Журнал регистрации должностных инструкций зачастую считается необязательным документом, не требующим особого внимания. Разработка и учет должностных инструкций – вопросы, которым придается слишком мало значения, несмотря на то, что должностная инструкция является частью локальной нормативной базы предприятия.
Из этой статьи вы узнаете:
- как проходит разработка и учет должностных инструкций;
- как оформить журнал ознакомления с должностными инструкциями;
- для чего нужен журнал учета выдачи должностных инструкций.
Разработка и учет должностных инструкций на предприятии
Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации. Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника. Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.
За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения. Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем. Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника.
Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах. Первый передается на руки сотруднику под расписку. Для фиксации этого факта в организации должен быть заведен журнал ознакомления с должностными инструкциями. Возможен вариант, когда отметка ставится в листе ознакомления, который подшивается к инструкции или в общем журнале ознакомления с локальными актами.
Казалось бы, на этом процесс работы с документом заканчивается. Регистрация должностных инструкций, их учет и хранение почему-то отодвигается на второй план. Теме не менее, согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 , «распорядительная и эксплуатационно-техническая документация», которой относится должностная инструкция, должна храниться «по месту разработки и/или утверждения» на протяжении 75 лет. Даже в случае замены новой прежняя должностная инструкция должна храниться в организации три года.
Таким образом, этой частью работы с нормативной документацией не стоит пренебрегать. Если в организации налажено регулирование трудовых отношений с помощью такого удобного инструмента как должностные инструкции, то и хранение этих документов должно быть организовано на соответствующем уровне.
Журнал регистрации должностных инструкций
Действующее законодательство не подразумевает обязательной регистрации должностных инструкций. Несмотря на это, если в организации существует налаженный документооборот, то выпуск новых нормативных актов должен быть где-то зарегистрирован. Для этих целей работодатель вправе разработать Журнал регистрации должностных инструкций. Если в дальнейшем возникнет необходимость найти тот или иной документ, наличие такого журнала в разы упростит задачу. Кроме того, данный журнал поможет в разрешении индивидуальных или коллективных трудовых споров в случае конфликта работодателя и сотрудника.
Журнал учета должностных инструкций разрабатывается работодателем в произвольной форме. Унифицированной формы данного журнала не существует, реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно.
Образец журнала регистрации должностных инструкций
Под регистрацией понимается запись данных о документе по установленной форме. Согласно ГОСТу Р51141-98, она должна фиксировать факт его создания, отправления или получения. Схожие рекомендации содержатся и в . Запись о регистрации внутреннего документа делается в день его подписи или утверждения.
Образец регистрации должностных инструкций представляет собой запись, содержащую все необходимые реквизиты, со всей полнотой описывающую факт издания новой должностной инструкции. Как правило, корректной записью, отражающей факт выхода новой должностной инструкции на предприятии, считается запись, содержащая следующие реквизиты:
1. Номер и дата должностной инструкции (ДИ)
Регистрационный номер инструкции состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов или индекса и года выпуска инструкции. Например: №18-ДИ/2014
2. Наименование должности (категории) в должностной инструкции
3. Структурное подразделение, в котором будет применяться должностная инструкция
4. Дата утверждения ДИ
5. Дата ознакомления ДИ
6. ФИО работника
7. Места нахождения копий документа
8. Примечания
Данная графа может включать необходимую информацию, не относящуюся к предыдущим пунктам. Например: дата сокращения должности в организации и передачи должностной инструкции в архив; отметка о количестве копий, выданных работнику на основании ст.
Образец журнала учета должностных инструкций
Данный образец журнала должностных инструкций не является унифицированной формой регистрации нормативных документов. Работодатель разрабатывает форму журнала самостоятельно, исходя из специфики организации.
Журнал ознакомления с должностными инструкциями
В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, до подписания трудового договора ()
Процедура ознакомления сотрудника с должностной инструкцией “под подпись” осуществляется с помощью «Визы ознакомления». Это реквизит состоит из наименования должности, личной подписи работника, расшифровки подписи и даты. Если факт ознакомления регистрируется непосредственно в должностной инструкции, то виза сотрудника ставится на последнем листе документа, после всех прочих. Если одну и ту же должность занимают несколько сотрудников, то в документе может быть и не одна виза.
Ознакомление с должностной инструкцией может, кроме того, быть отмечено в листе ознакомления с локальными актами или непосредственно на экземпляре трудового договора. Для систематизации документооборота работодатель может использовать журнал ознакомления с должностными инструкциями, который содержит все необходимые реквизиты.
Сотрудник кадровой службы должен передать работнику заверенную копию должностной инструкции после процедуры ознакомления. Это обезопасит от необоснованных требований в случае конфликта, как самого работника, так и его работодателя. Факт передачи экземпляра можно внести отдельной графой в журнал должностных инструкций или же просто дополнить визу ознакомления сотрудника на экземпляре работодателя отметкой о получении заверенной копии.
Образец журнала ознакомления с должностными инструкциями
Журнал учета выдачи должностных инструкций
В некоторых случая для регистрации процессов документооборота в организации дополнительно создается журнал учета выдачи должностных инструкций. Как отмечено выше, любая новая должностная инструкция издается в нескольких экземплярах. Одна заверенная копия выдается сотруднику под расписку. Учет должностных инструкций требует наличия отметки об ознакомления сотрудника с инструкцией. Кроме того, можно фиксировать выдачу сотруднику заверенной копии. Для этого в некоторых компаниях и существует соответствующий журнал.
Чтобы избежать недоразумений и возникновения разногласий между работодателем и сотрудником, в журнале выдачи должностных инструкций ставится отметка о получении на руки инструкции. Для работника важно иметь копию инструкции на случай возникновения претензий работодателя к выполнению им должностных обязанностей. Для работодателя же важна возможность регулировать трудовые отношения, опираясь на нормативные документы.
Согласно законодательству, должностные инструкции являются нормативными документами продолжительного срока действия. Их хранение происходит централизовано в кадровой службе. Несмотря на все очевидные преимущества такого хранения, некоторые компании хранят оригиналы должностных инструкций в структурных подразделениях или в канцелярии.
Согласно рекомендациям, изложенным в , должностные инструкции должны быть сформированы в отдельное дело, имеющее постоянный срок хранения. Данное дело может быть сдано в архив после замены действующих должностных инструкций новыми.
Журнал учета выдачи должностных инструкций. Образец
Должностная инструкция не является обязательным нормативным документом, но она крайне важна, так как помогает в регулировании рабочего процесса. Хранение и учет должностных инструкций – чрезвычайно важный элемент документооборота компании.
Подробную информацию о том, как правильно заполнить журнал регистрации должностных инструкций, что принимается за образец регистрации должностных инструкций, как вести журнал ознакомления с должностными инструкциями, вы сможете в правовой документации и статьях журнала:
12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку
В момент подписания трудового договора с новым работником происходит и его ознакомление с должностной инструкцией. Но некоторые сотрудники не понимают важности ее изучения. Другие же, попросту закрыв глаза, ставят подпись в документе.
Также сами работодатели могут игнорировать создание инструкции и доведение ее до работника. Коммерческие структуры считают документ необязательным, отмечая, что правила и порядок для работника прописан в .
Несомненно, права и обязанности нового сотрудника имеются в соглашении. Но полностью обязательства трудового характера в тексте не приводятся. Поэтому отсутствие инструкции часто приводит к спорным моментам между сторонами и разбирательствам в суде.
В обязанность работодателя входит не только грамотное и правильное составление документа, но и доведение его до работника. Если визы о прочтении не будет, то кадровая служба и руководство не смогут подтвердить факт ознакомления.
Определение документа
Должностной инструкцией называется документ, который имеет юридическое значение.
В нем отражаются:
- права;
- обязательства;
- условия труда работника.
На основании инструкции сотрудники получают список задач и дел, которые должны выполняться беспрекословно.
Трудовой кодекс РФ не содержит сведений о том, что должностная инструкция должна в обязательном порядке доводиться до сотрудника. Но в учреждениях часто требуется составление документа. Муниципальные и гражданские служащие должны ориентироваться на должностные инструкции как официальный свод правил.
Часто должностную инструкцию отождествляют с трудовым соглашением. Однако документы имеют одно существенное отличие. Инструкция создается для конкретной должности, независимо от того, какой человек занимает ее. Трудовой договор составляется с конкретным человеком. В него вносятся личные данные работника.
Должностная инструкция является очень важной для регуляции трудовой деятельности. С помощью нее можно исключить вероятность возникновения конфликтов и разногласий между сторонами. Ведь в ней подробно прописываются все требования и правила к работнику, подлежащие обязательному исполнению.
Структура
Порядок составления должностной инструкции не регламентирован законодательно. Но чаще всего работодателями сохраняется общепринятая структура документа.
В должностную инструкцию должны входить несколько разделов:
- общие положения;
- права;
- обязанности;
- ответственность.
В первом разделе прописываются основные моменты трудовой деятельности лица.
Среди них выделяют:
- занимаемую должность;
- квалификационные требования;
- необходимый уровень образования и стаж трудовой деятельности;
- подчинение лица;
- порядок назначения на должность;
- правила снятия с должности;
- кто входит в подчинение;
- порядок замещения сотрудника;
- нормативные документы для руководства в повседневной деятельности.
По желанию работодателя возможно включение в данный список и других пунктов. Главное, чтобы они отражали характер труда на занимаемой должности.
Следующий раздел предусмотрен для указания прав работника. Они должны быть предусмотрены в соответствии с занимаемой им должностью. Важно прописать взаимоотношения работника с другими лицами, трудящимися в данном подразделении и других отделах.
Переплетается с предыдущим и раздел «Должностные обязанности». В нем подробно (не как в трудовом договоре) отражаются обязательства лица в ходе трудовой деятельности на занимаемой должности.
Раздел «Ответственность» прописывает меры, которые могут быть приняты в отношении работника за несоблюдение требований:
- должностной инструкции;
- трудового законодательства.
Нормы должны соответствовать законодательно базе. В противном случае они не будут иметь юридической силы.
Приказ об утверждении
Многие фирмы не создают должностные инструкции для работников. Но документ является важным для обеспечения эффективного взаимодействия между работодателем и сотрудником.
В инструкциях отражаются права, обязанности, а также ответственность, которую работник понесет при несоблюдении норм. Если сотрудник подписывает лист ознакомления или ставит подпись в журнал, он автоматически соглашается со всеми отраженными в документе требованиями.
Для того, чтобы должностные инструкции получили юридическую силу, необходим соответствующий приказ. Если подтверждение официальной бумагой не будет произведено, то они не будут признаны правомерными. Поэтому Трудовая инспекция и суд могут признать работника правым, а работодателя привлечь к ответственности.
Часто проблемы возникают при увольнении работника в связи с нарушениями обязательств согласно должностной инструкции. Если она не будет подкреплена приказом, то сотрудник может восстановиться через судебные органы.
Форма приказа о подтверждении факта создания должностных инструкций в учреждении не определена на законодательном уровне.
Но кадровики часто используют образец, в котором отражаются три основных блока:
- Обязательно прописывается наименование документа.
- Далее формулируется необходимость подготовки бумаги.
- В третьем блоке приводится резолюция.
Акт подписывается руководством учреждения.
- корректировку;
- учет;
- разработку;
- внесение изменений в должностные инструкции.
Резолютивная часть включает список должностей, для которых разработаны должностные инструкции. Обязательно прописывается дата, когда инструкции были утверждены. При этом приказ должен быть издан этим же числом.
Бланк приказа можно скачать в интернете.
Общество с ограниченной ответственностью
г. Москва
ПРИКАЗ №48-п
от 26.09.2016 г.
об утверждении должностных инструкций
В связи с разработкой должностных инструкций и необходимостью придания им статуса нормативно-правового акта для новых должностей ООО «Маяк»
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Произвести утверждение должностных инструкций в качестве правовых актов, разработанных для следующих категорий должностей:
- старшего менеджера;
- специалиста по продажам;
- системного администратора;
- веб-дизайнера.
- Начальнику кадровой службы Кривокрысенко Л.И. в течение пяти дней после подписания приказа распечатать и передать должностные инструкции для моего утверждения.
- Начальнику кадровой службы Кривокрысенко Л.И. в течение двух дней после утверждения инструкций провести ознакомление с документами старшего менеджера Корниенко Э.С., специалиста по продажам Музыкина К.С., системного администратора Стукалова А.М., веб-дизайнера Антонова А.С. под роспись в журнале учета ознакомления с должностными инструкциями.
Генеральный директор ___________________ Андреев В.Я.
С приказом ознакомлен ___________________ Кривокрысенко Л.И.
Работодателем может не производиться утверждение должностных инструкций. Это обусловлено тем, что обязательства отсутствуют в Трудовом кодексе РФ. Но при введении инструкций в документооборот важно закрепить их использование юридические с помощью приказа.
Порядок внесения изменений
Трудовые обязанности работника могут быть скорректированы. Это возможно в том случае, если изменения коснулись организационных, технологических трудовых условий. Поэтому новые данные должны быть внесены и в разработанные должностные инструкции.
Законодательно не предусматривается порядок составления инструкций как нормативных актов. Поэтому работодатель должен при внесении изменений ориентироваться на Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.
В нем отражены основные важные моменты:
- При создании инструкции в качестве приложения к трудовому договору необходимо подготовить . Согласно нему, изменения касаются и трудового договора, и должностных инструкций.
- В случае утверждения должностных инструкций отдельным документом, изменения не будут касаться трудового договора. Тогда издается новая редакция инструкций с письменным ознакомлением с ней работника. Документ составляется в двух экземплярах с вручением одного из них сотруднику.
- Если изменения касаются условий трудовой договора, то работник должен быть своевременно уведомлен об этом. После получения согласия на продолжение отношений с работодателем, могут быть внесены корректировки в должностную инструкцию.
Ознакомление с должностной инструкцией производится вновь принятыми работниками. Для предоставления документа на прочтение работодателю отводится определенный срок. Законодательно установлено, что сотрудник должен изучить инструкции не позже того времени, когда подписывается трудовой договор.
Если работник уже трудится в организации, то он должен дать согласие на установление своих обязательств. Также разрешение требуется при корректировки трудовых функций. Эта норма отражена в статье 72 ТК РФ, согласно которой изменения трудового договора возможно только по соглашению сторон.
Особенности имеют и корректировки должностных инструкций. Работодатель может создать новый документ, оставив условия труда прежними.
Если изменение инструкций не влечет за собой корректировку трудовых обязательств работника, то работодатель может сделать это в одностороннем порядке.
О чем говорит Трудовой кодекс
Порядок и периодичность ознакомления работников с должностными инструкциями не прописаны на законодательном уровне. В практической деятельности сотрудники отдела кадров ориентируются на два положения.
В абзаце 10 части 2 статьи 22 ТК РФ отмечается, что работодатель обязан под роспись ознакомить работников с локальными нормативными актами учреждения, которые касаются трудовых обязательств лица. Среди таких документов выделяют и должностные инструкции.
Также в соответствии с часть. 3 статьи 68 ТК РФ новые работники до подписания трудового договора должны изучить документы, которые регулируют его трудовую деятельность.
Сроки, в течение которых производится ознакомление, отсутствуют. При этом в ТК РФ отмечено, что сделать это необходимо до того, как будет подписан трудовой договор.
Образец листа ознакомления с должностной инструкцией и роспись в журнале
Форма листа ознакомления с должностными инструкциями не разработана законодателями. Поэтому работодатель сам может ввести документ в оборот.
При оформлении можно ориентироваться на ниже приведенный образец:
Если работник отказывается
Некоторые работники выносят отказ от прочтения должностных инструкций. В этом случае составляется акт ознакомления. Документ требуется в том случае, если работник намеренно отказывается от изучения положений.
Тогда в акте прописывается следующий текст:
«Сегодня, 6 июня 2019 года в 15.30 часов в здании офиса по ул. Ворошилова, 15/6 системному администратору Круглову Игорю Васильевичу были предоставлены для ознакомления должностные инструкции. Круглов И.В. от прочтения документа отказался. В результате ознакомление под роспись не было осуществлено.
В соответствии с отказом должностная инструкция была зачитана Круглову И.В. специалистом кадровой службы Омельченко Н.С.».
Должностная инструкция является важным документом для регулирования взаимоотношений между работником и работодателем. Поэтому к ее составлению необходимо подходить с особой ответственностью.
Журнал регистрации должностных инструкций - образец этого документа в каждой организации может иметь свою структуру по причине отсутствия нормативно утвержденной формы. В нашей статье вы найдете как рекомендации по его оформлению и заполнению, так и ссылку на скачивание актуального образца журнала учета должностных инструкций .
Функции журнала регистрации должностных инструкций в РФ
Журнал регистрации должностных инструкций (далее в тексте — ДИ) находится в ведении кадрового отдела организации. Ведется он с целью систематизации данных об издании ДИ, внесении в них изменений и подтверждения факта ознакомления с ДИ сотрудников, как того требуют абз. 6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Наличие данного журнала не является обязательным требованием, равно как и применение самих ДИ, однако на практике большинство работодателей считают их использование целесообразным. Ведь основной функцией такой инструкции является конкретизация должностных обязанностей наемного сотрудника.
ВАЖНО! Права и обязанности наемного работника, предусмотренные его ДИ, не должны противоречить трудовым функциям, предусмотренным трудовым договором, нормам трудового права и иным законодательным актам в сфере охраны труда. Инструкция исключает как выполнение работником функций, которые в ней не предусмотрены, так и уклонение от указанных в ней обязанностей. Таким образом, ДИ служит для обеих сторон своеобразным гарантом определенных трудовых отношений в организации.
Рекомендации по регистрации должностных инструкций в журнале
В соответствии с правилами кадрового делопроизводства каждый внутренний документ организации подлежит регистрации в день его подписания и утверждения. При этом ему присваивается регистрационный номер, который состоит обычно из порядкового номера, дополняемого специальным индексом для удобства идентификации.
Журнал регистрации должностных инструкций — есть ли утвержденная форма, где скачать образец ?
Журнал регистрации ДИ не имеет унифицированной формы, и каждый работодатель разрабатывает его самостоятельно с учетом принятого в организации порядка фиксации локальных нормативных актов. Однако практика показывает, что журнал, как правило, оформляется в виде таблицы, включающей в себя следующие графы:
- Порядковый номер записи.
- Дата утверждения документа.
- Дата постановки документа на учет.
- Наименование должности, в отношении которой издана ДИ.
- Наименование структурного подразделения.
- Дата внесения изменений в документы.
- Сведения об изменениях, внесенных в ДИ.
- Дата ознакомления сотрудника с ДИ.
- Ф. И. О. сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
- Личная подпись сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
- Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала.
- Личная подпись сотрудника, ведущего журнал.
- Место хранения копии.
- Примечания.
Вышеперечисленный список реквизитов не является исчерпывающим и обязательным для включения в журнал. Организации вправе разработать любую подходящую именно им форму данного документа. При этом можно воспользоваться образцом журнала учета должностных инструкций , имеющимся на нашем сайте, изменив при необходимости набор вводимых данных.
В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.
Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в соответствующем журнале, это:
- должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
- различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
- коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
- правила трудового распорядка и другие.
По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под роспись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках.
Кроме этого, персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).
Обратите внимание, что ознакомление сотрудников с ЛНА представляет важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.
К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.
По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.
Структура журнала
В этом документе чаще всего фиксируют:
- локальные акты, утвержденные на предприятии на период предоставления документа работнику для подписи;
- ФИО и должности сотрудников, которые должны поставить подпись;
- отделы предприятия, где работает персонал;
- даты ознакомления персонала с внутренними бумагами.
Структура журнала также предусматривает графы для подписей работников, удостоверяющих, что они ознакомлены с необходимым перечнем внутренних регламентов.
Журнал утверждает руководитель предприятия.
Кто ведет, где и сколько хранится
Такой журнал обычно ведет сотрудник кадровой службы предприятия.
Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения. Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.
Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами
Утвержденной формы этого документа нет. Любая организация может разработать собственную. Однако следует придерживаться основных структурных элементов, приведенных выше.
В образце акты сформированы по группам (правила внутреннего распорядка, положения об оплате труда и т.д.). При приеме на работу новых сотрудников удобнее знакомить их с внутренней документацией по разделам.
В компаниях с большой численностью персонала обычно создают отдельные журналы под каждый тип внутреннего нормативного регламента.
Документооборот - понятие обширное, порой он скрывает в себе такие требования, о которых даже не догадываются самые опытные делопроизводители и специалисты по кадрам. Например, есть такая форма, как журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами. Скорее всего, большинство небольших организаций обходятся без этого документа, однако по требованиям Трудового кодекса нужно знакомить работников с внутренними нормативными актами, а значит, нужно это как-то оформлять. В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой журнал и как его правильно заполнять.
Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами
Нормами статьи 68 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить работников со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:
- оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам и иным документам;
- ставить росписи непосредственно на ЛНА;
- завести специальный журнал.
С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Поэтому работодатели или заводят специальные дополнительные листы, для подписей (что неудобно), либо создают журнал ознакомления работников с ЛНА. При этом в большой организации с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.
Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами
Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.
Ничего сложного в таком документе быть не должно. Например, он может выглядеть так:
Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на тутульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.
Структура журнала и срок его хранения
Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать:
- данные работника (ФИО);
- должность и отдел в организации;
- дату визирования (при необходимости — время);
- личную подпись каждого работника.
При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.
Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения. Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.
Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 , в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:
- Положения о структурных подразделениях организации;
- Положения об оплате труда.
Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.