Должностная инструкция закупщика по 223 фз. Специалист по закупкам: обязанности, требования, обучение, профессиональный стандарт специалист в сфере закупок

Должностная инструкция УТВЕРЖДАЮ
специалиста по закупкам
от N Директор

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права, а также ответственность специалиста по закупкам в ____________
1.2. Должность специалиста по закупкам относится к категории "специалисты".
1.3. На должность специалиста по закупкам назначается лицо, имеющее высшее образование и дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.
1.4. Специалист по закупкам подчиняется непосредственно директору ____________.
1.5. Специалист по закупкам должен знать:
1.5.1. Требования нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок товаров (работ, услуг) для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
1.5.2. Принципы контрактной системы в сфере закупок.
1.5.3. Основы гражданского, бюджетного, трудового и административного законодательства, налогообложения, бухгалтерского учета и статистики в части применения к закупкам.
1.5.4. Экономические основы ценообразования, особенности ценообразования на рынке предоставления образовательных услуг.
1.5.5. Методы планирования закупок товаров (работ, услуг).
1.5.6. Методы обоснования цен товаров (работ, услуг).
1.5.7. Особенности составления закупочной документации.
1.5.8. Правила приемки товаров (работ, услуг).
1.5.9. Этику делового общения и правила ведения переговоров.
1.5.10. Правила внутреннего трудового распорядка, дисциплины и охраны труда.
1.6. Специалист по закупкам должен уметь:
1.6.1. Планировать, организовывать и проводить процедуры в соответствии с положениями Закона о контрактной системе.
1.6.2. Использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций, работать с электронными площадками, с единой информационной системой в сфере закупок (далее - ЕИС) и содержащимися в ней сведениями, создавать и вести информационные базы данных.
1.6.3. Структурировать материал, полученный при обеспечении закупок ____________, подготавливать аналитические материалы.
1.6.4. Готовить отчетную документацию.
1.7. Специалист по закупкам в своей деятельности руководствуется:
1.7.1. уставом ____________
1.7.2. правилами внутреннего трудового распорядка ____________;
1.7.3. настоящей должностной инструкцией.
1.8. Порядок возложения на специалиста по закупкам дополнительной работы в соответствии с ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ устанавливается дополнительным соглашением к трудовому договору.

2. Должностные обязанности специалиста по закупкам

2.1. Специалист по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
2.1.1. Осуществляет предварительный сбор данных о потребностях и ценах на товары, работы, услуги.
2.1.2. Подготавливает закупочную документацию.
2.1.3. Обрабатывает результаты определения поставщика и заключает контракт.
2.1.4. Формирует начальную (максимальную) цену контракта.
2.1.5. Формирует описание объекта закупки, закупочную документацию, включая проект контракта.
2.1.6. Осуществляет подготовку и размещение на электронных площадках, в ЕИС предусмотренных Законом о контрактной системе сведений и документов.
2.1.7. Обеспечивает разработку и утверждение плана закупок, плана-графика, при необходимости - подготовку изменений в такие планы.
2.1.8. Осуществляет мониторинг поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
2.1.9. Осуществляет анализ поступивших заявок.
2.1.10. Осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупок.
2.1.11. Выполняет обработку заявок, проверку банковских гарантий, оценку результатов.
2.1.12. Подготавливает протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок.
2.1.13. Подводит итоги закупочной процедуры.
2.1.14. Направляет приглашения для заключения контрактов.
2.1.15. Осуществляет проверку необходимой документации для заключения контрактов.
2.1.16. Организовывает процедуры подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями).
2.1.17. Подготавливает документы о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта.
2.1.18. Организовывает осуществление оплаты поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта.
2.1.19. Организовывает осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных Законом о контрактной системе случаях.
2.1.20. Организовывает возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения контрактов в предусмотренных Законом о контрактной системе случаях.
2.1.21. Взаимодействует с другими структурными подразделениями ____________, комиссиями по осуществлению закупок и должностными лицами.

3. Права специалиста по закупкам

3.1. Специалист по закупкам имеет право:
3.1.1. Знакомиться с проектами актов, касающихся деятельности специалиста по закупкам, и участвовать в их обсуждении.
3.1.2. Представлять директору ____________ предложения по совершенствованию работы специалиста по закупкам.
3.1.3. Запрашивать и получать от работников подразделений и должностных лиц ____________ необходимую информацию, документы.
3.1.4. Привлекать к решению поставленных перед специалистом по закупкам задач работников других подразделений.

4. Ответственность специалиста по закупкам

4.1. Специалист по закупкам несет ответственность:
4.1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном трудовым законодательством Российской Федерации.
4.1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.1.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации и заключенным трудовым договором.

Приложение N 1
к должностной инструкции специалиста по закупкам
____________

Лист ознакомления с должностной инструкцией
специалиста по закупкам

Если торговая компания хочет обеспечить себе успех, то ей просто необходим специалист, которые смог бы правильно выстроить стратегию по закупкам, найти лучшего поставщика продукции и провести переговоры с компаньоном на выгодных условиях для компании. Такой человек - это специалист по закупкам. На сегодняшний день такая логистическая профессия является очень востребованной и актуальной. Такой человек должен уметь ориентироваться на рынке, уметь соблюдать баланс.

Кто такой специалист по закупкам?

Специалист по закупкам 223 ФЗ - это узкоспециализированный специалист. В обязанности такого сотрудника входит составление планов (как долгосрочных, так и краткосрочных) по закупкам, проверка качественность приобретаемого компанией продукта, прослеживание изменения цен и продвижения товара на рынке, создание и осуществление программ по закупкам, руководство отделом закупок, контроль поставок, проверка нуждаемости предприятия в том или ином товаре. При этом специалист по торговым закупкам должен вести соответствующую документацию и оформлять ее для бухгалтерии и базы данных. Среди требований, которые обычно предъявляют специалисту этой области, находится знание иностранного языка, а так же умение работать с компьютером со знанием Excel, Access, 1С.

А так же очень важной составляющей является наличие знаний и умение ориентироваться в области товаров, закупаемых компанией. Специалист по торговым закупкам должен быть человеком мобильным, коммуникабельным, способным пойти на компромисс, дипломатичным, внимательным. Именно такой человек ведет переговоры с сотрудничающими компаниями и должен суметь заключить договор на условиях, которые станут максимально выгодными для компании. При это очень важно обладать так же аналитическим складом ума, системностью мышления, ответственностью, порядочностью и в то же время хитростью (потому что специалист по торговым закупкам должен уметь найти обходной путь при необходимости).

При этом знание недавно вышедшего закона 223 ФЗ должно быть у такого специалиста обязательно. Этот закон (223 ФЗ) - о закупках товаров, о работе и услугах отдельных юридических лиц. В силу он вошел не так давно, в 2011 году. То есть без знания закона 223 ФЗ специалиста даже специалистом никто не назовет и сегодня при приеме на работу (или же в объявлениях по оказанию логистических услуг) очень часто указывают о знании закона 223 ФЗ. Специалист по закупкам - это представитель логистики, а сегодня логистика - это развивающаяся отрасль, она просто необходима для компаний, которые хотят развиваться успешно. Спрос на специалистов высокого уровня растет все больше с каждым годом.

Закупки государственных и муниципальных заказчиков должны проводить профессионалы - таковы требования закона 44-ФЗ. В организации должна быть сформирована контрактная служба или нанят один специалист - контрактный управляющий . Обязанности управляющего прописываются в отдельном документе - должностной инструкции.

Как сформировать службу

Если объем закупок заказчика не превышает 100 млн рублей , можно обойтись контрактным управляющим. Иначе необходимо сформировать полноценную контрактную службу. Необходимо разработать Положение о контрактной службе, образец которого содержится в приказе Минэкономразвития от 29 октября 2013 № 631.

Заказчик может нанять управляющего разными методами:

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС :

1. Взять на работу со стороны и заключить с ним трудовой договор.
2. Перевести на эту должность работника из числа тех, кто уже трудится у заказчика и соответствует критериям. Предварительно он должен пройти профессиональную подготовку.
3. Нанять действующего сотрудника на условиях совместительства (на полставки).

Вне зависимости от выбора варианта, руководитель заказчика должен издать приказ о назначении контрактного управляющего и утвердить его должностную инструкцию. Кроме того, придется изменить штатное расписание - добавить туда соответствующую должность.

Функции управляющего

Что должен делать контрактный управляющий? Список его функций приведен в законе. К ним относится следующее:

1. Формирование, изменение и публикация .
2. Подготовка извещений и закупочной документации, а также приглашений на закрытые процедуры.
3. Участие в процедуре, в том числе заключение контракта.
4. Консультирование поставщиков и исполнителей.
5. Участие в спорах, связанных с закупкой, определением поставщика.

Требования к работникам, которые отвечают за госзакупки, содержаться в приказе Минтруда России от 10 сентября 2015 года № 625н. Специалист должен обладать знаниями и опытом работы в сфере закупок. Он должен знать не только закон 44-ФЗ, но быть знаком и гражданским, бюджетным и другими кодексами и законами. Специалист должен уметь составлять документы и оценивать заявки, знать тонкости планирования закупок и работы с электронными площадками.

Что включить в должностную инструкцию

Должностная инструкция контрактного управляющего представляет собой внутренний документ заказчика, в котором определены требования к нему, его обязанности и права. Она показывает, что именно входит в зону ответственности управляющего и какие ему даны полномочия.

Инструкция состоит из нескольких разделов - их содержание представлено в следующей таблице. А в конце статьи приведен образец должностной инструкции контрактного управляющего.

Таблица. Разделы должностной инструкции контрактного управляющего

Образец должностной инструкции, страница 1

Образец должностной инструкции, страница 2

Должностная инструкция специалиста по закупкам предназначена для определения круга обязанностей сотрудника, а также специфики его взаимодействия с коллективом и руководством. В этом документе закреплены ключевые аспекты должности: от прав и ответственности до взаимоотношений с коллегами. Составление должностной инструкции требует скрупулезного методичного подхода, каждый пункт должен быть прописан с учетом специфики конкретного предприятия.

ФАЙЛЫ

Образец должностной инструкции специалиста по закупкам

1. Общие положения

1. Главной задачей специалиста по закупкам является организация процесса своевременной закупки необходимых товаров организации товаров.
2. Специалист по закупкам принимается на должность и освобождается от неё приказом директора компании или начальника коммерческого отдела.
3. Специалист по закупкам подчиняется руководителю коммерческого отдела.
4. На время отсутствия сотрудника его должностные функции выполняет другой сотрудник коммерческого отдела, о чем издается соответствующий приказ.

Специалист по закупкам обязан соответствовать следующим квалификационным требованиям:

• законченное высшее образование по экономическому профилю;
• хороший уровень владения английским языком, необходимым для ведения деловой переписки;
• стаж работы в сфере закупок от двух лет.

Специалист по закупкам обязан иметь знания в следующих областях:

• нормативно-правовых акты, регулирующие процедуры закупок;
• составление документальной отчетности по закупкам;
• деловая переписка, в том числе — с иностранными контрагентами;
• особенности ценообразования по сезонам и товарным группам;
• отслеживание рыночных тенденций в сфере своей компетенции;
• составление и оформление договоров;
• отслеживание качества закупаемых товаров;
• сравнение и мониторинг поставщиков и условий поставок;
• нахождение альтернативных поставщиков;
• использование оргтехники, компьютерного оборудования и программного обеспечения.

Специалист по закупкам руководствуется:

• нормативно-правовыми актами РФ;
• внутренними документами компании;
• разделами данной инструкции.

2. Функции

К числу должностных функций специалиста по закупкам относятся:

1. Организация процессов закупки товаров соответствующих торговых групп.
2. Построение долгосрочных и взаимовыгодных отношений с поставщиками.
3. Проведение поиска альтернатив по условиям и поставщикам, и проведение переговоров с потенциальными поставщиками.
4. Отслеживание предлагаемых поставщиками скидок и организация действий по их получению.
5. Мониторинг рыночной ситуации в разделе соответствующих своему рабочему профилю товаров и их групп.
6. Выполнение планов по количеству и качеству закупаемых товаров.
7. Мониторинг ситуации по продажам товаров в своей сфере ответственности во взаимодействии с менеджерами по продажам.
8. Предварительный сбор предложений по закупкам от соответствующих сотрудников компании.
9. Подготовка и организация документооборота в компании по соответствующим направлениям закупочной деятельности.
10. Минимизация негативных последствия для компании в случае возникновения конфликтных ситуаций с поставщиками.
11. Отслеживание платежных и иных документов по договорам с поставщиками, а также с другими контрагентами, принимающими участие в поставках соответствующих товаров.
12. Мониторинг своевременной оплаты закупок.
13. Наблюдение за своевременностью поступления товаров на склад.
14. Организация работы по возврату товаров в случае их несоответствия оговоренным характеристикам или по другим, учтенным в договорах, причинам.
15. Осуществление перевода иностранной корреспонденции для сотрудников компании в случаях, предусмотренных документацией компании.
16. Периодическое составление аналитических обзоров по товарам и закупкам в рамках своей сферы ответственности.

3. Ответственность

За ненадлежащее выполнение своих рабочих обязанностей специалист может привлекаться к ответственности на следующих основаниях:

1. В случае причинения своими действиями материального ущерба, — в границах, определенных соответствующими разделами законодательства.
2. В случае совершения правонарушения в процессе выполнения своих обязанностей, — в границах, определенных соответствующим законодательством.
3. За нарушение правил конфиденциальности и разглашение сведений третьим лицам, — в соответствии с разделами трудового законодательства и правилами компании.
4. За ненадлежащее исполнение функций и иные должностные и дисциплинарные проступки — в пределах, определенных трудовым законодательством и уставом предприятия.

4. Права

Специалист по закупкам располагает правами:

1. Требовать и получать от работников компании информацию, необходимую для качественного выполнения своей работы.
2. Требовать от руководителя коммерческого отдела создания условий, необходимых для эффективного выполнения возложенных на него задач.
3. Вносить предложения по оптимизации процессов закупок.
4. Ставить свою подпись в документах в сфере своей компетенции.
5. Принимать участие в совещаниях, где обсуждаются вопросы по закупочной деятельности.
6. Знакомиться с корпоративными документами в сфере закупок.
7. Представлять интересы компании в процессе взаимодействия с поставщиками.
8. Получать льготы и вознаграждения на основании трудового законодательства и соответствующих корпоративных документов.

5. Должностные связи

Специалист по закупкам взаимодействует:

1. С начальником коммерческого отдела — для получения необходимых данных и инструкций.
2. С менеджерами по продажам — для получения информации по продажам, запасам, товарам в пути, прогнозам и планам сбыта соответствующих товаров.
3. С сотрудниками бухгалтерии — для отслеживания платежных поручений и другой документации по сделкам с поставщиками.
4. С работниками технического отдела — по вопросам настройки и обновления компьютерной техники и программного обеспечения.

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Принципы составления инструкции

Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.

Типовые разделы:

1. Общий раздел.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.

Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.

Общий раздел

Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.

Функции

В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами. Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика.

Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам. В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей.

Ответственность

Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.

Права

В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться.

Должностные связи

Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.

Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.