Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.
В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный.
Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.
При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов.
1. Государственный герб Республики Беларусь;
2. эмблема организации;
3. код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО);
4. код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);
5. наименование вышестоящей организации;
6. наименование организации;
7. наименование структурного подразделения;
8. почтовый адрес отправителя;
9. коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефакса, телетайпа, телекса, телефона, электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.);
10. название вида документа;
14. место составления или издания документа;
15. гриф ограничения доступа к документу;
16. адресат;
17. гриф утверждения;
18. резолюция;
19. заголовок к тексту;
20. отметка о контроле;
22. отметка о наличии приложения;
23. подпись;
24. гриф согласования;
26. печать;
27. фамилия исполнителя и номер его телефона;
28. отметка о заверении копии;
29. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
30. отметка о переносе данных на машинный носитель;
31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32. предупредительный знак.
Указание автора - обязательный реквизит каждого документа. Авторами служебных документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия. В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланках. В состав бланка входит полное и сокращенное (официально принятое) наименование учреждения. Не допускается употребление в бланках только сокращенного буквенного наименования учреждения-автора типа БПИИПК и т.д.
Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида - протокол, приказ, акт, решение и т.д. Это позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Вид документа можно указывать заранее при изготовлении бланка (такие бланки называются специальными, т.е. для отдельных видов документов) или оставлять место для составления вида документа свободным и заполнять его при составлении конкретного документа (такие бланки называют общими). В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа дается посередине, а при угловом варианте - в левом верхнем углу. Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «дата» и «индекс» и пишется прописными буквами.
Заголовок к тексту значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании документа, оформляемые на бланках или листах бумаги А4. Он формулирует кратко, стилистически точно, при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем?»: «О сдаче…», «Об изменении…», «Об отмене…» и т.д. Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа: протокол - чего? Должностная инструкция - кому? Например:
ПРОТОКОЛ
20.01.1997 №10
заседания г.Минск
экспертной комиссии
К документам большого объема или сложным по содержанию наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их пишут строчными буквами в левой части листа документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы формата А5 (148 x 210), т.е. текст извещения, телеграммы, телефонограммы.
На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат. В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес. Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки. При адресовании необходимо соблюдать следующие правила.
Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Министерство культуры
Республики Беларусь.
Общий отдел.
Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя - в дательном.
Министерство культуры Республики Беларусь
Начальнику общего отдела
г-ну Иванову А.В.
В случае, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например:
Директору школы №20
Петрову В.Д.
Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адрес. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:
Директорам предприятий
и руководителям организаций
Адресат располагается в верхнем правом углу документа. Его пишут строчными буквами, кроме заглавной, указав перед фамилией сокращенно обращение «господину». В адресате инициалы указываются после фамилии, так как перед ней стоит данное обращение. В реквизите «адресат» обращение «господину» может и не указываться.
При указании в адресате почтового адреса он пишется последним в соответствии с правилами, установленными органами связи.
В связи с введением в действие Изменения № 5 к ГОСТ 34-83 «Конверты почтовые. Технические условия» приказом министра связи Республики Беларусь от 19.08.1997 № 163 установлен следующий порядок адресования почтовых отправлений:
в адресе получателя вначале пишется фамилия, имя, отчество или наименование предприятия, организации, учреждения. Если отправление адресовано в столицу республики или областные центры, далее в адресе указывается наименование улицы, номер дома и квартиры, почтовый индекс, название города и номер отделения связи, которое будет осуществлять доставку отправления. Таким образом, реквизит «адресат» на документе с указанием почтового адреса будет иметь следующий вид:
БелНИИДАД
ул. Кропоткина, 55,
220002, г. Минск-2
На документах и конвертах, адресуемых в города и районные центры ниже областного центра, в конце адреса указывается наименование области. Если отправление адресовано ниже районного центра, то после наименования улицы, номера дома и квартиры дополнительно указывается наименование деревни, села, поселка и т.п., например:
Боровик Е.Г.
ул. Красивая, д. 15, кв. 26,
211059, п/о Ляды
Дубровенского р-на
Витебской обл.;
При адресовании документа за пределы республики (в страны СНГ) дополнительно указывается название страны, например:
ул. Мархлевского, 7а
113161, Москва-61,
Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, указывается звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы.
Обязательным реквизитом каждого документа является его дата - время подписания, утверждения или составления (издания). В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа: буквенно-цифровой и цифровой.
Наиболее рациональным считается цифровой способ, при котором все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр - день месяца, вторая - порядковый номер месяца, последняя четыре цифры - год (без буквы «г»). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. Например, дату «2 января 1997г.» следует оформлять так: 02.01.1997.
При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц - прописью, например, 06.02.1997 - 6 февраля 1997г.
Кроме основной даты, в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки: резолюция, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т.д. В служебных отметках, а также при датировании (написание дат при утверждении, подписании) следует применять только цифровой способ.
При оформлении даты в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, можно применять буквенно-цифровой способ. Дата, в зависимости от вида документа, располагается в строго определенном месте. бланк реквизит документ
Проставление отметок о согласовании может производиться как внутри учреждения при согласовании с различными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его - с подчиненными и неподчиненными органами (внешнее согласование).
Внутреннее согласование оформляется визой. При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего, например:
Начальник отдела кадров
Подпись А.Г. Петров
Визируют экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве учреждения, ниже подписи должностного лица. Дата визирования ставится под подписью визирующего. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись «Замечания прилагаются».
На внутренних документах визы ставят в левом углу последней страницы документа или на обороте. Иногда на оригинале документа, поступившего из другого учреждения, ставят визы те лица, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа. Размещают эти визы в левом нижнем углу документа или на обороте.
Внешнее согласование обычно оформляется грифом согласования, включающим следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, ее расшифровку и дату. Слово «СОГЛАСОВАНО» следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор гормолзавода № 5
Подпись А.Г. Федотов
Если согласование производится коллегиальным органом или письмом согласования, гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профкома
20.10.1996 № 28
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минздрава Республики Беларусь
12.08.1996 № 2-1/180
Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на последнем листе документа слева.
Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.
Лист согласования
_________________________
(название документа)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр здравоохранения Министр финансов
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия
Дата Дата
При этом делается отметка на месте грифа согласования, например:
Лист согласования прилагается.
После визирования документы подписываются. Подпись - обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, расшифровки подписи (ее не заключают в скобки и пишут на уровне последней строки наименования должности), а между ними - личной подписи. При этом в расшифровке подписи инициалы должны проставляться перед фамилией.
Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется, например:
Директор института А.П. Петров
Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При размножении документов на множительных аппаратах также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически (факсимиле).
Две или более подписей ставятся на документе, за содержание которого несет ответственность несколько лиц. При этом подпись старшего по должности ставится выше. При подписании документов должностными лицами, не соподчиненными по службе, их подписи на документе располагаются на одном уровне.
Если документ составлен комиссией, то при его подписании указываются не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке).
Наименование должности в реквизите «подпись» пишется строчными буквами, кроме заглавных, например:
Начальник Технического управления
Подпись располагается ниже реквизита «текст», не отступая от границы левого поля документа. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Соответствие копии оригиналу заверяется проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной подписи, состоящей из следующих элементов: слово «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности лица, заверяющего копию, подписи, ее расшифровки и даты. Дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать на отпусках исходящих документов, остающихся в деле, например:
Верно Подпись
Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ составляется в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.
Реквизит «гриф утверждения» состоит из следующих элементов: слово «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор Центрального
государственного архива
кинофотофонодокументов
Республики Беларусь
Подпись И.О. Фамилия
Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом. При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из слова «Утверждено», наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ министра образования
Республики Беларусь
03.11.1996 № 59
На документах, связанных с расходованием материальных и денежных ценностей, а также в случаях, предусмотренных правовыми актами, подпись заверяется гербовой печатью (в негосударственных организациях - печатью организации). Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ и личной подписи. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководством организации. Как правило, документы, оформленные на бланке и подписанные, печати не требуют. Перечень документов, на которых проставляется печать, следует включить в инструкцию по документационному обеспечению управления организации.
Нередко служебные документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие отдельные вопросы основного документа.
Если документ имеет приложение, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, например:
Приложение: план мероприятий на 3л. в 2 экз.
Если приложений несколько, и они не упоминаются в тексте, то они нумеруются арабскими цифрами с точкой, приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров.
Если к документу прилагается документ, который сам имеет приложение, то отметку о наличии приложений оформляют по следующей форме:
Приложение: Письмо Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от
10.12.1996 № 1-28/120 и приложение к нему, всего 6 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме
Приложение: на 3 л. в 2 экз., во второй адрес.
Если приложение сброшюрованы, количество листов не указывают.
Указание о наличии приложения помещается под текстом перед реквизитом «подпись». Слово «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа, строчными буквами, кроме заглавной, а слова «листы» и «экземпляры» - сокращенно «л.» и «экз.»
Документы-приложения оформляются на стандартных форматах бумаги и должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом, например:
Приложение к письму
03.04.1997 № 1-24/180
На приложении к распорядительному документу также в правом верхнем углу документа следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его номера, даты. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера арабскими цифрами, причем знак № не ставится, например:
Приложение 2
к приказу директора завода
02.10.1996 № 150
Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе, и дает соответствующие указания. Указания могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания выражаются следующим образом:
К руководству
К исполнению
К сведению
Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам, например:
Срочно примите меры по обеспечению…
Немедленно подготовить письмо…
Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Резолюция состоит из следующих элементов: указание фамилии и инициалов исполнителя, содержания действий, срока исполнения (если необходимо), подписи руководителя и даты резолюции. Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным и четким. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д.
Резолюция располагается между адресатом и текстом в правом верхнем углу листа документа или на любой свободной от текста площади, но не на полях. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.
Отметка о взятии документа на контроль или контрольная дата исполнения документа помещается на полях слева.
Отметка о поступлении документа включает сокращенное наименование организации-получателя документа, дату поступления документа и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью штампа. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из следующих данных: слов «В дело», номера дела по номенклатуре, в которое должен быть подшит документ, даты направления документа в дело, подписи руководителя структурного подразделения или непосредственного исполнителя. Эта отметка ставится на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа слева, например:
В дело № 1-18
Подготовлен ответ.
Исх. № 1-18/39 от20.01.1997
Подпись. Дата.
В исходящих документах проставляется отметка о непосредственном исполнителе документа, которая позволяет оперативно решить вопросы, возникшие по содержанию документа. Она состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, например:
Соловьев 223 49 21
Этот реквизит помещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
В документах, составленных на двух или более листах, второй и последующие листы нумеруются сверху. Номера листов пишут арабскими цифрами без точек и тире посередине листа документа.
Реквизиты – это обязательные информационные элементы в делопроизводстве.
Различают постоянные реквизиты и переменные.
Постоянные – повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.
Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.
В типовой состав реквизитов ОРД согласно ГОСТ 6.38-90 включены следующие:
1. Государственный герб Российской Федерации.
2. Эмблема организации, предприятия.
3. Изображение наград.
4. Код организации по общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5. Код документа по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).
6. Наименование министерства, ведомства.
7. Наименование организации.
8. Наименование структурного подразделения.
9. Индекс предприятия связи, номер телефона, телетайпа, номер счета в банке, почтовый и телеграфный адреса.
10. Наименование вида документа.
14. Место составления или издания.
15. Гриф ограничения доступа к документу.
16. Адресат.
17. Гриф утверждения.
18. Резолюция.
19. Заголовок к тексту.
20. Отметка о контроле.
22. Отметка о наличии приложения.
23. Гриф согласования, подписания документа.
25. Печать.
26. Отметка о заверении копии.
27. ФИО исполнителя и номер ТФ.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
29. Отметка о переносе данных на машинный носитель.
30. Отметка о поступлении.
Для конкретной разновидности ОРД принимают не все реквизиты, а лишь те из них, которые являются обязательными для данного вида документов.
Требования к оформлению реквизитов в поле углового штампа. Герб (1) наносится посредине над реквизитами “наименование министерства или ведомства” диаметром Ј 20 мм. Перечень предприятий и учреждений, имеющих право изображать герб, определяется вышестоящими организациями.
Эмблема организации (2). В качестве эмблемы может быть использовано некое условное изображение или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном порядке. Эмблема располагается на том же месте, что и герб, а при наличии герба – левее и на уровне реквизита “наименование министерства или ведомства” (6).
Коды по ОКПО и ОКУД (4, 5) располагаются в правой верхней части рабочего поля документа согласно классификатору.
Наименование организации (7, 8) включает реквизит “наименование министерства или ведомства” (6). Все наименования приводятся в именительном падеже (подведомственные организации могут приводиться в сокращенном варианте: Госстандарт Российской Федерации, Минюст Российской Федерации). Реквизит (8) “наименование структурного подразделения” впечатывается на бланке машинописным способом.
Адрес организации (9). Указывается почтовый индекс, почтовый или телеграфный адрес, № телетайпа, номер телефона (секретаря или руководителя). При необходимости приводится номер счета в банке. Например:
344708, Ростов-на-Дону
ул. Б. Садовая, 69, РГЭА
ниже адреса: ТФ 66 35 42.
Название вида документа (10). Название документа впечатывается в общий бланк машинописным способом прописными буквами.
Индекс (12). Индекс документа представляет собой условное обозначение документа. Как правило, индекс состоит из трех частей: обозначения структурного подразделения, подготовившего документ, индекса дела и порядкового номера исходящего документа (например: 03-45/68; здесь 03 – индекс подразделения, 45 – номер дела, 68 – порядковый номер исходящего документа). Индекс документа проставляется на одном уровне с датой, правее ее.
Место составления или издания (14). Реквизит оформляется в соответствии с принятым административно-территориальным делением РФ (например: 690000 г. Владивосток ул. Садовая, 69).
Оформление реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа. Гриф ограничения доступа к документу (15) наносится выше реквизита “адресат” (16) или грифа утверждения (17). Грифы ограничения бывают:
“Для служебного пользования” (ДСП),
“Секретно” или “Совершенно секретно” и др.
Ниже грифа ограничения доступа через 1,5 интервала ставится номер экземпляра документа (например: Экз.№ 3).
Подавляющий объем переписки носит открытый характер и грифа секретности не имеет.
Адресат (16). Реквизит носит сложный характер:
Наименование организации – именит. падеж
Наименование структурного – именит. падеж
подразделения
Должность получателя – дат. падеж
ФИО должностного лица – дат. падеж
Почтовый адрес
Каждая часть реквизита печатается с новой строки строчными буквами (кроме заглавных). Точки в конце частей реквизитов не ставится. Документ должен иметь 1 адрес и указывать не более 3 копий т.к. документ не должен иметь более четырех адресов.
Гриф утверждения (17). В состав реквизита входят: слова “Утверждаю” (без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ, личная подпись должностного лица, расшифровка подписи и дата утверждения.
Утверждаю
Зам. директора по экономике
(личная подпись) Н.И. Петров.
Документ может быть утвержден изданием другого утвердительного документа. В этом случае гриф утверждения включает слово “Утверждено” (без кавычек и двоеточия), название распорядительного документа с указанием организации, выпустившей документ, даты и номера документа. Например:
Утверждено
Приказом директора завода
от 18.05.1998 г. № 80
Резолюция (18). Резолюция – это форма дачи указания руководителем организации подчиненному лицу или структурному подразделению об исполнении документа. В состав реквизита входят:
1. Ф.И.О. исполнителя или наименование подразделения, которым поручена работа.
2. Порядок исполнения работы, срок исполнения.
3. Личная подпись руководителя.
4. Дата написания резолюции.
Резолюция должна быть краткой, четкой по мысли и выделяться цветом чернил или пасты.
Заголовок к тексту (19). Документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телеграммах, телетайпограммах и извещениях заголовок не приводится. Цель заголовка – облегчить принятие руководителем решения без прочтения текста документа, а также для оперативного его поиска при необходимости. Формулировка заголовка должна быть краткой и отвечать на вопрос: “О чем?” (например: О поставке партии товара). Точка в конце заголовка не ставится.
Текст документа (21). Текст документа пишется на 3-4 интервала ниже заголовка. Для многостраничных документов на второй и последующей страницах текст печатается ниже указателя страниц на 2 межстрочных интервала. Если срок хранения документов установлен до 3 лет, текст допускается печатать на обеих сторонах листа. Большие по объему документы, содержащие информацию по нескольким вопросам, могут подразделяться на разделы, подразделы (1.1.; 1.2.; 1.3.). После номера выделенной части текста ставится точка. Возможен вариант оформления без точек. Принятый вариант должен быть единственным для всего документа.
Разделы и подразделы должны иметь заголовки. Заголовки разделов располагают в середине строки, печатают их прописными буквами. Заголовки подразделов и пунктов печатаются с абзаца строчными буквами, точки в конце их не ставятся. Перенос слов в заголовках не допускается. Заголовок разделов отделяется от текста четырьмя межстрочными интервалами сверху и тремя снизу, подзаголовки – тремя и сверху, и снизу.
Приложения к документу (22). Если есть приложения, упоминаемые в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют по примеру:
Приложения:
1. Проект стандарта на 5 л, в 1 экз.
2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л, в 1 экз.
При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается.
Подписание документа (23). Реквизит “подпись” состоит из трех частей:
1. Наименование должности.
2. Личная подпись.
3. Расшифровка.
Если наименование должности многословное, оно располагается столбцом в несколько строк. Личная подпись при этом располагается на одной горизонтальной линии последней строки наименования должности.
Расшифровка подписи располагается на одной линии с росписью. Например:
Зав. кафедрой
Экономики труда, занятости,
социологии и психологии Н.М.Шумилин
Документ с коллегиальной ответственностью подписывается несколькими лицами, которые располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью. Если документ подписывают лица, состоящие в одной должности, их подписи размещаются на одном уровне.
Например:
Ректор ВГУЭиС Ректор ДВГТУ
(личная подпись) Г.П.Лазарев (личная подпись) Г.П. Турмов
В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заложена в документе, перед наименованием должности не допускается проставлять предлог “за” или ставить косую черту и т.п. Необходимо внести в документ наименование должности и фамилию лица, исполняющего обязанности отсутствующего руководителя.
Согласование и визирование документов (24). Гриф согласования состоит из слова “Согласовано”, наименования должности лица, с которым согласовывается проект документа, личной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования располагают ниже реквизита “подпись”. Слово “согласовано” размещается непосредственно под росписью и печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Точка в конце каждой части не ставится.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления кадров
и учебных заведений г. Владивостока
(личная подпись) И.О.Фамилия
Визирование является способом внутреннего согласования проектов документов. Виза включает в себя личную подпись и дату визирования. Личная подпись ставится у границы нижнего поля, дата ставится строкой ниже. В состав реквизита желательно включать наименование должности визирующего. Например:
Главный бухгалтер (личная подпись) И.О.Фамилия
Виза размещается на экземпляре документа, подшиваемого в дело.
Простановка печати. Печати бывают гербовые и простые. Гербовые печати имеют круглую форму, простые бывают различной конфигурации. Гербовая печать ставится на документах, перечень которых установлен руководителем организации. Простая печать ставится на справках, копиях распорядительных документов при их рассылке и других случаях. Оттиск печати наносится на документ так, чтобы захватить им часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.
Заверение копии (27). Копией называется заверенный документ, воспроизводящий все реквизиты подлинника. На первом листе заверяемого документа ставится слово «копия» (строчными буквами, без кавычек, подчеркивания и точек), а на последнем – заверительная подпись по образцу:
Верно: инспектор отдела кадров (личная подпись) И.О. Фамилия
Исполнитель документа (28). Фамилию должностного лица, подготовившего документ, номер его служебного телефона размещают в левом нижнем углу лицевой или обратной стороны последнего листа документа. Например:
Левин 245 67 87
Левин 245 67 87
АЛ 5 10.11.98.
Отметка о контроле (20). Реквизит наносится рядом с реквизитом “Заголовок к тексту”, на левом поле листа проставляется буква “К” или слово “Контроль”. Отметка служит сигналом секретариату о постановке документа на контроль.
Отметка об исполнении документа (29). Реквизит проставляется на первой странице документа в нижнем левом углу под реквизитом “исполнитель документа” (28). Реквизит включает слова “В дело”, индекс дела, дату и подпись ответственного лица. Например:
В дело П-6
Направлен исх.№03-11/62 от 02.10.98 г.
00.00.00. (личная подпись).
Отметка о переносе данных на машинный носитель (29). Реквизит включает запись “Информация переносится на машинный носитель”, подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса. Например:
Информация перенесена на
машинный носитель
00.00.00. (личная подпись).
Реквизит размещают на нижнем поле документа на последней странице.
Отметка о поступлении (30). Реквизит проставляется на первой странице входящих документов в правом нижнем углу страницы. Реквизит состоит из трех частей:
1. Из сокращенного наименования организации.
2. Даты получения.
Реквизит наносится от руки или штемпелем с заполнением переменных данных.
Утверждению (реквизит 17) подлежат:
1. Акты (проверок, ревизий, прием законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций и т.д.).
2. Договоры (об аренде помещений, поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности).
3. Задания (на капитальное строительство, проведение научно- исследовательских, технических, геологоразведочных работ и т.д).
4. Инструкции, правила (должностные, по технике безопасности, внутреннего распорядка и т.д.).
5. Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, численности работников, по зарплате).
6. Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.).
7. Перечни, списки (должностей работников с ненормированным рабочим днем, лиц, пользующихся льготами).
8. Планы (бизнес-планы, работы ученого совета).
9. Положения (о премировании, о структурном подразделении).
10. Расценки на производство работ.
11. Сметы (расходов, на строительство, ремонт).
12. Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).
13. Структура и штатная численность.
14. Тарифные ставки.
15. Уставы (АО, предприятий и организаций).
16. Штатные расписания и изменения к ним.
Документы, на которые ставится гербовая печать. Гербовая печать (реквизит 26) ставится на документы:
1. Акты (выполненных работ, экспертизы и т.д.).
2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел и т.д.).
3. Договоры.
4. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта).
5. Заключения.
6. Исполнительные листы.
7. Командировочные удостоверения.
8. Образцы оттисков печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
9. Представления и ходатайства.
10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).
11. Поручения (банковские, пенсионные).
12. Протоколы (согласования планов поставок).
13. Реестры (чеков, бюджетных поручений банку).
14. Сметы расходов (на капитальное строительство).
15. Справки.
16. Специализации (изделий, продукции и т.д.).
17. Титульные списки.
18. Уставы (АО, предприятий).
19. Штатные расписания.
Государственный герб Российской федерации . Его оформляют на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, часть 1, ст.5021). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации.
Герб субъекта Российской Федерации. Оформляется в соответствии с правовыми актами того субъекта федерации, к которому относится организация. Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации.
Эмблема или товарный знак организации. Оформляется в соответствии с Уставом организации (или Положением об организации). Реквизит размещают на верхнем поле над серединой наименования организации или на одном уровне с наименованием организации.
Код организации. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Реквизит оформляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа. Реквизит оформляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах организации. Над наименованием организации надо указать сокращенное наименование вышестоящей организации, а при его отсутствии ее полное наименование. Если сама организация имеет сокращенное наименование, закрепленное в ее учредительных документах, но его надо указать в скобках под полным наименованием организации. Если автором документа является структурное подразделение организации или ее филиал, то его наименование приводят ниже наименования организации.
При использовании продольного бланка реквизит печатают во всю длину строки. При использовании углового бланка длина одной строки должна быть не более 73 мм, нельзя делать переносы слов. Многострочные наименования печатают через один интервал, между составными частями реквизита делают 2 интервала. Например:
Наименование
вышестоящей организации
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование
структурного подразделения
Справочные данные об организации. Реквизит в обязательном порядке содержит почтовый адрес и телефон организации, а также другие сведения (номера факса, расчетного счета, адрес электронной почты и т.п.) по усмотрению самой организации. Реквизит располагают аналогично наименованию организации, отступив от него 2 интервала.
Наименование вида документа . Этот реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации. Реквизит оформляют прописными буквами, располагают аналогично наименованию организации:
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА и т.д.
Дата.
Реквизит оформляют цифровым способом в последовательности: день месяца, номер месяца, номер года. Например: 19.01.2010. Дату сразу печатают в актах, протоколах, в выписках из приказа и протокола. В остальных документах делают заготовку для даты
(. .2010 или.01.2010), которую заполняют после подписания документов.
Словесно-цифровой способ оформления (19 января 2010 г.) в основном применяют в документах, содержащих сведения финансового характера.
Регистрационный номер. Его печатают на одной строке с датой. При использовании углового бланка и в письмах его располагают от 2-й позиции табуляции. При использовании продольного бланка (кроме бланка писем) – от7-й позиции. Реквизит может выглядеть как простой номер, сложный номер, номер с буквенным наращением.
Например:
№ 2 – простой номер;
№ 05-02/100 – сложный номер;
№ 25-к или лс – номер с буквенным наращением;
№ 14/26 – номер документа, изданного двумя организациями.
Простой номер применяют во внутренних документах, их нумерация начинается с начала календарного года.
Сложный номер применяют для исходящих документов. Входящие в него цифры обозначают:
· 05 – номер структурного подразделения, от имени которого оформлен документ;
· 02 – номер дела, в которое подшивают документ;
· 100 – номер документа по регистрационному журналу.
К, или лс – это буквенные наращения, используемые в приказах по личному составу (кадры, личный состав). В организации используют один вариант буквенного наращения.
Если документ издается несколькими организациями, то его регистрационный номер содержат порядковые номера данного вида документа в каждой организации.
Регистрационный номер печатают сразу в выписках из приказов и протоколов. В остальных документах заранее печатают только знак номера, сам номер ставят от руки после подписания документа.
На № 02-05/32 от 10.01.2010
Если письмо не является ответным, реквизит не оформляют или оставляют незаполненным:
Место составления или издания документа . Реквизит оформляют в соответствии с административно-территориальным делением страны. Перед названием столицы и перед названиями городов, в наименовании которых входит частица «град» или «город», сокращение г. не указывают. Например:
Санкт-Петербург
Если местом составления документа является областной центр, то в реквизите достаточно указать только его наименование:
Если местом составления документа является районный центр, то в реквизите указывают его наименование и наименование области, к которой он относится:
г.Кириши Ленинградской обл.
Если место составления документа не является районным или областным центром, то в реквизите указывают его наименование, а также наименование района и области:
г.Баковка Одинцовского р-на
Московской обл.
Реквизит располагают аналогично наименованию организации, при использовании углового бланка длина одной строки реквизита не должна превышать 73 мм. При оформлении реквизита используют общепринятые сокращения: обл., р-н, г., д., п., п.г.т., с.
Адресат. Реквизит печатают от 4-й позиции табуляции. Документ может адресоваться учреждению, структурному подразделению учреждения, конкретному должностному лицу, частному лицу. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже:
Минюст России
Управление систематизации законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже:
АОЗТ «Новгородский текстиль»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С.Николаеву
При адресовании документа руководителю учреждения адресат начинают с наименования должности, в которое включают наименование организации:
Генеральному директору АОЗТ
«Ломоносовский фарфоровый завод»
В.И.Петрову
Если документ направляют в несколько однородных организаций, то их наименования следует указывать обобщенно:
Администрации районов
Московской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки.
Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239.
В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах: "Справочные данные об организации", "Адресат"):
· наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
· наименование улицы, номер дома, номер квартиры;
· наименование населенного пункта (города, поселка и т.п.);
· наименование области, края, автономного округа (области), республики;
· индекс.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес:
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Б.Черкасский пер., д.5, Центр, Москва, 103012
Аналогично поступают при адресовании должностному лицу. При адресовании физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Калинину И.П.
ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевского р-на,
Тульской обл., 301264
Почтовый адрес не проставляют на документах, адресованных в правительственные органы или в однородные организации.
Гриф утверждения. Реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Дата утверждения сначала оформляется в виде заготовки, которую заполнят после подписания документа. Реквизит печатают от 5-й позиции табуляции. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
И.О.Фамилия
При утверждении документа постановлением, решением, приказом или протоколом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении 1.
Резолюция. Резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа. Она должна содержать фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату оформления. Оформляется рукописным способом на свободном месте между адресатом и текстом.
Заголовок к тексту. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Его рекомендуется оформлять с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?». Исключения составляют акты и протоколы, где заголовок пишут в родительном падеже. Длина одной строки заголовка не должна превышать 73 мм. В заголовке нельзя делать переносов слов. Заголовок должен содержать не более четырех строк, между которыми делают один интервал. В конце заголовка не ставят точку. Если документ выполнен на формате А5, то заголовок в нем не пишут.
Текст . Этот реквизит является основным в документе. Он должен быть максимально точным, не допускающим различных толкований. По смыслу текст может делиться на главы, пункты, подпункты и т.д. Нумерацию отдельных частей теста осуществляют по правилам рубрикации. Текст, содержащий большое количестве цифровых данных, может быть оформлен в виде таблицы.
Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то реквизит оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Приложение: 1. На 4 л. в 3 экз.
2. На 3 л. в 3 экз.
Если приложения не указаны в тексте, то в реквизите указывают название приложений и количество листов, например:
Приложение: перечень комплектующих деталей на 3 л. в 3 экз.
или (если приложений несколько)
Приложение: 1. Справка об организации отраслевой лаборатории на 1 л. в 2 экз.
2. Проект совместного приказа на 2 л. в 2 экз.
Если к документу прикладывают материал, имеющий приложения, то реквизит оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Министерства связи РФ от 25.03.2005 № 6/5123 и приложение к нему, всего на 6 л.
Если документ направляется в несколько адресатов, а приложение не во все, реквизит оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
Подпись. Документ подписывают руководящие работники предприятия или другие должностные лица в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством и правовыми актами. Реквизит состоит из наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Наименование должности пишут от 0-й позиции табуляции, расшифровку подписи от 6-й позиции табуляции. Длинное наименование должности пишут в несколько строк через один интервал, длина одной строки должна быть не более 73 мм, расшифровку подписи в этом случае делают по последней строке.
Если документ оформлен на бланке, содержащем название организации, то указывается краткое наименование должности:
Директор И.О.Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, то название должности должно включать название организации:
Генеральный директор
Московского
машиностроительного завода И.О.Фамилия
Две и более подписи ставят в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько должностных лиц. Их подписи располагают одну под другой в соответствии с уровнем занимаемой должности:
Директор И.О.Фамилия
Главный бухгалтер И.О.Фамилия
Если документы подписывают должностные лица, имеющие должности одного уровня, первую подпись оформляют от 0-й позиции табуляции, вторую – от 5-й позиции табуляции. Расшифровки подписей в этом случае располагают на 1,5 интервала ниже, первую – от 2-й, а вторую – от 6-й позиции табуляции.
И.О.Фамилия И.О.Фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии:
Председатель И.О.Фамилия
Члены комиссии И.О.Фамилия
(расшифровка подписей
по алфавиту) И.О.Фамилия
Протоколы подписывают председатель и секретарь собрания:
Председатель И.О.Фамилия
Секретарь И.О.Фамилия
Если должностное лицо, чья должность указана на документе, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности. При этом обязательно указывают фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Допускается внесение исправлений рукописным или машинописным способом. Не допускается подписывать документ, проставляя предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.
Подпись нельзя отрывать от текста документа и переносить на другую страницу. Если на листе не хватает места для подписи, то на следующую страницу переносят как минимум две строки текста или отметку о наличии приложения (если она есть) и после этого оформляют подпись.
Гриф согласования. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его подписи, ее расшифровки и даты согласования. Длинное наименование должности пишут в несколько строк через один интервал, длина строки не более 73 мм. Пример оформления реквизита:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Главного управления
школ Министерства образования
Российской Федерации
И.О.Фамилия
При согласовании с двумя должностными лицами, имеющими должности одного уровня, первый гриф согласования оформляют от 0-й позиции табуляции, а второй от 5-й позиции табуляции:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Наименование должности Наименование должности
И.О.Фамилия И.О.Фамилия
Документ может согласовываться с коллегиальным органом или с помощью письма, тогда реквизит оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома
от 15.03.2010 № 2
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства образования
Российской Федерации
от 09.03.2010 № 05-08/114
Визы согласования. Реквизит содержит наименование должности лица, c которым согласовывали текст документа, его подпись, ее расшифровку и дату визирования. Если документ содержит несколько виз, то первую оформляют от 0-й позиции табуляции, а вторую от 5-й, третью визу оформляют аналогично первой и так далее.
Пример оформления реквизита:
Начальник отдела кадров Главный бухгалтер
И.О.Фамилия И.О.Фамилия
Оттиск печати . При заверении документа или его копии печать ставят таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ:
Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать, приведен в Приложении 2.
Отметка о заверении копии. Реквизит состоит из заверительной записи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его подписи, ее расшифровки и даты заверения, расшифровку подписи пишут от 6-й позиции табуляции:
Наименование должности И.О.Фамилия
На копии документа на верхнем поле от 7-й позиции табуляции пишут слово «Копия». Если копия выдается на руки заинтересованному лицу или посылается в другую организацию, то ее заверяют печатью.
Отметка об исполнителе документа . Реквизит оформляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Реквизит содержит инициалы и фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:
Б.Н.Преображенский
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит оформляют от руки. Пишут фразу «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, затем указывают краткие сведения об исполнении документа, ставят подпись или указывают фамилию исполнителя и дату подшивки документа в дело.
Отметка о поступлении документа в организацию . Реквизит оформляют от руки или ставят специальный штамп. Реквизит содержит краткое наименование организации, входящий номер документа, дату его поступления.
Идентификатор электронной копии документа. Реквизит должен содержать имя файла, а также другие поисковые данные, необходимые для поиска документа, которые устанавливает сама организация.
Контрольные вопросы
1. Сколько реквизитов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?
2. Из каких составных частей может состоять реквизит «Наименование организации»?
3. Сколько знаков в одной строке может содержать реквизит «Наименование организации»?
4. Какими буквами пишут наименование вида документа?
5. В каких документах дату печатают сразу?
6. От какой позиции табуляции оформляют регистрационный номер документа?
7. В каких документах оформляют реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
8. В каком падеже указывают наименование организации, структурного подразделения в реквизите «Адресат»?
9. В каком падеже указывают наименование должности и фамилию в реквизите «Адресат»?
10. В каком порядке в реквизите «Адресат» указывают составные элементы почтового адреса?
11. Из каких составных частей состоит гриф утверждения, если документ утверждает должностное лицо?
12. Что должна содержать резолюция?
13. Сколько строк может содержать заголовок к тексту?
14. В каком случае заголовок к тексту не указывают?
15. Как оформляют отметку о наличии приложения, если оно упомянуто в тексте?
16. Какие составные части содержит реквизит «Подпись»?
17. Кто подписывает протокол?
18. Как оформляют реквизит «Подпись», если документ подписывают несколько должностных лиц, имеющих должности одного уровня?
19. Из каких составных частей состоит реквизит «Гриф согласования»?
20. Из каких составных частей состоит виза согласования?
21. Как следует ставить оттиск печати на документе?
22. Из каких составных частей состоит реквизит «Отметка о заверении копии»?
23. Как оформляют реквизит «Отметка об исполнителе»?