Показатель о среднесписочной численности (ССЧ) наемных работников у ИП является отчетным для налоговой. Поэтому они обязаны представлять сведения за каждый календарный год или другой отчетный период с помощью унифицированной формы. Форма для сдачи была утверждена Приказом ФНС в 2007 г.
На основании указанных сведений в зависимости от количества сотрудников ИП будет обязан сдавать другую отчетность в электронном виде или на бумажных носителях, если их меньше 25 человек. В другом случае ИП подает отчет, если закрывает бизнес.
На основании подаваемых сведений НС сможет рассчитать размер обязательных взносов в ПФ и другие, предоставить ИП льготы, проконтролировать его деятельность в отношении соблюдения требований НК.
Под численностью работников понимается количество сотрудников, которые в течение отчетного периода были наняты ИП (организацией) для работы на основании трудового соглашения. Подавать данные законодатель обязал СХД в 2007 г. Но предприятия были обязаны сдавать отчет не только по результатам работы, но и при открытии, после проведения реорганизации, ликвидации.
ИП после регистрации предоставлять отчетность было не нужно. С начала 2019 г. предприниматели были освобождены от представления отчетности. Но касается это только тех случаев, когда в отчетном периоде среднесписочная численность ИП без работников равна нулю.
Когда ИП осуществляет деятельность самостоятельно или привлекает компаньонов, членов семьи, с которыми не заключает трудовые договоры, т. е. официальных работников у него нет, считается, что ССЧ равна нулю. В период до 2019 г. ИП даже при отсутствии трудовых отношений с наемными работниками был обязан сдавать в территориальное отделение форму с нулевыми показателями.
В данной ситуации есть нюансы, например, существуют определенные категории сотрудников, которых требуется включать в ССЧ, а других нет. По факту может оказаться, что у ИП числятся работники, но включать их в отчет не нужно, а значит и не следует его подавать.
Главные нюансы
Независимо от того, надлежит за отчетный период отчитаться перед налоговой ИП или нет, следует знать об основных правилах подачи сведений, которые предусмотрены законодателем.
Общие формальности
В 2019 году за отчетный период 2019 года сведения о среднесписочной численности (ССЧ) сдают только СХД, которые привлекали в это время наемный труд и оформляли трудовые отношения соответствующими документами, что указано в НК, в ст. 80, в п. 3.
Для своевременной подачи необходимо соблюдать сроки, предусмотренные законодателем, – до 20 января года, следующего за отчетным. При ликвидации предпринимательской деятельности не позднее даты официального закрытия. Бланк отчетности остается прежним и штрафные санкции за несвоевременную подачу тоже.
В форму вносится информация о:
- КПП предпринимателя;
- личных данных;
- коде НС, куда подается отчет;
- данных сотрудников;
- дате заполнения.
Основные правила
Для подачи отчетности, содержащей список сотрудников, которых больше 25, ИП потребуется воспользоваться телекоммуникационным каналом связи, в другом случае представить ее на бумаге.
Основные правила представления отчетности в территориальное отделение НС, где зарегистрирован СХД, относятся ко всем:
- Предприятия сдают отчет в обязательном порядке, ИП только при наличии наемных работников.
- При подаче отчета с ошибкой, которая будет обнаружена впоследствии СХД, ему нужно сдавать уточненную форму, т. е. фактически новый отчет, чтобы избежать штрафных санкций.
- Отчет сдается независимо от того, были в течение года изменения в штатном расписании или нет.
- ИП сдают отчеты по месту прописки, где зарегистрированы в НС. Предприятия вместе с их подразделениями, которые могут быть на выделенном балансе, подают по месту регистрации юрлица.
- Если отчет подается на бумажном носителе, то его представляет руководитель предприятия, сам ИП, или доверенное лицо. На экземпляре СХД сотрудник НС ставит отметку о сдаче. Разрешается также отчет отправлять по почте.
- Данные о сотрудниках не округляются в предварительных расчетах, следует округлять только итоговую цифру.
В чём проблема отсеивания данных
Почему предприниматель не может включать в подаваемые сведения себя, потому что он:
- не имеет права заключать с самим собой трудовое соглашение для привлечения к наемному труду;
- не может сам себе назначать зарплату за труд;
- открывает бизнес для получения прибыли, что не является трудовой деятельностью, за которую выплачивается денежное вознаграждение (ГК, ст. 2).
Но есть ситуации, оговоренные законодателем, когда индивидуальный предприниматель обязан себя лично включить в ССЧ сотрудников, независимо от того, есть другие или нет, а значит подать отчет.
Например, когда он предоставляет услуги:
- бытовые;
- ветеринарные;
- по ремонту;
- розничной торговли (разносит или развозит товары).
В этом случае ИП включает себя в качестве отдельной единицы в число сотрудников, а затем рассчитывает налоги, взносы. Для налогового вычета он может применить фиксированный платеж, который оплачивает за себя. Но, как только он примет на работу сотрудника (заключит трудовой договор), то право на такой вычет он потеряет.
Формулы подсчёта среднесписочной численности ИП без работников
Для расчета годовой ССЧ необходимо использовать ежемесячные показатели, они суммируются и делятся на количество месяцев в году:
ССЧ (годовая) = (ССЧ (1 мес.) + ССЧ (2 мес.) + … + ССЧ (12 мес.)) / 12
В знаменателе формулы цифра «12» может быть изменена, если СХД начал работу в середине отчетного периода, или трудился с перерывами. Количество месяцев в году, применяемое в формуле, зависит от конкретного количества отработанных за данный период.
Для расчета ССЧ за месяц сотрудники, отработавшие полный рабочий день (ПРД), должны быть разделены на количество дней в конкретном месяце (28, 29, 30 или 31):
ССЧ (месячная для ПРД) = кол-во сотрудников, отработавших ПРД / кол-во дней в месяце
Необходимо учитывать всех сотрудников, которые числятся по штатному расписанию, исключение составляют некоторые категории работников.
В отношении календарных дней следует сказать, что к ним относятся все:
- рабочие;
- нерабочие (выходные, праздничные).
Сотрудники, которые в отчетном периоде работали неполный рабочий день (НПРД), также учитываются для расчета, но их ССЧ рассчитывается по иной формуле:
ССЧ (месячная для НПРД) = кол-во отработанных часов / кол-во часов трудового дня / кол-во рабочих дней в месяце
В этом случае расчеты придется делать для каждого сотрудника в отдельности, потому что они могли трудиться разное количество дней в месяце и часов в течение рабочего дня. Рабочие недели могут быть также разными, например, 5 или 6 рабочих дней. Рабочий день может длиться 8, 6 или 4 часа.
Для расчета ССЧ за месяц наёмные сотрудники, которые трудились ПРД и НПРД, должны быть просуммированы:
ССЧ (месячная) = ССЧ (месячная для ПРД) + ССЧ (месячная для НПРД)
Подобные расчеты можно производить вручную, но для большей точности необходимо пользоваться специальным программным обеспечением. Если у ИП трудится 1–2 работника, то имеет смысл рассчитывать все вручную.
Прочие детали работы с цифрами
При расчетах за месяц, квартал или год обязательно какие-то цифры будут дробными.
Законодатель разрешает их округлять, используя простые правила математики, например, когда после запятой стоит цифра:
Другой пример, у ИП работают сотрудники на 1,25 или 1,5 ставки, то каждого в отдельности учитывают, как одного человека.
Важные замечания
Для расчета данных для отчета необходимо знать, каких сотрудников следует учитывать, а каких нет. Также необходимы другие показатели, учитываемые для формулы.
Кого учитывают, а кого нет
Среднесписочная численность ИП без работников будет нулевой, если по закону ИП нельзя включить некоторых сотрудников в число работавших, в отчетном периоде. Включаются в список сотрудники, с которыми ИП заключил трудовой договор на выполнение постоянных, временных или сезонных работ.
Учитывать необходимо и отсутствующих на работе (заболевших, командировочных, отпускников, находящихся на учебе без отрыва от производства, прогуливающих рабочий день, др.).
| № п/п | Не следует учитывать для расчета ССЧ сотрудников |
| 1. | Являются внешними совместителями |
| 2. | Заключили с работодателем . |
| 3. | Являются ИП, основателями данного бизнеса, и не получают зарплату. |
| 4. | Находятся в декретном отпуске или по уходу за ребенком. |
| 5. | Сдают экзамены для поступления в ВУЗ и взяли отпуск без сохранения зарплаты. |
| 6. | Командированы для работы в другой организации или заграницей, если за ними не сохраняется выплата зарплаты. |
| 7. | Находятся на учебе с отрывом от производства и получают стипендию. |
| 8. | Подали заявление на увольнение, или те, кто прекратил работу, но не предупредил работодателя. |
| 9. | Заключили ученический договор и будут во время учебы получать стипендию. |
| 10. | Взяли неоплачиваемый . |
| 11. | Работают адвокатами. |
| 12. | Являются военнослужащими. |
В отношении совместителей необходимо сказать, что в отчёт внутренние, работающие у ИП на 1,5–2 ставки, учитываются как один человек. Но расчет ССЧ по ним производится, как для сотрудников, работающих неполный рабочий день, т. к. по количеству часов в месяц они перерабатывают норму.
Внешние не учитываются, т. к. числятся на основном месте работы. Учет тех, кто трудится неполный рабочий день (НПРД) или 2–3 дня в неделю производится пропорционально времени, которое они фактически отработали.
Как её определить
Для расчета итоговых данных по ССЧ можно пользоваться таблицами
Таблица 1:
Таблица 2:
Таблица 3:
Таблица 4:
Таблица 5:
Образец для расчета вручную ССЧ сотрудников можно найти в интернете.
Способы, ответственность и штрафы
СХД сдают отчетность независимо от системы налогообложения, которую они применяют. Если в течение календарного года было создано предприятие, то за отчетный период они сдают форму 2 раза, после регистрации и по итогам года. ИП сдают 1 раз по итогам года в случае наличия наемных работников.
- 2017 г. за 2019 г.;
- 2018 г. за 2019 г.
Если ИП закрывает свою деятельность, то до даты закрытия он обязан сдать в налоговую и другие Фонды всю отчетность, в том числе и форму по ССЧ сотрудников, если она у него ненулевая.
Подача отчета разрешена:
- на бумажном носителе в 2 экземплярах;
- по почте, заказным письмом с уведомлением;
- в электронном виде при наличии электронной подписи.
Если СХД предоставить неверные сведения, то налоговая не оштрафует, а за несвоевременную подачу предусмотрен штраф в размере 200 руб. для ИП, но потом отчет подавать все равно придется. Когда сроки подачи отчетности нарушает предприятие, то штраф назначается в более крупных размерах – 300–500 руб.
Часто задаваемые вопросы
Самыми распространенными вопросами, которые задают СХД в отношении отчета по ССЧ работников, являются:
| Необходимо ли сдавать предпринимателю форму о ССЧ работников, если у него их нет? |
|
| Необходимо ли сдавать отчет ИП, если за все предыдущие отчетные периоды численность сотрудников не меняется? | Да, необходимо это делать каждый год, даже когда 2–3 года подряд фактически отчет дублируется. |
| Если справка о численности сотрудников не сдана вовремя, чем это грозит ИП? | Для ИП предусмотрены штрафные санкции в размере не более 200 руб. за каждый случай несвоевременной сдачи отчета. Если ИП намеренно откажется предоставлять отчетность, то налоговая имеет право увеличить размер штрафа до 500 руб. |
| Если ИП зарегистрировался и начал деятельность в середине года, как следует производить расчет количества сотрудников? |
|
ИФНС России как государственный контролирующий орган требует от индивидуальных предпринимателей разнообразные отчеты, чтобы анализировать общую ситуацию в сферах деятельности, относящихся к функционированию ИП. К подобной документации относится и отчет о среднесписочной численности, непредставление которого влечет за собой наложение штрафных санкций на предпринимателя со стороны налоговых органов. В статье мы рассмотрим как определяется среднесписочная численность ИП, какая формула расчета для ИП с работниками и без.
Сущность среднесписочной численности персонала
Сущность среднесписочной численности заключается в том, что просчитывается среднее количество всех сотрудников за предшествующий календарный год. Данный показатель необходим налоговым органам для того, чтобы понимать, какой документооборот должен быть организован с предпринимателем – электронный или бумажный. Напомним, что если среднесписочная численность работников превышает 25 человек, то организация обязана подавать все отчеты и вести переписку с контролирующими органами только в электронном виде через специализированные телекоммуникационные каналы связи.
Кроме годового срока отчет о среднесписочной численности необходимо подавать при создании либо реорганизации компании не позднее 20-числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли соответствующие изменения. Но это касается только ООО, когда запись о новой информации вносится в ЕГРЮЛ. Для индивидуальных предпринимателей такой обязанности не предусмотрено, то есть даже при внесении записи в ЕГРИП они не обязаны подавать отчет о среднесписочной численности.
Видео-справка “Расчет среднесписочной численности различного персонала”
Видео обучение по расчету среднесписочной численности сотрудников работающих на различных условиях: по трудовому договору, совместительству, сезонно т.д. Занятие проводит преподаватель сайта “Бухгалтерский и налоговый учет для чайников”, главный бухгалтер Гандева Н.В. Для просмотра урок онлайн нажмите на видео ниже ⇓
Особенности для ИП: среднесписочная численность с работниками и без них
До 2014 года все ИП обязаны были представлять в налоговые органы сведения о среднесписочной численности сотрудников, нанятых для выполнения каких-либо должностных обязанностей. Начиная с 2014 года такая обязанность отменена на законодательном уровне (ст.80 Налогового Кодекса РФ ). Таким образом, сдавать сведения обязаны только те индивидуальные предприниматели, которые привлекали сотрудников на основании трудовых договоров.
Если, к примеру, предприниматель использует труд членов своей семьи, при этом не оформляя трудовых отношений, то эти люди не используются для расчета среднесписочной численности. В таком случае при отсутствии нанятых сотрудников отчетность к сдаче не обязательна.
Итак, если деятельность зарегистрирована в качестве индивидуального предпринимательства, необходимо помнить о следующих моментах:
Подача сведений о среднесписочной численности для ИП
Сведения подаются в налоговые органы по месту регистрации ИП при помощи составления и представления отчета о среднесписочной численности, который составляется по специальной форме. Она утверждена приказом ФНС России, а, кроме того, имеется разработанный и официально утвержденный порядок заполнения формы документа. Отчет необходимо передать до 20-го января следующего года, который идет за отчетным годом, или же до 20-го числа месяца, идущего после месяца, в котором организация создана. Если количество сотрудников превышает 25 человек, отчет следует передавать в налоговые органы только через телекоммуникационные каналы связи, но никак не на бумажном носителе.
В том случае, когда сдача отчетности может быть произведена на бумажном носителе, необходимо предоставить два экземпляра документа: один для налоговой службы, второй – для предпринимателя. На экземпляре, принадлежащем ИП, сотрудник налоговых органов проставляет отметку о приеме с обязательным указанием даты приема документа и фамилии принявшего сотрудника.
Ответственность за непредставление сведений
Отчет о среднесписочной численности должен в обязательном порядке представляться в налоговые органы для обработки и проверки, иначе в противном случае к организации и ее должностным лицам применяются штрафные санкции. Они заключаются в следующем:
| Виновный субъект | Административная санкция |
| Юридическое лицо (налоговый агент) – непреднамеренное непредставление | В случае нарушения предусматривается штрафная санкция в размере 200 руб. за каждый не представленный документ |
| Юридическое лицо (налоговый агент) – непреднамеренное представление недостоверных сведений | В случае нарушения предусматривается штрафная санкция в размере 500 руб. за каждый ошибочный документ |
| Должностное лицо – непредставление документов или представление с неверной информацией | В случае нарушения предусматривается штрафная санкция в размере от 300 до 500 руб. за каждый не представленный или ошибочный документ |
Формулы расчета среднесписочной численности
Расчет среднесписочной численности организации не сильно сложен, он, тем не менее, иногда вызывает некоторые затруднения. Для этого рассмотрим пример расчета более детально.
Среднесписочная численность сотрудников за календарный год рассчитывается на основе среднесписочной численности сотрудников за календарные месяцы. При этом необходимо суммировать 12 полученных показателей и разделить на 12, то есть:
СрСЧ (год) = [ СрСЧ (январь) + СрСЧ (февраль) + СрСЧ (март) + СрСЧ (апрель) + СрСЧ (май) + СрСЧ (июнь) + СрСЧ (июль) + СрСЧ (август) + СрСЧ (сентябрь) + СрСЧ (октябрь) + СрСЧ (ноябрь) + СрСЧ (декабрь) ] / 12
Что касается среднесписочной численности за месяц, то она высчитывается путем суммирования всех сотрудников, которые полностью отработали весь месяц и деления полученного результата на количество календарных дней. Расчет выглядит следующим образом:
СрСЧ (месяц) = сумма всех сотрудников, полностью отработавших месяц / кол-во календарных дней
Даже если некоторые сотрудники находились в ежегодном отпуске, в командировке или болели, их все равно необходимо учитывать, поскольку они находятся в штате работников организации. В расчет не берутся те сотрудники, которые являются внешними совместителями, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, в отпуске за свой счет, оформленные по гражданско-правовым договорам, отправленные на обучение с отрывом от производства и получением стипендии, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
При расчете среднесписочной численности сотрудников в большинстве случаев получается дробный результат, который необходимо округлить до целого числа. Делается это по правилам математики:
- десятичный знак от 5 и больше округляется в большую сторону с прибавлением целой единицы;
- десятичный знак 4 и меньше округляется в меньшую сторону без прибавления целой единицы.
Если в организации имеются сотрудники, которые работают больше, чем на одну ставку, к примеру, на 1,25 или 1,5, они должны учитываться как один человек, то есть принимается к расчету 1-ца. Что касается сотрудников, работающих неполный рабочий день, то они учитываются пропорционально отработанному ими времени. При этом производится следующий расчет среднесписочной численности по сотрудникам, работающим неполный день:
СрСЧ (неполная занятость за месяц) = кол-во отработанных чел-час / продолжительность трудового дня / кол-во рабочих дней месяца
Продолжительность трудового дня также может быть различна для предприятий: стандартной считается 40-часовая неделя или 8-часовой рабочий день, но также может быть 20-часовая неделя и 4-часовой рабочий день и др.
В том случае, когда по каким-либо причинам индивидуальный предприниматель не вел производственную деятельность, за эти месяцы среднесписочная численность принимается равной 0.
Автоматизация учета
Расчет среднесписочной численности можно производить самостоятельно по представленной формуле, но для большей точности лучше использовать автоматизированную систему учета. Как правило, бухгалтерский учет осуществляется на основе программного обеспечения, в который включена функция и кадрового учета. С ее помощью можно получить более точный расчет, к которому не будет вопросов со стороны налоговых органов. Но если ИП привлекает к наемному труду всего нескольких сотрудников, нет смысла специально для формирования отчета приобретать дорогостоящее программное обеспечение – с данной задачей можно вполне справиться самостоятельно.
Пример расчета среднесписочной численности
ИП Харитонов Д.В. имеет в своем штате наемных сотрудников: 70 человек, один из которых в мае был в отпуске полный месяц, второй находится весь год в отпуске по уходу за ребенком, третий – в октябре весь месяц был в командировке, четвертый – в ноябре брал отпуск за свой счет на месяц.
Среднесписочная численность работников за весь год считается следующим образом:
СрСЧ (январь, февраль, март, апрель, июнь, июль, август, сентябрь, декабрь) = (70 – 1) * 9= 621 – человек в отпуске по уходу за ребенком не берется в расчет
СрСЧ (май) = 70 – 1= 69 – человек в ежегодном отпуске берется в расчет
СрСЧ (октябрь) = 70 – 1= 69 – человек в командировке берется в расчет
СрСЧ (ноябрь) = 70 – 1 – 1= 68 – человек в отпуске за свой счет не берется в расчет
Суммируя полученные результаты, рассчитываем среднесписочную численность за год:
СрСЧ (год) = (69 * 11 + 68) / 12 = 68,92
Путем округления получаем, что среднесписочная численность наемных работников в ИП Харитонов Д.В. за год составляет 69 человек.
Блиц ответы на 4 частозадаваемых вопроса о среднесписочной численности
Вопрос №1. Если у ИП нет наемных работников, нужно ли подавать сведения о среднесписочной численности?
Сведения о среднесписочной численности для ИП нужно подавать только в том случае, если он зарегистрирован в качестве работодателя, то есть использует наемный труд физических лиц. Если же ИП не имеет наемных сотрудников, он не обязан подавать в налоговые органы отчет о среднесписочной численности.
Хотя в законодательстве напрямую указано, что ИП, не нанимающие сотрудников, не обязаны подавать отчет о среднесписочной деятельности, возможно, имеет смысл сдать нулевой отчет или же подробно узнать в налоговой инспекции. Дело в том, что некоторые ИП отмечают такой факт: отчет не сдавали по причине отсутствия наемных работников, а налоговые органы выписывали им штраф за непредставление документов. Все это влечет за собой судебные тяжбы, поэтому необходимо заранее удостовериться в налоговой о необязательности представления отчета или же сдать его с нулевыми графами.
Вопрос №2. Если за прошедший годовой отчетный период среднесписочная численность не изменилась, нужно ли повторно сдавать отчет?
Да, отчет обязателен к сдаче за каждый год, даже если сведения в двух следующих друг за другом отчетах не изменились.
Вопрос №3. Что нам будет, если мы забыли сдать отчет о среднесписочной численности?
В обязанности любого индивидуального предпринимателя входит сдача различных отчетов в ИФНС по месту жительства. Важным показателем является количество работников организации. Не освобождаются от этого и ИП. Но у них может возникнут вопрос, может ли среднесписочная численность быть 0 человек, и как в этом случае отобразить информацию в отчете ССЧ?
Далеко не каждый предприниматель нанимает на работу кого-то. Некоторые предпочитают делать все самостоятельно, не привлекая иных лиц. Законодательство предполагает возможность не нанимать на работу персонал. Но сразу бизнесмен задается вопросом, какова же будет среднесписочная численность работников ИП без работников?
Такой вопрос вполне оправдан, ведь ИП может не знать, включать ему себя в число работников или нет. По общему правилу это делать не нужно по нескольким причинам:
- ИП не имеет полномочий принимать себя на работу по трудовому договору или назначать себе размер заработной платы;
- ИП – это формат бизнеса, предполагающий возможное наличие прибыли, а это не подпадает под понятие трудовой деятельности.
А это значит, что при отсутствии работников у ИП среднесписочная численность – 0 человек.
Когда ССЧ у ИП без работников не будет нулевой?
Иногда ИП все-таки указывают себя в качестве работников. Речь идет о ряде сфер, где для расчета размера налоговых отчислений используются физические показатели в виде количества сотрудников. Такая ситуация актуальна, например, в розничной торговле, ремонтных сервисах, при оказании бытовых услуг. В этих случаях численность среднесписочная по ИП без работников может быть равна единице.
Сдавать ли нулевой отчет ССЧ индивидуальному предпринимателю?
Чтобы определиться с тем, нужно ли сдавать ССЧ ИП, если у него нет работников, нужно внимательно изучить регулирующий этот вопрос документ. В НК РФ сказано, что сдачу такой документации осуществляют организации и ИП. Последних это касается только в случае наличия работников. А это означает, что среднесписочная численность работников может быть 0 у индивидуальных предпринимателей.
И если ИП не принял никого на работу, то и сдавать нулевую отчетность ему не нужно. Хотя ранее эти сведения отправлялись в ИФНС. Просто в отчете проставляли «0». В 2017 году эту обязанность сняли с ИП, не имеющих персонала.
Сдают ли ССЧ ООО без работников?
Вопрос о том, передается ли среднесписочная численность работников ООО без работников, тоже может появиться. Здесь также нужно руководствоваться НК РФ. В нем говорится о необходимости сдачи даже нулевого отчета юридическими лицами.
Некоторые эксперты и вовсе утверждают, что в ООО не может не быть работников, ведь там обязательно должен присутствовать генеральный директор, который подписывает договора и иные внешние и внутренние документы.
Как отразить нулевую численность в ССЧ ООО?
Необходимость сдачи нулевого отчета может породить другой вопрос – как заполнить среднесписочную численность ООО без работников? Все сведения отображаются в общем порядке, только в графе ССЧ проставляется ноль.
Сам отчет организация сдает за текущий год не позднее 20 января следующего года. Если юрлицо образовалось в текущем месяце, то дополнительно ему придется сдать еще один отчет до 20 числа следующего месяца.
Заключение
ИП нулевую отчетность по ССЧ не сдают, они освобождены от этой обязанности. А вот если в ООО нет работников, среднесписочная численность (даже равная 0) должна быть отображена в отчете и своевременно сдана в ИФНС по месту регистрации организации.
Малые и крупные предприятия обязаны отправлять в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников. Нужно ли сдавать ИП без работников такой отчет? Какие сроки отведены налоговым законодательством? Ответы – в нашей консультации.
Роль сведений
Отчет о среднесписочной численности – это документ, который включает показатель среднего количества сотрудников, работающих на коммерсанта в течение года. Цели его представления в ИФНС таковы:
- Возможность контролировать правомерность статуса экономического субъекта. Например, среднесписочная численность для ИП , владеющих маленькими фирмами, не может превышать 15 человек.
- Установить способ представления той или иной отчетности. Например, мелким организациям разрешено подавать 6-НДФЛ в бумажном или электронном виде, а крупным – только в электронном.
- Налоговикам проще контролировать страховые взносы в фонды.
Сроки подачи
Сведения о среднесписочной численности сотрудников нужно сдать в налоговую инспекцию не позднее 20 января 2018 года (включительно). Так сказано в п. 3 ст. 80 НК РФ. Этот отчет будет за 2017-й год, поскольку документ представляют раз в год.
Соблюдать требование о сроке обязаны все организации – ООО, ЗАО, ПАО и др.). Причем независимо от наличия или отсутствия работников.
Если процедура регистрации юрлица прошла совсем недавно, то отчет отправляют до 20-го числа месяца, который идет после месяца открытия.
Что касается бизнесменов, то сведения о среднесписочной численности работников ИП подают при условии, что:
- стоят на учете в качестве нанимателя;
- используют наемный труд.
К ним предъявляют аналогичное требование по сроку (кроме правила следующего месяца после создания/реорганизации).
Рассматриваемый отчет ИП сдают в ИФНС по месту жительства.
Подсчет: включается ли ИП в среднесписочную численность
Как правило, отчет составляют на основании табеля учета рабочего времени: суммируют количество присутствующих сотрудников за каждый рабочий день и полученный результат делят на количество календарных дней месяца. Затем данные по каждому месяцу делят на 12.
Обратите внимание:
- брать во внимание нужно только персонал на трудовом договоре;
- самого индивидуального предпринимателя включать в среднесписочную численность не нужно.
При составлении отчета о среднесписочной численности работников ИП не учитывают персонал, который:
- ведет трудовую деятельность за пределами РФ;
- переведен в другую организацию;
- работает по ученическому договору;
- находятся в декретных отпусках и др.
Когда нет персонала: сдают ли ИП среднесписочную
Нередко коммерсанты самостоятельно ведут свои хозяйственные дела, не нанимая людей или привлекая членов семьи (друзей) без заключения трудового договора. В этом случае сдавать рассматриваемый отчет не нужно. Аналогичное правило действует при заключении договоров только гражданско-правового толка.
Освобождение от сдачи среднесписочной по ИП без работников возможно на основании п. 3 ст. 80 НК РФ. Эта норма устанавливает круг лиц, которые обязаны сдавать в ИФНС отчет о среднем количестве персонала за год: ЮЛ и ИП, использующие наемный труд.
Таким образом, штраф за непредставление отчета или нарушение срока грозит только коммерсантам, которые заключали трудовой договор. ИП без работников среднесписочную численность за 2017 год не подают. Поэтому, в случае получения уведомления с подобным требованием нужно сообщить налоговикам об ошибке.
Есть такая очень интересная обязанность одновременно ООО и предпринимателей — раз в год сдавать сведения о среднесписочной численности работников за прошедший расчетный год. Только вот ИП сдают данный отчет, который кратко называют ССЧ, лишь при наличии работников в штате, а юр лица в любом случае. Также есть особенности сдачи таких бумаг при только что созданном ООО. А вот во всех особенностях списков для предпринимателей и организаций, а также сдают ли ССЧ ИП без работников — в этом мы еще разберемся в дальнейшем.
Первое, что нужно сделать вообще при любом разговоре о ССЧ, разобраться что же это за отчет такой. Среднесписочная численность работников в организации или при ИП — это есть та величина, которую требуется указывать при налогообложении и вообще учете в целом. По сути это такой список всех сотрудников, который содержит все данных о них и о их положении.
Сама же бумага создается и рассчитывается за один налоговый период. Соответственно, как можно легко понят — исходные данный берутся только за один этот же период. Обычно в бумаге всё ставится в датах начала и конца для удобства и простоты. То есть, если документ составляется за первый квартал 2018, к примеру, то учитываются лишь данный в данном году.
Теперь же необходимо разобраться в том, что вообще указывают в этой среднесписочной численности работников. Согласно указу Росстата от 22.10.2017 №227, по плану в документ включают вообще всех действительно принятых по трудовому договору сотрудников, в том числе даже самих учредителей компании, но лишь при получении ими заработной платы.
Сама же длительность трудового договора имеет минимальное значение, потому что указывают и тех, кто работает с основания компании, и тех, кто проводит первый рабочий день. Также важно понимать, что документ включает не только фактических работников, которые присутствовали в данный момент, но и тех, кто пропустил работу по весомым причинам.
Сам Росстат предоставляет сведения о включаемых видах сотрудников в среднесписочную численность на 2019-2018 гг.
Те, кто включаются в списочный состав:
- фактически явившиеся, в том числе и в дни простоя
- находившиеся в командировках, если сохраняется зарплата
- не явившиеся по болезни (на весь период листка нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности)
- находившиеся в отпусках по беременности и родам, а также по уходу за ребёнком
- находившиеся в отпусках (оплачиваемых и за свой счет)
- получившие день отдыха за выход в выходные или праздничные (нерабочие) дни
- имевшие выходной день по графику или за переработку рабочего времени
- принятые временно для замещения отсутствующих сотрудников
- не явившиеся по причине выполнения государственных или общественных обязанностей
- принятые на неполный рабочий день/неделю или на полставки
- надомники
- принятые с испытательным сроком
- сотрудники, имеющие специальные звания
- повышающие квалификацию или приобретающие новую профессию с отрывом от производства, если сохраняется зарплата
- направленные временно из других организаций, если на основном рабочем месте не сохраняется зарплата
- студенты на практике, если они зачислены на рабочие места
- находящиеся в учебном отпуске, если зарплата сохраняется частично или полностью
- обучающиеся в образовательных учреждениях и аспирантурах с полным или частичным сохранением заработка
- студенты, ушедшие в дополнительный отпуск, или поступающие для сдачи экзаменов, без сохранения заработной платы
- находившиеся в простоях по независящим от них причинам
- принимавшие участие в забастовках
- работавшие вахтовым методом
- иностранцы, находящиеся на территории России
- совершившие прогулы
- находившиеся под следствием до решения суда
И те, кто не включаются в список:
- внешние совместители
- принятые по договорам гражданско-правого характера
- подавшие заявление об увольнении и прекратившие деятельность до истечения срока предупреждения или без предупреждения администрации
- переведённые в другую организацию, если заработная плата на основном месте не сохраняется
- направленные за границу
- собственники организаций, не получающие зарплату
- индивидуальные предприниматели, т.к. они не могут заключить с собой трудовой договор
- члены кооператива, не заключившие трудовых договоров со своей организацией
- направленные на обучение с отрывом от производства, получающие стипендию за счет работодателя
- принятые по ученическому договору на профессиональное обучение с выплатой стипендии
- адвокаты
- военнослужащие при исполнении обязанностей военной службы
- привлечённые по договорам с госорганизациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы)
А вот для определения количества списочного состава в штате необходимо вести табельный учет на каждый день отчетного периода. Там же отмечать явки и неявки на работу по каким-либо причинам. Всё это тоже уже заранее предусмотрено Росстатом и форма установлена их же постановление от 05.01.2004 №1:
- Т-12 – универсальный вариант, который используется везде;
- Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.
Более того в табелях еще и есть время, которое отработал каждый из сотрудников предприятия. Для это же предусмотрены еще и специальные обозначения:
- Я — для дневного времени;
- Н — для ночного времени;
- С — для сверхурочных;
- К — для служебных командировок;
- ОТ — для ежегодных оплачиваемых отпусков;
- Р — для отпусков по беременности и родам;
- Б — для временно нетрудоспособности;
- НН — для неявки по невыясненным причинам.
Далее мы поговорим о самом учете сотрудников, численности штата, подсчетах в целом, а также о разнице для компании, предприятия и для вновь созданной организации. Потому как есть небольшое отличие в случае с ССЧ при открытии ООО.
Учет сотрудников
Как уже было сказано выше, необходимо обязательно вести полный учет всех сотрудников еще до начала создания среднесписочной численности. Потому как позже во время полноценной ССЧ, могут потребоваться абсолютно любые сведения, доступные о работниках, находящихся в штате.
Более того, будет куда проще указывать все данные о днях работы, пропусках, отпусках, внештатных ситуациях и подобном, если есть уже некий календарь с рабочими днями. Также неплохо было бы внести в работу небольшое видоизменение отметок рабочих дней, которое бы показывало кто, как и сколько работает для указания времени труда и сверхурочных, если они есть, конечно.
Расчет среднесписочной численности работников
Расчет ССЧ для ИП и ООО достаточно прост, ведь необходимо лишь посчитать всё за отчетный период. Цифры обычно уже заранее собраны в учет, поэтому всё, что остается подставить из и рассчитать формулу. А формула на деле не такая то и сложная, поэтому даже не потребует дополнительных усилий, кроме простейшей математики.
Итак, по указу всё того же Росстата № 772, формула имеет следующий вид:
СрЧ в данной формуле и есть среднесписочная численность, а значит СрЧ год — численность за год. Тогда получает, что остальные переменные с цифрами — это среднесписочные численности за каждый из месяцев года.
В свою же очередь, до перехода к году, необходимо еще рассчитать среднесписочную численность за каждый из указанных месяцев. Делается это тоже не сложно: необходимо лишь просуммировать списочную численность за каждый день, включая и праздники, и выходные, а потом лишь разделить на полное количество дней в данном месяце.
Тут же еще очень важно отметить одну интересную вещь — то, что несмотря ни на что, организации, которые созданы посреди года обязаны делить сумму не на количество месяцев фактической работы, а на все 12 месяцев года. Всё это также предписано указом Росстата № 772.
За месяц
А сейчас мы приведем подробный расчёт среднесписочной численности сотрудников условной ООО, чтобы было понятнее, как вообще действует механизм:
Под конец отчетного года среднесписочная численность компании составляла 10 человек. Но уже после новогодних выходных 11 января были приняты на работу еще дополнительные 12 человек, а прямо перед концом месяца, 30-го числа уволилось 5 человек. Итого, получается, что:
- с 1 по 10 января — 10 человек
- с 11 по 29 января — 25 человек
- с 30 по 31 января — 20 человек
Проводим подсчёты: (10 дней * 10 чел. = 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел. = 40) = 615/31 день = 19,8. Но, так как количество человек никак не может быть дробным, даже в бумагах, обязательно округляем – 20 человек.
Но что же делать, если рабочая сетка немного сложнее и работники за месяц наработали не так уж и много? Возьмем вариант с организацией, которая с 10 марта приняла на работу 25 человек, и до конца месяца состав никак не менялся.
Указания приводят немного другую формулу на данный случай: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце»
Получается, что теперь нужно считать по-другому: 22 дня * 25 чел.= 550. И вот тут как раз несмотря на то, что отработано только 22 дня, сумму надо делить на общее число календарных дней в марте, то есть на 31. Получаем 550/31 = 17,74, что округляется до 18 человек.
За квартал
Переходя к расчётам за квартал, надо прежде всего вспомнить всё схему расчёта. То есть перед началом любого расчет, будь то за квартал, полугодие или год — необходимо сначала посчитать каждый месяц, который входит в отчетный период.
Именно поэтому расчет за месяц указан так подробно, ведь по сути — это и есть основа всей среднесписочной численности. Но уж если с предыдущим разделом получилось ознакомиться вполне неплохо, то в принципе можно вспоминать нашу формулу:
- СрЧ год =(СрЧ 1 + СрЧ 2 +…+ СрЧ 12) / 12
Только вот единственное, что тут не совсем верно при данном этапе — это количество месяцев. Ведь квартал состоит из 3 месяцев, а значит и считать нужно сумму трех, деленную на три. Значит, получаем новую формулу специально под квартал:
- СрЧ квт =(СрЧ 1 + СрЧ 2 + СрЧ 3) / 3
Вот, теперь подставляя сюда все имеющиеся данные можно спокойно посчитать всё необходимое.
За год
А вот возвращаясь как раз к обсуждению среднесписочной численности за год, можно абсолютно также сказать, что подсчет изначально ведется за каждый месяц отдельно. А уже потом идет в применение та самая формула, о которой и был разговор:
- СрЧ год =(СрЧ 1 + СрЧ 2 +…+ СрЧ 12) / 12
Так что если отчетным периодом стоит год, особо волноваться не стоит. Необходимо всего лишь грамотно рассчитать каждый из 12 месяцев года.
Как округлить
Возвращаемся к теме, которая была затронута только частями — округление среднесписочной численности. Поэтому сейчас мы и поговори об этом отдельно, дабы не возникало прочих вопросов.
На деле же, то самое округление людей — обычное дело, ведь никак не укажешь в отчете, что работала половина человека или какая-то его часть. Так что люди всегда должны быть целыми, или же округленными.
Вот как раз таки округляется всё достаточно легко, ведь всё что нужно знать — это элементарная математика. И округляется всё также по простым формам. к примеру, дробь 0,4 (и все меньшие) будет округлена до нуля, а вот 0,5 уже до единицы и так далее.
Расчет для ПФР и ФСС
Также расчёт среднесписочной численности иногда может пригодиться в других сметах и отчетах. Вот как раз таки в Пенсионный Фонд России и Фонд Социального Страхования может потребоваться та же самая среднесписочная численность, так что было бы неплохо оставлять и при себе копии уже составленных отчетов на будущее.
Подводя итог, теперь можно спокойно говорить о таком понятии, как «среднесписочная численность» в отрыве от сложных механизмов внутри организации или еще где. А прочитав данную статью вообще становиться понятно в чем основной принцип и система работы ССЧ на практике.