Для чего проводят семинары? Чтобы присутствующие получили опыт в полной мере. А, чтобы добиться этого нужно тщательно и дальновидно всё спланировать и выполнить большой объём подготовительных мероприятий, как минимум, за несколько месяцев до даты проведения самого семинара. И часто создаётся впечатление, что семинары, как хорошие часы идут чётко и без сбоя. Но на самом деле, львиная доля основных работ проводится с одной целью - создания определённой атмосферы, необходимой для более лёгкого восприятия и приобретения полезного опыты участниками. Моя цель рассказать, как организовать семинар высокого уровня.
Для начала нужно определить тему и цель мероприятия, дабы держать под контролем и направлять на верный курс возможных участников, гостей, клиентов и весь маркетинговый план. Тема же и определяет те направления маркетинга, которыми проводится рекламная компания, и позволяет точно определить целевую аудиторию.
Затем следует выбрать место проведения встречи, а оно уже напрямую зависит от количества гостей, их статуса, действий, проводимых во время семинара, например различного вида демонстраций или представлений. Поэтому до принятия решения следует рассмотреть несколько мест, сравнить их территориальное расположение, качество обслуживания, атмосферу, и, конечно, расходы.
Маркетинг - наиболее важная, с точки зрения успешности семинара, и, зачастую, весьма проблематичная часть организационной составляющей мероприятия. И, чтобы количество участников было достаточным, чтобы результат оказался прибыльным, следует во время маркетинга и рекламы, а также выбора места учесть все факторы, дабы само проведение семинара соответствовало затраченным на организацию усилиям.
Можно организовать мощную рекламную компанию, но если бюджет не резиновый, то... Эффективными способами являются: рассылка информации, интересующим вас компаниям по факсу и электронной почте; телевидение - для привлечения интересующих участников; аренда баз данных для организации массовых рассылок по электронной почте, в соц.сетях
Спонсорская поддержка не только выгодна, поскольку может облегчить ваши затраты на маркетинг, рекламу, аренду, но и повысит авторитет мероприятия.
Хороший ведущий, диктор - залог успешности мероприятия. Поэтому все подготовительные работы с диктором проведите заранее, и, по возможности, пригласите авторитетного спикера. Также необходима сплочённая, работающая по таймингу команда, знающая все тонкости семинара. Каждый должен точно знать свою роль и отрепетировать всё практически до автоматизма. Главный менеджер должен стать их режиссёром, или дирижером.
За день до проведения побывайте на месте встречи и пройдитесь по всем пунктам, проверьте технику, наличие всех составляющих. А уже в день проведения убедитесь, что весь персонал будет присутствовать минимум за час до начала, дабы проверить обстановку, занять свои места, быть готовыми.
Встречать гостей следует у дверей. Гости должны иметь возможность получить помощь со стороны персонала в течение всего мероприятия. И обязательно соберите отзывы, например с помощью анкет и форм, дабы в дальнейшем учесть пожелания и совершенствоваться, и, возможно, найти новые подходы к тому, как организовать и провести семинар.
План проведения семинара
Подготовка к семинару:
1. Групповая установочная консультация:
Время проведения;
Ее основное содержание;
Дополнительная литература.
2. Индивидуальные консультации (вызов курсантов для ознакомления с подготовкой к семинару и оказания им помощи).
3. Работа с докладчиком:
Обсуждение основных положений содержание,
Контроль и оказание помощи.
4. Просмотр документального, учебного фильма и другие мероприятия в помощь предстоящему семинару.
5. Подбор технических средств обучения и наглядных пособий.
6. Связь с учебными группами студентов.
2. Примерный расчет времени на обсуждение каждого вопроса плана семинарского занятия.
3. План или тезисы вступительного слова:
Значение темы;
Задачи семинара;
Важнейшие теоретические вопросы, подлежащие обсуждению;
Порядок работы семинара и т.д.
4. Дополнительные вопросы к плану семинара:
Дается перечень вопросов.
5. Организация работы студентов на семинаре:
Кому предоставить слово в первую очередь;
Кого и когда вызвать для контроля.
6. Порядок использования ТСО, наглядных пособий, иллюстраций, художественной литературы.
Оценка семинара в целом;
Оценка доклада;
Разбор выступлений студентов;
Освещение и обобщение наиболее важных теоретических вопросов;
Вывод по теме.
Особое внимание преподавателю в ходе проведения семинара следует уделить элементам педагогического менеджмента.
1. Обычно семинарское занятие начинается вступительным словом преподавателя.
Оно должно быть кратким, рассчитанным на 5-10 минут и не дублировать того, что было сказано в период подготовки занятия, на консультации.
Преподаватель формулирует цели и задачи семинара, четко показывает место и значение изучаемой темы.
Обращает внимание участников семинара на основные положения, проблемные вопросы, активное участие в обсуждении которых должны принять все студенты.
Нацеливает студентов на рассмотрение теоретических вопросов в тесной связи с жизнью, практикой и опытом.
Указывает порядок проведения семинара, отмечает его особенности.
Выясняет, все ли студенты готовы к занятию.
2.После вступительного слова преподавателя обычно следует доклад (реферат) одного из студентов.
Доклад посвящается, как правило, одному из важнейших теоретических и политических вопросов, центральной проблеме всего семинарского занятия.
Продолжительность доклада: 5-10 минут.
Следует предостеречь докладчика от стремления затронуть все вопросы, стоящие в плане занятия.
Немаловажное значение имеет и форма выступления докладчика. Наиболее распространенная ошибка многих выступающих с докладом - это чтение по тексту. Оно снижает интерес студентов, ослабляет контакт с докладчиком, мало помогает выработке навыков публичных выступлений.
3. После выступления докладчика ему могут быть заданы вопросы.
Следите за тем, чтобы вопросы относились непосредственно к теме доклада и семинара.
Практикуется для сокращения времени подавать вопросы в письменном виде. Записки подаются преподавателю, который решает, какие из них дать для ответа докладчику, какие поставить на обсуждение группы, а на какие вопросы ответить самому.
Если докладчик на какие-то вопросы не может ответить, они ставятся на обсуждение группы. В ходе обсуждения доклада или в заключительном слове преподавателя они получают свое разрешение.
4. Порядок обсуждения доклада может быть не всегда одинаковым.
На одних семинарах доклад целесообразно подвергнуть специальному обстоятельному рассмотрению:
Вокруг доклада развертывается дискуссия;
Преподаватель добивается, чтобы содержание доклада, основная проблема семинара были всесторонне изучены и хорошо усвоены всеми.
На других семинарах обсуждение доклада может идти не отдельно, а вместе с остальными вопросами семинара.
5. Организация обсуждения вопросов плана семинара.
Часть преподавателей практикуют одновременное обсуждение всех вопросов, содержащихся в плане семинарского занятия. Это наименее удачная форма, так как:
Отсутствует система в обсуждении;
Слушатели не приучаются к логическому мышлению;
Принижается роль преподавателя.
Более приемлем другой порядок проведения, когда, не обсудив один вопрос, слушатели не переходят к обсуждению другого.
Для того чтобы правильно в методическом отношении подойти к организации обсуждения вопросов, надо хорошо знать студентов, степень их подготовки, особенности каждого.
Некоторые преподаватели дают слово при обсуждении тому, кто первым поднял руку.
Педагогически правильнее дать первому слово тому, кто слабее подготовлен, реже выступает.
С другой стороны, регулирование выступлений на семинаре усиливает контрольные функции и способствует более тщательной подготовке студентов к последующим занятиям.
В целом, довольно широко практикуются выступления добровольные, но не следует исключать и выступления по вызову преподавателя. Это следует лучше всего делать тогда, когда нет желающих выступить или когда преподаватель решил проверить подготовку отдельных студентов, вовлечь их в обсуждение проблемы.
Выступления на семинаре не должны превышать 10-15 минут. Нужно учить студентов излагать свои мысли кратко, содержательно, логично и ясно.
Иногда студенты выступают по заранее «облюбованному» ими вопросу. Такие выступления допустимы лишь при условии, что обучаемый готов и по всем другим вопросам семинара.
6. Вмешательство преподавателя в обсуждение вопросов при выступлении студентов допустимо и оправдано в случаях, когда надо сразу же поправить выступающего, если он допустил грубую ошибку, если выступление уходит в сторону от обсуждаемого вопроса.
7. Практикуется организация творческих дискуссий по наиболее острым, спорным вопросам или в случае ошибки в выступлении, неточностей.
Важно, чтобы дискуссия не сбивалась с главных вопросов на второстепенные.
8. В ходе семинара у студентов возникает много вопросов. Важно использовать их для развития активного обсуждения темы.
Не всегда выгодно и методически правильно отвечать на возникающие вопросы в заключительном слове.
9. На семинаре преподаватель должен работать в первую очередь со всей группой, а не с отдельными студентами, не злоупотреблять диалогом, соблюдать педагогический такт.
10. Активное использование ТСО, наглядных пособий.
11. Заключительное слово преподавателя должно содержать:
Характеристику подготовленности группы к семинару и его оценку в целом, положительные стороны и типичные недостатки;
Анализ доклада и выступлений, дополнение и углубление содержания рассматриваемых вопросов;
Всесторонний анализ доклада;
Учет пропагандистского мастерства, умения установить контакт с аудиторией, форм изложения, логичности мысли, убедительности и яркости речи;
Оценку самостоятельности разработки доклада.
При разборе выступлений надо вначале сказать о степени их активности, отметить тех, кто выступал впервые (редко выступают), кто отмалчивался на предыдущих занятиях;
Указать, насколько остро умеют реагировать участники семинара на неточные или ошибочные выступления;
Правильно ли ставились вопросы докладчику;
Несколько глубоко изучен и обсужден материал темы семинара.
Преподаватель исправляет допущенные в ходе семинара и не замеченные студентами неточности и ошибки, обязательно дает правильное, научное толкование вопроса.
Раскрывает содержание тех вопросов, которые ставились, но не получили должного освещения.
Отвечает на вопросы, которые по его предложению задаются студентами перед заключительным словом.
При разборе выступления недопустимо распекание выступавших, унижение их достоинства.
Заключительное слово завершается выводами по теме семинара и методическими советами по дальнейшей самостоятельной работе.
Семинары и мероприятия всегда проводились для того, чтобы участники получали полноценный опыт. Таким образом, организация мероприятия требует обширного планирования и выполнения больших подготовительных работ, по крайней мере, за несколько месяцев до даты проведения мероприятия. В большинстве случаев, кажется, что семинары проходят подобно часовому механизму, со всеми гладко проходящими согласно графику событиями. Однако в действительности, большая часть основных работ осуществляется с целью развития необходимой атмосферы в дополнение к приобретению полезного опыта участников.
1. Определение темы мероприятия
Каждое мероприятие следует теме и цели, которые будут контролировать и направят на необходимый курс процесс проведения мероприятия потенциальных клиентов или участников, гостей и маркетинговый подход. Вообще, бизнес события, подобные международным конференциям специфической промышленности, обращены к участникам, бизнес деятельность которых связана с обсуждаемой промышленностью, так же как и спонсоры, которые извлекают выгоду от информирования своих товаров в течение проведения мероприятия.
Кроме этого, тема семинара также определит тип каналов маркетинга, с помощью которых будет проводиться реклама. Это также имеет смысл для маркетинговой команды, которой необходимо знать тему семинара, чтобы правильно определить целевых участников и компании, на которых будет ориентировано мероприятие.
2. Выбор места проведения.
Выбор места встречи в высшей степени зависит от масштаба проводимого мероприятия. Обычно он определяется количеством участников, присутствием почётных гостей (например, особенные люди или политические деятели), проводимыми действиями в течение мероприятия или существованием дополнительной площадки, необходимой для демонстрации каких-либо важных вещей.
Обычный семинар, рассчитанный на аудиторию от 100 до 200 человек, может комфортно проводиться в семинарной комнате гостиницы, оборудованной в театральном стиле или подобно классной комнате. Однако, проведение широкомасштабных мероприятий, где число присутствующих колеблется от 500 до 1000 человек, вероятно, будет требовать большого холла, танцевального зла, аудитории или конференц-зала.
Месторасположение и представительность встречи также очень важны, особенно если мероприятие предусматривает участие VIP гостей. По этой причине место проведения должно обладать соответствующим авторитетом, а также должно быть оснащено широким диапазоном доступного и высококачественного оборудования, необходимого для обслуживания семинара. Перед тем как принять решение, с вашей стороны было бы мудро рассмотреть несколько мест проведения, соответствие их месторасположения, уровень обслуживания, окружающую обстановку и затраты.
Безусловно, маркетинг семинара является самой важной и зачастую наиболее вызывающей и проблематичной задачей в организации мероприятия, и также часто рассматривается в качестве наиболее важного фактора успешности мероприятия. Это по причине того, что число участников, выступающих во время семинара, в высшей степени зависит от силы маркетинговой кампании и рекламы. Так или иначе, достигнет ли семинар своих целей, т.е. будут ли организаторы возвращаться домой с прибылью или потерями, в значительной степени зависит от конкурентоспособности мероприятия. Это означает, что верный выбор стратегии маркетинга или месторасположение семинара должны быть учтены, чтобы проведение мероприятия было адекватно всем организационным усилиям.
В своём большинстве, организаторы мероприятий, которые обладают большими бюджетами, будут стремиться создать сильный маркетинг, посредством рекламных объявлений в газетах и журналах, так же как, с помощью рекламы на радио и телевидении, чтобы придать мероприятию гласность. В газетах так же могут быть представлены пресс-релизы и интервью, чтобы создать понимание приближающегося события. Дополнительно могут быть куплены информационные рекламные баннеры и эмблемы, чтобы создать рекламу мероприятия в наиболее оживлённых местах. Потенциальные клиенты вашего мероприятия, которые приобретают используемые вами печатную рекламу, определённые журналы или газеты должны составлять основную массу их читателей. Также вся информация, размещаемая на страницах СМИ, должна быть способной привлечь внимание, выдвигая на первый план обширные выгоды от участия.
Если же бюджет ограничен, то нижеследующие советы также могут быть весьма эффективными. В случае, когда темой семинара является определённая промышленность, то было бы разумно и вполне выполнимо по факсу разослать информацию компаниям, деятельность которых непосредственно связана с обсуждаемой индустрией. Маркетинг посредством телевидения представляет собой очень эффективный канал рекламирования для информирования необходимых групп участников. К тому же, идеальной и эффективной стратегией было бы, если вы направили коммерческий персонал для того, чтобы проявить внимание к большим группам участников. Массовая рассылка электронных писем на сегодняшний день является одним из самых эффективных и стоящих методов, направленных на обращение к потенциальным клиентам. Этот метод на самом деле мог бы быть очень эффективным, если бы у организаторов мероприятия уже существовала база данных. Если же это не так, то список имён потенциальных клиентов может быть арендован у компаний, обладающих необходимыми базами данных, для достижения тех же самых результатов.
4. Сотрудничество со спонсорами.
Нахождение уважаемых спонсоров для участия в мероприятии поможет повысить доверие к этому событию, так же как и снизить затраты на его проведение. Также спонсоры могут помочь с маркетингом, поскольку этим они предают гласности ваше мероприятие своим клиентам. Кроме этого, многие из спонсоров могут взять на себя все расходы арендной платы за место проведения семинара в обмен на выставочную площадку или рекламу для себя. Иногда обязательным требованием спонсоров является озвучивание короткой информации о своей компании, которая должна быть оглашена участникам в течение проведения мероприятия. Некоторые предпочитают раздавать участникам пробные изделия или подарки.
5. Управление людьми и работа с дикторами.
Семинар не будет успешен без людей, управляющими его процессом, так же как без спикеров, которые делятся своими знаниями с участниками. Пригласите спикеров, обладающих авторитетом и опытом проведения мероприятий, которые обеспечат уместной информацией относительно работы, промышленности или бизнеса участников. Подготовьте спикеров заранее и проведите работу с ними относительно того, на что необходимо сделать упор, а также сообщите им о процессах логистики, рассчитываемом времени и ожидаемом размере аудитории. Обратите внимание на все специальные требования, типа необходимости подвесного проектора или дополнительных микрофонов, которые будут использоваться во время, отведённое для ответов на интересующие вопросы.
Проведение всех мероприятий требует хорошей команды, которые отлично справляются с работой сопровождения, регистрацией, обслуживанием клиентов, а также наличие хороших финансистов. Ознакомьте команду с любыми требуемыми пунктами протокола мероприятия, чтобы устранить возможность замешательств или каких-либо ошибок. Для того чтобы гарантировать гладкое проведение, каждый человек должен быть ознакомлен со своей индивидуальной ролью, т.е. каждый должен знать и выполнять то, что ему поручено. Это может быть достигнуто посредством подготовки детального списка действий мероприятия вместе с распределением ролей и обязанностей между всем рабочим персоналом. В идеале, управляющий проектом должен контролировать всю команду и гарантировать, что каждый выполняет свою обязанность добросовестно и эффективно. Кроме этого, управляющий менеджер также должен быть наделён делегированной властью, чтобы иметь дело со всеми, косвенными и прямыми, участниками мероприятия, например, с управлением здания, в котором проводится семинар или спонсорами данного события.
6. День проведения мероприятия – подготовка, регистрация, сопровождение, отклики.
Планирование и приготовления семинара, завершение 80% всех работ - всё это сделано ради мероприятия, которое может длиться лишь в течение нескольких часов или дней. За день до его проведения, посетите место встречи, чтобы убедиться, что всё находится в порядке согласно требованиями и спецификациям. Микрофоны, проекторы, аудио и видео системы - всё должно быть проверено, чтобы находилось в отличном рабочем состоянии. В офисе подготовьте список и передайте лист всех требуемых пунктов относительно проведения встречи, по крайней мере, за день до мероприятия. Штат семинара должен быть отправлен для приготовления участка, включая установление кабинок, декораций и рекламных плакатов за день до мероприятия.
В день проведения мероприятия персонал должен присутствовать на месте встречи, по крайней мере, за час до его начала. Служащие должны доложить обстановку на своих позициях и быть готовыми встретить участников за полчаса до намеченного времени начала мероприятия. Регистрация должна осуществляться у дверей, чтобы гарантировать санкционированный доступ. Пометка имени, содействующие подарки, план проведения мероприятия или буклеты должны быть розданы перед тем, как швейцары укажут участникам на их места в зале.
Персонал также будет ответственен за обеспечение советами или помощью участникам в течение проведения мероприятия. Наконец, должны быть розданы формы для откликов участников, на основе которых затем будет определён уровень удовлетворения относительно полученного опыта от всех рассматриваемых аспектов семинара. Это делается для того, чтобы получить указатели, идеи и советы для будущих усовершенствований.
Слово «семинар» было известно еще древним грекам, которые изучали законы математики и геометрии, а также знакомились с мыслями философов именно при помощи данной методики.
Это особая при которой теоретические знания обязательно опираются на практику. Конечно, проведение семинаров со временем изменилось, но то, что данная методика существует до сих пор, свидетельствует о ее эффективности.
Суть проведения
Во время семинаров выступающий подает аудитории лекционный материал. При этом слова могут иллюстрироваться фильмами и слайдами. В дальнейшем начинается обсуждение, во время которого все участники могут высказать свое мнение или задать вопрос, а также попытаться применить полученную информацию на практике. Если учитывать такие особенности, то отвечая на вопрос о том, что такое семинар, с уверенностью можно говорить, что это которая позволяет достичь высокой эффективности.
Организация семинаров
Чтобы семинар прошел на высоком уровне и принес максимум пользы всем его участникам, следует сделать следующее:
- составить план, по которому будет проводиться обсуждение того или иного вопроса;
- выбрать людей, которые будут вести семинар, подавать информацию слушателям;
- подготовить и распечатать необходимый материал, предназначенный для раздачи участникам семинара;
- выбрать и соответственно оформить помещение, в котором будет проводиться обучение;
- позаботиться о транспортных услугах - они могут включать транспортировку не только участников семинара, но и необходимого оборудования, которым планируется пользоваться при подаче информации;
- организовать банкет или фуршет.
Следует отметить, что перед непосредственной организацией необходимо определить цель, тематику и форму мероприятия, а также его продолжительность (обучающие семинары, в форме коллективного чтения, дискуссии или конференции). Для оптимального планирования можно воспользоваться услугами соответствующих компаний, работники которых лучше знают, что такое семинар и как правильного его проводить.
Особенности бизнес-семинаров
На сегодняшний день бизнес-семинары проводятся как для представителей руководящих должностей, так и для менеджеров различных предприятий. Они служат не только инструментом для совершенствования практической работы, но и могут повлиять на имидж и репутацию учреждения.
В зависимости от тематики бизнес-семинар проводят в конференц-зале самого предприятия, в специальных залах бизнес-центров, а также в загородных пансионатах, курортных зонах и даже за рубежом.
Для максимально комфортного проведения семинара нужно обеспечить следующие моменты:
- достаточное количество столов и рациональность их размещения;
- наличие всех необходимых материалов (именных бейджиков, блокнотов, ручек и т. д.);
- наличие сцены или трибуны для человека, который будет выступать;
- наличие необходимых мультимедийных средств.
Дополнительные нюансы, на которые следует обратить внимание при организации семинаров
Если семинар предусматривает участие иностранцев, то следует позаботиться об их встрече и поселении. Важным моментом является организация питания. Так, семинары или любые другие формы подобного обучения должны иметь перерывы. Во время них участникам необходимо предложить чай, кофе, какие-то легкие закуски или бутерброды. Кроме этого, обязательно нужно выделить время на основной прием пищи, поскольку часто семинары затягиваются и продолжаются довольно долго. Следует отметить, что можно использовать кейтеринг - профессиональное обслуживание мероприятий, которое проводится на самом высоком уровне.
Если вы знаете, что такое семинар высокого качества, то обязательно подготовите печатную продукцию - программу его проведения, а также приглашение. Если планируется наличие иностранных гостей, то нужно позаботиться о синхронном переводе. Также следует тщательно организовать регистрацию и процедуру информирования людей, прибывших на семинар. При необходимости можно организовать встречу с представителями прессы и подготовить пресс-релиз.
Семинар – это универсальный, почти волшебный инструмент, с помощью которого вы сможете и повысить уровень профессионализма своих подчиненных, и организовать продвижение товара на рынке! Но качество такого обучения зависит от того, кто его будет проводить и сколько человек будет участвовать.
Провести семинар – это не так просто, как кажется. Сама идея – не только обычный, стандартный доклад, донесение информации до слушателя, а побуждение, скрытый или открытый призыв к действию. После грамотно проведенного семинара сотрудники с воодушевлением вновь приступают к работе, им интересно применить полученные знания на практике, просыпается азарт. Такое настрой может влиять на продажи только позитивно, двигая их в сторону увеличения.
Как проводить семинар?
Цель подобной формы обучения может быть в знакомстве потребителя с новым товаром, повысить лояльность к уже существующему бренду, научить перепродавцов продавать наш товар, но конечная цель любого семинара – это повышение планки продаж. Все без исключения коллективы, поучаствовавшие в тренингах, отметили, что продажи возросли – у кого-то больше, у кого-то меньше, но факт – после качественного обучения продажи растут. Подумайте только, вы платите за занятие один раз, а прибыль оно вам косвенно будет приносить через ваших сотрудников постоянно.
Чтобы добится поставленной цели, будет необходима предварительная подготовка в проведении семинара.
- Сначала определитесь с целевой аудиторией – будет ли это продающий тренинг для потенциальных клиентов, или вы хотите чему-то обучить своих подчиненных? Подобное обучение – великолепная возможность донести знания до сотрудников в интересной, порой игровой форме. Прекрасным ходом, резко повышающим интерес к обучению, и, соответственно. количество участников, будет приглашение гостя. Это может быть как представитель администрации, так и кто-либо из руководства крупных холдингов. Если же на вашем практическом уроке будет присутствовать губернатор или мэр – аншлаг обеспечен!
- Обозначьте предполагаемую дату , чтобы была возможность не планировать на это время никаких других дел.
- Дайте общую информацию о теме , которая будет рассматриваться, чтобы будущие участники могли заранее подготовить интересующие их вопросы.
- Подготовьте презентацию для вовлечения участников в тему вашего семинара.
- Проведите тестовый семинар с лекторами , используя все инструменты, которые планируете задействовать.