36. Правила выдачи денежных средств под отчет и оплаты расходов по командировкам
Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством РБ.
Под отчет суммы выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации, предпринимателя отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.
Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования организации, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверении, подписанное руководителем организации и скрепленное печатью. Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.
Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
После возвращения из командировки работник в течение трех дней об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.
Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере оплаченных счетов (квитанций). Когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги (предоставление проживающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), то они также подлежат возмещению. Если же в стоимость номера (места) включена стоимость завтрака, суточные возмещаются командированному в размере 70 % от установленной нормы.
В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке.
37. Синтетический учет подотчетных сумм. Порядок составления и сроки предоставления авансовых отчетов.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведут на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 по своей структуре активно-пассивный. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности по выданному авансу, а кредитовое сальдо – сумму кредиторской задолженности перед подотчетными лицами в случае перерасхода выданного аванса.
Аналитический учет ведут по каждому работнику, получившему деньги в подотчет на основании кассовых отчетов и авансовых отчетов. В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.
Бухгалтерские записи по выдаче и возврату подотчетных сумм:
1. Выданы деньги под отчет из кассы Д-т 71 К-т 50
2. Возвращены не использованные подотчетные суммы в кассу Д-т 50 К-т 71
3.Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 следующими проводками: К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами", Д-т сч. 10 "Материалы"; Д-т сч. 20 "Основное производство; Д-т сч. 44 "Расходы на реализацию; Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"; Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей.
Порядок составления и сроки предоставления авансовых отчетов.
Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам.
Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до 3 дней. Список работников, имеющих право получать деньги под отчет, определяется приказом руководителя предприятия в начале года. В течение 3-х дней лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия.
После возвращения из командировки работник в течение 3-х дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. Об использовании денежных средств составляется авансовый отчет . К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.
Сданный командированным авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером и руководителем организации. Бухгалтер против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета.
В случае непредставления в установленный срок авансовых отчетов или невозврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из зарплаты работников в установленном порядке.
Сотрудник, которому организация предоставила под отчет денежную сумму, обязан отчитаться по ней в рамках установленного срока. Точные сроки сдачи авансового отчета зависят от множества факторов. Рассмотрим их более подробно.
Когда нужно предоставить отчет?
Единственным законодательным актом, регламентирующим срок предоставления сотрудником отчета по потраченным деньгам, является Указание Банка РФ №3210-У, по которому он составляет 3 рабочих дня.
Однако в акте не указано, с какого именно дня необходимо начинать отсчет. Поэтому нередко возникает ошибка при учете авансовых средств, которая заключается в отсчете этой даты со дня выдачи денег. На самом деле трехдневный срок предоставления авансового отчета начинается:
- С рабочего дня, следующего после даты, указанной в заявке на выдачу средств. Эту дату указывает работник в рамках заявления на аванс. Если в рамках заявки дата подтверждена руководителем организации, то она является официальной. И именно в течение трех рабочих дней после ее наступления сотрудник должен предоставить отчет по израсходованным деньгам.
- С момента, когда сотрудник вышел на работу. Например, в течение трех рабочих суток после его возвращения из командировки, отпуска, больничного. Это правило также действует, если срок предоставления в бухгалтерию авансового отчета совпал с выходными или государственными праздниками. Предоставить отчет по заявке работник обязан в течение не календарных, а рабочих дней.
Нюансы
В Указании Банка, речь о котором шла выше, три дня определены как максимальный срок предоставления отчета в бухгалтерию компании. При этом сотрудник вправе предоставить его и раньше: даже задолго до наступления даты, которая указана в заявке на выдачу авансовых денег.
Строгих ограничений, касающихся срока, на который кассовые деньги выдаются работнику, нет. Это может быть рабочий день, месяц, год. Главное, чтобы руководитель утвердил этот срок в соответствующем приказе.
При этом на юридическое лицо или предпринимателя возлагаются следующие обязанности:
- обеспечить сохранность выданных средств в случае ведения кассовых операций, а также при их перевозке и хранении;
- утвердить сроки и правила инвентаризации: необходимо для установления факта наличия денег в кассе.
Таким образом, если сроки сдачи авансового отчета довольно длительные, то необходимо обеспечить мероприятия по контролю за выданными сотруднику деньгами. Один из методов контроля за подотчетными суммами, выданными на длительный срок: периодически принимать у сотрудника документацию, подтверждающую текущие расходы на реализацию производственной задачи. Подобный контроль обговаривается заранее и фиксируется в приказе в рамках внутренней отчетности предприятия.
Еще один нюанс: не всегда режимы работы сотрудника, получившего деньги, и бухгалтера (или руководителя) совпадают. Возникает вопрос: какие именно 3 рабочих дня считать крайними сроками сдачи авансового отчета в бухгалтерию в этой ситуации?
В таком случае опираемся на следующее:
- Согласно законодательству, отчет должен быть сдан бухгалтеру, главбуху или руководителю, выполняющему функции бухгалтера.
- По умолчанию, сдать документ необходимо в 3-х дневный срок с даты получения работником аванса или с момента его выхода на работу.
Учесть оба эти требования при различиях в графике работы сотрудников сложно, поэтому необходимо заранее предусмотреть порядок предоставления отчета в соответствующем Положении о подотчетных лицах. Как правило, его составляет бухгалтер, и утверждает руководитель.
Поэтапный отчет по выданным средствам
Тем же Указанием Банка под номером 3210-У регламентирован поэтапный отчет по средствам, выданным сотруднику:
- Сдача авансового отчета. К нему должны быть прикреплены документы, которые подтверждают факт расходов.
- Выявление ошибок и несоответствий в отчете, проверка правильности его заполнения.
- Передача документа руководителю и его утверждение подписью.
В процессе проверки может быть выявлено несоответствие приложенной документации нормам. При подозрении на поддельность документации или отсутствии в ней нужных реквизитов бухгалтер или руководитель могут потребовать у сотрудника заменить эти документы или написать объяснение по поводу их несоответствия требованиям действующего законодательства.
Когда руководитель организации утвердил отчет, проводка завершается, и остаточная сумма (при ее наличии) вносится в кассу.
Сроки оформления авансового отчета по неизрасходованным суммам
Иногда деньги, предоставленные лицу под отчет, не были им израсходованы даже частично. Необходимо ли в этом случае составлять отчет?
Право обязывать сотрудника предоставлять авансовый отчет по неизрасходованным средствам предоставлено руководителю организации. На этот счет четких указаний нет, поэтому только руководство решает, обязывать ли сотрудника отчитываться по таким средствам или нет.
Однако налоговые органы могут предъявить претензии в случае отсутствия авансовых отчетов даже по неизрасходованным средствам. Поэтому лучше составлять отчет вне зависимости от факта затрат или его отсутствия.
При этом сроки представления авансового отчета также составляют 3 рабочих дня с момента выдачи средств, возвращения работника из командировки или других точек отсчета, установленных в приказе.
Отчет по перечисленным на карту средствам
Денежные средства, необходимые для реализации задач компании, могут перечисляться на банковскую карту подотчетного сотрудника. При этом карта может как принадлежать ему, так и быть корпоративной – выпущенной от имени компании специально для таких целей. В какие сроки отчитываемся и сдаем авансовый отчет в этом случае?
Что касается сроков составления авансового отчета при перечислении служебных денег на карту, четких законодательных требований на этот счет нет. В Указании №3210-У отражены только правила работы с наличными деньгами (банкнотами и монетами РФ), и ни один пункт не отражает отчетность по безналичным средствам.
Таким образом, предприятие в лице руководителя само принимает решение о сроках, в которые сотрудник обязан отчитаться по авансовому отчету. Как правило, практикуется порядок, регламентирующий работу с наличными подотчетными деньгами. Вся специфика отчетов прописывается в приказах и других документах внутренней отчетности юрлица.
36. Правила выдачи денежных средств под отчет и оплаты расходов по командировкам
Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством РБ.
Под отчет суммы выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию организации, предпринимателя отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.
Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования организации, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверении, подписанное руководителем организации и скрепленное печатью. Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.
Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
После возвращения из командировки работник в течение трех дней об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.
Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере оплаченных счетов (квитанций). Когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги (предоставление проживающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), то они также подлежат возмещению. Если же в стоимость номера (места) включена стоимость завтрака, суточные возмещаются командированному в размере 70 % от установленной нормы.
В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке.
37. Синтетический учет подотчетных сумм. Порядок составления и сроки предоставления авансовых отчетов.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведут на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 по своей структуре активно-пассивный. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности по выданному авансу, а кредитовое сальдо – сумму кредиторской задолженности перед подотчетными лицами в случае перерасхода выданного аванса.
Аналитический учет ведут по каждому работнику, получившему деньги в подотчет на основании кассовых отчетов и авансовых отчетов. В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.
Бухгалтерские записи по выдаче и возврату подотчетных сумм:
1. Выданы деньги под отчет из кассы Д-т 71 К-т 50
2. Возвращены не использованные подотчетные суммы в кассу Д-т 50 К-т 71
3.Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 следующими проводками: К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами", Д-т сч. 10 "Материалы"; Д-т сч. 20 "Основное производство; Д-т сч. 44 "Расходы на реализацию; Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"; Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей.
Порядок составления и сроки предоставления авансовых отчетов.
Подотчетные суммы - денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие хозяйственные расходы по командировкам.
Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок до 3 дней. Список работников, имеющих право получать деньги под отчет, определяется приказом руководителя предприятия в начале года. В течение 3-х дней лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия.
После возвращения из командировки работник в течение 3-х дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. Об использовании денежных средств составляется авансовый отчет . К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.
Сданный командированным авансовый отчет с приложенными оправдательными документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером и руководителем организации. Бухгалтер против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета.
В случае непредставления в установленный срок авансовых отчетов или невозврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из зарплаты работников в установленном порядке.