100 р бонус за первый заказ

Выберите тип работы Дипломная работа Курсовая работа Реферат Магистерская диссертация Отчёт по практике Статья Доклад Рецензия Контрольная работа Монография Решение задач Бизнес-план Ответы на вопросы Творческая работа Эссе Чертёж Сочинения Перевод Презентации Набор текста Другое Повышение уникальности текста Кандидатская диссертация Лабораторная работа Помощь on-line

Узнать цену

Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:

O торговые соглашения, сделки и иная подобная корреспонденция;

O ответные письма с благодарностью;

O поздравления;

O извинения.

O требования и запросы,

O соболезнования.

Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.

Служебные записки тоже делятся на виды:

O распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

O благодарности и поздравления;

O напоминания, просьбы, проведение мероприятия. В неформальной деловой переписке нередко употребляются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т. П., сближают создателя письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Демонстрируют, насколько объективен либо субъективен создатель письма, быть может, он готовил его, руководствуясь только чувствами.

Существует почти все методов подготовки корреспонденции, но выделим более общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его главные заботы? Какие колебания его тревожат? Каковы его финансовые соображения? Были ли у него какие-или трудности, которые беспокоят его до сих пор?

Какие у него цели?

И очередной немало значащий момент: письмо обязано строиться по таковой схеме внимание энтузиазм просьба действие.

Нужно лишь помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т. П. К огорчению, время от времени должностные лица злоупотребляют формой воззвания на "ты". Обращаются на "ты" к подчиненным, которые еще старше их но возрасту, но молвят "вы" молодому вышестоящему начальнику. В форме воззвания на "ты" проявляется пренебрежение к подчиненному. Когда-то Максим Горький ответил на просьбу молодого литератора быть с ним на "ты": "Я не барин...". Реально, воззвание на "ты", особо публично к подчиненному, - это демонстрация барского чванства, низкого уровня ума. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным либо наемным работником. Такое воззвание унижает достоинство человека.

Этикет служебных, деловых отношений просит строго соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (либо даже с одним человеком), ведите беседу так, чтоб вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.

Деловое общение. Курс лекций Мунин Александр Николаевич

Виды деловой корреспонденции

Виды деловой корреспонденции

Специалисты по переписке делят письма на шесть видов:

1) торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

2) ответные письма с благодарностью;

3) поздравления;

4) извинения;

5) требования и запросы;

6) соболезнования.

Эти шесть видов писем, в свою очередь, делят на две категории:

формальные,

неформальные.

Служебные записки тоже делятся на виды:

распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

благодарности и поздравления;

напоминания, просьбы о проведении мероприятия.

В неформальной деловой переписке часто используются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как

добросердечный,

отзывчивый,

изумительный,

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту?

Каковы его основные заботы?

Какие сомнения его тревожат?

Каковы его финансовые соображения?

Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?

Какие у него цели?

И еще один немалозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме: внимание – интерес – просьба – действие.

Надо только помнить, что формулируя просьбу, необходимо предоставить адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

В деловом письме не должно быть личных отклонений, пишите то, что хочет знать ваш корреспондент или что вы хотите сообщить. Новую мысль, которую вы хотите выделить, начинайте с абзаца, располагая абзацы в логическом порядке.

Первая и последняя фразы делового письма имеют весьма важное значение. Первое предложение должно быть, как заголовок рекламы. В ней должен содержаться предмет или причина, по которому вы пишете письмо, чем сразу же вы привлекаете внимание или вызываете интерес у своего корреспондента.

Заключительная фраза письма должна оставить читателя с полным пониманием проблемы, вызвать у него быструю ответную реакцию. Обычно каждое правильно оформленное деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из шести элементов:

1) дата – число, месяц, год;

2) внутренний адрес – имя и адрес лица, которому адресуется письмо;

3) вступительное обращение – вежливое приветствие;

4) текст письма – изложение сути вопроса;

5) заключительная форма вежливости – вежливое «до свидания»;

6) подпись.

Следует подчеркнуть некоторые отличительные особенности каждого из этих элементов. Дата указывается на отведенном ей месте на бланке справа.

В письмах ничего не следует писать в сокращенной форме, даже если сокращение не вызывает затруднения для понимания. Письмо без сокращений имеет более достойный вид.

Внутренний адрес должен быть точно таким же, как и на конверте. И пишется он от начала поля слева.

Расстояние между датой и содержанием письма зависит от длины письма. Письмо может адресоваться лицу с указанием должности.

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через два интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится (,) или (:).

Текст письма располагается ниже вступительного обращения через два интервала, и первое предложение начинается с небольшим отступом от правого поля.

Заключительная формула вежливости располагается через два интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху.

Все деловые письма должны подписываться от руки, ручкой, тем лицом, которое пишет письмо; можно также пользоваться личной именной печатью. Подпись должна быть полной и всегда одинаковой. В большинстве деловых писем имя подписывающего письмо печатается на машинке ниже заключительной формулы вежливости, причем оставляется место для подписи.

Письма должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 6.38–96 и ISO.

Письма-поздравления. Поздравления составляют, пожалуй, самый приятный и радостный вид делового письма. Поздравления могут присылаться в преддверии праздника, в связи с открытием, удачной деятельностью, юбилеем. К ним могут прилагаться материальные вознаграждения. Обычно стиль письма-поздравления носит менее официальный характер, чем другие письма; в таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести теплоту и искренность. Приведем некоторые примеры подобных писем.

Письма-приглашения. Эти письма могут посылаться либо организациям, либо отдельным гражданам, либо инофирмам. Рассмотрим три примера: приглашение организации, приглашение индивидууму и ответ на приглашение.

Письма-приветствия. Существует раздел служебных писем, цель которых – приветствия клиентов. Среди всех приветствий наиболее важными являются те, которые связаны с продажей.

Для процветания торгового бизнеса крайне важно поддерживать отношения с постоянными покупателями. Письмо 1 – образец письма, которое посылается клиентам, сделавшим покупку или воспользовавшимися услугами фирмы. Постскриптум (P.S.) служит для того, чтобы подчеркнуть мысль, на которую, по мнению автора письма, его получатель должен обратить особое внимание.

Всегда очень трудно представить клиенту нового сотрудника. Письмо 2 – не очень удачное, так как в рекомендательном письме должно подтверждаться время встречи.

Рекомендательное письмо. Самый простой вариант рекомендательного письма – визитная карточка рекомендующего и на ней строчки, написанные от руки (в третьем лице):… рекомендует такого-то (фамилия рекомендуемого). Можно добавить слова «как отличного, добросовестного, инициативного > и тому подобные прилагательные.

б) характеристика рекомендуемого: базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики – все то, что позволяет автору письма предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включение в определенное направление работы без указания должности;

г) в заключение в письме излагается просьба встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, упомянутого в рекомендательном письме;

д) в конце письма – подходящая к ситуации «формула», в данном случае это признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.

Необходимо помнить, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:

Безупречный стиль;

Безупречное правописание;

Безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;

Безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);

Безупречное расположение текста: наличие широких полей, оформление «в край», т. е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание «в край» считается более официальным;

Страницы нумеруются, начиная со второй;

Письмо должно быть достаточно коротким – так оно легче воспринимается.

Из книги Язык телодвижений [Как читать мысли окружающих по их жестам] автора Пиз Алан

Деловой Взгляд Ведя деловые переговоры, представьте, что на лбу вашего собеседника находится треугольник. Направив свой взгляд на этот треугольник, вы создаете серьезную атмосферу, и другой человек чувствует, что вы настроены по - деловому. При условии, что ваш взгляд не

Из книги Стерва покоряет большой город автора Шацкая Евгения

Деловой этикет В профессиональной или деловой сфере так же, как и в обычной жизни, существуют правила хорошего тона.Если ты хочешь найти для себя достойное «место под солнцем», то знать деловой этикет просто необходимо.Прежде чем строить отношения с коллегами по работе

Из книги Философские сказки для обдумывающих житье или веселая книга о свободе и нравственности автора Козлов Николай Иванович

Деловой мир Business – first! Бессмертное В этом мире делают дело. Ставится цель, подбираются средства, достигается результат, подсчитывается эффективность вложений. А все, что выходит за эти рамки – зачеркивается. В этот мир не укладывается ничего, что не имеет «четких краев»

Из книги Жизнь удалась! Как успевать полноценно жить и работать автора Козлов Николай Иванович

Деловой эпилог Если у вас прямо сейчас родилось горячее желание что-то изменить в своей жизни – пойдите ему навстречу: примите решение. Конкретное, в письменном виде.Например, «В 22.00 вместо просмотра телевизора иду гулять».Или известите о нем кого-то из друзей и

Из книги Жесткие переговоры: победить нельзя проиграть автора Козлов Владимир

2.1 Жесткие переговоры и другие виды деловой коммуникации ТИП - Деловое (+ формальное) общениеПРИЗНАКИ - Общение между людьми происходит в рамках профессиональных ролей по текущим рабочим (профессиональная среда) или формальным (социальная среда) задачам.ОСНОВНОЙ

Из книги Техники скрытого гипноза и влияния на людей автора Фьюсел Боб

Одежда для деловой женщины В настоящее время женщины все больше и больше преуспевают в деловом мире бизнеса. Однако это вовсе не означает, что и одеваться женщины должны также как и мужчины. При помощи аксессуаров даже самый строгий консервативный костюм можно сделать

Из книги Библия стервы. Правила, по которым играют настоящие женщины автора Шацкая Евгения

Деловой этикет Мода существует для женщин, которым недостает вкуса, этикет – для женщин, которым недостает вое питания. Мария, королева Румынии В профессиональной или деловой сфере так же, как и в обычной жизни, существуют правила хорошего тона. Если ты хочешь найти для

Из книги Стервология. Технологии счастья и успеха в карьере и любви автора Шацкая Евгения

Деловой гардероб Начнем подготовку к выходу, нет, пока не в свет (хотя и это не за горами), а в офис. Деловой гардероб стервы отличается от одежды «на каждый день, но не в офис» и от вечерних нарядов. Простой пример: для воскресного похода по магазинам или на прогулку с

Из книги Большая книга стервы. Полное пособие по стервологии автора Шацкая Евгения

Из книги Деловое общение. Курс лекций автора Мунин Александр Николаевич

Из книги Пробуй – получится! [Когда вы в последний раз что-то делали впервые?] автора Годин Сет

ЛЕКЦИЯ 7 Деловой этикет Основные понятия об этикете.Имидж делового человека.Культура еды.Этика делового телефонного

Из книги Привычки на миллион автора Рингер Роберт

Костюм деловой женщины Итак, как должна одеваться деловая женщина?Правильно ли надеть на себя все одного цвета, допустим красные сапоги, красный берет, красный плащ, красный шарфик? Нет. В одежде должно быть два, максимум три предмета ведущего тона. Если вы надели черный

Из книги автора

Прическа деловой женщины Если вы деловая женщина, то на рабочем месте вам не стоит демонстрировать всю красоту ваших волос, распуская их по плечам или накручивая сногсшибательные локоны. Правила этикета делового мира предписывают женщине иметь не короткую стрижку и не

Из книги автора

ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ Одна из важнейших частей делового этикета – переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Подход к решению

Из книги автора

Деловой обед В начале своей карьеры я некоторое время работал в Yahoo! и был там начинателем. Это в моей природе; это единственное, что у меня хорошо получается.Однажды, недели через три после начала работы, я организовал в обеденный перерыв деловую встречу с десятком коллег,

Уважаемые посетители сайта www.сайт! На этой странице вы найдёте материалы по следующим темам: Виды деловых писем. Правила оформления делового письма в Великобритании и США. Структура делового письма. Деловая переписка с англоязычными партнерами. Письмо в деловом общении. Части делового письма. Современное деловое письмо в англоязычном деловом общении. Как оформить деловое письмо. Обращение в деловом письме. Требования к оформлению деловых писем (деловые письма на английском языке).

Виды деловой корреспонденции

Деловое письмо, пересылаемое по почте, «бумажное» письмо, длительное время было единственным видом деловой корреспонденции, поэтому многие отождествляют понятия «деловое письмо» и «деловая корреспонденция». С приходом в нашу жизнь интернета появились и новые виды деловой корреспонденции, самым распространенным из которых стало электронное письмо (e-mail). Кроме того, в понятие «деловая корреспонденция» входят сегодня факсы (faxes), и так называемые служебные сообщения (memos).

Итак, основные виды деловой корреспонденции включают:

1) деловые письма (пересылаемые по обычной почте (snail-mail))

2) служебные сообщения (деловые записки)

4) деловые электронные письма

Деловое письмо в англоязычном деловом общении

Оформление делового письма: блочный формат

Блочный формат – самый распространенный формат для написания деловых писем сегодня. Все части письма (адрес получателя, приветствие, тема письма, сообщение письма, формула прощания, подпись автора) расположены от левого края страницы и не имеют отступов. Поскольку первые строки абзацев текста сообщения письма не имеют отступов от края страницы, между абзацами оставляют по одной чистой строке, чтобы отделить один абзац от другого. Адрес отправителя содержится на фирменном бланке письма. Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной. Этот наиболее удобный из существующих форматов деловых писем в последние годы завоевывает все большую популярность, особенно с развитием электронных средств коммуникации. К блочному формату прибегают в каждодневной, наименее формализованной переписке.

Выбор блочного формата «говорит» о современности автора письма, компании, в которой принят данный формат, о некотором отступлении от традиционных шаблонов и формализма в деловом общении. Подавляющее большинство писем, отправляемых по факсу или по электронной почте в Великобритании и США имеют именно такой формат.

См. пример оформления делового письма в блочном формате (на английском языке):

Оформление делового письма: модифицированный формат

В отличие от писем блочного формата, в письмах модифицированного формата место и дата написания, заключительная часть и подпись отправителя обычно располагаются от центра строки по направлению к правому краю страницы. Модифицированный формат английского делового письма в каждодневной переписке используется так же часто, как и блочный формат. Данный формат сохраняет свою популярность благодаря традиционному расположению частей письма наряду со сравнительной простотой исполнения письма. Текст сообщения письма не имеет отступов и организован в виде блоков, отделенных друг от друга пустыми строками, как и в блочном формате.

См. пример оформления делового письма в модифицированном формате (на английском языке):

Оформление делового письма: полу-блочный формат

Полу-блочный формат отличается от модифицированного формата тем, что первая строка каждого нового абзаца текста сообщения письма имеет отступ, который обычно составляет пять пробелов. Полу-блочный формат является наиболее официальным из перечисленных форматов и несет печать традиционности и торжественности. Письма, выполненные в полублочном формате, отличаются от модифицированных писем тем, что в них первые строки абзацев текста сообщения имеют отступы от левого края страницы и между абзацами текста сообщения нет пустых строк. Такой формат деловых писем принят в русскоязычной деловой корреспонденции.

См. пример оформления делового письма в полу-блочном формате (на английском языке):

Составные части делового письма

Дата. Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год, запятые не используются (пример: 12 June 2012). В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая (пример: June 12, 2012).

Адрес в деловом письме

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Специальные пометки в деловом письме

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Приветствие (обращение) в деловом письме

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия (обращения). Пример: Dear Mr Smith (Dear James, Dear Miss Hastings, Dear Margareth)

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие (обращение): Dear Sirs.

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму обращения: Dear Sir or Madam

Концовка делового письма

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи.

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP - это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Yours faithfully

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Деловое письмо как форма официальной корреспонденции. Использование письма-благодарности для подтверждения факта, действия или произошедшей ситуации. Самые распространенные виды деловых писем. Использование рекламации для высказывания претензий к услуге.

реферат , добавлен 11.03.2014


Сущность, основные цели и содержание коммерческой деятельности в розничной торговле. Коммерческая деятельность розничного предприятия как объекта управления. Методика анализа эффективности системы управления коммерческой деятельностью предприятия.

дипломная работа , добавлен 19.03.2012


Сущность коммерческой деятельности предприятия по сбыту. Внутренняя и внешняя среда предприятия. Анализ коммерческой деятельности по сбыту КСУП "Тепличное". Мероприятия по активизации коммерческой деятельности по сбыту производимой продукции АПК.

дипломная работа , добавлен 12.12.2007


Сущность и значение коммерческой деятельности. Коммерческие службы. Современные тенденции в работе коммерческих служб предприятия. Анализ деятельности коммерческой службы ОАО "Игристые вина". Совершенствование организации коммерческой работы.

курсовая работа , добавлен 06.01.2004


Рассмотрение понятия и разновидностей имиджа лидера коммерческой структуры; психологические механизмы его формирования: гало-эффект, доминирующая потребность, соответствие стереотипам восприятия. Образ идеального руководителя коммерческой структуры.

курсовая работа , добавлен 31.08.2013


Понятие и особенности прогнозирования коммерческой деятельности предприятия в современных условиях. Анализ организации коммерческой деятельности на предприятии игровой индустрии ООО "Вегас-Азарт", рекомендации по совершенствованию стратегии его развития.

дипломная работа , добавлен 20.06.2010


Понятие коммерческой деятельности предприятия, ее специфика и особенности реализации в условиях современной рыночной экономики. Содержание и структура бизнес-плана, причины и назначение его составления, этапы разработки и главные составные части.

контрольная работа , добавлен 15.04.2010


Сущность и задачи коммерческой работы. Концепция развития потребительской кооперации Российской Федерации. Электронная коммерция, ее свойства и перспективы дальнейшего развития. Основные пути совершенствования коммерческой работы на предприятии.

курсовая работа , добавлен 25.03.2011