Инструкция по заполнению трудовых книжек. Инструкция по заполнению трудовой — Российская газета

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек

Документ с изменениями, внесенными:
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 16.11.2016, N 0001201611160014).
____________________________________________________________________

В соответствии с (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст.1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить:

Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласно приложению N 1;

форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N 2;

форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.

2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:

постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" ;

постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 года N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162" ;

постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 года N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" ;

пункт 2 постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 года N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства" ;

постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 года N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года N 162 (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 года N 252)" .

Министр
труда и социального развития
Российской Федерации
А.Починок

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
11 ноября 2003 года,
регистрационный N 5219

Приложение N 1. Инструкция по заполнению трудовых книжек

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" , устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года, в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
приказом Минтруда России от 31 октября 2016 года N 588н .

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
(Абзац в редакции, введенной в действие с 27 ноября 2016 года приказом Минтруда России от 31 октября 2016 года N 588н .

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория, и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

5. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 года определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 ", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 " или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт .

Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации ".

5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.95 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" .

5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации " или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

6. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п.3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ".

На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 настоящей Инструкции.

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Приложение N 2. Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

				От кого получено	Осно- вание
				или кому отпущено	(наиме- нование	Количество		Сумма (руб.)	Количество		Сумма (руб.)
					документа, N и дата)		вкладышей (серия и номер)		трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)

Приложение N 3. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее

Фамилия, имя и отчество владе- льца трудовой

Серия и номер трудо- вой книжки или

Долж- ность, профессия, специаль- ность

Наимено- вание места работы (с указа- нием

Дата и N приказа (распоря- жения) или иного

Расписка ответствен- ного лица, при- нявшего или

Получено за запол- ненные трудо- вые книжки

Дата выдачи на руки трудо- вой книжки

Расписка работ- ника в полу- чении трудовой книжки

вклады- ша в нее

работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее

струк- турного подразде- ления) куда принят работник

решения работода- теля, на основании которого произведен прием работника

заполнив- шего трудовую книжку

или вклады- ши в них (руб.)

при уволь- нении (прекраще- нии трудового договора)

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР

ПО ВОПРОСАМ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ

ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ

И ОРГАНИЗАЦИЯХ

В соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 14 сентября 1957 г. N 1104 Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы постановляет:

Утвердить Инструкцию о порядке ведения Трудовые книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Заместитель Председателя

Государственного комитета Совета

Министров СССР по вопросам труда

и заработной платы

А.ГОРЕГЛЯД

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ,

В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ

1. Трудовые книжки, в соответствии с Постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20 декабря 1938 г. N 1320, ведутся на всех рабочих и служащих, работающих в государственных и кооперативных предприятиях, учреждениях и организациях свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.

Трудовые книжки ведутся также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

На работающих по совместительству Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

2. Трудовая книжка является основным документом, характеризующим трудовую деятельность рабочего и служащего.

3. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия, учреждения или организации свою Трудовую книжку.

Прием на работу без Трудовой книжки не допускается.

Лица, поступающие на работу в качестве рабочего или служащего впервые, в том числе и лица, состоявшие до этого членами колхозов или промысловых артелей, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства домоуправлением, сельским или поселковым советом, уличным комитетом (справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена Райисполкомом); демобилизованные из Советской Армии воины обязаны предъявить администрации военный билет.

4. За незаконное пользование Трудовыми книжками, передачу другим лицам, подделку и подчистку их виновные лица несут уголовную ответственность.

I. ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

а) Общие указания

5. Записи в Трудовой книжке производятся на том языке, на котором ведется делопроизводство в данном предприятии, учреждении или организации.

Если делопроизводство ведется на языке союзной или автономной республики, Трудовая книжка заполняется одновременно и на русском языке.

6. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника не позже пяти дней после приема его на работу.

В дальнейшем работнику предоставляется право знакомиться с ведением записей в его Трудовой книжке.

7. В Трудовые книжки рабочих и служащих должны заноситься следующие сведения:

а) фамилия, имя и отчество;

б) год рождения;

в) образование;

г) профессия;

д) сведения о работе;

е) поощрения и награждения.

8. Все записи в Трудовой книжке должны быть точными и вносятся администрацией предприятия, учреждения или организации по издании приказа или распоряжения о приеме на работу, перемещении или увольнении работника. Владелец Трудовой книжки должен быть ознакомлен с содержанием произведенной записи.

Записи в Трудовой книжке производятся аккуратно, чернилами.

9. Изменения записей в Трудовой книжке о фамилии, имени и отчестве, образовании и профессии работника производятся администрацией на основании документов и со ссылкой на них (свидетельство о браке, справка ЗАГСа , документы об образовании и др.), и должны быть заверены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.

Вносить исправления в записи о сроках и о характере выполняемой работы или занимаемой должности, о причинах увольнения и других сведениях о работе может лишь то предприятие, учреждение или организация, которым произведена неправильная или неточная запись. Указанные исправления должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения, приемной или увольнительной записке и заверяются в указанном выше порядке. Свидетельские показания не могут служить основанием к исправлению внесенных ранее записей.

10. Ответственность за организацию правильного ведения Трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения или организации.

Непосредственно отвечает за своевременное и правильное заполнение, хранение, учет и выдачу работникам Трудовых книжек начальник отдела кадров либо специальное лицо, назначаемое приказом руководителя предприятия, учреждения или организации.

б) Занесение общих сведений о работнике

11. На первой странице Трудовой книжки записываются общие сведения о ее владельце.

Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и год рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее и высшее указывается только на основании документов (удостоверения, аттестата, диплома); начальное образование может быть указано со слов рабочего или служащего.

Если работник имеет незаконченное среднее или высшее образование, то в графе "образование" подчеркивается слово "среднее" или "высшее" и сверху дополняется - незаконченное. Запись о незаконченном среднем или высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующего документа (студенческого билета, справки, зачетной книжки и т.п.).

Профессия указывается на основании документов об образовании либо со слов самого рабочего или служащего.

В Трудовой книжке обязательно должна быть поставлена личная подпись ее владельца и дата первичного заполнения книжки.

в) Занесение сведений о работе

12. В графе 3-ей в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, учреждения или организации, которые заводят Трудовую книжку. Если за время работы рабочего или служащего наименование этого предприятия, учреждения или организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 Трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то, с такого-то числа переименовано в такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ, распоряжение, его дата и номер.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

в графе 2 указывается дата приема на работу;

в графе 3 пишется "принят или назначен в такой-то цех или отдел, на такую-то должность или работу с указанием разряда". При этом наименование должности или работы, для выполнения которой принят работник, записывается в точном соответствии с действующим на предприятии, в учреждении или организации штатным расписанием или тарифно-квалификационным справочником.

Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом производится соответствующая запись.

В графе 4 указывается дата и номер приказа, распоряжения или приемной записки.

13. В таком же порядке оформляется перемещения и переводы работника с одной работы на другую в том же предприятии, учреждении или организации.

14. Если работник до поступления в данное предприятие, учреждение или организацию уже работал в качестве рабочего или служащего, но на него по каким-либо причинам не была заведена Трудовая книжка, то при заполнении Трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего и служащего до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения в каком предприятии, учреждении или организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец Трудовой книжки.

В графе 4 соответственно пишется "подтвержден документами стаж столько-то лет" и "записан со слов стаж столько-то лет".

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются владельцу Трудовой книжки.

15. Не указываются в суммированном общем стаже работы, а вносятся отдельной строкой следующие записи:

а) запись о времени службы в рядах Советской Армии и Военно-Морского флота, в войсках и органах Комитета государственной безопасности при Совете Министров СССР и Министерства внутренних дел СССР, в органах милиции, во всех видах военизированной пожарной и сторожевой охраны, о времени пребывания в партизанских отрядах с указанием даты призыва или зачисления, даты увольнения со службы и номера военного билета или соответствующего документа;

б) запись о времени обучения в училищах и школах системы государственных трудовых резервов (в ремесленных и железнодорожных училищах, горнопромышленных школах и училищах, школах фабрично-заводского обучения, училищах механизации сельского хозяйства, технических училищах и т.д.) и в других училищах, школах и на курсах по подготовке кадров, по повышению квалификации и переквалификации кадров;

в) запись о времени обучения в высших учебных заведениях, средних специальных учебных заведениях (техникумах, педагогических и медицинских училищах и т.д.), партийных школах, совпартшколах, школах профдвижения, на рабфаках и о времени пребывания в аспирантуре, докторантуре и клинической ординатуре;

г) запись о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих;

д) запись о работе в качестве члена кооперативной промысловой артели при переходе на работу в качестве рабочего или служащего в государственные предприятия, учреждения и организации.

г) Заполнение Трудовой книжки при увольнении

16. Запись об увольнении работника производится с соблюдением следующих правил:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;

в графе 2 проставляется дата увольнения;

в графе 3 указывается причина увольнения.

Записи в Трудовых книжках о причинах увольнения должны производиться либо в точном соответствии с формулировками действующего законодательства, либо в виде ссылки на соответствующую статью и пункт закона.

Например, при увольнении в связи с поступлением на учебу, в связи с рождением ребенка, в связи с болезнью или переходом на пенсию по старости или по инвалидности, в связи с переездом одного супруга к другому и другими уважительными причинами, предусмотренными действующим законодательством, в графе 3 вносится запись об увольнении с указанием этих причин.

При переводах из одного предприятия, учреждения или организации в другое по распоряжению вышестоящих органов или по согласованию между руководителями предприятий, учреждений или организаций в графе 3 записывается причина перевода (вследствие простоя или производственной необходимости, по согласованию между руководителями предприятий и т.д.) или ссылка на решение соответствующих партийных, советских, профсоюзных хозяйственных и других органов о переводе.

В графе 4 указывается дата и номер приказа, распоряжения, увольнительной или переводной записки.

д) Занесение сведений о поощрениях и награждениях

17. В этот раздел Трудовой книжки записываются только единовременные индивидуальные поощрения и награждения, связанные с работой в предприятии, учреждении или организации.

К числу таких индивидуальных поощрений и награждений относятся: награждение почетными грамотами, нагрудными знаками и присвоение почетных званий, объявление благодарности, денежные премии.

Премии, предусмотренные системой заработной платы, в Трудовую книжку не записываются.

Здесь же производятся записи о реализованных изобретениях и технических усовершенствованиях, предложенных данным работником, а также размер вознаграждения, полученного работником за эти изобретения и технические усовершенствования.

Дисциплинарные взыскания в Трудовую книжку не записываются.

18. Порядок внесения сведения о поощрениях и награждениях следующий:

в графе 3 пишется в виде заголовка наименование предприятия, учреждения или организации;

ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);

в графе 2 ставится дата поощрения или награждения;

в графе 3 записывается кем премирован или награжден работник и за что;

в графе 4 указывается дата и номер приказа о поощрении или награждении работника.

II. ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

19. В тех случаях, когда в Трудовых книжках рабочих и служащих заполнены все страницы разделов "Сведения о работе" или "Сведения о поощрениях и награждениях", Трудовые книжки дополняются "Вкладышем в Трудовую книжку".

20. Вкладыш в Трудовую книжку вшивается, заполняется и ведется администрацией предприятия, учреждения или организации по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и Трудовая книжка.

III. ВЫДАЧА РАБОТНИКУ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

21. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, поощрениях и награждениях, внесенные за время работы на данном предприятии, в учреждении или организации, заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.

В случае, если Трудовая книжка заполняется на языке союзной или автономной республики и одновременно на русском языке, то заверяются оба текста.

22. В день увольнения администрация обязана выдать рабочему или служащему его Трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае смерти рабочего или служащего Трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

IV. ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

23. Потерявший Трудовую книжку должен немедленно заявить об этом администрации предприятия, учреждения или организации по месту последней работы.

Не позже 15 дней после заявления администрация обязана выдать новую Трудовую книжку с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

В случае утери Трудовой книжки рабочим или служащим в результате небрежного ее хранения владелец Трудовой книжки уплачивает администрации предприятия, учреждения или организации 25 рублей.

24. Дубликат Трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения о работе" и "Сведения о поощрениях и награждениях" при заполнении дубликата вносятся записи только о работе и поощрениях и награждениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов и распоряжений, а запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию производится в соответствии с п. 14 настоящей Инструкции.

25. В случае утраты Трудовой книжки предприятием, учреждением или организацией по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу ее ведается дубликат Трудовой книжки без взимания ее стоимости.

При этом администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующей поступлению в данное предприятие, учреждение или организацию.

26. Если Трудовая книжка не уничтожена полностью, но пришла в негодность (обгорела, порвана, замазана и т.п.) по вине владельца, то книжка не уничтожается, а в конце записей "Сведения о работе" и "Сведения о поощрениях и награждениях" вносится запись "продолжение записей в другой Трудовой книжке", в этом случае работнику выдается вторая Трудовая книжка, в которой производятся последующие записи. За выдачу второй Трудовой книжки взимается 25 рублей. Обе Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия, учреждения или организации, а при увольнении выдаются их владельцу.

При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявлять обе Трудовые книжки.

V. РАСЧЕТЫ ЗА БЛАНКИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

27. При заполнении бланков Трудовых книжек лицам, впервые поступившим на работу, а также при выдаче дубликата Трудовой книжки администрация предприятия, учреждения или организации взимает с владельцев Трудовые книжек плату в размере 50 коп., а при заполнении вкладыша в Трудовую книжку - в размере 30 коп.

В случае неправильного заполнения Трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае порчи бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием, учреждением или организацией.

VI. СНАБЖЕНИЕ БЛАНКАМИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

И ВКЛАДЫШЕЙ В ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

28. Трудовые книжки в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 14 сентября 1957 г. N 1104 изготовляются Государственным комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы по единому для всего Союза ССР образцу.

Текст Тр удовых книжек печатается на русском языке и на языке союзной или автономной республики.

29. Вкладыши в Трудовые книжки изготовляются Государственным комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы в том же порядке, что и Трудовые книжки.

30. Советы Министров союзных республик, министерства и ведомства СССР представляют Государственному комитету Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной плате обоснованные заявки на необходимое количество бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним, составленные с учетом текущей потребности и планируемого поступления рабочей силы на последующий год.

31. Бланки Трудовых книжек и вкладышей к ним получают:

Советы Министров союзных республик, союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства СССР - в Государственном комитете Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы;

совнархозы и республиканские министерства для подчиненных им предприятий, учреждений и организаций - в Управлении Делами Совета Министров соответствующей союзной республики;

областные и городские (городов республиканского подчинения) исполнительные комитеты Советов депутатов трудящихся для подведомственных местным Советам предприятий, учреждений и организаций - в Управлении Делами Совета Министров соответствующей союзной республики;

предприятия, учреждения и организации - в соответствующих совнархозах, министерствах, ведомствах, исполкомах Советов депутатов трудящихся в зависимости от подчиненности или подведомственности.

32. Администрация предприятий, учреждений и организаций обязана периодически проверять наличие бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним.

VII. ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

33. Администрация предприятия, учреждения или организации обязана организовать хранение Трудовых книжек в условиях, исключающих возможность порчи, хищения или уничтожения их в случае пожара или от других причин.

34. Трудовые книжки, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течение 2-х лет в отделе кадров, отдельно от Трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого они сдаются на 3-годичное хранение в архив предприятия, учреждения или организации, а по истечении этого срока сдаются в государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства МВД СССР для постоянного хранения.

VIII. УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

35. На предприятиях, в учреждениях и организациях ведется следующая документация по учету бланков Трудовых книжек и заполненных Трудовых книжек:

а) приходо-расходная книга по учету бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним;

б) книга учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга ведется бухгалтерией предприятия, учреждения или организации.

Книга учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, учреждения или организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих.

В этой книге регистрируются все Трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих, поступивших на работу, а также Трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные рабочим и служащим вновь.

При увольнении из предприятия, учреждения или организации рабочего или служащего Трудовая книжка выдается ему на руки; о получении книжки работник обязательно расписывается в книге учета.

Приходо-расходная книга и книга учета движения Трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации и сургучной печатью.

(Формы приходо-расходной книги по учету бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним и книги учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним прилагаются.)

36. Бланки Трудовых книжек хранятся в бухгалтерии предприятия, учреждения или организации наравне с документами строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение Трудовых книжек.

37. По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от ответственного за ведение Трудовых книжек лица отчет о наличии бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные Трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы предприятия, учреждения или организации. На испорченные при заполнении бланки Трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (примерная форма акта прилагается).

38. Суммы, полученные с рабочих и служащих за заполненные Трудовые книжки и вкладыши к ним, суммы, взысканные с рабочих и служащих за утерю Трудовых книжек, а также стоимость испорченных бланков вносятся ежемесячно бухгалтерией предприятия, учреждения или организации в Госбанк для зачисления в доход союзного бюджета согласно Инструкции Министерства финансов СССР от 5 марта 1947 г. N 132.

IX. КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ УСТАНОВЛЕННОГО ПОРЯДКА

ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ

И ОРГАНИЗАЦИЯХ

39. Общий контроль как за обеспечением бланками Трудовых книжек и вкладышей к ним предприятий, учреждений и организаций, а также за соблюдением Инструкции о порядке ведения Трудовых книжек осуществляет Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы.

40. Систематический инструктаж и контроль за соблюдением установленного порядка ведения Трудовых книжек на предприятиях, учреждениях и организациях осуществляют Советы Министров союзных республик, министерства и ведомства СССР, а также Советы народного хозяйства экономических административных районов.

Общественный контроль за правильностью ведения на предприятиях, в учреждениях и организациях Трудовых книжек осуществляют профсоюзные органы.

ПРИХОДО-РАСХОДНАЯ КНИГА

ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ

Дата		От кого получе - но или кому отпуще - но	Основа- ние (на- именова - ние до- кумента , N и да- та)	Приход				Расход
месяц	число			количество		сумма		количество		сумма
				кни - жек	вкла - дышей	руб.	коп.	кни - жек	вкла - дышей	руб.	коп.

КНИГА

УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ

N п /п

Дата приема или заполнения Тру- довой книжки или вкладыша к ней

Фамилия, имя и отчество владель - цев Тру- довой книжки

Должность рабочего или слу - жащего , который сдал или на кото- рого за- полнена Трудовая книжка или вкла - дыш

Наиме - нование цеха (отде - ла), куда зачис - лен ра - бочий или служа- щий

Дата и N прика - за, рас- поряже - ния , на основа- нии ко- торого произве - ден при- ем рабо - чего или служаще - го

Расписка ответст - венного лица, приняв- шего или запол - нившего Трудовую книжку или вкладыш

Получено за запол - ненную Трудовую книжку или вкладыш

Дата и осно - вание выдачи на ру - ки Трудо - вой книжки при уволь- нении

Рас- писка рабо - чего или служа- щего в полу- чении Трудо - вой книжки

год

месяц

число

руб.

коп.

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель предприятия

(учреждения, организации)

(М.П.) "__" __________ 195_ г.

"__" ________ 195_ г.Город ____________

Нами _________________________________________________________

(указать должность, фамилию, имя и отчество)

составлен настоящий акт в том, что за период с "__" ______________

195_ г. по "__" _____________ 195_ г. ____________________________

__________________________________________________________________

испорчено ________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(указать подробно причину порчи)

"____" штук (____________________________________)

(указать прописью)

бланков Трудовых книжек (или вкладышей к ним) на _________________

(название языка)

Языке , которые "__" ___________ 195_ г.

уничтожены путем сожжения.

Акт составлен на списание испорченных бланков Трудовыхкнижек

(или вкладышей к ним) с подотчета ________________________________

__________________________________________________________________

(полное наименование предприятия, учреждения или организации)

Please enable JavaScript to view the

Новая страница 1

10 октября 2003 г. постановлением Минтруда РФ № 69 была принята и 11 ноября 2003 г. зарегистрирована в Минюсте РФ (регистрационный № 5219) новая Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция). Тем же постановлением отменена ранее действующая Инструкция от 20 июня 1974 г.

Введены новые формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них .

В соответствии с п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Правила), Инструкция устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них и дубликатов трудовых книжек.

В разд. 1 Инструкции «Общие положения» закреплено, в частности, требование ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению в документах реквизита «дата». Во всех разделах трудовой книжки, т.е. и на титульном листе (дата рождения и дата заполнения трудовой книжки), даты должны быть записаны цифровым восьмизначным способом: два знака на день, два знака на месяц и четыре знака на год, причем именно в такой последовательности (день, месяц, год): дд.мм.гггг.

Записи разрешено делать перьевой, шариковой или гелевой ручкой, ручкой-роллером, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Однако хотелось бы заметить, что разрешением вносить записи в трудовые книжки гелевой ручкой (несмотря на то что она очень удобна в работе) лучше не пользоваться, так как через несколько лет эти записи сильно выцветут, что создаст для работника много проблем.

Еще раз подчеркивается запрет на сокращения в записях, введенный Правилами. Какие-либо сокращения не допускаются, в том числе «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и др. Более того, в разд. 5Инструкции «Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора) » приводятся примеры записей, из которых видно, что слова «пункт», «статья» «Трудовой кодекс» нужно писать полностью. Не допускается также сокращать название нашей страны «РФ». Следует писать «Российская Федерация».

Действительно, сокращение «РФ» в документах указывать нельзя, так как такой страны на политической карте Земли не существует. Есть Российская Федерация, или (сокращенно) Россия. Однако все же трудно понять, почему авторы Инструкции требуют полного написания названия государства, не разрешая нам писать хотя бы «Россия». Вряд ли возможно иное прочтение. Но закон есть закон. И поскольку сокращения запрещены , мы не будем их использовать.

Заверяя исправления в разделе трудовой книжки «Сведения о работнике» (титульный лист), нужно писать полностью все слова. Например: «Фамилия изменена (не «изм.») на «Коренева» на основании (не на «осн.») свидетельства (не «св-ва») о браке/о расторжении брака серия …, номер …, выданного (не «выд.») … отделом ЗАГС …(дата выдачи)».

Оформляя подпись руководителя фирмы или сотрудника кадровой службы при увольнении работника, должность нужно записывать полностью: не «ген. директор», а «генеральный директор»; не «мен. о/к», а «менеджер отдела кадров» и т.п.

Хотелось бы порекомендовать для таких случаев заказывать и использовать штампы (штамп для заверения исправлений на титульном листе, штамп с реквизитами подписи (должность и расшифровка, а для автографа оставлено место), возможен даже штамп с надписью «Трудового кодекса Российской Федерации»). Ведь штамп является упрощенным средством оргтехники, которое во многих случаях очень помогает нам в работе, так как им можно заменить любую запись, которую мы делаем вручную.

В этом же разделе разъясняется порядок внесения изменений в разделы трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении». Как и раньше, когда действовала Инструкция от 20 июня 1974 г., в этих разделах недопустимы зачеркивания, замазывания неверных записей корректирующим составом, записи «исправленному верить» и т.п.

Для изменения неправильно сделанной формулировки нужно сделать специальную запись об этом. В соответствующем разделе трудовой книжки проставляется очередной порядковый номер записи в 1-й графе, во 2-й графе ставится дата внесения исправления, в 3-й графе пишется: «Запись № … недействительна». После этого (под теми же номером и датой) записывается правильная формулировка и в 4-й графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя с указанием номера и даты издания документа (чаще всего ссылка делается на приказ). Возникает вопрос, на какой именно приказ следует ссылаться.

Все зависит от причины, вследствие которой в трудовую книжку была внесена ошибочная запись. Если ошибка возникла из-за невнимательности кадровика, который неверно переписал в трудовую книжку формулировку приказа, - ссылка делается на тот же приказ, который указан в ошибочной записи.

Но если ошибка содержалась в самом приказе и оттуда перешла в трудовую книжку, то для того чтобы внести исправление в нее, нужно исправить документ-основание, т.е. приказ. Для этого издается новый приказ «О внесении изменений в приказ №… от …», где указывается, что «во изменение приказа такого-то …(далее пишется правильная формулировка)». В этом случае ссылка в трудовой книжке будет сделана на этот новый приказ.

В таком порядке признаются недействительными записи о приеме на работу, о переводе на другую постоянную работу, об увольнении (причем в случае признания незаконности перевода или увольнения как самим работодателем, так и в случае отмены перевода или восстановления на прежней работе, или изменения формулировки причины увольнения судом, прокуратурой, государственной инспекцией труда).

В соответствии с Инструкцией при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, работник может подать заявление о выдаче дубликата . Получив такое заявление , работодатель обязан оформить работнику дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.

По иной методике, изложенной в п. 2.3 разд. 2Инструкции «Заполнение сведений о работнике» , вносятся изменения в титульный лист трудовой книжки. Здесь (и только здесь!) неверная информация - фамилия, имя, отчество, дата рождения - зачеркивается одной тонкой чертой, прозрачно, чтобы можно было прочитать зачеркнутую запись. Рядом делается новая, правильная запись.

В отличие от ранее действовавшей Инструкции особо отмечено то, что изменения и дополнения записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. Это абсолютно логично: полученное работником высшее образование не отменяет наличие у него среднего образования, как и новая профессия не лишает его приобретенной ранее.

В п. 2.1. разд. 2 Инструкции поясняется также, как правильно сделать запись об образовании на титульном листе трудовой книжки. Работник может иметь основное общее (9 классов), среднее общее (11 классов), начальное профессиональное (ПТУ), среднее профессиональное (техникум), высшее профессиональное (вуз) и послевузовское профессиональное образование (аспирантура и пр.).

Особо подчеркивается, что все записи производятся на основании соответствующих документов .

Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (разрешено пользоваться военным билетом, заграничным паспортом, водительскими правами и др.).

Запись об образовании осуществляется на основании аттестата, удостоверения, диплома и т.п., надлежащим образом заверенных.

Запись о незаконченном образовании - на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п., также надлежащим образом заверенных.

На титульном листе обязательно должны быть:

▪ подпись работника , который своим автографом заверяет правильность внесенных сведений;

▪ подпись лица , ответственного за выдачу трудовых книжек (по сути даже не автограф, а просто разборчиво написанная фамилия);

▪ печать организации, выдавшей работнику трудовую книжку.

Раздел 3 Инструкции «Заполнение сведений о работе» подробно и с примерами описывает порядок внесения в трудовую книжку записей о работе (о приеме, переводе и увольнении), об изменениях в названии должности, о присвоении работнику в период работы нового разряда (класса, категории и т.п.), об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации.

По-новому сформулировано правило о внесении в трудовую книжку записей о работе по совместительству . В ранее действовавшей Инструкции говорилось, что такая запись делается в обязательном порядке администрацией по основному месту работу, но по письменному заявлению работника может и не производиться . Согласно новой Инструкции, запись о работе по совместительству теперь вносится по желанию работника.

Однако в ранее действовавшей Инструкции было четко указано, что эта запись делается на основании приказа о приеме на совмещаемую работу или об увольнении с нее (т.е. работник должен был представить в отдел кадров по основному месту работу копии соответствующих приказов - если они были односубъектными, или выписки из них - если приказы были на нескольких работников).

В новой Инструкции говорится просто о документе, подтверждающем работу по совместительству . Следовательно, это может быть, как и прежде, копия или выписка из соответствующего приказа либо, видимо, справка с места работы по совместительству. Следует помнить, что пользоваться в качестве основания для внесения таких записей трудовым договором можно только с большой осторожностью.

Так, запись о приеме на работу делать на основании трудового договора не рекомендуется . Поскольку, заключив договор и получив свой экземпляр, работник может (по разным причинам) так и не приступить к работе. Для внесения записи об увольнении трудовой договор можно использовать только в том случае, если на нем сделана отметка о прекращении трудового договора с указанием даты и причины увольнения.

Также в разд. 3 Инструкции указывается, как делаются записи о переименовании организации (заметим, что в крупных фирмах для этого тоже имеет смысл использовать штамп).

В этом же разделе описывается порядок внесения записи о невключении в непрерывный трудовой стаж времени работы в период отбывания наказания и, наоборот, о восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа (например, в тех случаях, когда в период между увольнением и поступлением на работу в организацию работник стоял на учете в центре занятости, что подтверждается соответствующей справкой, либо был болен, что подтверждается справкой, выданной лечебным учреждением, с подписями лечащего и главного врачей, удостоверенными печатью, либо служил в армии, что подтверждается военным билетом).

Порядок оформления в трудовых книжках чрезвычайно важных записей - записей об увольнении - вынесен в отдельный раздел. Это разд. 5 Инструкции «Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)» . Здесь, помимо подробного описания методики внесения записей, приведены примеры. Причем для примеров взяты именно те основания увольнения, по которым с момента принятия нового Трудового кодекса были расхождения во мнениях. На какую статью делать ссылку при увольнении по собственному желанию: п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации или ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации? И можно ли вообще пользоваться формулировкой «по собственному желанию» или нужно писать «по инициативе работника»? На какую статью делать ссылку при увольнении по соглашению сторон - п. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации или ст. 78 Трудового кодекса Российской Федерации? Данные вопросы были урегулированы Правилами, определившими лишь три статьи для ссылок: ст. 77, ст. 81, ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации (пп. 15–17 Правил).

Инструкция снимает все вопросы приведенными в ней примерами: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»; «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Особо рассмотрены в разд. 6 особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность). При внесении сведений об увольнении по п. 5 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю в графе 3 раздела «Сведения о работе» требуется указать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия . Вэтом случае решающую роль играет формулировка в заявлении работника. В заявлении может быть написано: «прошу оформить мое увольнение в порядке перевода в такую-то организацию» либо: «согласен на увольнение в порядке перевода в такую-то организацию». В зависимости от этого и в приказе об увольнении, и в трудовой книжке будет указано, что работник уволен в порядке перевода либо по просьбе работника , либо с согласия работника .

При приеме на новую работу обязательно указать, что работник принят в порядке перевода .

Раздел 7 Инструкции посвящен особенностям заполнения дубликата трудовой книжки.

В п. 32 Правил говорится, что в дубликате должен быть суммарно записан общий стаж работы, а также должны быть внесены сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Инструкция также требует указывать суммарно общий трудовой стаж работы, т.е. общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого, как сказано в разд. 7 Инструкции, общий и/или непрерывный трудовой стаж работы (подтвержденный надлежаще оформленными документами) записывается по отдельным периодам работы: прием и увольнение по каждому месту работы, а если есть сведения о переводе на другую постоянную работу в той же организации, то они тоже должны быть отражены в дубликате трудовой книжки.

Все сведения в дубликат вносятся на основании представленных документов . При этом Инструкция обязывает работодателя оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. Сами документы, после того как с них будут сняты и заверены отделом кадров копии, возвращаются работнику .

Таким образом, кадровику при работе с трудовыми книжками необходимо хорошо знать два нормативных документа: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», и Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (Правила опубликованы в «Вестнике отдела кадров» № 1 за 2003 г., Инструкция - в «Вестнике отдела кадров» № 6 за 2003 г.). Без знания указанных документов невозможна работа с трудовыми книжками.

И.В. Журавлева, консультант, руководитель курса «Кадровая работа в современной организации»

Правила ведения подробно рассматриваются в следующих документах:

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22.12.03 № 117н.

Как осуществляется хранение и учет?

Согласно Правилам, ответственность за сохранность бланков работников лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков работников компании. Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они хранятся в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся согласно правилам.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании. В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа);



При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение. Срок изготовления новой ТК — 1 неделя (п. 8 Правил).

Какая информация указывается в трудовой книжке?

Какие сведения вносятся в трудовую книжку? При первичном оформлении ТК в титульный лист вносятся следующие данные о работнике:

• дата рождения;
• информация об образовании;
• профессия;
• специальность.

После оформления титульного листа работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции). Кадровый работник, ответственный за заполнение бланка, ставит свою подпись и печать организации в нужной строке.

На следующих страницах указывается информация о приеме на работу, повышении в должности, об увольнении. Также есть раздел о награждениях и поощрениях работника за хороший труд. Все сведения в документ вносятся на основании приказа работодателя. Его реквизиты также в обязательном порядке указываются в соответствующей графе.

С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Приказами №№588н и 589н от 31 октября 2016 г. № 588н Минтруд внес поправки в Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением ведомства от 10 октября 2003 г. № 69, и дал разъяснения по тем изменениям, которые были внесены в правила ведения и хранения этих кадровых документов.

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции после заполнения титульного листа трудовой книжки, его должно подписать лицо, назначенное приказом руководителя организации ответственным за выдачу трудовых книжек. Подпись лица, выдавшего трудовую книжку, должна быть заверена печатью кадровой службы или печатью организации, выдавшей документ. Упомянутым выше приказом в Инструкцию внесено уточнение, что оттиск печати проставляется при ее наличии, поскольку для предприятий, имеющих организационную форму ООО и АО федеральным законом от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ отменена обязанность иметь круглую печать. Если печать у предприятия отсутствует, записи, сделанные на титульном листе трудовой книжки, должны дополнительно заверяться подписью лица, на чье имя оформлен этот документ.

Такая же поправка внесена в пункт 2.3, регламентирующий внесение исправлений в записи, сделанные в трудовых книжках. Так, ссылки на документы, ставшие основанием для внесения корректировок в записи, делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и должны быть заверены подписью руководителя или иного лица, имеющего на это соответствующие полномочия, а также круглой печатью организации. Согласно изменениям, внесенным приказом, оттиск печать ставится при ее наличии.

Ведомство напоминает, что для предприятий, организованных в форме ООО или АО, наличие печати теперь не является обязательным требованием, исключая случаев, когда такая обязанность вменена организации в соответствии с законом. Сведения о наличии или отсутствии печати должны быть отражены в уставе предприятия.

Читайте в электронном журнале статью «Заводим трудовую книжку новому сотруднику . Электронный журнал доступен подписчикам, а также бесплатно по демонстрационному доступу . Его оформление не займет у вас много времени.

Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году

Трудовая книжка – это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж человека. Она содержит информацию о текущем и предыдущих местах работы. Необходимость наличия этого документа заключена в информировании нового работодателя про трудовой опыт, а также в подсчете трудового стажа.

Правила заполнения трудовых книжек едины для всех. Рассмотрим их.

Общие положения

Если вы впервые устраиваетесь на работу, то трудовую можно приобрести в специализированных киосках прессы. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и кардинально не менялась.

Незаполненную книжку подают (или заводят) при первом официальном трудоустройстве. В ней отсутствуют записи, поэтому первый наниматель должен сделать первые записи.

В сотрудничества с работодателем по гражданско-правовому соглашению наличие и заполнение трудовой книги не требуется.

Трудовую во время работы оставляют в компании и не передают на руки сотруднику до момента его официального увольнения. Правила ведения трудовых книжек – это:

1. постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
2. постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Они гласят, что что все изменения в карьере (рост и понижение) фиксируют в письменном виде специалист по работе с персоналом или глава предприятия, где официально зарегистрирован сотрудник.

По нашей информации глобального пересмотра правил заполнения трудовых книжек в 2018 году не будет. Конечно, продолжают ходить слухи об их отмене, однако это лишь отдаленная перспектива.

Как делать записи

В книжку заносят все изменения относительно должностного положения сотрудника, включая повышение в категории (карьерный рост), полученные награды, переводы в другое структурное подразделение и т. п.

Все записи делают исключительно на русском языке. Дубляж записи на иностранном языке можно проводить только в случае, если работодатель зарегистрирован в национальной республике РФ, где параллельно действует свой язык.

Кроме того, правила оформления трудовой книжки обязывают проводить все записи в строгом соблюдении правил русского языка. С учетом оформления чисел, данных и нумерации, принятых в официальном документообороте.

Как указывать сведения о работнике

Первому работодателю предстоит заполнить основные данные про будущего сотрудника:

• имя, отчество, фамилия;
• день рождения;
• какое образование;
• профессия.

Эту информацию организация берет непосредственно с оригиналов или нотариальных копий предоставленных личных документов – паспорта, диплома и др. Правила внесения записи в трудовую книжку обязывают фиксировать каждую новую позицию подписями работодателя и сотрудника. После внесения всех данных и проверки информации трудовую хранят в кадровом отделе компании.

Важное дополнение: если человек изменит в процессе работы некоторые личные данные (например, фамилию и/или имя), то они должны быть сразу обновлены и в трудовой книжке по текущему месту работы.

Более того: такие сведения, как квалификация или уровень образования также должны быть дополнены в случае их обновления. Например, когда при взятии на работу человек имел высшее незаконченное, а в процессе получил диплом о высшем образовании.

Как заполнять сведения о работе

Основным разделом книжки считаются «Сведения о работе». Правила ведения и хранения трудовых книжек регулируют процесс заполнения всех необходимых данных.

Одной записи о месте работы сотрудника будет недостаточно. По действующим нормам компания должна указывать дату начала работы, должность и фиксировать последующие возможные изменения (например, перевод).

Всего в этом разделе – четыре графы, подлежащие заполнению (см. таблицу).

Важное дополнение: в случае прохождения военной срочной службы перед устройством на работу эти данные наниматель указывает перед записями от своей организации в общем порядке. Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2018 году обязывают документально подтверждать все карьерные события, включая прохождение военной службы. При этом документом-подтверждением выступает номер военного билета.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек в 2018 году, если сотрудник имеет работу по совместительству, то это также можно указывать в книжке. Причем сам документ не забирают с основного места работы. Информацию про параллельное трудоустройство вносит тот работодатель, у которого в силу закона лежит трудовая книжка. Для этого не основное место работы должно отдельным документом зафиксировать всю необходимую информацию, подтверждая это подписями и печатью (при ее наличии).

Еще один раздел трудовой книжки – «Сведения о награждении». Его оформляют в порядке, описанном выше. Он так же состоит из четырех граф, порядок заполнения которых аналогичен основным сведениям о работы.

Сюда вписывают информацию о полученных грамотах, наградах (в т. ч. и государственных), званиях.

Особенности записей об увольнении

Случай ухода с основного места работы вносят в трудовую книжку отдельным событием. Правила заполнения и хранения трудовых книжек обязывают основного работодателя вписывать нужные данные по поводу причины увольнения. При этом заполняют так же все четыре графы. Про основание увольнения – третья.

Самое важное здесь – это точное основание увольнения согласно конкретной норме Трудового кодекса. В основном, это статья 77 ТК РФ и некоторые другие нормы.

Если причиной ухода из компании стали уважительные события, по которым законодательно человек может рассчитывать на поддержку со стороны государства, то это тоже отражают в книжке (например, увольнение для присмотра за ребенком).

Важные нюансы

В случае внесения неверных данных или грамматических ошибок перечеркивание недопустимо. В этом случае данную запись считают недействительной. Так и пишут:

Следует сделать аналогичную повторную с пометкой, что данные верные и соответствуют действительности

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

• названия компании (вкл. правовую форму);
• типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Кстати, последнее изменение в правила ведения трудовых книжек затронуло именно печати. С 27 ноября 2016 года окончательно отменена обязанность проставлять печать, если у организации ее нет в принципе.

Если трудовая закончилась, и места для заполнения не осталось, то не нужно заводить новую. Следует лишь вшить новый вкладыш, который заполняют потом по стандартным правилам. Обязательным условием является именно вшивание вкладыша любым типом ниток. Выглядит он всегда так:

Официальное оформление трудовой книжки возможно и до достижения сотрудником совершеннолетия.

Согласно правилам хранения трудовых книжек – это бланки строгой отчетности. За ними нужен особый присмотр. Для этого утвержден специальный регистр. Ознакомиться с ним и скачать на нашем сайте можно здесь.

А непосредственно хранить их нужно, пока сам бывший работник или его близкие родственники не заберут его трудовую.

Трудовые книжки. Заполняем по-новому

На смену ранее действовавшей инструкции по заполнению трудовых книжек пришла новая. Об особенностях заполнения трудовой книжки по новым правилам рассказывает заместитель начальника отдела правового регулирования труда правового департамента Минтруда России Алексей Васильевич АНОХИН.

— В связи с чем была принята новая инструкция по заполнению трудовых книжек. Почему перестала устраивать старая?

— Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.03. Она была принята в порядке реализации постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», утвердившего правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

С принятием новой инструкции признаются недействующими нормативные акты бывшего Союза ССР по вопросам, связанным с трудовыми книжками, главным из которых, пожалуй, была инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, принятая еще в 1974 году и немного недотянувшая до своего 30-летия.

Каких-либо кардинальных, существенных изменений в порядок ведения трудовых книжек, сложившийся в течение многих десятилетий, инструкция не внесла. Для удобства работников кадровых служб все наиболее ключевые положения прежней инструкции 1974 года были сохранены.

— Какие новые моменты нашли свое отражение в инструкции?

— Если прежняя инструкция регулировала все вопросы, включая правила учета, заполнения, хранения трудовых книжек, контроль над порядком их ведения, то новая устанавливает лишь порядок заполнения трудовых книжек и их дубликатов. Все иные вопросы регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ № 225.

Инструкция устанавливает общие правила внесения сведений в трудовую книжку, правила внесения сведений о работнике, его работе, прекращении трудового договора, а также включает раздел, специально посвященный особенностям заполнения дубликата трудовой книжки. Правила оформления сведений о награждениях в новой инструкции представлены, как и раньше, а вот порядок фиксирования времени обучения, трудовой деятельности в качестве члена колхоза отсутствует, поскольку это не предусмотрено в постановлении.

В качестве приложений к постановлению Минтруда, утвердившему инструкцию, были утверждены также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Нормы по учету и хранению трудовых книжек, входившие в старую инструкцию 1974 года, в новую инструкцию не вошли, поскольку эти вопросы регулируются Правилами ведения трудовых книжек (раздел VI).

— На какие детали вы обратили бы внимание кадровиков?

— Прежде всего на то, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами. Причем сначала число и месяц — двузначными, а потом год — четырехзначными. Например, если работник принят на работу 1 декабря 2003 года, то в трудовой книжке делается запись «01.12.2003». Записи допускается производить перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Все записи производятся полностью. Сокращения в трудовой книжке недопустимы. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указываются полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Ссылки на статьи также теперь должны быть внесены на основании ТК РФ (наименование кодекса тоже, кстати, надо писать полностью — «Трудового кодекса Российской Федерации»). В инструкции на каждое положение приводится по два-три примера.

Как и прежде, фамилия, имя и отчество работника указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании документа, удостоверяющего личность. Причем перечень таких документов выглядит достаточно либерально: паспорт, военный билет, заграничный паспорт, водительские права и т. д.

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Кстати, согласно постановлению Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее пока находится в процессе утверждения в Министерстве финансов РФ.

— Обязательно ли наименование должности, специальности работника должно вноситься в соответствии с ЕТКС?

— Внесение в трудовую книжку наименования должности, специальности, профессии, а также квалификационных требований в соответствии с квалификационными справочниками необходимо только в тех случаях, когда федеральным законом выполнение работ по этим должностям, специальностям или профессиям предусматривается предоставление льгот либо наличие ограничений. Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. При заполнении сведений о работе указывается полное наименование организации и ее сокращенное наименование (при его наличии). Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного, то в трудовую книжку вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования.

— Какие новые разделы появились в инструкции?

— Я хотел бы обратить внимание на то, что в отдельный раздел выделены случаи, связанные с увольнением и приемом на работу в связи с переводом сотрудника к другому работодателю. Инструкция устанавливает, что при увольнении в связи с таким переводом в трудовой книжке указывается, как осуществляется перевод — по просьбе работника или с его согласия. В записи о приеме на новое место работы делается указание о том, что работник принят в порядке перевода.

Особое внимание стоит уделить разделу об увольнении (прекращении трудового договора). В нем подробно, с примерами описывается порядок внесения записей о прекращении трудового договора по различным основаниям: инициатива работника, инициатива работодателя, обстоятельства, не зависящие от воли сторон.

— Какие новые обязанности по заполнению трудовых книжек появились у кадровиков?

— При увольнении работника (прекращении трудового договора) кадровик обязан ознакомить его со всеми произведенными за время работы в данной организации записями и получить подпись работника под ними в трудовой книжке. Причем достаточно только самой подписи и ее расшифровки. Слов «ознакомлен» или «согласен» писать не требуется. Приходно-расходная книга по учету бланков и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

— Как должны исправляться ошибки в трудовых книжках?

— Запись, в которой допущены ошибки, признается недействительной. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки. При этом запись, признанная недействительной, туда не вносится. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». А на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Дубликат заполняется по общим правилам оформления трудовой книжки. Если сотрудник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата в него вносятся сведения не только об общем стаже, как это было предусмотрено прежней инструкцией, но и о непрерывном стаже работы до поступления в данную организацию.

Инструкция устанавливает, что с оригиналов документов, на основании которых в дубликате трудовой книжки производятся соответствующие записи, работодатель снимает копии и заверяет их надлежащим образом. После этого оригиналы документов возвращаются владельцу.

Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек - основной документ, устанавливающий порядок их заполнения. Что содержит эта инструкция и как верно заполнить трудовую книжку, расскажем в нашей статье.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка - документ, в котором фиксируются сведения о трудовом стаже лица. Это главный документ при трудоустройстве, а потому в период трудовой деятельности подлежит хранению в отделе кадров организации. После увольнения, независимо от оснований, она возвращается владельцу.

В ст. 66 ТК РФ прописано, что этот документ - основное подтверждение стажа и трудовой деятельности.

Постановлением «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 утвержден стандартный бланк, введенный в действие с 01.01.2004. Старые же образцы этого документа обмену не подлежат и признаются действительными. Изготавливаются они на предприятии «Госзнак» и имеют соответствующую степень защиты.

Трудовая книжка входит в список обязательных документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Исключение составляет лишь случай, когда такой договор с лицом подписывается впервые, т. е. сотрудник ранее нигде не работал. В этом случае трудовая книжка предоставляется ему администрацией на безвозмездной основе. При этом кадровик должен заполнить информацию, указанную на первой странице, и указать данные о лице, ответственном за ее первичное заполнение. Также на первом листе ставится подпись владельца.

Трудовые книжки сотрудникам, проработавшим на предприятии более 5 дней, необходимо заполнять, если эта работа является для них основной (ст. 66 ТК РФ). О правилах осуществления записи при приеме на работу читайте в статье Заполнение трудовой книжки при приеме на работу – образец.

Правила заполнения трудовой книжки утверждены законодательством и являются обязательными для исполнения на всех предприятиях.

Правила ведения и хранения трудовых книжек в РФ

Оформление этого документа осуществляется на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением № 225 от 16.04.2003, включающим порядок заполнения трудовых книжек, хранения, учета, выдачи и изготовления бланков).

Правила ведения трудовых книжек регламентируют срок, в течение которого работодатель обязан фиксировать сведения. Этот срок составляет 1 неделю со дня издания надлежащего приказа, а при увольнении информация вносится в последний рабочий день (п. 10 Правил).

Информация в трудовой книжке фиксируется без сокращений и на официальном языке РФ - русском.

По желанию работника могут быть внесены данные о работе по совместительству (п. 20).

Помимо этого, вносятся сведения о полученных наградах: почетных званиях, грамотах. При этом информация о премиях, установленных системой оплаты труда, внесению не подлежит.

Запись о причинах увольнения сотрудников должна фиксироваться в строгом соответствии с ТК РФ.

По письменному заявлению сотрудника администрация работодателя должна в течение 3 дней предоставить копию трудовой либо же выписку из нее.

В соответствии с правилами хранения трудовых книжек, это документ строгой отчетности, который подлежит хранению в организации в течение всего периода работы гражданина.

В связи с этим в компании необходимо заполнять:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
2. Книгу учета и движения трудовых книжек и их вкладышей.

Трудовые книжки, оставленные сотрудниками при увольнении или же после смерти, подлежат хранению на предприятии до момента их востребования в соответствии с законодательством об архивном деле РФ.

Как правильно заполнить трудовую книжку (2018)

Правила ведения трудовой книжки 2018 года говорят о том, что администрация может назначить лицо, отвечающее за хранение, заполнение и выдачу этих документов на предприятии.

Согласно правилам заполнения трудовых книжек 2018 года все записи о поступлении на работу, увольнении, квалификации вносятся на основании приказа администрации.

Более того, вся информация из трудовой книжки дублируется в личную карточку, с которой впоследствии работник знакомится под расписку.

Указанному документу присваивается регистрационный номер, помимо этого, он содержит такую информацию относительно работника, как персональные данные, образование, стаж работы, награждения и т. д.

Вписывать информацию допускается шариковой или гелевой ручкой с пастой синего, черного или фиолетового цвета.

Прямо запрещено использование сокращений, в том числе и аббревиатуры «РФ», вместо нее следует писать «Российская Федерация».

На первой странице трудовой книжки ставится подпись лица, отвечающего за ее ведение (заполнение впервые), печать организации (при наличии и указании в уставе), а также подпись владельца.

При любых изменениях, произошедших в период деятельности работника, будь то смена наименования организации, должности, разряда и т. д., указанные сведения в обязательном порядке отражаются в трудовой книжке.

Нельзя исправлять записи, в которых допущена ошибка, путем зачеркивания или поправок, а тем более удалять при помощи корректора. В этом случае нужно прописать, что запись содержит ошибки, и далее указать правильные данные.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек и документ об ее утверждении

Инструкция по ведению трудовых книжек утверждена 10 октября 2003 года постановлением Минтруда РФ № 69 и принята 11 ноября 2003 года, рег. номер в Минюсте РФ № 5219.

Инструкция по заполнению трудовой книжки 2018 года охватывает сведения о правильном ведении этого документа и содержит в себе следующее:

1. Общие положения. Например, в соответствии с ее требованиями все даты прописываются арабскими цифрами (15.11.2016).
2. Сведения о работнике (указываются на основании паспортных данных). При изменении фамилии или других сведений данные стоит вносить, зачеркнув при этом прежние данные на основании представленных документов. Информация о таких документах отражается на обложке трудовой книжки (внутренней стороне).
3. Информация о работе сотрудника. В графе 3 необходимо прописать полное наименование организации и сокращенное при его наличии. Графа 1 содержит в себе порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу сотрудника. 3-я графа включает в себя наименование подразделения организации, а также должность принимаемого сотрудника. В 4-й графе прописываются атрибуты приказа, на основании которого происходит трудоустройство гражданина. По желанию работника могут быть внесены сведения о работе по совместительству.
4. Награждения. Заполняются данные о полученных в процессе трудовой деятельности наградах, грамотах и т. д. Требуется указание наименования предприятия, порядковый номер записи, когда, кем и за что награжден работник.
5. Порядок заполнения при увольнении сотрудника.
6. Правила внесения информации об увольнении в связи с переводом, а также при переходе на другую должность.
7. Последовательность при оформлении дубликата.

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек

Ст. 45 Правил гласит о том, что ответственность за оформление трудовых книжек лежит на работодателе. Помимо этого, допускается привлечение к ответственности лица, назначенного за ведение этих документов приказом. Как правило, таким лицом является работник отдела кадров или же менеджер по персоналу. Но в предприятиях с маленькой численностью сотрудников ответственным лицом может являться и бухгалтер. Тем не менее независимо от должности это лицо должно быть ознакомлено с Правилами заполнения трудовых книжек.

Ст. 2.4. КоАП РФ говорит о том, что должностное лицо привлекается к ответственности в случае совершения правонарушения по причине ненадлежащего исполнения своих обязанностей. За несоблюдение норм трудового права ответственность прописана в ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц - предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для организаций - штраф от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Соответственно, за нарушение порядка заполнения трудовой книжки возможна ответственность должностного лица по указанной ст. 5.27.

За нарушение правил хранения трудовой книжки можно наложить штраф по ст. 13.20 КоАП РФ:

• на физических лиц-предпринимателей - от 100 рублей до 300 рублей;
• на должностных лиц - от 300 рублей до 500 рублей.

Трудовая книжка - официальный документ, на основании которого гражданин может подтвердить свой трудовой стаж. Порядок заполнения этого важного документа, а также его ведение, хранение и учет закреплены на законодательном уровне. Инструкция по трудовым книжкам 2018 года является основой, регламентирующей основные правила заполнения этого немаловажного документа. За неправильное ведение, заполнение и хранение трудовых книжек работодатель может быть привлечен к ответственности.

Изменения в заполнении трудовых книжек

Мы попросили Елену Вожову, старшего юрисконсульта ООО «Центр правового обслуживания», рассказать о том, что изменится в ближайшее время в правилах заполнения трудовых книжек, а также сделать обзор самых распространенных ошибок, совершаемых сотрудниками кадровых служб.

Трудовая книжка – особенный документ, имеющий конкретное юридическое значение. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 утверждены правила ведения и хранения книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей. Минтруд создал специальную Инструкцию по заполнению книжек (утв. постановлением Минтруда РФ
от 10 октября 2003 г. № 69). Но на практике часто бывают нестандартные ситуации,
рассмотрим некоторые из них.

Копия и дубликат трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться сотруднику в любой момент: для предъявления
в посольство или паспортный стол. С этой просьбой он обратится в свой отдел кадров. Учтите, что в этом случае документ обязательно должен быть заверен работником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц документа, которые имеют какие-либо записи. Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также не стоит менять масштаб при копировании книжки. После последней записи на копии страницы должна быть сделана отметка, которая будет содержать ее порядковый номер и надпись «работает
по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, Ф. И. О. и должность заверяющего и поставить печать под записью. Ниже страницы копии нужно поставить отметку «копия верна», указать Ф. И. О. кадрового сотрудника и должность заверяющего, время и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой.

В некоторых случаях может понадобиться оформление дубликата книжки. Это необходимо, например, при утере документа. Дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника на работе или утере работником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций. В этом случае в правом верхнем углу титульного листа документа необходимо написать слово «Дубликат». При наличии трудовой книжки на ее титульной странице необходимо указать следующее: «Взамен выдан дубликат»,
при этом обязательно нужно вписать серию и номер дубликата. В новый документ должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в организацию, выдавшую новый документ. Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрениях, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж может быть записан суммарно, необходимо указать лишь общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.

Распространенные ошибки

Если ошибка в трудовой сделана при первичном заполнении, то трудовую книжку необходимо уничтожить, без внесения каких-либо изменений. Затем требуется составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой книжки именно работнику. Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.

Следующий пункт не является ошибкой, но многие испытывают трудности в заполнении этого пункта, что часто приводит к ошибкам. Итак, если кадровый работник компании вносит запись
о незаконченном высшем образовании, то что нужно сделать HR-специалисту в другой организации после того, как работник завершит свое обучение? На основании диплома нужно создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.

Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи
и внести новые на основании соответствующих документов. Обратите внимание: в сведениях о работе зачеркивания недопустимы. Если ошибка была допущена в этих полях, то нужно поступить следующим образом: после последней записи в соответствующем разделе сделать пометку о признании ошибочной записи, и под новым порядковым номером внести правильные данные. Если ошибка в записи обнаружена при новом сотруднике, ответственном за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, вносит правильную пометку, ставит дату исправления. При этом информация об отмене неверной записи должна нумероваться следующим номером по порядку.

При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта заполнения книжек. Первый: делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также отметка о том, что информация об увольнении недействительна. Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной. Казалось бы, ошибки настолько очевидные, что допустить их невозможно. Однако
из-за этого нередко возникают трудовые споры, приводящие стороны в суд. Поэтому рекомендую лишний раз прочитать, повторить общие требования к заполнению трудовых книжек, а также тщательно следить за изменениями законодательства, официальной позицией Минтруда России.

Проект Минтруда

В феврале 2016 года на федеральном портале нормативных актов проходило обсуждение законопроекта, разработанного Минтрудом «О внесении изменений в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Основанием для разработки законопроекта стало принятие Федерального закона № 82-ФЗ от 6 апреля 2015 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ».
В соответствии с законом наличие печати в организациях стало необязательным – теперь это право, а не обязанность. Расскажу про некоторые возможные изменения.

Абзац первый пункта 35 Правил

В действующей редакции Правил при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время его работы в компании, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью и подписью самого работника. Разработчики законопроекта предлагают использовать печать только в случаях, если федеральным законом предусмотрена обязанность компании использовать печать, либо если сведения о наличии печати содержатся в уставе организации. В остальных случаях печать проставляется при ее наличии. В связи с этим должны измениться реквизиты трудовой книжки и вкладыша – после слов «М. П.» будет добавлено слово «(при наличии)».

Пункт 39 Правил

В действующей редакции пункта 39 Правил предусматривается проставление в трудовой книжке при выдаче каждого вкладыша штампа с надписью «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера. В новой редакции предлагается делать об этом соответствующую запись,
без проставления штампа в трудовую книжку.

Абзац четвертый пункта 41 Правил

Законопроектом предлагается исключить нормы, обязывающие работодателей прошнуровывать, а также скреплять сургучной печатью или опломбировать приходно-расходную книгу по учету бланков книжек и вкладышей в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оставив при этом нормы об обязательной нумерации и заверении подписью руководителя организации. Планируемый срок вступления в силу законопроекта – октябрь 2016 года. Однако до настоящего времени никаких изменений не внесено ни в Трудовой кодекс, ни в постановление Правительства РФ о трудовых книжках и постановление Минтруда
о правилах ведения книжек. Так что пока законопроект не приобрел силу федерального закона.

Отмена использования

И еще один очень важный вопрос, касающийся трудовых книжек. В последнее время часто обсуждается тема отмены книжек в РФ. Однако действительно ли это необходимо? Созданы ли условия для таких изменений в системе трудовых отношений? Уже несколько лет подряд на государственном уровне поднимается вопрос о нецелесообразности ведения книжек, якобы они в современном мире – пережиток прошлого. Эксперты комментируют ситуацию так: Министерство труда не исключит из обихода книжки совсем, ведомство скорее всего заменит документ электронными книжками.

Согласно соцопросам, работодатели выступают против исключения книжек вообще. Так как информация о предыдущих местах работы соискателя на вакантную должность часто бывает важна. Только из трудовой книжки можно узнать: о перерывах в стаже; об увольнениях;
о регулярности смены мест работы. Но все эти данные могут быть отражены и в электронной базе данных.

Особенные сотрудники

При внесении записи в трудовую водителя имейте ввиду, что эти сотрудники должны предоставлять компании для оформления книжки следующие документы: паспорт, СНИЛС, военный билет, водительские права, документы об образовании. Для таких сотрудников важно иметь справку о пройденном медицинском осмотре, чтобы убедиться, что сотрудник имеет право выполнять эту работу, хотя сами сведения не отражаются в трудовой.

Бухгалтерская профессиональная пресса

Для тех бухгалтеров, которые предпочитают работать с первоисточниками. Гарантия профессионализма и личная ответственность эксперта и автора.

Статья написана по материалам сайтов: www.kdelo.ru, buhguru.com, www.klerk.ru, rusjurist.ru, www.buhgalteria.ru.