Архив документов - это система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на предприятии. Программа позволяет систематизировать учет и хранение документов, обеспечивает контроль исполнения документов на всех стадиях по срокам и ответственным, отслеживать движение документов, кто что когда взял, вернул. По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию, удобный поиск и продвинутый анализ, гибкая настройка прав доступа, сетевой и многопользовательский режимы, отслеживание истории изменений и многие другие удобства.
Чтобы отделить процесс настройки программы от ввода данных, были введены два программных режима: режим пользователя и режим администратора. Режим пользователя предназначен для ввода данных, а в режиме администратора можно определять регистры, архивные единицы и назначать права другим пользователям. После перехода в пользовательский режим администратор, как и другие пользователи, может вводить данные.
Он позволяет определять параметры, описывающие архивные единицы. Программа может работать в локальных и глобальных сетях. Подробное сравнение версии программы. Программа может работать со следующими базами данных. Программа устанавливается с помощью установщика. При установке программы автоматически устанавливаются отсутствующие компоненты.
Основные функции программы:
* Систематизация учета и хранения документов
Программа позволяет автоматизировать регистрацию и производить учет документов по следующим параметрам:
- по типу (договор, смета), виду (бухгалтерский, отчетный), категории (рабочий, внутренний),
- по срокам действия, сумме, валюте (актуально для договоров и т.п.),
- по авторам, ответственным подразделениям и исполнителям,
- по компаниям-партнерам (с указанием полных координат компаний),
- по теме (возможно описание содержания),
- по статусу (выполняется, завершено),
- если документ содержится в электронном виде, указывается путь к файлу.
Лицензия на использование программы продается на неопределенный срок. Также возможно приобрести временную лицензию. Подробные условия лицензирования для программного обеспечения указаны в лицензионном соглашении. Программа устанавливается вместе с демонстрационной базой данных. В пустой базе данных сразу после установки вы можете начать вводить образцы или фактические данные. В программе есть руководство пользователя и обширная справочная система. Вы быстро познакомитесь с программой, используя главу руководства «Шаг за шагом».
Простое в использовании приложение позволяет эффективно заменить систему шкафов, коробок и связующих. Он помогает эффективно собирать, хранить и извлекать документы. Каждый файл описывается шаблоном документа, то есть набором полей, которые должны быть заполнены при добавлении его в архив. Шаблоны позволяют стандартизировать описания и структуру архива и адаптировать его к потребностям компании - например, каждый архивированный счет-фактура, сотрудник должен указать дату, номер клиента, имя и сумму.
В целом, система призвана поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот.
Программа позволяет систематизировать хранение документов. В базе указывается:
- место хранения документов (№ шкафа, полки, папки…),
- дата, до которой документы должны храниться,
- история выдачи документов на руки (кто что когда брал)
Документы можно искать на основе имени или информации, содержащейся в полях шаблонов. Он также позволяет отправлять редактируемый файл в папку электронной почты или сети, если вы хотите работать с ней без архивации. Определение структуры архива Структура архива определяется с помощью шаблонов документов, добавленных администратором или менеджером отдела. Шаблон определяет, какую информацию должен представлять документ - например, номер документа, дата получения или имя подрядчика. Шаблон также является носителем информации о правах - например, к шаблону «Договор о найме» и добавленным к нему документам, доступ может быть доступен только Департаменту кадров и Правлению. Аналогичным образом, Отдел логистики может быть единственным, кто имеет доступ к транспортным документам. Добавление документов в архив Отсканированные документы описаны на панели многофункциональной машины. Выбор шаблона автоматически определяет поля, которые вы должны заполнить. Добавление и описание документов с диска компьютера происходит через панель, доступную через веб-браузер. В расширенном режиме вы можете искать документы в соответствии с информацией, представленной в полях шаблона - например, счета-фактуры за определенный период или от конкретного подрядчика. Мы можем загрузить документ, успешно загруженный на ваш компьютер. Работа с документом С панели многофункционального устройства вы также можете выбрать вариант «Я работаю с документом». Быстрый и легкий доступ к необходимым документам - простой и расширенный поиск Экономия времени - архивирование, поиск и переписывание документов. Сохранение офисного пространства - бумажный архив можно перемещать на менее посещаемое место. Простота использования - программа интуитивно понятна и не требует специалиста знание.
- Поле шаблона может быть необязательным.
- Информационная безопасность - доступ к документам.
По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию.
Любую таблицу базы можно распечатать, экспортировать в MS Word, MS Excel или текстовый формат CSV. Имеется импорт из других источников данных в формате CSV.
* Контроль исполнения документов по срокам
Система позволяет эффективно управлять процессами движения и обработки документов.
Электронное архивирование означает быстрый доступ к информации
Электронное архивирование - это не просто сканирование документов. После сканирования документы индексируются, сокращая время поиска до нескольких секунд. Использование электронной архивной программы автоматически не распознает рукописные тексты, предоставляя результаты поиска в тексте.
В дополнение к преимуществам быстрого доступа к информации, электронное архивирование сохраняет целостность физической формы документов, независимо от того, сколько раз они исследуются или копируются. Обеспечена ли информация? по программе управления архивами. Документы хранятся в форме? зашифровано на 128 бит, а на основе доступа? пользователя и пароль? Каждая учетная запись пользователя будет иметь доступ только к документам, которые решает администратор, тем самым устраняя риск утечки информации.
Реализован контроль работ по документам на всех стадиях:
- фиксируются сроки начала и окончания работы с документом каждым исполнителем,
- проводится контроль сроков: предусмотрено автоматическое выделение цветом незавершенных заданий.
* Контроль исполнения документов по ответственным исполнителям
Для каждого документа отслеживается история его прохождения по ответственным исполнителям.
В системе хранится полная контактная информация по сотрудникам – исполнителям с указанием их прав доступа к информации.
Программа позволяет контролировать состояние выполняемых процессов и выполнять анализ загрузки персонала. Внедрение системы способствует повышению исполнительской дисциплины в организации. Сокращается время согласования документов и принятия решений.
Каждый раз, когда документ изменяется, исходная форма сохраняется, администратор может проверить, кто изменил документ и когда. Сканирование черно-белых или цветных документов с требуемым разрешением. Связанные изображения и метаданные записываются на хранящиеся носители в согласованном формате.
Файлы называются в соответствии с ранее установленными критериями и вводятся в древовидную структуру в нужном месте. Интерпретация текста отсканированного документа. Можно использовать несколько решений с использованием выделенных серверов и других носителей.
* Оперативный доступ к документа м
Система позволяет произвести мгновенный поиск нужного документа. Предусмотрены удобные способы сортировки и фильтрации данных. Легко построить сложный логический запрос к базе и провести продвинутый анализ хранящейся информации. Гибкая настройка прав доступа позволяет разграничить права доступа сотрудников к документам.
Архивы зашифровываются на 128 бит. У вас есть такая же степень безопасности с он-лайн банковскими переводами. Работайте над детьми, сохраняя старые версии документов. Вы не можете потерять документы или удалить по ошибке. Доступ к программе на основе пользователя и пароля. Те, у кого ограниченные права использования, могут просматривать только определенные документы и не могут изменять базу данных. Удалите застрявшую бумагу со стола. Вы имеете в своем распоряжении весь архив, а не только некоторые документы, с которыми вы чаще консультируетесь.
С помощью программы вы сможете делать следующее :
* Создавать, изменять, удалять записи, поля, таблицы
* Импортировать данные в любую таблицу базы данных из текстовых файлов
* Сортировать таблицы по любому полю, включая сортировку по нескольким полям (до 3-х) удерживая клавишу Shift
* Фильтровать таблицу по любому полю, используя следующие операторы: =, >, >=, <, <="," <>, "Содержит", "Не содержит", "Начинается с", "Не начинается с", "Кончается на", "Не кончается на", LIKE, NOT LIKE
* Группировать одинаковые данные в любом поле, когда таблица отсортирована по этому полю (для отмеченных полей в свойствах таблицы)
* Помечать записи как "Избранное", тогда они будут отображаться оранжевым цветом. Цвет задается в свойствах таблицы
* Помечать записи как "Мертвое" ("Неинтересное"), тогда они будут отображаться серым (или другим) цветом
* Настраивать правила цветовыделения. Вы сами определяете, какие строки, каким цветом и при каких условиях выделять.
* Строить дерево по любым полям с произвольным количеством уровней для иерархического отображения данных любой таблицы
* Изменять данные в любом поле (кроме ID и вычисляемых полей) прямо в таблице или в отдельной форме (выбирается в настройках), отмечать несколько записей, удалять, печатать, экспортировать отмеченные
* Изменять или удалять сразу несколько записей в любой таблице базы данных с помощью формы "Групповое обновление"
* Создавать новые хранимые поля для таблиц следующих типов: текстовое, числовое, да/нет, дата и время, картинка
* Создавать вычисляемые поля для таблиц, например можно создать поле с формулой "[Поле 1] / [Поле 2]"
* Создавать вычисляемые поля, значения которых будут браться из других таблиц.
* Создавать новые таблицы с абсолютно такими же возможностями по действиям с ними, как и у любой другой таблицы
* Привязывать ниспадающие списки полей к другим таблицам для легкого выбора значений из них при редактировании в таблице или для выбора из других форм при редактировании в форме
* Задавать произвольное количество подчиненных таблиц для любой таблицы, для чего необходимо задать привязку по полям в свойствах таблицы
* Менять порядок следования полей в любой таблице, используя перетаскивание или с помощью формы "Настройки"
* Переименовывать поля таблиц и названия самих таблиц в соответствии со спецификой вашего бизнеса. (Точнее говоря, их лейблы.)
* Печатать текущее представление любой таблицы с учетом видимости полей, их ширины и порядка
* Экспортировать данные любой таблицы в MS Excel или текстовый CSV-файл с учетом текущего представления таблицы
* Экспортировать текущую запись в MS Word на основе файла-шаблона с закладками, соответствующими названиям полей
* Работать с несколькими файлами баз данных, создавать новые базы данных, разумеется, можно также открывать их с помощью MS Access.
Документы точно и быстро найдены. Любой поиск выполняется за считанные секунды. Точность поиска определяется ключевыми словами, выбранными в начале статьи. Вы также можете выполнить поиск содержимого документа. Интуитивно понятный интерфейс, на румынском языке.
У вас есть быстрый и безопасный доступ к архиву в любом месте на основе пользователя и пароля. Сокращение времени отклика на запросы третьих сторон. Например, время, необходимое для поиска бонусов за старшинство в старых платежных состояниях, сокращается до более чем половины.
ОС:
Windows 2000 / XP / Vista
Интерфейс:
Русский
Лекарство:
в архиве
Со временем работы на компьютере мы все сталкивались с проблемой нахождения нужных файлов. Файлы с электронной почты, сформированные отчеты, архивные копии документов, бланки шаблонов и многое другое просто теряются со временем на жестком диске и именно в тот момент когда они нужны, их нет. Программа A.DOC позволяет систематизировать информацию, организовать архивирование, ввод дополнительной информации, поиск по ключевым словам, разграничение по правам доступа.
Система предоставляет инструментарий для:
- формирования новой структуры каталогов;
- копирования каталогов из других мест вместе с файлами;
- создания документов Microsoft Excel и Microsoft Word;
- добавления в систему существующих документов;
- создания документов на основании шаблонов;
- создания пользовательских справочников. Такие справочники позволяют сократить время формирования дополнительной информации к файлу, за счет замены ручного ввода, выбором из существующего списка. Количество справочников неограниченно;
- хранения дополнительной информации файла;
- поиск по базе данных работает моментально;
- вывод в Microsoft Excel реестра документов, позволяет сократить время на формировании вручную;
- история работы с каждым из документом.
Справочники
Для удобства работы с дополнительными атрибутами файла, предусмотрена возможность создания пользовательских справочников. Такие справочники позволяют сократить время обработки файлов за счет замены ручного ввода выбором из существующего списка. Количество справочник неограниченно.
| Наименование (версия) | Дата релиза | Ссылка |
| A.DOC 2.0.7 | 06.03.2011 | скачать |
| A.DOC 2.0.6 | 03.02.2011 | скачать |
| A.DOC 2.0.5 | 11.01.2011 | скачать |
| A.DOC 2.0.4 | 16.11.2010 | скачать |
| A.DOC 2.0.2 | 14.09.2009 | скачать |
Несколько примеров использования программы:
- управление договорами (подготовка договорных документов, поиск и анализ комплектов договоров, общие шаблонные формы у всех ответственных лиц);
- учет обращений граждан (ведение реестра граждан, регистрация обращений, контроль исполнения поручений, организация ответа, накопление историй взаимодействия);
- общее делопроизводство (ведение дел, работа с внутренней/входящей/исходящей документацией).
Регистрация корреспонденции
Одной из насущных проблем возникающих в делопроизводстве является учет входящих и исходящих писем. Документ (письмо, договор), имеет множество атрибутов которые позволяют охарактеризовать его со всех сторон. Например: № документа, дата, организация, контрагент, срок реакции и многие-иногие другие которые могут быть специфичны именно для Вас. Для этих целей в программе предусмотрены специальные папки и . В них, помимо сведений по файлу, возможна настройка любого количества дополнительных полей. Так же предусмотрены предопределенные справочники для облегчения первоначальной работы с программой.
История изменений
Версия 2.0.7.
- дополнительная информация для каждого типа заметки;
- добавлена панель быстрого открытия справочников;
- печать справочников;
- реализована многопользовательская работа по локальной сети;
- определение системной иконки файла.
Версия 2.0.6.
- автоматическое добавление новых документов;
- отправка документа по электронной почте;
- новые иконки для файлов (.pdf, .url, .vsd);
- информация хранимая в справочниках настраивается пользователем (каждый справочник имеет свои дополнительные поля);
- создание ярлыков на интернет-ресурсы.
Версия 2.0.5.
- добавлена возможность ведения заметок;
- добавлены всплывающие подсказки при отображении «Список»;
- добавлен быстрый поиск по файлам;
- изменена работа с файлами Microsoft Office 2007.
Версия 2.0.4.
- удалены предопределенные папки (Входящие, исходящие и пр.);
- формирование структуры верхнего уровня вынесено в настройку;
- добавлено отображение документов в виде списка;
- реализовано формирование структуры папки в автоматическом режиме.
Версия 2.0.2.
- сохранение настроек табличной формы для каждой папки в отдельности;
- включена возможность переноса файлов между папками и изменения вложенности папок при помощи механизма Drag&Drop (перенос мышкой);
- возможность формирования взаимосвязей документов между собой;
- исправлены мелкие баги.
Версия 2.0.1.
- контроль новых и удаленных файлов и каталогов;
- упрощенная система администрирования;
- создание и удаление документов;
- история последних открытых файлов.