Понятие и функции закупочной логистики

Закупочная логистика есть процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство.

Целью логистики закупок является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. При этом решаются задачи:

1. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий.
2. Обеспечение точного соответствия количества поставок потребностям в них.
3. Соблюдение требований производства по качеству сырья, материалов и комплектующих изделий.

Без закупочной логистики невозможна нормальная деятельность предприятия. Она является связующим звеном между разными товаропроизводителями и координаторами их работы.

Логистика закупок выполняет следующие функции:

• формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;
• получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;
• выбор поставщиков;
• определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;
• согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;
• контроль за сроками поставки материалов;
• входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;
• доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;
• поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

Охарактеризованные функции реализуются службой материально-технического снабжения (отдел закупок) в тесной взаимосвязи с другими подразделениями предприятия: отделом маркетинга, производством, службой подготовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами.

Возрастание роли закупочной
логистики в современных условиях

Переход к рыночной экономике определяет роль и возрастающее значение закупочной логистики в общественном производстве. Рыночные условия вызвали к жизни ряд существенных изменений в сфере материально-технического обеспечения производства. Среди них особенно важными оказались:

• давление быстро растущего ассортимента продукции, запрашиваемой рынком;
• сокращение времени внедрения в производство новой продукции, ускоряющей расширение ассортимента;
• сокращение длительности производственного цикла;
• обострение конкуренции между производителями на фоне насыщения рынка нужными товарами.

Все эти изменения привели к тому, что различные виды деятельности предприятия – производство, экономика, финансовая деятельность стали все больше зависеть от состояния материально-технического снабжения. Выяснилось, что в системе снабжения есть обширные зоны неэффективности, рационализация которых может дать большую экономию. Возникла необходимость реализации новых подходов к организации процессов материального обеспечения производства и управления им.

2.1.2. Процесс приобретения
материалов и его основные стадии

Процесс приобретения материалов включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов:

Составление заявок. Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением материалов называется временем опережения. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя материалов.

Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Цель анализа – обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительные свойства которых предполагается использовать в производстве продукции. Методами исследования являются функционально-стоимостный анализ и конструирование стоимости.

В процессе анализа должны быть получены ответы на следующие вопросы:

• Могут ли более дешевые материалы удовлетворить потребности производства?
• Оправданы ли эти потребности?
• Могут ли другие виды материалов удовлетворить означенные потребности?
• Можно ли упростить конструкцию производимого изделия?
• В состоянии ли поставщик снизить цены на материалы, участвуя вместе с потребителем в разработке изделия или анализируя полученные спецификации?

Служба снабжения не имеет права заменять материалы, указанные в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.

Выбор поставщиков. При выборе поставщиков основными критериями являются: надежность поставщика, способность поставлять необходимые ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ресурсов по возможно минимальным ценам, удаленность поставщика от потребителя, наличие у поставщика свободных мощностей и т.д.

Основными источниками сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами», объявления в рекламных изданиях, описания товаров, которые даются в каталогах и проспектах, посещение предприятий и изучение практики поставки продукции, информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и т.д.

Из списка поставщиков, имеющих прочную репутацию, выбираются те, кто предлагает наиболее выгодные условия с точки зрения цены и сроков поставки. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и оградить себя от возможных неожиданностей.

Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется разными методами в зависимости от вида материалов и комплектующих изделий. Основными методами закупок являются:

• оптовые закупки (одна большая партия за один раз);
• регулярные закупки материалов (покупатель заказывает необходимое количество материалов, которые поставляются ему мелкими партиями в течение определенного периода);
• ежедневные (ежемесячные) закупки (используется при закупках дешевых и быстро используемых материалов);
• получение материала по мере необходимости;
• единичные закупки (материал заказывается в том случае, если он требуется и вывозится со складов поставщиков в случаях, когда невозможно получать материал по мере необходимости).

Документально заказ оформляется посредством заключения контракта между поставщиком и потребителем материала.

Основные элементы контракта.

1. Предложение и принятие предложения. Контракт составляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной цене, а другая сторона принимает это предложение.
2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т.е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.
3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные предприятием и действующие от его имени.
4. Законность. Контракт обязан быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны.

Структура контракта предусматривает определение предмета контракта, указание качества и количества товара, сумму контракта, порядок поставки и приемки товара, ответственности сторон порядок разрешения споров.

Контроль за выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.

Завершение процесса приобретения. Получение заказанных материалов в точном соответствии с условиями контракта – необходимый признак завершения сделки. Важное значение имеет приемка продукции, в процессе которой необходимо удостовериться, что поставлен материал:

• нужного качества;
• в нужном количестве;
• в обусловленное время;
• за оговоренную цену.

Купля-продажа соответствующим образом документально оформляется. Документальное оформление поставок предполагает получение от поставщика уведомления об отгрузке и сопроводительного письма, в которых указывается количество товаров и время поставки. Поступление материалов на склад оформляется соответствующими накладными и фиксируется в книге регистрации товаров.

2.1.3. Определение потребности в материалах

Виды потребностей в материалах

Под потребностью в сырье и материалах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Потребность в материалах на определенный период называется периодической потребностью . Она складывается из первичной , вторичной и третичной .

Под первичной понимается потребность в готовых изделиях, узлах и деталях, предназначенных для продажи, а также в покупных запасных частях. Расчет первичной потребности осуществляется с помощью методов математической статистики и прогнозирования, дающих ожидаемую потребность. Риск неправильной оценки или неточного прогноза потребностей компенсируется соответствующим увеличением страхового запаса.

Первичная потребность является основой управления материальными потоками на предприятиях, работающих в сфере торговли. Для промышленных предприятий первичную потребность следует раскладывать на вторичные составляющие.

Под вторичной понимается потребность в комплектующих узлах, деталях и сырье, необходимых для выпуска готовых изделий.

Пример 2.1.1. Мебельная фабрика выпускает рабочие столы для комплектования кухонной мебели. В столе размещается мойка, которая, в свою очередь, комплектуется смесителем холодной и горячей воды. Потребность в мойке и смесителях именуется вторичной, поскольку она может быть определена из первичной потребности (количества рабочих столов). Если мойки и смесители поставляются в торговую сеть в качестве необходимых запасных частей, то имеет место и первичная, и вторичная потребность в этих изделиях.

При расчете вторичной потребности предполагаются заданными: первичная потребность, включающая сведения об объемах и сроках; спецификации или сведения о применяемости; возможные дополнительные поставки; количество материалов, находящихся в распоряжении предприятия. Поэтому для определения вторичной потребности используются детерминированные методы расчета. Если такой способ установления потребности невозможен из-за отсутствия спецификаций или незначительной потребности в материалах, то ее прогнозируют, используя данные о расходе сырья и материалов.

Под третичной понимается потребность производства во вспомогательных материалах и изнашивающемся инструменте. Она может быть определена исходя из вторичной на основе показателей использования материалов путем проведения стохастических расчетов на основе расхода имеющихся материалов или экспертным путем.

В зависимости от учета наличных запасов различают брутто- и нетто-потребности в материалах .

Под брутто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период без учета запасов на складе или в производстве. Соответственно под нетто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период с учетом наличных запасов. Она определяется как разность между брутто-потребностью и наличными складскими запасами к определенному сроку.

На практике суммарная потребность в материалах увеличивается относительно показателя брутто на дополнительную потребность, обусловленную браком в производстве и проведением работ по техническому обслуживанию и ремонту оборудования. После сопоставления с величиной наличных складских запасов остаточная потребность корректируется на величину текущих запасов. Соотношение различных видов потребностей в материалах показано на рис. 2.1.1.

Рис. 2.1.1. Соотношение различных видов потребностей в материалах

Методы определения потребностей

Необходимым условием эффективного управления материальными потоками является знание потребности на перспективу. Методы, используемые для ее определения, представлены на рис. 2.1.2.

Рис. 2.1.2. Классификация методов определения потребностей

Детерминированные методы расчета служат для расчета вторичной потребности в материалах при известной первичной. При аналитическом методе расчет идет от спецификации изделия по ступеням иерархии сверху вниз. Синтетический метод предполагает проведение расчетов для каждой группы деталей исходя из степени их применяемости на отдельных ступенях иерархии.

Стохастические методы расчета позволяют установить ожидаемую потребность на основе числовых данных, характеризующих ее изменения на протяжении определенного промежутка времени. С этой целью используют аппроксимацию средних значений , метод экспоненциального сглаживания и регрессионный анализ .

Аппроксимация средних значений используется в условиях, когда потребность в материалах колеблется по месяцам при устойчивом среднем значении. Прогнозирование этим методом представляет собой процедуру усреднения известных значений потребности в материалах.

Метод экспоненциального сглаживания применяют в том случае, когда прогнозирование процесса изменения потребности в материальных ресурсах производится на основе уровней ряда динамики, веса которых убывают по мере отдаления данного уровня от момента прогноза. Для этой цели в расчеты вводится постоянный коэффициент сглаживания а, значение которого подбирается таким образом, чтобы свести ошибку прогноза к минимуму.

Регрессионный анализ предполагает приближение известных тенденций потребления материальных ресурсов с помощью математических функций, которые могут быть экстраполированы на будущий период.

2.1.4. Обеспечение производства материалами

В практике работы предприятий используют несколько методов планирования материального обеспечения производства (рис. 2.1.3).

Рис. 2.1.3. Методы планирования материального обеспечения производства

Позаказный метод предполагает, что требуемый материал приобретается только в случае возникновения потребности, поэтому складские запасы не создаются. Этот метод используется в условиях единичного и мелкосерийного производства для реализации потребности в высококачественных материалах и громоздких деталях, складирование которых затруднительно, а также материалов для проведения ремонтных работ.

Материальное обеспечение на основе заказов возможно по отдельным или нескольким позициям. В последнем случае оно осуществляется через равные, например недельные, промежутки времени, когда формируется единый заказ с учетом всех поступивших за данный период заявок.

Материальное обеспечение на основе плановых заданий . Данный метод основывается на детерминированном расчете потребности в материалах. При этом предполагаются известными первичная потребность на определенный период, структура изделий в виде спецификаций, позволяющая определить вторичную потребность, и возможная дополнительная потребность.

При обеспечении материалами на основе плановых заданий Размер заказа определяется исходя из нетто-потребности с учетом планируемого поступления и наличия материалов на складе.

Поясним понятия складской, намеченный и цеховой запас.

Складской запас – это количество материалов, предназначенных для производственного потребления и имеющихся в наличии по данным бухгалтерского учета. В целях определения реальной потребности в материалах складской запас делят на две части: материалы, которые выделены в распоряжение под намеченную программу выпуска, но еще не востребованы цехом, и материалы, которые еще можно получить (наличный запас).

Намеченный запас – это количество материалов, предназначенных для реализации и поэтому не рассматриваемых как имеющиеся в распоряжении.

Цеховой запас – это материалы, полученные со склада и находящиеся в цехе с целью дальнейшей переработки.

Материальное обеспечение на основе осуществляемого потребления предполагает своевременное пополнение запасов и поддержание их на таком уровне, который позволял бы покрыть любую потребность до нового поступления материалов. В соответствии с поставленной целью решается задача определения времени дополнительного заказа, вопрос о размере заказа не рассматривается.

В зависимости от вида проверки и правил оформления дополнительных заказов различают два метода материального обеспечения на основе осуществляемого потребления, известные как системы управления запасами:

1. обеспечения своевременных заказов (система регулирования запасов с фиксированным размером заказа);
2. необходимой ритмичности (система регулирования запасов с фиксированной периодичностью).

В рамках указанных методов, в свою очередь, имеется несколько возможных вариаций, которые определяются политикой, проводимой в области содержания складских запасов. Они будут рассмотрены в теме «Управление запасами ».

2.1.5. Методы расчета поставок

Определение экономичного размера заказа

Экономичным размером заказа является величина партии материалов, которая позволит сократить до минимума ежегодную общую сумму расходов на выполнение заказа и хранение материалов. Методика определения экономичного размера заказа заключается в сравнении преимуществ и недостатков приобретения материалов большими и малыми партиями и в выборе размера заказа, соответствующего минимальной величине общих расходов на пополнение запасов. Соотношение размера заказа и расходов на поставку (выполнение заказов) и хранение материалов графически изображено на рис. 2.1.4.

Рис. 2.1.4. Зависимость расходов на выполнение заказа
и хранение материалов от размера заказа

Пусть х – число единиц, закупаемых в результате одного заказа. По мере того, как возрастает число закупаемых единиц материала, текущие расходы на хранение материалов (содержание запасов) увеличиваются (кривая 2). Одновременно с этим, при увеличении размера партии, количество заказов в год снижается. Это приводит к уменьшению расходов, связанных с выполнением заказов (кривая 3). Как видно из рис. 2.1.4, кривая общих годовых расходов (кривая 1) имеет минимум при х = х 0 .

На основе количественной оценки зависимостей расходов на закупку и хранение материалов от количества закупаемого материала можно определить размер заказа, минимизирующий величину общих расходов при следующих допущениях:

1. общее число единиц материала, составляющих годовые запасы, известно.
2. величина спроса неизменна.
3. выполнение заказов происходит немедленно, т.е. заказы выполняют в установленные сроки, время опережения известно и постоянно.
4. расходы на оформление не зависят от их размера.
5. цена на материал не изменяется в течение рассматриваемого периода времени.

В соответствии с принятыми допущениями расходы на выполнение заказа и содержание запасов могут быть выражены формулой

где С 1 и С 21 – соответственно постоянные и переменные расходы, связанные с выполнением заказа и содержанием материалов;

n – количество заказов в год;

q/2 – средний размер запаса.

где Q – годовая потребность в материале.

Приведенная формула устанавливает экономичный размер заказа для условий равномерного и строго определенного (детерминированного) потребления запасов. В практике работы предприятия могут иметь место:

• затянувшаяся поставка ; в этом случае материал доставляется не разово, а в течение того или иного времени с определенной интенсивностью и потребляется производством равномерно; его использование начинается сразу же после начала поставок до того, как вся поставка фактически завершится;
• ускоренное использование ; в этом случае интенсивность потребления запасов такова, что возможен дефицит материала.

С учетом отмеченных специальных условий строят частные модели по определению экономичного размера заказа.

Определение оптимального размера производимой партии

Если предприятие является своим собственным поставщиком, то формулируется задача определения оптимального размера производимой партии, т.е. того количества продукции, которое должно быть изготовлено для пополнения запаса собственных комплектующих. Схема движения запаса, характерная для такого случая, показана на рис. 2.1.5.

Рис. 2.1.5. График движения текущего запаса
при пополнении материалов за конечный интервал

Как видно из рисунка, потребление запаса происходит постепенно, в течение всего цикла t , а его пополнение только в течение периода t 1 , длительность которого определяется временем изготовления производимой партии (производственного цикла). Необходимые комплектующие начинают изготавливать при поступлении соответствующего заказа и по мере готовности сразу же направляют потребителю: в склад цеха-получателя для дальнейшей обработки или в комплектовочный склад сборочного цеха. Дневная скорость пополнения запасов определяется из условия

где p – годовой объем производства комплектующих.

Если установлены темпы производства (поступления) и потребления материалов, то запас будет расти в течение всего периода пополнения и достигнут максимальной величины в конце его.

Максимальный уровень запаса составит

а средний запас составит

Учитывая, что период пополнения запаса определяется исходя из среднесуточного объема производства t 1 = 240q опт /p , суммарные годовые расходы, связанные с пополнением и хранением материалов, составят

заказа при условии оптовой скидки

Если предоставляется оптовая скидка, то для определения экономичного размера заказа приходится делать несколько расчетов, так как функция суммарных издержек перестает быть непрерывной. Для нахождения глобального минимума такой функции необходимо исследовать ее локальные минимумы, причем некоторые из них могут оказаться в точках разрыва цен.

Определение экономичного размера
заказа при допущении дефицита

В классической модели экономичного размера заказа дефицит продукции, необходимой для производства, не предусмотрен. Однако в случаях, когда потери из-за дефицита сравнимы с расходами на содержание излишних запасов, дефицит допустим. При наличии его модель экономичного размера заказа требует учета определенных методических особенностей. Наиболее общий случай движения текущего запаса при допущении дефицита материала представлен на рис. 2.1.6, где q – размер запаса в начале каждого интервала между поставками t (максимальный запас при дефиците). Весь интервал t делится на два периода:

• время, в течение которого запас на складе имеется в наличии, t 1 ;
• время, в течение которого запас отсутствует, t 2 .

Рис. 2.1.6. Цикл движения текущих запасов при допущении дефицита

Начальный размер запаса q n в этих условиях принят несколько меньше, чем оптимальный размер партии q опт . Задача управления запасом сводится к количественному определению размера снижения и установлению рациональной величины начального запаса. Критерием оптимальности партии поставки является минимальная сумма транспортно-заготовительных расходов, расходов на содержание запаса и потери из-за дефицита.

Экономичный размер заказа определяется по формуле

где C 3 – годовые потери из-за дефицита продукции.

При значительном увеличении C 3 отношение C 3 /(C 2 +C 3) приближается к единице и оптимальный размер партий стремится к значению, которое было бы при отсутствии дефицита запасов. Если потери из-за дефицита незначительны, то отношение C 3 /(C 2 +C 3) стремится к нулю, а оптимальный размер партии – к бесконечности, т.е. допускается большой дефицит запаса.

Вопросы для повторения

1. Понятие закупочной логистики.
2. Процесс закупки.
3. Виды потребностей в материалах.
4. Методы определения потребностей.
5. Материальное обеспечение на основе плановых заданий.
6. Определение экономичного размера заказа.
7. Расчет оптимального размера производимой партии.
8. Экономичные размеры заказа при допущении дефицита и предоставлении оптовой скидки.

(2.1.6)

Виды потребностей в материалах. Методы определения потребностей

Виды потребностей в материалах. Под потребностью в сырье и материалах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Потребность материалов на некоторый период называется периодической потребностью. Она складывается из первичной и вторичной.

Под первичной понимается потребность в готовых изделиях, узлах и деталях, предназначенных для продажи, а также покупных запасных частях. Расчет первичной потребности осуществляется с помощью методов математической статистики и прогнозирования, дающих ожидаемую потребность. Риск неправильной оценки или неточного прогноза потребностей компенсируется соответствующим увеличением страховых запасов.

Первичная потребность является основой управления материальными потоками на предприятиях, работающих в сфере торговли. Для промышленных предприятий первичную потребность следует раскладывать на вторичные составляющие, такие как узлы, детали и сырье.

Пример 1.

Мебельная фабрика выпускает рабочие столы для комплектования кухонной мебели. В столе размещается мойка, которая в свою очередь комплектуется смесителем для холодной и горячей воды.

Потребность в мойке и смесителях именуется вторичной, поскольку она может быть определена из первичной потребности (количества рабочих столов). Если мойки и смесители поставляются в торговую сеть в качестве необходимых запасных частей, то имеет место и первичная, и вторичная потребность в этих изделиях.

При расчете вторичной потребности предполагаются заданными: первичная потребность, включающая сведения об объемах и сроках; спецификации или сведения о применяемости; возможные дополнительные поставки; количество материалов, находящихся в распоряжении предприятия. Поэтому для определения вторичной потребности используются детерминированные методы расчета. Если такой способ установления потребности невозможен из-за отсутствия спецификаций или незначительной потребности в материалах, то ее прогнозируют, используя данные о расходе сырья и материалов.

Потребность производства во вспомогательных материалах и изнашивающимся инструменте называется третичной. Она может быть определена исходя из вторичной на основе показателей использования материалов (детерминированное определение потребности), путем проведения стохастических расчетов на основе расхода имеющихся материалов или экспертным путем.

Под брутто- потребностью понимается потребность в материалах на плановый период без учета того, имеются ли их запасы на складе или в производстве. Соответственно нетто - потребность характеризует потребность в материалах на плановый период с учетом их наличных запасов и получается как разность между брутто - потребностью и располагаемыми складскими запасами к определенному сроку.

Пример 2.

Пусть по одной из позиций материалов имеет место как первичная, так и вторичная потребность. В данном случае речь может идти о сборочных единицах, которые используются как комплектующие при изготовлении изделия (вторичная потребность), и поставляются на рынок в виде запасных частей (первичная потребность). Из табл.1 видно, что брутто- потребность определяется из первичной и вторичной потребности. На складе имеется 450 ед. материала. Нетто- потребность составляет 650 ед. (1100 - 450). Для определения нетто- потребности на определенный период из складских запасов всякий раз вычитается объем, не превышающий необходимого для ее удовлетворения. Так, по периодам: период 1 - нетто - потребность отсутствует, так как складские запасы превышают брутто- потребность; период 2 - нетто - потребность отсутствует, складские запасы на начало периода равны 210 ед. (450 - 240); период 3 - величина наличных запасов составляет 50 ед. (210 - 160) и нетто - потребность - 170 ед. (220 - 50).

Таблица 1

Расчет брутто - и нетто - потребностей

На практике суммарная потребность в материалах увеличивается относительно показания брутто на дополнительную потребность, обусловленную браком в производстве и проведением работ по техническому обслуживанию и ремонту оборудования. После сопоставления с величиной располагаемых складских запасов остаточная потребность корректируется на величину текущих запасов.

Методы определения потребностей. Необходимым условием эффективного управления материальными потоками является знание потребности на перспективу. Для ее определения могут использоваться следующие методы:

Детерминированный расчет в соответствии с планом производства и имеющимися спецификациями на выпускаемую продукцию;

Прогнозирование потребностей путем экстраполяции данных об использовании материалов на перспективу с применением методов математической статистики;

Субъектная оценка по заключениям экспертов.

Детерминированные методы служат для расчета вторичной потребности в материалах при известной первичности. При аналитическом подходе ход расчет идет от изделия (его спецификации) по ступеням иерархии сверху вниз. Синтетический метод предполагает проведение расчетов для каждой группы деталей исходя из степени их применяемости на отдельных ступенях иерархии.

Стохастический метод расчета позволяет установить ожидаемую потребность на основе прогнозных оценок исходя из данных прошлого периода. С этой целью используют аппроксимацию средних значений, метод экспотенциального сглаживания и регрессионного анализа.

Аппроксимация средних значений используется в условиях, когда потребность в материалах колеблется по месяцам при устойчивом среднем значении.

Прогнозирование по этому методу представляет собой процедуру усреднения прошлых значений потребности в материалах. При этом вес каждого из значений потребности может быть одинаков (метод расчета простой средней) или различен, если свежие данные имеют больший вес (метод расчета скользящей средней).

Метод экспоненциального сглаживания применяют в том случае, когда прогнозирование процесса изменения потребности в материальных ресурсах производится на основе уровней ряда динамики, веса которых убывают по мере ожидания данного уровня от момента прогноза. Для этой цепи в расчеты вводится постоянный коэффициент сглаживания a, значение которого подбирается таким образом, чтобы свести ошибку прогноза к минимуму.

Уравнение прогноза, учитывающее экспоненциальное сглаживание, записывается в следующем виде:

yt+1 = ayt + a(1-a)yt-1 + a(1-a)2yt-2 + … + a(1-a)kyt-k + … + (1-a)ty0,

где у0 – величина, характеризующая некоторые начальные условия

Регрессионный анализ предполагает приближение известных тенденций, потребления материальных ресурсов с помощью математических функций, которые могут быть экстраполированы на будущий период. В соответствии с характером зависимости различают линейный и нелинейный регрессионный анализ. Метод линейной регрессии целесообразно применять при условно-пропорциональном росте потребления. Если кривая потребности не аппроксимируется с помощью прямой, то применяется нелинейный регрессионный анализ.

Методы материального обеспечения. Позаказный метод. Материальное обеспечение на основе плановых заданий.

Любая закупка начинается с определения потребности в материальных ресурсах предприятия. На данном этапе решаются вопросы: что, сколько и когда необходимо закупить.

Для того, чтобы определить потребность определенных материальных ресурсов, нужно оценить их необходимость на производстве, а также наличие запасов, переходящих в следующий плановый период, а кроме того, учет потребностей на остальные виды хозяйственной деятельности, в том числе и непроизводственной. Во время расчета потребностей в сырье обязательно нужно учитывать наличие финансового обеспечения для их покрытия. Можно расплачиваться как собственными средствами, так и полученными в результате займа. В зависимости от объема и срока поставок ресурсов на предприятии определяется режим их потребления на производстве, создается и поддерживается необходимый уровень материальных запасов.

Правильное решение задачи по определению потребности материальных ресурсов оказывает существенное влияние на экономику предприятия. Это связано с тем, что неправильный расчет потребности в материальных ресурсах в сторону завышения ведет к неправильному их распределению и образованию сверхнормативных запасов, увеличению издержек закупок, замораживанию оборотных средств и в итоге - к ухудшению финансового состояния. С другой стороны, расчет, согласно которому потребность в метериальных ресурсах оказалась меньше необходимой, может привести к нарушению ритмичности работы, простоев из за отсутствия нужных материалов, к замене их на другие, с потерей качества конечного продукта и увеличения его себестоимости.

Под потребностью в материальных ресурсах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Потребности в материальных ресурсахкаждого предприятия можно разделить на две большие группы (рисунок 9.3):

Потребность в зависимости от характера исполняемой функции;

Потребность в зависимости от учета наличных запасов материалов.

Потребности в материальных ресурсах делятся на:

- общую потребность, которая включает валовую потребность на производственную программу и зарезервированный объем сырья, материалов и комплектующих для специального использования.

- валовую, или брутто-потребность , - это потребность на производственную программу без учета имеющихся производственных запасов и готовой продукции.

Чистую, или нетто-потребность , - это потребность в сырье, материалах, комплектующих на производственную программу с учетом имеющихся заделов на рабочих местах и запасов готовой продукции

Первичную потребность , которая определяется как потребность в изделиях, договоры на производство и поставку которых уже заключены, т. е. в изделиях, выпуск которых имеет приоритет.

Вторичную потребность - потребность в изделиях, подлежащих изготовлению в рамках производственной программы, но договоры на поставку которых еще не заключены.

Третичную потребность - потребность на производственную программу во вспомогательных материалах производственного назначения.

Рисунок 9.3. Виды потребностей в материальных ресурсах

Определение потребности в материальных ресурсах можно осуществлять тремя методами (рисунок 9.4):

- детерминированным - для расчета вторичной потребности в материальных ресурсах при известной первичной на основе планов производства и нормативов расхода. Необходимая информация - первичная потребность, включающая данные об объемах и сроках изготовления; информация о структуре изделия в форме спецификации или указаний о применяемости тех или иных деталей; нормы расходов по материалам и видам продукции; располагаемое наличие.

Расчет материальных ресурсов ведется отдельно для социальных нужд, основного и вспомогательного производства, и здесь могут быть использованы экономико-математические модели.

Потребность материальных ресурсов для основного производства расчитывается по формуле:

где M - потребность материалов; H - норма расхода материальных ресурсов i-го наименования на j вид изделия; N - производственная программа j вида продукции; n- ассортимент.

Потребность может быть определена на основе иерархии изделия с учетом входимости элементов:

В детерминированном методе важно установить время потребления материальных ресурсов. Здесь может быть полезен цикловой график. Он заполняется справа налево. Цикл определяется по наиболее длительной операции.На основании циклового графика можно определить, сколько деталей запустить и когда. Чтобы выполнить заказ в срок, материалы должны иметься в наличии в наиболее ранний срок, с тем, чтобы цикл их поступления и первичной обработки не увеличивал цикл изготовления изделия.

Детали должны быть своевременно готовы, чтобы оставалось время для сборки. Покупные изделия должны быть заказаны с учетом ожидаемого времени поставки;

- стохастическим - для расчета потребности на основе вероятностного прогноза с учетом тенденции изменения потребностей за прошлые периоды. Основаны на прогнозировании. Прогнозы могут быть среднесрочные

(3 - 5 лет), кратко- и долгосрочные. Прогнозирование может быть выполнено на основе алгоритма: анализ временных рядов; определение модели потребления; выбор метода; графическая интерпретация прогнозной потребности.

- экспертным - для расчета потребности на основе опытно-статистической оценки экспертов.

Рисунрк 9.4. Методы и методики определения потребности в ресурсах

Выбор метода зависит от особенностей материальных ресурсов, условий их потребления и наличия соответствующих данных для проведения необходимых расчетов.

Наиболее распространенной методикой определения потребности в материальных ресурсах является календарный метод планирования МRР-систем. МRР основана на программе производства конечного продукта. Данный метод определения потребности в материальных ресурсах использует большой объем информации, которая поступает из следующих источников:

Основного графика, где указывается объем каждого продукта, изготавливаемого в каждый период времени;

Ведомости спецификации материалов, где перечисляются материалы, необходимые для производства каждого продукта;

Учетной документации по запасам, где показано наличие материалов. Ведомость/спецификация материалов - это упорядоченный список

всех составляющих, необходимых для производства конкретного продукта. Здесь указываются материалы, запасные части и комплектующие, а также последовательность, в которой они используются.

При определении потребности для составления расписания поставок по каждому необходимому материалу применяется спецификация на материалы совместно с основным графиком.

Процедура определения потребности в обобщенном виде представлена на рисунке 9.5

Рисунок 9.5. Определение потребности в обобщенном виде (обобщенная процедура МRР)

Основными этапами определения потребности являются:

Определение валовой потребности в ресурсах с использованием основного графика и спецификации на материалы;

Определение чистой потребности путем вычитания уже имеющегося запаса и объема заказов, которые должны поступить. Затем составляется производственный график с указанием времени начала работ, обеспеченных чистой потребностью;

Установление объема заказов и времени их размещения на основании графика использования материалов и информации о времени выполнения заказа.

Преимущество данной методики расчета потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются исходя из потребностей в конечном продукте.

Контрольные вопросы для самоподготовки:

1 Назовите основные требования к планированию закупок.

2 Перечислите виды планирования в закупочной логистике и охарактеризуйте их.

3 Приведите схему последовательности шагов формирования укрупненных планов закупок и опишите ее.

4 Приведите логическую структуру процесса планирования материальных ресурсов предприятия.

5 Назовите виды (разновидности) потребностей в материальных ресурсах и охарактеризуйте их.

6 Перечислите методы и методики определения потребностей в материальных ресурсах и охарактеризуйте их..

Методы определения потребностей

Виды потребностей в материалах . Под потребностью в сырье и материалах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Потребность в материалах на определенный период называет­ся периодической потребностью. Она складывается из первичной, вторичной и третичной.

Под первичной понимается потребность в готовых изде­лиях, узлах и деталях, предназначенных для продажи, а также в покупных запасных частях. Расчет первичной потребности осуще­ствляется с помощью методов математической статистики и про­гнозирования, дающих ожидаемую потребность. Риск неправиль­ной оценки или неточного прогноза потребностей компенсирует­ся соответствующим увеличением страхового запаса.

Первичная потребность является основой управления матери­альными потоками на предприятиях, работающих в сфере торгов­ли. Для промышленных предприятий первичную потребность сле­дует раскладывать на вторичные составляющие.

Под вторичной понимается потребность в комплектующих уз­лах, деталях и сырье, необходимых для выпуска готовых изделий.

Пример 4

Мебельная фабрика выпускает рабочие столы для комплекто­вания кухонной мебели. В столе размещается мойка, которая, в свою очередь, комплектуется смесителем холодной и горячей воды.

Потребность в мойке и смесителях именуется вторичной, по­скольку она может быть определена из первичной потребности (количества рабочих столов). Если мойки и смесители поставля­ются в торговую сеть в качестве необходимых запасных частей, то имеет место и первичная, и вторичная потребность в этих из­делиях.

При расчете вторичной потребности предполагаются заданны­ми: первичная потребность, включающая сведения об объемах и сроках; спецификации или сведения о применяемости; возможные дополнительные поставки; количество материалов, находящихся в распоряжении предприятия. Поэтому для определения вторич­ной потребности используются детерминированные методы рас­чета. Если такой способ установления потребности невозможен из-за отсутствия спецификаций или незначительной потребности в материалах, то ее прогнозируют, используя данные о расходе сы­рья и материалов.

Под третичной понимается потребность производства во вспомогательных материалах и изнашивающимся инструменте. Она может быть определена исходя из вторичной на основе пока­зателей использования материалов (детерминированное определе­ние потребности), путем проведения стохастических расчетов на основе расхода имеющихся материалов или экспертным путем.

В зависимости от учета наличных запасов различают брутто- и нетто-потребности в материалах.

Под брутто-потребностыо понимается потребность в матери­алах на плановый период без учета запасов на складе или в про­изводстве. Соответственно под нетто-потребностыо понимает­ся потребность в материалах на плановый период с учетом налич­ных запасов. Она определяется как разность между брутто-потребностыо и наличными складскими запасами к опре­деленному сроку.

Пример 5

Пусть по одной из позиций материалов имеет место как пер­вичная, так и вторичная потребность. В данном случае речь мо­жет идти о сборочных единицах, которые используются как комплектующие при изготовлении изделия (вторичная потребность), и поставляются на рынок в виде запасных частей (первичная потреб­ность). Из табл. 2 видно, что брутто-потребность определяется из первичной и вторичной потребности. На складе имеется 450 ед. материала. Нетто-потребность составляет 650 ед. (1100 - 450). Для определения нетто-потребности на определенный период из склад­ских запасов всякий раз вычитается объем, не превышающий не­обходимого для ее удовлетворения. Так, по периодам: период 1 - нетто-потребность отсутствует, так как складские запасы превы­шают брутто-потребность; период 2 - нетто-потребность отсут­ствует, складские запасы на начало периода равны 210 ед. (450 -- 240); период 3 - величина наличных запасов составляет 50 ед. (210 - 160) и нетто-потребность - 170 ед. (220 - 50).

Таблица 2

РАСЧЕТ БРУТТО- И НЕТТО-ПОТРЕБНОСТЕЙ В ЗАПАСНЫХ ЧАСТЯХ (ЕД.)

На практике суммарная потребность в материалах увеличива­ется относительно показателя брутто на дополнительную потреб­ность, обусловленную браком в производстве и проведением ра­бот по техническому обслуживанию и ремонту оборудования. После сопоставления с величиной наличных складских запасов остаточная потребность корректируется на величину текущих за­пасов.

Соотношение различных видов потребностей в материалах показано на рис. 2.

Рис. 2. Соотношение различных видов потребностей в материалах

Методы определения потребностей. Необходимым услови­ем эффективного управления материальными потоками является знание потребности на перспективу. Для ее определения могут ис­пользоваться следующие методы:

Детерминированные методы расчета в соответствии с пла­ном производства и имеющимися спецификациями на вы­пускаемую продукцию;

Стохастические методы расчета;

Субъектная оценка по заключениям экспертов.

Классификация перечисленных методов представлена на рис. 3.

Рис. 3. Классификация методов определения потребностей

Детерминированные методы расчета служат для расчета вто­ричной потребности в материалах при известной первичной. При аналитическом методе расчет идет от изделия (его спецификации) по ступеням иерархии сверху вниз. Синтетический метод предпо­лагает проведение расчетов для каждой группы деталей исходя из степени их применяемости на отдельных ступенях иерархии.

Стохастические методы расчета позволяют установить ожи­даемую потребность на основе числовых данных, характеризую­щих ее изменения на протяжении определенного промежутка вре­мени. С этой целью используют аппроксимацию средних значе­ний, метод экспоненциального сглаживания и регрессионного анализа.

Аппроксимация средних значений используется в условиях, ког­да потребность в материалах колеблется по месяцам при устой­чивом среднем значении.

Прогнозирование этим методом представляет собой процеду­ру усреднения известных значений потребности в материалах.

Метод экспоненциального сглаживания применяют в том слу­чае, когда прогнозирование процесса изменения потребности в материальных ресурсах производится на основе уровней ряда ди­намики, веса которых убывают по мере отдаления данного уровня от момента прогноза. Для этой цели в расчеты вводится посто­янный коэффициент сглаживания а, значение которого подби­рается таким образом, чтобы свести ошибку прогноза к мини­муму.

Уравнение прогноза, учитывающее экспоненциальное сглажи­вание, записывается в следующем виде:

где у 0 - величина, характеризующая некоторые начальные условия.

Регрессионный анализ предполагает приближение известных тенденций потребления материальных ресурсов с помощью мате­матических функций, которые могут быть экстраполированы на будущий период. В соответствии с характером зависимости раз­личают линейный и нелинейный регрессионный анализ. Метод линейной регрессии целесообразно применять при условно-про­порциональном росте потребления. Если кривая потребности не аппроксимируется с помощью прямой, то применяется нелиней­ный регрессионный анализ.

Закупочная логистика – управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

В странах с рыночной экономикой основной целью закупочной логистики является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Однако ее достижение зависит от решения целого ряда задач. В обобщенном виде эти задачи можно сгруппировать следующим образом.

Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу или привести к ее изменению).

Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них (избыток или недостаточное количество поставляемых товарно-материальных ресурсов также негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума).

Соблюдение требований производства по качеству сырья и комплектующих изделий.

Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. Отдел закупки, или снабжения, закупает материалы в количествах, заявленных отделом управления производством или отделом хранения.

Основные виды функций отдела:

1. Исследование рынка закупок

2. Изучение и выбор поставщиков, переговоры с целью улучшить условия покупки и осуществление заказов на поставку.

3. Экспедирование поставок от поставщиков при необходимости обеспечить надежность поставки в соответствии с графиком, переговоры об изменениях в графике в соответствии с меняющимися обстоятельствами.

4. Выполнение роли связующего звена между поставщиками и другими отделами компании: отделом разработки, контроля качества, производства, контроля производства, финансов по всем проблемам, связанным с поставками. Выполнение функции связи с внешней средой и сообщение об изменениях условий на рынке и других факторов, которые влияют на операции фирмы.

5. Изучение продуктов, материалов и поставщиков, которые могут принести прибыль предприятию.

На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:

Доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

Сущность приобретаемой продукции или услуг;

Ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;

Наличие возможностей для выполнения данной функции;

Задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.

Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализованно.

Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.

Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.

Преимущества централизованных закупок:

Простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;

Отсутствие административного дублирования;

Возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

Лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

Развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени.

Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Функции логистики. Этапы процесса закупки.

Технология проведения бизнес процесса закупки состоит из следующих стадий:

1. Определение потребности в материале

2. Решение задачи «МОВ»

3. Определение метода закупок

4. Анализ рынка закупок и выбор поставщика

5. Процесс переговоров и заключение контракта

6. Установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставки, организация приемочного контроля

7. Организация размещения товаров на складе

Более наглядно все этапы закупочной логистики можно изобразить в виде схемы.

Определение потребности в материалах.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

какие материалы требуются;

количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;

время, когда они понадобятся;

возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;

требуемые площади ваших складских помещений;

издержки на закупки;

возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.

Исследования рынка закупок сырья и материалов могут рассматриваться внутри предприятия и как средство решения проблем, возникающих в научных исследованиях и конструкторских разработках, которые связаны с характеристиками нового сырья и комплектующих. Кроме того, необходимо иметь в виду, что важная информация об изменениях и тенденциях развития рынка закупок сырья и материалов может быть получена на основе внутризаводской или внутрифирменной отчетности.

Изучение рынка с целью закупок сырья и комплектующих изделий, как правило, проводится параллельно с разработкой новой продукции. Например, в машиностроении оно начинается и осуществляется на стадии конструирования изделий. Задача органов снабжения - обеспечить конструкторов необходимыми каталогами, описаниями, проспектами по профилю проводимой работы с целью их полной и объективной ориентации в соответствующих вопросах. Однако каталоги и описания обычно не содержат информации о ценах, без чего трудно добиться экономически выгодных решений по материалам и конструкции будущих изделий. Поэтому прямой задачей снабжающих органов является сбор информации о ценах, возможных сроках поставок, транспортных расходах и поиск их оптимального сочетания.

Прежде всего определение потребностей означает выявление продуктов и услуг по их качеству, количеству в основном двумя методами: путем определения потребностей на основе заказов и планомерного определения потребностей на основе расходов.

Определение потребностей на основе заказов, например в машиностроении, происходит путем разложения спецификаций на отдельные комплектующие с учетом уже имеющихся складских запасов. Первичными потребностями здесь являются потребности в готовых изделиях, вторичными - узлы, из которых изделия состоят, третичными - детали, из которых состоят узлы. Сроки удовлетворения последующих потребностей определяются на основе сроков закупки предыдущих.

Если потребности на основе заказов не могут быть определены или применение этого метода нецелесообразно, тогда используют метод определения потребности на основе расходов или прошлого опыта. Прогнозируемая потребность в этом случае определяется при помощи простейших расчетных методов. В дополнение к ним на практике часто пользуются интуитивными методами прогноза - прежде всего в тех случаях, когда расходы не подвержены сезонным колебаниям и не испытывают воздействия каких-либо внешних факторов.

В западных странах приобретаемая фирмами продукция производственного назначения классифицируется по видам заготовленного товара и способам их закупки. Из всего многообразия традиционно выделяются следующие виды товаров: сырье и основные материалы, топливо, комплектующие и оборудование. Такое деление обосновывается примерно однотипной удельной стоимостью, а так же условиями хранения и применения отдельных видов этих товаров.

Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом.

Например, в прошлом году было использовано 1000 единиц сырья, что за неделю составило 1000: 52 = 19 единиц. Это количество может быть использовано в будущем.

Потребность в материалах можно рассчитать, рассматривая определенную программу производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP -1 (планирование потребности в материалах). Принцип ее прост: исходная точка - это предсказуемый или известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время производства их на собственном предприятии. Далее, исходя из времени поставок конечного продукта потребителю, определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах.

Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность, при этом учитывают:

наличный запас;

плюс уже заказанные материалы и уже запланированное собственное производство;

минус уже предназначенный для предыдущей серии продукции заказ.

На основании данных расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукта. Преимущество применения методики планирования потребности в материалах заключается в том, что закупки и производство планируются, исходя из потребностей в конечном продукте.

Если спрос потребителей колеблется, следует пользоваться методом сглаживания таких колебаний. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся (например, сезонных) колебаний спроса на конечный продукт.

Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:

Прогноз на новый период = Прогноз на предшествующий

период + ах (фактическое потребление в предшествующем

периоде - прогноз на предшествующий период).

Весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью так называемого фактора «а», значение которого находится в пределах от 0 до 1. Чем больше значение «а», тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для оценки фактического потребления.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах, такие как:

детерминированный;

стохастический;

эвристический.

Первый используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Второй - когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. С помощью третьего метода потребность определяется на основе опыта работников.