- Темы:
- Трудовая книжка
Вопрос-ответ по теме
-
Вопрос
Организация покупает бланки трудовых книжек для работников. Затем, по мере необходимости, выдает их работникам. Вопрос: как отразить в бухгалтерском учете организации операции с трудовыми книжками? Необходимо ли проводить реалицию трудовых книжек работникам?
Ответ
Стоимость приобретенных трудовых книжек отразите в составе материалов. Бланки трудовых книжек учтите за балансом. В учете сделайте проводки:
Дебет 10 Кредит 60
Дебет 19 Кредит 60
Дебет 006
Если взимаете плату за выдачу трудовых книжек, операцию отразите на счете 73. Если удерживаете плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, счет 70. По мнению контролирующих органов, выдача трудовых книжек признается реализацией, поэтому надо начислить НДС. Проводки в учете при выдаче книжек тогда такие:
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
Дебет 73 Кредит 91-1
Дебет 91-2 Кредит 10
Если трудовые книжки выдаете сотрудникам безвозмездно, в бухучете сделайте проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
В день выдачи трудовой книжки спишите бланк с забалансового учета:
Кредит 006
Обратим внимание, что имеется арбитражная практика, свидетельствующая о том, что выдача трудовых книжек не признается реализацией, следовательно, НДС начислять не нужно (см. постановления ФАС Северо-Западного округа и ). Поэтому организация может не начислять НДС при выдаче трудовых книжек, но тогда надо быть готовой отстаивать такую позицию в суде.
Ивана Шкловца, заместителя руководителя Федеральной службы по труду и занятости
НаталииГусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля ИДПО «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса
Как учитывать и хранить трудовые книжки
Бухучет и налоги
12.79313 (6,7,8,9,21)
Ситуация: как организации на общем режиме учесть приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки
Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.
Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено Правил, утвержденных .
В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:
- материалов на одноименном (как активы, используемые для управленческих нужд ()) с последующим списанием на прочие расходы;
- товаров на «Товары».
Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату* ( Правил, утвержденных ). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. и Порядка, утвержденного ).
Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на «Бланки строгой отчетности» в условной оценке* ( Правил, утвержденных ).
При получении бланков сделайте следующие записи:
Дебет 10 Кредит 60
- оприходованы трудовые книжки;Дебет 19 Кредит 60
- отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;Дебет 006
- приняты к учету бланки трудовых книжек.Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС. Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах , . При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России и ).
В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);Дебет 73 Кредит 91-1
- признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании статьи 65 Трудового кодекса РФ.
Кредит 006
- списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.
Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в ПБУ 5/01 и Налогового кодекса РФ.
Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, - это обязанность организации, установленная трудовым законодательством ().
В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение ( Правил, утвержденных ).
Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, организация не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа и . Следовательно, выдача трудовых книжек(безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС ().*
Если при заполнении вы испортили бланк трудовой книжки (вкладыш к ней), в бухучете сделайте проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость испорченных трудовых книжек;Дебет 19 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- восстановлен НДС, ранее принятый к вычету;Дебет 91-2 Кредит 19
- списана восстановленная сумма НДС;Кредит 006
- списаны бланки испорченных трудовых книжек (вкладышей к ним).При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (
По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Изучим, как назначить ответственное лицо по работе с книжками, что предусмотреть в приказе и должностной инструкции. Определимся с порядком учета как бланков, так и заполненных трудовых книжек. Научимся составлять документы в случае выдачи бланков под отчет, уничтожения испорченных, ежемесячного отчета об их использовании, а также книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек.
О том, как провести проверку трудовых книжек, читайте в статье «Аудит трудовых книжек: общие вопросы »
Бланки трудовых книжек и вкладышей
Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.
В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.
В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей. Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».
Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.
Порядок приобретения бланков
Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила).
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее - Порядок).
Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.
Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них.
Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши в них у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).
Административная ответственность
Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным правонарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;
- на предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Назначаем ответственное лицо
По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).
При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.
Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).
Учет трудовых книжек
Учет бланков трудовых книжек и вкладышей
Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.
Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Образец заполнения см. в Примере 5.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.
К сведению
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).
Архивные сроки
Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):
- трудовые книжки, которые не были востребованы, - 75 лет;
- документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 75 лет;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее - 5 лет.