Главная В помощь малому бизнесу

Что должно быть в штатном расписании. Как составить штатное расписание

23.09.2019

Штатное расписание - это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. Хотя действующее законодательство не обязывает работодателей заполнять данный документ, обычно он утверждается еще на этапе создания компании. Ведь, именно в нем фиксируется вся кадровая структура организации, состав и численность работников, а также ежемесячный фонд заработной платы. О том, как составить эту форму и как выглядит унифицированный пример штатного расписания, вы узнаете из этой статьи. Внизу вы найдете заполненный образец бланка, а также сможете скачать пустую форму и заполнить ее самостоятельно.

Штатное расписание (ШР) по Трудовому кодексу совсем не обязательно. При желании работодатель может работать и без бланка этого образца, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу. Однако не все так просто с этим документом. Ведь из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать штатному расписанию. Следовательно, расписание в организации должно быть, и изучить его образец необходимо. По мнению юристов вступление сотрудника в должность в отсутствие штатного расписания можно отнести к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ РФ. Поэтому потратим совсем немного времени на данный материал и рассмотрим образец штатного расписания на 2019 год подробнее.

Для чего нужно штатное расписание

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней. Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

На практике ШР необходимо в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Оно является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках. ШР — это документ первичного учета.

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • должностные оклады;
  • месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Порядок принятия ШР

Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:

  • Устав;
  • структура предприятия (при ее наличии);
  • учетная политика;
  • профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.

Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в некоторых случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т.е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют право на досрочный выход на пенсию. В этом случае стоит также руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173 ). Если принебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке будет указана фактически вымышленная профессия, могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой можно делать только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу. Кроме того, за несоблюдение требований ТК РФ на работодателя могут наложить административный штраф.

Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности. В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками. Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:

  • с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
  • вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
  • сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
  • изменением окладов;
  • переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ . Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.02.2019, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.04.2019). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3)

Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.

Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Сотрудники кадровой службы оформляют немало документов — всевозможные приказы, соглашения с работниками, графики, локальные нормативные акты и пр. Одним из документов, сильно отражающихся на деятельности учреждения, является штатное расписание. Именно в соответствии с ним планируется фонд оплаты труда (расписание относится к документам, устанавливающим систему оплаты труда), оно же может стать доказательством сокращения численности или штата работников учреждения и его обязательно запросят при проведении контрольно-надзорных мероприятий и в случае возникновения трудового спора. О штатном расписании и поговорим сегодня.

Обязательность штатного расписания

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее — Указания), утвержденными Постановлением N 1 , штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о ней). Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Сразу скажем, что норма, обязывающая работодателя разрабатывать и утверждать штатное расписание, в Трудовом кодексе отсутствует, однако упоминание все же есть. В частности, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор условием является в том числе трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы… Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.
Кроме Трудового кодекса, штатное расписание упоминается в иных нормативных актах. В частности, п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81, предусмотрено, что ФСС для подтверждения правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование затребует у работодателя учредительные и организационно-распорядительные документы, в том числе штатное расписание. Также ФСС его затребует при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Наличие штатного расписания необходимо и для Пенсионного фонда, который при сборе сведений о трудовом стаже застрахованных работников обращается к данному документу для установления наименований структурных подразделений учреждения и соответствия наименований должностей.
Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В частности, в п. 3.1 инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Исходя из вышеприведенных нормативных актов наличие в учреждении штатного расписания просто необходимо. Отметим, что для некоторых учреждений обязательность штатного расписания прямо установлена нормативными актами:
— Приказом МЧС РФ от 24.09.2008 N 563 утверждены правила и сроки составления, согласования, утверждения и регистрации штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС;
— Приказом Спецстроя РФ от 03.12.2010 N 540 определены порядок и сроки составления, рассмотрения, утверждения и регистрации штатных расписаний гражданского персонала воинских формирований и организаций при Спецстрое, содержащегося за счет бюджетных ассигнований.

Форма штатного расписания и правила составления

Форма штатного расписания Т-3 утверждена Постановлением N 1. В этой форме предусмотрено 10 граф, причем в силу Постановления Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» добавлять новые можно, а удалять существующие нельзя.
Отметим: хотя формы, утвержденные данным постановлением, распространяются на организации независимо от формы собственности, некоторые бюджетные и казенные учреждения составляют их по форме, утвержденной ведомственным нормативным актом. Например, бюджетные и казенные учреждения МЧС должны составлять штатное расписание по форме приложения 2 к Приказу МЧС РФ от 24.09.2008 N 563.
В любом случае затруднения при заполнении шапки документа возникнут вряд ли, поэтому перейдем сразу к табличной части формы.
Графы 1 «Наименование» и 2 «Код» определяют структурное подразделение организации. Большинство организаций, финансируемых из различного уровня бюджетов, как правило, наименования структурных подразделений выбирают самостоятельно, руководствуясь общепринятыми понятиями. Как правило, сначала указываются структурные подразделения администрации (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, организационно-правовой отдел и др.), затем производственные подразделения и в конце обслуживающие и вспомогательные подразделения (административно-хозяйственный отдел, ремонтные службы и др.). Каждому подразделению присваивается код, который поможет определить место этого отдела или группы в общей структуре организации (проставляют в графе 2).
В графу 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Отметим, что на основании ст. 57 ТК РФ, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках. В частности, в настоящее время все еще пользуются Общероссийским классификатором рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 и Списком производств, цехов, профессий и должностей, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

К сведению. Если, например, в штатном расписании предусмотрена должность «машинист», а работник выполняет функции машиниста-регулировщика, то он теряет право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Кроме этого, следует учитывать иные нормативные акты, содержащие правила установления наименований должностей, специальностей и профессий. Например, на основании Приказа Минздравсоцразвития РФ от 28.03.2012 N 278н наименование должности руководителя (заведующего) плазмоцентра может быть дополнено наименованием врачебной должности «врач-трансфузиолог» с учетом профиля структурного подразделения и специальности, предусмотренной номенклатурой специальностей специалистов с высшим и послевузовским медицинским и фармацевтическим образованием в сфере здравоохранения.
При составлении и утверждении штатного расписания органа местного самоуправления, аппарата избирательной комиссии муниципального образования следует использовать наименования должностей муниципальной службы, предусмотренные реестром должностей муниципальной службы в субъекте РФ (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Обратите внимание! Если в учреждении возникла необходимость принять сотрудника на определенное время, его должность также закрепляется в штатном расписании. Для этого нужно внести изменения в действующее штатное расписание, указав информацию о сроке, на который вводится должность, в графе 10 «Примечание» формы Т-3.

Последовательность заполнения графы 3 по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Однако считаем, что удобнее заполнять ее в иерархическом порядке: руководитель структурного подразделения, заместители, главные специалисты, ведущие специалисты и т.д.
Число штатных единиц по должностям, профессиям или специальностям указывается в графе 4. Эта графа может содержать как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т.д. (для совместителей). Рекомендуем в данной графе отражать не только существующие, но и вакантные должности, ведь принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, указанные в штатном расписании.
Отметим, что количество штатных единиц организаций, финансируемых из различного уровня бюджетов, определяется вышестоящими организациями. Так, нормативы штатной численности:
— персонала учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы (кроме тюрем), и учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы, с особыми условиями хозяйственной деятельности в процентах от среднегодовой численности содержащихся в них осужденных — утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 922;
— работников государственных и муниципальных учреждений культурно-досугового типа и библиотек — утверждены Приказом Минкультуры РФ от 01.09.2011 N 906;
— медицинского и другого персонала бригады анестезиологии и реанимации, отделения анестезиологии-реанимации медицинской организации — приведены в приложениях 2 и 5 к Порядку оказания анестезиолого-реанимационной помощи взрослому населению, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.04.2011 N 315н;
— психоневрологического диспансера (диспансерного отделения психиатрической больницы), кабинета участкового врача-психиатра, кабинета активного диспансерного наблюдения и проведения амбулаторного принудительного лечения — утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 17.05.2012 N 566н.
Некоторые ведомства утверждают методики расчета штатной численности. Например, так поступила Федеральная архивная служба, утвердившая Приказом от 14.01.2004 N 9 соответствующую методику для государственных архивных учреждений.
Некоторые учреждения, определяя как наименования должностей, так и их количество, должны ориентироваться на типовые штатные расписания, утвержденные ведомственными нормативными актами. В частности, приложением 2 к Приказу ФСИН РФ от 23.01.2012 N 24 утверждено типовое штатное расписание уголовно-исполнительной инспекции (содержится за счет сметы уголовно-исполнительной системы), в соответствие с которым территориальные органы ФСИН должны привести штатные расписания подведомственных уголовно-исполнительных инспекций.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации (разд. 1 Указаний).
Наиболее часто встречающейся ошибкой при заполнении данной графы является установление вилки окладов, то есть разной заработной платы для сотрудников одной квалификации. Это неверно: каждой должности должен соответствовать только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Установление же заработной платы в большем размере одному из работников может быть реализовано путем установления ему надбавок или иных доплат (Письмо Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1).
Отметим, что, устанавливая размер оплаты труда, следует учитывать нормативные и ведомственные акты. Например, размеры окладов по профессиям рабочих и должностных окладов по должностям служащих территориальных органов и подведомственных организаций государственной фельдъегерской службы установлены Приказом ГФС РФ от 29.08.2008 N 262.
В графах 6-8 отражаются надбавки, стимулирующие и компенсационные выплаты: доплаты и надбавки компенсационного характера, премии и иные поощрительные выплаты. То есть если сотрудники выполняют свою работу во вредных условиях труда, одну из этих граф необходимо назвать «Надбавка за работу во вредных условиях труда», а ниже указать конкретный размер этой надбавки.

К сведению. На основании Постановления Правительства РФ от 20.11.2008 N 870 «Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда» лицам, выполняющим работу в таких условиях по итогам аттестации рабочих мест, гарантировано повышение оплаты труда не менее чем на 4% тарифной ставки (оклада), установленной для различных видов работ с нормальными условиями труда.

Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. В случае изменения размера последних можно поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 «Примечание» сделать ссылку на документ, который регулирует это изменение. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности «северного» стажа. Поэтому при заполнении штатного расписания в графе «Доплаты» можно поставить прочерк (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате. Это позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении.
В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности. А графа 10 «Примечание» в большинстве случаев останется пустой, однако есть случаи, когда ее придется заполнить. Это касается работников, у которых нет как такового фиксированного размера оплаты труда, — сдельщиков, повременщиков и др.
Как правильно указать размер почасовой оплаты труда работника в штатном расписании? Условие о ее размере указывается в графе 5 «С тарифной ставкой (окладом) и пр.», в которой отражается почасовая ставка (___ руб./ч). При этом в столбце с примечанием указывается: «Повременная система оплаты труда», — а в графе «Всего в месяц, руб.» следует указать число, которое получается при умножении установленной работодателем ставки (___ руб./ч) на среднемесячное число рабочих часов.
Если у работника сдельная оплата труда, полагаем, что в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» нужно проставить прочерк, а в графе 10 «Примечания» указать «Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда» (в зависимости от того, по какой схеме оплаты труда работает сотрудник) и дать ссылку на внутренний документ, регулирующий размер оплаты труда (например, положение об оплате труда или положение об оплате труда и материальном стимулировании).
Внизу таблицы есть строка «Итого». Она заполняется по графе 4 «Количество штатных единиц» и графе 9 «Всего в месяц, руб.». Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Итог по графе 9 является фондом оплаты труда в организации и может изменяться в большую (в случае работы в выходные дни или сверхурочно) или меньшую сторону (когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.).
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Данная процедура может применяться и в случае подписания штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации.

Порядок утверждения и внесения изменений в штатное расписание

По общему правилу штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Об этом говорится в Указаниях. Реквизиты приказа — дата и номер — заносятся в шапку документа в специально предусмотренные для этого строчки. Отметим, что нормативно-правовыми актами может быть установлен особый порядок утверждения штатного расписания. Так, на основании п. 10 Порядка утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС РФ разработанные штатные расписания представляются на утверждение и регистрацию:
— казенными учреждениями (за исключением казенных учреждений центрального подчинения, территориальных подразделений ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС) — начальникам региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
— казенными учреждениями центрального подчинения — соответствующему заместителю Министра РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по подчиненности через Организационно-мобилизационный департамент МЧС;
— территориальными подразделениями ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС — начальникам главных управлений МЧС по субъектам РФ.
При этом если установлено, что в представленных на утверждение и регистрацию штатных расписаниях введены не предусмотренные штатным перечнем или штатным нормативом должности и профессии, неправильно установлены должностные оклады (тарифные ставки) или выявлены другие недостатки, регистрация штатных расписаний проводится только после устранения указанных нарушений (п. 22 Порядка утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС РФ).
Отметим, что регистрация штатных расписаний производится путем нанесения на них в верхнем правом углу сведений о номере, под которым данное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, о штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов. После регистрации и занесения в журнал учета регистрации штатных расписаний зарегистрированные расписания (первые экземпляры) возвращаются по принадлежности.
Что касается изменений штатного расписания, они также вносятся приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. При внесении изменений может возникнуть вопрос: надо ли согласовывать их с профсоюзным органом? Давайте разберемся. На основании ст. 8 ТК РФ работодатели могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством. Однако в определенных случаях, установленных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников (при наличии такового).
Штатное расписание является локальным нормативным актом, в котором отражаются не только структурные подразделения, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц, но и размеры окладов (тарифных ставок), доплат и надбавок. А в силу ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок устанавливаются, в том числе, локальными нормативными актами. Поскольку штатное расписание отображает основные положения заключенного в установленном порядке коллективного договора или положения об оплате труда, принятого с учетом мнения представительного органа работников, то при утверждении штатного расписания нет необходимости учитывать мнение профсоюза.
Однако, если коллективным договором или соглашениями предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников, то согласование штатного расписания с профсоюзом обязательно (ч. 3 ст. 8 ТК РФ).
После утверждения штатных расписаний для некоторых учреждений установлена необходимость их регистрации. Регистрация оформляется путем нанесения в верхнем правом углу титульного листа надписи о номере, под которым данное штатное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов (тарифных ставок).
Нужно ли ставить печать учреждения на форме Т-3? Нет, унифицированная форма не предусматривает проставления печати на утвержденном штатном расписании.

Штатное расписание в филиалах

Начнем с того, что филиал не является юридическим лицом, а значит, и не будет работодателем для работников. Поскольку филиалы так же, как отделы, секторы или иные подразделения, являются структурными частями учреждения, составление штатного расписания по частям (отдельно по должностям головной организации и филиалов) неверно, ведь штатным расписанием оформляется структура всей организации.
Однако все же руководителям филиалов может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала и тогда у них будет свое расписание. Если такое право предоставлено, в графе «Наименование организации» необходимо указать наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами. Наименование филиала будет указано в графе «Структурное подразделение», чем он, по сути, и является. А в локальных нормативных актах рекомендуется прописать процедуру передачи информации (например, путем передачи заверенной копии штатного расписания филиала или выписки из него в головную организацию).

Сроки хранения

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. Подпунктом «а» п. 71 названного перечня установлено, что штатные расписания организации и изменения к ним хранятся по месту разработки и утверждения постоянно.
Иногда в учреждениях составляются проекты штатных расписаний по структурным подразделениям, которые затем сводятся в одно штатное расписание учреждения. Такие проекты тоже необходимо хранить, но всего пять лет (п. 72 Перечня типовых управленческих архивных документов).
Помимо разработки проектов возможно ведение переписки по вопросам включения той или иной должности в структуру подразделения и пр. Срок хранения такой переписки еще меньше и составляет три года — п. 73 Перечня типовых управленческих архивных документов.

  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Класс365

Прием работников на работу осуществляется в соответствии со штатным расписанием. Оно утверждается приказом руководителя организации или другим уполномоченным лицом по приказу или доверенности.

Обратите внимание на раздел надбавки. Здесь может быть отражена специфика предприятия. Надбавки могут быть за коммерческую тайну, стаж работников, вредность, особые заслуги перед организацией, учёную степень и т.п.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание применяется для официального оформления структуры, состава штата, его численности в соответствии с действующим Уставом организации. Штатное расписание утверждается руководителем или уполномоченным им лицом (и составляется ими же, так как требуемая должность экономиста по труду, который обязан составлять расписание, есть не на всех предприятиях) и содержит такую информацию:

Перечень существующих на предприятии должностей;
- количество единиц в штате;
- месячный фонд оплаты труда;
- суммы должностных окладов и надбавок;
- перечень структурных подразделений.

При этом следует помнить, что должность работника в трудовом договоре должна в полной мере соответствовать должности в штатном расписании, а наименование ее при занесении в документ не сокращается. А сами должности вносятся туда, опираясь на Классификатор профессий, ибо любое несоответствие может повлечь за собой трудности при оформлении пенсии. Запись должностей идет в убывающем порядке, начиная с самой главной.

Расписание составляется на конкретную дату с указанием периода действия и в одном экземпляре, который находится в бухгалтерии предприятия. Кроме того, документ прошивается и скрепляется подписями руководителя, главного бухгалтера, а затем печатью компании. Допущенные ошибки в этом документе нельзя исправлять с помощью корректора. Большинство из них совершаются в окладах. Исправить ситуацию можно аккуратным зачеркиванием с написанием правильных цифр и подписью составляющего штатное расписание лица. Остальные же изменения (например, ввод должности, если забыли указать, или ее исправление, если указали неправильно) происходят с помощью приказов руководителя.

Если же говорить о прямом назначении штатного расписания, то оно заключается в том, чтобы в случае возникновения каких-либо спорных ситуаций, предъявить указанные там данные в суде. Поэтому при правильном составлении документа, всегда можно рассчитывать на выигрыш судебного дела.

Начните работу с Класс365 прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Класс365

Одним из видов локальных нормативных документов является штатное расписание. Этот вид документа применяется для обеспечения контроля количества и состава любой собственности.

Для этого существуют определенные правила составления штатного расписания.

Навигация по статье

Необходимость документа

Штатное расписание представляет собой комплектование кадров организации. Он не входит в перечень первичных документов, поэтому некоторые предприятия не практикуют его составление и ведение. Несмотря на это его наличие оказывает значительную помощь руководящему звену в обеспечении контроля работы компании. Кроме этого документ помогает при общении с проверяющими инстанциями.

При проверке работы предприятия представителями налоговой или трудовой инспекции наличие штатного расписания не обязательно, но желательно. Если такового документа не окажется, это может интерпретироваться, как один из видов нарушения Трудового Законодательства или Охраны труда. Это может караться наложением штрафных санкций в размере 1 – 2 тыс. рублей на ответственное лицо или до 30 тыс. рублей на .

Основная функция штатного расписания заключается в обосновании причин увольнения или сокращения сотрудников предприятия. Его отсутствие значительно усложняет руководству возможность доказать законность этих процессов.

Составление и ведение ШР входит в обязанности ИТ или сотрудника кадрового отдела. В большинстве случаев эту задачу возлагают на плечи бухгалтеров. Так как подпись под документом ставят руководитель и главбух компании, они отвечают за его достоверность. При составлении штатного расписания срок не имеет никакого значения. Для этого инструкция по ведению документации должна содержать такие пункты:

  • В документе необходимо точно указать условия составления и его правок.
  • Руководитель предприятия обязан составить и подписать приказ о начале действия ШР. В него обязательно должен быть включен пункт, который включает в себя перечень лиц, ответственных за составление и ведение штатного расписания.
  • Кроме этого, должны быть указаны сотрудники, которые обязаны быть поставлены в известность о внесении в расписание любых изменений.

На нужно иметь список законодательных и нормативных актов, на основании которых составляется документ, вносятся в него правки и прочие нюансы по работе с данным документом.

Особенности составления


В нее необходимо внести такие данные:

  • Название предприятия. Должно соответствовать тому, которое указано в учредительной документации (вплоть до сокращений и названии на иностранном языке).
  • Код ОКПО. Состоит из 8 цифр.
  • Точная дата написания. Оформляется в формате число, месяц, год.
  • Период действия. Точно указывается период времени, на протяжении которого штатное расписание имеет своюсилу.
  • Название структурного подразделения организации. Эти данные вносятся в соответствии с классификатором. Если он отсутствует, информация вносится в алфавитном порядке.
  • Код подразделения. Используются данные, внесенные в классификатор или составленные руководством компании. Во втором случае может использоваться любой принцип.
  • Должность, разряд, категория. Данные вносятся, начиная от руководящего звена и по убывающей. Следует обратить внимание на то, что если сотрудник относится к служащим, он занимает определенную должность, если же он рабочий, указывается его профессия.
  • Количество ШЕ. Информация носится отдельно по всем должностям и профессиям. Если человек работает по совместительству, нужно указать долю, например, 2, 75; 0, 5 и т.п.
  • Ставка по тарифу или оклад. При внесении данных учитывается средняя за месяц, которая зависит от системы ОТ. Следует учесть то, что размер ставки необходимо указывать в валюте нашей страны – рублях. В некоторых случаях используется процентная ставка или коэффициент. Не рекомендуется использовать доллары или другую валюту. По законодательству это не запрещается, но, согласно ТК страны ставка в валюте автоматически переводится в рубли по существующему на данный момент курсу. Кроме этого, при разбирательстве дела в суде такая практика будет квалифицироваться, как нарушение. Это связано с тем, что курс имеет свойство изменяться в сторону падения. Судьей такое положение может считаться, как создание неприемлемых условий оплаты труда для сотрудников предприятия.
  • Размер надбавок. В данных графах указываются выплаты компенсационного или стимулирующего характера. Их размер установлен законодательством и поощряется руководителем предприятия.
  • В последней графе суммируются данные, которые указаны в графах 5, 6, 7, 8. Эта цифра умножается на количество сотрудников, согласно штатного расписания.
  • Не исключена возможность того, что некоторые данные, используемые при заполнении формы, нуждаются в небольшом пояснении. Эта информация фиксируется в графе Примечания.
  • Под документом в обязательном порядке ставит подпись руководитель организации и главбух. Кроме этого документ имеет свой номер.

После того, как штатное расписание составлено руководителем предприятия составляется приказ, в котором до ведома доводится информация о том, что ШР составлено, указывается информация об общем количестве сотрудников компании, а также срок, на протяжении которого документ имеет силу. Приказ, заверенный руководителем и иными ответственными людьми, регистрируется. Данные о регистрации вносятся в специальный журнал. Штатное расписание и приказ о нем находятся на хранении вместе с другими документами компании.

Внесение изменений в ШР

Не исключена возможность того, что в штатное расписание, как и в любой другой документ, необходимо будет внести какие – либо правки. Каким документом вносятся изменения в штатное расписание? Так как документ набирает силу только после подписания приказа, внести изменения в него можно также в соответствии с приказом по предприятию.


Как правило, дата подписания приказа и дата, когда изменения набирают силу, не аналогичны. В том случае, когда изменении я не масштабные, в штатное расписание вносятся правки. В противном случае возникает необходимость о составлении нового штатного расписания. Об этом составляется новый приказ.

Внесение изменений в расписание в первую очередь затрагивает интересы сотрудников компании. Это, в свою очередь, требует выполнения изменений договоров по трудоустройству. Согласно законодательства, для проведения этой процедуры необходимо соблюдать такие условия:

  • Заручиться согласием каждого сотрудника, трудовой договор которого требует изменений.
  • Представитель руководства или отдела кадров обязан поставить каждого рабочего в уведомление о том, что возникла необходимость о составлении нового штатного расписания. По законодательству есть определенные временные рамки, на протяжении которых уведомление должно быть доведено до сотрудников.
  • Известно немало случаев, когда руководители предприятия считают, что наличие приказа о внесении изменений в договор по трудоустройству и согласие сотрудника с данными правками – одно и то же. Это не так. Как пример можно рассмотреть внесение изменений в размер сотрудников компании. В обязанности руководителя компании входит не менее, чем за 60 дней довести до ведома сотрудников то, что будет изменен их оклад. Сразу после этого составляется и подписывается соответствующий приказ, в котором также указывается необходимость изменения штатного расписания. Обязательно в приказе оговаривается информация о том, по каким точно должностям будут вноситься изменения, а также дата вступления будущих правок в силу. Кроме подписи руководителя и главного бухгалтера под приказом ставят свои подписи и сотрудник кадрового отдела, которые будут непосредственно заниматься изменением трудовых договоров.
  • После этого с каждым из вышеуказанных сотрудников необходимо составить допсоглашение, где детально оговаривается не только факт, но и причина, по которой происходит изменение оклада. Если таковая не удовлетворит человека или вообще не будет указана, он имеет право потребовать выплаты материальной компенсации за тот период, на протяжении которого он, выполняя ту же работу, получал меньший оклад. На практике происходит в основном повышение заработной платы. Но не исключена и возможность ее понижения. Причиной такого хода могут стать изменения организации условий труда или технологических условий организации трудового процесса, принятие руководством компании новой управленческой политики, модернизация процесса, падение уровня рентабельности компании или ее реорганизация. При этом должность и обязанности сотрудников не меняются. Если этого нельзя избежать, руководство обязано привести веские доказательства, подтвержденные законодательной базой, о невозможности сохранения должностей.
  • При сокращении кадров в штатное расписание также вносятся изменение. Это связано с удалением некоторых единиц по штату из документа. С учетом того, что о предстоящем сокращении сотрудники уведомляются за 60 дней до этого, внесенные изменения в ШР также вступают в силу в данное время. При наличии штатного расписания на предприятии, у его руководителя будет законное документальное подтверждение того, что из перечня штатных единиц компании данные должности были удалены. В противном случае действия руководителя могут быт восприняты, как противозаконные.

Любой шаг руководителя предприятия должен иметь под собой подтверждение ТК.

Это может быть важно

При разработке штатного расписания предприятия могут возникнуть некоторые важные вопросы, которые знать необходимо.


Среди наиболее значимых и часто встречающихся можно выделить следующие:

  • Если предприятие имеет один или несколько филиалов, не стоит для каждого из них составлять отдельное штатное расписание. Согласно законодательства страны, филиалы не являются работодателями.
  • При необходимости указания в штатном расписании компании сотрудников, привлеченных на сезонные работы, в документ можно внести графу Период работы, где и указать этот вид сотрудников. Стоит также обратить внимание на то, что обязательно необходимо указать срок, на протяжении которого люди будут работать.
  • Должности сотрудников, указанные в ШР должны соответствовать тем, которые значатся в трудовых договорах данных людей.
  • Если человек принят на должность, которая отсутствует в расписании, руководителю необходимо провести корректировку локальных документов компании.
  • В том случае, когда одну должность занимает несколько человек, в трудовых договорах которых указано, что они работают по совместительству, при подсчете суммарного количества единиц по штату нужно указывать точную цифру. Например, если одну должность занимает 3 человека, два из которых работает на 0, 5 ставки, а третий – на 1 ставку, в сумме нужно указывать 2, 0 штатные единицы.
  • Если на предприятии практикуют бестарифную или смешанную систему оплаты, для точного указания единиц измерения можно использовать коэффициент или проценты.
  • В случае отсутствия в штатном расписании действующих окладов, оно не имеет никакой юрсилы. Это идет в противоречии с законодательством.
  • Штатное расписание не имеет никакой привязки к сотрудникам компании. В связи с этим при составлении выписки в ней не указываются данные рабочего.
  • При необходимости составления выписки из ШР филиалом компании или ее представительством, этот вопрос должен быть оговорен в уставе компании. Кроме этого они могут действовать по доверенности. Если таковое отсутствует, выписка запрашивается в бухгалтерии основного предприятия.
  • При наличии в выписке, какой – либо ошибки или малейшего исправления, документ не имеет силы.
  • Если должностным лицом составлен подложный документ, на него будет наложен штраф.
  • Такое же наказание грозит должностному лицу, которое отказало сотруднику в выдаче выписки из штатного расписания. Человек не имеет права требовать для выдачи документа, какие – либо копии документации или определенную плату. Выписка выдается бесплатно.

Нередко у индивидуальных предпринимателей возникает вопрос о целесообразности составления и ведения штатного расписания. С одной стороны, в законодательстве указано, что штатное расписание составляется для предприятия, а не для сотрудника, ног с другой стороны, в случае проведения проверки федеральной инспекцией труда, у частного предпринимателя могут возникнуть большие проблемы, которые заключаются в наложении штрафа или закрытии предприятия.

При составлении штатного расписания нужно учитывать то, что оклады сотрудников, которые занимают одну должность, не должны иметь вилки. Может быть разница в сумме дополнительных выплат (надбавок, премий и т. п.). На разницу оказывает влияние квалификация сотрудника, стаж его работы на данном предприятии, сложность выполняемой работы. Ни в коем случае нельзя забывать о том, что после составления нового штатного расписания, старое обязательно должно храниться. Проект старого ШР хранится на протяжении 5 лет, весь перечень переписки, связанной с составлением документа хранится 3 года, штатная расстановка (дополнение к штатному расписанию) сохраняется до 75 лет.

Для того чтобы избежать трудностей с самостоятельной разработкой формы штатного расписания компании, специалисты рекомендуют использовать уже готовую форму Т – 3 или скачать другие разновидности форм, из которых можно выбрать наиболее подходящую для конкретного предприятия.

Не стоит игнорировать необходимость составления и ведения штатного расписания компании. Нужно чрезвычайно тщательно отнестись к этому процессу. Это окажет существенную помощь в том случае, если кому – либо будет оказано в оформлении на конкретную должность, при сокращении штатов или уменьшении ставки.

Штатное расписание от «А» до «Я» — на видео:

Задайте свой вопрос в форму ниже

Еще по этой теме:

Штатное расписание - важный кадровый документ. Его наличие, на первый взгляд, дело добровольное, однако за отсутствие штатного расписания инспекция по труду может наложить на организацию штраф. Рассмотрим вопросы, связанные с составлением и использованием штатного расписания.

Штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, в котором приводятся структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности.

Для чего нужно штатное расписание?

Штатное расписание выполняет ряд важных функций:

  • позволяет четко проследить организационную структуру учреждения;
  • закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
  • позволяет проследить систему оплаты труда работников;
  • устанавливает и закрепляет размеры надбавок и прочих выплат;
  • облегчает отслеживание вакансий;
  • позволяет оптимизировать работу организации, более эффективно использовать трудовые и материальные ресурсы;
  • является обоснованием расходования денежных средств, предназначенных для зарплаты.
Прямого требования о наличии в организации штатного расписания в ТК РФ нет, но документ необходим.

Прямого требования о наличии в каждой организации штатного расписания в ТК РФ нет, но, как следует из абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, данный документ необходим. А в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» указано, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма штатного расписания, распространяются на организации всех форм собственности. Но данная норма носит лишь рекомендательный характер. Несмотря на это, советуем применять данную форму в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

Кроме того, из норм ст. 15 ТК РФ следует, что сотрудник может быть принят на работу по трудовому договору (как на основное место работы, так и по совместительству) только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации. Нет штатного расписания - трудовой договор может быть расценен как недействительный. В качестве примера можно привести Апелляционное определение Тюменского областного суда от 17.10.2012 по делу № 33-4476/2012.

Что нужно включать в штатное расписание?

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) устанавливает перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, которые нужно использовать при составлении формы штатного расписания (п. 2). К ним относятся:

Штатное расписание может быть составлено в произвольной форме, если оно содержит все необходимые реквизиты.

На базе обязательных реквизитов работодатель вправе создать свою форму штатного расписания. Но можно взять за основу унифицированную форму, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 1. Хотя есть некоторые отраслевые законодательные акты, содержащие формы штатных расписаний, которые рекомендовано использовать в рамках той или иной сферы финансово-хозяйственной деятельности. Например, Приказ МЧС РФ от 24.09.2008 № 563 «О порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России» приводит типовую форму штатного расписания, которую должны использовать учреждения МЧС и спасательные воинские формирования МЧС. В приложение 2 к Приказу ФСИН РФ от 23.01.2012 № 24 «Об утверждении типовых структур и штатного расписания уголовно-исполнительной инспекции» утверждено типовое штатное расписание уголовно-исполнительной инспекции. Примерные формы штатных расписаний различных учреждений здравоохранения рассмотрены в приложении 1 к Порядку составления штатного расписания учреждениями здравоохранения, утвержденному Приказом Минздравмедпрома РФ от 18.01.1996 № 16.

Как заполнять форму штатного расписания?

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель, кадровик, бухгалтер). Постановлением Госкомстата РФ № 1 утверждена унифицированная форма штатного расписания Т-3. Сведения в форму Т-3 вносятся по определенным правилам.

Штатное расписание должно быть утверждено руководителем или уполномоченным на это лицом.

Сначала заполняется шапка документа, в которой указывается наименование организации в точном соответствии с учредительными документами . Если существует сокращенное наименование, то оно приводится в скобках ниже полного или за ним.

Необходимо заполнить поле «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается номер 1, а потом применяется сквозная нумерация.

В строке «На период» обозначается период действия штатного расписания, дата его ввода в действие.

В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже - общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Графу 1 «Наименование структурного подразделения». Согласно п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ» к структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, отделы, цеха и т. п. Заполнение этой графы обычно начинается с указания руководящих подразделений, и далее в порядке подчинения;

Графу 2 «Код», в которой указываются номера подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;

Графу 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Если законом установлены льготы и (или) ограничения в отношении работы в определенной должности, то наименования должностей организации должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Для некоторых категорий работников (муниципальных служащих, членов избирательной комиссии, государственных служащих) должности указываются в соответствии с реестром должностей;

Графу 4 «Количество штатных единиц». В данной графе указывается то количество штатных единиц, которое предусмотрено в организации, в том числе неполных;

Графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». Здесь указывается фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц. При этом в графу может вноситься как фиксированный размер оплаты труда работников в рублевом исчислении (например, 25 000), так и проценты (от выручки, прибыли) или коэффициент трудового участия (КТУ), коэффициент распределения и т. п. в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации (разд. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ № 1; далее - Указания);

Графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.». Это доплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и т. п.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Если величина надбавки периодически меняется, например, в зависимости от стажа, то лучше ее не указывать в штатном расписании , а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий такую надбавку;

Графу 9 «Всего в месяц». В ней указывается сумма должностного оклада и надбавок. Сумма приводится либо в рублях, либо в соответствующих измерениях (проценты, коэффициенты и т. д.). Если же оклад установлен в рублях, а надбавки - в процентах или коэффициентах, что создает трудности при подсчете, в графе делается прочерк, а в графе 10 дается ссылка на документы, определяющие эти надбавки;

Графу 10 «Примечание». В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок и т.д.

Штатное расписание по форме Т-3 подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Документ утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизиты приказа (номер и дата) проставляются в грифе штатного расписания. Печатью организации заверять расписание не нужно.

Нужно ли согласовывать штатное расписание с профсоюзной организацией?

Согласно ст. 372 ТК РФ работодатель должен направить проект локального нормативного акта (далее - ЛНА) и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации. В ТК РФ нет определения ЛНА, поэтому однозначно отнести штатное расписание к этой категории документов нельзя.

Как правило, ЛНА содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц, - это правила, положения и инструкции. Штатное расписание иногда тоже относят к ЛНА, так как оно составляется и утверждается работодателем (ст. 8 ТК РФ). Роструд относит штатное расписание к числу ЛНА (см., например, п. 1 Письма от 22.03.2012 № 428-6-1).

Однако ЛНА устанавливает правила поведения в организации - это его главный признак, а штатное расписание данного признака не имеет. Согласно Указаниям, оно применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации.

Судебные органы считают , что штатное расписание с профорганизацией согласовывать не нужно, а сокращение штатного расписания согласования требует. Однако если профорганы в установленный законом период не отвечают на запрос согласования, то работодатель может принять решение самостоятельно. Рассмотрим Определение Верховного суда Республики Карелия от 04.09.2012 по делу № 33-2652/2012.

Приказом директора заповедника (являющегося бюджетной организацией) были утверждены штатное расписание и должностные инструкции, сокращены вакантные должности. Профорганизация заповедника посчитала указанные действия неправомерными.

Позиция профсоюзной организации

Введение в штатное расписание новых должностей, новых должностных инструкций пересматривает нормы труда, изменяет условия оплаты труда сотрудников. Учет мотивированного мнения выборного органа перед принятием решения об изменении системы оплаты труда предусмотрен коллективным договором, положением об оплате труда. Так как штатные расписания, введенные приказами администрации учреждения, сокращают штат, изменяют оплату труда, по этим нормативным актам должно быть получено мотивированное мнение профсоюзной организации.

Работодателю не предоставлено право изобретать новые должности, которые не предусмотрены нормативными документами федерального, ведомственного и локального уровней и федеральными законами, нормативными актами Минприроды, положением о заповеднике.

Позиция суда

В соответствии с ч. 1 ст. 370 ТК РФ профсоюзы вправе контролировать соблюдение работодателями трудового законодательства, выполнение им условий коллективных договоров, соглашений.

Суды отметили, что заповедник действует в соответствии с положением и уставом, утвержденными Минприроды.

Согласно данному положению структура и штаты отделов определяются директором заповедника, форму, систему и размеры заработной платы и материального стимулирования работников работодатель устанавливает самостоятельно.

На основании устава директор учреждения по согласованию с Минприроды утверждает штатное расписание.

Организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании, могут самостоятельно определять структуру и штаты без учета соотношений численности работников различных категорий.

Организациям и учреждениям, находящимся на бюджетном финансировании, предоставлено право самостоятельно устанавливать формы и системы оплаты труда, определять размеры надбавок, доплат, премий и других выплат стимулирующего характера, а также структуру и штаты без учета соотношений численности работников различных категорий (п. 2 Указа Президента РФ от 15.11.1991 № 211 «О повышении заработной платы работников бюджетных организаций и учреждений»).

Согласно Указаниям штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Следовательно, штатное расписание - это организационно-распорядительный документ, который не содержит информации о заработной плате и других персональных данных конкретных работников предприятия, работодатель не получает от работников сведения, вносимые в штатное расписание. Соответственно, оно является документом самого работодателя, то есть принимается работодателем единолично .

Суд указал, что утверждение штатного расписания с учетом мнения представительного органа работников трудовым законодательством не предусмотрено.

Утверждение штатного расписания с учетом мнения профсоюза трудовым законодательством не предусмотрено.

Должен ли работодатель согласовывать с профсоюзами изменения в штатном расписании?

Суд отметил, что вопрос целесообразности изменения структуры, штатной численности организации - прерогатива работодателя.

Довод профорганизации о неправомерном введении в штатное расписание наименований должностей, не предусмотренных Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (носит рекомендательный характер), утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37, судебные органы сочли несостоятельным. Согласно п. 4 Общих положений справочника квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки должностных инструкций.

Однако работодатель вправе, руководствуясь спецификой деятельности организации и ее потребностями, устанавливать в должностной инструкции дополнительные требования к образованию и квалификации работника , с учетом того, что с данной должностью не связано наличие предусмотренных законодательством компенсаций, льгот и ограничений.

В соответствии с ч. 1 ст. 11 Закона о профсоюзах профсоюзы представляют и защищают права и интересы членов профсоюзов по вопросам индивидуальных трудовых и связанных с трудом отношений, а в области коллективных прав и интересов - указанные права и интересы работников независимо от членства в профсоюзах в случае наделения их соответствующими полномочиями.

Коллективным договором заповедника предусмотрено, что ЛНА, вводящие, заменяющие и пересматривающие нормы труда , изменяющие условия оплаты труда , принимает руководитель с учетом мнения профкома . Нормы труда - устанавливаемые нормы выработки, времени, нормативы численности и т. д. (ст. 160 ТК РФ). Нормы труда могут быть пересмотрены по мере развития производства.

Судом установлено, что администрация заповедника оспариваемыми приказами не предусматривала введение, замену и пересмотр норм труда, изменение условий оплаты труда . До издания оспариваемого приказа о сокращении его проект был передан в профком заповедника. В силу ст. 372 ТК РФ выборный орган первичной профорганизации обязан не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта локального нормативного акта направить работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме, даже если работодатель ответ не запрашивает (как в рассматриваемом случае). Эта обязанность профорганом не была выполнена. Работодатель принял решение самостоятельно.

Вопрос целесообразности изменения структуры, штатной численности организации - прерогатива работодателя.

Суд, руководствуясь ст. 30, 370, 372 ТК РФ, положениями устава заповедника, пришел к выводу, что оспариваемые приказы были приняты работодателем в соответствии с его полномочиями.

Сколько времени нужно хранить штатное расписание?

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Этим приказом утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень). В соответствии с пп. «а» п. 71 Перечня штатные расписания организаций по месту разработки и утверждения имеют постоянный срок хранения.

В связи с тем, что некоторые учреждения из-за большой численности составляют проекты штатных расписаний по структурным подразделениям, то все предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее 5 лет . В течение такого же времени нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня). А вот переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится 3 года (п. 73 Перечня).

Какова ответственность за отсутствие штатного расписания?

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы часто расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, поэтому согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация - на сумму от 30 000 до 50 000 руб.

В качестве примеров приведем решения госинспекции труда в Республике Коми. По результатам плановой выездной проверки за 05.08.2011 ООО «АЗ-Север» выдано предписание, должностное лицо привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ . Также по результатам проверки ООО «Сфера» (Усинск), проведенной 13.10.2011, составлены акт, предписание, протокол, выписано постановление о штрафе на сумму 2 000 руб. Одна из причин санкций - отсутствие штатного расписания.

Но в силу того, что обязанности работодателя по ведению штатного расписания в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно оспорить в судебном порядке.

Подведем итоги

Штатное расписание считается одним из основных документов по кадровой работе в организации, поэтому при проведении проверок (особенно если проверяются основания начисления заработной платы) контролирующие органы желают с ним ознакомиться.

При индивидуальных трудовых спорах штатное расписание может выступать в качестве доказательства, поэтому суды могут запросить этот документ, особенно при оспаривании законности увольнений, переводов, взыскании задолженности по заработной плате.

Штатное расписание позволяет эффективнее вести кадровую политику, отслеживать вакансии, оптимально использовать трудовые ресурсы.