрелки, непосредственно к нему относящиеся. Если же они останутся в схеме, то возникнет недоразумение и путаница, так как при детализации будут вести неизвестно куда.

Та же ситуация возникает с добавлением блока. Если нужно внести какую-либо информацию, проверьте, снабдили ли вы ее необходимыми атрибутами. За этим нужно внимательно следить, так как при моделировании сложных бизнес-процессов даже незначительное изменение в одной части повлечет за собой изменения в другой.

Название блоков и управляющих элементов

Правила названия элементов модели достаточно простое, но крайне важно его запомнить: управляющие стрелки называются именами существительными, блоки – глаголами. Это правило прописано в стандарте IDEF0, оно помогает избежать путаницы и возникновения ошибок.

Преимущества использования IDEF0

Наглядность. Изобразив работу компании в виде схемы, становится понятным, как работает компания, где могут возникнуть проблемы и как предупредить их появление.

Взаимопонимание, исключение возможности неправильной трактовки схемы. Наглядность и доступность функциональной модели, представляющей работу компании в виде блоков и управляющих элементов, помогут вам при обсуждении с руководством функционирования их компании. Кстати, в случае необходимости к функциональной модели создается глоссарий, где собраны все термины и условные обозначения. Таким образом, минимизируется возможность возникновения недопонимания между вами и руководителем, сотрудниками компании.

Простота и экономия времени при создании модели. Конечно, для того чтобы хорошо владеть методикой функционального моделирования, нужно потратить много времени. В первую очередь, нужно научиться представлять огромное количество информации в виде лаконичной схемы, т.е. уметь фильтровать и сжимать исходные данные. Но потраченные на обучение силы и время с лихвой окупаются впоследствии. Ведь на то, чтобы создать функциональную модель и доступно представить ее, уже не понадобится много времени.

Минимальная вероятность ошибки. Работа по стандарту IDEF0 требует строгого следования его правилам. Это дисциплинирует исполнителя и исключает возможность возникновения ошибки. К тому же любое несоответствие стандарту сразу же становится заметным.

И напоследок

У двух бизнес-аналитиков функциональные модели могут быть одинаковыми только в том случае, если структура компании крайне проста. В остальных случаях модели будут отличаться одна от другой. Это естественно, ведь у каждого аналитика свой определенный опыт, свое понимание функционирования компании, своя точка зрения на то, как решать поставленные перед ним задачи. Бизнес-аналитик разрабатывает функциональную модель с точки зрения руководителя, представляет, как бы он решил поставленные задачи.

На наш взгляд, инструмент IDEF0 будет полезен не только профессиональным бизнес-аналитикам, но и тем, кто непосредственно анализирует свой бизнес и стремится построить эффективную систему управления.

Известная сегодня уже не только в узких кругах аббревиатура IDEF0 является первой методологией, стандартизирующей работу над бизнес-процессами. Она была разработана в середине прошлого века в рамках аэрокосмического проекта в США и, показав свою эффективность, стала федеральным стандартом. В нашей стране в 2000 году подготовлен документ «Методология функционального моделирования IDEF0. Руководящий документМетодология функционального моделирования IDEF0 Руководящий документ. Издание официальное. Госстандарт России РД IDEF0 – 2000. Разработан Научно-исследовательским Центром CALS – технологий «Прикладная Логистика». Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России 2000 г. Москва », но как стандарт он так и не был утвержден. Хотя это не помешало данной методологии стать в нашей стране одним из наиболее популярных инструментов графического моделирования бизнес-процессов. В данной статье я предлагаю вам рассмотреть модель IDEF0 и оценить актуальность этого подхода в настоящее время.

Основные понятия и сокращения

Разберемся немного с названиями ключевых элементов методологии. Графический стандарт IDEF0 является частью методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique – метод структурного анализа и проектирования). IDEF – это сокращение от ICAM Definition, а ICAM образовано от Integrated Computer Aided Manufacturing, что переводится как интегрированная компьютеризация производства. Методология SADT – это целое семейство из 15 разных моделей, которые в комплексе должны были позволить исследовать структуру, параметры и характеристики производственно-технических и организационно-экономических систем.

IDEF0 – это функциональная модель, которая является ядром построения всех остальных конструкций, она увязывает воедино информационные и материальные потоки, оргструктуру, управляющие воздействия и саму деятельность компании. Графический стандарт для моделирования процессов также принято называть нотацией . То есть нотация – это система требований и правил построения модели деятельности в том или ином виде. Поэтому IDEF0 уместно называть нотацией, входящей в состав методологии SADT.

Нотация IDEF0 – это достаточно строгая методика, которая изначально была разработана, как и стандарты технического конструирования, для ручного моделирования. Поэтому там содержатся требования по размещению стрелок, формату всех элементов, содержанию информационной рамки к IDEF0 диаграмме и пр. Поскольку деятельность компании – это сложная многоуровневая система действий, то схем получается всегда много, и необходима однозначная систематизация и навигация по всем элементам модели. Сейчас это делают в основном компьютерные системы, поддерживающие моделирование в данной нотации. На территории России наиболее известными и доступными на сегодня являются системы AllFusion Process Modeler и Business Studio. Обзору этих систем я планирую посвятить отдельные статьи.

Функциональный блок

Центральным элементом модели IDEF0 является функция , которая на схеме отображается в виде функционального блока – прямоугольника, внутри которого указано действие в форме отглагольного существительного. Действие может быть очень разным по масштабу – от деятельности компании вообще и до конкретной манипуляции в частности. Примеры: «Производство и продажа керамической посуды» и «Нанесение рисунка на изделие».

Обязательные элементы функционального блока в IDEF0

Независимо от масштаба действий все функции отображаются единообразно и обязательно содержат 4 ключевых потока, которые жестко закреплены за сторонами функционального блока:

  • слева – входы или используемые ресурсы для выполнения функции;
  • справа – выходы или результаты выполнения функции;
  • сверху – управляющие воздействия, которые определяют, как и сколько нужно произвести результатов;
  • снизу – механизмы, которые отражают, кто и с помощью чего должен выполнить эту работу.

Такой подход позволяет немного сэкономить на пояснениях в схемах и добиться однозначности в отображении потоков, что придает стройности всей модели.

Для построения функциональной модели методология IDEF0 требует соблюдать следующие правила.

  1. Входы – это ресурсы, которые переносят свою стоимость в выходы полностью, то есть расходуются на создание результата полностью, а механизмы – это ресурсы, которые переносят свою стоимость только частично (оборудование – через амортизацию, а люди – через заработную плату).
  2. Управление – это необходимый элемент модели, так как он привязывает все действия к системе регламентов компании, четко обозначая, какие правила и требования должны быть соблюдены в процессе выполнения функции. Часто к этому потоку относятся формально, но при этом схема теряет строгость, а иногда даже смысл.
  3. У каждого функционального блока должна быть как минимум одна стрелка с каждой стороны (так как не может быть работы без ресурсов или результатов, а также неполной будет инструкция без исполнителя или инструкции).

Рассмотренная схема является «кирпичиком» подхода IDEF0. Функциональное моделирование предполагает постепенный переход от общего к частному за счет декомпозиции. Декомпозиция – это «углубление» в рассматриваемую функцию, разделение ее на более мелкие функции. При этом, когда функция верхнего уровня представлена обобщенно и после декомпозирована, ее уместно уже назвать процессом.

Контекстная диаграмма

На самом верхнем уровне компания представляется как «черный ящик», в котором происходит некая деятельность, переводящая входы в выходы. Этот уровень принято называть «», то есть схема, описывающая контекст деятельности компании. Дополнительно на контекстной диаграмме отображаются ключевые характеристики всей модели.

  1. Цель – конкретная формулировка назначения модели, по которой можно сверять в дальнейшем точность построения модели.
  2. Точка зрения – от чьего лица строится модель, так как модель зависима всегда от ее автора и фокуса внимания. Если мы строим общую модель предприятия, то обычно она представляется с точки зрения его директора.
  3. Тип модели – это указание на то, какая информация отображена на схемах. Здесь может быть 2 принципиальных варианта: AS IS («как есть») или TO BE («как будет»). Такое разделение необходимо, так как мы можем строить модели как для анализа деятельности, так и для ее трансформации. Мы должны четко отдавать себе отчет в том, что мы делаем, а также доносить эту информацию до окружающих.

Таким образом, контекстная диаграмма содержит в самом обобщенном виде описание деятельности компании, которую пронизывают потоки, связывающие компанию с внешним миром. Думаю, на них тоже следует остановиться немного поподробнее.

Основные потоки

Опыт показал, что, несмотря на кажущуюся простоту и формальность этого уровня, на нем часто приходится подолгу задерживаться, так как здесь должны быть отражены все значимые для собственника и рынка результаты. Ошибка может привести к созданию моделей, не выполняющих поставленные перед бизнесом задачи. Чтобы проверить, что значимые потоки отражены, убедитесь, что на вашей схеме присутствуют все 4 основные вида потоков.

  1. Материальный: материалы и комплектующие на входе и готовая продукция на выходе.
  2. Клиентский: потенциальный клиент на входе и удовлетворенный на выходе.
  3. Финансовый: на входе это обычно инвестиции, платежи клиентов (выручка), кредиты и прочие доходы; на выходе – это платежи поставщикам, налоги, платежи по кредитам и прибыль.
  4. Информационный: на входе это все потоки информации о внешней среде (состояние рынка, поведение конкурентов, технологические инновации и пр.), а на выходе – это поток информации, которую компания сообщает о себе миру (вся рекламная информация, а так же все виды отчетности перед контролирующими органами).

Обратите внимание, что компания – это открытая система, и в ней ничего не возникает и не исчезает. Компания способна только преобразовывать входящие потоки в выходящие, и если она это делает хорошо, то появляется дополнительный денежный поток (прибыль), отражающий в каком-то смысле качество работы всей системы.

(нажмите для увеличения)

Хорошо, если вы выделите каждый из этих типов потоков своим цветом, чтобы можно было легко различить движение ресурсов и не пропустить важные моменты. Например, часто можно наблюдать отсутствие клиента в потоках компании, поэтому и работа с ним строится по остаточному принципу – клиент часто чувствует себя помехой для сотрудников компании, задачи которого сфокусированы на обработке потока документов.

Стрелки управления могут быть представлены только 1 видом потока – информационным, который можно разбить на 2 подвида. Первый – это документы, такие как:

  • законы и нормы;
  • приказы, распоряжения;
  • инструкции и регламенты;
  • планы;
  • конструкторская документация и пр.

Второй – это недокументированная информация, к которой чаше всего относятся требования собственников.

И, наконец, механизмы – здесь только 2 вида потоков: оборудование (материальный) и исполнители (подразделения и люди). Здесь не может быть документов, как и не может быть людей на стрелках управления!

Для навигации в модели предусмотрена сквозная нумерация. Контекстная диаграмма нумеруется «А-0». В дальнейшем каждый функциональный блок получает свой номер, какой бы глубокой ни была декомпозиция.

Декомпозиция

После проработки потоков контекстной диаграммы можем перейти к декомпозиции. Переходя на уровень ниже, как бы открывая «черный ящик», мы сначала видим чистый лист со стрелками, которые были присоединены к функциональному блоку.

(нажмите для увеличения)

И вот здесь уже начинается собственно функциональное моделирование – мы должны понять, какой набор действий может связать эти потоки и обеспечить выполнение всех требований. Сложность состоит в том, что действий в компании очень много, а на схеме мы имеем право отобразить не более 9 функций, иначе схема станет нечитабельной и соответственно бесполезной.

Не всегда просто скомпоновать сложную деятельность так, чтобы она осталась наглядной, читабельной и при этом полной. Чаще всего прибегают при этом к разделению всего многообразия процессов на основные крупные блоки, наиболее значимыми из которых являются следующие.

  1. Создание продукта (результата).
  2. Продвижение и продажа – работа с клиентским потоком.
  3. Обеспечение деятельности по созданию продукта – вторичные процессы, которые необходимы для соблюдения государственных требований или удобства работы (кадровый и бухгалтерский учет, транспортное обслуживание, уборка помещений и прочее).
  4. Создание потоков управления – деятельность по разработке управленческих решений, которые будут определять требования ко всем процессам компании.

На рисунке ниже представлена диаграмма декомпозиции нашего примера.

(нажмите для увеличения)

На диаграмме процессы должны быть расположены по диагонали – это называется принципом доминирования , который подразумевает расположение функциональных блоков слева направо и сверху вниз – по степени важности или в хронологическом порядке. Так же происходит и нумерация блоков.

Дальнейшая работа над моделью аналогична первому шагу – проводится декомпозиция каждого функционального блока первого уровня. Нумерация блоков будет содержать при этом номер первого уровня: А1.1 … А1.n, A2.1 … A2.n и т.д.

Выводы об актуальности нотации

В рамках данной статьи удалось отобразить только основные понятия IDEF0-нотации на коротком примере IDEF0, по которым, конечно, сложно судить о методологии в целом. Но достаточно большой опыт использования данной нотации на практике позволяет мне сделать следующие выводы.

  1. Модель обладает хорошим визуализирующим потенциалом, но, на мой взгляд, большее ее значение – в дисциплинирующем эффекте. Заложенные в методологию правила и ограничения заставляют выработать системное и строгое отношение к моделям, что очень хорошо сказывается на качестве конечного результата.
  2. Модель позволяет выстроить потоки связи между внешне не сильно связанными вещами: связать подсистемы фронт и бэк-офисов с управлением, что гораздо хуже удается другим нотациям.
  3. Подход прост и понятен для большинства участников проекта. Построение и чтение диаграмм в данной нотации ограничивается только желанием вникать в хитросплетение потоков бизнеса.

Некоторые из названных аргументов заставляют думать, что данный подход является лучшим и единственным для полного моделирования деятельности. Но не нужно забывать, что функциональная модель рассчитана только для верхнего уровня моделирования. Использование нотации IDEF0 для проектирования работы на уровне исполнителей ведет к тому, что схемы получаются чисто иллюстративными и на их основе невозможно построить толковый регламент, так как они не содержат:

  • конкретизации событий запуска и остановки процесса;
  • условий перехода от одних действий к другим;
  • возможности наглядно отобразить все ресурсы и исполнителей без перегрузки схемы стрелками.

Поэтому если пользоваться данной нотацией для тех задач, для которых она предназначена (структурирование деятельности верхнего уровня), то IDEF0 практически единственная на сегодня нотация, которая позволяет сделать это содержательно и аккуратно.

В проектном управлении этот стандарт моделирования наиболее применим там, где нужно связать наглядными потоками разные проекты или процессы. Графическая модель при этом позволит более рационально распределить ответственность и ресурсы по задачам. Логика выполнения задач проекта, отраженная на схемах, поможет подготовить более качественный календарный план в виде диаграммы Ганта.

Самый простой и быстрый способ создания диаграмм по графическим нотациям idef0 и idef3 - использовать свободно распространяемый кроссплатформенный редактор диаграмм, блок-схем, сетевых диаграмм, UML-диаграмм и прочей нечисти под названием "Dia". Программа переведена на многие языки, включая русский.

Скачать программу можно на ее официальном сайте: http://projects.gnome.org/dia/ . На момент написания статьи последняя версия программы Dia была под номером 0.97.1 - причем она является таковой уже чуть ли не два года. Не смотря на это функционал у приложения отличный.

Построение IDEF0-диаграмм

для создания схем в графической нотации idef0 достаточно выбрать стандартную библиотеку элементов Dia под названием "SADT / IDEF0":

Если вы впервые столкнулись с idef0, то очень рекомендую сначала прочитать вот эти статьи про эту методологию:

  1. Современные методологии описания бизнес-процессов. Методология IDEF0 - Ковалев Валерий Михайлович (Журнал "Консультант директора", № 12, Июнь, 2004 г.)
  2. IDEF0 как инструмент моделирования процессов - Андрей Дворников (Журнал "Авант Партнер", № 22(79), Август 2005 г.)
  3. Опыт использования стандарта IDEF0 - Сергей Рубцов

Построение IDEF3-диаграмм

С idef3 капельку посложнее. Стандартного набора элементов для построения диаграмма в графической нотации idef3 в Dia не предусмотрено, однако все нужные блоки в программе есть. Их нужно просто сгруппировать вручную. Для этого нажимаем в меню: "Файл -> категории и объекты". В открывшемся окне нажимаем кнопку "Создать". Откроется ещё одно окошко, в котором выбираем пункт "Название категории" и вписываем туда "idef3". Процесс создания категории выглядит примерно так:

Так как вы только что создали эту категорию - естественно она пуста. Нам нужно переместить в нее нужные элементы схем. Поэтому:


Жмем кнопку "Применить", "Закрыть" окошко и готово! Заходим в "другие библиотеки элементов" и выбираем там созданную нами графическую нотацию "idef3" (она располагается в положенной ей месте по алфавиту). Кстати, чтобы писать в блоках, удобно использовать клавишу F2. Конечно, это не идеальный инструмент, но этот способ позволяет создавать диаграммы IDEF3 максимально приближенно к их точной графической нотации.

Если вы знаете другие бесплатные средства построение диаграмм в графической нотации IDEF3, то поделитесь об этом со всеми в комментариях.

Одна картинка стоит тысячи слов
Народная мудрость

Зачастую в моей работе возникает необходимость не просто изучить и решить определенную проблему, но выявить ее местонахождение в общей модели работы компании. Мало понимать, что определенное подразделение работает неправильно, важно понимать, каким образом оно взаимодействует с другими. Иначе невозможно выявить все существующие проблемы и выбрать оптимальный метод решения поставленной задачи. А для этого требуется изучить работу компании и составить ее функциональную модель.

Конечно, в теории функциональная модель работы компании должна быть у руководителя, причем, не важно, идет речь об организации работы склада или об IT системе от лида до заявки. Но в реальности практически никогда ее не оказывается, а потому в процессе изучения и поиска решения поставленной клиентом задачи я также создаю функциональную модель работы компании или определенного процесса (функции) самостоятельно.

Несколько слов о преимуществах графики

Как известно, функциональные модели IDEF0 - это всегда графические схемы. У них есть свои особенности и правила составления. Об этом мы поговорим чуть-чуть позже. А сейчас я хотел бы привести пару примеров эффективности графики. Почему я делаю на этом акцент? Скорей всего, после моего утверждения о необходимости функциональной модели работы компании, очень многие подумали, что это все необязательно, можно и на словах пояснить как работает та или иная функция в компании. Вот об этом я и хочу поговорить.

И для начала сделаем небольшой экскурс в историю. Вернемся в далекий 1877 год, в период Русско-Турецкой войны. Именно тогда полиграфист Сытин впервые применил графику при описании военных действий. Сейчас для нас все это привычно, при описании любого сражения у каждого перед глазами возникают карты со стрелками, которые наглядно показывают ход сражения. А в те времена военные действия описывались словами. Для каждого боя - много-много слов. И понять в итоге, что же происходит, было очень сложно.

А потому идея Сытина была поистине революционной - он начал печатать литографические копии карт с обозначением укреплений и расположений воинских частей. Назывались эти карты “Для читателей газет. Пособие”. Идея оказалась настолько актуальной, что первый же тираж “Пособий” разошелся мгновенно. И потом такие приложения были очень востребованы. Причина очевидна. Графика помогала понять то, что при помощи одних слов разобрать было практически невозможно.

Аналогичный пример беспомощности словесных описаний я могу привести также из своей практики. Один из моих заказчиков очень просил взяться за внедрение ERP-системы для его компании. На вопрос, есть ли у них какое-то техническое задание, я получил ответ: “Да, есть. Но в нем 400 страниц”. При этом клиент очень жаловался, что мои коллеги, к которым он обращался ранее, либо отказывались от проекта вообще, либо называли явно завышенные цены. После того, как я увидел, что в техническом задании действительно 400 страниц, и состоит оно исключительно из текстового описания, я понял причины поведения разработчиков. Прочитать такой объем текста, вникнуть в него, разобраться во всех нюансах только для того, чтобы понять задачу и назвать цену - это и правда очень сложно.

Этому клиенту я предложил альтернативный вариант - описать все, что можно, графически в виде нотаций. Показал ему примеры моделирования. В итоге они сейчас переосмысливают свои пожелания и оформление технического задания.

Знаю я также много других примеров, когда графическое моделирование бизнес-процессов помогало в работе как моим коллегам, бизнес-консультантам и разработчикам, так и самим бизнесменам.

Почему это важно для моей работы

Моя работа всегда связана с внесением изменений в существующую систему. А для того, чтобы внести изменения и получить нужный результат, нужно изучить то, что существует уже сейчас. И не важно, что именно мы делаем – настраиваем или устанавливаем с нуля CRM-систему, создаем эффективную ERP-систему, занимаемся интеграцией различных систем для повышения автоматизации работы в целом. В любом случае, для начала, необходимо получить представление о существующей схеме работы, и только после этого можно предлагать какие-то изменения и продумывать варианты решения поставленной задачи.

После изучения существующего положения вещей я, как и любой другой сторонний специалист, создаю коммерческое предложение, в котором максимально подробно раскрываю мое видение текущей ситуации, а также действия, которые необходимо выполнить для решения поставленной задачи, и, конечно, ожидаемый результат.

Такие отчеты об обследовании работы получаются объемные, занимают не одну страницу, что с одной стороны, необходимо, а с другой – усложняет восприятие. Вначале я, как и многие, думал, что объемные отчеты - это хорошо, ведь человек платит за работу и нужно ему предоставить максимум подробной информации.

Типичные ошибки

Функциональное моделирование выполняют при помощи самых разных инструментов, в том числе, не предназначенных для моделирования. В последнем случае нет проверки на ошибки и ограничения стандарта. Желание повысить наглядность и отсутствие опыта при этом часто оканчиваются ошибками.

Использование различных цветов

Все элементы на диаграмме одинаково важны. При функциональном моделировании нет более или менее важных элементов. Исчезновение любого приведет к нарушению процесса и производственному браку.

Часто при моделировании на бумаге или в различных программах пользователи пытаются повысить наглядность за счет использования разных цветов. Это одна из самых распространенных ошибок. На самом деле, применение разноцветных стрелок и блоков только вносит дополнительную путаницу, а также искажает восприятие схемы.

Ваша модель должна читаться в черно-белом виде, без каких-то дополнительных цветовых решений. Такой подход одновременно помогает избежать недоразумений и дисциплинирует создателя модели, в результате читабельность и грамотность модели повышаются.

Слишком большое количество блоков

При составлении модели часто стараются отобразить на одном листе все нюансы работы компании со всеми подробностями. В результате получается очень большое количество блоков с большим количеством управляющих стрелок. Читабельность при этом теряется.

Оптимальный вариант – это детализация, достаточная для понимания вопроса, и не более того. Подробная детализация работы каждого подразделения или даже сотрудника может раскрываться при выборе подробного просмотра того или иного процесса. И создается такая структура только если это действительно нужно для работы или принятия решения.

Нарушение структуры при внесении корректировок

Внимательно следите за тем, чтобы не возникло путаницы или процессов без входящих, исходящих и других важных элементов. Например, если в приведенном выше примере, я посчитаю нужным сместить точку зрения на копирайтера, я удалю из схемы автора. И тогда управляющие элементы «опыт автора и сторонние источники», а также план публикации становятся ненужными. Ведь ими пользуется автор. Копирайтер работает с аудиофайлом. И если они останутся в общей схеме, то при детализации будут вести непонятно куда и вносить путаницу.

Аналогично, если я решу добавить какой-то блок, важно убедиться, чтобы он также имел все необходимые атрибуты. Здесь очень важна внимательность, так как при моделировании сложных бизнес-процессов изменения в одной части модели могут повлечь за собой изменения в другой. Их обязательно нужно внести.

Правила названия управляющих элементов и блоков

Важно запомнить простое правило: управляющие стрелки называют именами существительными, блоки – глаголами. Так принято в стандарте IDEF0, и такой подход помогает избежать путаницы и ошибок.

Чаще всего ошибки допускают при названии блоков. Например, вместо «Создать статью» пишут «Создание статьи». Блоки в данном подходе – это действия, а потому они должны быть всегда глаголами.

Выгоды использования IDEF0

  • Самая первая выгода очевидна – это наглядность. Вы сами начинаете понимать, как работает та или иная система, и можете также наглядно пояснить, где в этой системе «тонкие места» и как ваши решения помогут избавиться от них.
  • Взаимопонимание и отсутствие разночтений. При обсуждении работы компании с использованием функциональной модели у вас имеются наглядные и понятные интуитивно блоки задач с управляющими элементами. Кроме того, функциональное моделирование предполагает создание в случае необходимости глоссария, в котором раскрываются условные обозначения и термины. В результате вы с клиентом, руководителем, другими сотрудниками при обсуждении проблемы говорите на одном языке.
  • Простота и высокая скорость создания модели. Конечно, научиться моделированию не так просто, как кажется. Ведь схема - это, по сути, сверхплотная подача информации, что очень хорошо для понимания, но для реализации такой подачи требуется особый подход. Мозг аналитика выступает в данном случае как очень мощный пресс с одной стороны, и фильтр – с другой. Но с опытом этот процесс становится очень быстрым. В результате вы получаете инструмент, который поможет и самому разобраться, что же происходит в той или иной системе, и при помощи созданного в сжатые сроки наглядного пособия проиллюстрировать важные моменты коллегам или заказчикам.
  • Дисциплина и отсутствие ошибок. Стандарт IDEF0 предполагает строгие рамки и правила. Такой подход дисциплинирует, а привычка действовать в рамках стандарта помогает избежать ошибок по невнимательности. Любые нарушения стандарта становятся сразу заметны.

В чем трудность применения IDEF0

Важно понимать, что только в самых простых случаях два бизнес-аналитика создадут для описания работы компании абсолютно одинаковые функциональные модели. Любая модель – это отражение опыта аналитика, глубины понимания работы бизнеса, который он стремится описать, а также, в некотором роде, его личная точка зрения на этот бизнес. Т.е. человек разрабатывает бизнес-модель с точки зрения руководителя, как будто этим руководителем является именно он.

При этом я считаю, что бизнес-аналитик - это не совсем профессия, бизнес-аналитикой занимается каждый руководитель бизнеса или разработчик каких-то систем, который анализирует бизнес и стремится выстроить наиболее эффективную систему. Именно для этих людей и для этих целей предназначен инструмент IDEF0.

А потому очень важно при составлении функциональной бизнес модели «как есть» постоянно советоваться с руководителем компании, чтобы не совершить ошибки, которая повлечет за собой автоматически ошибки на этапах декомпозиции. Также на последующих этапах могут потребоваться дополнительные согласования с руководителями структурных подразделений и сотрудниками. Только если ваша функциональная модель «как есть» будет действительно отражать реальное положение вещей, можно вносить какие-то изменения и предложения. А для достижения качественных результатов в такой работе требуется, прежде всего, практический опыт и знание особенностей того или иного вида бизнеса.

Еще статьи по данной теме.