Вопрос для тех, кто работает секретарем. Как устроиться секретарем без опыта работы

The Village продолжает выяснять, сколько зарабатывают и на что тратят деньги представители разных профессий. В новом выпуске - секретарь. Считается, что для работы на этой должности не требуется особых навыков: достаточно иметь презентабельную внешность, уметь пользоваться компьютером и отвечать на телефонные звонки. Мы поговорили с девушкой, которая недавно начала работать секретарём руководителя в московской компании. Она рассказала о том, чем занимается на работе, как относится к дресс-коду и на что тратит деньги.

Профессия

Секретарь

Зарплата

45 000 рублей

Расходы

3 500 рублей

маникюр и педикюр

5 000 рублей

10 000 рублей

5 000 рублей

бижутерия

3 500 рублей

косметика

15 000 рублей

поездки в родной город

3 000 рублей

проезд, оплата телефона и др.

Как стать секретарём

Работаю я три месяца. Секретарём стала случайно, просто подвернулось хорошее место работы. Я всегда хотела работать с бумагой. По образованию я редактор, но пока сложно устроиться. Когда увидела вакансию секретаря, подумала: «Почему бы и нет?» И нисколько не пожалела. Это тоже своего рода творчество - всё систематизировать. С одной стороны, работа кажется довольно простой, если же в это углубиться, без секретаря невозможна работа всего штата.

Собеседование меня удивило. Меня сразу начали спрашивать, зачем я хочу устроиться. Говорили что-то вроде: «Вы сами себе противоречите, не понимаете, на что подписываетесь». Проверяли мою стрессоустойчивость. Думали, что проработаю недолго и уйду, когда подвернётся что-то более интересное. Но я показала, что настроена серьёзно. Для меня в приоритете стабильность работы и возможность роста в рамках компании.

Особенности работы

В штате 100 человек, несколько служб и, соответственно, три руководителя. Директор у меня женщина, есть ещё два заместителя. Я должна примерно понимать, кто за кем стоит, какие документы я кому отдала и кто что должен вернуть. И ещё где что лежит и как это найти.

На секретаре лежит вся входящая и исходящая корреспонденция, регистрация документов, распределение по сотрудникам, отслеживание исполнения заданий от руководителей. Также необходимо систематизировать всю документацию. Потому что к тебе могут прийти и сказать: «Месяц назад мы отправляли такой-то документ, а сейчас не можем найти копию». И тебе нужно будет его найти.

Меня все знают по имени. У нас очень тёплая атмосфера. Нет такого - «Эй, девушка» или «Подойдите, пожалуйста».

Когда я прихожу на работу, первым делом проверяю рабочее место. Приёмная - лицо компании, она должна выглядеть соответствующе. Нет, уборщицей я не подрабатываю, но слежу за чистотой. Приходящие люди должны видеть порядок. После этого я читаю электронную почту, нахожу задания, которые не терпят отлагательств. Ответы на некоторые запросы из головного офиса нужно успеть дать за два часа.

После того как сотрудники получили адресованные им письма, вторая половина дня уходит на подпись документов. Так как я нахожусь ближе всех к руководителю, многим сотрудникам проще прийти ко мне и попросить отдать документ на подпись. На работе всегда либо кто-то что-то от меня хочет, либо я чего-то от кого-то хочу.

Для руководителя ты правая и левая нога. Он должен быть уверен, что секретарь всегда рядом и может подсказать что-то ненавязчиво. Бывает такое, что нужно сделать для руководителя что-то, не совсем относящееся к работе. Я спокойно к этому отношусь, потому что понимаю, что от этого зависит настроение руководителя. Мне совсем не нужно, чтобы руководитель помимо рабочих проблем переживал ещё и из-за домашних. Мне несложно помочь - элементарно записать на маникюр или что-то ещё. Необычных просьб не было. Хотя один раз меня попросили взять водителя и найти определённый вид шоколада - неважно, сколько я потрачу на это времени. А ещё я знаю, что мой директор с утра пьёт только зелёный чай с лимоном и больше ничего. Ближе к вечеру - только кофе с лимоном.

Я никогда не сижу без дела. Иногда голова кипит, тогда нужно брать перерыв. Можно выйти на десять минут, но работа от этого никуда не денется. Я стараюсь не оставлять дела на следующий день, мне проще задержаться. Потому что на следующий день будет столько же работы, а может, и больше. Поток беспрерывный: всегда найдётся задание, которое ты не успел выполнить.

По общению с гостями нет строго определённого регламента. Здесь срабатывает гостеприимство: встретить, попросить подождать в комфортной обстановке, предложить чай или кофе.

В компании есть дресс-код. Наверное, будет некрасиво, если человек зайдёт в приёмную, а там сидит девочка с синими волосами в рваных джинсах и вся татуированная. Во мне чуть больше полутра метров роста, я не скажу, что я слишком худенькая и у меня идеальные пропорции, но в моей внешности нет ничего вызывающего - яркого цвета волос или пирсинга. Не обязательно носить белый верх - чёрный низ, нужно просто придерживаться строгого стиля одежды. По пятницам все должны быть в джинсах: это святая традиция.

Зарплата

Мой оклад - 45 тысяч рублей. Также есть квартальный бонус, он зависит от выполнения плана компании. Он доходит до 100 % оклада. Бонус выплачивается либо всем, либо никому.

Штрафов нет. Я не знаю, что нужно сделать и как сильно накосячить, чтобы это отразилось на доходах.

Размер лично моей зарплаты меня устраивает. Я же не таскаю мешки, не разгружаю вагоны. К тому же есть возможность карьерного роста - горизонтального, когда можно перейти в отдел компании на должность специалиста. Для этого нужно себя зарекомендовать.

Траты

Моя зарплата уходит на увлечения. Я живу с гражданским мужем, и все домашние расходы лежат на нём. Его деньги - это наши деньги, мои деньги - это мои.

3 500 рублей, даже если это последние деньги, обязательно уходят на маникюр, педикюр и брови. У меня есть любимый мастер, и в этом я никогда себе не откажу.

Около 5 тысяч рублей уходит на книги. Я очень люблю читать, обязательно под рукой должны быть новые книги. В зависимости от настроения это может быть антиутопия, роман или что-то другое, но обязательно качественное, не книжки Дарьи Донцовой.

Примерно 15 тысяч рублей уходит на поездки в другой город к моим любимым друзьям. Это что-то вроде традиции, совершаю поездки один-два раза в месяц. Так как в Москве у меня мало близких знакомых, здесь я читаю книжки, занимаюсь спортом и работаю. А на родине я отдыхаю.

Около 5 тысяч рублей уходит на какие-нибудь серёжки, резиночки, заколочки и другую бижутерию. На косметику трачу 3–4 тысячи рублей. Я могу зайти в магазин, и, если мне понравилась вещь, я её куплю. Могу купить сумку за 8 тысяч рублей и взять балетки за 500 рублей, если они мне понравились. Или купить комплект нижнего белья за 5 тысяч, а потом пройти мимо какой-то палатки и купить ещё один за 600 рублей. Так уходит ещё около 10 тысяч рублей. Если нужно будет экономить, мне проще ограничить себя в еде, чем в новой книжке или другой покупке. Всё остальное тратится на проезд, оплату телефона и бытовые мелочи.

Иллюстрация: Настя Григорьева

Работодатели ищут на эту вакансию преимущественно женщин, да и обучаются данной профессии в основном одни девушки, поэтому статья посвящена прекрасному полу.

Секретарь в самом прямом смысле является лицом компании. Поэтому первое, с чего следует начать поиски работы — это подготовка своего внешнего вида. Необязательно иметь идеальную фигуру и модельную внешность, чтобы получить должность. Важно следовать нескольким основным правилам, и тогда получить работу будет гораздо проще.

Как должен выглядеть секретарь

Все начинается с облика. Так как секретарь — это представитель компании, и часто первый человек с кем контактируют посетители, гости, клиенты фирмы, то внешний образ играет тут важное значение.

Девушка, занимаемая должность секретаря, обязана выглядеть ухожено, презентабельно, но не вульгарно. Никаких коротких юбок, глубоких декольте и чересчур длинных ногтей. Прическа также должна быть всегда аккуратной. Важно соблюдать умеренность в украшениях, аксессуарах и косметике.

Так как секретарь часто контактирует с посетителями офиса, важная черта — это доброжелательность. Даже если у вас плохое настроение, вы все равно должны выглядеть располагающе и улыбаться гостям. Не все посетители офиса приходят с положительным настроем, бывает, что и недовольные клиенты могут «напасть» на секретаря с претензиями и оскорблениями. Здесь важно иметь выдержку и невозмутимость. Секретарь должен уметь отвечать на агрессию спокойствием и улыбкой, стараться сглаживать конфликтные ситуации, избегать вспыльчивости и импульсивных поступков, оставаться всегда коммуникабельным.

У секретаря должны быть такие качества, как пунктуальность, внимательность, хорошая память, способность быстро обрабатывать информацию, ответственность. Ведь на такой работе ежедневно приходится отвечать на звонки, получать и отправлять письма, регистрировать документы, назначать встречи, готовить расписание для руководителя, координировать некоторые рабочие процессы в офисе.

Стрессоустойчивость немаловажная черта для тех, кто хочет работать секретарем. Авралы в работе, недовольные посетители, шеф в плохом настроении, много важных дел, которые надо успеть сделать, — все это вызывает стресс. Чем проще вы умеете переносить такие трудности, тем легче вам будет даваться работа.

Аккуратность в работе просто необходима людям, выбирающим профессию секретаря. Так как на этой должности приходится совершать много разных дел и иногда даже одновременно, важно все это своевременно «раскладывать по полочкам». Вы всегда должны помнить, где лежат те или иные документы, вовремя отмечать и регистрировать все бумаги, составлять расписания, вести все необходимые учеты, иначе запутаться в делах можно просто моментально.

Активность и гибкость всегда будут на руку успешному секретарю. В этой работе случаются ситуации, когда необходимо переключиться с одного дела на другое, принять срочное решение или проявить инициативу в некоторых вопросах. Умение быстро перестраиваться, не ждать указаний в критичных ситуациях, способность действовать самостоятельно очень ценится в секретарях многими руководителями.

Если вы не обладаете вышеперечисленными качествами, то, как бы жестко это ни звучало, — такая работа не для вас. Возможно, вы найдете себя в другом деле, не требующим высокой ответственности, внимательности и инициативности.

Самые важные качества, которые вы обязаны продемонстрировать на
собеседовании это пунктуальность, коммуникабельность, внимательность, вежливость.

Отвечайте на вопросы как можно быстрее, честно и содержательно. Держите зрительный контакт с тем, кто вас собеседует. Следите за своей речью и голосом, вы должны показать уверенность.

Не стесняйтесь признаться, если вам недостает некоторых знаний по тем требованиям, которые включены в вакансию. Скажите, что вы готовы обучаться, иначе рискуете попасть в неловкую ситуацию.

Если вас спросят, почему вы покинули прежнее место работы, говорите правду. Помните также, что вы имеете право не отвечать на вопросы, которые можно заключить в законодательный пункт «Тайна личной жизни». Не стесняйтесь сослаться на это, если почувствуете, что собеседование переходит границы допустимого. Этим вы только покажите свою компетентность.

Задавайте вопросы, если понимаете, что работодатель огласил вам не все моменты рабочих процессов. Лучше узнать это сейчас, чем позже некоторые вещи окажутся для вас неприятным сюрпризом.

Принципы всех диет

Диета для похудения должна опираться на следующие правила:
Рекомендуется планировать пять, а при интенсивных тренировках, даже шесть небольших приемов пищи в течение дня, ежедневно потребляемых в одно и то же время с интервалом в три часа. Регулярность питания – это основа правильной регулировки чувства голода и сытости. Частое потребление соответствующей порции еды гарантирует постоянный приток энергии и питательных веществ в клетки работающего организма.

Источник энергии

Нужно помнить, что основным источником энергии, доступной для всех клеток организма является глюкоза. Она должна исходить, прежде всего, из сложных углеводов, которые содержатся в хлебе из цельного зерна и макаронных изделиях, коричневом рисе, в кашах, например гречневой. С участием этих продуктов, можно сочинить три основные блюда – завтрак и обед и ужин. Перечисленные продукты содержат большое количество пищевой клетчатки, которая устраняет чувство голода и замедляет усвоение сахара в крови и клетках. Стоит упоминать еще о Eco Slim — препарат сочетающий в себе полезное с приятным. После приема внутрь идентичных с точки зрения калорийности продуктов – богатого и бедного клетчаткой, процесс насыщения произойдет быстрее. Огромное количество клетчатки содержат уже упомянутые овощи и фрукты.

Белок. Очень важной частью диеты для похудения является белок, поэтому в рационе должны присутствовать постное мясо, рыба, низкокалорийные молочные изделия, изредка яйца, а также растительные продукты. Высокое качество белка обеспечивает построение собственных белковых структур, в том числе гормонов и ферментов, регулирующих обмен веществ. Отличным примером такого белка является соевый белок.

Жиры. Необходимо следить за жирами в рационе. Их не может быть его слишком много, но полностью исключать жиры невозможно, так как они обусловливают всасывание жирорастворимых витаминов – A, D, E и K, а также являются важным компонентом мембран всех клеток тела. Благодаря ним возможен обмен питательных веществ и этих ненужных. Жир является также хорошим источником энергии – обеспечивает более чем в два раза больше калорий, умеренное количество жира в рационе препятствует ощущению голода.

Источником жира в рационе для похудения может стать рыба один – два раза в неделю, оливковое и другие растительные масла, в качестве дополнения для овощей в количестве до двух столовых ложек в день, яйца в количестве не более чем три – четыре в неделю, семена масличных культур, например подсолнечника, кунжута или тыквы (достаточно чайной ложки в день) и максимум – несколько орехов раз в неделю.

Что нельзя кушать

Необходимо избегать скрытого жира в свинине, шкуре птицы, твороге, молоке, молочных напитках и сырах. Жир снижает пищевую ценность этих продуктов. Например, кальций усваивается легче с йогуртом или молоком низкой жирности, больше железа находится в постной говядине, а белок – в постной индейки или курице.

Выводы

Насыщая организм полноценными продуктами, возможно, снизить чувство голода, потому что голод – это не только пустой желудок, но еще и недостаток витаминов и минеральных веществ. Чтобы предотвратить возникновение их дефицита во время применения диеты для похудения, лучше подготовить между основными приемами пищи вкусную и ценную закуски в виде коктейля из разнообразных овощей или фруктов.

Анджелина Джоли, секс-символ современности, многодетная мама, прекрасная актриса и просто красавица, одной из первой ввела в моду красные губы. Совершенно зря забытый атрибут довоенного времени, ярко-алые помады буквально переживают второе рождение в последние несколько лет.

С джинсами. Яркий цвет губ будет уместен даже с джинсами. Оденьте белую футболку и самые простые аксессуары, создайте естественный цвет лица, замаскировав несовершенства, слегка коснитесь ресниц тушью и накрасьте губы яркой красной помадой - и вы будете великолепны!

С вечерним нарядом. Если вы выходите в свет, то можно позволить себе более яркий и тяжёлый макияж. Считается, что акцент на лице должен быть на что-то одно. Но красные губы вкупе с ярко подведёнными глазами сделают ваш образ только сексуальней. Просто не используйте цветные тени, чтобы не выглядеть вульгарно. Остановитесь на естественных бежево-телесных палитрах с чёрным акцентом на глаза, или подведите густые стрелки.

В офис. В зависимости от политики вашей компании, в офис тоже можно прийти с яркими губами. Но в данном случае выбирайте более приглушённые, не ярко-алые оттенки, и наносите помаду лишь в один слой. Позаботьтесь, чтобы тон лица был безупречен, а волосы аккуратно заберите. Тогда красный цвет ваших губ не вызовет недовольства начальства.

Техника нанесения и секреты.

Красный цвет коварен. Помимо привлечения к себе внимания всех окружающих, он также укажет на все недостатки ваших губ. Поэтому планируя макияж с алыми губами, заранее приготовьте арсенал по защите ваших губ. Стилисты советуют проверенные марки, как представлено в этом https://shop.maybelline.ua/lips каталоге. Чтобы избежать потрескавшихся и сухих губ, надо потреблять достаточное количество воды. Простой чистой питьевой воды без газа в рационе должно быть, как минимум полтора литра. Увеличьте до двух литров, если вы пьёте кофе или едите сильно солёную или копчёную пищу. Также важно регулярно увлажнять губы бальзамом или простой гигиенической помадой. При макияже губы красят в последнюю очередь. Перед тем как начать макияж, смешайте столовую ложку сахара и немного мёда, и нежно помассируйте губы. Этот натуральный скраб уберёт сухую кожу и выровняет поверхность губ. Смойте и сразу щедро намажьте губы бальзамом. Пока вы делаете макияж, бальзам достаточно впитается. Теперь промокните губы салфеткой, обведите их и аккуратно накрасьте первый слой помады. Затем при помощи ватного диска припудрите их, а потом нанесите второй слой помады. При такой технике губы будут увлажнёнными целый день и их не придётся подкрашивать.

Отношение к работе секретарем у всех разное. Одни воспринимают данную профессию несерьезно, а другие, напротив, придают ей слишком большое значение. Но ясно одно: сегодня секретарь должен не просто готовить кофе и распечатывать документы – потребуется выполнять более ответственную и сложную работу, соблюдать правила, установленные в компании и постоянно совершенствоваться. Женский сайт Charla предлагает вам поговорить об обязанностях секретаря и о перспективах данной профессии.

Безусловно, в зависимости от специфики работы фирмы и даже от предпочтения руководителя требования к секретарю могут меняться. Например, для кого-то очень важно, чтобы офис-менеджером работала эффектная блондинка. Пусть даже она не оканчивала курсы секретарей и вообще не умеет пользоваться ксероксом, но при этом у нее длинные ноги, приятная улыбка, и это поможет привлечь постоянных клиентов. И наоборот, внешность будущего секретаря может не играть первостепенной роли для директора банка – ему важно, чтобы кандидатка быстро принимала решения, готовила вкусный кофе и вовремя подшивала документы в папку.

Что касается требований относительно возраста, то здесь, действительно, предпочтение отдается более молодым соискательницам. Отчасти из-за того, что они выглядят более презентабельно, отчасти по той причине, что женщине после 40-ка уже не так просто бегать по коридорам с ворохом бумаг или осваивать новые компьютерные программы. Хотя, как уже упомянул , каждый руководитель предъявляет свои требования к будущему секретарю.

Наиболее часто требования к кандидаткам звучат следующим образом:

1. Свободное владение иностранным языком (чаще всего, английским).

2. Высшее образование (желательно по профилю или хотя бы лингвистическое, но иногда на работу берут и после курсов секретарей).

3. Знание основ делопроизводства (умение работать с документацией, вести деловую переписку).

4. Возраст примерно от 22 до 30 лет (в зависимости от специфики компании здесь могут быть исключения, но секретарь возрастом от 35 лет – редкость).

5. Навыки работы с компьютером и компьютерными программами (эти знания тоже часто получают на курсах секретарей).

6. Умение пользоваться оргтехникой (принтером, сканером и т.д.).

7. Высокая скорость набора текста на компьютере.

8. Внешняя привлекательность.

9. Навыки делового общения.

10. Опыт в ведении переговоров и организации .

Что нужно для того чтобы вас приняли на работу?

Если вы находитесь в поиске подходящей вакансии секретаря, очень важно трезво оценить собственные силы. Например, можете ли вы с уверенностью сказать, что умеете работать в программах Microsoft Word? Не просто набирать текст, а составлять таблицы, диаграммы, отправлять электронные сообщения. Если нет, то нужно идти на курсы секретарей, где всему этому обучают. Кстати, на занятиях также можно узнать о культуре делового общения, правилах работы с документами и даже секретах эффективного сотрудничества с руководителем. Очень важно, чтобы секретарь обладал такими качеств, как организованность, стрессоустойчивость, заинтересованность в работе, порядочность, точность, пунктуальность, грамотность, зрительная память, высокий уровень интеллекта, правильная дикция, культура речи и т.д. Только в этом случае обязанности секретаря выполнимы.

Немаловажное значение придается и знанию иностранных языков, поскольку большинство компаний сотрудничают с зарубежными фирмами. Сегодня практически от всех кандидаток требуется знание английского языка – это воспринимается как само собой разумеющееся дополнение к квалификации секретаря. При этом английский у кандидатки должен быть не на уровне школьной программы – необходимо владение бизнес-лексикой, как минимум, на уровне Intermediate, а то и выше. Некоторые курсы секретарей включают в себя уроки иностранных языков, но, если у вас есть возможность, лучше посетить специальные занятия, где вы сможете выучить или как следует подтянуть английский, немецкий, французский и другие языки.

Еще один немаловажный аспект, который влияет на обязанности секретаря – знание корпоративной культуры и делового этикета. Еще пару десятков лет тому назад вопросам, кто первым должен подать визитку, как приветствовать посетителя, или как должна садиться женщина, не уделяли особого внимания. Времена изменились, и сегодня секретарь должен знать о тех неписаных правилах, которые существуют в компании и деловом мире. На курсах секретарей об этом тоже рассказывают. Однако не поленитесь прочесть специальную литературу самостоятельно – узнаете много нового.

И, конечно же, претендуя на должность секретаря, нужно правильно одеваться. Именно в этой профессии существует такая особенность, как . И это не только колготки в летнее время и туфли-лодочки каждый день. Например, секретарю нельзя надевать на работу:

Одежду, которая полностью оголяет руки;

Слишком короткие и узкие юбки (оптимальная длина – до середины колена);

Глубокое декольте на платьях и блузах;

Одежду из кружевных, блестящих тканей;

Наряды, которые плотно облегают фигуру;

Одежду в цветочек или с ярким рисунком;

Наряды с обилием бахромы, меха, перьев, страз, бантов;

Чересчур прозрачные блузы, сквозь которое можно увидеть нижнее белье;

Кроссовки, обувь с открытой пяткой или носком.

Конечно же, прическа и макияж тоже должны быть неброскими, чтобы в целом создавался образ уверенной и интеллигентной женщины, грамотного специалиста в своей сфере.

Не правы те, кто думают, что у секретаря нет никаких перспектив. Если вы будете работать усердно, не поленитесь время от времени повышать свой профессиональный уровень на курсах секретарей, вполне вероятно, что у вас появится возможность претендовать на повышение или смену рода деятельности. Удачи!

Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.

Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.

Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.

Основные функции секретаря

В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи :

приём и отправка корреспонденции;
ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.

Исходя из данных функций, секретарь должен знать :

основы современного делопроизводства и архивного дела;
основы трудового законодательства и административного права;
правила делового общения и составления деловых бумаг;
правила организации труда руководителя.

Личностные характеристики

Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.

С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.

Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации .

Умение быстро перестраиваться в нестандартных ситуациях, проявлять инициативу в организации работы компании, действовать в некоторых случаях без особых указаний особенно ценятся руководителям.

Рассматриваем резюме секретаря

Вопросы на собеседовании для секретаря — это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.

Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.

Правильно составленное резюме — это самореклама, призванная заинтересовать работодателя .

Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.

Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.

Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им

Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.

Одним из требований резюме является предоставление фотографии . Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.

Оформление резюме – особый вопрос . Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.

Перечитайте текст несколько раз и проверьте на наличие ошибок. Их не должно быть в резюме ни в коем случае, поскольку секретарь должен быть грамотным. В процессе работы ему придётся исправлять ошибки сотрудников и даже руководителя, а как он будет это делать, если не может грамотно построить собственный документ.

Подготовка к собеседованию

Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность.

В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.

Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.

Итак, вы нашли интересующую вас вакансию секретаря, направили на желаемую должность свое резюме и сопроводительное письмо, и вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье мы поделимся с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря. Эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря, но и при прохождении интервью на другие должности.

Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

Отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний. Собеседование секретаря – не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на нашей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много, но не всегда успешно. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас.

Для того, чтобы пройти интервью, после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности, на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

Большую роль в том, как пройти интервью, имеет то, как вы будете одеты на интервью. Первое впечатление имеет значение. Оденьтесь в деловом стиле и будьте аккуратны и ухожены.

Постарайтесь никогда не опаздывать на интервью. Это очень важно. Если вы живете в мегаполисе с его вечными пробками, рассчитайте время так, чтобы учесть стояние в пробках. Бывают ситуации, когда вы едете на интервью, но случается какая-то форс-мажорная ситуация, и вы все-таки опаздываете. Посыпать голову пеплом не стоит, просто позвоните человеку, с которым вы встречаетесь, извинитесь и предупредите об опоздании. Но если вас пригласят на следующий тур собеседований, вы должны прийти вовремя. Хоть на полдня раньше приезжайте, но приезжайте вовремя.

Кстати, если вы приехали на собеседование секретаря слишком рано, не стоит идти в компанию и тут же докладывать о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь. Если компания расположена в бизнес-центре, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала, если не оговорено иное.

Если вас встретили, показали, где повесить одежду,пригласили сесть, в офисе нормальная деловая обстановка и хороший микроклимат, то это хороший знак. Кстати, если вам предложили чай или кофе – не отказывайтесь, разве что вы действительно ничего не хотите.

Итак, вы на собеседовании секретаря. Как пройти интервью? Прежде всего, помните о том, что невозможно выучить наизусть вопросы, которые вам зададут. Поэтому и не тратьте свое время на это. Все равно у вас могут спросить то, чего вы никак не ожидаете.

Примерная (!) структура интервью может выглядеть так: первая пара минут – знакомство, беседа на отвлеченные темы. Далее – ваш краткий рассказ о себе, затем вопросы интервьюера к вам, его рассказ о должности и в конце – ваши вопросы.

Когда интервьюер просит вас рассказать о себе –имеется в виду, что нужно рассказать о своем профессиональном опыте. Начните рассказ о своем последнем месте работы. Далее сориентируетесь по ходу беседы.

Как вести себя на интервью? Наиболее оптимальный вариант – вести себя на интервью непринужденно. Это может быть непросто, особенно, если вы начинающий специалист, который беседует с директором по персоналу или директором компании. Часто произвольно или нет, но кандидат в секретари на интервью нервничает.Постарайтесь представить, что это все-таки не экзамен, а диалог. Ваш интервьюер – это ваш партнер, с которым вы просто беседуете. Ведь интервью – это не допрос в гестапо, это просто беседа. Если вы сильно зажметесь, то впечатление будет только хуже. Но если все-таки у вас не получилось быть спокойными и вы трясетесь на интервью как осиновый лист, вы можете просто сказать: «извините, я немного волнуюсь». Грамотный интервьюер в таком случае попытается что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку. Или по меньшей мере, поймет вас.

Как еще вести себя на интервью? Ведите себя на интервью уверенно. Это возможно, если вы справились с предыдущей задачей. Вы ведь уверены, что справитесь с будущими обязанностями, правда? Так покажите это. Но покажите это путем демонстрации спокойной уверенности. Высокомерное поведение неприемлемо. Во-первых, оно указывает не об уверенности в себе, а наоборот, о неуверенности, замаскированной таким способом. Уверенный в себе человек не бывает высокомерным, запомните это. Реальное или напускное высокомерие – гарантия, что на работу вас не возьмут.

Ваша задача на собеседовании секретаря – представить свои профессиональные навыки таким образом, чтобы работодатель увидел, что вы наилучшим образом справитесь с возложенными на вас обязанностями. Если вас спрашивают, умеете ли вы делать то-то и то-то, и вы действительно умеете, то не скромничайте. Интервью – не место для кокетства и ложной скромности. Если вы не расскажете о вашем опыте, умениях, достижениях, то интервьюер никогда об этом не узнает.

Чего нельзя говорить на интервью? На интервью нельзя врать. Если требуется знания Excel на хорошем уровне, а вы и на базовом-то не знаете, будьте честны с интервьюером. Ведь вам же там работать потом.

Скажите, что в настоящий момент у вас есть хорошее теоретическое представление о работе с программой, но вы очень легко обучаетесь, и с радостью изучите программу на требуемом уровне в короткие сроки. Если это будет единственное, чего вам будет не хватать, чтобы занять позицию, возможно, работодатель все-таки примет вас на работу (с условием, что вы все-таки программу выучите).

То же самое нельзя применить, например, к знанию иностранного языка. Все знают, что быстро его изучить нельзя.

На собеседовании секретаря нельзя говорить о проблемах. Нельзя плохо отзываться о коллегах и предыдущем работодателе. Иначе ваш потенциальный работодатель подумает, что и о его компании, и нем самом вы вот также будете всем говорить.

Вас обязательно спросят о причинах ухода с прежней работы и поиска новой работы. Если вы работаете на текущей должности больше года и меняете работу, то оптимальный вариант – сказать, что вы хорошо справлялись со своими прежними обязанностями, работа вам нравилась, но в какой-то момент времени вы почувствовали, что можете достичь большего, а таких возможностей на старой работе у вас нет. В других случаях смотрите по обстоятельствам. Если вас сократили, то так и скажите, это нормальная причина. Сложнее всего, если у вас был большой (более года) перерыв в трудовой деятельности или вы проработали всего пару месяцев и уже ищете новую работу. Но и в этой ситуации можно найти грамотное тому объяснение.

Если вас спросят, как вы можете описать (или оценить) вашего начальника (коллег), ни в коем случае не говорите об их недостатках. Лучше скажите что-то типа: «мой начальник – замечательный профессионал, у которого можно многому научиться». Ведь это так и есть, правда? Даже если ваш бывший начальник – тиран и самодур, все равно вам есть, чему поучиться.

На собеседовании секретаря могут спросить о ваших недостатках. Делается это не для того, чтобы вы начали критиковать себя. Таким образом может проверяться то, как вы реагируете на стрессовые обстоятельства. Расскажите о каком-нибудь своем недостатке, который выглядит больше как достоинство. Например: «Я люблю помогать коллегам. Иногда это влияет на мои непосредственные обязанности и приходится задерживаться на работе, что возможно, не очень хорошо».

Вас могут спросить о готовности к переработкам. В данном вопросе нужно быть осторожными. Часто все зависит от должности, на которую вы проходите собеседование. Если это помощник руководителя, то переработки у вас могут быть очень часто. Для секретаря на ресепшн и ассистента отдела хронические переработки менее вероятны. Ваша задача – повернуть разговор так, чтобы не высказывать своего отношения к переработкам, а чтобы интервьюер вам сам о них рассказал. К примеру, вам задали вопрос, готовы ли вы к переработкам. Скажите что-нибудь очень нейтральное, типа «в принципе, готова». И потом ненавязчиво спросите о том, как часто ожидаются переработки. И слушайте.

Как правило, количество переработок уже определено для должности. А вы, придя с собеседования секретаря домой, подумайте и решите, нужно ли это вам. Говорить о переработках лучшеуже на последующих интервью с вашим непосредственным начальником, ведь именно он лучше всего об этом знает. Только не говорите на интервью о том, что вы категорически против переработок! Этого никто не любит. Но для себя решите, насколько это вам нужно. Дело в том, что случайные переработки во время закрытия проектов, подготовки годовой отчетности, приезда делегации и других авральных ситуаций неизбежны, и я думаю, что это не будет для вас проблемой. Но вот если вам придется каждый день задерживаться на работе на 2-3 часа (даже если это оплачивается) – подумайте, действительно ли вы к этому готовы. Вы сейчас согласитесь, чтобы получить работу, а потом пожалеете. Потому что выяснится, что из-за этого вы не сможете нормально общаться с вашим ребенком, ваш муж забыл, как вы выглядите, да и вообще вся жизнь у вас стала вращаться только вокруг вашей работы. Вы действительно к этому готовы?

И еще один момент. Он может быть для вас очевидным, если вы уже имеете опыт работы секретарем, но для новичков скажу: на собеседование секретаря никогда не приходите с мамой, мужем или кем-то еще. Ваша мама не должна направлять за вас резюме в компанию или от вашего имени в компанию звонить. Вы – профессионал, вы – взрослый человек, именно этого от вас ждут. Детишки, которые приходят на собеседование секретаря с мамой,пройти интервью не смогут. Нужно сначала подрасти.

И наконец, в конце интервью вас спросят: «Есть ли у вас какие-нибудь вопросы?». Настал ваш звездный час. Задайте столько вопросов, сколько вы хотите задать. Даже если их десять. Внимательно слушайте ответы – именно сейчас вы получаете важнейшую для себя информацию, которая поможет вам решить, хотите ли вы работать именно в этой компании.

Плохо будет, если у вас вообще нет вопросов. Кстати, немаловажно узнать, какие возможности для профессионального развития есть в компании. Старайтесь не задавать закрытых вопросов типа «Есть ли в компании возможности для профессионального развития?». Спрашивайте «Какие возможности для профессионального развития есть в компании?». Лучше использовать формулировку «профессиональное развитие», а не «карьерный рост».

Настороженно стоит отнестись на собеседовании секретаря к вопросам типа: «Насколько вы амбициозный человек?» и подобным. Амбициозность – далеко не приоритетное качество секретаря. Человека с кучей амбиций могут искать по разным причинам. В том числе и чтобы навалить на него кучу лишней работы. Если вас спросят что-то подобное, ответьте нейтрально, но вывод для себя сделайте.

Обязательно задайте вопрос о том, как будет оцениваться ваша работа. Если на собеседовании секретаря у вас возникнет хотя бы малейшее сомнение в том, что оценивать вашу работу будут именно по вашим профессиональным достижениям, продолжать собеседоваться в данной компании не стоит.

Когда спрашивать о зарплате и льготах? В любом случае, не в лоб и не сразу. В некоторых случаях (поиск работы через кадровое агентство, собеседование с менеджером по персоналу), вам интервьюер может сам об этом рассказать. А может и не рассказать, а вместо этого спросить: «А каковы ваши зарплатные ожидания»? В агентстве по персоналу можно говорить о ваших ожиданиях сразу. В компании это делать следует не сразу, а ближе к концу интервью, причем если вы видите, что вашей кандидатурой заинтересовались. Если вам зададут вопрос раньше, скажите что-то общее, типа «это пока не определено до конца, будет зависеть от круга обязанностей, возможностей проявить себя, социального пакета и т.д.» В общем, уклонитесь от прямого ответа. Иначе произведете впечатление человека, которому все равно, где и кем работать и кроме денег вас вообще ничего не интересует. Работодателю это будет весьма неприятно, и скорее всего, пройти интервью вы не сможете и должность секретаря не получите.

Перед тем, как говорить о зарплате, мы рекомендую вам изучить уровень зарплат для специалистов вашей квалификации и опыта. Часто секретарь долго не может получить работу именно из-за завышенных ожиданий по зарплате.