Тренинг "Описание бизнес-процессов в Microsoft Visio". Уроки по работе с Microsoft Visio

Настоящая статья продолжает цикл публикаций, посвященных инструментам, которые российские компании могут использовать для решения задач моделирования и совершенствования бизнес-процессов без существенных рисков. Напомним, что в предыдущей статье данного цикла рассказывалось о продуктах компании IDS Scheer, занимающей наивысшие позиции в рейтингах аналитических компаний. Сегодня же мы поговорим о продукте иного ценового диапазона, не столь функциональном с точки зрения моделирования бизнес-процессов, но зато весьма популярном и массовом - Microsoft Visio.

И снова мнение аналитиков…

Невысокая стоимость Visio, наряду с такими факторами, как принадлежность к лидирующему семейству офисных продуктов, выпускаемому лидером индустрии программного обеспечения, привела к весьма значительной занимаемой им доле рынка средств моделирования бизнес-процессов (по данным Gartner - 34%) и высоким рейтингам в отчетах аналитических компаний. Так, аналитическая компания Gartner относит данный продукт к лидерам рынка (рис. 1).

Рис. 1. Ведущие производители средств анализа бизнес-процессов
(источник: Blechar M. Magic Quadrant for Business Process Analysis Tools,
2H07-1H08 - Gartner research note G00161090, 23 September 2008)

По мнению Gartner, Visio - один из лучших инструментов для тех компаний, которые только начинают заниматься моделированием и анализом своих бизнес-процессов и ориентированы в первую очередь на их визуализацию. Однако в процессе развития данного направления в компании этот продукт обычно заменяется на более функциональный инструмент.

Visio на российском рынке

На российском рынке Visio представлен так же, как и другие офисные продукты Microsoft, - то есть доступен во всех регионах через весьма развитую партнерскую сеть. Через нее же оказываются услуги по сопровождению, технической поддержке и обучению на русском языке. Русская версия данного инструмента существует достаточно давно. Есть и книги о продукте, и решения на его основе (включая средства моделирования бизнес-процессов; впрочем, эти инструменты - предмет отдельного обсуждения, поскольку их доступность, возможности и цены существенно отличаются от доступности и возможностей оригинального продукта и цен на него).

Возможности продукта

Технические особенности. Хранение данных

Технически Visio представляет собой настольное приложение, манипулирующее отдельными файлами (документами). Документ Visio включает одну или несколько диаграмм, расположенных на одной либо ряде страниц. Каждый документ содержит набор символов (соответствующих объектам моделей) и коннекторов (соответствующих связям), при этом у символов, помимо имен, могут быть дополнительные атрибуты, определяемые пользователем в процессе моделирования.

При необходимости набор символов, входящих в комплект поставки продукта, может быть расширен за счет символов, создаваемых пользователями. Глобальных ограничений на правила и возможности создания связей между определенными типами символов в продукте нет, однако в нем доступен механизм так называемых шаблонов диаграмм, применение которых позволяет ограничить набор символов, доступных непосредственно на соответствующей инструментальной панели в процессе моделирования. Шаблоны могут быть созданы пользователями, при этом в комплекте поставки продукта имеется набор готовых шаблонов (рис. 2).

Рис. 2. Шаблоны диаграмм из комплекта поставки Visio

Как правило, совокупность моделей, описывающих деятельность компании, представляет собой набор отдельных файлов, и в случае достаточно крупных компаний и всестороннего описания деятельности количество таких файлов может составлять несколько тысяч. Технических средств для обеспечения взаимосвязей между моделями, хранящимися в разных файлах, на уровне продукта не реализовано, хотя средства для самостоятельной реализации таких взаимосвязей продукт предоставляет (о них будет рассказано чуть позже). Поэтому применение Visio в подобных случаях, особенно в условиях постоянно меняющихся процессов, требует немалых затрат на сопровождение столь внушительной совокупности моделей.

Поддерживаемые методологии и нотации

Коль скоро набор символов и шаблонов Visio может быть произвольно расширен и сам продукт не предполагает глобальных ограничений на возможности применения символов и связей между ними, описание бизнес-процессов с помощью Visio формально может быть осуществлено в рамках практически любой методологии. При этом в комплекте поставки продукта в любой редакции (Standard, Professional) есть набор шаблонов моделей для наиболее распространенных нотаций, таких как диаграммы потоков данных, диаграммы цепочки добавленного качества, диаграммы типа Event-driven Process Chain, IDEF0, SwimLane, а также шаблоны для моделирования оргструктур компаний (рис. 3 и 4).

Рис. 3. Модель процесса типа Swim Lane

Рис. 4. Модель типа EPC (Event-driven Process Chain)

Документирование процессов и создание решений на основе Visio

Microsoft Visio включает среду исполнения кода Visual Basic for Applications, позволяющую как записывать код во время работы пользователя, так и создавать его с помощью среды разработки (рис. 5).

Рис. 5. Среда разработки VBA в Microsoft Visio

Для доступа к данным моделей Visio предоставляет соответствующую объектную модель, доступную через COM-интерфейсы как из среды исполнения кода VBA внутри самого приложения, так и из внешних приложений. Отметим, что и язык программирования, и объектные модели всех приложений Microsoft Office, включая Visio, отлично документированы. Это означает, что при определенном навыке VBA-программирования пользователю доступны и генерация отчетов любой сложности, и создание средств переноса данных между Visio и другими средствами моделирования, и генерация моделей путем создания решений на основе приложений данного семейства, и расширение функциональности самого инструмента моделирования, и создание разнообразных решений (например, для имитационного моделирования, автоматизированной публикации моделей в Интернете и выполнения других задач).

Помимо VBA для документирования процессов можно использовать средства интеграции Visio с приложениями Microsoft Office, такие как вставка диаграмм Office Visio 2007 в документы Microsoft Office в качестве иллюстраций и создание диаграмм Visio 2007 непосредственно в этих приложениях, средства формирования календарей в Visio 2007 с использованием данных Office Outlook 2007, инструменты подключения диаграмм Visio 2007 к электронным таблицам Excel 2007 или базам данных Access 2007 для интеграции источников данных и компонентов диаграмм, средства формирования графиков и диаграмм Ганта в Visio 2007 путем импорта соответствующих данных из Project 2007, средства экспорта информационной составляющей диаграмм Ганта и графиков Visio 2007 в Office Project 2007, средства построения организационных диаграмм на основе глобальной адресной книги Exchange.

Для документирования процессов интересны также средства сохранения результатов работы в виде веб-страниц, предоставляемые последней версией Visio, а также средства динамического обмена данными о процессах с другими приложениями с использованием стандартизованных форматов обмена на основе XML, таких как ODX и BPEL.

Ограничения и возможные проблемы

Использованное в одном из предыдущих разделов статьи словосочетание «в рамках практически любой методологии» отнюдь не означает, что Visio - наилучший инструмент для моделирования и анализа бизнес-процессов. Так, в отличие от продуктов семейства ARIS, Visio не содержит в явном виде решения проблемы «что такое один и тот же объект» - правила, по которым принимается решение, отображают ли два символа на одной и той же модели один и тот же объект, пользователи должны выработать самостоятельно и самостоятельно же соблюдать, при этом технических средств, поддерживающих выработанное правило, продукт не предоставляет - их придется создавать самостоятельно с помощью имеющихся программных интерфейсов.

Кроме того, как только число моделей бизнес-процессов, требующихся для решения задач предприятия, превышает десяток, а авторов моделей становится несколько, весьма актуальным становится вопрос разграничения доступа авторов моделей к данным. Реализовать подобное разграничение при использовании Visio можно за счет применения средств разграничения доступа к файлам, предоставляемых операционной системой соответствующего файлового сервера, либо за счет использования системы управления документами наподобие EMC Documentum. В этом случае средства управления доступа к моделям представляют собой средства администрирования операционной системы либо системы управления документами, и это означает, что задачи по разграничению доступа к моделям возлагаются, по сути, на системного администратора.

Механизма методологических фильтров (инструментов ограничения типов моделей, объектов, связей, доступных конкретному пользователю или группе пользователей для конкретного проекта), аналогичного имеющемуся в ряде других инструментов (например, в продуктах семейства ARIS), Visio также не предоставляет.

Что касается средств поддержки целостности и непротиворечивости данных, то готовых механизмов в составе продукта тоже нет, однако их можно создать самостоятельно с помощью вышеупомянутых программных интерфейсов. Впрочем, разработка отсутствующей в продукте функциональности - это дополнительные затраты, и не факт, что применение именно Visio в таких условиях окажется экономически оправданным.

Сравнение с другими продуктами

Попробуем сравнить Visio с другими инструментами моделирования.

Основным преимуществом Visio перед продуктами упомянутых семейств является низкая стоимость и простота применения, что делает его неплохим стартовым инструментом для компаний, которые только начали описывать свои бизнес-процессы и пока заинтересованы главным образом в их визуальном представлении. Еще одним достоинством данного продукта является его идеальная интеграция с другими приложениями Microsoft Office - офисным пакетом, безусловно лидирующим на рынке. Немаловажным преимуществом данного продукта являются и отлично документированные программные интерфейсы - благодаря им на основе Visio создано немало решений, в том числе и более дорогостоящих средств моделирования и анализа бизнес-процессов, разработанных компаниями - партнерами Microsoft.

Недостатки же Visio как средства моделирования бизнес-процессов - это, по сути, продолжение его достоинств. Простота применения оборачивается отсутствием функциональности, которая обычно ожидается от таких инструментов, например отсутствием средств разграничения доступа к данным, анализа и проверки корректности моделей, поддержки целостности и непротиворечивости данных. Это означает, что, решив использовать Visio на этапе становления процессного управления и анализа бизнес-процессов, в дальнейшем, скорее всего, придется обратить внимание на другие, более функциональные инструменты моделирования, к примеру на продукты компании IDS Scheer.

Обсуждение средств моделирования бизнес-процессов мы продолжим в следующих статьях данного цикла.

Описание бизнес-процессов компании нужно при автоматизации, создании системы попроцессного калькулирования, разработке процедур внутреннего контроля и аудита и, наконец, служит основой для построения системы сбалансированных показателей. Решить эту задачу можно, используя как стандартные средства Microsoft Office, так и специализированные программы. Мы расскажем о наиболее распространенных системах, используемых на предприятиях при описании бизнес-процессов, их преимуществах и недостатках, а также посоветуем, какую систему выбрать для решения конкретных задач.

Зачем автоматизировать описание бизнес-процессов

Прежде чем проанализировать возможности различных программных инструментальных средств, позволяющих описать бизнес-процессы компании, а также их преимущества и недостатки, определим, в какой ситуации финансовому директору потребуется такое программное обеспечение.

Можно выделить пять основных групп задач:

-разработка внутрифирменных положений и должностных инструкций. Формализованные описания бизнес-процессов дают ответ на вопрос, как «движется» тот или иной документ в компании, какие функции выполняют конкретные сотрудники и подразделения. На основе этих данных могут быть сформированы положения по структурным подразделениям, должностные инструкции, положения по управлению и документообороту или регламенты бизнес-процессов. При этом некоторые системы (например, ARIS, ЕМ Tool Kit) позволяют формировать подобные документы автоматически, после того как построены модели бизнес-процессов;

- попроцессное калькулирование и планирование. Для точного расчета стоимости тех или иных видов деятельности в компании, а также правильного определения себестоимости выпускаемой продукции используется методология попроцессного калькулирования (Activity based costing) 1 , в основе которой должно лежать формализованное описание бизнес-процессов. По мнению авторов статьи, технологию Activity based costing можно реализовать и в Excel, однако если в бизнес-процессах компании произойдут какие-либо изменения (например, в последовательности действий сотрудников, штатном расписании или заработной плате), построенную модель придется полностью переделывать. В то время как специализированная система позволит с минимальными затратами труда учесть подобные перемены при расчете стоимости бизнес-процессов и себестоимости продуктов или услуг методом Activity based costing. Аналогичная ситуация складывается с использованием бюджетирования на основе действий (Activity based budgeting) 2 . Серьезным аргументом в пользу необходимости описания бизнес-процессов является то, что оно позволяет проследить, где и как создается поток ценности для клиентов компании, и устранить источники неоправданных затрат;

- создание сбалансированной системы показателей. По мнению авторов статьи, типичные ошибки, допускаемые при разработке сбалансированной системы показателей, заключаются в неправильном определении ответственности за достижение ключевых показателей деятельности или выделении в качестве ключевых тех показателей, которые второстепенны для бизнес-процессов. Избежать подобных проблем поможет наличие максимально детального описания бизнес-процессов, вплоть до действий конкретных должностных лиц. При этом обеспечить подобный уровень детализации стандартными средствами Microsoft Office практически невозможно;

- внедрение внутреннего контроля 3 и аудита. Построение в компании системы внутреннего контроля предполагает классификацию бизнес-процессов и выделение из них тех, которые влияют на ключевые статьи финансовой отчетности, на выявление рисков данных бизнес-процессов и разработку процедур, позволяющих предотвратить наступление рисковых ситуаций. Для того чтобы грамотно идентифицировать риски, необходимо в первую очередь описать бизнес-процессы;

- подготовка технического задания на разработку корпоративной информационной системы. Для того чтобы специалисты консалтинговой компании смогли максимально учесть потребности сотрудников

предприятия, им необходимы актуальные и адекватные модели бизнес-процессов компании, на основе которых и будет подготовлено техническое задание. s

Личный опыт
Алексей Прошин, директор по инструментальным средствам описания бизнес-процессов компании «ФОРС - Центр разработки» (Москва) Одна из задач, которую удается решить, описав бизнес-процессы, -успешное внедрение информационной системы. Главная причина неудачной реализации IT-проектов заключается в несовпадении представлений об IT-технологиях у людей, занимающихся бизнесом, и тех, кто реализует их на практике. Чтобы этого избежать, все должны говорить на одном языке, понятном и менеджерам высшего звена, включая финансовых директоров. Такой язык можно создать при помощи инструментальных средств моделирования и анализа бизнес-процессов. На их основе строятся диаграммы, графические модели, шаг за шагом демонстрирующие, как построены в компании бизнес-процессы, как организовано взаимодействие между людьми и что необходимо изменить. Особо хочется подчеркнуть, что главная цель описания бизнес-процессов - понимание и оптимизация взаимодействия между всеми составляющими компании, вовлеченными в решение задач бизнеса. Необходимость же автоматизации тех или иных операций - это вопрос, ответ на который может быть получен, только когда есть четкое представление об их месте и назначении в общей картине бизнеса.

Критерии выбора

Выбор системы будет зависеть от задач, стоящих перед компанией, а также ее финансовых возможностей. Стоимость программных средств на пять рабочих мест может составлять от 3 тыс. до 30 тыс. долл. США в зависимости от функциональных возможностей. Однако, по мнению авторов, при выборе программного обеспечения помимо стоимости основными критериями являются: методология описания бизнес-процессов, возможность использования атрибутов и автоматического обновления моделей, интеграция с учетными или ERP-системами.

Методологии описания бизнес-процессов

Сегодня существует два основных подхода к графическому представлению бизнес-процессов: методология SADT/IDEF0 (Structured Analysis and Design Technique/ ICAM DEFinition) и ARIS (Architecture of Integrated Information Systems). С точки зрения пользователя, бизнес-процессы в стандарте IDEF0 проще и понятнее (см. рис. 1). Схемы бизнес-процессов, составленные по методологии ARIS, будут содержать больше данных, однако они достаточно сложны для восприятия пользователями, которые не имеют специальных навыков работы с ними. Поэтому, если предприятие приобретает программное средство описания бизнес-процессов для разработки регламентов, положений, должностных инструкций и анализа бизнес-процессов, можно рекомендовать использовать системы, поддерживающие стандарты IDEFO. Для оценки стоимости бизнес-процессов, разработки технического задания на внедрение ERP-систем, создания системы внутреннего контроля и управления рисками, а также разработки сбалансированной системы показателей больше подойдет методология ARIS. На рис. 2 приведен фрагмент ARIS-модели бизнес-процесса «Предоставление кредита» в графическом представлении (нотации) еЕРС (extended Event-driven Process Chain).

Использование атрибутов

Этот критерий характеризует возможность задавать набор характеристик (атрибутов) для объектов модели (скажем, действий, выполняемых в рамках бизнес-процессов). К примеру, основными характеристиками действия являются стоимость и время его выполнения. Если система позволяет присваивать данные атрибуты, то при анализе бизнес-процессов можно оценить время выполнения бизнес-процесса, загрузку персонала и оборудования, его стоимость. Таким образом, финансовый директор получает эффективный инструмент управления затратами.

Автоматическое обновление моделей бизнес-процессов

Одно и то же действие может выполняться в нескольких бизнес-процессах. По различным причинам стоимость действия или время его выполнения, а также другие характеристики могут измениться. Система должна позволять оперативно вносить изменения в бизнес-процессы. Это во многом сокращает время на обновление уже созданных моделей бизнес-процессов и приведение их в актуальное состояние. К сожалению, многие системы не поддерживают данную функцию в полном объеме из-за особенностей хранения данных, поэтому изменения часто приходится вносить вручную.

Интеграция с другими системами

Интеграция программ по описанию бизнес-процессов с учетно-финансовыми и ERP-системами позволяет автоматически переносить в модели бизнес-процессов различные характеристики объектов. Например, стоимость используемых материалов, количество поступивших от клиентов заказов, время выполнения отдельных действий и другие данные, которые учитываются в таких системах, могут быть добавлены как атрибуты объектов. Интеграция обеспечивается за счет разработки интерфейсов или использования таблиц MS Excel. Это значительно снижает долю ручного труда по сбору и вводу информации. Как правило, такие решения подходят для крупных и средних компаний, которые планируют внедрить методику попроцессного калькулирования или сбалансированную систему показателей.

Нужно также отметить, что при выборе инструментального средства по описанию бизнес-процессов следует обратить внимание на возможности формирования различных отчетов по разработанным моделям, а также масштабы использования программного обеспечения.

Программные системы, представленные на рынке

Рассмотрим преимущества и недостатки наиболее распространенных инструментов по описанию бизнес-процессов, используемых на российских предприятиях:

MS Visio (Microsoft);

ЕМ Tool Kit (ИК «Ориентсофт»);

ARIS (IDS Scheer AG);

Интегрированные системы (BAAN/Dem, Oracle Designer).

MS Visio

Визуальное средство MS Visio - это приложение из семейства Microsoft Office 2000. Оно не является специализированным программным обеспечением для описания бизнес-процессов, поэтому его функциональные возможности весьма ограниченны и не позволяют проводить глубокий анализ и оценку моделей, разрабатывать какие-либо регламентирующие документы, а также автоматически вносить изменения в модели. MS Visio представляет собой нетрадиционный и очень гибкий графический редактор, который обеспечивает быстрое наглядное представление небольших по объему и обобщенных по содержанию моделей. Стоимость одной лицензии варьируется от 225 долл. США за стандартную конфигурацию до 550 долл. США за профессиональную.

Преимущества. Простота освоения и использования системы, возможность оперативно разрабатывать графическое представление бизнес-процессов и по необходимости вносить в них изменения.

Недостатки. Система не позволяет составлять отчеты на основании описанных бизнес-процессов, анализировать стоимость и время выполнения действий и всего бизнес-процесса. Стандартными инструментами MS Visio нельзя разработать иерархическую модель бизнес-процесса, содержащую несколько уровней детализации (от уровня компании до уровня отдельных сотрудников).

Рекомендации. Система может быть использована для графического представления бизнес-процессов небольших компаний на уровне структурных подразделений. Как правило, модели в MS Visio применяются при реорганизации процессов взаимодействия структурных подразделений компании.

ЕМ Tool Kit

ЕМ Tool Kit (Enterprise Modeling Tool Kit) 4 позволяет описывать бизнес-процессы в формате IDEF0, формировать нормативные документы, регламентирующие деятельность компании (регламенты документооборота, должностные инструкции и др.), а также проводить аудит организационных систем, например системы менеджмента качества, внутреннего контроля и т.д. Средняя стоимость системы на пять рабочих мест составляет около 3 тыс. долл. США.

Преимущества. Система позволяет создавать вложенные модели бизнес-процессов (см. рис. 3 на с. 92), автоматически формировать отчеты и определять атрибуты для действий, выполняемых в ходе бизнес-процесса. Нужно отметить, что на российском рынке программных систем представлены модули, позволяющие автоматически загружать необходимые атрибуты из программных продуктов, разработанных фирмой «1С». Благодаря использованию атрибутов ЕМ Tool Kit дает возможность оценить стоимость и продолжительность того или иного бизнес-процесса. Возможна организация одновременной работы нескольких пользователей.

Недостатки. Среди наиболее существенных недостатков системы можно отметить отсутствие операторов «и», «или», что затрудняет описание логики бизнес-процессов. Стандартные инструменты ЕМ Tool Kit не позволяют реализовать расширенную методологию попроцессного калькулирования и расчет полной себестоимости выпускаемой продукции, предоставляемых услуг или других объектов затрат.

Рекомендации. ЕМ Tool Kit ориентирован на небольшие и средние компании, может быть использован для разработки внутрифирменных стандартов и положений, технических заданий на внедрение информационных систем, для анализа и оптимизации бизнес-процессов, а также для внедрения системы менеджмента качества.

Аналогом ЕМ Tool Kit является система BPwin, которая обладает большими возможностями в части поддерживаемых методологий (IDEFO, IDEF1X, IDEF3) и формирования отчетов. Однако, по мнению авторов, BPwin больше подойдет специалистам 1Т-службы, так как в первую очередь ориентирована на решение задач, связанных с внедрением корпоративных информационных систем. /

Личный опыт
Олег Костиков, директор по экономике ОАО «Балтийский завод» (Санкт-Петербург) Состояние дел на ОАО «Балтийский завод» на момент начала внедрения корпоративной информационной системы (КИС) требовало глубокого анализа структуры предприятия, функций различных подразделений, документооборота для понимания ситуации «как есть» и выявления проблем и путей их решения

Бизнес-процессы каждого подразделения завода были описаны по результатам опросов работников этих подразделений в соответствии с утвержденным списком ключевых пользователей. По результатам совещаний составлялись схемы и текстовые описания бизнес-процессов. В результате обследования предприятия были созданы отчеты по каждому подразделению, включавшие текстовую часть с описанием бизнес-процессов «как есть» и IDEF-схемы (созданные с использованием BPwin), наглядно представляющие организационную структуру, функции участников бизнес-процессов и прохождение документов между участниками Итогом этапа разработки бизнес-процессов стали утвержденные всеми функциональными руководителями (начальниками отделов, директорами по направлениям) схемы и описания бизнес-процессов, на основании которых была настроена информационная система.

ARIS

Платформа ARIS компании IDS Scheer AG является специализированным набором инструментов для структурированного описания и анализа бизнес-процессов. В состав системы входят функциональные модули для:

Проектирования и оптимизации бизнес-процессов (ARIS Easy Design, ARIS Toolset, ARIS Business Design, ARIS Business Architect, ARIS Business Server);

Динамического анализа и оптимизации бизнес-процессов (ARIS Simulation);

Разработки и внедрения системы менеджмента качества (ARIS Quality Management Scout);

Мониторинга и контроля эффективности бизнес-процессов (ARIS Process Perfomance Manager);

Управления процедурами, обеспечивающими работу системы внутреннего контроля за формированием финансовой отчетности (ARIS Audit manager);

Разработки, внедрения и поддержания системы управления операционными рисками (ARIS Process Risk Scout);

Создания системы попроцессного калькулирования - Activity based costing (ARIS Process Cost Analyzer);

Проектирования системы сбалансированных показателей (ARIS BSC) и др.

В зависимости от приобретаемых модулей и количества рабочих мест стоимость системы может составлять от 9 тыс. до 13 тыс. евро. В ARIS существует более 130 различных способов графического представления моделей деятельности организации. Из них для финансового директора будут полезны модели:

Организационной структуры (Organizational Chart);

Цепочки добавленной стоимости (Value Added Chain Diagram);

Расширенной событийно-ориентированной цепочки процесса (extended Event Driven Process Chain).

Преимущества. ARIS-платформа обладает большим набором функций. В ней предусмотрена возможность анализа построенных моделей бизнес-процессов, определения «узких» мест и оптимизации бизнес-процессов на основе анализа «что-если». Иными словами, пользователь может изменять те или иные бизнес-процессы, к примеру перераспределить полномочия сотрудников и оценить, насколько увеличится время на выполнение тех или иных операций или стоимость работ. Модуль ARIS Process Cost Analyzer позволяет реализовать традиционную методологию Activity based costing для определения стоимости бизнес-процессов, а результаты использовать в модуле стратегического управления предприятием (ARIS BSC). Применяя дополнительные модули и внутренний язык программирования, пользователь может сформировать любые регламенты и положения, а также управлять рисками компании, создать систему менеджмента качества и внутреннего контроля.

Недостатки. К недостаткам можно отнести достаточно высокую стоимость программного обеспечения. Графическое представление моделей бизнес-процессов достаточно сложное для восприятия неподготовленных пользователей. Надо также отметить, что для использования, к примеру, ЕМ Tool Kit требуется пройти учебный курс длительностью два-три дня, а для освоения основных функциональных возможностей ARIS придется посетить несколько специализированных учебных курсов продолжительностью от пяти до пятнадцати дней. Кроме того, система содержит большое количество функций, которые, возможно, никогда не будут востребованы. На практике используется не более 15% всех типов моделей, которые могут быть сформированы.

К недостаткам функционального плана можно отнести подходы к реализации методологии попроцессного калькулирования. В системе отсутствует возможность задания как элементарных, так и сложных драйверов действий, то есть нельзя использовать сложные схемы распределения затрат между продуктами, услугами, клиентами и заказами.

Рекомендации. Система подойдет крупным компаниям и холдингам, планирующим внедрять дорогостоящие ERP-системы, проводить сертификацию в соответствии со стандартами ISO 9001:2000, внедрять сбалансированную систему показателей и методику попроцессного калькулирования для бизнес-процессов.

Интегрированные системы

Сегодня многие ERP-системы включают модули, позволяющие составить описание бизнес-процессов. В качестве примера можно привести Oracle Designer и BAAN DEM.

Преимущества. Как правило, подобные программные продукты обладают широкими функциональными возможностями по описанию бизнес-процессов, формированию отчетов и присвоению различных атрибутов. Основное преимущество - интеграция с другими модулями ERP-системы. Благодаря этому на базе созданной модели можно проводить автоматическую настройку ERP-системы (определение параметров и прав доступа, формирование пользовательских интерфейсов и т.д.). При этом любые изменения модели бизнес-процессов будут автоматически учтены в комплексной информационной системе.

Недостатки. К недостаткам следует отнести высокую стоимость как самого модуля по описанию бизнес-процессов, так и ERP-системы, без которой использование интегрированных средств описания бизнес-процессов неоправданно. Нужно отметить, что при описании бизнес-процессов с помощью интегрированных систем приходится во многом подстраиваться под требования и ограничения ERP-системы, что не всегда удобно.

Если компания еще не приняла решение о выборе информационной системы, то лучше использовать универсальные средства для описания бизнес-процессов, на основе которых будут определены требования к комплексной информационной системе и составлено техническое задание на разработку системы.

От простого к сложному

Выбор программных инструментальных средств для моделирования бизнес-процессов зависит в первую очередь от стратегии компании, масштабов деятельности, уровня зрелости процессов и технологий управления, а также от существующего уровня автоматизации. По мере развития бизнеса будут усложняться бизнес-процессы и соответственно возрастут требования к инструментам, позволяющим их документировать. По мнению авторов, компаниям можно рекомендовать начинать работу по описанию бизнес-процессов при помощи MS Visio или ЕМ Tool Kit, а с развитием бизнеса и повышением уровня автоматизации постепенно переходить на интегрированные платформы. /

Личный опыт
Павел Бурков, директор департамента экономического консалтинга МВС Group (Москва) Мы, как и многие, при реинжиниринге бизнес-процессов и их последующей автоматизации пользовались для описания MS Visio. Однако при описании деятельности даже небольших компаний возникали проблемы, хорошо знакомые тем, кто использовал при моделировании программные продукты (например, необходимость многократного занесения одной и той же информации в разные модели и сложности при оперативной корректировке моделей бизнес-процессов). Но самым главным недостатком было отсутствие возможности формирования для клиентов удобных отчетов (регламентов). Именно тогда мы и решили осваивать специализированный программный продукт для описания бизнес-процессов. Сначала это был BPwin. Однако, как нам кажется, представление бизнес-процессов в этой системе не очень удобно для понимания сотрудниками компаний, то есть людей, для которых они и создаются Поэтому для описания бизнес-процессов мы решили использовать Business Studio. Это универсальное средство для моделирования. Предназначено для различных по масштабам и деятельности проектов, поддержки регулярной работы по улучшению и регламентации бизнес-процессов.

Показывает иерархическую зависимость работ, но не взаимосвязи между работами.

Диаграммы для представления (feo)

Строятся для иллюстрации отдельных фрагментов модели, для иллюстрации альтернативной точки зрения либо для специальных целей.

Все диаграммы имеют нумерацию. Контекстная диаграмма имеет номер А-0, декомпозиция контекстной диаграммы – номер А), остальные диаграммы-декомпозиции – номера по соответствующему узлу (например, А1, А2, А21 и т.д.).

Модель idef0 в ms Visio

Для иллюстрации и анализа сложных процессов, таких как бизнес-процессы, производственные процессы и образовательные процессы, может быть использован пакет MSVISIO, являющийся одной из составных частейMSOFFICE.

Рассмотрим возможности проведения системного анализа в среде MSVisio.

На рис. 4.3. изображены основные элементы модели в соответствии со стандартом IDEF0.

Рисунок 4.3. Элемент IDEF0 в MS VISIO

С использованием стандарта IDEF0 строятся диаграммы бизнес-процессов, ясно показывающие процессы (блоки), результаты их работы и ресурсы, необходимые для их функционирования. Модель обеспечивает объединенную картину того, как организация добивается выполнения своих целей, от маленьких отделов до всей компании в целом.

Функциональное моделирование является технологией анализа системы в целом как набора связанных между собой действий или функций. Действия системы анализируются независимо от объекта(ов), который обеспечивает их исполнение. Моделировать деловой процесс можно исходя из различных перспектив и временных рамок.

Вы можете смоделировать процесс заказа услуг клиентом так, как Вы видите его в идеале, а не так, как это происходит в настоящее время.

С функциональной точки зрения Вы можете также абстрагироваться от проблем физической реализации модели.

Рабочее место ms Visio

MSVisioпозволяет строить различные диаграммы. Поэтому перед началом работы необходимо выбрать соответствующий тип диаграммы (см. рис. 2.4.).

Рисунок 4.4. Выбор средств моделирования

Рабочее место MS Visio выполнено в виде рабочего стола, состоящего из нескольких окон.

На рабочем столе размещены:

образцы объектов модели;

область для рисования.

Панель Меню MS Visio . Панель Меню MS VISIO соответствует стандартам Windows и обеспечивает доступ ко всем функциям MS VISIO. Некоторые из них:

Печать. Чтобы открыть окно печати, на панели Меню выберите File, затем Print.

Масштаб. На панели Меню выберите View, затем измените масштаб изображения для активной диаграммы или для всех диаграмм в модели на тот, который Вам нужен.

Стандартная панель инструментов. Стандартная панель инструментов (рис. 4.5) обеспечивает быстрый доступ к часто выполняемым задачам.

Рисунок 4.5. Панель инструментов MSVisio

Как и любая другая панель инструментов MS VISIO, стандартная панель может быть расположена в любой стороне экрана или находиться в любом месте в области диаграммы. Вы можете также показывать или скрывать ее, используя функциюViewна панели Меню.

Образцы объектов модели (рис. 4.6) обеспечивают стандартизацию как общего вида модели, так и каждого ее элемента.

Рис. 4.6. Образцы объектов модели

Область для рисования (рис. 4.7.) предназначена собственно для построения модели.

Рисунок 2.7. Область рисования модели

Вы можете создавать диаграммы MS Visio, редактировать их, управлять ими в области для рисования. По Вашему желанию диаграмма может быть масштабирована при помощи инструментов настройки масштаба.

В этом уроке рассказывается о построении простых (нисходящая схема, схема отслеживания данных, схема планирования процессов и др.) и функциональных блок-схем (отображение отношений между бизнес-процессом и подразделениями).

Простая блок-схема

Шаблон Простая блок-схема предназначен для разработки блок-схем, нисходящих схем, схем отслеживания данных, схем планирования процессов и схем структурного прогноза. Шаблон содержит необходимые фигуры, соединительные линии и ссылки.

Задание 1

Рис. 3.3. Простая блок-схема (этап 3)

8. Введите текст в фигуры блок-схемы (см. Рис. 3.4). Для ввода текста в фигуру выполните действия:

9. На вкладке Главная в группе Сервис выберите инструмент Указатель .

Щелкните фигуру, в которую должен быть введен текст.
Напечатайте нужный текст.

Примечание:

Чтобы увеличить масштаб фигуры, нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш + и щелкайте левой клавишей мыши по фигуре, пока не добьетесь нужного масштаба.
Чтобы уменьшить масштаб фигуры, нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш + и щелкайте правой клавишей мыши по фигуре, пока не добьетесь нужного масштаба.

Рис. 3.4. Простая блок-схема (этап 4)

Нумерация фигур в блок-схеме

Visio может нумеровать фигуры в блок-схеме. Чтобы указать параметры нумерации, на вкладке Вид в группе Макросы щелкните кнопку Надстройки и выберите в группе Дополнительные решения Visio команду Нумерация фигур . В открывшемся окне Нумерация фигур укажите необходимые параметры нумерации и щелкните кнопку ОК .

Задание 2

В блок-схему, подготовленную при выполнении задания 1, добавьте автоматическую нумерацию всех фигур (см. Рис. 3.6).
Для этого:
- На вкладке Вид в группе Макросы щелкните кнопку со списком Надстройки , выберите группу Дополнительные решения Visio , а в ней команду Нумерация фигур .
- В открывшемся окне Нумерация фигур укажите параметры
  - на вкладке Общие :
    - Операция — Автонумерация;
    - Применить к — Все фигуры;
    - Начать с — 1;
    - Интервал — 1;
    - Поставьте флажок Продолжить нумерацию фигур при перетаскивании на страницу.
  - На вкладке Дополнительно :
    - Поместить номер — Перед текстом фигуры;
    - Порядок нумерации — Слева направо, сверху вниз;
    - Поставьте флажок Исключать соединительные линии .
  - Щелкните кнопку ОК .
Сохраните блок-схему.

Рис. 3.6. Простая блок-схема (этап 6)

Изменение блок-схемы

Добавление фигуры между двумя другими фигурами

Для добавления новой фигуры между двумя другими фигурами блок-схемы, перетащите новую фигуру на коннектор, соединяющий фигуры, между которыми вставляется новая. Visio вставит новую фигуру между имеющимися и автоматически раздвинет блок-схему.

Удаление фигуры

Для удаления фигуры с блок-схемы выделите данную фигуру и щелкните на клавиатуре.

Перенумерация фигур

Для перенумерации фигур блок-схемы выполните действия:

На вкладке Вид в группе Макросы щелкните кнопку Надстройки и выберите в группе Дополнительные решения Visio команду Нумерация фигур .
В открывшемся окне Нумерация фигур на вкладке Общие выберите переключатель Перенумеровать в том же порядке , укажите начальный номер для нумерации и щелкните ОК .

Задание 3

Измените блок-схему, подготовленную при выполнении задания 2:
- Удалите фигуру Документ (Отправить заявление).
- Между фигурами Решение (Заявление оформлено правильно) и Документ (Отправить отказ) поместите фигуруПроцесс (Переслать помощнику по торговой выставке).
- Добавьте фигуру Процесс (Позвонить участнику выставки по поводу оплаты) ниже фигуры Документ (отправить счет).
- Перенумеруйте фигуры блок-схемы в том же порядке, начиная с начального номера — 1.
Сохраните блок-схему.

Рис. 3.7. Простая блок-схема (этап 7)

Изменение расположения соединенных фигур

После того, как соединение фигур блок-схемы создано, можно полностью изменить их расположение и перестроить соединения. Для этого на вкладке Конструктор в группе Макет щелкните кнопку со списком Изменить макет страницы и выберите нужный макет.

При изменении макета блок-схемы она может не уместиться на странице документа. В этом случае измените размер страницы (вкладка Конструктор , группа Параметры страницы , кнопка со списком Размер) или ее ориентацию (вкладка Конструктор , группа Параметры страницы , кнопка со списком Ориентация ).

Задание 4

Функциональная блок-схема

Назначение макета Функциональная блок-схема

Макет Функциональная блок-схема предназначен для отображения отношений между бизнес-процессом и организационными или функциональными подразделениями, такими как отделы, отвечающие за выполнение шагов данного процесса.

Дорожки в блок-схеме представляют функциональные единицы, например отделы, должности или какие-либо другие функции. Каждая фигура, представляющая этап процесса, располагается в дорожке функциональной единицы, ответственной за этот этап.

Задание 5

Добавление, перемещение, удаление дорожки

Для добавления дорожки в функциональную блок-схему выполните один из указанных ниже вариантов действий:

Щелкните имеющуюся на схеме дорожку правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Вставить «Дорожка» перед или Вставить «Дорожка» после .
Наведите указатель мыши на угол одной из дорожек. Щелкните появившуюся синюю стрелку Вставить фигуру «Дорожка» .
На вкладке Функциональная блок-схема в группе Вставить нажмите кнопку Дорожка . Дорожка будет добавлена после выделенной дорожки или в конце полосы, если дорожка не выделена.
Из набора элементов Фигуры функциональной блок-схемы перетащите дорожку в нужное место на границу полосы.

Для перемещения дорожки:

Щелкните заголовок дорожки, которую необходимо переместить, чтобы выделить ее. Указатель мыши примет форму значка перемещения.
Перетащите дорожку в нужное место.

Фигуры, расположенные на дорожке, будут перемещаться вместе с ней. Чтобы проверить, находится ли фигура на дорожке или просто расположена поверх нее, выделите фигуру. Если фигура находится на дорожке, цвет дорожки изменится на желто-оранжевый. Если фигура не находится на дорожке, но ее необходимо туда поместить, сдвиньте ее немного, и дорожка определит ее.

Для удаления дорожки:

Щелкните подпись дорожки, которую требуется удалить.
Нажмите клавишу на клавиатуре.

Примечание. При удалении дорожки также удаляются все фигуры, содержащиеся на ней.

Для моделирования процесса мы будем использовать Microsoft Visio 2010 , но все написанное применимо и к другим версиям.

Перед началом работы над моделью процессов необходимо выбрать и, при необходимости, адаптировать нотацию - набор графических элементов, которые будут использоваться при построении диаграммы. В Microsoft Visio такие графические элементы группируются в специальные шаблоны (stencils): шаблон для функциональной блок-схемы (cross-functional flowchart), шаблон для EPC (event-driven process chain - аналог одноименного типа диаграммы в ARIS), шаблон для потока создания ценности (один из методов визуализации, применяемых в рамках "бережливого производства") и т.д.

Мы возьмем первый из перечисленных шаблонов (см. рис. 1) и некоторым образом адаптируем его.

Рис. 1. Выбор шаблона Visio

В наборах элементов шаблона (в Visio 2010 их три) можно обнаружить базовые элементы. При моделировании процесса мы будем использовать только некоторые из них. И, чтобы сделать дальнейшую работу более удобной, необходимые нам элементы лучше поместить в отдельный набор, после чего немного их адаптировать и дополнить (см. рис. 2). Представленный на рисунке набор можно скачать .

Рис. 2. Набор элементов для моделирования процессов

Дадим краткое пояснение элементов в наборе:

Процесс - компонент, обозначающий деятельность сотрудников организации, осуществляемую в рамках описываемого процесса и нацеленную на получение результата.
Событие - некоторый факт, который может быть обнаружен и идентифицирован сотрудниками организации. Процессы выполняются как следствие произошедших событий, и, в свою очередь порождают новые события.
Документ - специальным образом структурированная информация, размещенная на бумажном или электронном носителе.
Логическое "И" - связь между объектами диаграммы, показывающая необходимость логического объединения нескольких объектов. Например, если в "И" входит два события, это означает, что дальнейшее прохождение процесса невозможно, пока не произойдут оба эти события. Если из "И" выходят два события, это означает, что всегда происходит и одно, и второе событие (при этом события не обязательно должны происходить одновременно).
Логическое "ИЛИ" - логическая связь между объектами диаграммы, показывающая вариативность процесса. Например, если в "ИЛИ" входит несколько событий, это означает, что дальнейшее прохождение потока возможно при появлении любого из этих событий. Если из "ИЛИ" выходят несколько событий, это означает, что может произойти любое сочетание этих событий: как одно из них, так и несколько.
Исключающее "ИЛИ" - логическая связь между объектами диаграммы, показывающая альтернативы. Например, если в исключающее "ИЛИ" входит несколько событий, это означает, что они являются альтернативными, взаимоисключающими способами инициирования дальнейшего потока. Если из исключающего "ИЛИ" выходят несколько событий, это означает, что на выходе может произойти только одно из них, все остальные при этом исключаются.
Ресурс - материальный или информационный объект, задействованный или формируемый в процессе.
Подпроцесс - деятельность, для которой имеется диаграмма декомпозиции.
Внешний процесс - деятельность организации, находящаяся за рамками данного процесса, которая так же формализована как процесс (точнее, как компонент модели деятельности).
Внешняя организация - сторонняя организация, деятельность которой не описывается в рамках данной модели.
Дорожка - горизонтальная ролевая дорожка на схеме, в заголовке которой указывается исполнитель (организация, подразделение, должность или роль) и в границы которой помещаются все процессы, за исполнение которых несет ответственность данный исполнитель.
Разделитель - вертикальная линия, с помощью которой на диаграмме можно обозначить один из этапов описываемого процесса (при этом желательно так же обозначить все другие этапы).

По сути, предлагаемая нотация является симбиозом двух "классических" нотаций - Сross-functional flowchart и Event-driven process chain . Как можно видеть, в рамках описываемого подхода не применяется традиционный элемент функциональных блок-схем - "решение", вместо него используется явное обозначение событий с указанием логических отношений между ними. Это обеспечивает сравнительно большую наглядность, гибкость и возможность более полного описания логики протекания процесса.