Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Система электронного документооборота “Дело”
1. Назначение системы
2. Возможности системы
3. Пользовательский интерфейс
Заключение
1. Назначение системы
Система электронного документооборота «Дело» - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью - возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей. Специализируется в области автоматизации бизнес-процессов и процессов управления документами, создания электронных архивов управленческой, финансовой, проектной и конструкторской документации.
В ходе реализации проектов выполняет работу по внедрению, доработке, настройке систем, осуществляет интеграцию с существующими системами на предприятии.
Партнеры - надежные поставщики ИТ-решений, зарекомендовавшие себя не только среди российских клиентов, но и за рубежом:
Алее Софтвер.
Микроинвест.
Хоулмонт.
Электронные Офисные Системы.
Основные информационные системы:
Электронный документооборот.
Управление задачами и контроль исполнительской дисциплины.
Электронные архивы.
Товароучетные системы для ресторанов и магазинов.
Внедрение таких систем обеспечивает прозрачность процессов и позволяет повысить эффективность работы предприятия в целом.
2. Возможности системы
Система электронного документооборота «Дело» обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям, как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.
Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Позволяет работать с документами, как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами, как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов. Подсистема оказания государственных и муниципальных услуг на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания государственных и муниципальных услуг на всех уровнях - федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Также система «ДЕЛО» предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан».
3. Пользовательский интерфейс
Преимущества для руководителей различных уровней:
Быстрый поиск документов;
Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
Эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
Сокращение сроков подготовки и согласования документов;
Удобная работа над проектами документов;
Получение сводных отчетов и журналов;
Возможность делегирования полномочий;
Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс.
4. Организация работы в сфере «Дело»
Основная функция «Дело»:
Обеспечить полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа с входящими и исходящими документами:
Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции;
Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП;
Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации;
Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям;
Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам;
Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов;
Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение;
Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб;
Управление доступом к документам;
Создание и хранение шаблонов документов;
Обеспечение информационной безопасности.
Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.
Заключение
«ДЕЛО» - первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ. Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.
В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО». Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
автоматизация делопроизводство товароучетный
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Делопроизводство бумажных и электронных документов. Современные системы электронного документооборота и системы автоматизации классического делопроизводства. Создание безбумажного делопроизводства в загруженных участках управленческой деятельности.
курсовая работа , добавлен 08.12.2010
Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.
курсовая работа , добавлен 17.07.2013
Принципы автоматизации и типы архитектур систем учета электронного документооборота. Бизнес-процессы в среде "1С: Предприятие 8". Структура информационной базы электронного документооборота деканата. Объекты и методы механизма бизнес-процессов.
дипломная работа , добавлен 27.06.2013
Разработка проекта автоматизации документооборота при помощи механизма бизнес-процессов и с использованием современных программных наработок в 1С:Предпирятие. Создание информационной базы "Деканат" для обработки данных процесса обучения студентов.
дипломная работа , добавлен 26.07.2013
Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.
дипломная работа , добавлен 12.12.2007
Классификация и сравнение программных продуктов в области электронного управления документацией. Информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии. Внедрение системы корпоративного электронного документооборота.
дипломная работа , добавлен 29.06.2012
Процессы внутреннего документооборота производственного предприятия. Управление организационно-распорядительной документацией. Построение модели TO BE на основе предложений по усовершенствованию процессов в рамках системы электронного документооборота.
дипломная работа , добавлен 22.01.2016
Общая характеристика основных подходов к автоматизации документооборота и процессов управления в бизнес-процессе организации. Описание, функции и назначение системы электронного документооборота (СЭД), а также анализ проблем ее комплексной реализации.
реферат , добавлен 12.10.2010
Принципы автоматизации делопроизводства. Принципы технологии электронного документооборота. Системы управления документооборотом на основе web-технологий. Использование электронной почты. Система корпоративного электронного архива.
курсовая работа , добавлен 17.03.2004
Анализ бизнес-процессов, информационных потоков и уровня автоматизации деятельности риэлтерского агентства. Разработка модуля поддержки взаимоотношений с клиентом и электронного документооборота. Логическая схема проектируемой информационной системы.
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: «Корпоративные информационные системы и эффективность информационных систем»
На тему: «ДЕЛО» - СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ВВЕДЕНИЕ
Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Обладает «Сертификатом Наивысшего Качества».
1. Общие сведения о с истем е «ДЕЛО»
Система «ДЕЛО» - тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.
· Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
· Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)
· Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.
· Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
· Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
· Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
· Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.
2. Преимущества
Для руководителей различных уровней:
· быстрый поиск документов;
· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
· сокращение сроков подготовки и согласования документов;
· удобная работа над проектами документов;
· получение сводных отчетов и журналов;
· возможность делегирования полномочий.
Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:
· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
· отслеживание хода исполнения резолюций;
· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
· формирование отчетности.
3. Основные функции системы "Дело"Основные функции
Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа с входящими и исходящими документами
· Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
· Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
· Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
· Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
· Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
· Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.
· Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.
Работа с внутренними документами организации
· Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
o создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;
o изменение проекта с хранением предыдущих версий;
o согласование и утверждение проекта документа;
o регистрация документа, созданного на основе проекта.
· Формирование поручений по документам;
· Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами.
· Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
· Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб.
· Управление доступом к документам.
· Создание и хранение шаблонов документов.
Обеспечение информационной безопасности
· Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.
· Протоколирование действий пользователей.
· Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.
Возможности «ДЕЛО-WEB»
Возможности работы через Web стали максимально приближены к функционалу системы «ДЕЛО» в локальной сети. Сотрудники удаленного филиала - при наличии Web-доступа - становятся равноправными участниками документооборота всего предприятия. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, имеют возможность участвовать в принятии, исполнении и контроле решений.
· Регистрация документов с автоматическим заполнением некоторых полей РК;
· Регистрация связанных документов;
· Заверение прикрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов;
· Вынесение резолюций по документу, контроль исполнения
· Согласование и подписание проектов документов
· Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП.
· Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов;
· Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте.
4. Опция "ЭЦП и шифрование"В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.
Документы организации создаются, обрабатываются и пересылаются в электронном виде. Входящие документы зачастую также переводятся в электронную форму средствами сканирования и распознавания текста, либо поступают уже в электронном виде.
Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонале.
Применение электронного представления документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи).
В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения.
Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл документа, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.
Для использования электронной цифровой подписи в системе «ДЕЛО» предусмотрена специальная опция «ЭЦП и шифрование».
Опция позволяет подписывать цифровым способом документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО». При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования, визирования и утверждения документов.
Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях - кто и когда подписал данный документ, а также может проверить подлинность каждой подписи и убедиться, что после подписания документ не был отредактирован. Процедура проверки цифровой подписи предельно проста - достаточно один раз «щелкнуть» мышкой.
Опция "ЭЦП и шифрование" также предоставляет возможность подписывать и шифровать документы, отправляемые по электронной почте внешним адресатам: филиалам, дочерним организациям, клиентам или партнерам. Шифрование сообщений, передаваемых по внешним каналам связи, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа - прочтения, искажения либо подмены.
В том случае, если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обмена информацией, вместе с документами передаются и цифровые подписи наложенные на документ. Таким образом, пользователи корпоративной системы получают возможность подписывать и распространять по всей территориально-распределенной организации подписанные документы. При этом, например, проверка подписи президента корпорации в удаленном филиале выполняется точно так же, как и проверка подписи сотрудника филиала - один «щелчок» мышкой.
Технология работы с опцией "ЭЦП и шифрование".
Для каждого пользователя системы «ДЕЛО», обладающего правом подписи, формируется ключ, состоящий из двух частей: секретной и открытой.
Секретный ключ записывается на носитель: электронную таблетку Touch Memory или электронный ключ EToken, передаваемый лично пользователю. Секретный ключ может быть дополнительно защищен паролем пользователя (на случай потери носителя).
Секретный ключ используется для подписания документов и для дешифрации сообщений, отправляемых пользователем по электронной почте. Чтобы подписать файл документа или сообщение, пользователю достаточно поместить носитель секретного ключа в считывающее устройство компьютера и «щелкнуть» мышкой по кнопке «Подписать».
На основании открытого ключа формируется сертификат открытого ключа. Сертификат открытого ключа используется для проверки подлинности ЭЦП.
Создание секретных ключей пользователей и их сертификатов осуществляются администратором Центра управления ключевой системой (ЦУКС), представляющего собой комплекс программного обеспечения и устройства записи / чтения носителей ключей, входящий в комплект поставки опции.
ЦУКС является корпоративными центром управления ключевой системой, его деятельность распространяется только на собственную организацию, филиалы и дочерние организации. При необходимости, сертификаты, выданные ЦУКС, могут быть подписаны и вышестоящим Удостоверяющим Центром. ЦУКС функционирует на автономном компьютере, в целях безопасности не подключенном ни к какой линии связи.
Администрирование ЦУКС не требует специальной подготовки. Вся необходимая информация представлена в документации системы ДЕЛО.
Варианты поставки и инсталляции опции "ЭЦП и шифрование".
Опция "ЭЦП и шифрование" предлагается в 3-х различных вариантах поставки:
· Полнофункциональная. Пользователь может подписывать документы и сообщения, шифровать и расшифровывать сообщения, проверять подписи других пользователей. Для таких пользователей в комплект поставки опции входит аппаратное устройство считывания секретного ключа.
· Только проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но сам подписывать документы не может. Для рабочих мест этих сотрудников не требуется использование аппаратных средств.
· Удаленная проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но сам подписывать документы не может. Этот вариант доступен с версии «ДЕЛО»8.09 и предполагает приобретение сервера проверки подписи, позволяющего проверять подписи с любого рабочего места системы «ДЕЛО».
В зависимости от потребностей заказчика, можно приобретать произвольные комбинации вариантов Опции. Например, приобрести полнофункциональный вариант только для руководящего состава, обладающего правом подписи, а для остальных сотрудников закупить вариант «Только проверка подписи».
Используемое специальное программное обеспечение.
Опция "ЭЦП и шифрование" использует средство криптозащиты «КриптоПро CSP», разработанное фирмой «КриптоПро» и сертифицированное ФАПСИ. Интеграция криптографического программного обеспечения в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» выполнена компанией ЭОС, имеющей соответствующие лицензии ФАПСИ.
5. Функции системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборотаСистема поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа над проектами документов
Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих действий:
1. создание РК проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа;
2. изменение проекта с сохранением предыдущих версий;
3. согласование проекта документа;
4. утверждение проекта документа;
5. регистрация документа, созданного на основе проекта.
При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта в целом.
Регистрация документов
Для каждого документа в системе «ДЕЛО» формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее. Состав реквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.
Контроль исполнения
В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контроль может ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможно формирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольных документов. Другие функции системы автоматизации делопроизводства приведены в таблице № 1.
Таблица № 1. Функции системы автоматизации делопроизводства
Обработка и хранение документов | К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т. д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например, MS WORD, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру. | |
Расширение состава реквизитов карточки документа | Карточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающий требованиям делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей карточки может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные реквизиты могут быть разных типов: строковые, числовые, даты. Также обеспечивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты. | |
Поточный ввод документов | Поточный ввод документов позволяет решить проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов. При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, оборудованном высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК. | |
Движение документов | В системе существует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения. После вынесения резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей, и контролируются сроки исполнения поручений. | |
Обеспечение юридической полноценности | В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться сторонний удостоверяющий центр и внутрикорпоративный центр управления ключевой системой (ЦУКС), созданный на базе программных продуктов ЭОС и сертифицированных криптосредств. | |
Отправка документов | Система позволяет формировать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП. С этой целью в системе используется сертифицированные криптосредства. | |
Справочно-аналитическая работа | По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня. | |
Полнотекстовый поиск по содержанию документа | Реализован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов. | |
Работа с взаимосвязанными документами | Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL). Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах. | |
Регламентация прав доступа | Права пользователя в системе регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т. д.) |
По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:
· около 15% всех документов безвозвратно теряется;
· до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;
· для каждого документа создается в среднем 19 его копий.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами:
Не автоматизированная технология | Автоматизированная технология | |
ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта) | автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам | |
ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров | автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов | |
ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения | автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту | |
размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям | ||
ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников | автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети | |
многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений | однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений | |
ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений | автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа | |
почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров |
«ДЕЛО-Предприятие» предназначено не только для делопроизводственных служб (секретариатов, канцелярий, общих отделов, экспедиций и т. д.). Система также автоматизирует деятельность непосредственных участников документооборота: руководителей, специалистов - то есть всех сотрудников организации, работающих с документами.
«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современным системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации классического делопроизводства.
Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных документов, «ДЕЛО-Предприятие» позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России. Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформализованные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий и учреждений.
В системе «ДЕЛО-Предприятие» пользователем может быть как непосредственно указанное в документах должностное лицо, так и другой работник учреждения, которому делегированы соответствующие полномочия.
7. Системы семейства «ДЕЛО»
Системы семейства «ДЕЛО» масштабируемы, они поддерживают централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации делопроизводства:
· «ДЕЛО-Секретарь» можно установить на одном компьютере и тем самым обеспечивать централизованную регистрацию и контроль исполнения документов.
· «ДЕЛО-Предприятие» поддерживает многопользовательский режим и обеспечивает централизованное управление единым делопроизводственным процессом.
· Если в учреждении существуют подразделения с самостоятельным делопроизводством, то «ДЕЛО-Предприятие» поддерживает взаимодействующие делопроизводственные процессы этих подразделений.
Также масштабирование системы обеспечено применением следующих технологий:
Работа в Интернет / Интранет сетях | Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс. Он обеспечивает простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. | |
Распределенный электронный документооборот | Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически правомочными электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все нормы отечественного делопроизводства. Конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными криптосредствами. | |
Поддержка больших массивов документов | Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими количествами документами. Реальные, практически подтвержденные возможности - свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД. |
«ДЕЛО» - открытая система. Она интегрируется с любыми Windows-приложениями через входящий в поставку системы открытый API-интерфейс.
API предоставляет возможность контролируемого доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны силами заказчика, если требуется расширение потребительских свойств системы, например:
· для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
· для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
· для доступа к данным системы через INTERNET (INTRANET);
· для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.
«ДЕЛО» тесно интегрировано с пакетом MS Office, что позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы. Также в системе уже реализована интеграция со следующими продуктами компании ЭОС:
Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» | «АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это многопользовательская подсистема, предназначенная для автоматизации подготовки к передаче дел в архив, ведения и учета архивных документов. Программы интегрированы в части ведения номенклатуры дел, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов. | |
Система «КАДРЫ» | Программная система «КАДРЫ», предназначена для автоматизированного ведения кадрового учета предприятий и учреждений. Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т. д. |
Система "ДЕЛО-Старт" в качестве СУБД использует MSDE (Microsoft Data Engine).
Функция | ДЕЛО-Предприятие | ДЕЛО-Секретарь* | ДЕЛО-Старт | |
Распределенная обработка документов в сети | ||||
Распределение прав доступа к различным документам и функциям системы | ||||
Ведение нескольких картотек документов | ||||
Работа с проектами документов | ||||
Интеграция с подсистемой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» | ||||
Возможность взаимодействия с криптосервером | ||||
Регистрация документов | ||||
Ввод резолюций к документам | ||||
Распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: Поступившие, На исполнении, На контроле и др. | Открыта только папка На контроле» | |||
Контроль исполнения документов** | Только в поиске | |||
Многокритериальный поиск документов | ||||
Формирование стандартных отчетов | ||||
Обмен документами по электронной почте | ||||
Списание документов в дело | ||||
Отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов | ||||
Ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов | ||||
Редактирование шаблонов выходных печатных форм | ||||
* - В качестве СУБД используется MSDE (Microsoft Data Engine), которая входит в комплект поставки.
** - оперативный контроль исполнения документов может осуществляться двумя способами:
· при просмотре списка контрольных резолюций в папке «На контроле»;
· в режиме поиска по реквизитам резолюции.
9. Структура системы "ДЕЛО"
На рисунке 1. приведена структура системы "ДЕЛО" и ее опций.
Рис. 1. Структура системы "ДЕЛО" и ее подсистем.
10. Основные технические требования«ДЕЛО» - прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер.
В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.
ТРЕБОВАНИЯ К СЕРВЕРАМ
Требования к серверу в первую очередь определяются требованиями выбранной СУБД, предполагаемым количеством пользователей системы «ДЕЛО», документооборотом организации. В каждом конкретном случае конфигурация сервера определяется индивидуально.
Объем, занимаемый БД «ДЕЛО» на жестком диске, вычисляется из расчета - 50 Мб начальный размер БД, плюс от 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов).
Усредненные характеристики сервера:
· процессор Pentium IV и выше;
· оперативная память не менее 512 Мб;
· свободное место на винчестере определяется документооборотом организации. Вычисляется из расчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размер БД - 50 Мб.
В случае использования СУБД Oracle на платформе отличной от Windows, для обеспечения таких опциональных возможностей системы «ДЕЛО», как контекстный поиск по прикрепленным файлам и «ДЕЛО-WEB», потребуется дополнительный Windows-сервер c установленными MS Internet Information Server, MS Index Server.
ТРЕБОВАНИЯ К РАБОЧИМ МЕСТАМ
Полнофункциональный клиент
Клиентская часть системы «ДЕЛО» работает под управлением Windows 2000, Windows XP. На рабочей станции должна быть установлена клиентская часть соответствующей СУБД, а так же, для использования всех функциональных возможностей системы «ДЕЛО», MS Internet Explorer 6.0 и MS Office 2000 (или более поздние версии).
· процессор Pentium II и выше;
· оперативная память не менее 128 Мб;
· свободное место на жестком диске от 200 Мб;
· монитор с разрешением от 800х600, 65 тыс. цветов
· Windows2000Professional.
«Тонкий» клиент:
Для работы с системой «ДЕЛО» через WEB интерфейс («ДЕЛО-WEB») необходим компьютер с установленным Internet Explorer 6.0 и выше.
ВЫВОД
«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современным системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации классического делопроизводства. Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных документов, «ДЕЛО» позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления.
«Электронное ДЕЛО» - программный комплекс, разработанный на базе платформы «ДЕЛО» (Российская Федерация) и адаптирован под нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела. «Электронное ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию традиционного делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами (в том числе и предметного контура организации). Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления организацией.
«Электронное ДЕЛО» - масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организации любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Возможность использования конкурентных лицензий позволяет организовать эффективный доступ к системе пользователям, обрабатывающим незначительное количество документов с экономией денежных ресурсов для организации.
Особенность системы – возможность реализации в базовой поставке всех основных задач организации по управлению документами .
Общие характеристики:
возможность автоматизировать как управленческий, так и специализированный контур документооборота организации, адаптировать систему под требования заказчика (на-страиваемость системы);
организация удаленного доступа с помощью web-интерфейса (ДЕЛО-WEB);
мобильная работа руководителей и специалистов в on-line и off-line режиме;
использование широко применяемых технологических платформ (Oracle, MS SQL)
обеспечение необходимого уровня защиты информации;
поддержание полного цикла работы с проектами документов;
возможность интеграции с другими программными продуктами;
возможность массового перевода документов в электронный вид с прикреплением элек-тронного образа документа к регистрационной карточке (сканирование, поточное скани-рование);
простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.
Область применения:
автоматизация работы канцелярии/секретариата;
организация смешанного бумажно-электронного документооборота в масштабах организации (в том числе и филиалов);
внедрение полного электронного документооборота (безбумажных технологий) с ис-пользованием ЭЦП;
организация управления фондом технической документации (стандарты, ТНПА и т.д.);
автоматизация работы ведомственного архива организации.
Преимущества:
Для руководителей различных уровней:
быстрый поиск документов, поручений и другой информации;
воссоздание «виртуального рабочего места» руководителя – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами;
упорядочение массивов документов, требующих ознакомления, визирования и подписания, наложения резолюций, контроля исполнения и т.п., путем распределения их по специальным папкам внутри кабинета;
унификация процессов работы с документами в организации;
широкие возможности ограничения доступа сотрудников к документам, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией;
существенное сокращение сроков согласования и прохождения документов и, как следствие, значительное ускорение процесса принятия важнейших управленческих решений;
получение сводных аналитических отчетов, в том числе по исполнительской дисциплине;
специализированные мобильные решения с адаптированным интерфейсом.
Для сотрудников канцелярии, делопроизводителей:
Рис. 3 «СЭД в организации»
Сотрудники компании принимают активное участие в рабочей группе по вопросам интеграции ведомственных систем электронного документооборота с системой межведомственного электронного документооборота.
СЭД «Электронное ДЕЛО» обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Система «ДЕЛО», и решения, созданные на ней, эффективно используют более 200 организаций. Система способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.
С помощью системы возможно создание единого информационного пространства между системами, не связанными друг с другом, на основе сервера электронного взаимодействия (СЭВ).
Использование методов криптографической защиты информации (ЭЦП и шифрование ) позволит организовать защищенный юридически значимый документооборот.
СЭД «Электронное ДЕЛО» отличается полной функциональностью и технической завершенностью решения , доступной сразу после ее покупки. Она уже содержит каждую из функций, необходимых для организации управления документами на высоком уровне.
Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «Электронное ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком.
Программно-технологическая платформа документооборота LanDocs разработана специалистами компании ЛАНИТ. Спроектированные с ее использованием информационно-технологические решения позволяют на единой системной основе выстроить эффективную и комфортную среду поддержки всего спектра делопроизводственных процессов современного предприятия. Базовая функциональность, состав модулей и программные интерфейсы позволяют предоставить пользователям всех категорий необходимые им средства работы с электронными документами. Решения на основе LanDocs отличает хорошая масштабируемость: в контур документооборота, обслуживаемого системой, могут быть включены как пользователи локальной вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.
Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на платформе LanDocs:
согласование документов в электронной форме;
организация оперативной обработки внешних обращений;
контроль исполнения документов и заданий;
подготовка наглядной отчетности по движению документов;
организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
организация защищенного корпоративного архива электронных документов.
Система представлена на рынке с 1997 года. Заказчику проекта автоматизации документооборота предоставляется полный комплекс услуг: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки. Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат № РОСС RU.МЕ20.Н 01367).
Внедрение системы документооборота на платформе LanDocs позволяет заказчику решить следующие задачи:
Задачу увеличения темпа документооборота (в том числе и в в критически важных бизнес-процессах) до необходимого предприятию уровня; Решается путем широкого внедрения электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов);
Задачу достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины; Решается путем внедрения автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности;
Задачу повышения качества управленческих решений на разных уровнях управления;
Решается посредством отбора и своевременной доставки необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представления подборок деловых документов в наиболее удобном виде;
Задачу достижения необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами; Решается путем использования предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманной организации автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля;
Задачу организации эффективного и безопасного доступа сотрудн иков заказчика к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов; Решается путем систематизации документных фондов, заведением содержательных корпоративных классификаторов, широким применением современных методов поиска и защиты электронных данных;
Задачу выстраивания надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа; Решается интегрированным использованием в системе технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты;
Задачу организации целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений; Для решения этой задачи LanDocs предоставляет специализированные компоненты, отвечающие за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.
На платформе LanDocs сегодня разработаны и внедряются как системы автоматизации административного делопроизводства традиционного типа, так и далеко выходящие за рамки задач собственно делопроизводства системы управления сложными бизнес-процессами, интегрированные в общую корпоративную информационную среду.
Основная функциональность
Регистрация и поиск (включая поиск по полнотекстовому индексу) документов
Организация совместной работы с документами (отправка документов на ознакомление, рассмотрение, визирование, подписание, исполнение и т.п. с контролем делопроизводственных статусов)
Обмен деловыми документами и сообщениями
Автоматизированный контроль исполнения поручений
Получение отчетности по документообороту
|
Входящая корреспонденция
|
Администрирование
|
|
Сообщения по документу
|
Работа с ЭЦП
|
Рис. 4 «Рабочая область»
Основные виды документов:
ОРД (приказы, указания, распоряжения, поручения, протоколы совещаний)
Входящий документ
Исходящий документ
Внутренние документ
Договоры (соглашения)
Основные бизнес-процессы:
Создание карточки документа
Проверка оформления
Рецензирование документа
Утверждение документа
Согласование документа
Контроль исполнения поручений
Поддержка коллективной работы над документами
Функции поддержки:
Версионность
Аудит всех действий пользователя
Дополнительные функции:
Поддержка архива
Возможность удаленной работы (КПК)
Шифрование данных
Средства интеграции с MS Word, формирование шаблонов документов.
Рис.
5 «Функциональная архитектура системы
Optima
WorkFlow»
Технические характеристики:
Поддержка обмена данными через OLE, File Oriented Application.
Поддержка ОС: Windows 2000/2003/XP/Vista, MCBC
Поддержка СУБД: Microsoft SQL, Oracle
Компоненты Optima WorkFlow
Представленный перечень лицензий может быть не полным. Представленная группировка лицензий носит условный характер и не претендует на правила группировки лицензий Optima WorkFlow.
Компоненты
системы:
Рис. 6 «Компоненты системы Optima WorkFlow»
2.3 Анализ документации. Создание инфологической модели
Инфологическая модель базы данных представляет собой описание объектов (сущностей), с набором атрибутов и связей между ними, которые выявляются в процессе исследования как входных, так и выходных данных.
Как было отмечено в предыдущем пункте, основной задачей при выполнении данной выпускной работы, является создание базы данных. На следующем, после постановки задачи, этапе проектирования любой базы данных следует произвести сбор и анализ данных, на основе которых она будет создаваться.
БД отдела по работе с физическими лицами в коммерческом банке включает в себя таблицы, предназначенные для эффективности работы банка и автоматизации обработки результатов его деятельности: Физ.Лица, Счета, Кредитные карты, Операции со счетами кредитных карт, Дебетовые карты, Операции со счетами дебетовых карт, Банкомат, Филиал. Таблицы вязаны между собой, что обеспечивает целостность данных.
База данных предназначена, в первую очередь, для сотрудников банка, контроль работы отдела.
Информация о физических лицах включает в себя фамилию клиента, имя клиента, отчество клиента, его номер мобильного телефона, адрес и паспортные данные.
Для отображения данных о физических лицах была выделена сущность «ФизЛица» (см. таб. 3).
Таблица 3 – «ФизЛица»
|
Имя поля |
Тип данных |
Ключевое поле |
Связь с другой таблицей |
|
|
Таблица «Счета» поле «Номер физ.лиц» |
||||
|
Фамилия клиента |
Текстовый | |||
|
Имя клиента |
Текстовый | |||
|
Отчество клиента |
Текстовый | |||
|
Адрес клиента |
Текстовый | |||
|
Номер телефона |
Текстовый | |||
|
Текстовый |
В информацию по счету включают следующие пункты: тип счета физического лица, реквизиты счета, номер физического лица.
Для отображения данных по счетам была выделена сущность «Счета» (см. таб. 4).
Таблица 4 – «Счета»
|
Имя поля |
Тип данных |
Ключевое поле |
Связь с другой таблицей |
|
|
Тип счета |
Текстовый | |||
|
Реквизиты счета |
Текстовый | |||
|
Номер ФизЛица |
Числовой |
Таблица «ФизЛица» поле «Номер» |
Таблица Кредитные карты содержит следующие поля: номер кредитной карты, номер счета, продукт, вид продукта. Для отображения данных по кредитным картам была выделена сущность «Кредитные карты» (см. таб. 5).
Таблица 5 – «Кредитные карты»
В таблице «Операции со счетами кредитных карт» содержится информация: номер кредитной карты, дата/время, суммы, номер банкомата. Для отображения по операциям со счетами кредитных карт физических лиц была выделена сущность «Операции со счетами кредитных карт» (см. таб. 6).
Таблица 6 – «Операции со счетами кредитных карт»
|
Имя поля |
Тип данных |
Ключевое поле |
Связь с другой таблицей |
|
|
Номер операции | ||||
|
Номер кредитной карты |
Числовой |
Таблица «Кредитные карты» поле «Номер» |
||
|
Дата/время |
Дата/время | |||
|
Денежный | ||||
|
Номер банкомата |
Числовой |
Таблица Дебетовые карты (банковская платежная карта используемая для оплаты товаров и услуг, получения наличных денег в банкоматах) содержит: номер дебетовой карты физического лица, номер счета (счет для их участия в безналичном денежном обороте и аккумулировании на счёте безналичных денежных средств для целевого использования), продукт дебетовой карты, вид продукта. Для отображения данных о дебетовых картах была выделена сущность «Дебетовые карты» (см. таб. 7)
Таблица 7 – «Дебетовые карты»
В таблице Операции со счетами дебетовых карт содержится информация: номер дебетовой карты, дата/время, суммы, номер банкомата.
Для отображения данных по операциям со счетами была выделена сущность «Операции со счетами дебетовых карт» (см. таб. 8).
Таблица 8 – «Операции со счетами дебетовых карт»
|
Имя поля |
Тип данных |
Ключевое поле |
Связь с другой таблицей |
|
|
Номер операции | ||||
|
Номер дебетовой карты |
Числовой |
Таблица «Дебетовые карты» поле «Номер» |
||
|
Дата/время |
Дата/время | |||
|
Денежный | ||||
|
Номер банкомата |
Числовой |
Таблица «Банкомат» Поле «Номер банкомата» |
Так же есть таблица Филиалы, которая содержит информацию о номере филиала, адресе, управляющем. Сущность - «Филиал» (см. таб. 9).
Таблица 9 – «Филиал»
Таблица Банкомат сдержит информацию: номер банкомата, адрес и номер филиала. Для отображения данных была выделена сущность «Банкомат» (см. таб. 10).
Таблица 10 – «Банкомат»
3. Реализация базы данных в MS Access
3.1 Создание таблиц и связей
После инфологического моделирования переходим к реализации базы данных в MSAccess. Создание таблиц базируется на сущностях и атрибутах, выделенные в предыдущем пункте..
Создание таблиц производится в режиме конструктора, где они создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в данном режиме, достаточно найти ярлык «Создание таблицы с помощью конструктора» и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по нему. В окне конструктора таблиц в столбец «Имя поля» необходимо ввести имена полей создаваемой таблицы. В столбце «Тип данных» - для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле. В столбце «Описание» можно ввести описание данного поля (не обязательно). В нижней части окна конструктора таблиц можно ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию. При создании определенной таблицы необходимо обозначить одно поле как ключевое.
Рисунок 7 – Создание таблицы «ФизЛица», «Счета» в режиме конструктора
Рисунок 8 – Создание таблицы «Кредитные карты», «Операции со счетами кредитных карт» в режиме конструктора
Рисунок 9 – Создание таблицы «Дебетовые карты», «Операции со счетами дебетовых карт» в режиме конструктора
Рисунок 10 – Создание таблицы «Банкоматы», «Филиалы» в режиме конструктора
После создания таблиц необходимо создать и связи между ними. Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется схема данных.
Чтобы открыть схему данных, необходимо выполнить команду «Сервис», «Схема данных». По умолчанию схема будет содержать все таблицы. Для того, чтобы создать связи между таблицами следует выбрать в главной таблице поле для связи, нажать левую кнопку мыши и перетащить поле во вторую таблицу. Отпустить левую кнопку мыши над тем полем подчиненной таблицы, с которым устанавливается связь. После этого появится диалоговое окно «Изменение связей»
После выполнения описанных выше операций, была создана схема данных для создаваемой в данной работе базы данных (см. рис. 11)
Рисунок 11 – Схема данных
После установки связей между таблицами, необходимо осуществить заполнение всех таблиц. В окне базы данных нужно выделить необходимую для заполнения таблицу, затем выполняем щелчок на кнопке «Открыть». На экране появится структура таблицы базы данных в режиме таблицы. Новая таблица состоит из одной пустой строки. Заполнение производится по записям, т.е. вводится информация для всей строки целиком. Аналогичным способом в окне конструктора заполнялись все таблицы разрабатываемой базы данных (см. рис 12-19).
Рисунок 12 – Заполнение таблицы «ФизЛица»
Рисунок 13– Заполнение таблицы «Счета»
Рисунок 14– Заполнение таблицы «Кредитные карты»
Рисунок 15– Заполнение таблицы «Операции со счетами кредитных карт»
Рисунок 16– Заполнение таблицы «Дебетовые карты»
Рисунок 17 – Заполнение таблицы «Операции со счетами дебетовых карт»
Рисунок 18 – Заполнение таблицы «Банкоматы»
Рисунок 19 – Заполнение таблицы «Филиалы»
Система электронного документооборота «Дело» – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Система «ДЕЛО» полностью соответствует государственным нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.
Мониторинг документов
2018
Выпуск версии СЭД «ДЕЛО» 18.1
Выпуск СЭД версии 17.2.4
2016
Перевод СЭД на СУБД Postgres
| Наша компания оказывает всестороннюю поддержку ЭОС , чтобы дать возможность клиентам перейти на Postgres Pro легко и безболезненно. Партнерство с разработчиками прикладного ПО очень важно для нас, так как именно с их помощью наша СУБД Postgres Pro попадает к конечному потребителю. Конечно, мы помогаем партнерам сделать так, чтобы в их разработках оптимально использовались возможности и преимущества Postgres , главное - максимальная производительность и надёжность при работе. Система "ДЕЛО" очень широко распространена в России, многие заказчики ЭОС рассматривают возможность перехода на версию, использующую Postgres Pro . |
| Партнерство с Postgres Professional отвечает общей стратегии развития продуктовой линейки и в целом - компании ЭОС . Расширение списка поддерживаемых СУБД с акцентом на технологически независимые и мультиплатформенные решения - один из важнейших приоритетов в разработках ЭОС. Так заказчики получают больше альтернативных вариантов при выборе решений для автоматизации, в том числе и технологически независимых от проприетарного западного ПО. Для многих российских компаний это сегодня становится насущной необходимостью. |
Включение в "Реестр отечественного ПО"
система «ДЕЛО» одной из первых среди СЭД -продуктов включена в Реестр отечественного ПО (Приказ Минкомсвязи России от 20.02.2016 №63).
Интеграция с "МойОфис"
18 октября 2016 года пресс-службы компаний «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и «Новые облачные технологии» сообщили об интеграции продуктов и начале, на этой основе, технологического партнерства.
Согласно заявлению пресс-службы компании, приложения для работы с документами МойОфис интегрированы с системами электронного документооборота ЭОС . Создавать и редактировать документы можно через браузер, мобильный или десктоп-клиент.
Партнеры выразили убежденность в соответствии их соглашения тенденциям на рынке и росту требований заказчиков к внедрению продуктов комплексной автоматизации. Партнерство ЭОС с компанией «Новые облачные технологии» будет содействовать расширению перечня импортозамещающих решений. Развитие линейки офисных приложений для интеграции с СЭД /ECM -системами даст возможность - предложить клиентам более гибкие технологические продукты для создания единого вычислительного окружения в работе с документами.
Релиз «Дело» 15.7
2015
Вышло «Дело» v.15.3
22 октября 2015 года компания «Электронные Офисные Системы» сообщила о выпуске версию системы электронного оборота «ДЕЛО».
- В версии «Дело» 15.3 важное, по мнению разработчиков, изменение - веб-интерфейс рабочего места пользователя.
- Кроме дизайна в системе появилась возможность настроить рабочий стол для себя, тем самым повышая функциональность и удобство работы с системой.
- Переработана модель доступа к данным и реализованы новые принципы работы с документами.
- Расширены возможности сервера электронного взаимодействия (СЭВ), что дает дополнительные преимущества при работе в системе компаниям со сложной филиальной структурой.
В системе «Дело» появился реквизит проекта резолюции – «Статус». Он указывает, на каком этапе подготовки и согласования находится проект резолюции. Статус изменяют должностные лица, работающие над проектом резолюции в процессе его последовательной подготовки и согласования.
Добавлен реквизит проекта резолюции «Приоритет». Он показывает степень важности проекта резолюции. Этот реквизит используется для сортировки записей проектов резолюций в папке кабинета.
Объем закупок системы ДЕЛО в 2015 на основании портала госзакупок
2014
СЭД «Дело» версия 14.2
Коллективная работа пользователей реализован также через «Личные папки». Ранее этот инструмент предназначался только для формирования индивидуальных пользовательских списков РК и РКПД по какому-либо принципу: тематике, автору документа (корреспонденту), рабочему процессу, задаче и т.п. В новой версии можно предоставить доступ к этим выборкам для других пользователей, они получат права на просмотр содержимого папки (просмотр перечня объектов и редактирование примечаний к ним), добавление и удаление записей, управление правами доступа, удаление папки.
В окне «Папки пользователя» теперь вместе со «своими» папками показываются и «чужие», к которым у пользователя есть доступ. В зависимости от операции, из которой вызвано окно, показываются чужие папки, на которые у текущего пользователя есть определённые права. В СЭД «ДЕЛО» появился дополнительный инструмент для информационного взаимодействия в подразделениях или временных рабочих группах.
Появилась возможность дать пользователю право доступа к просмотру РКПД в папке кабинета, даже если он не имеет прав на работу с ними. Ранее пользователь не мог просматривать РКПД, если он не имел прав работы хотя бы за одного из фигурантов РКПД. В новой версии можно настроить права так, чтобы такой пользователь мог видеть записи всех РКПД, находящихся в соответствующих папках кабинета, и иметь к ним доступ на чтение.
В данной версии добавлены дополнительные инструменты для работы с резолюциями и отслеживания сроков исполнения. Теперь в системе «ДЕЛО» и подсистеме «ДЕЛО-Web» операция группового ввода подчиненных резолюций доступна в папке кабинета «Поступившие» (раньше была доступна только в папке «На исполнении»). Ранее в системе «ДЕЛО» и подсистеме «ДЕЛО-Web» действие параметров пользователя «Первый исполнитель от предыдущей РКПД», «Дата резолюции от предыдущей резолюции», «Автор резолюции от предыдущей резолюции» распространялось только на текущий сеанс работы пользователя с системой. Теперь эти параметры могут быть настроены так, что они будут распространяться на все сеансы работы данного пользователя в СЭД, что экономит время специалистов в организациях с большим объемом документооборота.
Изменения, включенные в версию 14.2 затронули работу со справочниками, взаимодействие через СЭВ , параметры полнотекстового поиска, механизмы проверки ЭП, протоколирование действий с дополнительными реквизитами, работу с прикрепленными файлами и описями дел. Полный список изменений и отличий от предыдущей версии - в документации на систему.
Интеграция с VideoMost
Пользователи СЭВ – коммерческие организации с территориально-распределенной структурой (например, управляющая компания, дочерние компании, филиалы, партнеры) и государственные органы (например, правительства, министерства и ведомства субъектов РФ, органы местного самоуправления или федеральные органы государственной власти, территориальные управления, подведомственные ФГУ и другие учреждения). СЭВ может применяться для автоматизации служб «одного окна» при работе с гражданами.
Сегодня мир становится мобильным, руководители редко бывают на рабочем месте, а продолжать работу с документами, давать распоряжения надо. Удаленная работа сотрудников уже стала нормой: для этого используются смартфоны , коммуникаторы, ноутбуки или планшеты. Системы электронного документооборота не стали исключением в общем тренде мобильности. Подсистема «Мобильный кабинет» обеспечивает доступ к работе в СЭД «ДЕЛО» с любого мобильного устройства, в том числе, с iPad, iPhone , коммуникаторов и смартфонов . Используя «Мобильный кабинет», сотрудник может получать оповещения о новых документах, отправленных ему на рассмотрение, подписывать и визировать документы, выдавать поручения и вводить отчеты об исполнении задач. Применение «Мобильного кабинета» позволяет сотрудникам продолжать работу с документами и оперативного реагировать на новые задачи при работе вне офиса и отсутствии доступа к компьютеру.
Решение «АРМ Руководителя» ориентировано, в первую очередь, на менеджеров высшего звена и предоставляет пользователю интуитивно-понятный интерфейс, объединяющий все преимущества работы с бумажными документами (например, нанесение рукописных резолюций) и возможности электронного документа (скорость получения данных и интерактивность). Разрабатывая «АРМ Руководителя», специалисты компании ориентировались на значительный опыт ЭОС в реализации проектов по автоматизации документооборота самого разного масштаба. Экспертиза ЭОС в области автоматизации управленческого документооборота позволила выделить из всего многообразия функционала СЭД только те элементы, которые действительно необходимы руководителю для работы с документами и принятия управленческих решений. Логика работы программы позволяет руководителю одним нажатием кнопки ознакомиться с документом и сопроводительными аналитическими материалами, необходимыми для принятия решения.
«АРМ Руководителя» может работать с использованием любого компьютера под управлением OC Windows 7, но наиболее эффективно его применение совместно с планшетными устройствами, оснащенными сенсорным экраном. Работа в системе может осуществляться как при подключении к внутренней сети, так и при удаленном доступе к СЭД через Интернет, и при отсутствии доступа в Сеть (в дальнейшем при подключении к серверу происходит синхронизация данных). Система реализует все возможные сценарии работы с документами, в том числе, согласование, нанесение резолюции и утверждение. Причем резолюция может быть введена в виде рукописного текста или звукового сообщения. Таким образом, «АРМ Руководителя» представляет удобный, универсальный и всегда доступный инструмент для оперативной работы с документами. Решение поставляется как дополнительная опция к системе «ДЕЛО», но благодаря поддержке стандартных механизмов интеграции с другими программными продуктами, может быть настроено на использование с другими СЭД и информационными системами.
CЭД "Дело" версия 11.0.5
Основные доработки версии ДЕЛО 11.0.5 коснулись расширения возможностей защиты информации , работы с электронной почтой и электронными подписями. Появились дополнительные возможности по обработке обращений граждан при передаче паспортных данных и ИНН гражданина.
В версии «ДЕЛО» 11.0.5. получил дальнейшее развитие модуль МЭДО, что особенно интересно участникам системы межведомственного электронного документооборота. Важно, что функционал, используемый для межведомственного взаимодействия, может быть также применен и при оказании государственных услуг.
Система МЭДО предназначена для организации автоматизированного обмена электронными документами между участниками межведомственного документооборота, а также информирования высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений. Информирование о ходе исполнения происходит с помощью специальных уведомлений. В новой версии «ДЕЛО» 11.0.5. появились дополнительные уведомления, касающиеся регистрации документов, приходящих по системе МЭДО.
Напоминаем, что выстраивание системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) – одна из основных задач в рамках работ по созданию электронного правительства. Под эгидой Федеральной службы охраны успешно реализуется проект МЭДО, активное участие в котором принимает компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
Система МЭДО обеспечивает взаимодействие систем электронного документооборота Аппарата Правительства (АП РФ) и аналогичных систем, используемых в федеральных органах исполнительной власти. Кроме того, в настоящее время, система межведомственного электронного документооборота предусматривает взаимодействие не только информационных систем федеральных органов исполнительной власти, но также и иных органов государственной власти. ЭОС, в частности, принимает участие в реализации отработки межведомственного электронного документооборота между АП РФ и региональным органом государственной власти (Калининградская область). В настоящее время идет процесс присоединения к системе и других, в том числе региональных, органов власти.
Рынок Описание системы на независимом портале о СЭД.
1. Регистрация документов
Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.
При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.
Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.
Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.
Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:
задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);
заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;
перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;
установление ссылок на другие документы;
отнесение документа к тематическим рубрикам и др.
Наверх
2. Работа с файлами (электронными документами)
К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы "ДЕЛО", гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).
Перевод документов из бумажной в электронную форму
Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция "Сканирование").
Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция "Поточное сканирование").
Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.
В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:
расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;
поддержка работы с двусторонним сканером;
способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);
форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);
Начиная с версии 8.9.7 появилась возможность печати штрих-кода с РК документа на специальной ленте пользователем, имеющим доступ к функции "Печать штрих-кода". Обеспечена возможность открытия РК путем считывания штрих-кода с оригинала документа с помощью ручного сканера. А также появилась возможность поиска документов по штрих-коду.
Для реализации данной функции используется программное обеспечение компании ABBYY - FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition. Подробнее см. http://www.abbyy.ru
Наверх
3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль)
Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:
резолюция - поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
пункт - поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
подчиненная резолюция - относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
проект резолюции - предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.
Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе "ДЕЛО". Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее - исполнителям более низкого уровня.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.
Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.
Наверх
4. Кабинеты
Система предоставляет пользователю "виртуальное рабочее место" - его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.
Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.
Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.
Папки кабинета:
"Управление проектами документов"
"На визировании"
"На подписи".
"Поступившие"
"На исполнении"
"На контроле"
"У руководства"
"На рассмотрении"
В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.
Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.
Наличие собственных "рабочих мест" сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.
Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и "ролей" участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату - например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).
Наверх
5. Работа с проектами документов
Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.
Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.
Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).
Должностные лица, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.
В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.
Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.
Наверх
6. Прием и внешняя рассылка документов
Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения - экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.
Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система "ДЕЛО" поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:
прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;
автоматизированная регистрация поступивших документов;
подписание отправляемого сообщения ЭЦП;
шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;
контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе "ДЕЛО", установленной в организации-адресате).
Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.
Система "ДЕЛО" позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров.
Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.
Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.
Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.
Наверх
7. Движение документов внутри организации
Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.
Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.
При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.
На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).
Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.
Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.
Наверх
8. Формирование дел
В течение текущего года исполненные документы "списываются в дело", и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).
Функция "опись дел" обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:
поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
механизм списания документа в дело;
просмотр перечня документов, списанных в дело;
поддержка работы с многотомными делами;
автоматический пересчет страниц в деле;
возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.
Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку ("В дело"). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело - достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.
Система "ДЕЛО" обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.
Наверх
9. Информационно-справочная работа
Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.
Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как "с нуля", так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.
Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.
Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.
Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.
В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).
Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.
Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:
Сведения о документообороте.
Сводка об исполнении.
Справка-напоминание об исполнении поручений.
Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.
Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.
Полученная таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины.
Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.
Наверх
10. Удаленный доступ к данным и функциям
В системе "ДЕЛО" реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция "ДЕЛО -WEB"), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.
"ДЕЛО-WEB" предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:
регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК);
регистрация связанных документов;
прикрепление файлов к РК;
заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;
вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
ввод отчетов об исполнении поручений;
работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);
согласование (визирование) и подписание проектов документов;
поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;
полнотекстовый поиск документов;
использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
разграничение прав доступа к данным и функциям.
Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе "ДЕЛО" стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция "ДЕЛО-WEB" - необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети "основной компании", становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.
Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.
Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.