Вызвала мощный отклик среди его читателей. Несколько моих клиентов призналось, что в рассказанной истории они узнали себя: дескать, статья «на злобу дня» и «не в бровь, а в глаз». Учитывая актуальность поднятой темы, мне захотелось продолжить ее и рассказать о ключевых моментах, которых полезно придерживаться при внедрении в компании изменений.
Собственно, таких ключевых моментов всего два.
Во-первых, важно позаботиться о том, чтобы новости о планируемых в фирме изменениях были грамотно доведены до персонала, а не свалились, как «снег на голову», или не передались в искаженном виде по внутреннему «испорченному телефону». Во-вторых, будьте готовы (прежде всего, морально) к сопротивлению работников нововведениям (это естественная реакция) и к применению в их адрес непопулярных мер (вплоть до показательных увольнений). Давайте рассмотрим подробнее озвученные тезисы и ваши возможные действия.
Итак, сразу после того, как вы определились с новой стратегией развития компании, назначили сроки и критерии успешности ее внедрения, проведите общее собрание с персоналом, которого эти изменения затронут. Если ваша компания по численности небольшая, проведите собрание лично - это укрепит ваш авторитет и придаст внедряемым изменениям больше значимости.
Во время собрания расскажите сотрудникам, почему вы решились на перемены, каково текущее положение дел в фирме, и чем грозит компании и каждому присутствующему в частности игнорирование данной ситуации. Затем объясните выгоды и перспективы для персонала от планируемых нововведений.
По сути, вам нужно «продать» новую стратегию развития фирмы вашим работникам, чтобы она была лояльно ими воспринята и «прижилась» в максимально короткие сроки. Стратегия такой презентации очень похожа на ту, которую я описала в . При этом старайтесь говорить о том, что важно и ценно именно для ваших сотрудников, а не «физическому коню в вакууме». Скорее всего, ваш персонал больше вдохновит аргумент: «Теперь у вас появится возможность сделать карьеру в нашей компании», нежели «Благодаря этим нововведениям фирма существенно сэкономит на зарплатном фонде».
Лично я люблю землянику со сливками, но рыба почему-то предпочитает червяков. Вот почему, когда я иду на рыбалку, я думаю не о том, что люблю я, а о том, что любит рыба. © Д. Карнеги
Если изменения, которые вы планируете, достаточно масштабны, хорошим решением будет установить «переходный период» для перестройки персонала на «новые рельсы». В зависимости от глобальности изменений вы можете определить срок от 2-х недель до месяца.
В этот «переходный период» персонал уже должен будет действовать по-новому, в соответствии с вновь установленными правилами (соответственно, и спрос с него будет уже по новым меркам), но при этом меры наказания за допускаемые ошибки будут минимальны или же вообще отсутствовать.
Очень важно, чтобы наряду с этим вы позаботились об обучении сотрудников новым стандартам работы, чтобы ваши люди не были предоставлены сами себе, а своевременно получали подсказки и ответы на возникающие у них вопросы (это могут быть как , так и ежедневные 10-минутные планерки перед началом рабочего дня).
При этом доведите персоналу, что если у него в установленный срок не возникает вопросов и уточнений касательно нововведений, то по умолчанию считается, что сотрудникам все понятно. Поэтому по окончании «переходного периода» отмазки касательно ненадлежащего выполнения работы типа «я не понял, как это правильно делать» не принимаются и засчитываются как ошибки и нарушения (со всеми вытекающими последствиями).
Следующий важный шаг - это убедиться, что каждый сотрудник в достаточной мере ознакомился с новыми «правилами игры». Распечатайте новые стандарты (или, на крайний случай, протокол собрания) и выдайте каждому присутствующему под роспись, а также назначьте срок, в который работники должны досконально изучить предоставленные документы.
Продумайте меры взыскания за недобросовестное отношение к поставленной задаче: от выговора с занесением в личное дело до штрафа. Обязательно проконтролируйте выполнение вашего распоряжения, иначе подчиненные быстро «просекут», что ваши наказы выполнять не обязательно, и им за это «ничего не будет». Соответственно, и работать они будут «по старинке», а ваши попытки провести в компании изменения канут в лету.
Так, вы можете к назначенной дате организовать тестирование персонала на знание новых стандартов работы, и тем сотрудникам, которые не выполнили или плохо справились с задачей, установить «исправительный срок» в 1-2 дня. После этого проведите повторное тестирование и к тем, кто и в этот раз проигнорировал ваше распоряжение, примените соответствующие меры наказания, невзирая на былые заслуги «провинившихся».
Не поддавайтесь искушению ограничиться уговорами и/или просто «пожурить». Практика показывает, что убеждения «на словах» не помогают, и каждый раз люди будут надеяться, что «авось пронесет». Доносите серьезность ваших намерений, наказывая рублем. Или же и вовсе прощаясь с нелояльными сотрудниками. Часто 1-2-х показательных увольнений бывает достаточно, чтобы у остальных вдруг все стало получаться и претензии и недовольства испарились сами собой. Кроме того, в большинстве случаев научить нового человека «с нуля» гораздо легче, чем переучивать.
Если же оставить в фирме «непокорных» работников, то это, во-первых, будет «дурной пример» для остальных, а во-вторых, эти «троянцы» изнутри могут так разложить коллектив, что потом вы будете вынуждены заменить полностью весь персонал.
«У меня есть команда менеджеров. Среди них есть человек, который хочет подмять под себя коллектив, но делает это не в открытую, а так, потихоньку... Когда у нее плохое настроение, она портит его другим менеджерам. Когда я присутствую в эти моменты - она замолкает и ничего не говорит, а любит за спиной говорить, втихую ходить жаловаться. Из-за этого менеджера убрали предыдущего начальника отдела продаж и трех менеджеров. Работает она здесь давно, около 4-х лет. Соответственно, пока что у нее сильный козырь есть, что она долго работает. Я делал анализ ее работы - все клиенты уволенных менеджеров были переданы ей, она справляется со своей работой, делает ее профессионально, но в личном плане разлагает коллектив, из-за нее беспорядок, постоянно приходится напрягаться по этому поводу и выпытывать некоторые рабочие моменты». © Из частных разговоров с руководителями
Запомните: раковую опухоль нужно удалять своевременно. Не бойтесь оказаться «плохим». Нет, я, конечно, не призываю вас становиться тираном. Я всего лишь ратую за одинаково справедливую требовательность к каждому сотруднику компании.
Можно любить тех, кому приказываешь, но нельзя говорить им об этом. © Антуан Сент-Экзюпери
В конце концов, у вас здесь не клуб по интересам. Вы платите людям за то, что они работают по установленным вами правилам. Причем эти правила могут меняться в одностороннем порядке. И если вы позволите сотрудникам «продавить» вас и изменить правила «под себя», так, как удобно им, вы можете в итоге получить совсем не тот результат, который ожидали увидеть, когда затевали все эти перемены.
Это только кажется, что «ладно, вот тут чуть-чуть уступим», «здесь снизим требования», «а это, может, и вовсе не обязательно». На самом же деле только безукоризненное следование правилам – залог стабильного получения результата.
Хочешь испечь вкусный торт – следуй правилам (рецепту): яйца нужно взбивать отдельно, муки класть ровно 200 г, выпекать ровно 60 минут и только при температуре 200 градусов.
Хочешь доехать из пункта А в пункт В – следуй правилам дорожного движения: держись правой полосы дороги, останавливайся на красный свет светофора, не обгоняй по сплошной.
Хочешь похудеть – следуй правилам здорового образа жизни: потребляй меньше калорий, чем расходуешь, занимайся спортом, ешь больше овощей и фруктов и меньше жирного и сладкого и т.д.
Представьте, какой начался бы бардак, если бы все автомобилисты ездили не так, как положено, а как им вздумается? А что будет, если вместо муки в торт положить соль? Или добавить не 200 г муки, а полкило? Или выпекать не 60 минут, а всего 6? Получите вы тот результат, который ожидаете?
Так и здесь. Если вы твердо решили внедрить изменения в компании, действуйте, несмотря ни на что, строго требуйте от персонала соблюдения всех пунктов, как задумано. И без сожалений прощайтесь с теми, кому оказалось с вами «не по пути». Иначе ваше время и прочие ресурсы, потраченные на разработку новой стратегии, будут потрачены впустую, и воз так и останется на прежнем месте. А это значит, что вы по-прежнему будете терять прибыль.
Несмотря на то, что многие собрания являются пустой тратой времени, так быть не должно. Ниже приведены некоторые рекомендации относительно того, как провести эффективное собрание.
- Составьте повестку дня. Повестка дня это ваш путеводитель на собрании, который покажет вам и другим участникам, что вы должны обсудить. Наличие повестки дня значительно повышает эффективность собрания, потому что другие участники могут заранее подготовиться к нему.
- Начинайте вовремя и завершайте вовремя (или даже раньше). Уважайте участников собрания, начинайте и завершайте его вовремя. Исключение составляют случаи, когда все участники собрания настаивают на том, чтобы продлить его.
- Проводите менее частые, но более эффективные собрания. Проводите собрание лишь тогда, когда это действительно необходимо. Избегайте "неизменных" собраний, наподобие: "Мы будем собираться каждый вторник в два часа дня". Эти собрания ради собраний не будут иметь четко определенной цели. Но когда вы все же организовываете собрание, заранее подготовьте повестку дня и разошлите ее предполагаемым участникам. Если же все вопросы были решены до собрания, отмените его. Поверьте, вам будут благодарны за это!
- Думайте, кого включить, а не кого исключить. Приглашайте на собрание не всех сотрудников, а только тех, кто действительно имеет отношение к рассматриваемому вопросу. После этого убедитесь, что всем приглашенным известно, почему им следует прийти и чего от них ждут на собрании. Это поможет им подготовиться соответствующим образом и собрать необходимую информацию.
- Не отвлекайтесь. Не позволяйте участникам собрания отходить от заданной темы, даже если они предлагают обсудить действительно интересные вопросы. Также придерживайтесь тех временных рамок, которые вы определили для каждого пункта повестки дня. Отходите от намеченного плана только с разрешения и согласия всей группы.
- Отмечайте, что нужно сделать. По ходу собрания определяйте, что нужно делать, и сразу же договаривайтесь, кто этим займется. Кроме того, через некоторое время вам нужно будет убедиться, что эта работа действительно выполняется.
- Получите обратную связь. Обратная связь - это завтрак чемпиона. Она говорит вам не только о том, что вы сделали правильно, но и о том, что вы сделали неправильно, и как можно сделать последующие собрания более эффективными. Попросите участников собрания предоставить вам откровенную ооратную связь - в устной или письменной форме, а затем проанализируйте ее и извлеките для себя уроки на будущее.
Реальный мир
Как заметил однажды Питер Друкер, "Можно или работать, или проводить собрание, но не то и другое одновременно" (Peter Drucker, The Effective Executive (New York: HarperCollins, 1993)). Чтобы извлечь максимальную пользу из собрания, в котором вы участвуете, играйте активную роль. Если остальные участники не проявляют особого энтузиазма, возьмите инициативу в свои руки. Подведите итоги осуждению и предложите следующий шаг: "Кажется, мы уже обсудили этот вопрос и высказали по нему свое мнение. Может быть, давайте примем решение?" или "Салли, я думаю, что Джон согласен с тем, что вы говорите, но просто хочет выяснить, как мы можем избежать подобной ситуации в будущем". Если вы выскажете то, что думают- но не решаются сказать сами - другие участники, вы займете положение лидера, и остальные, как правило, будут вам благодарны. Когда обсуждение закончилось, скажите, что если нет возражений, вы все вернетесь к своей работе. Уважение группы и ее времени начинается с уважения к себе и вашему времени. Готовьтесь. Подготовка к предстоящему собранию не отнимет много времени, зато сделает его намного более продуктивным. Продумайте вступительную речь, в которой кратко изложите причину собрания, а также опишите решения или действия, которые должны последовать после него.
Удивляет, что иногда требуется фотограф , который на своем сайте готов разместить "Критику теории насилия". Богата земля русская.
Философ Игорь Чубаров о добавочной стоимости насилия, преследовании за ложь и принуждении к истине. Теория критики насилия отличается от теории насилия прежде всего тем, что она не оправдывает насилие, не пытается его объяснить с точки зрения какой-либо частной, специальной науки,… http://color-foto.com/category/lecture/
Продукция Алюминиевые радиаторы в Челябинске. Выбор оборудования для частного и многоквартирного дома. Строительные болты с гайками и шайбами по ГОСТ р 53643-2006 нужны всегда Ручки Parker Комната по-новому - остекленная лоджия Электродвигатели асинхронные Как выращивают кофе Современные технологии защиты и балластировки трубопроводов с применением скального листа и мягкого силового пояса
Название говорит само за себя. На подобных собраниях члены команды оценивают ход выполнения работы, сравнивая индивидуальные задания и полученные результаты с запланированными. Вторая важная цель собраний - планирование рабочих заданий на ближайший период.
Анализ текущего состояния дел - это одна из самых важных стратегий руководства, направленная на усиление ответственности и повышение качества работы членов команды.
Собрания полезны тем, что они:
- оказывают позитивное групповое влияние на всех членов команды. Каждый обязуется выполнить определенную работу и отчитаться о результатах на следующем собрании. Никто не сможет увильнуть от своих обязанностей, а потом на собрании отсидеться на галерке, поэтому все члены команды знают, кто действительно работает, а кто только создает видимость. В то же время собрания позволяют вам как руководителю узнать, на кого можно по-настоящему рассчитывать;
- держат вас в курсе событий, не заставляя прибегать к микро управлению. Собрания позволяют руководителю наблюдать целостную картину коллективной и индивидуальной работы, не прибегая к трудоемким индивидуальным беседам и проверкам. Вы также выясняете, кому из членов команды нужна ваша личная помощь;
- развивают навыки планирования. На подобных собраниях члены команды учатся планировать и реально оценивать свои возможности. Приняв участие в нескольких собраниях, они начинают лучше понимать свои истинные возможности и одновременно учатся не ограничиваться сегодняшним днем, а планировать на перспективу, что очень важно для эффективной работы команды;
- обеспечивают фокус внимания. Помните о принципе целеустремленности - одном из краеугольных камней создания команды. У каждого члена команды есть копия плана коллективной и индивидуальной работы, поэтому всем известно, кто конкретно отвечает за выполнение того или иного задании. Вес знают свои рабочие цели и приоритеты, поскольку сами помогали их утверждать;
- выявляют актуальные проблемы, требующие решения. Собрания помогают выявлять и разрешать сложные ситуации, и членам команды не приходится сражаться с проблемами в одиночку. Благодаря оперативному решению проблем команда быстрее добивается хороших результатов;
- повышают чувство ответственности, что, несомненно, служит основой успеха.
Чтобы собрания, посвященные анализу состояния дел, были эффективными, их следует проводить регулярно, раз в одну-две недели в зависимости от производственной необходимости и потребностей членов команды. Собрание обычно проводится в три этапа. На первом этапе команда отчитывается о текущем состоянии дел, на втором - обсуждает и решает актуальные проблемы, на третьем - планирует работу на очередной короткий период. В следующих трех статьях я предлагаю примерную схему проведения эффективного собрания по анализу текущего состояния дел.
Нужен ли отчет о ходе выполнения работы
Ниже приведен план проведения первого этапа собрания по анализу состояния дел. Каждый член команды рассказывает, что он сделал (или не сделал) по тому или иному пункту командного задания. Резюме отчета вносятся в колонку «Текущее состояние». После совещания этот письменный план-конспект используется как протокол отчетов по выполнению коллективных и индивидуальных заданий.
Ваши функции как руководителя - фасилитировать собрание. Вы не должны делать несколько дел одновременно, поэтому попросите одного из членов команды взять на себя роль секретаря и заполнить бланк отчета, а затем подготовить официальный протокол собрания. Распределять обязанности между членами команды полезно для повышения сплоченности и ответственности в коллективе.
Обсуждение актуальных проблем.
Индивидуальные отчеты часто выявляют проблемы, которые можно тут же обсудить. Если проблем нет, собрание идет своим ходом; порой проблемы настолько значительны, что для их обсуждения и решения требуется отдельное собрание.
Нередко проблемы связаны с невыполнением заданий членами команды. В подобных ситуациях все, что вам нужно, это задать вопросы на подобие следующих.
Что вы собираетесь сделать, чтобы завершить это задание?
Какая помощь вам нужна от других членов команды, чтобы выполнить задание?
Какие шаги необходимо предпринять, чтобы преодолеть трудности, с которыми вы столкнулись?
Рассматривая проблемы, инструктор команды должен больше спрашивать, что собираются делать члены команды, а не рассказывать, как им поступать. Вы не обязаны быть всезнайкой, который раздает советы, вы просто должны убедиться, что, столкнувшись с проблемной ситуацией, команда сможет с ней справиться.
Планирование заданий на следующий период.
На третьем этапе происходит планирование заданий на следующий период. Сначала определите дату следующего собрания, а затем попросите членов команды указать результаты, которые они планируют получить к тому времени. На этапе планирования вы можете им помочь сконцентрировать внимание на задачах и реалистично оценить свои возможности по выполнению заданий.
Роль руководителя на собраниях по анализу текущего состояния дел сводится к расспросу о выполненных и невыполненных задачах. Не устраивайте публичную «порку», если какая-то работа не сделана, поскольку члены команды понимают ситуацию и часто устраняют проблемы уже к следующему собранию. С работниками, хронически не выполняющими свою работу, необходимо побеседовать тет-а-тет.
Максимально эффективные собрания.
Поскольку собрания служат основой продуктивной командной деятельности, команды должны нести ответственность за проведение эффективных собраний.
Каковы особенности эффективных собраний
На одном из первых собраний члены команды под вашим руководством должны определить критерии эффективного собрания. Для проведения плодотворного рабочего собрания важен ряд факторов:
- собрание начинается и заканчивается вовремя;
- члены команды принимают активное и конструктивное участие в собрании;
- собрание должно иметь четко определенные смысл и цель;
- повестка дня собрания должна быть заранее подготовлена и передана членам команды;
- члены команды приходят на собрание подготовленными;
- на собраниях рассматриваются только те вопросы, которые включены в повестку дня;
- собрание должно быть результативным;
- собрание протоколируется, протокол доступен всем участникам.
После первых нескольких собраний и потом время от времени просите членов команды оценить эффективность собраний. Результаты оценки и обсуждения также занесите в протокол собрания.
Если собрания по тем или иным пунктам регулярно признаются неэффективными, обсудите это и примите решение на специальном совещании.
Руководство и другие сотрудники организации нередко задают вопрос: «A чем занимается эта команда?» Ответить на этот вопрос позволяют две стратегии: составление краткого отчета и проведение презентации. Во-первых, они усиливают чувство ответственности у членов команды, во-вторых, удовлетворяют любопытство заинтересованных сторон.
Составление краткого отчета
Краткий отчет представляет собой письменный анализ достижений команды и предназначен не только для внутреннего пользования, но и для информирования заинтересованных лиц об успехах команды. Обычно подобные отчеты готовят раз в месяц или квартал.
Хорошо подготовленный отчет знакомит заинтересованных лиц с обшей картиной достижений, поэтому не вдавайтесь в подробности, а освещайте только основные факты. Вот примерное содержание отчета:
- анализ состояния важных производственных задач;
- при необходимости, сравнение достижений с основными показателями и критериями качества работы команды;
- обзор всех значительных результатов команды;
- планы на следующий период времени;
- другая актуальная информация, связанная с работой и персоналом.
Поскольку в кратком отчете излагается деятельность всей команды, в его подготовке должны принимать участие все се члены. Нельзя допустить, чтобы подготовка и составление отчета постоянно ложилась только на ваши плечи. Роль руководителя заключается в проверке окончательного варианта отчета. Сделайте подготовку отчета неотъемлемой частью работы команды, где каждый член команды готовит свою часть, а один-два работника сводят всю информацию в единое целое.
Если каждый сотрудник будет отчитываться перед начальством за достижения команды, он будет стараться выполнять свою работу как можно качественнее.
2. Как выступать на собрании компании
«Боже мой, ну и время выбрали для собрания! Неужели эти пустоголовые идиоты не знают, что я по уши увяз в работе и у меня нет времени даже на то, чтобы черкнуть пару строк?»
Возмущение – это нормальная реакция сотрудников компаний, распространенная гораздо шире, чем мы думаем. Хотя практически все компании устраивают собрания чуть ли не ежедневно, собрания не всегда являются запланированными и нередко проходят очень неорганизованно из-за отсутствия надлежащего руководства. Вопросы, которые можно было бы решить с помощью двух или трех телефонных звонков, нескольких электронных писем или короткой беседы в коридоре, нередко парализуют работу важных специалистов, которые вынуждены сидеть на собрании.
Хорошо спланированные и правильно проведенные собрания могут принести великолепные плоды. Давайте посмотрим, что можно сделать, чтобы собрания компании всегда были продуктивными.
Начните с повестки собрания
Когда дело доходит до собрания, подумайте, так ли уж оно необходимо.
Если вы сделали вывод, что собрание действительно нужно провести, проанализируйте вопросы, которые хотите обсудить, и составьте повестку собрания, руководствуясь приоритетами этих вопросов.
Это может показаться очевидным, но большинство собраний проходит так скверно именно потому, что повестка дня на них отсутствует.
Спланируйте, сколько времени вы собираетесь потратить на каждую тему, чтобы у вас сложилось понимание общей продолжительности собрания. Таким образом, если обсуждение одного из пунктов повестки затянется, вы сможете компенсировать это, сократив обсуждение других вопросов или вообще исключив некоторые пункты повестки.
Разделите собрание на несколько этапов
Следует спланировать каждый этап собрания, чтобы облегчить участие в нем людей, обмен информацией, руководство принятием решений, установить очередность ответов на вопросы и облегчить преодоление разногласий.
1. Заявление. Руководитель должен сделать краткое вступление, в котором будет четко изложена обсуждаемая проблема, цель собрания; собранная информация; все это будет способствовать эффективному участию людей в собрании и поможет достичь желаемых результатов.
2. Обсуждение сути вопроса. После вступления группа начинает обсуждать суть дела, погружается в проблему и предлагает способы ее решения.
3. Решения. Во время дебатов от одних предложений отказываются под весом опровергающих аргументов, тогда как другие оказываются более рациональными и последовательными. Они и ложатся в основу решений, которые будут приняты на собрании.
4. Подведение итогов. Это последняя и одна из самых важных частей собрания, потому что, еще раз повторяя каждое решение, можно устранить любые ошибки или вопросы. Если на этой стадии проблема остается нерешенной, то пришло время продолжить ее обсуждение – до тех пор, пока собравшиеся не найдут выход.
Ведите себя соответствующим образом
Если вы будете вести себя в соответствии с некоторыми базовыми предложениями, то сможете эффективно участвовать в собраниях и создать себе положительный имидж специалиста. Необходимо учитывать ряд важных аспектов.
Поза
Ваша поза является важным индикатором степени вашей заинтересованности вопросами, которые обсуждают на собрании. Если вы лениво развалились на стуле или поставили локти на стол, вас могут счесть безучастным. Покажите свой интерес, слегка наклонившись всем телом вперед, – в этом случае вы будете выглядеть дисциплинированным, бдительным и решительным.
Поскольку количество присутствующих обычно невелико (менее двадцати человек), вы, скорее всего, будете выступать сидя; поэтому ваши жесты должны быть умеренными и сдержанными. Приберегите размашистые жесты для эмоциональных моментов и тех идей, которые хотите подчеркнуть.
Визуальная коммуникация
Визуальная коммуникация важна, чтобы вы могли заявить о себе как участнике собрания, для облегчения усвоения обсуждаемой темы и для того, чтобы видеть, как люди реагируют на ваше послание. Участвуя в собрании, не смотрите в пространство, не отвлекайтесь на детали освещения, украшений на стенах, пепельниц и т. д. – и не рисуйте машинально своей ручкой. Когда слушаете, внимательно и заинтересованно смотрите на человека, а когда говорите, смотрите на всех остальных участников собрания.
Словарь
Мы уже увидели, что правильным является такой словарь, который отвечает запросам аудитории. Если вы находитесь на собрании техников из соответствующего подразделения вашей компании, вы можете пользоваться профессиональным языком, принятым в этой сфере. Если же на собрании присутствуют люди из разных подразделений, то лучше избегать столь специфического технического словаря, чтобы все присутствующие смогли легко вас понять.
То, как вы говорите
Когда вы участвуете в собрании, говорите ясно и обдуманно; излагайте свою точку зрения с энтузиазмом, но всегда с определенной долей сдержанности. Даже если есть разногласия, вы должны оставаться спокойным и собранным и обсуждать свои идеи без излишнего жара, не позволяя эмоциям взять верх над голосом разума.
Предметность
Обычно собрания занимают так много времени, потому что люди говорят о вещах, не имеющих отношения к теме обсуждения. Помните, что когда вы участвуете в собрании, вы должны знать, какова его цель и какие вопросы будут рассмотрены, чтобы вы смогли предметно сформулировать свои идеи, не уходя в сторону.
Подготовка
Ясно, что гораздо легче быть предметным, если вы подготовитесь заранее, до собрания, разложите все материалы по степени важности и предусмотрите возможное сопротивление людей вашим идеям.
Серьезность
Никто не хочет быть чрезмерно серьезным во время собрания, но избыток шуток может препятствовать прогрессу. Используйте юмор в умеренных дозах, сохраняйте присутствие духа и никогда не позволяйте себе насмешек, которые могут унизить или оскорбить ваших компаньонов.
Естественность
Вы не должны пресекать свое естественное поведение просто потому, что пришли на собрание. На некоторых собраниях вы можете испытывать некоторую скованность, но это не причина отказываться от того, как вы поступаете обычно – особенно на рабочем месте, где люди прекрасно знают друг друга. Если вы поведете себя иначе, люди заметят это, что может иметь сокрушительные последствия для поддержки ваших идей и вашего имиджа.
Как проводить собрание
Успех собрания почти всегда зависит от человека, который руководит им. В роли руководителя вы должны стремиться к достижению следующих целей:
Мотивировать каждого активно участвовать в собрании;
Уделить самое пристальное внимание мышлению группы;
Предоставить информацию, необходимую для продолжения дискуссии;
Сделать так, чтобы обсуждение не отклонялось от намеченных целей и возникших проблем;
Поддерживать атмосферу доброжелательности;
Поощрять неформальный тон, но без вульгарности;
Избегать деликатных ситуаций и разбираться с ними;
Демонстрировать надлежащее присутствие духа;
Задавать вопросы, способствующие рождению и разработке групповых идей;
Начать и закончить собрание вовремя;
Избегать личных нападок;
Обеспечивать спокойствие, сердечность и терпимость;
Признавать важность каждого из участников.
Исходя из этих целей, руководитель должен учитывать следующие вещи, касающиеся его роли и поведения.
1. Если человек пришел на собрание, у него должно быть, что сказать. Именно руководитель собрания должен побуждать всех участников проявить активность.
2. Поскольку руководитель занимает высокое положение в организации, он должен сохранять нейтралитет. Если он будет высказывать свое мнение, то все подчиненные (иногда просто ради сохранения своей работы) могут отказаться от идеи высказать то, что думают на самом деле. Поэтому руководитель должен выслушать на собрании как можно больше информации, отвечать на вопросы и поощрять обсуждение заявленной темы, но при этом он должен оставаться нейтральным.
Возможно, у вас, как у некоторых руководителей, при обсуждении серьезных вопросов появляется хмурый вид. Это может напугать подчиненных, они не станут говорить того, что думают, и активно участвовать в собрании, чего хотелось бы вам. Конечно, вы не можете все время улыбаться, говоря о серьезных вещах, но более расслабленное выражение лица может дать хорошие результаты.
Как вести себя в качестве участника собрания
Если вы знаете, как правильно вести себя в качестве участника собрания, то вероятность того, что ваши идеи возобладают, а вы произведете благоприятное впечатление, существенно повышается.
Когда вам задают вопрос, отвечайте на него твердо, уверенно и убежденно.
Говорите понятно и с такой скоростью, чтобы люди успевали за вашими рассуждениями.
Если ваши знания и опыт могут оказаться полезными, просите слова без колебаний.
Не отвечайте на вопросы, заданные другим участникам собрания, за исключением тех случаев, когда на них не могут ответить, а вы уверены, что ваша помощь окажется полезной.
Придерживайтесь заданной темы и не ведите параллельных разговоров.
Когда говорите, смотрите на всех собравшихся; когда слушаете, смотрите на того, кто говорит.
Не создавайте напряжения, критикуя своих коллег или отпуская неуместные саркастические замечания.
Если вам нужно опровергнуть какую-то идею, постарайтесь не задеть чувств присутствующих. Опирайтесь на дипломатию и понимание противоположной точки зрения.
Не доминируйте на собрании; дайте и другим шанс высказаться.
Некоторые люди ошибочно думают, что для полноценного участия в собрании они должны много говорить. В некоторых ситуациях можно принимать активное участие, не говоря ни слова, поскольку внимание, с которым вы следите за дебатами, делаете заметки и просите что-то уточнить, красноречиво свидетельствует о вашем участии.
Если вы полагаете, что должны произнести на собрании хотя бы несколько слов, но не знаете, что сказать, вы можете делать комментарии – желательно одобрительные – относительно мнений других участников. Если вам нечего сказать, то не надо тратить слова на то, чтобы раскритиковать что-то.
Как разрешать деликатные ситуации на собрании
Как поступить с отсутствием интереса
Те, кому неинтересно, остаются безучастными. Они сидят по дальним углам, занимаясь посторонними делами (читают журналы и газеты или рисуют на листке бумаги), демонстрируя полное отсутствие интереса к обсуждаемому предмету.
В этом случае для решения проблемы задайте им вопрос и дайте определенный срок, чтобы они обдумали ответ на него и вернулись обратно.
Как избежать посторонних разговоров
Иногда присутствующие болтают с соседями, обычно на темы, которые не имеют ничего общего с обсуждаемыми на собрании.
Один из способов решить эту проблему – сделать паузу, чтобы эта болтовня оказалась самым громким звуком, а люди ощутили неловкость и замолчали. Если это не сработает, попросите человека высказать свое мнение, чтобы все присутствующие могли его выслушать.
Как контролировать «монополиста»
Такой человек всегда готов рассказать историю или анекдот, высказать свое мнение о чем угодно, он разговаривает громко и смеется. С такими людьми трудно иметь дело; чтобы взять их под контроль, вам надо быть сильной личностью и уделить этому делу пристальное внимание.
Один из вариантов – поговорить с таким человеком заранее и деликатно объяснить ему, что его поведение мешает успешному ходу собрания и активному участию в нем остальных присутствующих. Если это не сработает, попросите его выступить на собрании только тогда, когда подойдет его очередь, и прервите его, если он попробует сказать что-то в другое время.
Как мотивировать молчунов
Люди, хранящие молчание на собраниях, или стесняются, или не уверены, что их присутствие имеет смысл.
Чтобы помочь им активнее участвовать в собрании, просите их как можно чаще высказывать мнение по вопросам, связанным с их сферой деятельности, или относительно предложений других участников. Действуйте тактично, но твердо.
Как нейтрализовать пессимиста
Пессимисты считают, что ничего не сработает, все решения невыполнимы и никто не знает, что надо делать. Во всем они видят только плохое. Если вы попросите объяснить причину их несогласия, то для оправдания своего пессимизма они зачастую смогут привести вам хороший пример для сравнения.
Для решения этой проблемы попросите их просто сидеть, слушать и записывать свои предложения, воздержавшись на какое-то время от высказывания мнений.
Как избежать вмешательства «защитника»
Присутствующие этого типа всегда хотят получше объяснить, что только что сказали их коллеги: «То, что на самом деле Джон имел в виду, когда говорил…» Сначала попросите их дать коллеге высказаться. А затем пусть изложат собственную версию. Спросите выступавшего коллегу, правильно ли это объяснение и что именно он подразумевает.
Как справляться с отступлениями и возражениями
Вы замечали, как люди реагируют на то, что их идеи отвергают или критикуют? Независимо от того, правы авторы этих идей или нет, они преисполняются убежденности и начинают защищаться всеми возможными способами, чтобы их мнение победило. Это случается почти с каждым, независимо от истории его жизни или служебного положения. Это нормальная реакция.
Поскольку это предсказуемое человеческое поведение, высказывать возражения нужно с соблюдением определенных мер предосторожности.
Сослаться на свой собственный пример
Если вы сами пытались делать нечто похожее на то, что предлагает сейчас человек, отстаивающий свою идею, расскажите ему об этом, попытайтесь показать, насколько та идея была важна для вас и как было трудно убедить себя в ее ошибочности. Эта причастность даст вам право говорить на эту тему и продемонстрирует вашу солидарность с коллегой, который после этого с большей готовностью выслушает ваши соображения.
Согласитесь по ряду пунктов
Согласитесь с предложением по ряду пунктов и просто попросите разрешить вам предоставить дополнительную информацию. Это разоружит автора идеи, и он с интересом выслушает вас.
Пример: «Я полностью согласен с предложением Пола, касающимся поведения нашего производственного отдела и отдела продаж. Он совершенно случайно ошибся в приведенных цифрах; он выполнил все статистические расчеты, прочитал отчеты отдела продаж и точно оценил общие перспективы поведения рынка в будущем году. Я просто хотел бы добавить несколько деталей, которые могут помочь при принятии решений». (Пауза, подождите положительной реакции со стороны вашего коллеги.) Я провел одно исследование…» (с этого момента вы можете начать высказывать свои возражения).
Защита человека от недоброжелателя
Если у человека, высказавшего идею, есть враг, а вы согласны с идеей, то выскажите свое мнение до того, как последуют возражения со стороны противника.
Пример: «Я в курсе усилий Пола, направленных на защиту проекта по диверсификации производственной линии компании. Препятствия, которые неожиданно возникли, объясняются действиями специалистов, незнакомых с исследованиями Пола и неспособных оценить его опыт в осуществлении предложенных изменений. Я знаю, насколько серьезна работа Пола, и хочу предложить для рассмотрения дополнительную информацию, потому что знаю, что Пол ставит производительность нашей компании превыше чьих-либо исследований» (здесь можно начинать высказывать возражения).
Высказывая свои идеи в такой форме, вы не заденете ничьих чувств и не вызовете ненужной оборонительной реакции.
Из книги Стратагемы. О китайском искусстве жить и выживать. ТТ. 1, 2 автора фон Зенгер Харро Из книги Говорить как Путин? Говорить лучше Путина! автора Апанасик ВалерийГлава 1 Политику делают словами, или Зачем лидеру выступать? «Государственный деятель должен иметь голову» История человеческого общества в немалой мере складывается из заявлений, призывов и лозунгов общественных и политических лидеров. Речь лидера – это
Из книги Марс и Венера в спальне автора Грэй ДжонПОЧЕМУ МУЖЧИНЫ ПЕРЕСТАЮТ ВЫСТУПАТЬ ИНИЦИАТОРАМИ БЛИЗОСТИ Каждый раз, когда мужчина предлагает партнерше заняться любовью и получает отказ, ему становится все больнее, его “я” сильно задето. Загораясь и получая в ответ ушат холодной воды, он начинает сомневаться, стоит
Из книги Как выйти сухим из воды. Искусство выкручиваться из самых неловких жизненных ситуаций автора Грегг Кавет3. Вы заснули на собрании Работа отупляет, даже если вы полны сил и энергии. Но если уставшему человеку приходится в течение трех часов сидеть на собрании, посвященном миссии компании, это и вовсе мука мученическая. Для таких случаев наше тело выработало защитный
Из книги Как пробудить уверенность в себе. 50 простых правил автора Сергеева Оксана Михайловна Из книги Как поднять самооценку и стать уверенным в себе. Тесты и правила автора Тарасов Евгений АлександровичПравило № 23 Учитесь выступать на публике Можно ли овладеть искусством выступать на публике? Многие задаются этим вопросом, но большинство уверено в том, что это врожденный дар и уж если до сих пор этот дар никак не проявлялся в них, то, значит, рассчитывать не на
Из книги Как говорить «нет» без угрызений совести [И сказать «да» свободному времени, успеху и всему, что для вас важно] автора Брайтман Патти9. Стремитесь выступать единым фронтом Когда один родитель говорит «нет», а другой - «да», проигрывают оба. Ребенок получает непонятные сигналы, и это побуждает его действовать по принципу «разделяй и властвуй». Разведенным родителям бывает особенно сложно выступать
Из книги Как говорить правильно и без стеснения автора Полито РейналдоКак выступать с прощальной речью После того как вы посетили страну, регион, место, компанию, клуб или какую-нибудь организацию, вам могут предложить сказать несколько прощальных слов. Приведенная ниже модель предлагает простой способ составления речи для таких
Из книги Новый Карнеги. Самые действенные приемы общения и подсознательного воздействия автора Спижевой Григорий9. Как выступать с докладом на видеоконференции Видеоконференция – это система, с помощью которой люди, находящиеся в разных местах, общаются в режиме реального времени, при полной передаче звука и изображения.Это средство позволяет вам разговаривать с людьми из
Из книги Карьера для интровертов. Как завоевать авторитет и получить заслуженное повышение автора Энковиц НэнсиГлава 9 Как выступать публично Заговори, чтоб я тебя увидел. Сократ Давай рассмотрим весьма интересную тему, а именно: как выступать публично. Выступать уверенно, и чтобы тебя все слушали. Как всегда, минимум теории – максимум практических рекомендаций. Нам понадобится
Из книги Убеждение [Уверенное выступление в любой ситуации] автора Трейси Брайан Из книги Риторика. Искусство публичного выступления автора Лешутина Ирина Из книги 500 возражений с Евгением Францевым автора Францев ЕвгенийТест 2. Умеете ли Вы выступать? Если вы набрали: более 12 баллов – Вы умеете подчинить себе аудиторию, не допускаете вольностей в поведении на трибуне и в речи, но излишняя независимость от аудитории может сделать Вас нечувствительным к интересам слушателей; менее 12
Из книги 100 возражений. вредные автора Францев Евгений209. Я не буду проводить презентации, т. к. боюсь выступать Намерение: хочешь выступить идеально? Вперед!Переопределение: немного волнения – это полезно.Разделение: первые минуты бывают волнительны, а потом…Объединение: все сначала волнуются. И проводят…Аналогия: а лев
Из книги автора409. Я буду проводить презентации, т. к. мне нравится выступать Намерение: ты думаешь, слушателям нравится? Не совсем.Переопределение: у тебя получается лучше некоторых, но все равно ужасно.Разделение: один раз ты уже завалил презентацию. И в этот раз тоже
Из книги автора9. Я буду проводить презентации, т. к. мне нравится выступать Намерение: ты думаешь, слушателям нравится? Не совсем.Переопределение: у тебя получается лучше некоторых, но все равно ужасно.Разделение: один раз ты уже завалил презентацию. И в этот раз тоже
Собрание — основной способ взаимодействия учителя с родителями ученика. Для очень важно уметь правильно спланировать подобное мероприятие и эффективно провести его.
Как подготовиться к родительскому собранию? Рекомендации, приведенные в данной статье, несомненно, помогут педагогу провести мероприятие с максимальной пользой.
Чаще всего носят информационный характер, направлены на ознакомление с изменениями в жизни школы и класса. Такие мероприятия бывают отчетными, внеплановыми, совместными с учениками и родителями, тематическими.
Как подготовиться к общему собранию?
На общем собрании школы для родителей будущих первоклассников обязательно выступает директор учебного заведения, рассказывает об основных правилах школьной жизни, озвучивает план программы, внешкольных занятий, мероприятий, кружков и факультативов. Также он представляет учителей первых классов, дает каждому из них характеристику, описывает в общих чертах учебный процесс, программу материалов, рассказывает родителям о необходимых навыках ребенка перед началом обучения.
Директор или завуч обязательно проинформирует родителей о степени готовности ребят к школе, расскажет о способах улучшения школьного процесса, внешнем виде учащихся, школьной формы. Ребенок непременно должен уметь слушать учителя, знать и выполнять правила культуры поведения на уроке и перемене.
Подготовка к собранию перед началом учебного года
Как подготовиться к родительскому собранию перед 1 сентября? Обязательно продемонстрируйте собравшимся учебный материал по каждому предмету, объясните необходимость приобретения тех или иных пособий, тетрадей, методичек и пр. Если в указах министерства произошли какие-либо изменения, эту информацию также следует донести.
Кратко и чётко сформулируйте требования программы и шкалу оценивания по каждому предмету. Родители должны видеть и понимать, что все требования находятся в рамках учебной программы.
Основные нюансы
Стоит заранее продумать, как проводить собрания. Прежде всего необходимо позаботиться о наибольшей посещаемости. Для этого необходимо оповестить родителей о предстоящем мероприятии минимум за неделю до предполагаемого события. Также важно выбрать удачное время, подходящее большинству мам и пап. Важно сделать запись в дневнике учащегося о времени и месте собрания. В свою очередь, родители должны расписаться о том, что уведомлены о предстоящем мероприятии.
Крайне важно определиться с темой предстоящего собрания, составить план и следовать ему. Придерживайтесь «золотого» правила общения: начните с положительных моментов, затем перейдите к негативным новостям. Закончить можно планами и перспективами на будущее. Подчеркните, что вы непременно ответите на все интересующие вопросы в конце собрания.
Объясните, что вы всегда готовы встретиться и обсудить интересующие родителей вопросы в индивидуальном порядке. Для этого обозначьте время и место. Доведите до ведома мам и пап, что крайне нежелательно вмешиваться в учебный процесс, звонить и приходить в класс во время урока.
Не стоит говорить слишком быстро, медленно или тихо. Речь докладчика должна быть тезисной и максимально понятной. Тон беседы всегда должен оставаться благожелательным, тактичным и выдержанным.
В конце собрания стоит поблагодарить родителей за оказанную помощь классу. Очень хорошо при этом назвать их по имени-отчеству. Чтобы не ошибиться, обязательно составьте список имен и зачитайте его. Особо активных родителей желательно поощрить грамотами и вручить их на одном из собраний.
Повестка дня
Чтобы родительское собрание было правомочным, необходимо составить протокол его проведения. Как написать повестку дня собрания? Для начала необходимо выбрать секретаря. В его обязанности будет входить стенографирование, поддержание документации в порядке.
Повестка дня должна содержать такие темы, как «Итоги четверти», «Что влияет на качество учебы?», «Советы родителям».
Как подготовиться к собранию? Чтобы мероприятие прошло с наибольшей пользой для классного руководителя и родителей, необходимо определиться с темами, которые хотелось бы затронуть. Обязательно стоит составить план и четко следовать ему.
Продумываем все заранее
Для тех, кто не знает, как эффективно провести собрание, стоит предварительно составить Начать рекомендуется с краткого вступительного слова, определения тем, проблем и аспектов, которые будут затронуты на мероприятии.
В начале собрания можно обсудить проблемы класса, а также пути их преодоления. Затем перейти к перспективам, внешкольным мероприятиям и другим вопросам. Никогда не называйте пофамильно отстающих учеников, не указывайте на их ошибки и проблемы, трудности в поведении. Поблагодарив всех собравшихся за присутствие, попросите задержаться родителей, к которым у вас остались вопросы.
Организационные моменты
Желательно строить собрание в форме диалога, а не монолога. Стоит вовлекать родителей в принятие общеклассных решений, обмениваться мнениями, идеями, искать пути устранения проблем и трудностей.
По мере необходимости обсуждайте организационные вопросы (экскурсии, утренники, приобретение учебных пособий). Обязательно попросите родительский комитет составить отчет о проделанной работе, закупленных материалах и предоставить информацию о предстоящих тратах.
Очень важной темой родительского собрания является домашнее задание. Объясните мамам и папам, на что нужно обратить особое внимание при выполнении работы, чего вы ждете от ученика, покажите тетради тех ребят, которые могут служить примером для одноклассников.
Правила проведения собраний
Существуют четкие правила проведения родительских собраний. Мероприятие должно начинаться в установленное время, без задержек и опозданий. Обязательно поприветствуйте собравшихся и обратитесь к ним с вступительным словом.
Если вы планируете дать слово кому-нибудь из собравшихся, родительскому комитету — обязательно поставьте их об этом в известность заранее, чтобы у них была возможность тщательно подготовиться.
На собраниях должно проходить информирование родителей, а не констатация ошибок и неудач их детей. Также не следует обсуждать и осуждать личность и поведение ученика прилюдно.
Выбираем тему мероприятия
Как подготовиться к собранию? Чтобы провести мероприятие как можно лучше и эффективнее, нужно заранее составить подробный план мероприятия, выписать темы, которые хотелось бы поднять, подготовить иллюстрации, если это необходимо. Заранее стоит снабдить родителей учебными пособиями, бланками заявлений и прочей документации.
Учитель может провести микроисследования, подтвердить специфику своего преподавания научными фактами, убедить родителей в эффективности своей методики обучения.
На собрании можно показать родителям хорошие и не очень примеры тетрадей, не называя и не показывая фамилий.
Собрание для родителей первоклассников
Как подготовиться к собранию, если речь идет о самых младших учениках? Более подробно объясните, что именно должен уметь ребенок в 1 классе. Расскажите, как помочь первокласснику, как приучить к самостоятельности, определенному режиму дня.
Как эффективно провести собрание для родителей первоклассников? Можно рассказать о специфике этого возраста, особенностях развития ребенка, уточнить, какие личностные изменения происходят с малышом в этот период времени.
Обязательно напомните родителям о том, что ученику крайне важно иметь опрятный внешний вид, аккуратную прическу и придерживаться правил гигиены. Напомните о необходимости следить за здоровьем ребенка, зрении, осанке.
Обязательно расскажите родителям о том, в течение какого периода времени ребенок может отсутствовать в школе без предоставления справки от врача. Продиктуйте шаблон объяснительной записки, которую придется написать при непосещении учеником занятий.
Напомните о технике безопасности, как дома, так и в учебном учреждении, о соблюдении правил дорожного движения по пути в школу и домой. Также стоит рассказать родителям о необходимости интересоваться учебным процессом, достижениями и успехами своего ребенка.
Учитель должен научить ребят с самого детства бережно относиться к классному имуществу, придерживаться правил общей морали: правды, справедливости. Родители должны объяснять своим детям, как важно самосовершенствоваться, развивать свои способности. Эту тему педагогу также следует затронуть на собрании.
Ученик должен уважать учителя и взрослых, выполнять их задания и поручения, быть тактичным и вежливым, следить за своей речью, не опаздывать на занятия, не мусорить.
Подготовка к собранию. Как правильно начать собрание?
Собрание всегда должно начинаться вовремя, согласно объявленному времени, независимо от количества собравшихся.
Вначале обязательно поприветствуйте присутствующих и поблагодарите за явку. После этого можно приступать к положительным сторонам тех вопросов, которые запланировано обсудить на мероприятии.
Как правильно закончить собрание?
Постарайтесь не затягивать встречу. Обязательно оставьте немного времени в конце мероприятия, чтобы ответить на вопросы родителей.
По окончании собрания обязательно сделайте выводы, раздайте памятки, сформулируйте решения, к которым вы пришли совместно.
Предупредите родителей, что не вся информация, которая обсуждалась, должна быть известна ученикам.
Дайте информацию о следующем подобном мероприятии: приблизительном времени и темах, которые будут затронуты. Как подготовиться к собранию в будущем? Попробуйте задействовать кого-то из родителей, возможно, они помогут с оформлением или подготовкой конкретного пункта.
Поблагодарите всех собравшихся за то, что смогли уделить время.
Обязательно отметьте те положительные изменения, которые произошли с классом. Каждый должен уходить с родительского собрания с ощущением того, что он может помочь своему ребенку. Даже если ученик сталкивается с определенными трудностями, стоит завершить рассказ о нем каким-нибудь положительным моментом. Они обязательно есть! Если у ребенка увеличилась он стал более внимательным - это обязательно следует отметить.