Объяснительная записка на возврат денег по кассе. Объяснительная кассира по ошибочно пробитому чеку: образец и порядок составления

Никто не застрахован от ошибок, и работники кассы не являются исключением. На практике часто происходят ситуации, когда они пробивают чеки с неверными суммами. Ошибка обнаруживается сразу, если покупатель в магазине обращает внимание на некорректную стоимость, или через определенное время, по результатам сверок. От того, в какой момент выявлена оплошность, зависит выбор способа ее исправления.

Способ исправления ошибки зависит от того, когда ее выявили.

Ситуация №1

Кассир составил чек на сумму большую необходимой, покупатель заметил разницу и сразу указал ответственному сотруднику на нее.

В этом случае нужно забрать неверный документ у покупателя и выдать ему правильный. В конце дня работник составит отчет п форме КМ-3, в котором отразит сумму возврата по неиспользованным и ошибочным чекам.

Неверный документ обязательно нужно приложить к отчету, поставив на нем отметку «Погашено». Если он отпечатан на термобумаге, рекомендуется снять с него копию. Текст, нанесенный на такую бумагу, быстро выцветает, и дополнительные меры позволят избежать проблем с контролирующими инстанциями.

Относительно совершенной ошибки кассир обязан в конце дня написать объяснительную на имя руководителя фирмы. В этой бумаге указываются причины допущенной оплошности: невнимательность, проблемы в работе кассовой аппаратуры и т.д.

Делать чек на дельту нет необходимости: эта операция не повлияет на величину налога, рассчитываемую кассовым аппаратом. Она может быть необходима только для упрощения ведения бухгалтерского отчета внутри организации. Сумма ошибочно пробитых чеков отражается в кассовом журнале в графе 15. Делать РКО не нужно.

Основание для уменьшения дневной выручки – КМ-3. Ошибочно пробитый чек вычитается из полученной суммы. Отчет распечатывается в одном экземпляре и подписывается директором компании, руководителем отдела и сотрудником кассы.

Если чек был пробит на сумму, меньшую нужной, следует выбить документ на разницу. Кассир не имеет права не выполнить эту операцию: его действия будут расценены налоговыми органами как неиспользование ККМ, что влечет серьезные штрафы для организации. Согласно действующей практике, чек на неполную сумму приравнивается к невыданному.

Ситуация №2

Если ошибку обнаружили после подготовки ежедневного отчета с гашением, ее необходимо исправить. Порядок действий ответственного сотрудника аналогичен Ситуации №1, за исключением пункта о внесении данных в журнал кассира.

Аннулирование ошибочной операции делается путем создание РКО на разницу. Ордер выдается из «головной кассы», потому что к этому моменту дневная выручка уже оприходована.

Оставить недочет неисправленным нельзя. Действия компаний, связанные с применением ККМ, строго контролируются налоговыми службами. Нарушения караются штрафами, составляющими 40-50 тыс. рублей за одну оплошность. Поэтому кассиру следует знать инструкцию по корректировке ошибок и применять ее на практике.

Прежде всего, попросите кассира составить акт «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» по форме КМ-3. Заберите неверный чек вместе c актом в бухгалтерию. Проследите, чтобы ваш кассир правильно заполнил журнал кассира-операциониста (форма КМ-4), в котором ему нужно указать сумму по ошибочному чеку в графе 15.

Ошибочно пробитый чек означает, что деньги по нему в кассу фактически не поступили. Проверяющие могут расценить ситуацию, когда пробили не ту сумму по кассе, как неоприходование выручки, поскольку сумма отражена в фискальной памяти вашей ККМ. За неоприходование кассовой выручки юридическое лицо могут оштрафовать на 40 000—50 000 руб., а организации на 4000—5000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ. Соответственно задача бухгалтера — проследить за тем, чтобы кассир правильно оформил документы к ошибочному чеку, чтобы не дать повода кому-либо считать неполученную выручку сокрытой.

Правила оформления документов в отношении неверно выбитых чеков прописаны в пункте 4.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных с населением, утвержденных 30.08.93 № 104 (далее — Правила № 104). Итак, рассмотрим по порядку, что же нужно сделать.

Кассир должен оформить акт

В конце смены попросите кассира в одном экземпляре составить акт по форме КМ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 (далее — акт КМ-3). В акте КМ-3 указывают номер ошибочного чека и его сумму в графах 4 и 5 соответственно. Подписывают документ кассир-операционист, старший кассир, заведующий отделом (секцией), а также руководитель предприятия. Лучше, если также свою подпись поставит и главный бухгалтер. Поскольку именно он является за ведение кассовой книги и соответственно за полноту оприходования выручки в кассу организации (п. 2.6 Положения о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П).

Поскольку пробили не ту сумму по кассе, то возвращать деньги кому-либо не нужно. Акт КМ-3 как раз подтверждает разницу между показаниями фискальной памяти ККМ и фактической выручкой.

Дополнительно вы можете попросить кассира написать объяснительную записку в произвольной форме, в которой он укажет причину допущенной ошибки. Эту записку также приложите к акту КМ-3 . И хотя налоговики не имеют права требовать обязательного наличия такого документа, поскольку пункт 4.3 Правил № 104 не содержит подобных указаний, на практике они иногда это требование предъявляют. Поэтому, чтобы избежать споров с инспекторами, вы можете подготовиться заранее.

Снимите копию с чека и подклейте его

Получив от кассира чек, погасите его, то есть поставьте штамп «Погашено». А затем, чтобы не потерять, наклейте на лист бумаги, приложите к акту КМ-3 и храните вместе с другими кассовыми документами за эту дату не менее пяти лет (п. 11 постановления Правительства РФ от 30.07.93 № 745). Также желательно снять копию с кассового чека и приложить ее к акту КМ-3 вместе с оригиналом. Дело в том, что чеки печатают на термобумаге, которая со временем полностью обесцвечивается, поэтому, чтобы избежать претензий налоговиков, лучше подстраховаться.

Кассир оформляет журнал кассира-операциониста

После того как ваш кассир снимет Z-отчет, проследите, чтобы он правильно заполнил все графы в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4). А именно: в графу 10 «Сумма выручки за рабочий день (смену)» необходимо, чтобы он записал всю выручку за день так, как отражено у вас в Z-отчете. В графу 11 «Сдано наличными» кассир впишет сумму уже за минусом данных по ошибочному чеку. А в графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» кассир впишет как раз сумму по чеку с ошибкой.

В учете отразите фактически полученную выручку

Когда вы будете оформлять приходный кассовый ордер на сумму дневной выручки, из суммы по Z-отчету вычтите данные по ошибочно пробитым чекам. Тогда вы оприходуете в кассу компании именно ту сумму денег, которая фактически получена. Расходный кассовый ордер на неверную сумму оформлять не нужно.

В бухгалтерском учете будут проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— поступили средства от покупателей;

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90
— отражена выручка от продажи товаров.

Пример
В ООО «Салют» кассир-операционист А.К. Маслова 12 марта 2014 года, работая на кассовом аппарате АМС-100К, случайно выбила чек на сумму 7000 руб. вместо чека на сумму 700 руб. Ошибочный чек она оставила у себя и поставила на него штам «Погашено». А покупателю выбила новый на верную сумму.
Кассир заполнила акт КМ-3, в котором, помимо нее, подписи поставили генеральный заведующая отделом, старший кассир, а также главный бухгалтер. Заполненный образец акта КМ-3 ставлен далее.
Далее А.К. Маслова отнесла акт КМ-3 вместе с чеком № 00501 в бухгалтерию.
В конце смены кассир-операционист сняла Z-отчет, наличная выручка по отчету с гашением составила 123 000 руб. Затем А.К. Маслова заполнила журнал по форме КМ-4, в котором:
— в графу 10 — записала сумму 123 000 руб.;
— в графу 11 — 116 000 руб. (123 000 руб. - 7000 руб.);
— в графу 15 — 7000 руб.

Каждый человек хоть один раз в жизни возвращал, купленный в магазине товар, так как в процессе своей жизнедеятельности совершается множество операций купли-продажи. Как правило, каждая такая операция имеет документальное подтверждение – это может быть договор или расходная накладная, товарный чек. Однако не всегда купленный предмет полностью устраивает нас в связи с выявленным браком или другими нюансами (размер, цвет, комплектация), то такой товар мы имеем полное право поменять или обратно вернуть продавцу. Но для этого необходимо, в первую очередь, чтобы купленный продукт сохранил свою товарную форму и другие потребительские свойства.

У покупателя по закону есть 14 дней после покупки, чтобы поменять или возвратить обратно израсходованные деньги. Данное право гарантировано каждому гражданину Российской Федерации согласно Закону «О защите прав потребителей» от 07 февраля 1992 годом под номером 2300- I (далее Закон № 2300- I).

Я думаю, многие согласятся, что современные условия глобальной компьютеризации несколько оттеснили документальные носители. Таким образом, очень много людей не заботятся о сохранности полученного документа при приобретении какого-то продукта (мы считаем его одноразовым). Это конечно не совсем хорошо, но и не так уж страшно! Просто необходимо помнить, что наличие документа, подтверждающего покупку значительно упростить процедуру возврата или взаимозамены товара.

Как уже упоминалось выше, товар возвращать в магазин можно только в течение 14 календарных дней (как с чеком, так и без него), но при этом он должен отвечать основным требованиям Закона № 2300- I от 07 февраля 1992 года, а именно:

у товара должны отсутствовать признаки употребления;
высокий уровень товарности товара по внешнему признаку;
сохранность первоначальных потребительских свойств;
сохранность пломб и фабричных ярлыков;
документ, подтверждающий оплату (кассовый или товарный чек).

Рассмотрим вариант, когда товару присущи все выше изложенные требованием, кроме как наличие товарного чека.

Как вернуть товар в магазин без чека: пошаговая инструкция

Статья 25 Закона № 2300- I гласит, если нет товарного чека или другого документа, подтверждающего факт покупки, то можно предоставить инструкцию или тех паспорт продукта. Главное, чтобы в этих документах содержалась информация о продавце и дате покупки данного продукта. Следовательно, эти документы также являются доказательной базой при возврате товара в магазине.
В случае отсутствия каких-либо документов нет, которые могли бы подтвердить факт покупки, то можно прибегнуть к свидетельским показаниям человека, участвовавшего в покупке товара. В качестве свидетеля может выступить даже сам продавец товара. Что интересно, второй вариант срабатывает очень часто, если конечно Вы имеете дело с честным работодателем.
Нужно написать заявление (два экземпляра).
С этим заявлением, где приобретался продукт, обращаетесь к продавцу-консультанту, который непосредственно занимается обменом и возвратом товаров. Так как нет товарного чека, то не забудьте пригласить с собой Вашего свидетеля данной «сделки». Одно заявление отдаете продавцу-консультанту, а на другом потребуйте поставить расписку, где будет указана текущую дату приема заявления, должность, ФИО продавца, его подпись.

Пример заявления на возврат надлежащего товара без чека

Форма заявления должна соответствовать следующим требованиям:

Текст заявления начинается с названия и других реквизитов магазина, где были приобретены продукты. Для этого, возможно, Вам потребуется даже посетить данный магазин и уточнить его реквизиты, обычно они указываются в товарном чеке. Также обязательно нужно указать свое фамилию, имя и отчество, а также мобильный телефон или почтовый адрес.
С заглавной буквы посредине пишите слово «Заявление».
Текст заявления должен быть информационного характера: что приобреталось, когда и за сколько. Обязательно нужно указать причину возврата: цвет, внешние параметры, форма, функциональность.
В конце документа обязательно укажите, на какой аналогичный товар Вы готовы обменять свое приобретение (его параметры, цвет, комплектацию и прочие). Обратите внимание, если в магазине нет товара, на который Вы готовы поменять свой купленный продукт, то можете требовать деньги обратно!
В конце документа указывается дата и подпись.

Отметим, что данный список причин возврата специально словесно обобщен и поэтому прописывать иные нюансы крайне не рекомендуется. Поскольку эти причины обобщены, то их без труда можно отыскать в любом другом продукте. Интересно, но причиной возвращения товара может быть даже разочарованность в данном продукте и что он недостоин потраченных денег. Можно также указать наличие технического паспорта или инструкции.

Нюансы, которые нужно знать!

Заметьте, что кроме выше изложенного продавец может потребовать от Вас посмотреть Ваш паспорт, и написать заявление об утрате чека (паспорт нужен для бухгалтерии, а заявления – может быть обязательной процедурой данного магазина). Важно, если Вы даже не имеете при себе паспорта, то продавец все равно обязан, принят от Вас товар.

Итак, если все выше изложенные требования были соблюдены, то магазин должен обменять Вам дынный продукт или вернуть ваши деньги. Иногда нужно даже обратиться за помощью в общество по защите прав потребителя, и написать исковое заявление на продавца. Следует отметить, что не все товары можно обменять или вернуть, их перечень указан в Постановлении РФ от 19 января 1998 года № 55.

Какие действия при покупке бракованного товара?

Если Вам достался низкосортный или испорченный товар, то Вы тоже можете совершить ряд действий:

обменять его;
потребовать устранить недостатки;
вернуть деньги обратно;
уменьшить цену товара в связи с выявленным браком и получить обратно часть денег;
возместить деньги, потраченные на устранение брака.

Опять же, если нет документа, подтверждающего факт покупки, то это не есть основанием отказать в возврате продукта или удовлетворении других требований, которые указывались выше, что гласит п. 5 ст. 18 Закона № 2300- I.

Пошаговая инструкция возврата браковочного товара без чека

1. Для возврата товара без чека составляется претензия. Форма претензии:

«шапка» опять начинается с названия продавца-магазина и ваших персональных данных (можно указать даже паспортные данные).
далее с заглавной строки пишется слово «Претензия».

– в тексте указывается, что и когда приобреталось и какие претензии по данному продукту имеются. В связи с отсутствием товарного чека, можете указать фамилию, имя, отчество Вашего свидетеля, который готов подтвердит факт покупки данного товара.

укажите Ваши требования относительно браковочного товара, о которых писалось выше.
текущая дата и подпись.

2. Составленную претензию и свидетельские показания необходимо представить продавцу.

Интересно, претензия может составляться не только на продавца товара, но и на изготовителя и или даже импортера.

Итак, любой неугодный Вам товар можно возвратить или поменять. Помните об этом и будьте настойчивы, так как закон на Вашей стороне!

От ошибок, в том числе при обращении с ККТ, никто не застрахован. Вам нужно ознакомиться с данной статьей, чтобы знать, как обезопасить себя от последствий в случае, если вы пробили кассовый чек с ошибкой.

Из этой статьи вы узнаете:

Порядок действий бухгалтера, если чек ККТ пробит с ошибкой
Штрафы за неоприходование выручки
Как составить акт по форме КМ-3

Ошибки в чеке ККТ

Если чек ККТ пробит с ошибками, прежде всего попросите кассира составить акт «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» по форме КМ-3. Заберите неверный чек вместе c актом в бухгалтерию. Проследите, чтобы ваш кассир правильно заполнил журнал кассира-операциониста (форма КМ-4), в котором ему нужно указать сумму по ошибочному чеку в графе 15.

Ошибочно пробитый чек означает, что деньги по нему в кассу фактически не поступили. Проверяющие могут посчитать подобные средства неоприходованной выручкой, поскольку сумма отражена в фискальной памяти вашей ККМ. За неоприходование кассовой выручки юридическое лицо могут оштрафовать на 40 000-50 000 руб., а руководителя организации на 4000-5000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ. Соответственно задача бухгалтера - проследить за тем, чтобы кассир правильно оформил документы к ошибочному чеку, чтобы не дать повода кому-либо считать неполученную выручку сокрытой.

Правила оформления документов в отношении неверно выбитых чеков прописаны в пункте 4.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Минфином России 30.08.93 № 104 (далее - Правила № 104). Итак, рассмотрим по порядку, что же нужно сделать.

Кассир должен оформить акт

В конце смены попросите кассира в одном экземпляре составить акт по форме КМ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 (далее - акт КМ-3). В акте КМ-3 указывают номер ошибочного чека и его сумму в графах 4 и 5 соответственно. Подписывают документ кассир-операционист, старший кассир, заведующий отделом (секцией), а также руководитель предприятия. Лучше, если также свою подпись поставит и главный бухгалтер. Поскольку именно он является ответственным за ведение кассовой книги и соответственно за полнотуоприходования выручки в кассу организации (п. 2.6 Положения о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П).

Поскольку деньги по ошибочному чеку не были получены, возвращать их кому-либо не нужно. Акт КМ-3 как раз подтверждает разницу между показаниями фискальной памяти ККМ и фактической выручкой.