Тема 9.doc
Тема 9. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТАВопрос 1. Понятия и принципы организации документооборота
Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Основными Принципами организации документооборота являются следующие:
В последние годы требования к строгому управлению критическими документами растут из-за более строгой защиты личной информации и корпоративного внутреннего контроля. В рамках этой тенденции, чтобы избежать клерикальных рисков, связанных с ошибочным уничтожением критических документов в филиале, все чаще компании передают контроль над такими документами централизованно управляемому хранилищу. Тем не менее, существует ограничение в использовании штрих-кода для точного и эффективного управления большим объемом важных документов.
Принципы управления документами
Кроме того, пользовательский интерфейс, такой как положение кнопки и размер текста, разработан с учетом требований операторов в Центре хранения документов. Определите ваши документы, убедитесь, что качество информации в ваших документах.
- Сдача в аренду, возврат, уничтожение и инвентаризация.
- Штрих-код для конвертов документов.
- Контекстные деталиАвтоматизация.
- Оценка соответствия с полномочиями по утилизации.
- Закрепите свои документы.
- Предоставьте соответствующий доступ к вашим документам.
- Сохраните свои ценные записи: архивный процесс.
прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют);
каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).
В обзоре также должны быть указаны все общие и конкретные органы по удалению, относящиеся к агентству. Необходимо определить важные деловые документы и изучить их связи с организационными функциями. В австралийских архивах следует связаться с вопросами архивного процесса и разрешения.
Стандартные процедуры должны быть реализованы для создания новых документов и архивирования старых. Подробная информация о таких изменениях должна сообщаться соответствующему персоналу. Применение этого принципа поможет организации в разработке и обслуживании файловых реестров и графиков хранения, а также предоставит представление высокого уровня об общем объеме документов организации.
Для оптимизации маршрутов движения документов, кроме маршрутных схем, в частности в бухгалтерском учете, находят применение графики документооборота. График прохождения того или иного документа представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов, времени их обработки ответственными работниками, передачу документов в архив.
Определите свой документ, уделяя особое внимание критически важным бизнес-зависимостям от внутренних и внешних источников документов, всех общих и конкретных органов по удалению и их связей с организационными функциями. В рамках управления качеством информации агентство должно иметь руководящие принципы, которые помогают свести к минимуму дублирование документов. Многократные копии или различные версии электронных документов могут существовать и могут быть широко распределены по сети связи агентства.
Поэтому для решения проблемы идентификации авторитетного документа необходимо руководство и системные процедуры. Для документов, которые являются записями, уничтожение может происходить как обычная административная практика в соответствии с Законом о архивах, где документ.
^
Вопрос 2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов
Документопоток входящих документов составляют:
документы вышестоящих организаций, органов власти;
документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий,
жалобы и заявления граждан.
прием входящих документов;
первоначальная (экспедиционная) обработка;
предварительное рассмотрение и распределение;
регистрация;
рассмотрение документов руководством;
направление документов исполнителям;
исполнение резолюций;
отправка ответных документов.
Первоначальная обработка входящей документации - проверить правильность доставки, целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению.
Дублированный, несущественный; или короткую стимулирующую ценность. . Должны быть определены отношения между различными средами управления документами, а также разработаны процедуры, направленные на миграцию документов из одной среды в другую. Должны быть четко определены обязанности по точной регистрации документов или записей, когда они передаются по электронной почте или переносятся через файловые серверы. Следует четко понимать отношения с традиционными системами управления записью.
Установление стандартов сбора и поддержания контекстной информации имеет решающее значение для качества информации. В отношении электронных записей эта контекстуальная информация может быть захвачена главным образом с помощью электронных документов. Безопасность электронных документов является такой же проблемой управления, как и технический вопрос, и она должна быть частью соглашений о безопасности, которые в целом охватывают информационные системы учреждений. Настройте эффективные резервные процедуры, предпочтительно автоматические, и организуйте хранение резервных файлов за пределами площадки. Четко документируйте процедуры резервного копирования, перезагрузки и восстановления и доведите их до сведения всех заинтересованных сотрудников. Подготовьте аварийное восстановление планировать, сохранять копию плана за пределами площадки и тестировать его ежегодно. Попробуйте пользователей ПК в процедурах резервирования агентств, сообщите им о важности их соблюдения. Установите стандартный процесс регистрации для всех документов, требующих такого управления. Рабочая группа подготовила проекты руководящих принципов, касающихся следующего.
На всех регистрируемых документах для фиксации факта и времени их поступления в учреждении делают отметку в виде регистрационного штампа.
В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделение.
Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация регистрируется.
Поддерживайте связь с событиями безопасности через ответственные агентства. . Необходимые контекстуальные данные будут зависеть от продолжительности хранения документа и круга лиц и агентств, с которыми должен делиться документ. Чем дольше документ будет сохранен, и чем шире диапазон лиц и агентств, тем потребуются более контекстные детали. Например, для документов, которые будут переданы международным агентствам, потребуются детали, связанные с страной происхождения документа.
Чтобы документ сохранялся в течение продолжительных периодов времени, может потребоваться установка процедур для преобразования документа в независимый от пакета формат. В целях поиска в агентстве считается существенным, что постоянные идентификаторы включены в атрибуты документа; например, имена филиалов и разделов могут использоваться только как идентификаторы в течение ограниченного периода времени, поскольку они могут стать бессмысленными после нескольких реорганизаций агентства.
Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.
Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
В рамках агентства проблема аутентификации обычно обрабатывается программным обеспечением для управления документами, то есть получатель сообщения или лицо, которое обращается к корпоративному документу, должно быть уверено, что автором сообщения или документа является лицо, которое утверждает авторство.
Необходимость такого объекта особенно важна в условиях, когда электронные документы не могут быть юридически отнесены к лицу или организации, которые отправляют их по широкомасштабным сетям, что создает возможную проблему широкомасштабного мошенничества.
Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии секретарем производится с основной целью - отобрать документы в адрес руководства. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует принятия решения, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию.
Еще один вопрос, который необходимо рассмотреть при разработке механизмов обеспечения безопасности и совместного использования, - это необходимость соблюдения правовых требований, которые являются общими для всех государственных учреждений Содружества, а также для тех, которые относятся к конкретным учреждениям.
Архивное управление электронными документами
Что записи постоянной ценности, хранящиеся в автоматизированных системах, четко и недвусмысленно идентифицируются, что внутреннее управление автоматизированными системами включает идентификацию и отслеживание записей постоянной ценности в формате электронных документов, а предоставление долгосрочного доступа к постоянному учет ценностей в электронном формате; и что записи постоянного значения в формате электронного документа сохраняются с течением времени. Оценка, соблюдение разрешительных полномочий, внедрение органов по утилизации; и доступ с течением времени. Консультации с австралийскими архивами или включение критериев оценки австралийских архивов на этапе разработки или внедрения систем электронного документооборота должны обеспечивать.
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.
Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.
Для управления учетными записями различной ценности разработаны соответствующие стратегии, записи постоянной ценности будут сохранены, общественность может получить доступ к записям, где это необходимо, документы и атрибуты записей постоянной ценности могут быть идентифицированы для перевода в австралийские архивы, где и когда требуется; и существуют органы, ответственные за регистрацию, которые будут управляться системой. Оценивать функции организации и взаимосвязь функций, определять неотъемлемую ценность этого бизнеса для целей оценки, учитывать объем записей, созданных функциями или деятельностью организации, оценивать общую текущую стоимость этих записей, с точки зрения документальных доказательств бизнеса организации, а также группы записей, используя рекомендуемые критерии оценки, в сотрудничестве с австралийскими архивами. В идеальном случае оценка электронных записей должна проводиться до того, как будет оценена стоимость затрат для любой новой системы для утверждения агентства, чтобы обеспечить включение затрат на создание архивного компонента в систему в общую подачу финансирования и обеспечить, чтобы ненужные затраты не понесены из-за ненужного чрезмерного удержания.
Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (реквизит 17).
С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.
Соблюдение С полномочиями по утилизации
Аналогичная оценка затрат на управление должна производиться из документов, которые не являются отчетами. Совет по положениям Закона о архивах можно получить из австралийских архивов «Национальные и государственные ведомства». Орган по удалению готовится в рамках программы утилизации документов агентства. Двумя важными целями такой программы являются.
Внедрение органов по утилизации
Чтобы записи сохранялись только до тех пор, пока они ценны; и для обеспечения уничтожения или иного удаления записей, если они больше не имеют ценности. После согласования соглашений об удалении они должны быть реализованы, и соответствующие электронные записи необходимо поддерживать и управлять с течением времени в соответствии с полномочиями по удалению. Системы, которые создают такие записи, должны включать соответствующие ссылки, которые соответствуют соблюдению полномочий по захоронению. Соответствующие инструменты для электронного документооборота в среде автоматизации офиса становятся доступными и должны рассматриваться для возможной оценки, предпочтительно в контексте успешных внедрений в других агентствах Содружества.
Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней.
При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии секретарь (секретарь-референт).
^
Вопрос 3. Прохождение исходящих документов
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.
Чтобы соответствовать требованиям Закона о архивах, запись о записи более 25 лет не должна изменяться, и австралийским архивам необходимо будет сообщить об электронных регистрационных записях, которые существуют уже более 25 лет. В архивах хранится реестр записей о долговременной стоимости и реестр общедоступных решений о доступе к ним.
Пока электронные документы остаются в агентстве, он должен предусмотреть возможность переноса ценных электронных записей на обновления программного и аппаратного обеспечения и иметь возможность предоставлять доступ к таким записям с течением времени. Общественность имеет право доступа к очищенным записям в открытый период.
Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:
составление проекта документа, его распечатка;
согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
подписание (утверждение) документа;
регистрация и отправка документа.
Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку.
^
Вопрос 4. Прохождение внутренних документов
Внутренние документы проходят следующие стадии:
подготовка проекта документа,
перепечатка,
согласование,
визирование,
подписание,
исполнение.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные-записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.
^ Вопрос 5. Работа с конфиденциальными документами
К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.
Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.
Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.
Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных - начальником канцелярии.
Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:
работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении;
выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.
По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщают ответственному руководителю.
Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.
^ Вопрос 6. Работа с письмами и обращениями граждан
Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства.
Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций.
Все поступающие в государственные органы, на предприятия, в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.
Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан обычно колеблются от 5 до 10 лет для документов различной степени важности. Отдельные дела, интересные для истории, могут храниться постоянно.
Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.
Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В ОАО комбинате "Магнезит" существует отдельное структурное подра
зделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ОАО комбината "Магнезит", так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ОАО комбината "Магнезит" (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.
Входящие документы:
Документы, поступившие, в ОАО комбината "Магнезит" начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ОАО комбината "Магнезит" обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. Регистрируемые документы делятся на два потока: 1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;
2.Документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.
Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО комбината "Магнезит" и в структурные подразделения организации. Руководству ОАО комбината "Магнезит" передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.
Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ОАО комбината "Магнезит".
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ОАО комбината "Магнезит" и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".
Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. Целесообразно на ОАО комбинате "Магнезит" установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель комбината "Магнезит", но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.
При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. Руководитель комбината "Магнезит" в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ОАО комбинате "Магнезит" имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.
Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.