Деловая беседа. Деловые беседы и переговоры

Можно выделить пять основных приемов ведения деловой беседы относящихся к различным ее фазам, которые могут быть применены в любой ситуации.

1. Привлечь внимание собеседника.

2. Пробудить в Вашем собеседнике заинтересованность, и тогда он будет Вас слушать (передача информации).

3. Убедить собеседника в правильности Ваших предложений и идей (аргументация).

4. Выявить интересы и устранить сомнения собеседника в реализации Ваших идей (нейтрализация, опровержение замечаний).

5. Преобразовать интересы собеседника в окончательное решение (принятие решения).

Наряду с этими пятью принципами ведения деловой беседы нужно помнить о важных рекомендациях по ведению деловых бесед, которые носят универсальный характер:

1. Внимательно выслушайте собеседника до конца;

2. Никогда не пренебрегайте значением предубеждений Вашего собеседника против Вас;

3. Избегайте недоразумений и неверных толкований при изложении своих точек: зрения, т.е, при выступлении говорите понятным, точным доступным языком. Если что-то непонятно вам, прямо и открыто спрашивайте у собеседника, что именно он подразумевал;

4. Уважайте своего собеседника, исключите презрительные жесты, особенно если собеседник ниже вас по должности;

5. Всегда, когда возможно, будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны, но вежливость не должна перерастать в дешевую лесть и подхалимаж, дружеское расположение увеличивает шансы успешного завершения беседы;

6. Если нужно, будьте непреклонны, и сохраняйте хладнокровие, когда "температура беседы поднимается";

7. Не воспринимайте как трагедию, если собеседник даст волю своему гневу, сохраняйте твердость и не обижайтесь;

8. Любым возможным способом старайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений, т,е. постарайтесь не допускать впечатления, что собеседник под вашим давлением сдался, или далеко отошел от своих первоначальных позиций. Оптимальным будет успех, когда собеседник примет ваше предложение, потому что вы постепенно убедили его в своей правоте, но не навязывали ему готового решения;

Выбирайте верный тон разговора с собеседником (способ общения) в зависимости от особенностей его характера.

Телефонные средства связи активно вторглись во все сферы жизни. Ни одно современное предприятие не может обойтись без развитой сферы телефонных коммуникаций, но, к сожалению, умело, эффективно и грамотно общаться по телефону умеют далеко не все.

Телефон налагает на того, кто им пользуется, определенные требования; ведь при телефонном разговоре Ваш собеседник не может оценить, во что Вы одеты, выражение Вашего лица при тех или иных словах и другие невербальные аспекты, помогающие понять характер общения. И все же есть такие невербальные стимулы, которыми можно манипулировать при умелом обращении с телефоном. Это момент, выбранный для паузы, ее продолжительность, усиление или ослабление звукового тона, интонация, выражающая энтузиазм или согласие. Много значит, как быстро абонент снимает трубку, что позволяет судить насколько он занят, как заинтересован в звонке.

Следует ознакомиться с техникой телефонного разговора.

Техника телефонных переговоров.

Если звонишь сам...

До разговора:

1. Подумать, так ли необходим этот разговор;

2. Определить его цели;

3. Иметь под рукой бумагу, карандаш, а также календарь и нужные для разговора материалы.

Во время разговора:

1. Сняв трубку, представиться следующим образом: имя, отдел, предприятие (город, республика).

2. Говорить прямо в трубку.

3. Произносить слова четко.

4. Выяснить, с тем личеловеком говоришь, который тебе нужен.

5. Спросить, есть ли у собеседника время на разговор илилучше перезвонить попозже.

6. Постараться создать положительное настроение.

7. Не возражать «в лоб» собеседнику, если желаешь добиться благоприятного исхода разговора.

8. Внимательно слушать собеседника, не прерывать его.

10. Не говорить слишком быстро или медленно - попробовать «подстроиться» под темп собеседника. Избегать жаргона.

11. Если собеседник тебя не понимает, не раздражаться и не повторять сказанное теми же словами, найти новые.

12. В конце разговора уточнить: кто, что дальше будет делать.

После разговора.

1. Спросить у себя, сказано ли все нужное.

2. Не следует ли передать кому-либо это сообщение.

3. Точно записать итог разговора - о чем вы договорились с собеседником.

4. Записать, что обещали сделать.

Если звонят тебе...

Во время разговора

1. Отвечая, называть свое имя и отдел.

2. Записать сразу фамилию звонившего и его проблему.

3. Если позвонивший не представился, попросить его об этом.

4. Если Вы не можете сразу ответить на вопрос, то:

Передать содержание разговора человеку, знающему данную проблему;

Спросить, сможет ли собеседник подождать.

5. Если для этого потребуется много времени, сообщить об этом собеседнику и спросить, может ли он еще подождать, или лучше перезвонить попозже.

6. Выяснив вопрос, поблагодарить и извиниться за то, что заставили абонента ждать.

Контрольные вопросы:

1. Как Вы понимаете роль общения в менеджменте?

2. Опишите и поясните модель процесса общения.

3. Как влияет уровень общительности менеджера на эффективность работы предприятия?

4. Дайте характеристику слагаемых общения.

5. Назовите и дайте характеристику форм общения.

6. В чем суть и назначение этапа подготовки к общению?

7. Сформулируйте основные законы общения.

8. Каковы факторы эффективности делового общения?

9. Каковы формы делового общения?

10. Функции переговоров в деловом общении.

11. Каковы основные правила деловых отношений?

12. Перечислите функции и задачи деловой беседы.

13. Каковы задачи подготовки к беседе?

14. Каковы основные правила деловой беседы?

15. Поясните структуру деловой беседы.

16. Основные правила этики телефонного разговора.

17. Сформулируйте понятия.

Библиографическое описание:

Нестеров А.К. Деловая беседа [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия сайт

В реальной жизни все мы сталкиваемся с тем, что называют деловым общением, одной из основных форм которого является беседа. Особенности деловой беседы и ее тематика определяются профессиональными интересами ее участников и спецификой взаимоотношений между собеседниками.

Понятие и особенности деловой беседы

Деловая беседа – это особая форма коммуникации между людьми, которые наделены полномочиями и выступают от имени организаций, которые они представляют. В ходе деловой беседы происходит обмен мнениями, озвучиваются позиции сторон по каким-либо вопросам, целенаправленно обсуждается конкретная проблема для нахождения вариантов ее решения.

Такая форма беседы может рассматриваться в понятии запланированного или организованного разговора на определенную тему, а также ориентированного на конкретные задачи, проблемы и т.д., которые должны быть решены в ходе беседы.

Как построить беседу, какие вопросы в ней осветить, как изложить свою точку зрения в беседе так, чтобы ее приняли или хотя бы подумали над ней – это круг основных вопросов, с которыми сталкиваются предприниматели. Искусство постигается с трудом, и искусство ведения деловой беседы не является исключением из правила.

Особенности деловой беседы :

в результате бесед редко принимаются какие-либо официальные решения, но участники получают возможность продумать свои последующие действия;
официальные решения по итогам бесед принимаются далеко не всегда, однако участники получают информацию для размышлений и последующих действий.
сознательный учет уровня своего собеседника, его положения, полномочий, ответственности, опыта работы и других особенностей, которые могут оказать влияние на ход беседы;
беседа всегда носит рациональный характер, собеседники излагают свои мысли кратко и доходчиво, избегая двусмысленности в толковании своих высказываний, так как наличие информации, которая не относится непосредственно к сути вопроса, осложняет восприятие собеседником сути вопроса, ради которого эта беседа была организована;
последняя особенность вытекает из предыдущей: в беседе необходим простой язык, не перегруженный сложными словами и предложениями – это основное условие доступности информации для собеседника.

Этапы деловой беседы

Беседа отличается от переговоров тем, что она менее жестко регламентирована, ориентирована на конкретную личность и чаще всего она происходит между представителями одной организации, вместе с тем, ей присуща определенная последовательность этапов. Технике ведения деловых бесед необходимо следовать на любой встрече.

Условно, беседа состоит из четырех этапов, которые соответствуют основным фазам диалога.

Этапы и фазы деловой беседы

	Этап деловой беседы	Описание фазы деловой беседы
	Этап подготовки.	В процессе подготовки к беседе инициатор должен определить ее целесообразность и необходимость.
	Начальный этап деловой беседы.	Теперь необходимо как бы подготовить собеседника к разговору: создать атмосферу взаимопонимания, заинтересовать собеседника и установить с ним контакт, который облегчит проведение беседы.
		Эта фаза характеризуется обсуждением интересующей проблемы, предоставление подготовленной информации, определением позиции собеседника по обсуждаемой проблеме.
	Заключительный этап деловой беседы.	Успешное окончание беседы означает закрепление достигнутых результатов. Дополнительной задачей этого этапа является обязательное заверение в дальнейшем плодотворном сотрудничестве.

Следует отметить, что соответствие этапов и фаз деловой беседы является объективным и не зависит от их восприятия собеседниками.

Правила деловой беседы

Для успешного ведения дел, необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы. Цивилизованное общение является неотъемлемой частью современного делового мира.

Хотя беседа является более раскрепощенной формой делового общения, чем переговоры, совещания, собрания и т.д., она также имеет определенные правила, которые необходимо соблюдать, при организации деловой беседы. При ведении деловой беседы нужно неукоснительно следовать следующим основным правилам:

Высказываться кратко и по существу (русские любят поговорить и зачастую неясно выражают свои мысли – это раздражает делового человека);
Осторожно использовать слово "я";
Опираться только на факты, а не на домыслы;
Не увлекаться деталями;
Избегать назидательности;
Искать пути урегулирования сложного вопроса, а не его обострения;
При встрече с агрессивно настроенным партнером избегать конфликтов.

Проведение деловой беседы

Деловая беседа сопутствует таким управленческим действиям, как консультирование, переговоры, встречи, прием сотрудников, партнеров, посетителей и т.д.

Виды деловой беседы:

по характеру беседы бывают официальными и неофициальными, так называемыми рабочими;
по направленности – целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими;
по степени свободы – регламентированными, т.е. проводимыми по определенным правилам, и не регламентированными, например, дружеский разговор.

Сравнивая деловую беседу с другими формами межличностного коммуникативного взаимодействия, можно отметить, что для нее характерен тесный контакт, легкость в общении и наличие моментальной обратной связи. С помощью беседы на практике можно добиться развития более простых отношений между руководителем и подчиненными, между сотрудниками одного уровня внутри компании, между представителями разных организаций, в том числе и государственных. Деловая беседа может проводиться в кабинете руководителя, в рабочем помещении персонала компании, в специальном зале для совещаний, также нередки случаи, когда беседа может проходить и вне стен организации. Представителей сторонних организаций принимают либо в специальной переговорной комнате, либо на рабочем месте или в кабинете пригласившего.

Вступительная часть деловой беседы не должна превышать 5% времени, отведенного для нее. Снятие напряжения и нервозности, которые могут возникнуть возлагается при этом на хозяина или старшего по служебному положению.

В течение основной части беседы инициатор играет доминирующую роль, постепенно, но планомерно и настойчиво доводя его собственные идеи и намерения до своих собеседников. Время от времени вставляются уточняющие вопросы, чтобы выяснить, правильно ли собеседник понял изложенную точку зрения, воспринял рассматриваемую ситуацию. Но такие вопросы должны задаваться спокойно, доброжелательно, аргументировано, не вызывая ощущения в попытке категорично утвердить свою точку зрения. Такой метод поведения позволяет удержать собственные позиции в разговоре, в то же время не превращая собеседника во врага, а помогая ему правильно понять сложившееся положение дел и подводя к наиболее желательному исходу беседы.

Сигналом к завершению беседы является подведение инициатором итогов беседы, он показывает возможные варианты действий, подчеркивает важность проведенной беседы и как бы призывает к началу активной деятельности.

После беседы инициатор должен обязательно сделать критический взгляд на нее и определить, была ли достигнута цель беседы, на все ли вопросы были получены четкие однозначные ответы, были ли они удовлетворительны, насколько собеседники были откровенны, считать ли результат беседы удовлетворительным. Также необходимо ответить на вопрос, есть ли необходимость в продолжении обсуждения затронутых в беседе вопросов, а также времени их последующего обсуждения.

Правила ведения деловой беседы

Универсальные правила проведения деловой беседы :

Привлечение внимание собеседника – это самое начало беседы. В случае неудачи диалог не состоится.
Пробудить в собеседнике заинтересованность – в этот момент происходит передача информации. Если собеседники уверен в полезности предложений, он адекватно воспримет то, что ему говорят.
Принцип детального обоснования – аргументируйте свои предложения. Вызвав у партнера интерес, убедите его в правильности действий, если он согласится с предложенными идеями, тогда их реализация принесет ему пользу.
Выявить интересы и устранить сомнения собеседника – нужно нейтрализовать замечания и опровергнуть возражения. Если собеседник понимает целесообразность сделанных предложений, но действует осторожно или не ясно представляет себе перспективы, то нужно выяснить и разграничить его интересы.
Преобразовать интересы собеседника в окончательное решение – непосредственно принятие решения. Как только это будет достигнуто, деловую беседу можно завершать.

Заранее составьте план беседы, обработайте наиболее важные формулировки.
Применяйте знания психологии: периодически воздействуйте на собеседника, чередуйте благоприятные и неблагоприятные факты, моменты. Все завершайте и заканчивайте беседу на положительной ноте.
Помните о мотивах собеседника: ожидания, преимущества, позиция, самоутверждение, справедливость, самолюбие.
Не задавайте вопросов, на которые собеседник может ответить "Нет", облегчайте его ответы вопросами, на которые легко дать ответ "Да".
Повторяйте мысли, основные тезисы своего собеседника, но не повторяйтесь сами.
Не отклоняйтесь от темы деловой беседы.
Избегайте превосходной формы в своих выражениях.
Внимательно слушайте собеседника.
Никогда не пренебрегайте значением предубеждений собеседника, они могут сыграть значительную роль в принятии решения.
Никаких недоразумений и двояких толкований! Все фразы должны быть точны и однозначны. Деловую беседу отличает ясность, наглядность, систематичность, простота и понятность. В случае неясности сразу нужно уточнить у собеседника, что он подразумевает.
Уважайте своего партнера: ведение деловой беседы – это техника общения, поэтому нужно быть внимательным и предупредительным к собеседнику, ценить его аргументы, даже если они слабы.
Проявляйте вежливость, дружеский настрой, дипломатию и тактичность. Это не снизит определенность вашей позиции, просьбы, намерения, но будет препятствовать возникновению у собеседника какого-либо сопротивления. Вежливость должна быть в меру, а дипломатичность означает осторожность и сообразительность.
Сохраняйте непреклонность в своей позиции, но будьте хладнокровны, даже в случае накала в процессе беседы.
Облегчайте собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений. Учитывайте его внутреннее сомнение. Собеседнику следует дать время, чтобы он сам убедился в правильности ваших предложений и положений.
Используйте разные тактические приемы при ведении деловой беседы.
При проведении деловой беседы следует ориентироваться либо на достижение своей цели, либо на поиск приемлемого компромисса.

Выводы

Деловая беседа – один из наиболее востребованных стилей общения в профессиональной деятельности специалистов. Она может быть успешной для обеих сторон, когда собеседники четко представляют цель общения, используют речевые этикетные средства и профессиональные речевые клише.

В процессе бесы происходит установление контактов между участниками, уточняются решаемые задачи, происходит обмен информацией, ставится проблема, требующая решения, определяются позиции, которые занимают участники беседы, затем происходит обмен мнениями по обсуждаемой проблеме и в конце беседы подводятся итоги, которых достигли участники.

Деловая беседа - это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, боле узкой трактовки под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешение деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Подлинное значение такого рода делового общения в нашем обществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом отечественной экономики на рыночные отношения. В стране появляется всё больше и больше предприимчивых и способных деловых людей. В тоже время опыта предпринимательской деятельности и прежде всего умения вести успешный деловой разговор у них явно недостаточно, что существенно снижает их деловую активность. Поэтому имеет смысл рассмотреть деловую беседу более подробно, чтобы наметить пути её более рационального проведения.

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информацией, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать в последствии основой не формальных контактов, т.е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем, чтобы он с ней согласился и поддержал её. Таким образом, одна из главных задач беседы - убедить собеседника принять конкретное предложение.

Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций. К их числу следует отнести:

1) взаимное общение работников из одной деловой среды;
2) совместный поиск, выдвижение и оперативную разработку рабочих идей и замыслов
3) контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;
4) поддержание деловых контрактов;
5) стимулирование деловой активности.

Но важен не только чисто прагматический эффект деловой беседы. Во время беседы вы можете получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума её участников при принятии важных управленческих решений.

Основными этапами деловой беседы являются: подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих, аргументирование выдвигаемых положений и завершение беседы.

Подготовительные мероприятия

Не существует единых безошибочных правил подготовки к деловой беседе. Однако будет полезно указать на следующий вариант схемы такой подготовки: планирование; сбор материала и его обработка; анализ собранного материала и его редактирование.

Место беседы выбирается с учётом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединённой, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т.п., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом её определят даже цвет стен, освещённость, мебель и характер её расстановки. С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте. Допустимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже назначена, составляется план её проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Такой план - это чёткая программа действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Однако далеко не все понимают, рассуждая примерно так: «Ну, как можно планировать деловую беседу, если один новый факт, внезапно всплывший во время встречи, может всё изменить самым кардинальным образом разрушить всё предварительное планирование?»

Но веди целью планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых фактов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Планирование деловой беседы позволяет определить её конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время её проведения.

Сбор материала для деловой беседы - очень трудоёмкий процесс, требующий значительных затрат времени. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т.п.). При этом целесообразно сразу же дополнять собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объём собранных материалов во многом зависит от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблеме.

Затем собранные и тщательно отобранные фактические данные систематизируются. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают её концентрацию, отсеивая, пустую породу. Систематизация позволяет выделить наиболее важные факты, подлежащие к рассмотрению. Она облегчает их поиск и помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует проводить в течение всего процесса обработки материала.

Анализ собственного материала помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию, т.е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь собранный материал как бы раскладывается по «ячейкам» плана, а сами «ячейки» увязываются между собой в более крупные части.

Желательно дополнить материал текстом, состоящим из отдельных понятий и слов, связав которые вы получите смысл изложенного. Желательно так же без сокращений записать особо удавшиеся формулировки. А затем следует выделить наиболее важные моменты путём подчёркивания или особыми значками (буквами, кружочками, стрелочками и т.п.)

Весьма полезно перед беседой попытаться составить портрет партнёра определить его сильные и слабые стороны, т.е. установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение, религиозные убеждения, хобби и т.п.

Всё это поможет определить, с кем - сторонником или противником - придётся иметь дело, выбрать наиболее приемлемую тактику на весь процесс беседы.

Уже не посредственно перед самой встречи желательно узнать, в каком настроении

Находится партнёр, что к него «болит», как в данной ситуации помочь ему, что, безусловно, придаёт любой беседе более благоприятное направление.

Завершается подготовка к беседе редактированием текста, его окончательной шлифовкой и доработкой.

Начало беседы - очень важный этап, им не следует пренебрегать. Задачи этого этапа беседы следующие:

- установление контакта с собеседником;
- создание рабочей атмосферы;
- привлечение внимания к предстоящему деловому разговору.

Любая деловая беседа начинается со вступительной части, на которую отводится до 10-15 % времени. Если встреча происходит между людьми разных рангов, инициативу должен на себя взять старший. Если между гостями и хозяевами - представитель принимающей стороны. В последнем случае желательно предложить прибывшим слегка подкрепить свои силы, на пример, выпить прохладительные напитки.

Начальный этап беседы имеет, прежде всего, психологическое значение первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушивать вас дальше или нет.

Собеседники обычно бывают более внимательными в начале разговора. По первым фразам складываются впечатления о человеке, а эффект «первого впечатления» всегда запоминается очень надолго.

Неплохо, если вы улыбнётесь, произнося первые слова. Тогда вам будет гораздо легче установить контакт с деловым партёром и уладить все недоразумения, возникающие во время деловой беседы.

В начале беседы следует избегать извинений, проявления признаков не уверенности. Нужно исключить любые проявления не уважения, пренебрежения к собеседнику. Не следует первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию, хотя это вполне логичная и совершенно нормальная реакция. С точки зрения психологии это явный промах.

Весьма полезно в начале беседы точно и с правильным ударением назвать полное имя собеседника, обязательно запомните его и в дальнейшем как можно чаще обращайтесь к собеседнику по имени. Это всегда производит хорошие впечатления. Запомнив имя партнёра и непринужденно его, потребляя, вы делаете ему тонкий и весьма эффективный комплимент.

Если собеседник ниже по рангу или моложе по возрасту, не следует злоупотреблять обращением только по имени, тем более в сокращённом варианте. В традициях нашей страны принято называть людей по имени и отчеству, и их не стоит нарушать.

Правильное начало беседы предполагает указание цели беседы, название темы и объявления последовательности рассматриваемых вопросов. Существенное значение имеет и ритм беседы. Нужно пытаться повышать её интенсивность по мере приближения к концу. При этом следует уделять особое внимание ключевым вопросам.

Существует множество приёмов начала беседы. Однако всё их разнообразие можно свести к трём приёмам.

Приём снятия напряжённости: способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов и отчуждённость начинает быстро исчезать. Шутка, которая вызывает улыбку или смех присутствующих, также помогает разрядить первоначальную напряжённость

Приём « Зацепки»: позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав её с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для начала беседы. В этих целях можно использовать какое-либо событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичные случаи или необычный вопрос. Приём « прямого подхода» означает непосредственный переход к делу, без какого-либо вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вы кратко сообщаете причины, по которым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и приступаете к беседе. Этот метод подходит в основном для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, на пример в общении начальника с подчинённым.

Можно выделить пять основных приемов ведения деловой беседы, относящихся к различным ее фазам, которые могут быть применены в любой ситуации:

1) привлечь внимание собеседника;

2) пробудить в собеседнике заинтересованность, и тогда он будет нас слушать (передача информации);

3) убедить собеседника в правильности наших предложений и идей (аргументация);

4) выявить интересы и устранить сомнения собеседника в реализации наших идей (нейтрализация, опровержение замечаний);

5) преобразовать интересы собеседника в окончательное решение (принятие решения).

Наряду с этими пятью принципами ведения деловой беседы нужно помнить о восьми важных рекомендациях по ведению деловых бесед, которые носят универсальный характер:

· внимательно выслушайте собеседника до конца;

· избегайте недоразумении и неверных толкований при изложении своих точек зрения, т.е. при выступлении говорите понятным, точным, доступным языком. Если что-то 1 непонятно вам, прямо и открыто спрашивайте у собеседника, что он имел в виду;

· уважайте своего собеседника, исключите презрительные жесты, особенно если собеседник ниже вас по должности;

· будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны, но вежливость не должна перерастать в душевную лесть и подхалимаж. Дружеское расположение увеличивает шансы успешного завершения беседы;

· если нужно, будьте непреклонны, но сохраняйте хладнокровие, когда «температура беседы поднимается». Не воспринимайте как трагедию, если собеседник даст волю своему гневу. Опытный и закаленный в дискуссиях человек сохраняет твердость и не обижается;

· любым возможным способом постарайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений, т.е. постарайтесь не допускать впечатления, что собеседник под вашим давлением сдался или далеко отошел от своих первоначальных позиций. Оптимальным будет успех, когда собеседник примет ваше предложение, потому что вы постепенно убедили его в своей правоте, но не навязывали ему готового решения;

· выбирайте верный тон разговора с собеседником (способ обращения) в зависимости от особенностей его характера (см. табл. 19).

После деловой беседы необходимо выделить хотя бы пять минут для критического рассмотрения хода и результатов беседы. Все мысли о ходе и результатах беседы (методы, техника и тактика в ходе деловой беседы, возможное достижение намеченных целей) необходимо записывать (чем подробнее, тем лучше). Особенно полезны благожелательная, откровенная и конструктивная критика со стороны собеседников, участников деловой беседы, а также дискуссии с ними о возможных лучших вариантах. Таким образом, сделан первый шаг к составлению и разработке программы самостоятельного усовершенствования в проведении деловых бесед.