Екатерина Анненкова, аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру". Фото Б. Мальцева ИА «Клерк.Ру»

Работникам, заключившим с организацией трудовой договор, нормами действующего трудового законодательства гарантируется право на отдых, включая:

• ограничение рабочего времени,
• предоставление ежедневного отдыха,
• выходных и нерабочих праздничных дней,
• оплачиваемого ежегодного отпуска.

Ежегодные отпуска предоставляются сотрудникам с сохранением места работы и должности, а так же - среднего заработка в соответствии с положениями ст.114 ТК РФ.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В соответствии с положениями ст.321 ТК РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется совместителю на общих основаниях.

В общем случае длина ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст.115 ТК РФ).

Однако в некоторых случаях, предусмотренных ТК РФ и другими нормативными актами, сотрудникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск).

Так, например, в соответствии с положениями ст.119 ТК РФ, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется:

• коллективным договором,
• или правилами внутреннего трудового распорядка,

и который не может быть менее 3 календарных дней, предоставляется работникам с ненормированным рабочим днем.

Кроме того, в соответствии со ст.23 Федерального закона от 24.11.1995г. №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней необходимо предоставлять инвалидам.

Согласно ст.120 ТК РФ, продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается .

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Напоминаем, что Федеральным законом от 02.04.2014г. №55-ФЗ* было изменено среднемесячное число календарных дней, используемое при расчете отпускных выплат. С 02 апреля 2014 года оно составляет 29,3 (раньше оно равнялось 29,4).

*«О внесении изменений в статью 10 Закона Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» и Трудовой кодекс Российской Федерации».

В статье мы поговорим о порядке предоставления и расчета ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам в 2014 году и приведем пример расчета отпускных за период отпуска, включающий в себя майские праздники.

Средний заработок

Порядок расчета среднего заработка регламентируется ст.139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007г. №922, утвердившим Положение «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат , применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.

К таким выплатам относятся:

1. Заработная плата, включая надбавки и коэффициенты:

• по окладу,
• тарифам,
• сдельная,
• в виде % от выручки и пр.,

в том числе - в не денежной форме (например - оплата питания сотрудникам, предусмотренная системой оплаты труда).

При этом, если зарплата рассчитана по итогам прошедшего года, то она учитывается в расчетах, как относящаяся к прошлому году, независимо от времени ее начисления.

2. Премии и другие вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

3. Другие виды выплат относящиеся к заработной плате у соответствующего работодателя.

Все выплаты, которые не относятся к оплате труда , в расчете среднего заработка не участвуют.

Например, не включаются в расчет:

• Пособия (и прочие выплаты социального характера).
• Подарки.
• Материальная помощь.
• Прочие выплаты, не относящиеся к оплате труда.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы производится исходя из фактически:

• начисленной сотруднику заработной платы,
• отработанного сотрудником времени,

за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

Обратите внимание: Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

При расчете среднего заработка из расчетного периода исключаются время и начисленные за это время суммы (в соответствии с п.5 Постановления №922), если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ (за исключением перерывов для кормления ребенка в соответствии с ТК РФ).
• работник находился на больничном или в декретном отпуске и получал соответствующие пособия;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

В случае, если в предшествующие 12 календарных месяцев:

• работнику не начислялась зарплата,
• нет фактически отработанных дней (за 12 месяцев или за больший период),
• все 12 месяцев состоят из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с п.5 Постановления №922 (например - отпуск по уходу за ребенком до 1.5 лет),

средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетным 12 месяцам (п.6 Постановления №922).

Если у работника за предыдущие 24 месяца:

• нет начислений зарплаты,
• нет фактически отработанных дней,

то средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, начисленной за фактически отработанные дни в месяце, в котором рассчитывается средний заработок (п.7 Постановления №922).

Если у работника:

• нет начислений зарплаты за предыдущие 24 месяца,
• нет фактически отработанных дней за предыдущие 24 месяца,
• нет начислений зарплаты в месяце, в котором рассчитывается средний заработок,
• нет отработанных дней в месяца, в котором рассчитывается средний заработок,

то средняя заработная плата определяется исходя из установленной ему тарифной ставки или оклада (п.7 Постановления №922).

Порядок расчета среднего заработка для выплаты отпусков и компенсаций за неиспользованный отпуск

Согласно ст.139 ТК РФ, средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска считается за последние 12 календарных месяцев.

Сумма заработной платы и прочих выплат, учитываемых для расчета делится на 12 и на 29.3* (среднемесячное число календарных дней). Таким образом определяется «цена дня» для отпускных выплат.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных ТК РФ, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

В коллективном договоре, правилах внутреннего распорядка (или в другом локальном нормативном акте) могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

На практике это означает, что при установлении иных периодов расчета среднего заработка, бухгалтерии необходимо выполнить расчет исходя из положений ТК РФ и исходя из положений, утвержденных компанией.

Это необходимо для того, чтобы обоснованно подтвердить отсутствие ухудшения положения работников.

Формула для определения среднего заработка при расчете отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск:

1. Предыдущие 12 месяцев отработаны сотрудником полностью.

«Цена отпускного дня» составит = Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка за 12 месяцев/(12*29,3).

2. Предыдущие 12 месяцев отработаны сотрудником не полностью.

«Цена дня» составит = Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка /(Х *29,3 + У *29,3/С ).

Х - количество месяцев, отработанных полностью.

У - количество отработанных календарных дней в месяце (месяцах) отработанном (отработанных) не полностью.

С - общее количество календарных дней в месяце (месяцах) за каждый не полностью отработанный месяц (месяцы).

Сумма отпускных выплат определяется по формуле:

Сумма отпускных = «Цена отпускного дня» * Количество дней отпуска.

Майские праздники в 2014 году

В соответствии со ст.112 ТК РФ Нерабочими праздничными днями в мае 2014 года являются:

• 1 мая - Праздник Весны и Труда;
• 9 мая - День Победы;

Кроме того, в целях рационального использования работниками выходных и нерабочих праздничных дней, выходные дни могут переноситься на другие дни федеральным законом или нормативным правовым актом Правительства РФ.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 28.05.2013г. №444 «О переносе выходных дней в 2014 году», в 2014 году переносятся следующие выходные дни:

• с субботы 4 января на пятницу 2 мая ;
• с воскресенья 5 января на пятницу 13 июня;
• с понедельника 24 февраля на понедельник 3 ноября.

Таким образом, в мае 2014 года:

• 1 мая - нерабочий праздничный день,
• 2 мая - перенос субботы 4 января,
• 3 и 4 мая - выходные дни,
• 9 - нерабочий праздничный день,
• 10 и 11 мая - выходные дни.

Всего в мае 31 календарный день, 19 рабочих дней, 2 праздничных дня и 10 выходных дней.

В соответствии со ст.120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются . Соответственно, два праздничных дня - 1 и 9 мая (ст.112 ТК РФ) не включаются в число календарных дней отпуска.

Выходной 2 мая является переносом выходного дня и не рассматривается, как праздничный день с точки зрения трудового законодательства, а включается в число календарных дней отпуска.

Соответственно, если сотрудник написал заявление на отпуск с 28 апреля 2014 года по 13 мая 2014 года, из данного периода исключаются 2 праздничных дня. В этом случае сотрудник использует 14 календарных дней отпуска (1 и 9 мая в число дней отпуска не войдут).

Их них 3 дня в апреле (с 28 по 30 апреля) и 6 дней в мае (с 5 по 8 мая, 12 и 13 мая) будут приходиться на рабочие дни и 5 - на выходные (со 2 по 4 мая, 10 и 11 мая).

Пример расчета отпускных сотруднице, идущей в отпуск с 28 апреля 2014 года по 13 мая 2014 года на 14 календарных дней:

Стаж работы и право на ежегодный оплачиваемый отпуск

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Отпуск полагается сотруднику, отработавшему год (12 месяцев). Начало первого рабочего года считается с первого дня работы сотрудника.

Соответственно, у каждого работника будет индивидуальный рабочий год.

При этом, если в течение года были периоды, которые необходимо исключить из расчета стажа для отпуска, то дата окончания рабочего года подлежит переносу.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

При этом следует учитывать, что ТК РФ не предусматривает предоставления неполного ежегодного оплачиваемого отпуска пропорционально отработанному в данном рабочем году времени.

Соответственно, отпуск (независимо от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется целиком (установленной продолжительности - минимум 28 календарных дней).

Если же работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, то работодатель может произвести за неотработанные дни отпуска удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем (ст.137 ТК РФ).

Такие разъяснения дал Роструд в своем Письме от 24.12.2007г. №5277-6-1.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (а так же на дни отпуска, компенсация за которые выплачивается сотруднику при увольнении) включаются:

• Время фактической работы.

• Время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством, коллективным либо трудовым договором (и любыми другими документами), сохранялось место работы, в том числе:
• время ежегодного оплачиваемого отпуска,
• нерабочие праздничные дни,
• выходные дни,
• другие предоставляемые работнику дни отдыха.

• Время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе.

• Период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине.

• Время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются :

• Время отсутствия работника на работе без уважительных причин , в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст.76 ТК РФ.

• Время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными, опасными условиями труда, включается:

• только фактически отработанное в соответствующих условиях время.

Кому необходимо предоставить отпуск до истечения первых 6 месяцев работы

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с положениями ст.122 ТК РФ возникает у сотрудника не с 1го дня работы, а только по истечении 6 месяцев.

Согласно ст.122 ТК РФ, до истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него,
• работникам в возрасте до 18 лет,
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев.

В соответствии с положениями ст.123 ТК РФ, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Согласно ст.286 ТК РФ - авансом предоставляется отпуск совместителям одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по основному месту работы.

Кроме того, предоставление отпуска в удобное для сотрудников время гарантируется следующим категориям сотрудников:

• супругам военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих) согласно п.11 ст.11 Федерального закона от 27.05.1998 г.№ 76-ФЗ «О статусе военнослужащих».

• Гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы на основании п.5 ст.14 Закона РФ от 15.05.1991г.№1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС».

• Ветеранам и инвалидам войны в соответствии с положениями закона от 12.01.1995г.№5-ФЗ «О ветеранах».

Гражданам, получившим суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) согласно п.15 ст.2 Федерального закона от 10.01.2002г.№2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне».

Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы на основании Федерального закона от 09.01.1997 г. №5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы».

Героям Советского Союза, Героям России, кавалерам Ордена Славы в соответствии с п.3 ст.8 Закона РФ от 15.01.1993 г. №4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы».

Почетным донорам России на основании ст.23 Федерального закона от 20.07.2012 г. №125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов».

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника

Согласно ст.127 ТК РФ, при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

Согласно разъяснений, данных в Письме Роструда от 04.03.2013г. №164-6-1, принцип пропорциональности выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении, в случае когда рабочий год полностью не отработан, закреплен в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930г. (п.28 и п.29).

Поскольку в ТК РФ это правило напрямую не установлено, следует руководствоваться указанными Правилами в части необходимости пропорциональности выплаты компенсации.

Согласно пп.«а» п.28 Правил полную компенсацию получают, в частности, работники, проработавшие от 5 1/2 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие:

• Ликвидации предприятия или учреждения или отдельных частей его, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ.
• Поступления на действительную военную службу.
• Командирования в установленном порядке в вузы, техникумы, на рабфаки, на подготовительные отделения при вузах и на курсы по подготовке в вузы и на рабфаки.
• Переброски на другую работу по предложению органов труда или состоящих при них комиссий, а также партийных, комсомольских и профессиональных организаций.
• Выяснившейся непригодности к работе.

Во всех остальных случаях работники получают пропорциональную компенсацию.

Таким образом, пропорциональную компенсацию получают работники, проработавшие от 5 1/2 до 11 месяцев, если они увольняются по каким-либо другим причинам, кроме вышеуказанных (в том числе по собственному желанию), а также все работники, проработавшие менее 5 1/2 месяца, независимо от причин увольнения.

Все вышеуказанное касается порядка выплаты компенсации работникам, проработавшим в организации менее года.

Компенсация за второй рабочий год выплачивается пропорционально отработанному времени.

Согласно п.35 Правил, при исчислении стажа работы, дающего право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие половину месяца и более, округляются до полного месяца.

Таким образом, компенсация за неиспользованный отпуск не выплачивается только в том случае, если работник отработал менее половины месяца.

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из 2,33 дня отпуска за 1 месяц (Письмо Роструда от 31.10.2008г. №5921-ТЗ).

Данная цифра получена делением 28 календарных дней на 12 месяцев.

Однако, из этого правила есть исключения.

Так, согласно ст.291 ТК РФ, работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев , предоставляются оплачиваемые отпуска или выплачивается компенсация при увольнении из расчета 2 рабочих дня за месяц работы.

У каждого сотрудника нет-нет да отыщется какая-нибудь своя особенная история, которую придется учитывать бухгалтерии при начислении отпускных. Один жаждет уйти в отпуск, еще не отработав и полугода, другой трудится по совместительству. В статье вы найдете удобные формулы для расчета отпускных в нестандартных ситуациях.

Основанием для начисления отпускных является «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» или по . Расчет принято оформлять в специальной унифицирован­ной . Указанные формы утверждены поста­новлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Средний заработок

Отпуск оплачивается из расчета среднего заработка за расчетный период. Средний заработок сотрудника независимо от режи­ма его работы определяется исходя из фак­тически начисленных ему выплат и реально отработанного им времени за 12 календар­ных месяцев, предшествующих отпуску. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е или 31-е (в феврале - по 28-е или 29-е) число соответствующего месяца включительно.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за исчисляется за по­следние 12 календарных месяцев (п. 4 поста­новления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922; далее - Постановление № 922).

Итак, чтобы найти средний заработок со­трудника, уходящего в очередной оплачи­ваемый отпуск, нужно сначала определить его средний дневной заработок. Затем эту сумму нужно умножить на количество дней отпуска (см. формулу):

Средний дневной заработок

Средний дневной заработок равен отноше­нию начисленной за расчетный период зар­платы к 12 предыдущим календарным меся­цам и к среднемесячному числу календар­ных дней (29,3). При этом учитываются все выплаты, предусмотренные правилами оплаты труда в организации. Конкретный перечень выплат приведен в пункте 2 Поло­жения об особенностях исчисления средне­го заработка (утв. Постановлением № 922). Выплаты, не связанные с оплатой труда, например материальную помощь, учитывать не нужно.

обратите внимание

Со 2 апреля 2014 года среднемесячное число календарных дней при полностью отработанном месяце считается равным 29,3. Ранее это число составляло 29,4.

Изменения внесены в статью 139 Трудового кодекса Федеральным законом от 02.04.2014 № 55-ФЗ.

Из общей суммы исключают выплаты за время отсутствия работника, когда:

а) за работником сохранялся средний за­работок в соответствии с законодатель­ством Российской Федерации, за исключе­нием перерывов для кормления ребенка;

б) работник получал пособие по времен­ной нетрудоспособности или ;

в) сотрудник не работал в связи с просто­ем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел воз­можности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополни­тельные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник освобождал­ся от работы в других случаях с полным или частичным со­хранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Россий­ской Федерации (п. 5 Постановления № 922). Итак, средний дневной заработок работ­ника для оплаты отпускных определяют по формуле:

К сожалению, этой простой формулой бухгалтер может ограничиться в расчетах крайне редко. За год работник по меньшей мере болел или был в отпуске, так что не все 12 месяцев бывают отработаны полностью. Поэтому чаще всего определение расчетного периода не такая уж простая задача для бух­галтера.

Полезные в работе примеры начисления отпускных в нестандартных ситуациях вы найдете в свежем номере .

Расчетный период

Расчетным периодом по общему правилу признаются последние 12 месяцев перед от­пуском.

Среднее число календарных дней в меся­це - 29,3.

Для определения размера отпускных че­ловеку, отработавшему меньше 12 месяцев, расчет усложняется. Если один или не­сколько месяцев расчетного периода отра­ботаны не полностью или из него исключа­лось время в соответствии с пунктом 5 По­становления № 922, средний дневной заработок исчисляется путем деления сум­мы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму сред­немесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных кален­дарных месяцев, и количества календар­ных дней в неполных календарных меся­цах (п. 10 Постановления № 922).

Разобьем эту сложную формулу на не­сколько простых.

Чтобы найти количество отработанных за расчетный период дней, нужно сложить дни из полностью отработанных месяцев с осталь­ными фактически отработанными днями.

С расчетом календарных дней из полно­стью отработанных месяцев все понятно: умножаем среднее число календарных дней на количество полностью отработанных месяцев.

А вот с определением среднего числа от­работанных дней в месяце, когда, допустим, человек болел или уже был в отпуске, придет­ся повозиться. Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце, вклю­чаемых в расчет, определяют по формуле:

При выплате работнику отпускных необ­ходимо заплатить за него НДФЛ и ( , ; ст. 7, 8 Федерального за­кона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ; п. 1 ст. 5, п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24 ию­ля 1998 г. № 125-ФЗ).

Обратите внимание: размер тарифов страховых взносов зависит от того, превышает ли сумма произведенных работ­нику выплат и иных вознаграждений нарас­тающим итогом с начала календарного года лимит 624 000 рублей (в 2014 г.) (ст. 8, 10 Федерально­го закона № 212-ФЗ, п. 1 постановления Пра­вительства РФ от 10 декабря 2012 г. № 1276).

Если трудовая деятельность работника не связана с приобретением или созданием объектов основных средств или нематери­альных активов, сумму отпускных выплат можно признать расходом на оплату труда в целях налогообложения прибыли ( , ). Сумму страхо­вых взносов включают в состав прочих рас­ходов ( , ).

Рассмотрим расчет отпускных на примере.

Пример 1

Сотрудник Петров уходит в отпуск 22 мая 2014 года. Продолжительность его отпуска 28 календарных дней.

Сотрудник работает в организации более 3 лет. Оклад Петрова составляет 15 000 рублей в месяц.

В мае 2013 года сотрудник был в отпуске 28 дней (с 1 по 28 мая). Определим заработок сотрудника за этот месяц:

15 000,00 руб. : 18 дн. х 3 дн. (отработанные дни) = 2 500,00 руб.

29,3 календ. дн. : 31 календ. дн. х 3 дн. = 2,84 календ. дн.

В сентябре 2013 года Петров болел 4 дня (с 1 по 4 сентября). Заработок Петрова в этом месяце составил:

15 000,00 руб. : 21 дн. х 18 дн. (отработанные дни) = 12 857,14 руб.

Теперь определим количество календарных дней в этом месяце, которые приходятся на отработанный период:

29,3 календ. дн. : 30 календ. дн. х 26 дн. = 25,39 календ. дн.

Приведем рассчитанные данные в таблице:

Год	Месяц	Заработная плата	Количество календарных дней в месяце
2013	май	2 500,00	2,84
2013	июнь	15 000,00	29,3
2013	июль	15 000,00	29,3
2013	август	15 000,00	29,3
2013	сентябрь	12 857,14	25,39
2013	октябрь	15 000,00	29,3
2013	ноябрь	15 000,00	29,3
2013	декабрь	15 000,00	29,3
2014	январь	15 000,00	29,3
2014	февраль	15 000,00	29,3
2014	март	15 000,00	29,3
2014	апрель	15 000,00	29,3
Итого:		165 357,14	321,23

Исходя из этих данных определим средний дневной заработок:

165 357,14 руб. : 321,23 дн. = 514,76 руб.

514,76 руб. х 28 дн. = 14 413,28 руб.

14 413,28 руб. х 13% = 1874 руб.

Сумма к выплате равна:

14 413,28 руб. - 1874 руб. = 12 539,28 руб.

Досрочный отпуск

Право брать ежегодный оплачиваемый от­пуск возникает у человека после полугода работы. При этом он может взять отпуск и раньше, если работодатель не против (). Длительность согласован­ного с работодателем досрочного отпуска не зависит от отработанного новым сотруд­ником времени. Вот как смотрит на этот вопрос Федеральная служба по труду и заня­тости: «Кодекс не предусматривает предо­ставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т. е. пропорцио­нально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (неза­висимо от времени, проработанного в рабо­чем году) предоставляется полным, т. е. ус­тановленной продолжительности» (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). Так что человек с согласия своего работода­теля может отдыхать 28 дней независимо от того, сколько он фактически отработал.

Надо сказать, что отпуск авансом уже не пугает работодателей. Если сотрудник захочет уволиться до окончания того рабо­чего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, то рабо­тодатель имеет полное право удержать из его зарплаты сумму задолженности за неот­работанные дни отпуска ().

Другой вопрос: как рассчитать отпускные в этом случае? Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы такая ситуация предусмотрена. Так, если у работника за расчетный период и до него не было фактически начисленной зар­платы или фактически отработанных дней, то средний заработок нужно рассчитывать исходя из размера фактически начисленной зарплаты за фактически отработанные дни в месяце, когда человек идет в отпуск (п. 7 Постановления № 922).

Определение среднего дневного заработ­ка в этом случае аналогично расчету сред­него заработка в не полностью отработан­ных месяцах. То есть средний дневной за­работок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной зарплаты за рас­четный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженно­го на количество полных календарных ме­сяцев, и количества календарных дней в не­полных календарных месяцах (п. 10 Поста­новления № 922).

Для примера рассчитаем средний зарабо­ток сотрудницы, отработавшей в организа­ции меньше месяца, которая по просьбе работодателя отправляется в основной опла­чиваемый отпуск.

Пример 2

Сотрудница отработала в организации меньше месяца - с 1 по 18 мая 2014 года. Оплата за этот период составила 15 000 руб.

Рассчитаем отпускные.

Сначала определим количество дней в расчетном периоде:

29,3: 31 календ. дн. х 18 дн. = 17, 01 дн.

Теперь рассчитаем средний дневной заработок:

15 000 руб. : 17, 01 дн. = 881, 83 руб.

Затем определим сумму отпускных:

881, 83 руб. х 14 дн. = 12 345, 62 руб.

Найдем величину налога на доходы физических лиц, которую нужно удержать с суммы отпускных:

12 345, 62 руб. х 13% = 1605 руб.

Сумма к выплате равна:

12 345, 62 руб. - 1605 руб. = 10 740, 62 руб.

Переведенный сотрудник

Похожая ситуация складывается при пере­воде сотрудника из другой организации. При расчете среднего заработка человека, кото­рый принят в порядке перевода и досрочно уходит в основной оплачиваемый отпуск, бухгалтер часто задумывается, какой период учитывать. Давайте разберемся.

Согласно Трудовому кодексу, по письмен­ной просьбе работника или с его письмен­ного согласия может быть осуществлен пе­ревод человека на постоянной основе к дру­гому работодателю (). При расчете среднего заработка учитывать стаж и выплаты от прежнего работодателя в этом случае не нужно. И вот почему: перевод ра­ботника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю является основанием прекращения ().

Как следствие при увольнении предыду­щий работодатель выплачивает человеку денежную компенсацию за все время неис­пользованного отпуска (). Та­ким образом, у переведенного работника не остается неиспользованных отпусков, так как его трудовой договор с прежним работодателем расторгнут. Порядок расчета среднего заработка работника, принятого в порядке перевода такой:

• посчитать фактически отработанные дни;
• определить сумму выплат в пользу работника за это время;
• найти количество календарных дней за отработанное время;
• рассчитать средний дневной заработок;
• определить сумму оплаты отпуска (сред­ний заработок умножить на дни отпуска).

Отпуск совместителю

Еще одна особенная ситуация возникает, когда сотрудник работает по совместитель­ству. Дело в том, что таким работникам нужно предоставлять отпуск одновременно с отпу­ском по основному месту работы (). Надеемся, что досрочный отпуск больше никого не пугает (см. пример 2). Те­перь обратим внимание на случай, когда про­должительность отпуска по основному месту работы совместителя превышает количество дней, которые он может отгулять по совме­стительству. Что делать в такой ситуации?

Удлиненный оплачиваемый отпуск поло­жен, например, педагогическим работни­кам. Количество дней отпуска таких со­трудников варьируется в зависимости от места работы до 56 дней ( , приложение к постановлению Правитель­ства РФ от 1 октября 2002 г. № 724). Работо­датель не обязан оплачивать совместителю дни удлиненного отпуска по основному ме­сту работы. При этом не предоставить эти дни нельзя - будут нарушены требования .

Достойный выход из ситуации - добрать недостающие к оплачиваемому отпуску дни за счет отпуска без содержания. Письмен­ное заявление от работника обязательно, так как предоставляется на основании тако­го заявления (). Кроме этого, от сотрудника потребуются документы с основного места работы, которые подтвер­дят продолжительность его отпуска. Сумма отпускных совместителю рассчитывается в общем порядке, рассмотренном выше. Дополни­тельные дни к отпуску не оплачиваются, то есть с 29-го дня отпуск за свой счет.

Е.П. Ирхина, бухгалтер

Работа с кадрами на предприятии

Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация.

Расчет отпускных в 2014 году (Хуторов С.)

Дата размещения статьи: 08.07.2014

Порядок расчета среднего заработка предполагает применение такого показателя, как среднемесячное число календарных дней. Законом от 2 апреля 2014 г. N 55-ФЗ в текущем году его значение изменено.

В силу ст. 114 Трудового кодекса за время ежегодного основного отпуска за работником подлежит сохранению средний заработок. Для всех случаев определения такового ст. 139 Кодекса установлен единый порядок его исчисления.
Так, при любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, за который сохраняется средний заработок. При этом учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 (далее - Положение). Согласно п. 9 данного документа для всех случаев расчета отпускных используется единая формула:

Сумма отпускных = Средний дневной заработок x Количество дней отпуска.

В свою очередь средний дневной заработок уже рассчитывается путем деления начисленной работнику заработной платы за расчетный период на количество фактически обработанных им дней в нем:

Средний дневной Сумма начисленной Количество фактически
заработок = заработной платы: отработанных дней.
за расчетный период в расчетном периоде

При этом в общем случае в качестве расчетного периода принимаются, как уже упоминалось, 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Если же сотрудник был принят на работу менее чем за год до ухода в отпуск, то за расчетный период просто принимается время с даты его поступления на работу по месяц, предшествующий отпуску. Но компания также вправе установить и свой собственный расчетный период. Главное, чтобы при этом не были нарушены права работника. Это означает, что сумма отпускных, исчисленная на базе собственного расчетного периода, не должна быть менее суммы отпускных, которую сотрудник получил бы, если организация исходила из общего расчетного периода.
Так или иначе, календарным месяцем при определении расчетного периода считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно). Это предусмотрено как непосредственно ст. 139 Трудового кодекса, так и п. 4 Положения.
При определении количества фактически отработанных сотрудником дней в расчетном периоде и применяется такой показатель, как среднемесячное число календарных дней.

Количество отработанных дней

В случае когда расчетный период отработан сотрудником полностью, количество фактически отработанных им календарных дней определяется по формуле:

Количество фактически отработанных = 12 x Среднемесячное число.
дней в расчетном периоде месяцев календарных дней

При этом среднемесячное число календарных дней - величина фиксированная. До недавнего времени она составляла 29,4, однако Законом от 2 апреля 2014 г. N 55-ФЗ была снижена до 29,3. Сам Закон N 55-ФЗ, за исключением отдельного положения, вступил в силу 2 апреля текущего года. Соответственно, при расчете отпускных после этой даты применять следует уже новое значение среднемесячного числа календарных дней.
Вместе с тем на практике ситуации, когда работник "оттрубил от звонка до звонка" весь расчетный период, довольно редки. Ведь при расчете среднего заработка из расчетного периода подлежат исключению периоды, перечисленные в п. 5 Положения (а также начисленные за них суммы). Речь идет, например, о периодах временной нетрудоспособности, командировках, отпусках и пр.
Для расчета количества отработанных календарных дней в месяцах, на которые приходятся исключенные из расчетного периода дни, используется формула:

Количество Среднемесячное Количество Число календарных
отработанных = число: календарных x дней, приходящихся.
календарных дней календарных дней месяца на отработанные дни
в неполном месяце дней месяца

Таким образом, формула для расчета фактически отработанных дней в расчетном периоде, отработанном не полностью, будет выглядеть следующим образом:

Количество Число полностью Среднемесячное Количество
фактически отработанных число отработанных
отработанных = месяцев x календарных + календарных дней.
дней в расчетном в расчетном дней в неполных
периоде периоде месяцах

Пример. Сотрудник был принят на работу 14 января 2014 г. и с 21 июля 2014 г. уходит в отпуск на 7 календарных дней. Соответственно, за расчетный период необходимо принять период с 14 января по 30 июня 2014 г. Работнику установлен оклад в размере 25 000 руб. в месяц.
С 3 по 16 апреля 2014 г. (14 дн.) сотрудник находился в командировке. Следовательно, данный период из расчетного периода следует исключить. Таким образом, расчетный период отработан работником не полностью.
Число календарных дней, отработанных в январе 2014 г., равно:
29,3 дн. : 31 дн. x 18 дн. = 17,01 дн.
Число календарных дней, отработанных в апреле 2014 г., составит:
29,3 дн. : 30 дн. x 16 дн. = 15,63 дн.
Общее число дней, фактически отработанных в расчетном периоде, составит:
4 мес. x 29,3 дн. + 17,01 дн. + 15,63 дн. = 149,84 дн.
Сумма заработной платы работника за январь 2014 г. составила:
25 000 руб. : 17 дн. x 14 дн. = 20 588,24 руб.
Сумма заработной платы работника за апрель 2014 г. составила:
25 000 руб. : 22 дн. x 12 дн. = 13 636,36 руб.
Средний заработок за период командировки из расчета среднего заработка исключается вместе с периодом командировки.
Таким образом, сумма заработной платы сотрудника за расчетный период равна:
25 000 руб. x 4 мес. + 20 588,24 руб. + 13 636,36 руб. = 134 224,60 руб.
Средний дневной заработок сотрудника составит:
134 224,60 руб. : 149,84 дн. = 895,79 руб.
Сумма отпускных, подлежащая выплате, равна:
895,79 руб. x 7 дн. = 6270,53 руб.

При расчете отпускных и компенсации за неиспользованный отдых нужно использовать новый коэффициент 29,3 (ст. 139 ТК РФ). Соответствующие поправки внес Федеральный закон от 2 апреля 2014 г. № 55-ФЗ. Главные правила такие: новый коэффициент применяется при расчет отпускных со 2 апреля.

Почему 29,4 заменили на 29,3

Коэффициент показывает среднее количество дней в месяце без учета праздников. До 2 апреля в статье 139 Трудового кодекса РФ была прописана цифра 29,4. Между тем число праздников увеличилось с 12 до 14 дней еще в 2012 году, когда добавились 6 и 8 января. Отсюда и получается: (365 дн. — 14 дн.) / 12 мес. = 29,25. Чиновники округлили эту цифру до 29,3. Прежняя цифра 29,4 до сих пор прописана в пункте 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Эту норму также должны поменять в ближайшее время. А пока это не сделано, надо все равно ориентироваться на новый коэффициент.

Коэффициент 29,3 применяют в полностью отработанных месяцах

Коэффициент 29,3 (как и прежний 29,4) используют только в том месяце, который в расчетном периоде отработан полностью. Чтобы это выяснить, надо посмотреть, брал ли работник в течение этого срока отпуска, был ли в командировке или на больничном. Если нет, то месяц отработан целиком, и при расчете отпускных его продолжительность принимают равной 29,3 дня. Если же сотрудник отработал не весь месяц, то количество дней надо пересчитать по специальной формуле:

При этом полностью отработанным также считается месяц, в котором сотрудник работал сверх своей обычной нормы рабочего времени. Например, норма — 20 дней, а человек отработал 23 дня из-за того, что выходил на работу в выходные или праздничные дни. Так вот, в таком случае считается, что месяц отработан полностью. В расчет берут 29,3 дня. Увеличивать этот показатель на время переработки не надо.

Если все 12 календарных месяцев сотрудник отработал полностью, для расчета отпускных используют такую формулу:

На практике редко бывает так, что все 12 месяцев расчетного периода сотрудник находился на своем рабочем месте. В течение этого времени он мог болеть, быть в отпуске, ездить по командировкам. А из расчетного периода исключают любые промежутки времени, когда за работником сохранялся средний заработок, а также те периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.

Перечень всех исключаемых периодов вы найдете в пункте 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Кроме того, считайте, что месяц также не полностью отработан в двух следующих ситуациях.

Первая — у сотрудника есть переработки, но есть и дни больничного. В месяце 22 рабочих дня. Сотрудник отработал тоже 22 дня, но из них три рабочие субботы. А три дня он находился на больничном. Вот тут считать месяц полностью отработанным нельзя. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время болезни, а также начисленные за это время суммы. Значит, этот месяц считается отработанным не полностью. При этом не важно, что работник трудился внеурочно.

Вторая ситуация — сотрудник устроился в компанию в начале месяца после праздников. Например, 9 января или 5 мая 2014 года. За первый месяц работы ему начислили полный оклад, поскольку он трудился все рабочие дни. Однако считать этот месяц полностью отработанным нельзя, ведь первые дни января или мая он еще не числился в компании. И не важно, что эти дни выходные.

Предположим, один из месяцев расчетного периода ваш сотрудник отработал не полностью. Рассчитывая средний заработок, продолжительность неполного месяца определяют по следующей формуле:

Продолжительность полных месяцев, как мы уже сказали, составляет 29,3 дня. Сложив данные за полные и неполные месяцы, вы получите количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время. Именно этот показатель используйте при расчете отпускных.

Разобравшись, кому и в какое время положен отпуск и сколько дней подлежат оплате, нужно выяснить, как правильно все рассчитать. Из статьи вы узнаете о том, как верно определить расчетный период для отпускных выплат, как учесть повышение заработной платы для их расчета и каким образом считать средний заработок в неполных отработанных месяцах.

С наступлением очередного отпускного сезона у коммерсантов как всегда возникают вопросы о том, кому и сколько дней отпуска положено, как правильно рассчитать все выплаты, которые полагаются работнику к долгожданному отдыху, а также какие нюансы и изменения законодательства учесть, оформляя «отпускные». Обо всем этом мы и расскажем в статье.

Право на отдых

Все работники имеют право на ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. 21 и 114 ТК РФ).

А некоторым из них положены дополнительные отпуска, которые предоставляются при особенном характере работы (ст. 116 ТК РФ).

основной отпуск – кодом «ОТ» или «09»;

дополнительный отпуск – кодом «ОД» либо «10».

Запрещено непредоставление отпуска в течение двух лет подряд (ч. 7 ст. 124 ТК РФ).

К сведению

В случае заболевания работника во время ежегодного отпуска и представления им листка нетрудоспособности отпуск должен быть продлен на количество дней нетрудоспособности (с учетом выходных и нерабочих праздничных дней), совпавших с периодом отпуска, либо по согласованию с работником перенесен на другой срок (письмо ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830). Дни болезни в табеле учета рабочего времени отмечают кодом «Б» или «19». Указанные обязанности у работодателя возникают только в случае временной нетрудоспособности самого работника. Таким образом, заболевание ребенка не является автоматическим основанием для продления отпуска (письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).

Отпускные выплаты

На время отпуска за работником сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

При расчете отпускных выплат ориентируются на ст. 139 ТК РФ и Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение). Также до сих пор актуальны Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169.

Порядок расчета

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). По мнению чиновников, речь здесь идет о календарных днях (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Чаще всего расчет отпускных выплат производят по форме № T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Приведем алгоритм расчета отпускных выплат.

Для начала нужно определить среднедневной заработок (ч. 4 ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения):

расчетный период (месяцы);

сумма учитываемых выплат (руб., коп.);

продолжительность отпуска (календарные или рабочие дни).

Рассмотрим, как их определить.

Расчетный период

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляют за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно) (ч. 3 ст. 139 ТК РФ и п. 4 Положения).

В интересах работника расчетный период может быть заменен. Это возможно, например, в следующих ситуациях:

1. Если в расчетном периоде сотрудник не работал, рассматривают предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения).

Астаховой О.П. предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 05.06.2014. Определим расчетный период для исчисления среднего заработка при условии, что работница с 01.03.2013 по 04.06.2014 находилась в отпуске по уходу за ребенком. Расчетный период для исчисления отпускных выплат: с 01.03.2012 по 28.02.2013.

1. Если сотрудник не работал ни в расчетном периоде, ни ранее, средний заработок определяют исходя из зарплаты, начисленной за отработанные дни в месяце ухода в отпуск (п. 7 Положения).

Дурманову В.В. авансом предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 23.06.2014. Определим расчетный период для исчисления среднего заработка при условии, что работник трудится в данной фирме с 19.05.2014, при этом с 19.05.2014 по 02.06.2014 находился на больничном. Средний заработок определяют исходя из зарплаты, начисленной за отработанные дни в июне 2014 г.

1. Если работник не успел отработать у работодателя ни одного дня, средний заработок рассчитывают исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (п. 8 Положения).

Голубева Е.В. устроилась на работу с 17.06.2014. В связи с семейными обстоятельствами она попросила предоставить ей авансом с этой же даты 5 календарных дней основного оплачиваемого отпуска. В данном случае средний заработок рассчитывают исходя из установленной работнице тарифной ставки (оклада).

Отметим, что из расчетного периода исключают периоды, а также начисленные за это время суммы, когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством (п. 5 Положения). Это, к примеру, больничные, пособия по беременности и родам, выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и т.д.

Останину А.Д. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 01.07.2014. Рассчитаем сумму отпускных выплат при условии, что:

• расчетный период – с 01.07.2013 по 30.06.2014;
• зарплата в расчетном периоде – 10 000 руб. в месяц;
• ежегодный отпуск – с 01.08.2013 по 28.08.2013, в результате зарплата за август 2013 г. составила 909,10 руб.;
• период временной нетрудоспособности: с 11.11.2013 по 15.11.2013, в результате зарплата за ноябрь 2013 г. составила 7500 руб.

Сумма учитываемых выплат за расчетный период составила 108 409,10 руб. (10 000 руб. ? 10 мес. + 909,10 руб. + 7500 руб.).

Рассчитаем число календарных дней в расчетном периоде:

Количество дней в полных календарных месяцах = 29,3 ? 10 мес. = = 293 дн.

Количество календарных дней в неполном месяце (август) = 29,3 / 31 дн. ? 3 дн. = 2,84 дн.

Количество календарных дней в неполном месяце (ноябрь) = 29,3 / 30 дн. ? 25 дн. = 24,42 дн.

Количество календарных дней в расчетном периоде = 293 дн. + 2,84 дн. + 24,42 дн. = 320,26 дн.

Теперь определим средний дневной заработок: 108 409,10 руб. / 320,26 дн. = 338,50 руб.

Средний заработок работника составит: 338,50 руб. ? 28 дн. = 9478 руб.

1. Коммерсант может установить особый расчетный период. Такое право ему дает ч. 6 ст. 139 ТК РФ. Она предусматривает возможность установить другой расчетный период, который отличается от 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если это не ухудшает положения подчиненного. Однако в данном случае отпускные придется рассчитать дважды: за 12 месяцев и за иной расчетной период, который установлен предпринимателем, а потом сравнить результаты. Делать сравнительный анализ нужно, потому что отпускные не могут быть меньше суммы, рассчитанной исходя из заработной платы за год.

Выплаты, включаемые в расчет

Для расчета среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя (п. 2 Положения).

При этом не учитывают выплаты, не относящиеся к оплате труда: материальную помощь, оплату стоимости питания, проезда, обучения, отдыха и другие (п. 3 Положения).

В особом порядке учитывают премии (это зависит от того, за какой период выплачивается премия).

Чиновники выделяют три вида премий:

1. Ежемесячные премии: учитывают все фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель каждого месяца расчетного периода (п. 15 Положения).
2. Премии за период работы, превышающий один месяц: учитывают все фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель. Если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода, то их учитывают в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода (п. 15 Положения).
3. Премии по итогам работы за год, начисленные за предшествующий год: учитывают вне зависимости от времени начисления вознаграждения (п. 15 Положения). Если расчетный период отработан не полностью и период, за который начислена премия, не совпадает с расчетным, то премию учитывают пропорционально отработанному времени (письмо Минздравсоцразвития РФ от 05.03.2008 № 535-17).

Обратим ваше внимание еще на одну особенность учета премий. Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью либо в нем были исключаемые периоды, то премии учитывают пропорционально отработанному времени (за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время) (п. 15 Положения). Исходя из разъяснений чиновников пересчет премий осуществляют следующим образом (письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 № 2337-17):

Морозовой Д.А. с 01.08.2014 предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Определим сумму учитываемых премиальных выплат для расчета среднедневного заработка при условии, что:

• расчетный период – с 01.08.2013 по 31.07.2014;
• ежегодный отпуск – с 05.08.2013 по 01.09.2013;
• премии, начисленные в расчетном периоде:
  • ежемесячная за фактически отработанное время: январь 2013 г. – 20 000 руб.;
  • квартальные по 5000 руб.: за III кв. и IV кв. 2013 г., I кв. и II кв. 2014 г.
  • годовая за 2013 г.: 10 000 руб.

Ежемесячную премию учитывают в полном объеме: 20 000 руб.

Квартальные и годовую премии учитывают пропорционально отработанному времени: 27 580,65 руб. ((5000 руб. ? 4 + 10 000 руб.) / 248 дн. ? 228 дн.)).

Размер премий, учитываемых при расчете отпускных выплат, составит: 47 580,65 руб. (20 000 руб. + 27 580,65 руб.).

Еще одна особенность расчета учитываемых выплат связана с повышением зарплаты. Сумма учитываемых выплат зависит от того, когда произошло повышение зарплаты у работодателя. Рассмотрим все ситуации.

1. Увеличение заработной платы произошло в расчетном периоде: выплаты, начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, увеличивают на поправочные коэффициенты (п. 16 Положения):

Порошину В.А. с 01.06.2014 предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Определим сумму учитываемых выплат за расчетный период при условии, что:

• заработная плата: 2013 г. – оклад 17 500 руб., с 01.01.2014 – оклад 20 650 руб. (повышение окладов произошло в целом по работодателю);

Рассчитаем коэффициент, на который следует увеличить заработную плату за 2013 год.

K = 20 650 руб. / 17 500 руб. = 1,18.

Учитываемая заработная плата за 2013 год составит 20 650 руб. (17 500 руб. ? 1,18).

Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка: 247 800 руб. (20 650 руб. ? 12 мес.).

1. Повышение произошло после расчетного периода, но до наступления отпуска: увеличивается средний заработок, исчисленный за расчетный период (п. 16 Положения). По нашему мнению, в этом случае можно использовать поправочный коэффициент.

Евтюхину А.В. предоставлен ежегодный отпуск с 18.06.2014. Рассчитаем сумму отпускных выплат при условии, что:

• продолжительность отпуска – 28 календ. дн.;
• расчетный период – с 01.06.2013 по 31.05.2014;
• заработная плата: с 01.06.2013 по 31.05.2014 – оклад 15 000 руб. в месяц, с 01.06.2014 – оклад 16 500 руб. в месяц (повышение окладов произошло в целом по работодателю);
• расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок за расчетный период: 511,95 руб. ((15 000 руб. ? 12 мес.) / (12 ? 29,3)).

Средний заработок: 14 334,60 руб. (511,95 руб. ? 28 дн.).

Коэффициент, на который следует увеличить средний заработок: 1,1 (16 500 руб. / 15 000 руб.).

Отпускные выплаты: 15 768,06 руб. (14 334,60 руб. ? 1,1).

1. Повышение произошло во время отпуска: часть среднего заработка повышается с даты увеличения заработной платы и до даты окончания отпуска (п. 16 Положения). По нашему мнению, здесь также можно использовать поправочный коэффициент.

Григорьеву К.В. предоставлен ежегодный отпуск с 23.06.2014. Рассчитаем сумму отпускных выплат при условии, что:

• продолжительность отпуска – 28 календ. дней;
• расчетный период – с 01.06.2013 г. по 31.05.2014;
• заработная плата: с 01.06.2013 по 30.06.2014 – оклад 10 000 руб. в месяц, с 01.07.2014 – оклад 12 000 руб. в месяц (повышение окладов произошло в целом по работодателю);
• расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок составит 341,30 руб. ((10 000 руб. ? 12 мес.) / (12 ? 29,3)).

Средний заработок 9556,40 руб. (341,30 руб. ? 28 дн.).

Коэффициент, на который следует увеличить средний заработок с 01.07.2014, – 1,2 (12 000 руб. / 10 000 руб.).

Работнику следует доплатить за 20 календ. дн. отпуска (с 01.07.2014 по 20.07.2014) 1365,20 руб. ((341,30 руб. ? 1,2 – 341,30 руб.) ? 20 дн.).

К сведению

Отпускные выплаты облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ) и страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФФОМС по тем же тарифам, что и заработная плата. Их нужно включить в базу для начисления обязательных страховых взносов, уплачиваемых во внебюджетные фонды, за тот месяц, в котором они начислены (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 1, 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Продолжительность отпуска

Чаще всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Оставшиеся же дни отпуска могут быть разделены на любое количество дней (например, два, пять, восемь дней и т.д.), если работник и работодатель достигнут соглашения по данному вопросу. Такой вывод содержится в письме Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1. В этом же письме чиновники обращают внимание на еще один важный момент, который затрагивает интересы сотрудников.

Фрагмент документа

Письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1

Работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора.

Таким образом, при предоставлении работнику части отпуска, например, продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница) в соответствии с его заявлением выходные дни в него (в отпуск) не включаются.

Сотрудникам, занятым на сезонных работах либо заключившим трудовые договоры на срок до двух месяцев, отпуск полагается из расчета двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).

Некоторым работникам полагаются так называемые удлиненные отпуска. Например, лицам до 18 лет предоставляется отпуск в 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – в 30 дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации») и т.д.

Обратите внимание: нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отдыха не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Определим дату окончания отпуска Старцеву А.А. при условии, что начало отпуска – 01.06.2014, продолжительность отпуска – 28 календ. дн.

В данном случае 12 июня (День России) является нерабочим праздничным днем и в число календарных дней отпуска не включается. Поэтому последний день отпуска – 29.06.2014.

Дополнительные отпуска

Дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются сотрудникам, занятым на работах с вредными условиями труда; лицам, имеющим особый характер работы; сотрудникам с ненормированным рабочим днем и т.д. Также работодатели вправе и в иных случаях самостоятельно устанавливать допотпуска для своих работников (ст. 116 ТК РФ).

Предоставление каждого вида допотпуска связано с некоторыми особенностями. К примеру, в стаж работы, дающий право на дополнительный отпуск за работу с вредными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ст. 121 ТК РФ). В то же время право на допотпуск лицу, включенному в перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, не зависит от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дня (письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1).

При расчете общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). Часто задают вопрос: как рассчитать общую продолжительность отпуска, если один из них установлен в календарных днях, а второй – в рабочих? В письме Минтруда РФ от 01.02.2002 № 625-ВВ разъяснено, как поступить, когда длительность основного отпуска определена в календарных днях, а длительность допотпуска – в рабочих. Порядок действия следующий:

• от начала отпуска отсчитывают количество дней основного отпуска в календарных днях;
• далее отсчитывают количество дней допотпуска в рабочих днях из расчета 6-дневной рабочей недели;
• определяют общее количество календарных дней начиная с даты начала отпуска и заканчивая датой последнего дня отпуска (нерабочие праздничные дни не учитывают).

Получившееся количество календарных дней отпуска следует оплатить в размере среднего заработка. Данный вывод подтверждают специалисты Минтруда России.

Бочарову Г.П. с 01.06.2014 предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Определим последний день отпуска при условии, что:

• основной отпуск – 28 календарных дней;
• дополнительный отпуск – 10 рабочих дней.

Определим общую продолжительность отпуска в календарных днях.

С 01.06.2014 отсчитываем 28 календ. дн. (12.06.2014 – День России – не учитываем). Последний день основного отпуска – 29.06.2014.

С 30.06.2014 отсчитываем 10 раб. дн. из расчета 6-дневной рабочей недели. Последний день дополнительного отпуска – 10.07.2014.

Таким образом, отпуск начинается 01.06.2014, заканчивается 10.07.2013. Продолжительность отпуска – 39 календ. дн.

К сведению

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). При суммировании отпусков или перенесении на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части (ч. 2 ст. 126 ТК РФ).

Обратите внимание: замена части отпуска компенсацией является правом, а не обязанностью работодателя (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).

Полагаем, что если соблюдать определенную последовательность действий, то расчет отпускных выплат не должен вызвать сложности и привести к ошибкам при их подсчете.

Косульникова Марина - главный бухгалтер ООО «Галан», эксперт журнала «Арсенал предпринимателя»

• Кадровое делопроизводство и Трудовое право